MEMBERIKAN RESPON UNTUK PANGGILAN TELEPON MASUK KELAS X / SEMESTER I Standar Kompetensi : Berkomnikasi me!a!i te!epon Pen"sn: #rs$ Mo%ammad Arie&' M$Si (onto% Peran)kat RPP #ikem*an)kan da!am +orks%op Pen"snan RPP Pro)ram Pendidikan Pro&esi Gr SMK Bisnis dan Mana,emen #a!am -a*atan PROGRAM STU#I PEN#I#IKAN A#MINISTRASI PERKANTORAN .AKULTAS EKONOMI UNI/ERSITAS NEGERI MALANG 0121 0 KATA PENGANTAR Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan contoh perangkat pembelajaran ini. ontoh perangkat ini dibuat dengan maksud dapat dijadikan contoh bagi Peserta PP! "konomi, khususnya di Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran #akultas "konomi $ni%ersitas Negeri &alang , untuk merencanakan pembelajaran Administrasi Perkantoran. Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasis'a untuk melakukan peer- teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan PP( sehingga diperoleh hasil belajar kogniti) , a)ekti) dan psikomotorik. *asil belajar kogniti) Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan akti%itas kerja ilmiah, hasil belajar a)ekti) terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial. +engan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat ,PP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter. Perangkat ini terdiri dari- silabus, ,PP, (.S dan .unci (.S, (P-/- Penilaian Produk, .unci (P-0- Penilaian Proses, (P-1 Penilaian Psikomotor, (P-2- Pengamatan Perilaku 3erkarakter, dan (P-4- Pengamatan .eterampilan Sosial. &udah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasis'a ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan me'ujudkan perilaku berkarakter. &alang, 5ktober 00/0 Daftar Isi / halaman .ata Pengantar / +a)tar 6si 0 Silabus 1 ,encana Pelaksanaan Pembelajaran 4 (.S-/- // (.S-0- /7 (.S-1- 04 (P-/- Penilaian Produk 08 (P-0- Asesmen .inerja Proses 11 (P-1- Asesmen .inerja Psikomotor 14 (P-2- Pengamatan Perilaku 3erkarakter 19 (P-4- Pengamatan .eterampilan Sosial 14 &odul Sis'a - 0 SILABUS Nama Seko!a% : SMK Ne)eri I Ma!an) Mata Pe!a,aran : Ke,ran Administrasi Perkantoran Bidan) kea%!ian : Bisnis dan Mana,emen Pro)ram ea%!ian : Administrasi Perkantoran K!s/ Semester : X / I A!okasi +akt : 3 45 menit Standar kompetensi : Berkomnikasi me!a!i te!epon &ateri Pembelajaran .egiatan pembelajaran 6ndikator Pencapaian .ompetensi Penilaian Alo- kasi Waktu Sumber 3elajar Teknik 3entuk 6nstrumen ontoh 6nstrumen
3erkomunika si melalui telepon /. &engoperasikan Pesa'at Telepon 0. "tika Penanganan Telepon 1. &enerima Telepon 2. &enelepon 5. Produk /. Pengenalan dan pemahaman jenis-jenis pesa'at telepon. 0. Prosedur pengoperasian pesa'at telepon sesuai buku manual. 1. Pemahaman )ungsi tombol pada pesa'at telepon untuk mendapatkan per)ormansi optimal. Proses &elaksanakan praktek penggunakan telepon untuk berkomunikasi secara e)ekti) sesuai dengan etika berkomunikasi secara pro)esional. Psikomotor &engoperasikan pesa'at telepon untuk berkomunikasi secara e)ekti) sesuai dengan etika berkomunikasi secara pro)esional. Tes Tes Tes Tes Tulis
Asesmen .inerja Proses Assesmen .inerja Psikomotor (P-/- Produk (P-0- Proses (P-1- Psikomotor 2 : 24; /. (.S / - &acam -macam pesa'at dan hubungan telepon
0. (.S 0 - "tika bertelepon dengan santun dan dengan benar dari sisi sikap, bahasa, suara, nada bicara. 1. (.S 1 - &enerima telepon dan mencatat pesan yang masuk 2. .unci (.S /, 0, 1 4. (P /- Produk 9. (P 0- Proses 7. (P 1- Psikomotor 1 Afektif: Karakter /. 3eretiket 0. Sopan santun 1. ,endah hati 2. 3ersikap menyenangkan Keterampilan Sosial 3ertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, berkomunikasi dalam pembelajaran komunikasi melalui telepon Pengamatan Pengamatan Pengamatan perilaku berkarakter Pengamatan .eterampilan Sosial (P-2- Pengamatan perilaku berkarakter (P-4- Pengamata n .eterampil an Sosial
<. (P 2- Pengamatan Perilaku 3erkarakter 8. (P 4- Pengamatan .eterampilan Sosial /0. Silabus //. &odul 2 Ren6ana Pe!aksanaan Pem*e!a,aran Satan Pendidikan : SMK Negeri I Malang Mata Pe!a,aran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Ke!as/Semester : Kelas X / Semester I Materi Pem*e!a,aran : Berkomunikasi melalui telepon A!okasi +akt : 4 x 45 menit I$ Standar Kompetensi : Berkomunikasi melalui telepon II$ Kompetensi #asar : Memerikan respon untuk panggilan telepon masuk III$ Indikator A. Kogniti! ". Produk# a. Pengenalan dan pema$aman jenis%jenis pesa&at telepon. . Prosedur pengoperasian pesa&at telepon sesuai uku manual. '. Pema$aman !ungsi tomol pada pesa&at telepon untuk mendapatkan per!ormansi optimal. (. Proses# Melaksanakan praktek penggunakan telepon untuk erkomunikasi se'ara e!ekti! sesuai dengan etika erkomunikasi se'ara pro!esional )ang meliputi # a. Mengoperasikan pesa&at telepon. . mema$ami tata%'ara ertelepon dengan menggunakan etiket )ang aik dalam penggunaan telepon. '. erkomunikasi dengan telepon. d. menggunakan tata%'ara ertelepon se'ara eretiket )ang santun. e. Menerima telepon dan men'atat pesan )ang masuk
B. Psikomotor Mengoperasikan pesa&at telepon untuk erkomunikasi se'ara e!ekti! sesuai dengan etika erkomunikasi se'ara pro!esional *. A!ekti! ". Mengemangkan perilaku erkarakter+ meliputi # a. Beretiket . Sopan santun '. ,enda$ $ati d. Bersikap men)enangkan (. Keterampilan sosial# a. erkomunikasi . menjadi pendengar )ang aik '. Berpendapat d. Bertan)a
I/$ T,an Pem*e!a,aran: A. Kogniti! ". Produk# 4 a. Se'ara mandiri dan tanpa memuka a$an ajar+ sis&a dapat mendeskripsikan jenis% jenis pesa&at telepon dengan mengerjakan soal terkait di -P " # Produk sesuai dengan kun'i ja&aan. . Se'ara mandiri dan tanpa memuka a$an ajar+ sis&a dapat mendeskripsikan pengoperasian pesa&at telepon sesuai uku manual dengan mengerjakan soal terkait di -P " # Produk sesuai dengan kun'i ja&aan. '. Se'ara mandiri sis&a dapat menjelaskan !ungsi tomol pada pesa&at telepon untuk mendapatkan per!ormansi )ang optimal dengan mengerjakan soal terkait pada -P " # Produk sesuai dengan kun'i ja&aan. (. Proses .isediakan seperangkat alat tulis dan+ pesa&at telepon/pesa&at komunikasi+ sis&a dapat mengoperasikan !ungsi telepon seagai alat komunikasi dengan enar. Selanjutn)a sis&a melakukan tata%'ara ertelepon dengan menggunakan etika )ang aik dalam penggunaan telepon+ sesuai dengan rin'ian tugas kinerja )ang ditentukan di -P ( # proses+ meliputi # mengoperasikan pesawat telepon, memahami tata-cara bertelepon dengan menggunakan etiket yang baik dalam penggunaan telepon, berkomunikasi dengan telepon, menggunakan tata-cara bertelepon secara beretiket yang santun, menerima telepon dan mencatat pesan yang masuk B. Psikomotor ". .isediakan peralatan telekomunikasi /telepon PABX0 dan -KS + peserta dapat mendemonstrasikan praktek penanganan telepon terseut di -aoratorium Administrasi Perkantoran sesuai dengan tugas kinerja )ang ditentukan pada -P1 Psikomotor. (. .isediakan eerapa 'onto$ skenario dialog /lembar format berita telepon 0 + kemudian peserta melakukan praktek erupa erkomunikasi melalui telepon+ sesuai dengan tugas kinerja )ang ditentukan pada -P1 # Psikomotor.
*. A!ekti! ". Karakter# 2erliat dalam proses elajar mengajar erpusat pada sis&a+ paling tidak sis&a dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter eretiket+ $angat+ sopan santun+ renda$ $ati+ ersikap men)enangkan dalam erkomunikasi se'ara lisan sesuai dengan -P 4 # Pengamatan Perilaku erkarakter. (. Keterampilan sosial# 2erliat dalam proses elajar mengajar erpusat pada sis&a+ paling tidak sis&a dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi + sesuai dengan -P 5 # Keterampilan sosial. /$ Mode! dan Metode Pem*e!a,aran: Model Pemelajaran# Model Pemelajaran Kooperati! /MPK0 Metode Pemelajaran # tugas pro)ek erupa simulasi penanganan telepon masuk dan keluar. /I$ Ba%an 9 - -emar Kerja "+ (+ 1 - -emar !ormat erita telepon /II$ A!at : Minimal ( /dua0 ua$ Pesa&at telepon jenis PABX (Priate Automatic Branch !"charge# Pesa&at ini memungkinkan kita dapat er$uungan langsung tanpa melalui operator. Penelpon dapat er$uungan langsung dengan 'ara memutar nomor k$usus untuk memperole$ saluran keluar. Setela$ itu+ penelepon aru memutar nomor telepon )ang dike$endaki. /III$ Proses Be!a,ar Men)a,ar A$ Penda%!an Ke)iatan Peni!aian o!e% Pen)amat 2 0 7 4 /. &engkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Sis'a dapat mengemukakan pengertian menuliskan )ungsi telepon sebagai alat komunikasi. !uru meminta sis'a mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap kita jika suatu saat kita menerima telepon dari orang yang tidak jelas identitasnya serta tidak jelas pula arah dan tujuan pembicaraannya. =#ase / &P.> 0. !uru memberi penjelasan bah'a Walaupun orang tidak bisa melihat perilaku penerima telepon, tetapi jalan pikiran penerima telepon dapat dirasakan melalui pembicaraan yang dilakukannya ketika dia menja'ab telepon. $ntuk itu, penerima telepon harus selalu bersikap ramah dan memberikan kesan bah'a ia benar-benar ingin membantu. ?angan sekali-kali beranggapan bah'a orang yang menelepon ini tidak melihat siapa yang menerima telepon, lalu penerima telepon dapat semaunya dan berbicara kurang sopan. (ayanilah orang yang bertelepon dengan senang hati dan santun. =#ase / &P.> B$ Inti Ke)iatan Peni!aian o!e% Pen)amat 2 0 7 4 Penggalan 1 a. Sis'a mendiskusikan jenis-jenis pesa'at telepon, prosedur pengoperasian pesa'at telepon sesuai buku manual, )ungsi tombol pada pesa'at telepon untuk mendapatkan per)ormansi optimal. =#ase 0 &P.> b. !uru memberikan in)ormasi tentang penggunaan telepon untuk berkomunikasi 7 Ke)iatan Peni!aian o!e% Pen)amat 2 0 7 4 secara e)ekti) sesuai dengan etika berkomunikasi secara pro)esional. !uru membagikan (.S satu (.S tiap .elompok . =#ase 1 &P.> c. Sis'a mendiskusikan berapa macam jenis telepon, jika diklasi)ikasi berdasarkan penempatannya, cara kerjanya, cara sambungannya. Sis'a mengisi (.S, melakukan pengamatan terhadap suatu ilustrasi kasus dalam (.S. =#ase 2 &P.> d. !uru mengin)ormasikan bagaimana etiket bertelepon dengan benar dan santun, agar si penelpon merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik. e. Sis'a mendiskusikan *al-hal apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesa'at telepon, ). !uru mendemonstrasikan kasus berkomunikasi melalui telepon dari rekanan yang ingin berbicara dengan pimpinan, sementara pimpinan mengatakan tidak mau diganggu. g. !uru memberikan in)ormasi tentang bagaimana membuat )ormat berita telepon yang e)ekti), serta contoh salam pembuka ketika Anda menerima telepon dan kalimat yang bijaksana apabila orang yang ditelepon tidak di tempat. Penggalan 2 a. &engorganisasikan sis'a dalam kelompok-kelompok kooperati) . Setiap kelompok terdiri dari 0 @ 1 sis'a, untuk mencari in)ormasi dari internet tentang berbagai pesa'at telepon, di antaranya intercom, pesa'at telepon, P&3A =Private Manual Branch Excharge>, PA3A =Private Automatic Branch Excharge>, switchboard =papan sambungan>, loudspeaking telephone =pelantang suara telepone>, telephone answering machine PA3A dan P&3A. atatlah keterangan yang Anda peroleh. b. &embimbing sis'a memuat laporan tertulis tentang )ungsi dan cara kerja dari masing-masing pesa'at telepon tersebut. Serta prosedur penggunaan pesa'at telepon untuk menerima maupun mengadakan sambungan telepon. &eminta sis'a !u!ur mengatakan bila belum memperoleh bahan lutisan tersebut. =#ase 2 &P.> c. &embimbing sis'a melakukan simulasi se"ara erpasangan dengan bergantian peran dengan teman-teman yang lain untuk melakukan komunikasi melalui telepon di dalam laboratorium perkantoran tentang in)ormasi penting B penundaan rencana rapat B dan Bpesan bah'a Anda telah menelepon seseorang yang kebetulan tidak ada di tempatC. d. &embimbing tugas kelompok simulasi penanganan telepon masuk dan keluar dengan cara berpasangan melaksanakan peran sebagai penerima dan penelepon yang tertulis dalam lembar kerja yang menggambarkan tentang situasi penerima dan situasi penelepon. =#ase 4 &P.> e. &eminta masing-masing sis'a dalam setiap kelompok agar bertanggung jawab atas terselesaikannya tugas simulasi itu. ). &elakukan e%aluasi )ormati) dengan asesmen kinerja psikomotor dengan cara meminta sis'a menunjukkan keterampilan berkomunikasi melalui telepon. Penggalan # a$ &embimbing tugas kelompok simulasi penanganan telepon dengan menggunakan < Ke)iatan Peni!aian o!e% Pen)amat 2 0 7 4 a%asa &ang lemut dan sopan sesuai prosedur yang tertulis di lembar kerja. 3ila ada sis'a yang menunjukkan karakter tidak sopan segera diingatkan. $ !uru melakukan e%aluasi )ormati) dengan 6nstrumen penilaian berkomunikasi melalui telepon dengan skala diskripti) terhadap aspek kelancaran, ketepatan dan kelengkapan. Serta memberi kesempatan sis'a lain untuk belajar men!adi pendengar &ang aik $ =#ase 4 &P.> Penggalan ' a. &embimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaian pendapat dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada (embar .erja. b. &emberikan penghargaan kepada indi%idu dan kelompok yang berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut. ($ Pentp Ke)iatan Peni!aian o!e% Pen)amat 2 0 7 4 &enutup pelajaran dengan membimbing sis'a membuat rangkuman dan memberi Pekerjaan ,umah X$ Sm*er Pem*e!a,aran /. (.S / - &acam -macam pesa'at dan hubungan telepon 0. (.S 0 - "tika bertelepon dengan santun dan dengan benar dari sisi sikap, bahasa, suara, nada bicara. 1. (.S 1 - &enerima telepon dan mencatat pesan yang masuk 2. .unci (.S /, 0, 1 4. (P /- Produk 9. (P 0- Proses 7. (P 1- Psikomotor <. (P 2- Pengamatan Perilaku 3erkarakter 8. (P 4- Pengamatan .eterampilan Sosial /0. Tabel Spesi)ikasi Penilaian //. Silabus /0. &odul Daftar Pustaka 3SNP =3adan Standar Nasional Pendidikan>, 0007, Model Silabus dan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran. Publikasi +irektorat ?enderal &anajemen Pendidikan +asar dan &enengah. Sri "ndang ,, Sri &ulyani, Suyetty, 0008. Berkomunikasi Melalui elepon, ?akarta, Penerbit "rlangga. Teguh 3udi .aryanto, 0002. Berkomunikasi !engan Pesawat elepon, +irektorat ?enderal Pendidikan +asar +an &enengah +epartemen Pendidikan Nasional 8 NamaD.elompok EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE .elas- EEEEEEEEE Tgl- EEEEEEEEEEEEEEE (emar Ker!a 1 : )engoperasikan Pesa*at Telepon Tu!uan :
/. +apat mengetahui arti hubungan teleponF 0. +apat mengetahui macam -macam telepon dan hubungan teleponF 1. +apat mengoperasikan pesa'at telepon dengan cara yang benar dan santun, baik menerima telepon maupun melakukan kontak teleponF 2. +apat mencatat pesan melalui )ormulir telepon. Alat : /. Alat tulis 0. Pesa'at telepon 1. 3uku catatan kecil Rumusan )asala% - Apakah arti hubungan melalui telepon G (angka% + langka% : ". &ende)inisikan dengan bahasa sendiri tentang arti berkomunikasi dengan telepon. (. +ari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesa'at telepon, sis'a mencatat beberapa jenis pesa'at telepon. 1. +engan pesa'at telepon yang sudah disediakan sis'a mengoperasikan pesa'at telepon, baik menerima maupun mengontak. 4. atat pesan-pesan hasil berkomunikasi melalui )ormulir telepon /0 Pengamatan Gamar 1$ Dering telepon 2,# kali Perhatikan !ambar /. Tindakan apa yang harus Anda lakukan apabila terdengar bunyi dering teleponG +ering merupakan tanda bah'a ada panggilan dari jarak jauh. .arena itu jika telepon berdering, dapat diketahui bah'a ada seseorang yang sedang menunggu sambutan atau ja'aban kita, sehingga tentu saja kita harus segera mengangkat telepon itu dan tidak membiarkan deringan itu terlalu lama. Analisis : /. &enurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan berkomunikasi melalui teleponG . ...................................................................................................................... .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ........................ 0. Apakah macam-macam atau jenis pesa'at telepon G .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................
Kring-$$$$ Kriing- KringH. // 1. *al-hal apa yang perlu dilaksanakan pada 'aktu menerima telepon G .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................
/0 NamaD.elompok EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE .elas- EEEEEEEEE Tgl- EEEEEEEEEEEEEEE Kun"i (emar Ker!a 1 : )engoperasikan Pesa*at Telepon /. &enurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan berkomunikasi melalui teleponG "ubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung antara komunikator dan komunikan tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik #ang disebut pesawat telepon. Sebagai sarana komunikasi$ telepon dipakai untuk men#ampaikan dan menerima in%ormasi dengan cepat$ karena dengan telepon baik komunikator &pen#ampai pesan' maupun komunikan &penerima pesan' dapat men#ampaikan berita atau in%ormasi pada saat #ang sama$ tidak perlu menunggu berjam(jam$ apalagi berhari(hari. 0. Apakah macam-macam atau jenis pesa'at telepon G ?enis Pesa'at Telepon dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesa'at telepon, ada beberapa jenis pesa'at telepon, yaitu - )' *ntercom +alam bahasa 6nggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. *ubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. +i kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan 'arta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri at au dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi. +' Pesawat elepon Telepon merupakan alat untuk menyampaikan in)ormasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor. Salah satu jenis pesa'at telepon adalah pesa'at tunggal. Pesa'at ini bisa digunakan di lingkungan keluarga, organisasi, maupun instansi tertentu. ,' PMB- &Private Manual Branch Excharge' /1 ?enis pesa'at ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. $ntuk menelepon, penelpon harus terlebih dahulu melalui operator. Penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah tersambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki , umumnya menggunakan ekstensi. .' PAB- &Private Automatic Branch Excharge' Pesa'at ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. 5perator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor =kode> yang telah ditentukan. /' Switchboard =papan sambungan> Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang ber)ungsi untuk menyampaikan in)ormasi dari tempat satu ke tempat lain. Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar. 0' 1oudspeaking telephone =pelantang suara telepone> Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memper keras %olume suara telepon. .euntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat =a> meningkatkan kemampuan kerjaF =b> meningkatkan e)isiensi 'aktuF =c> menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada. 2' elephone answering machine =mesin penja'ab telepon> Alat ini dapat merekamDmenja'ab setiap pesan =berita> yang masuk. 1. *al-hal apa yang perlu dilaksanakan pada 'aktu menerima telepon G *al yang perlu dilaksanakan pada 'aktu menerima telepon adalah sebagai berikut - a. ?angan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal 0-1 kali berdering. b. 3ersikaplah 'ajar dan ramah dalam bicara, seakan-akan berbicara berhadapan muka, latihlah atau biasakan diri tersenyum 'aktu menelepon, sehingga akan memberi /2 kesan ramah dan ingin membantu. c. 3ersikaplah melayani dalam menanggapi penelpon karena siapapun yang menelepon adalah penting bagi organisasi atau perusahaan, karena itu dilayani dengan sebaik baiknya. *al-hal yang tidak ole% dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesa'at telepon sebagai berikut - a. Anggapan bah'a panggilan telepon merupakan gangguan terhadap penerima. b. Suara terlalu keras . c. 3icara di telepon sambil makan atau berdecak. d. &emakai bahasa in)ormal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. e. 3erbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. ). 3erbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. g. 3erbicara terlalu banyak basa-basi. h. 3erbicara dengan nada kasar atau membentak. i. 3erbicara dengan nada memerintah. j. 3iarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan. k. Panggilan telepon ditrans)er ke alamat yang salah. l. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. /4 NamaD.elompok EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE .elas- EEEEEEEEE Tgl- EEEEEEEEEEEEEEE (emar Ker!a 2 Etika .ertelepon Dengan Santun Tu!uan /. &emahami tata-cara bertelepon dengan menggunakan etiket yang baik dalam penggunaan teleponF 0. 3erkomunikasi dengan teleponF 1. &enggunakan tata-cara bertelepon secara beretiket yang santun. Alat : /. Alat tulis 0. Pesa'at telepon 1. 3uku catatan kecil Rumusan )asala% - 3agaimanakah etika berkomunikasi melalui telepon dengan santun dan benar dari sisi sikap, bahasa, suara, nada bicara.G (angka% Ker!a /. &enerapkan etika berkomunikasi dengan pesa'at telepon. 0. &engidenti)ikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan pada 'aktu bertelepon. 1. 3erbicara dengan ramah, tegas, hangat, bersahabat dan 'ajar dalam berkomunikasi dengan telepon. 2. &enanggapi penelepon secara 'ajar dan melayani. 4. &engatur %olume telepon atau berbicara dengan suara yang santun. 9. &embatasi pembicaraan yang penting sesuai dengan pokok-pokok pembicaraan. /9 7. &enerima panggilan telepon dengan senang hati. Pengamatan Gamar 1$ )emulai pemi"araan Perhatikan !ambar /. 3agaimanakah pendapat anda untuk memulai pembicaraan atau berkomunikasi melalui telepon 'alaupun kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara. Analisis /. +engan tetap berpegang pada etiket dalam hubungan telepon, uraikan prinsip-prinsip etiket yang harus dilakukan seorang sekretaris yang akan bertelepon. Terutama yang berhubungan dengan =/> langkah-langkah dalam menerima telepon =0> langkah-langkah dalam menelpon.
.............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. /7 .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. /< Kun"i (emar Ker!a 2 : Etika .ertelepon Dengan Santun (angka%,langka% dan Teknik )enerima Telepon a$ Teknik )engangkat Telepon /> Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. .arena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan, dering telepon yang terus -menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. 0> Saat menerima telepon, angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sementara itu tangan kanan siap dengan alat tulis. $ )en&iapkan .uku /atatan Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris harus dapat bekerja secara e)ekti) dan e)isien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan. "$ )emeri Salam Kepada Penelepon 3erilah salam sesuai dengan 'aktu kepada penelepon. .emudian, sebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja =nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon>. 3ila penelepon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyebutkan identitas dirinya, kita tidak cukup menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, tetapi tambahkan identitas diri penelepon, misalnya 3apak #aris. ?ika penelepon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan dengan pertanyaan, misalnya BMaa% dapatkah sa#a mengetahui dengan siapa sa#a berbicara3F atau B&aa)$4 bolehkah sa#a mengetahui mengetahui nama Bapak5*bu5Saudara3F Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil, misalnya, B*ni siapa sih.C Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon, tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon. /8 d$ )emuka Pemi"araan ?ika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat kerja, katakan kepadanya untuk menunggu sebentar karena kita harus menstran)er hubungan tersebut ke telepon pimpinan. ?ika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu, dengan bijaksana kita dapat mengatakan bah'a pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau dengan alasan yang lain. *al ini biasanya terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. .ita dapat segera mengin)ormasikan keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, B&aa), 3apak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah 3apakD6bu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliauGC Percakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menja'ab penelepon, sekretaris tidak perlu memberikan ja'aban yang mendetail, tetapi cukup mengin)ormasikan hal-hal yang inti saja. Sekretaris diharapkan dapat menja'ab secara diplomatis setiap pembicaraan. ?ika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, Anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan 'akil pimpinan. *indari pembicaraan hanya dengan sapaan kata halo saja. Sebutkan nama AndaDjabatan AndaDnama perusahaan. ontoh- 6Selamat pagi$ P P*RA7"A 8A9A $ di sini$4 6Selamat siang$ di sini P AB:!$4 6Selamat sore$ P 8A9A$ dengan ;ina di sini4 Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima telepon dapat menja'ab sebagai berikut. 6Selamat siang$ dengan ;ina di sini4 6Pesawat ,),$ selamat siang4 6Administrasi Perkantoran$ ;aris di sini.4 ?ika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya- 6Bolehkah sa#a mengetahui siapa #ang sedang bicara34 00 6Bolehkah sa#a mengetahui dengan siapa sa#a bicara34 *indari pertanyaan seperti berikut. 6Siapa ini34$ atau 6siapa sih ini34 atau 6Anda siapa34 atau 6Siapa #ang bicara34 e$ 0uungkan Segera Penelepon dengan Nama1Nomor &ang Dike%endaki Iakinkan siapa orang yang akan dihubungiDdicari karena penelepon akan sangat kece'a bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Sebagai contoh - Iang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi. Iang ingin dihubungi *alimah, bukan #atimah. Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan al)abet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas. ontoh- .ode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat dilihat di ba'ah ini. *uru) Kata )ang .igunakan 3ntuk .iu'apkan *uru) Kata )ang .igunakan 3ntuk .iu'apkan A Alp$a J 4uee'k 3 Beta , ,omeo *$arlie S Sierra + .elta T 2ango " 5'$o $ 3ni!orm # 6axtrot K 7i'tor ! 8ol! W 9$iske) * :otel A X%,a) 6 India I ;ankee ? <uliet L =er . Kilo ( -ima & Mike N No>emer 5 ?s'ar P Pap f$ )en"iptakan Kesan &ang .aik /. ?ika penelepon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, ja'ablah dengan lembut atau sopan. 6!apatkah Bapak5*bu menunggu sebentar34 0/ 69a$ Pak5Bu$ apakah dapat menunggu34 *indari ucapan- 6unggu #ah4 atau 6Bentar #ah.4 0. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapan- 6erima kasih atas kesabaran menunggu Bapak5*bu. Sekarang Bapak5*bu dapat berbicara dengan Bapak5*bu <<<.4 1. ?ika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar, penerima telepon harus- a> &emberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan. ontoh ucapan yang baik - 6Bapak5*bu <. sedang keluar$ dapatkah sa#a membantu Anda34 6Bapak5*bu <. sedang keluar$ dapatkah Anda menelepon kembali34 6Bapak5*bu <. sedang keluar$ apakah Anda akan meninggalkan pesan34 b> 3erusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon. 2. .adang-kadang penerima telepon harus menja'ab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. *al ini karena kondisi mengharuskan. 5leh karena itu, penerima telepon harus dapat menja'ab dengan bijaksana. Sebagai contoh- Keadaan Seenarn)a <a&aan )ang Bijaksana Pimpinan sedang mengadakan rapat dengan para relasi Bapak Pimpinan sedang tidak di tempat sekarang+ tetapi eliau 00 akan kemali segera Bapak Pimpinan sedang di ruang Bapak @ dan telepon dapat disamung ke sana Bapak Pimpinan sedang keluar ruangan mungkin di agian lain. Adaka$ )ang isa sa)a antuA Bapak Pimpinan pulang karena sakit. Bapak Pimpinan sedang tidak di kantor untuk satu atau dua $ari Bapak Pimpinan sedang menelepon. Bapak Pimpinan sedang on line telepon lain Bapak Pimpinan sedang seminar. Bapak Pimpinan sedang mengikuti seminar. 4. .etika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan. +i sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata - 69a4 6entu4 69a$ sa#a tahu4 6Benar4$ dan sebagainya 9. ?ika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara- 6Maa% Anda telah salah sambung$ di sini .=0>)) 4 =identitas penerima telepon>. NamaD.elompok EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE .elas- EEEEEEEEE Tgl- EEEEEEEEEEEEEEE (KS # : )enerima telepon dan men"atat pesan &ang masuk Tu!uan - &enulis atau mencatat hasil pembicaraan atau pesan melaluli 01 telepon Alat MAlat tulis =pulpen, kertas> MPesa'at telepon M&eja dan kursi =tempat pesa'at telepon dan duduk Anda> #ormat penerima pesan (angka% Ker!a /. &engangkat gagang telepon ketika telepon berdering 0. &engucapkan salam 1. &enanyakan .eperluan penelepon dengan ramah dan penuh perhatian 2. &encatat pesan pada )ormat penerima telepon 4. &enyalin pembicaraan dan mengucapkan salam penutup 9. &engambil )ormulir penerimaan pesan dan mencatat pesan telepon dengan benar. Analisis 3agaimanakah contoh sebuah catatan yang merekam hasil pembicaraan melalui telepon G .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. Kun"i (KS # : )enerima telepon dan men"atat pesan &ang masuk 3agaimanakah contoh sebuah catatan yang merekam hasil pembicaraan melalui telepon G 02 Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon harus - /. mencatat segala sesuatu yang diperlukanF 0. memberikan keterangan yang jelas dan lengkapF 1. menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembaliF 2. menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebutF 4. Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerimaF $ntuk itu, penerima telepon harus selalu menyiapkan )ormulir atau lembar pesan =block note> dan alat tulis di sekitar tempat telepon /atatan Pesan Telepon Tanggal Gamar 1$ 2ormulir atau .ook Note untuk )enerima Telepon
PT. PIRANHA JAYA Jl. Piranha atas 31 Malang BERITA TELEPON :ari+ 2anggal # ........................................................... 9aktu # ........................................................... .ari # ........................................................... Perusa$aan # ........................................................... Alamat # ........................................................... No. 2elepon # ........................................................... 3ntuk # ...........................................................
Pesan # ............................................................ ............................................................. ............................................................. Malang+@@@@@@@@@.. ;ang menerima telepon+
..................................................... 04 Gamar 2 2ormulir .erita Telepon 1
.engan pesan# / 0 Minta &aktu untuk ertemu / 0 Akan datang / 0 Ingin ertemu / 0 Menja&a telepon / 0 Mo$on ditelepon kemali / 0 Akan menelepon kemali / 0 -ain%lain @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ .iterima ole$# @@@. 2anggal# @@@.. Pukul# @@ 09 Tael Spesifikasi (emar Penilaian Gamar # 2ormulir .erita Telepon 2 Nama : NI) : Tanggal : (E).AR PENI(AIAN 3(P4 1: PR5D6K ). Apakah )ungsi pesa'at teleponG 07 +. Apakah yang dimaksud PA3A dan P&3AG .apan hal tersebut digunakanG ,. Apa yang dimaksudkan dengan papan sambungan =switchboard> dan apa )ungsinyaG .. Apa yang dimaksudkan dengan pelantang suara telepon =loudspeaking telephone> dan apa )ungsinyaG /. &isalnya, Anda sedang berada di tempat yang menggunakan telepon dengan sistem PA3A, apakah yang harus Anda lakukan jika hendak menelpon ke luarG 0. +itinjau dari peletakannya, telepon diklasi)ikasi menjadi berapa macam atau jenis telepon, uraikan secara singkat ja'aban Anda G 0< 2. +itinjau dari cara kerjanya, telepon dapat diklasi)ikasikan menjadi berapa, sebutkan dan uraikan dengan singkat cara kerjanyaG Daftar Pustaka Sri "ndang ,, Sri &ulyani, Suyetty, 0008. Berkomunikasi Melalui elepon, ?akarta, Penerbit "rlangga. Teguh 3udi .aryanto, 0002. Berkomunikasi !engan Pesawat elepon, +irektorat ?enderal Pendidikan +asar +an &enengah +epartemen Pendidikan Nasional Kun"i (P 1 : Produk ). Apakah )ungsi pesa'at teleponG ;ungsi telepon adalah untuk berkomunikasi antara pengirim dan penerima pesan dari dalam dan luar. Melalui pesawat telepon$ orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah$ meskipun mereka berada di tempat #ang berlainan dan berjauhan. 08 +. Apakah yang dimaksud PA3A dan P&3AG .apan hal tersebut digunakanG 9ang dimaksud PMB- &Private Manual Branch Excharge' adalah suatu jenis telepon #ang tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. PAB- &Private Automatic Branch Excharge' adalah suatu jenis telepon #ang memiliki saluran langsung tanpa harus melewati operator. ,. Apa yang dimaksudkan dengan papan sambungan =switchboard> dan apa )ungsinyaG Papan sambungan &switchboard' adalah alat komunikasi #ang terdiri atas papan panel #ang lebar$ #ang di dalamn#a terdapat saklar(saklar dan instrumen #ang ber%ungsi untuk men#ampaikan in%ormasi dari satu tempat ke tempat lainn#a. .. Apa yang dimaksudkan dengan pelantang suara telepon =loudspeaking telephone> dan apa )ungsinyaG Pelantang suara telepon &loudspeaking telephone' adalah alat #ang digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon$ #ang ber%ungsi untuk memperbesar suara sehingga penerima telepon tidak harus meninggalkan pekerjaan #ang ada. /. &isalnya, Anda sedang berada di tempat yang menggunakan telepon dengan sistem PA3A, apakah yang harus Anda lakukan jika hendak menelpon ke luarG Bila menggunakan telepon dengan sistem PAB-$ #ang harus kita lakukan pertama kali saat menelepon ke luar adalah memutar5tekan nomor khusus$ misaln#a nomor >$ setelah terdengar nada sela$ baru kita tekan tombol nomor #ang akan kita tuju. Sedangkan sistem 0. +itinjau dari peletakannya, telepon diklasi)ikasi menjadi berapa macam atau jenis telepon, uraikan secara singkat ja'aban Anda G 10 !itinjau dari peletakann#a$ telepon diklasi%ikasi menjadi tiga$ #akni &a' telepon meja &tablephone'$ &b' telepon dinding &wallphone'$ &c' telepon mobil$ kapal$ atau pesawat. 2. +itinjau dari cara kerjanya, telepon dapat diklasi)ikasikan menjadi berapa, sebutkan dan uraikan dengan singkat cara kerjanyaG !itinjau dari cara kerjan#a$ telepon diklasi%ikasikan menjadi tiga$ #akni &)' berhubungan telepon melalui operator$ &+' berhubungan telepon secara langsung dengan nomor #ang kita tuju$ dan &,' berhubungan melalui la#anan pesan singkat SMS dengan "P &telepon genggam'. (E).AR PENI(AIAN 2: PR5SES Prosedur - ". Siapkan seperangkat alat tulis dan pesa'at teleponDpesa'at komunikasi. (. Tugasi sis'a untuk mengoperasikan )ungsi telepon sebagai alat komunikasi dengan benar. 1/ 1. Sis'a melakukan tata-cara bertelepon dengan menggunakan etika yang baik dalam penggunaan telepon, sesuai dengan rincian tugas kinerja, menerima telepon dan mencatat pesan yang masuk. 4. Penentuan skor kinerja sis'a mengacu pada )ormat Asesmen kinerja diba'ah ini 5. 3erikan )ormat ini kepada sis'a sebelum asesmen dilakukan B. Sis'a diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan )ormat ini. 2ormat Asesmen Kiner!a Proses No Rin"ian Tugas Kiner!a Skor )aksimum Skor Asesmen 5leh sis'a sendiri 5leh guru /. Persiapan- - Nomor yang akan dituju - Pesan yang akan di sampaikan 4 4 0 &engangkat Telepon pada -+ering pertama -+ering ke dua -+ering ke tiga -+ering lebih dari tiga 0 < /0 0 1. &engangkat telepon dengan tangan - -kiri -kanan 4 1 2 .esiapan menerima pesan dengan alat tulis dan )ormat pesan telepon. 4 4. &engucapkan salam dan identitas diri 4 9 "tika 3erbicara- - 6ntonasi - Nada Suara - .ejelasan - Pengucapan konsonan dan %okal - Pengaturan napas - .etenangan dalam bicara D tidak terburu-buru 0 1 4 2 1 4 7 &engahiri pembicaraan dan memberikan salam penutup /0 < ara meletakkan gagang telepon 0 8 .emampuan mengumpulkan hasil pembicaraanDpesan. 00 ?umlah /00 &alang, 00/0 Sis'a !uru =........................................> =...............................................> 10 (E).AR PENI(AIAN #: PSIK5)5T5R Prosedur : /. +isediakan peralatan telekomunikasi =telepon PA3A> 0. Tugasi sis'a melakukan komunikasi dengan skenario dialog pada (.S 0 1. Penentuan skor kinerja sis'a mengacu pada )ormat asesmen kinerja diba'ah ini. 2. 3erikan )ormat ini kepada sis'a sebelum asesmen dilakukan. 4. sis'a diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan )ormat ini. 2ormat Asesmen Kiner!a Psikomotor No Rin"ian Tugas Kiner!a Skor )aksimum Skor Asesmen 5leh sis'a sendiri 5leh guru / &enyiapkan rangkaian peralatan telepon jenis PA3A 10 0. &enerapkan etika berkomunikasi dengan pesa'at telepon. /0 1 &engidenti)ikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan pada 'aktu bertelepon. /0 2 3erbicara dengan ramah, tegas, hangat, bersahabat dan 'ajar dalam berkomunikasi dengan telepon /0 4 &enanggapi penelepon secara 'ajar dan melayani. /0 9 &engatur %olume telepon atau berbicara /0 11 dengan suara yang santun. 7 &embatasi pembicaraan yang penting sesuai dengan pokokpokok pembicaraan. /0 < &enerima panggilan telepon dengan senang hati. /0 ? u m l a h /00 &alang, 00/0 Sis'a !uru =........................................> =...............................................> (P ': 2ormat Pengamatan Perilaku .erkarakter Sis'a- .elas- Tanggal- Petun!uk: $ntuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter sis'a menggunakan skala berikut ini- ! ? Memerlukan : ? Menunjukkan B ? Memuaskan A ? Sangat perbaikan kemajuan baik 2ormat Pengamatan Perilaku .erkarakter No Rin"ian Tugas Kiner!a 3RTK4 )emerlukan peraikan 3D4 )enun!ukkan kema!uan 3/4 )emuaskan 3.4 Sangat aik 3A4 / 3eretiket 0 Sopan santun 1 ,endah hati 2 3ersikap menyenangkan
12 &alang, 00/0 Pengamat = > (P 7 : 2ormat Pengamatan Keterampilan Sosial Sis'a- .elas- Tanggal- Petun!uk: $ntuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial sis'a itu menggunakan skala berikut ini- ! ? Memerlukan : ? Menunjukkan B ? Memuaskan A ? Sangat perbaikan kemajuan baik 2ormat Pengamatan Keterampilan Sosial No Rin"ian Tugas Kiner!a 3RTK4 )emerlukan peraikan 3D4 )enun!ukkan kema!uan 3/4 )emuaskan 3.4 Sangat aik 3A4 / 3ertanya 0 &enyumbang ide atau pendapat 1 &enjadi pendengar yang baik 2 .omunikasi &alang, 00/0 Pengamat 14 = > 19