Manajemen Persediaan

di Apotek
Drs.Rochman Rusmana
Apotek KF. 204
(Pengelolaan Persediaan)
RIWAYAT HIDUP
o Lahir di Malang
o SD s/d SMA di Malang
o S1 + Apoteker : UNPAD (1989)
o Pasca Sarjana/Magister Manajemen 2013
o Status : 1/3
o Pengalaman Kerja :
- APA di Apotek Swasta di Malang (2 th)
- PNS di Gudang Farmasi Purwakarta (3 th)
- Kimia Farma mulai th 1995 :
- Jakarta
- Karawang
- Kupang -NTT
- Denpasar- Bali
- Kediri - Jatim
- Apotek KF.204 Abdurachman Saleh
Bandung (per Nopember 2011 sd sekarang)
- Berikutnya ?

PERSEDIAAN
SEGALA SESUATU YANG DISIMPAN UNTUK
KEMUDIAN DIGUNAKAN ATAU DITAWARKAN
PADA SAAT YANG DIPERLUKAN.
SUMBER DANA YANG MENGANGGUR YANG
DIMILIKI PERUSAHAAN.
ASSET YANG MEMILIKI TINGKAT KEPENTINGAN
YANG TINGGI YANG HARUS DIMILIKI OLEH
PERUSAHAAN.
Macam Persediaan
PERUSAHAAN DAGANG
persediaan barang dagangan
PERUSAHAAN INDUSTRI
Persediaan bahan baku
Persediaan barang dalam proses
Persediaan barang jadi
FUNGSI PERSEDIAAN
MENGHILANGKAN RESIKO KETERLAMBATAN PENGIRIMAN.
MENGHILANGKAN RESIKO JIKA MATERIAL YG DIPESAN RUSAK,
SHG HARUS DIKEMBALIKAN.
MENGHILANGKAN RESIKO JIKA TERJADI KENAIKAN
HARGA/INFLASI.
UNTUK MENYIMPAN BAHAN BAKU YG BERSIFAT MUSIMAN.
MENDAPATKAN KEUNTUNGAN KARENA ADANYA DISCOUNT.
MEMBERIKAN PELAYANAN KPD PELANGGAN (CUSTOMER
SATISFACTION).
KELOMPOK2 PERSEDIAAN :
FLUCTUATION STOCK
sbg antisipasi jika terjadi fluktuasi permintaan yg tdk
diperkirakan sebelumnya, kesalahan perkiraan penjualan,
waktu produksi, pengiriman barang.
ANTICIPATION STOCK
sbg antisipasi thd permintaan yg dapat diramalkan.
LOT-SIZE INVENTORY
memproduksi/menyediakan brg dalam jml yang melebihi
kebutuhan/permintaan.
PIPLINE INVENTORY
persediaan yg dlm proses pengiriman dari tempat asal ke
tempat dimana barang itu akan digunakan.
Menetapkan Persediaan
Kesalahan dalam menetapkan persediaan dapat berakibat
fatal, suatu contoh :
Persediaan terlalu kecil
Hilangnya kesempatan ; untuk menjual
memperoleh laba
Persediaan terlalu besar
Adanya biaya besar ; memperkecil laba
memperbesar resiko

Keuntungan meningkatkan
persediaan
Perusahaan dapat :
1. Mempengaruhi ekonomi produksi
2. Mempengaruhi pembelian
3. Dapat memenuhi pesanan dengan lebih cepat
Kerugian adanya persediaan
1. Biaya penyimpanan
2. Biaya pemindahan
3. Modal yang tertanam dalam bentuk persediaan
SISTEM PENGELOLAAN
PERSEDIAAN
MERUPAKAN SERANGKAIAN KEBIJAKAN
PENGENDALIAN UTK MENENTUKAN :

TINGKAT PERSEDIAAN YG HARUS DIJAGA,
KAPAN PESANAN UTK MENAMBAH
PERSEDIAAN HRS DILAKUKAN, &
BERAPA BESAR PESANAN HRS DIADAKAN.

SISTEM INI ADA UTK MENENTUKAN DAN
MENJAMIN TERSEDIANYA PERSEDIAAN YG TEPAT
DALAM KUANTITAS & WAKTU.
Fokus Pengelolaan persediaan
Berapa banyak yang harus dipesan pada
waktu tertentu ?
Berapa banyak jenis persediaan yang
harus disimpan ?
Kapan sebaiknya persediaan dipesan ?
Definisi
Definisi Law of The Few (PARETO)
Dicetuskan oleh Vilfredo Pareto pada awal 1900
The law of Few where a slightly (20%) largely determine the outcome
(80%)
Hukum ini juga dikenal sebagai hukum 20/80 atau hukum pareto.
Di Indonesia hukum Pareto ini diperkenalkan
oleh Dr. Rhenald Kasali dalam bukunya "Change" beberapa tahun
lalu.
Dalam konteks manajemen, hukum Pareto ini dapat diinterpretasikan
bahwa terdapat sebagian kecil (20%) usaha yang menentukan
sebagian besar (80%) keberhasilan bisnis.
Tahun 1950 H. F.ord Dickie karyawan General Electric, pertama kali
menerapkan prinsip pareto dalam mengendalikan persediaan. Ia
mengatakan, jika 20% dari jenis sediaan saja telah bernilai 80% dari
seluruh nilai sediaan, manfaat yang diperoleh akan lebih terasa dengan
mengendalikan atas 20% sediaan itu saja.
Penerapan
Penerapan Law of The Few di Apotek
Penerapan dalam Omzet:
terdapat 20 % jenis barang yang memberikan hasil 80% dari total
penjualan
Penerapan dalam pengelolaan persediaan :
kalau anda mempunyai 100 jenis barang, hanya 20 jenis barang
bernilai 80% dari seluruh nilai persediaan.
Penerapan dalam Sumber Omzet :
terdapat sebagian kecil sumber omzet yang memberikan hasil 80%
dari total penjualan
Penerapan dalam Program Kerja:
terdapat sebagian kecil program kerja yang menentukan sebagian
besar keberhasilan
Penerapan dalam SDM:
terdapat sebagian kecil karyawan yang menentukan sebagian besar
keberhasilan
Tugas Buyer yang utama adalah :

- Mencari sumber barang
- Menjaga hubungan baik dengan produsen dan
suppliernya.
- Melakukan negosiasi dengan produsen dan
suppliernya
- Mengkomunikasikan data sales ke planner dan
financial planner
- Merencanakan dan melaksanakan kegiatan
pembelian (purchasing).

BUYER
membuat sistem pembelian
BUYER
membuat sistem pembelian
Perencanaan Pembelian
Memberikan keakuratan dlm
menentukan apa yg sebaiknya kita
beli, penyimpanannya, kapan
barang datang dan kapan reorder.

Menjamin ketersediaan barang,
shg terhindar dari resiko
memperoleh laba kecil dan
kehilangan kepercayaan dari
konsumen.

Mendapatlkan sumber barang dgn
harga yg murah serta diskon lebih
baik shg akan meningkatkan
efisiensi pengunaan modal kerja.

Data pareto kebutuhan barang.
Data pareto pemasok.
Kepandaian membaca situasi mengenai
gejolak harga barang.
Negosiasi dgn pemasok.
Lead time (waktu yg dibutuhkan hingga
barang datang).
Kondisi harga / diskon.
Stok Level
Musim atau trend.
Hal2 yg perlu diperhatikan
BUYER
membuat sistem pembelian
Bisnis Manager
Alur Kerja Pembelian di Kimia Farma
Apotek
Gudang
Pembelian
Distributor
BPBA
Surat Pesanan
Buat Defecta dan BPBA
Import Droping
Entry Faktur
Droping
Barang
BPBA yg tdk
dipenuhi Gudang
Mengolah BPBA menjadi SP
Faktur + Barang
Faktur +
Barang
Laporan
Pembelian
Entry Faktur
Buat Droping ke APP
Penggolongan ini disebut
klasifikasi ABC, karena sediaan
dibagi menjadi 3 kelas, yaitu :

Pareto A : barang atau sediaan yg
mewakili 80 % dari nilai seluruh
sediaan.
Pareto B : barang atau sediaan
berikutnya yg mewakili 10 % dari
nilai seluruh sediaan.
Pareto C : sisa barang atau
sediaan yg mewakili 10 % terakhir
dari nilai seluruh sediaan.
Klasifikasi Barang
Pareto A
Pareto C Pareto B
Pareto C
Pareto A
Pareto B
BUYER
membuat sistem pembelian
Sekian & Terima Kasih
Pengendalian Persediaan
Mengapa
Bisnis Ritel mengandalkan Turn
Over tinggi karena margin laba yg
tipis.

Persediaan senantiasa berada dlm
jumlah cukup untuk melayani
setiap permintaan.

Mengantisipasi musim/trend

Memperkecil modal kerja

Menyesuaikan kebutuhan barang
dengan kondisi ruangan apotek
Persediaan Rata-rata
Sebagai pedoman untuk memastikan
tingkat persediaan yg telah ditetapkan
untuk melayani kebutuhan.
Faktor yg mempengaruhi : daur pengisian,
permintaan dan pelayanan.

Persediaan Pengaman
Persediaan untuk menghadapi keadaan yg
tdk menentu yg disebabkan perubahan
permintaan yg meningkat atau
kemungkinan terlambatnya pengisian
barang.
Parameter
BUYER
membuat sistem pembelian
Ratio ratio yg dibutuhkan
untuk menganalisis
pengelolaan persediaan :

Harga Pokok Penjualan
HPP Teoritis
Umur Persediaan
Perputaran Persediaan

ANALYSER
menganalisis pengelolaan persediaan
Pengelolaan Persediaan
Turn
Over
Umur
Stok
HPP
ANALYSER
menganalisis hasil penjualan
Harga Pokok Penjualan
Mengetahui jumlah modal kerja
apotek dalam satu siklus penjualan.
Mengetahui Margin (Laba Kotor)
dari apotek

HPP
(Rp ,000)
Jenis Penjualan Omzet(inc PPN) Omzet(ex PPN)
HV 296,500 269,545
Resep 131,240 119,309
UPDS 345,730 314,300
Jumlah 773,470 703,155

Stok Awal 51,250
Pembelian 595,000 540,909
Stok Akhir 53,300

HPP 538,859
%HPP 76.63%
ANALYSER
menganalisis hasil penjualan
HPP Teoritis
Memperkirakan nilai harga pokok
penjualan yang seharusnya.
Mengetahui nilai kehilangan
barang.

HPP Teoritis
(Rp ,000)
Jenis Penjualan Omzet(inc PPN) Omzet(ex PPN) faktor jual HPP Teori
HV 296,500 269,545 1.22 220,939
Resep 131,240 119,309 1.33 89,706
UPDS 345,730 314,300 1.25 251,440
Jumlah 773,470 703,155 562,085

Disc Penjualan 4300 4300
Disc Pembelian 32250 32250

HPP Teoritis (Jumlah HPP-Disc Beli+Disc Jual) 534,135
%HPP Teoritis (HPP Teoritis/Jumlah Omzet (ex PPN) x 100) 75.96%

Stok Awal 51,250
Pembelian 595,000 540,909
Stok Akhir 53,300

HPP 538,859
%HPP 76.63%
ANALYSER
menganalisis hasil penjualan
Umur Persediaan &
Perputaran Persediaan
Umur Persediaan dapat dihitung
berdasarkan barang atau berdasarkan
total persediaan yang satu periode
penjualan.
Gunanya untuk mengetahui rata2 umur
modal kerja yang digunakan dan jumlah
perputarannya dalam satu periode
penjualan



Jenis Penjualan Omzet(inc PPN) Omzet(ex PPN) faktor jual HPP Teori
HV 296,500 269,545 1.15 234,387
Resep 131,240 119,309 1.33 89,706
UPDS 345,730 314,300 1.25 251,440
Jumlah 773,470 703,155 575,533

Stok Awal 51,250
Pembelian 595,000 540,909
Stok Akhir 53,300

HPP 538,859
%HPP 76.63%
Umur Persediaan 35.41 hari
Perputaran Persediaan 10.31 kali
Sekian & Terima Kasih