PENGERTIAN GUDANG

Menurut John Warman (2004), gudang (kata benda) adalah bangunan yang dipergunakan
untuk menyimpan barang dagangan. Pergudangan (kata kerja) adalah kegiatan menyimpan dalam
gudang. Menurut Depkes RI melalui Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan dan
Direktorat Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan penyimpanan adalah suatu kegiatan
menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang
dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.

A. Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya (GFK)

1. Definisi Gudang Farmasi
Adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemeliharaan barang
persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya (seperti DDT,
pompa, pipa, perbekalan KB, sepeda motor / sepeda roda dua, susu bubuk, dll) yang tujuannya akan
digunakan untuk melaksanakan program kesehatan di kabupaten / kodya yang bersangkutan.

2. Kedudukan Gudang Farmasi
Sebagai unit pelaksana teknis dalam lingkungan Depkes yang berada di bawah dan
bertanggung jawab langsung kepada Kepala Depkes kabupaten / kodya.

3. Susunan Organisasi Gudang Farmasi
Gudang farmasi kabupaten / kodya dibagi dalam 2 type yang didasarkan kepada :
(a) Beban kerja
(b) Jumlah kefarmasian
(c) Institusi kesehatan
(d) Jumlah penduduk yang dilayani
(e) Jumlah proyek yang dilaksanakan
(f) Intensitas tata hubungan antar Depkes dengan Pemda sesuai dengan azas dekonsentrasi,
desentralisasi dan tugas perbantuan wilayah.

Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type A







Kepala Gudang
Ur. Tata Usaha
Sub. Sie
Penyimpanan & Penyaluran
Sub. Sie
Pencatatan & Evaluasi

Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type B







Kepala GFK dalam melaksanakan tugasnya, wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk -
petunjuk Ka. Kandepkes Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan peraturan perundang- undangan
yang berlaku.
Fungsi Pokok Urusan Tata Usaha adalah melaksanakan tugas - tugas keuangan,
kepegawaian, tata usaha dan urusan dalam / Rumah Tangga.
Fungsi Pokok Sub Seksi Penyimpanan dan Penyaluran adalah melaksanakan tugas-tugas
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan
farmasi lainnya.
Fungsi pokok Sub Seksi Pencatatan dan Evaluasi adalah melaksanakan tugas-tugas
penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan serta pengamatan mengenai persediaan,
penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.

4. Tugas Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya
Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian
perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan,
pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di Kabupaten / Kota
Madya sesuai dengan petunjuk Kakandepkes Kabupaten / Kodya.

5. Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya :
(a) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat
kesehatan dan perbekalan farmasi.
(b) Melakukan penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan mengenai persediaan
dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
(c) Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada dalam
persediaan maupun yang didistribusikan.
(d) Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.
GFK merupakan titik sentral pengelolaan obat di Daerah tingkat II. Untuk meningkatkan
efektifitas dan efisien pengelolaan obat diperlukan adanya koordinasi dengan unit unit yang terkait
langsung antara lain : Pemda Dati II, Dinkes Dati II, Kandep Trans, PHB Cabang.


Kepala Gudang
Farmasi Kab./Kodya
Petugas Tata Usaha
Sub. Sie
Penyimpanan & Penyaluran
Sub. Sie
Pencatatan & Evaluasi
6. Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kebupaten atau Dati II
Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek perencanaan
pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat.
Aspek Pengelolaan Obat meliputi :
(a) Perencanaan Pengadaan : meliputi kegiatan penentuan jenis, perhitungan dan penetapan
jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode perhitungan yang telah
ditetapkan.
(b) Pengadaan : meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian, pemantauan status
pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu obat.
(c) Distribusi : meliputi kegiatan pengendalian persediaan penyimpanan, pengeluaran dan
pengiriman obat.
(d) Penggunaan : meliputi peresepan, dispersing dan penerimaan pasien.

Proses perencanaan pengadaan obat di Kabupaten / Kodya diawali di tingkat Puskesmas
dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan selanjutnya dikompilasi menjadi data
Kab / Kodya dengan teknik perhitungan yang telah ditentukan.

7. Dokumen dokumen / Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi saat terjadi pengelolaan obat
di Dati II sebagai berikut :
a) Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat.
Formulir I : Kartu kompilasi pemakaian obat
Formulir II : Data 10 Penyakit terbesar
Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat
Formulir IV : Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk semua sumber
anggaran)
b) Dokumen pada saat pengadaan barang.
Formulir V : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat
Formulir Va : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat
Formulir VI : Buku harian penerimaan obat
Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat

c) Dokumen pada saat penyimpanan barang.
Formulir VIII : Kartu stok
Formulir IX : Kartu stok induk

d) Dokumen pada saat distribusi obat.
Formulir X : Kartu rencana distribusi
Formulit XI : Buku harian pengeluaran obat
Formulir XII : Lembaran pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO)
Formulir XIII : Form surat kiriman obat

e) Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan
Formulir XIV : Laporan mutasi obat
Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi
Formulir XVI : Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran
Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran
Formulir XVII : Berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus
Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaan / penelitian obat
untuk dihapus.

8. Tata Cara Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK
Tahapan Kegiatan Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK meliputi :
(a) Perencanaan
(b) Pengadaan
(c) Penyimpanan
(d) Distribusi
(e) Pencatatan
(f) Penggunaan
(g) Penghapusan obat

(a) Perencanaan Pengadaan Obat
Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat
yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk
program kesehatan yang telah ditetapkan. Tahapan perencanaan pengadaan obat meliputi :

(1) Tahap persiapan yang meliputi :
i. Pembentukan Tim Terpadu : yang terdiri dari Kepala Depkes Dati II, Kepala Dinkes Dati
II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie. P3 Dinkes Dati II, Ka
Puskesmas, RSUD, Beppeda Dati II, Pemda Tk II (Bag. Kesra & perencanaan program),
PT. Askes Indonesia Dati II, Kantor Transmigrasi, dll.

ii. Penyiapan dan pengumpulam data :
- Mengkompilasikan data pemakaian obat dari seluruh unit pelayanan kesehatan /
Puskesmas dari LPLPOB
- Menyusun data 10 penyakit terbesar
- Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir tahun anggaran untuk tingkat GFK dan
Puskesmas
- Menyiapkan data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalan
- Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat (digunakan harga patokan obat inpres
tahun lalu)

(2) Tahap pelaksanaan meliputi :
i. Perhitungan kebutuhan obat dengan menggunakan methode konsumsi, yaitu methode
rata rata dengan memperhatikan kemungkinan kenaikan jumlah kunjungan, waktu
tunggu (lead time) dan jumlah stock penyangga (buffer stock) serta jumlah kebutuhan
obat selama 1 tahun.
Rumus perhitungan jumlah kebutuhan untuk periode yang akan datang dengan
menggunakan methode konsumsi adalah :
Jumlah kebutuhan obat 1
tahun =
12 x pemakaian rata rata / bulan (x) + persentase
kenaikan kunjungan (10%) + stock penyangga (10%) +
waktu tunggu (6 bulan pemakaian) = 20,4 kali
Catatan :
Waktu tunggu tidak selalu 6 bulan. Waktu tunggu untuk masing masing daerah dapat
berbeda (tergantung pada letak geografis)

ii. Proyeksi kebutuhan untuk perencanaan pengadaan obat menghitung rancangan pengadaan
obat periode tahun yang akan dating dapat menggunakan rumus :

a =

b + c + d e f

a = Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang
b = Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan ( april maret )
c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang
d = Rancangan stok akhir
e = Stok awal periode berjalan / stok per 31 Maret di GFK dan Unit Yankes
f = Rencana penerimaan obat pada periode berjalan ( april s/d maret )
Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.
Rancangan stok akhir diperkirakan = hasil perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi
pemakaian rata rata / bulan di tambah stok penyangga

Contoh soal :
Andaikan perencanaan dibuat tanggal 1 Januari 2003 dan waktu tunggu = 6 bulan serta
rata rata pemakaian obat tiap bulan x.
Umpama stok awal 8 x, maka dapat dihitung :
Rencana penerimaan obatperiode berjalan = 3x
Rata rata kebutuhan obat tiap bulan = 300 capsul @ Rp. 1.000

b =
1
/
1
s/d
1
/
4
= 3 bulan = 3x
c = 20,4
d = 6 x
e = 8 x
f = 3 x
Maka a = b + c + d e f
= 3 x + 20,4 x + 6 x + 8 x + 3 x
= 40,4 x
= 40,4 x X 300 X Rp. 1.000
= Rp. 12.120.000
Jadi, rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang Rp. 12.120.000

iii. Penyesuaian rancangan belanja obat dengan anggaran obat total yang tersedia di Dati II.
Kegiatan yang dilakukan :
(1) Melakukan analisis ABC VEN
Analisa ABC (pareto) adalah pengklasifikasian obat berdasarkan jumlah
penyerapan dana, yang terdiri dari :
- Klasifikasi A menyerap dana sampai 70 %
- Klasifikasi B menyerap dana sampai 20 %
- Klasifikasi C menyerap dana sampai 10 %
Dalam pengisian tabel analisa pareto (ABC), penandaan obat klasifikasi A adalah
berdasarkan prosentase akumulatif lebih kecil atau sampai mencapai 70 %.
Sedangkan obat dengan klasifikasi B dengan prosentase akumulatif mencapai lebih
besar dari 70 % sampai mencapai 90 %. Dan obat dengan klasifikasi C prosentase
akumulatif melebihi 90 % hingga 100 %.
VEN adalah metoda pengklasifikasian obat berdasarkan tiga golongan, yaitu :
V = Very Essential
E = Essential
N = Non Essential

(2) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan anggaran yang
tersedia

(3) Menyusun prioritas kebutuhan & penyesuaian kebutuhan berdasar data 10 penyakit
terbesar

iv. Pengalokasian kebutuhan obat persumber anggaran. Kegiatan yang dilakukan :
(1) Menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing masing obat per sumber anggaran
(2) Menghhitung presentase belanja untuk masing masing obat terhadap masing
masing sumber anggaran
(3) Menghitung presentase angaran masing masing obat terhadap total anggaran dari
semua sumber.

(b) Pengadaan
Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan
kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang
cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat
diperlukan. Langkah langkah dalam pengadaan barang :
(1) Pemilihan metode pengadaan
(2) Pemilihan pemasok
(3) Pemantauan status pesanan
(4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat
(5) Penerimaan dan pemeriksaan obat
Metoda pengadaan obat ada 4 macam, yaitu :
Pelelangan umum
Pelelangan terbatas
Pemilihan langsung
Pembelian / pengadaan langsung
Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat :
Penyusunan rencana pemasukan obat
Penerimaan obat
Pemeriksaan mutu obat
Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat
Pencatatan harian penerimaan obat
Pengisian formulir realisasi pengadaan obat

(c) Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan meyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan obat obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta
gangguan baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan obat :
(1) Memelihara mutu obat
(2) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
(3) Menjaga kelangsungan persediaan
(4) Memudahkan pencarian dan pengawasan

Sesuai dengan FI edisi III (1980) bahwa obat harus disimpan sehingga tercegah dari
cemaran dan peruraian, terhindar dari pengaruh udara, kelembaban, panas dan cahaya. Untuk
obat yang mudah menguap atau terurai dan bahan obat yang mengandung bagian yang mudah
menguap atau terurai harus disimpan dalam wadah tertutup rapat.

Beberapa pengertian mengenai cara penyimpanan adalah sebagai berikut :
1. Disimpan dalam wadah terlindung cahaya berarti harus disimpan dalam wadah inaktinik.
2. Disimpan sangat terlindung dari cahaya berarti harus disimpan terlindung dari cahaya dan
wadahnya masih harus dibungkus dengan kertas hitam atau kertas lain yang tidak tembus
cahaya.
3. Disimpan pada suhu kamar adalah disimpan pada suhu antara 15-30C.
4. Disimpan di tempat sejuk adalah disimpan pada suhu antara 5-15C.
5. Disimpan di tempat dingin adalah disimpan pada suhu antara 0-5C.
6. Disimpan di tempat lewat dingin adalah disimpan pada suhu -15-0C.

KEGIATAN PENYIMPANAN
Kegiatan penyimpanan meliputi :
1. Penyiapan sarana penyimpanan.
Ketersediaan sarana yang ada di Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan bertujuan untuk mendukung jalannya organisasi.
2. Pengaturan Tata Ruang.
Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan
pengawasan obat maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai berikut:
1. Kemudahan bergerak
a. Untuk kemudahan bergerak maka gudang dapat ditata dengan cara jangan
diberikan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan.
b. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang gudang harus
dapat ditata berdasarkan sistem :
a) Arah I/garis lurus.
b) Arus U.
c) Arus L.
c. Sirkulasi udara yang baik
Adanya sirkulasi udara yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari obat
sekaligus bermanfaat untuk membuat nyaman kondisi kerja. Idealnya dalam
gudang terdapat AC namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang
yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin. Apabila kipas angin
belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap (ventilator).Perlu adanya pengukur
suhu diruangan instalasi farmasi.

2. Rak dan Pallet.
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan meningkatkan sirkulasi udara
dan gerakan stok obat. Penggunaan pallet memberikan keuntungan :
a. Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir, serangan serangga
(rayap).
b. Melindungi sediaan dari lembab.
c. Peningkatan efisiensi penanganan stok.
d. Dapat menampung obat lebih banyak.
e. Pallet lebih murah dari rak.

3. Kondisi penyimpanan khusus
a. Vaksin dan serum memerlukan Cold Chain khusus dan harus dilindungi dari
kemungkinan putusnya aliran listrik.
b. Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu
terkunci.
c. Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol, eter, dan pestisida harus disimpan
dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan dalam bangunan khusus terpisah dari
bangunan induk.

4. Pencegahan kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus,
karton dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus diletakan pada tempat yang mudah
dijangkau dan dalam jumlah yang cukup.

5. Penyusunan Stok Obat
Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alphabetis. Untuk memudahkan pengendalian
stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Gunakan prinsip First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO)
dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau
yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya obat yang
datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih
tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
b. Susun obat dalam kemasan besar diatas pallet secara rapi dan teratur. Untuk obat
kemasan kecil dan jumlahnya sedikit disimpan dalam rak dan pisahkan obat dalam
dengan obat-obatan untuk pemakaian luar dengan memperhatikan keseragaman
nomor batch.
c. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan Narkotika dan Psikotropika.
d. Simpan obat yang stabilitasnya dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya
dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.
e. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.
f. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box
masing-masing, ambil seperlunya.
g. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian perlu dilakukan rotasi stok,
obat tersebut tidak selalu dibelakang sehingga obat dapat dimanfaatkan sebelum
masa kadaluwarsa.

6. Pengamatan mutu obat
Mutu obat yang disimpan diruang penyimpanan dapat mengalamai perubahan baik
karena faktor fisik maupun kimiawi. Jika dari pengamatan visual dapat ditetapkan dengan
cara organoleptik, harus dilakukan sampling untuk diuji di laboratorium.
Obat dan persediaanya mahal dan sangat berharga. Oleh karena itu perlu perhatian dalam
penyimpanannya agar tidak rusak, karena apabila rusak maka khasiat yang dikandungnya
dapat menurun bahkan dapat berakibat fatal bagi penderitanya.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas therapi, menurut bentuk sediaan
dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO, dan disertai sistem informasi yang
selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan memperpendek jarak gudang dan pemakai
dengan cara ini maka secara tidak langsung terjadi efesiensi.
Pengaturan tata ruang untuk mendapatkan kemudahan dalan penyimpanan, penyusunan,
pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang yang
baik.
Tanda tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut :
Tablet : - terjadi perubahan warna, bau atau rasa
- kerusakan berupa noda, berbintik bintik, lubang, sumbing,
pecah, retak dan atau terdapat benda benda asing, jadi bubuk
dan lembab
- kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu
obat

Kapsul : - perubahan warna isi kapsul
- kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya

Tablet salut : - pecah pecah, terjadi perubahan warna
- basah dan lengket satu dengan yang lainnya
- kaleng atau botol rusak, sehingga menimbulkan kelainan fisik

Cairan : - menjadi keruh atau timbul endapat
- konsistensi berubah
- warna atau rasa berubah
- botol botol plastik rusak atau bocor

Salep : - warna berubah
- pot atau tube rusak atau bocor
- bau berubah

Injeksi : - kebocoran wadah (vial, ampul)
- terdapat partikel asing pada serbuk injeksi
- larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada endapan
- warna larutan berubah
Tidak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah :
- Dikumpulkan dan disimpan terpisah
- Dikembalikan / diklaim sesuai aturan yang berlaku
- Dihapuskan sesuai dengan aturan yang berlaku

CARA MENYIMPAN OBAT
Masa penyimpanan semua jenis obat mempunyai batas waktu, karena lambat laun obat
akan terurai secara kimiawi akibat pengaruh cahaya, udara dan suhu. Akhirnya khasiat obat
akan berkurang. Tanda-tanda kerusakan obat kadangkala tampak dengan jelas, misalnya bila
larutan bening menjadi keruh dan bila warna suatu krim berubah tidak seperti awalnya
ataupun berjamur. Akan tetapi dalam proses rusaknya obat tidak dapat dilihat dengan mata
telanjang. Bentuk dan baunya obat tidak berubah, namun kadar zat aktifnya sudah banyak
berkurang, atau terurai dengan membentuk zat-zat beracun. Berkurangnya zat aktif hanya
dapat ditetapkan dengan analisa di laboratorium. Menurut aturan internasional, kadar obat
aktif dalam suatu sediaan diperbolehkan menurun sampai maksimal 10%, lebih dari 10%
dianggap terlalu banyak dan obat harus dibuang.

Aturan Penyimpanan
Guna memperlambat penguraian, maka semua obat sebaiknya disimpan di tempat yang
sejuk dalam wadah asli dan terlindung dari lembab dan cahaya. Dan hendaknya di suatu
tempat yang tidak bisa dicapai oleh anak-anak, agar jangan dikira sebagai permen berhubung
bentuk dan warnanya kerapkali sangat menarik. Obat-obat tertentu harus disimpan di lemari
es dan persyaratan ini selalu dicantumkan pada bungkusnya, misalnya insulin dan
suppositoria.

Lama Penyimpanan Obat
Masa penyimpanan obat tergantung dari kandungan dan cara menyimpannya. Obat yang
mengandung cairan paling cepat terurainya, karena bakteri dan jamur dapat tumbuh baik di
lingkungan lembab. Maka itu terutama obat tetes mata, kuping dan hidung, larutan, sirup dan
salep yang mengandung air/krim sangat terbatas jangka waktu kadaluwarsanya. Pada obat-
obat biasanya ada kandungan zat pengawet, yang dapat merintangi pertumbuhan kuman dan
jamur. Akan tetapi bila wadah sudah dibuka, maka zat pengawetpun tidak dapat
menghindarkan rusaknya obat secara keseluruhan. Apalagi bila wadah sering dibuka-tutup.
Misalnya dengan tetes mata, atau mungkin bersentuhan dengan bagian tubuh yang sakit,
misalnya pipet tetes mata, hidung atau telinga. Oleh karena itu obat hendaknya diperlakukan
dengan hati-hati, yaitu setelah digunakan, wadah obat perlu ditutup kembali dengan baik, juga
membersihkan pipet/sendok ukur dan mengeringkannya. Di negara-negara maju pada setiap
kemasan obat harus tercantum bagaimana cara menyimpan obat dan tanggal kadaluwarsanya,
diharapkan bahwa dikemudian hari persyaratan ini juga akan dijalankan di Indonesia secara
menyeluruh. Akan tetapi, bila kemasan aslinya sudah dibuka, maka tanggal kadaluwarsa
tersebut tidak berlaku lagi. Dalam daftar di bawah ini diberikan ringkasan dari jangka waktu
penyimpanan dari sejumlah obat, bila kemasannya sudah dibuka. Angka-angka ini hanya
merupakan pedoman saja, dan hanya berlaku bila obat disimpan menurut petunjuk-petunjuk
yang tertera dalam aturan pakai.

Jangka Waktu Penyimpanan
Sediaan
Lama
Penyimpanan
Sediaan
Lama
Penyimpanan
tab/kap
salep/pasta (tube)
serbuk/tabor

pil
krim/gel (tube)
larutan tetesan
suspensi
3 tahun
3 tahun
1 tahun
1 tahun
6 bulan
6 bulan
6 bulan
salep mata
salep/pasta
pot cairan untuk kulit
tet .telinga
tet/sempr.hidung
krem (pot)
tet/bilasan mata
6 bulan
6 bulan
6 bulan
6 bulan
3 bulan
3 bulan
1 bulan

Penyimpanan dilakukan berdasarkan penggolongan berikut :
1. Berdasarkan bentuk sediaan, meliputi tablet/kapsul, sirup, obat tetes, salep/krim
dan obat suntik. Untuk bahan baku dibedakan menjadi bentuk padat dan bentuk
cair. Secara keseluruhan penyimpanan dilakukan secara alfabetis. Cara ini
berlaku pula untuk alat kesehatan (alkes).
2. Berdasarkan jenis obat, meliputi obat generik, obat bebas dan obat keras tertentu.
Penyimpanan sediaan narkotika dan psikotropika dilakukan dalam lemari kayu
yang terkunci.
3. Berdasarkan masa perputaran barang, meliputi fast moving dan slow moving.
4. Berdasarkan sifat kimia dan fisika obat, meliputi penyimpanan pada suhu kamar
dan pada suhu dingin (di lemari es).
Setiap obat memilki kartu stok yang berguna untuk mencatat setiap pemasukan dan
pengeluaran obat sehingga mempermudah pengawasan terhadap persediaan obat dan
kebutuhan masing-masing obat. Selain itu, terdapat buku keluar masuk permintaan obat baik
dari pembelian dan pelayanan dimana harus dipertanggungjawabkan ke bagian gudang untuk
selanjutnya dimasukan dalam sistem komputer.
Setiap barang pesanan yang datang ke Apotek Primkopau akan diterima oleh petugas
pembelian untuk kemudian diperiksa kesesuaian barang dengan surat pesanan dan faktur.
Faktur asli selanjutnya dikembalikan ke PBF, dua lembar salinannya diambil oleh Apotek
Primkopau untuk diserahkan ke bagian administrasi dan bagian arsip. Jika barang yang
diterima tidak sesuai pesanan atau terdapat kerusakan fisik maka bagian pembelian akan
membuat nota pengembalian barang tersebut ke distributor yang bersangkutan untuk
kemudian ditukar dengan barang yang sesuai.

Cara penyimpanan obat narkotika
Berdasarkan permenkes Republik Indonesia No. 28/MENKES/Per/1978, bahwa apotek
harus memiliki tempat khusus untuk menyimpan narkotika, dengan persyaratan sebagai
berikut:
1. Harus seluruhnya terbuat dari kayu atau bahan lain yang kuat.
2. Harus memiliki kunci ganda yang kuat.
3. Lemari dibagi menjadi dua bagian dengan kunci yang berlainan. Bagian pertama
merupakan perbekalan bahan baku morphin, petidin dan garam-garamnya.
Kemudian, bagian kedua merupakan perbekalan dan bahan baku narkotika lainnya
yang digunakan sehari-hari.
4. Apabila tempat tersebut berukuran kurang dari 40x80x100 cm, maka lemari
tersebut dibuat pada tembok dan lantai.
5. Lemari khusus tidak boleh dipergunakan untuk menyimpan barang selain
narkotika.
6. Tidak boleh terlihat oleh umum.
7. Anak kunci dikuasai oleh penanggung jawab atau karyawan lain yang diberi
kuasa.
(d) Distribusi
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman
obat obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari gudang obat
secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit unit pelayanan kesehatan. Tujuan
distribusi adalah :
(1) Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat diperoleh pada
saat dibutuhkan
(2) Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit pelayanan
kesehatan
(3) Terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program
kesehatan.

Kegiatan Distribusi :
Kegiatan Distribusi Rutin, mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum diunit
pelayanan kesehatan. Kegiatan yang dilakukan adalah :
1) Perencanaan distribusi.
2) Penetapan frekwensi pengiriman obat.
3) Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman obat.
Kegiatan Distribusi Khusus, mencakup distribusi obat program dan perbekalan kesehatan
(untuk pelaksanaan program kesehatan yang telah ditetapkan)

Kegiatan distribusi khusus di Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya dilakukan sebagai
berikut :
1. Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya menyusun rencana distribusi obat untuk masing-
masing program sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan program yang diterima dari
Provinsi atau Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II.
Gudang Farmasi Kabupaten /Kotamadya bekerja sama dengan penanggung jawab
program, mengusahakan pendistribusian obat sebelum pelaksanaan kegiatan masing-
masing program.
2. Distribusi obat program kepada Puskesmas dilakukan atas permintaan penanggung jawab
program yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II.
3. Untuk pelaksanaan program penanggulangan penyakit tertentu seperti malaria, frambusia
dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program kepada
Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya tanpa melalui Puskesmas, maka petugas yang
bersangkutan harus membuat laporan permintaan dan pemakaian obat yang diketahui oleh
Kepala Dinas Kesehatan Dati II.
4. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada penderita di lokasi
sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah
selesai pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke
Puskesmas yang bersangkutan. Khusus untuk program diare diusahakan ada sejumlah
persediaan obat di Posyandu yang pengadaannya diatur oleh Puskesmas.
Tata cara pendistribusian obat
1. Gudang Farmasi Daerah Tingkat II (Gudang Farmasi) melaksanakan distribusi obat ke
Puskesmas dan Rumah Sakit di wilayah kerjaya sesuai dengan kebutuhan masing-masing
Unit Pelayanan Kesehatan.
2. Puskesmas induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk Puskesmas Pembantu,
Puskesmas Keliling dan Unit-Unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah
binaannya.
3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari Gudang Farmasi ke
Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan kepala
Puskesmas yang membawahinya.
4. Tata cara pengiriman obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara
penyerahan yaitu pengiriman dan pengawasan pengiriman obat dilakukan oleh Gudang
Farmasi. Cara lain adalah dengan pengambilan bila puskesmas / RS mengatur sendiri
pengambilan obat dari Gudang Farmasi.
5. Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas atau rumah sakit harus disertai dengan
dokumen penyerahan/pengiriman obat.
6. Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obat yang akan dikirim, maka perlu dilakukan
periksaan terhadap:
- jenis dan jumlah obat
- kualitas atau kondisi obat
- isi kemasan dan kekuatan sediaan
- kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat.
7. Tiap pengeluaran obat dari Gudang Farmasi harus segera dicatat pada kartu stok dan
kartu stok induk obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat.

Pencatatan pendistribusian obat; meliputi pencatatan dalam:
1. Kartu Rencana Distribusi
2. Buku harian pengeluaran obat
3. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)
4. Surat kiriman obat

(e) Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan data obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya merupakan
rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan
yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan, di
Puskesmas dan Rumah Sakit.
Tujuan Pencatatan dan Pelaporan adalah tersedianya data mengenai jenis dan jumlah
penerimaan, persediaan, pengeluaran / penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh
rangkaian kegiatan mutasi obat.
Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada masing-masing
aspek pengelolaan obat. Berikut ini akan diuraikan secara ringkas kegiatan pencatatan dan
pelaporan obat yang perlu dilakukan oleh GFK.
1. Pencatatan dan Pengolahan Data Untuk Mendukung Perencanaan Pengadaan Obat.
a. Kartu Rencana Distribusi.
b. Perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK.

Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan dapat
didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat dalam gudang penyimpanan Gudang Farmasi.
Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat. Tingkat kecukupan
dihitung dari sisa stok obat di Gudang Farmasi dibagi dengan total kebutuhan stok
optimum obat Unit Pelayanan Kesehatan.
Jika tingkat kecukupan obat semakin menurun maka petugas Gudang Farmasi dapat
mempergunakan catatan pada Kartu Realisasi Pengadaan Obat untuk memberikan umpan
balik kepada sumber dana obat agar mempercepat pengadaan obat yang alokasinya telah
disetujui.
Jika ternyata semua pengadaan telah dilakukan, maka petugas Gudang Farmasi harus
segera menyesuaikan stok optimum obat bersangkutan untuk seluruh UPK.
Tingkat kecukupan sisa stok obat di Gudang Farmasi dalam mendukung rencana
distribusi harus selalu dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II setempat.
2. Laporan Pengelolaan Obat.
Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung bertanggung
jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II, maka Gudang Farmasi memiliki
kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang dilaksanakan.
Laporan yang perlu disusun GFK terdiri dari :
Laporan Mutasi Obat.
Laporan Kegiatan Distribusi.
Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran.
Laporan Tahunan / Profile Pengelolaan Obat Dati II.

(f) Penggunaan
Penggunaan obat merupakan salah satu mata rantai yang tidak dipisahkan dengan fungsi
pengelolaan obat lainnya, yaitu perencanaan, pengadaan dan pendistribusian obat. Aspek
penggunaan obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya diletakkan dalam konteks
dukungan terhadap kerasionalan peresepan, meliputi hal-hal sebagai berikut :
Pengendalian kecukupan suplai.
Jaminan mutu obat.
Evaluasi konsumsi obat terhadap pola morbiditas.
Penerapan pedoman pengobatan yang telah ditetapkan.

Penggunaan obat secara rasional
Penggunaan obat yang tepat sesuai pedoman / standar terapi akan dapat menunjang
optimasi penggunaan dana, meningkatkan cakupan dan mutu pelayanan kesehatan. Ketepatan
penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan perlu didukung antara lain dengan tersedianya
obat yang tepat jenis dan jumlahnya serta mutu yang baik.
Penggunaan obat dikatakan tepat / rasional, jika obat yang diberikan memenuhi kriteria
di bawah ini :
1. sesuai standar terapi yang ditetapkan untuk diagnosa yang di tegakkan.
2. tersedia pada saat dibutuhkan.
3. diberikan dengan dosis yang tepat.
4. cara pemberian dengan interval waktu pemberiaan yang tepat.
5. lama pemberiaan tepat.
6. harus efektif, aman dan mutu terjamin.
Dari keenam kriteria tersebut, maka criteria ketersediaan obat (butir 2) dan jaminan mutu
(butir 6) merupakan kontribusi eksklusif dari aspek pengelolaan obat yang akan
mendukung aspek medik dari pemberiaan obat oleh penulis resep (butir 1, 3, 4 dan 5)

Faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional
Secara umum faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak
rasional antara lain adalah :
1. Pemberian pengobatan belum didasarkan pada pedoman terapi yang telah ditetapkan.
2. Kurangnya sarana penunjang untuk membantu menegakkan diagnosa yang tepat.
3. Informasi yang sering bias yang dilakukan oleh industri farmasi akan berakibat adanya
peresepan obat-obat yang tidak tepat dan tidak sesuai dengan kebutuhan pengobatan yang
diperlukan.
4. Adanya tekanan dari pasien dalam bentuk permintaan untuk meresepkan obat-obat
berdasarkan pilihan pasien sendiri.
5. Sistem perencanaan dan pengelolahan obat yang lemah juga akan mendorong terjadinya
penggunaan obat yang tidak rasional. Salah satu contoh adalah terbatasnya jumlah obat
yang tersedia sehingga peresepan obat hanya didasarkan pada jenis obat yang ada dalam
persediaan.
Dampak ketik rasionalan penggunaan obat terhadap suplai obat.
Dari sudut penyediaan obat, dampak ketidak rasionalan penggunaan obat dapat berakibat
pada :
- Kualitas data penyakit akibat dari penetapan diagnosa yang keliru.
- Kualitas data konsumsi yang akan dijadikan dasar bagi perencanaan kebutuhan obat.
- Pengadaan obat yang tidak cost effective, karena kurang mendukung pola morbiditas.
- Pemborosan biaya.

Peran Gudang Farmasi dalam peningkatan penggunaan rasional
Gudang Farmasi dapat berperan dalam meningkatkan penggunaan obat secara rasional
melalui :
1. Perencaan obat terpadu di Dati II.
Perencanaan pengadaan obat yang didasarkan pada hasil analisis/evaluasi atas data pola
penyakit dan data penggunaan di UPK yang diolah oleh Gudang Farmasi dan usulan dari
unit pelayanan kesehatan dan unit kerja terkait lainnya dalam rangka penyusunan
rancangan pengadaan obat di setiap Daerah Tingkat II diharapkan dapat menghasilkan
penyediaan obat sesuai kebutuhan di unit pelayanan kesehatan .
2. Distribusi obat.
Pendistribusian obat secara tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu akan sangat
membantu upaya peningkatan secara rasional dimana peresepan obat dapat di laksanakan
berdasarkan pada kebutuhan, tidak didasarkan pada obat yang tersedia.
3. Informasi dini atas pola penggunaan obat di unit pelanan kesehatan.
Berdasarkan evaluasi/analisis data penggunaan obat yang disampaikan melalui
LPLPO/LB2, Gudang Farmasi dapat memberikan informasi kepada Puskesmas mengenai
pola penggunaan obat di masing-masing Puskesmas. Informasi dapat diberikan secara
selektif sesuai prioritas, misalnya :
- pola penggunaan antibiotika antar Puskesmas.
- perbandingan penggunaan antibiotika dengan jumlah kunjungan kasus.
- perbandingan penggunaan jenis antibiotika dengan jenis penyakit.
- tingkat penggunaan obat suntik.
Informasi inidisampaikan oleh kepala Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya melalui
Kepala Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II pada acara pertemuan bulanan antara Dinas
Kesehatan Daerah Tingkat II dengan dokter Puskesmas atau disampaikan langsung
kepada masing masing unit pelayanan kesehatan.
Dengan penyampaian informasi ini secara berkala dan berkelanjutan diharapkan
penggunaan obat yang lebih tepat di Puskesmas akan dapat di tingkatkan.
Dari kegiatan-kegiatan di atas diharapkan petugas Puskesmas akan dapat :
Mengenal dan mengidentifikasi berbagai masalah penggunaan obat yang tidak
tepat.
Memahami berbagai dampak ketidak tepatan penggunaan obat.
Mengenal dan memahami berbagai factor yang berpengaruh terhadap terjadinya
penggunaan obat yang tidak tepat.

(g) Penghapusan Obat
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan obat-obatan
milik/kekayaan Negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang- undangan
yang berlaku.
Tujuan Penghapusan Obat adalah sebagai berikut :
1. Penghapusan pertanggung jawaban petugas terhadap obat-obatan yang diurusnya, yang
sudah ditetapkan untuk dihapuskan sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain)
atas barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3. Menjaga keselamatan kerja dan menghindarkan diri dari pengotoran lingkungan

Cara-cara Penghapusan :
Bupati/Walikota KDH Tk.II mengeluarkan Surat Keputusan Penghapusan Obat. Dalam Surat
Keputusan ini ditentukan cara penghapusan yaitu dengan jalan Pemusnahan Obat.
Penghapusan dengan cara Pemusnahan.
1. Kepala Dinas Kesehatan Dati II, membentuk Panitia Pemusnahan, dengan tugas-tugas
antara lain :
Menentukan cara-cara pemusnahan dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku
di bidang AMDAL.
Menyiapkan obat-obatan yang akan dimusnahkan.
Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan, sesuai dengan tata cara yang disetujui.
Membuat Berita Acara Pemusnahan.
Menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada Bupati / Walikota KDH
Tingkat II setempat.

2. Berdasarkan laporan dari Panitia Pemusnahan, Bupati / Walikota KDH Tingkat II
setempat melaporkan kepada Gubernur KDH Tingkat I, tentang pelaksanaan Surat
Keputusan Pemusnahan, yaitu :
Surat pengantar laporan pelaksanaan dari Kepala Dinas Kesehatan Dati II.
Berita Acara Pemusnahan.
TUGAS REMEDIAL ADMINISTRASI FARMASI

GUDANG













NAMA : IQBAL MUGHNI MUHARRAM
KELAS : XII-A
NIS : 102816














SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN FARMASI
BUMI SILIWANGI BANDUNG