Proyek Pengembangan Pasar Induk Kabupaten Musi Banyuasin Palembang

Kebutuhan Sarana dan Pendanaan Kantor

Page 1 of 5
Kebutuhan akan pengadaan sarana Kantor dan segala isinya yang merupakan hardware
system dari sebuah organisasi proyek, didasarkan atas pertimbangan beberapa fungsi
managerial yang dapat membawa sistem administrasi perkantoran sebagai software
system yang telah disiapkan sebelumnya menjadi bermanfaat, efektif, efesien, dan tentu
saja terap pakai.
Sarana Kantor sebagai salah satu unit pendukung utama kelancaran pelaksanaan proyek
membutuhkan pengadaan sarana dan pendanaan sebagai berikut
I. Ruang Perkantoran (Ofce Space).
I.! Kebutuhan "uang, berupa Kantor yang disewa, "umah yang dijadikan
Kantor, atau "uko. Berdasarkan #arganya, Sewa sesuai harga pasar
sangat relatif tergantung lokasi daerah Kabupaten maupun lokasi dikota
tsb. #arga Sewanya dapat berkisar antara !$%&' juta rupiah.
I.( Kebutuhan Bilik)Kamar, demi efekti*tas, kontrol)keamanan, dan
pemisahan fungsi, dalam Kantor sebaiknya cukup dibuat)terdapat ( bilik
untuk Management dan Keuangan, serta ! ruang agak besar untuk
administrasi umum dan penerimaan tamu atau ruang pertemuan yang
cukup dibatasi meja)lemari. Bila Kantor belum terdapat pemisahan maka
biaya pembuatan bilik berkisar antara &%$ juta rupiah.
I.& Pendingin "uangan (Air Conditioner).
+ntuk daerah di Kabupaten Musi Banyuasin yang relatif panas, sebaiknya
dibuatkan instalasi Pendingin "uangan pada setiap bilik. Kebutuhan ,-
cukup ( buah, satu buah di ruang ,dministrasi +mum)Pertemuan,
lainnya dibuatkan ditengah%tengah diantara ruang Management dan
ruang Keuangan dengan membuat lubang .entilasi agar ,- dapat
terpasang. Masing%masing ,- berkekuatan ! PK dengan harga sekitar (,/
juta rupiah perbuah, ditambah ! buah 01hause 2an ! buah untuk
mengeluarkan debu)asap, dengan harga sekitar ('' ribu rupiah.
I./ 3istrik 4 ,ir.
3istrik digunakan agar dapat menampung daya atas kapasitas peralatan
elektronik terpasang seperti beberapa unit Personal -omputer, mesin
2a1)-opy, dan lain%lain, sehingga dibutuhkan 5aya 6erpasang sekitar
diatas &''' watt. 5aya listrik ini biasanya sudah ada pada saat Kantor
disewa, namun apabila daya listrik yang sudah ada belum cukup maka
dibutuhkan penambahan 5aya 3istrik dengan ongkos sekitar ! juta
rupiah.

II. Transportasi.
II.! Kendaraan Mobil ! unit, untuk menunjang efekti*tas pekerjaan dimana
lokasi Proyek, Kantor, dan Perusahaan Pelaksana berada pada tempat
yang terpisah, serta kebutuhan hubungan antar instansi lainnya.
Mengingat jangka waktu proyek yang relatif diatas ! tahun, bila
menggunakan kendaraan sewa maka biaya rutin perbulan akan
memberatkan bahkan secara keseluruhan pada akhir proyek total biaya
sewa kendaraan akan melebihi #arga Pembelian kendaraan. Sehingga
dalam hal ini akan lebih efesien membeli kendaraan dengan harga
sekitar 7' juta rupiah namun pada akhir proyek kendaraan tsb masih
punya nilai jual yang baik, dengan kata lain masih akan didapat cash
back dari penjualan Mobil tersebut.
II.( Kendaraan Motor ! unit, dengan pertimbangan sama seperti point 8I.!,
maka kebutuhan mobilitas pekerjaan dapat terpenuhi, seperti akti*tas
Stock -ontroller, ,dministrasi, dan 9eneral ,:airs. Kendaraan ini
dibutuhkan dengan harga sekitar !' juta rupiah.
III. Alat Komunikasi.
Setidaknya dibutuhkan ( lines 6elepon, terdiri dari 6elepon untuk komunikasi
langsung dan line untuk 2aksimile untuk kelancaran pengiriman dan
penerimaan surat%surat serta dokumen perusahaan. 3ine 6elepon ini biasanya
Proyek Pengembangan Pasar Induk Kabupaten Musi Banyuasin Palembang
Kebutuhan Sarana dan Pendanaan Kantor
Page 2 of 5
sudah tersedia pada saat Kantor disewa, namun biasanya hanya terdapat !
line. +ntuk penambahan line mengingat akan memakan waktu, sebaiknya
digunakan 6elkom 2le1i yang relatif hemat dengan harga sekitar !,( juta
rupiah, sehingga line 6elepon yang sudah ada dipakai untuk mesin 2aksimile.
IV. Mesin Aplikasi.
I8.! Personal -omputer, dibutuhkan sebanyak & unit dengan harga per unit
sekitar /,$ juta rupiah. P- ini diperlukan secara fungsional bagi
Manager 4 Kepala ,kunting)Keuangan, Keuangan, 3egal, Personalia,
+mum, dan Kesekretariatan.
I8.( Mesin 2otocopy, 2a1, dan Printer Komputer, semua dalam satu unit
merk -anon atau 0pson, dimaksudkan agar in.estasi yang dilakukan
lebih efesien, dengan harga sekitar / juta rupiah.
V. Furniture dan Peralatan Kantor.
8.! Meja Kerja, kebutuhannya disesuaikan dengan jumlah personil yang
relatif rutin memanfaatkan meja untuk akti*tas kerjanya, sebanyak ;
buah. <ang dibutuhkan adalah Meja Kerja knock%down dengan harga
sekitar ($' ribu rupiah per buah.
8.( Kursi, dibutuhkan Kursi Putar sebanyak / buah untuk mendukung
mobilitas bergerak dari Meja Kerja ke Komputer, dengan harga sekitar
(=$ ribu rupiah per buah, serta Kursi Besi 3ipat merk -hitose sebanyak
= buah dengan harga sekitar !(' ribu per buah yang diperuntukkan
bagi Personil Staf sebanyak $ orang, dan interaksi dengan 6amu di
depan Meja Kerja sebanyak ( buah.
8.& Meja 6amu, ! set dengan harga sekitar !,$ juta rupiah.
8./ 2illing -abinet, untuk penyimpanan arsip sistem / laci sebanyak ( buah
dengan harga sekitar ;'' ribu rupiah per buah, dan 3emari
,rsip)Perbekalan),6K sistem ( pintu sebanyak ( buah dengan harga
sekitar ! juta rupiah per buah.
8.$ Brankas)Sa.ing Bo1, untuk penyimpanan uang tunai)Kas di 6angan !
buah dengan harga sekitar !$' ribu rupiah.
8.7 3emari Plastik / laci untuk perbekalan >?ce Boy berupa bahan%bahan
sanitasi dan atau kopi, teh, gula dsb, sebanyak ! buah dengan harga
sekitar ;' ribu rupiah.
8.= @hite Board, ! buah dengan harga sekitar !'' ribu rupiah per buah.
8.; 5ispenser, ! buah dengan harga sekitar ($' ribu rupiah, plus gallon air
( buah dengan harga sekitar /$ ribu rupiah per buah.
VI. Personil Kantor.
Kebutuhan akan personil kantor didasarkan pertimbangan besarnya proyek
yang harus ditangani, rentang kendali atas proses interaksi organisasi proyek,
serta bobot)materi pekerjaan itu sendiri. Berdasarkan Struktur >rganisasi
>?ce 5epartment terlampir, maka setidaknya dibutuhkan A orang personil di
posisi sbb
Manager)Pimpinan Kantor ! orang
Kepala ,kunting)Keuangan ! orang
Staf 3egal 4 Persum ! orang
Staf ,kunting ! orang
Staf Keuangan ! orang
Stock -ontroller ! orang
,dministrasi)Kesekretariatan ! orang
+mum)>?ce Boy ! orang
Satpam)Security ! orang
Bumlah A orang
Bumlah kebutuhan Personil Kantor sebanyak A orang tiap bulan adalah !;,;
juta rupiah.
Proyek Pengembangan Pasar Induk Kabupaten Musi Banyuasin Palembang
Kebutuhan Sarana dan Pendanaan Kantor
Page 3 of 5
VII. Administrasi Ruma! Tangga Kantor.
8II.! Barang -etakan.
Barang -etakan ini adalah pembuatan 2ormulir 4 Cota%nota dalam
proses akti*tas kantor yang bersifat rutin, serta membutuhkan
tembusan bagi beberapa bagian di lingkungan perusahaan sebagai
salah satu perangkat kontrol yang bersifat administratif. 5engan
kebutuhan sekitar !' jenis form tercetak dan rata%rata per jenis cetakan
seharga !$' ribu rupiah maka dibutuhkan dana untuk barang cetakan
sekitar !,$ juta rupiah.
8II.( ,lat 6ulis Kantor dan Kesekretariatan.
,6K berupa berbagai jenis kertas, perlengkapan tulis, stationery, tinta
printer, map, dan sebagainya, serta kebutuhan Kesekretariatan seperti
biaya surat%menyurat, paket, benda pos, materai, dan sebagainya,
merupakan biaya rutin yang akan timbul setiap bulan sampai akhir
masa proyek. +ntuk itu diprediksikan anggaran ini akan mencapai /''
ribu rupiah per bulan.
8II.& BBM, 6ransport 4 ,komodasi.
BBM diperlukan untuk operasional kendaraan kantor baik dalam bentuk
Bensin, 6ol, maupun Parkir, atas mobilitas baik ke proyek, keperluan
administrasi kantor, maupun instansi%instansi tertentu. Sedangkan
biaya 6ransport 4 ,komodasi disiapkan sebagai anggaran kebutuhan
Perjalanan 5inas keluar kota)daerah atas dikeluarkannya Surat
Perjalanan 5inas selama satu bulan, secara rutin sampai akhir masa
proyek. Sebagai antisipasi, nilai BBM, 6ransport 4 ,komodasi dalam
satu bulan adalah ( juta rupiah.
8II./ Perbaikan)Maintenance.
Biaya Pemeliharaan)Perbaikan diperlukan baik untuk mengantisipasi
kerusakan yang terjadi pada peralatan dan instalasi kantor yang ada,
serta pemeliharaan rutin atas kendaraan kantor seperti ganti oli, rem,
kopling, dan sebagainya. Biaya ini diestimasikan akan keluar secara
rutin sampai akhir masa proyek, dengan kebutuhan perbulan
diharapkan tidak akan lebih dari &'' ribu rupiah.
8II.$ 0ntertainment)Sumbangan.
Selama proses pelaksanaan proyek, dimungkinkan terjadi
permintaan)sumbangan dana dari berbagai pihak baik instansi,
perorangan, resmi maupun tidak, yang semuanya secara langsung
bertujuan demi kelancaran pelaksanaan proyek. +ntuk itu perlu
disiapkan anggaran untuk mengantisipasi munculnya biaya tersebut,
yang diharapkan tidak akan melebihi $'' ribu rupiah tiap bulan.
8II.7 Pajak)"etribusi)Perijinan.
Biaya ini disiapkan sebagai antisipasi adanya pungutan%pungutan pajak,
retribusi, atau perijinan sesuai kondisi yang ada di lokasi)lingkungan
kantor, baik insidentil maupun yang rutin selama masa proyek
sedemikian rupa sehingga kesiapan dana diharapkan tidak aakan lebih
dari $'' ribu rupiah tiap bulan.
8II.= ,ir Mineral 4 "umah 6angga Kantor.
+ntuk kebutuhan sehari%hari selama jam kerja kantor, dianggarkan air
minum dalam gallon 5ispenser yang tersedia. 5isiapkan dua gallon air
setiap pembelian dengan harga berikut gallon /$ ribu per gallon. Satu
bulan kebutuhan air minum diperkirakan ; gallon. Sedangkan untuk
konsumsi cukup dengan gula, kopi, teh, kue, dan sejenisnya, sehingga
diperkirakan kebutuhan air mineral dan rumah tangga kantor dalam
bulan pertama adalah A' ribu ditambah enam kali !' ribu ditambah
!'' ribu untuk rumah tangga menjadi ($' ribu rupiah.
8II.; Kebersihan)Sanitasi.
Bahan)alat kebersihan)sanitasi yang dibutuhkan seperti sabun cuci,
sabun mandi, detergen, lap, sapu, kain pel, dsb dianggarkan tiap bulan
sebesar $' ribu rupiah.
8II.A -adangan Kas Kecil.
Proyek Pengembangan Pasar Induk Kabupaten Musi Banyuasin Palembang
Kebutuhan Sarana dan Pendanaan Kantor
Page " of 5
-adangan Kas ini dibutuhkan untuk mengantisipasi kebutuhan%
kebutuhan kantor yang nilainya kecil dan tidak terduga)mendesak
sampai dapat digantikan dengan dilakukannya prosedur pengajuan kas
secara normal. Secara konstan dalam setiap bulan nilai -adangan Kas
Kecil ini akan selalu ada sebesar $'' ribu rupiah.
VIII. Rekening Rutin.
"ekening ini adalah pembayaran rekening%rekening 3istrik,
6elepon)Komunikasi, dan ,ir)P5,M yang menjadi beban yang harus dibayar
tiap bulan. 5alam bulan pertama mungkin tidak ada pembayaran rekening,
sampai pada bulan%bulan berikutnya secara rutin dianggarkan beban 3istrik
sebesar 7'' ribu rupiah, 6elepon)Komunikasi !,$ juta rupiah, dan ,ir)P5,M (''
ribu rupiah perbulan.
"ekapitulasi Kebutuhan Sarana dan Pendanaan Kantor
D periode operasional bulan pertama E
Proyek Pengembangan Pasar Induk Kabupaten Musi Banyuasin Palembang
Kebutuhan Sarana dan Pendanaan Kantor
Page 5 of 5
I. >?ce Space F"uang PerkantoranG.
I.! Sewa "uang Kantor HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH. ('.'''.''' "p
I.( "eno.asi)Pembuatan Sekat "uang HHHHHHHHHHH $.'''.''' "p
I.& ,ir -onditioner ( unit I 01hause 2an ! unit HHHHHHHHHHHH $.'''.''' "p
I./ Penambahan 5aya 3istrik HHHHHHHHHHHHHHH !.'''.''' "p
6otal I HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH &!.'''.''' "p
II. 6ransportasi.
II.! Kendaraan Mobil, ! unit HHHHHHHHHHHHHHHHH. 7'.'''.''' "p
II.( Kendaraan Motor, ! unit HHHHHHHHHHHHHHHHH!'.'''.''' "p
6otal II HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH='.'''.''' "p
III. ,lat Komunikasi.
III.! 3ine 6elepon, 6elkom 2le1i 4 Pesawat HHHHHHHHHHHHHHHH. !.(''.''' "p
6otal III HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH !.(''.''' "p
I8. Mesin ,plikasi.
I8.! Personal -omputer, & unit J"p /.$''.''' HHHHHHHHHHHH.. !&.$''.''' "p
I8.( Mesin 2otocopy, 2a1, Printer, dlm ! unit HHHHHHHHHHH /.'''.''' "p
6otal I8 HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH!=.$''.''' "p
8. 2urniture, Peralatan, 4 Perlengkapan Kantor.
8.! Meja Kerja, ; buah J"p ($'.''' HHHHHHHHHHHHHHHHHHHH.. (.'''.''' "p
8.( Kursi Putar, / buah J"p (=$.''' HHHHHHHHHHHH. !.!''.''' "p
Kursi 3ipat -hitose, = buah J"p !('.''' HHHHHHH.. ;/'.''' "p
8.& Meja 6amu, ! set HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH. !.$''.''' "p
8./ 2illing -abinet / laci, ( buah J"p ;''.''' HHHHHHHH.. !.7''.''' "p
2illing -abinet ( pintu, ( buah J"p !.'''.''' HHHHHHHH.. (.'''.''' "p
8.$ Brankas)Sa.ing Bo1, ! buah HHHHHHHHHHHHHHHH. !$'.''' "p
8.7 3emari Plastik / laci, ! buah HHHHHHHHHHHHHH.. ;'.''' "p
8.= @hiteboard, ! buah HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH.!''.''' "p
8.; 5ispenser, ! buah HHHHHHHHHHHHHHHHHHHH. ($'.''' "p
6otal 8 HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH A.7('.''' "p
8I. Personalia.
8I.! A orang personil HHHHH.HHHHHHHHHHHHH !;.;''.''' "p
6otal 8I HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH!;.;''.''' "p
8II. ,dministrasi 4 "umah 6angga Kantor.
8II.! Barang -etakan HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH. !.$''.''' "p
8II.( ,6K 4 Kesekretariatan HHHHHHHHHHHHHHHHHHH. /''.''' "p
8II.& BBM, 6ransport 4 ,komodasi HHHHHHHHHHHHHH. (.'''.''' "p
8II./ Perbaikan)Maintenance HHHHHHHHHHHHHHHHH.. &''.''' "p
8II.$ 0ntertainment)Sumbangan HHHHHHHHHHHHHHH. $''.''' "p
8II.7 Pajak)"etribusi)Perijinan HHHHHHHHHHHHHHHH.. $''.''' "p
8II.= ,ir Mineral 4 "umah 6angga HHHHHHHHHHHHHH ($'.''' "p
8II.; Kebersihan)Sanitasi HHHHHHHHHHHHHHHHHHH.. $'.''' "p
8II.A -adangan Kas Kecil HHHHHHHHHHHHHHHHHHH.. $''.''' "p
6otal 8II HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH7.'''.''' "p
8III. -o.er Biaya, !'K dari 6otal Biaya HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH !$./!(.''' "p
6otal Kebutuhan Sarana 4 Pendanaan Kantor HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH 1#$.532.%%% Rp
&er'anto (etia!ard)a
,kunting)Keuangan