30

BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Profil Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT Sinar Inti Telaga resmi berdiri pada tahun 1986, merupakan pengembangan
dari usaha perorangan di bidang jasa penyewaan mobil. Karena perkembangan
perusahaan ini yang begitu pesat, maka pada tahun 1990 resmi berganti nama menjadi
PT Serasi Autoraya dengan brand image yang dibawanya adalah TRaC (Toyota Rent a
Car) dengan jumlah unit sebesar 700 unit. Pada tahun 1993 PT Serasi Autoraya ber-
affiliasi dengan Astra dan merubah brand image-nya menjadi TRaC Astra Rent a Car.
Seiring dengan perubahan brand image tersebut maka bisnis usahanyapun berkembang
menjadi jasa penyewaan jangka pendek, jasa penyewaan jangka panjang, dan penjualan
mobil bekas. J umlah unitnya pun sekarang sudah berkembang sampai lebih dari 8000
unit.
3.1.2 Visi Dan Misi Perusahaan
Visi
Menjadi perusahaan berkelas dunia dibidang jasa transportasi darat.
31

Misi
Memuaskan para pelanggan, dengan menyediakan jasa berkualitas baik, yang
memenuhi standar tertinggi dari kepuasan pelanggan dan karyawan, serta selalu
berusaha meningkatkan nilai pemegang saham.
3.1.3 Owner
Kepemilikan saham PT Serasi Autoraya murni 100 % dipegang oleh PT Astra
International, Tbk.
3.1.4 Perkembangan Bisnis
Saat ini PT Serasi Autoraya telah memiliki jaringan kerjasama pada hampir
seluruh wilayah di Indonesia dengan 19 branch, 22 sub branch, dan 222 service and
maintenance workshops. Selain itu untuk mendukung eksistensinya PT Serasi Autoraya
saat ini sudah memiliki beberapa anak perusahaan yang juga bergerak dibidang jasa
transportasi antara lain PT Daya Mitraserasi, PT Serasi Transportasi Nusantara, PT
United Mobil90, dan PT Toyofuji Serasi Indonesia.
3.1.5 Struktur Organisasi
Berikut ini adalah struktur organisasi kantor pusat dan cabang PT Serasi
Autoraya periode tahun 2006:
32


Gambar 3-1 Struktur Organisasi Kantor Pusat PT Serasi Autoraya, periode tahun 2006
(Sumber : PT Serasi Autoraya tahun 2006)


33





Gambar 3-2 Struktur Organisasi Kantor Cabang PT Serasi Autoraya, periode tahun 2006 (Sumber : PT Serasi Autoraya tahun 2006)
34

3.1.6 Tugas Dan Wewenang
PT Serasi Autoraya memiliki divisi IT yang bertanggung jawab untuk
mendukung kelancaran bisnis PT Serasi Autoraya disisi pemanfaatan teknologi dan
informasi. Divisi IT sendiri mempunyai sub-departemen yang masing-masing
mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:
1. IT Operational Departemen.
Gambaran tugas secara umum:
Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan IT Operational dengan melakukan
konsolidasi pekerjaan terhadap IT Maintenance dan IT Development baik
hardware maupun software sehingga dapat memenuhi kebutuhan user dan
berjalan sesuai prosedur yang berlaku.
Wewenang dari departemen ini adalah:
a. Menerima atau menolak requirement baik berupa kategori change
request ataupun kategori project baik hardware ataupun software dari
user.
b. Menentukan scope pekerjaan dari IT Maintenance dan IT Development.
2. IT Maintenance Sub-Departemen
Gambaran tugas secara umum:
Bertanggung jawab penuh untuk melakukan pekerjaan maintenance, kontrol dan
monitoring, serta troubleshooting setiap problem baik hardware ataupun
software, bertanggung jawab terhadap kontrol User Request Form untuk
35

kemudian disebut URF, yang masuk dengan kategori change request, dan
melakukan konsolidasi pekerjaan terhadap bagian:
a. Infrastructure, bertanggung jawab penuh terhadap tugas maintenance,
kontrol monitoring, memberikan laporan dari hasil monitoring kepada IT
Maintenance Supervisor dan melakukan troubleshooting area network
link communication, dan hardware client device, serta sebagai IT PIC
yang bertanggung jawab terhadap URF.
Wewenang bagian ini adalah memberikan usulan pengembangan
hardware client device, network link communication dan memberikan
masukan kepada IT Development terkait dengan project yang sedang
dikerjakan.
b. System application, bertanggung jawab dan melakukan troubleshooting
terhadap user problem dalam penggunaan aplikasi yang diterapkan di
perusahaan, dan sebagai IT PIC yang bertanggung jawab terhadap URF.
Wewenang bagian ini adalah memberikan usulan pengembangan yang
berkaitan dengan aplikasi yang diterpakan di perusahaan dan memberikan
masukan kepada IT Development terkait dengan project yang sedang
dikerjakan.
c. System administrator, bertanggung jawab untuk melakukan kontrol
monitoring terhadap seluruh hardware dan software server, dan database
yang digunakan, memberikan pelaporan dari hasil monitoring kepada IT
36

Maintenance Supervisor, dan menjadi IT PIC yang bertanggung jawab
terhadap URF.
Wewenang bagian ini adalah memberikan usulan pengembangan
hardware dan software server, melakukan permintaan pembelian terkait
dengan hardware dan siftware server dan memberikan masukan kepada
IT Development terkait dengan project yang sedang dikerjakan.
Wewenang dari IT Maintenance Sub-Departemen ini adalah:
a. Memberikan masukan kepada IT Development berkenaan dengan project
yang sedang dikerjakan.
b. Meminta dan memberikan usulan pengembangan dari hardware ataupun
software yang dianggap sudah tidak layak atau sudah tidak mampu
mendukung bisnis perusahaan.
3. IT Development Sub-Departemen
Gambaran tugas secara umum:
Identifikasi kebutuhan baru dengan menggali informasi perkembangan bisnis
atau kebutuhan operasional untuk dilakukan pengembangan baik hardware atau
software, melakukan konsolidasi pekerjaan terhadap bagian Infrastructure
analyst, system application analyst, dan programmer serta bertanggung jawab
terhadap kontrol URF yang masuk dengan kategori project.
Wewenang dari sub-depatemen ini adalah:
a. Memberikan masukan dan usulan kepada manajemen untuk dilakukan
pengembangan sistem.
37

b. Menyetujui ataupun menolak apakah kebutuhan pengembangan sistem
sesuai dengan bisnis perusahaan.
4. IT QA and Helpdesk Sub-Departemen.
Gambaran tugas secara umum:
Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pengembangan, implementasi,
operasional dan pemeliharaan system informasi sesuai dengan standar kualitas
yang sudah ditetapkan.
Wewenang dari sub-departemen ini adalah:
a. Mengajukan usulan perbaikan kualitas hardware/software kepada IT
Manager.
b. Mengajukan audit khusus bila diperlukan dengan persetujuan IT
Manager.
5. IT Business Analyst and Technical Sub-Departemen
Gambaran tugas secara umum:
Membuat konsep pemanfaatan dan inovasi tekhnologi informasi yang layak
dikembangkan di perusahaan sesuai dengan nilai kompetisi bisnis perusahaan
yang optimal.
Wewenang dari sub-departemen ini adalah:
a. Mengetahui rencana tahunan strategi perusahaan.
b. Mengajukan usulan mengenai pengembangan tekhnologi informasi
kepada IT Manager.
38

c. Memberikan rekomendasi kepada IT Manager dalam hal penunjukan
konsultan IT.
6. IT Admin and Training Sub-Departemen.
Gambaran tugas secara umum:
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan kegiatan administrasi di IT Dept dan
pemenuhan kebutuhan barang IT baik di HO maupun di cabang serta mengelola
program training yang terkait dengan IT dept dalam rangka tertib administrasi
dan kelancaran operasional /komputasi perusahaan.
Wewenang dari sub-departemen ini adalah:
a. Menolak permintaan pembelian apabila masih ada stok atau tidak sesuai
dengan kebutuhan.
b. Mengusulkan penyelenggaraan program-program training yang terkait
dengan IT kepada IT Manager.
3.2 Analisis Sistem
3.2.1 System Definition
Suatu sistem yang terkomputerisasi dengan mengintegrasikan seluruh proses
yang dilakukan oleh semua objek dalam sistem dibutuhkan untuk mempercepat proses
penanganan change request dan project. Sistem yang dibutuhkan juga harus bisa
memanfaatkan keunggulan teknologi seperti teknologi email, teknologi web base, dan
teknologi database yang saling berkolaborasi untuk memonitor, mengendalikan, dan
mendukung proses penanganan change request dan project.
39

Gambaran sistematis dari sistem ini, dapat dilihat melalui FACTOR Analysis
adalah:
1. Functionality, meningkatnya pelayanan bagi kemajuan perkembangan bisnis dari
divisi IT PT. Serasi Autoraya, PT. Daya Mitraserasi, PT. Serasi Transportasi
Nusantara, PT. United Automobil90 dan PT. Toyofuji Serasi Indonesia.
2. Application Domain, melakukan proses pengajuan permintaan berupa URF,
proses assignment oleh IT Operasional, proses analisa dan pemberian solusi,
monitoring oleh atasan IT terkait dan user, approval, dan penilaian terhadap
penanganan permintaan user.
3. Condition, sistem ini digunakan oleh divisi IT untuk memonitor dan
mengendalikan change request dan project.
4. Technology, IT Collaboration Suite dibangun dengan mengkolaborasikan
beberapa keunggulan teknologi seperti teknologi email, teknologi web base, dan
teknologi database disamping kebutuhan hardware, dan infrastruktur.
5. Objects, semua personnel di divisi IT dan semua user di divisi diluar IT.
6. Responsibility, user dapat dengan mudah mengajukan requirement dan
memonitoring sejauh mana progress requirement tersebut dikerjakan, membantu
IT supervisor untuk memonitor dan mengendalikan perkembangan change
request dan project yang sedang dibangun pada divisi IT termasuk dalam
pemberian penilaian dari pertimbangan utilisasi setiap resource IT yang
bertanggung jawab terhadap change request dan project tersebut.
40

3.2.2 Context
Standarisasi aktifitas penggunakan IT Collaboration Suite diatur dalam working
instruction dan berlaku untuk semua user yang terlibat dalam aktifitas IT Collaboration
Suite. User-user yang terlibat adalah:
1. User Requester, yaitu Pemohon permohonan yang menyatakan bahwa benar
permohonannya adalah yang tertera dalam URF.
2. Process owner, yaitu Owner dari process bisnis yang berkaitan dengan
permintaan yang menyatakan bahwa permohonan yang diminta mempunyai
benefit sesuai dengan apa yang tertera dalam bisnis benefit.
3. IT Manager, yaitu IT Manager menyetujui bahwa permintaan bisa dikerjakan.
4. IT Operation, yaitu IT Operation Assistant Manager yang menentukan area
responsibility dari User Requirement ( Development atau Maintenance ).
5. IT Supervisor, yaitu IT Development Supervisor atau IT Maintenance Supervisor
yang menyetujui bahwa secara teknis permintaan bisa dikerjakan dan
menentukan PIC-nya.
6. IT PIC/Project manager, yaitu resource IT yang ditunjuk untuk menyelesaikan
permohonan user dan menyatakan komitmen untuk mengerjakan dan
menyelesaikan user requirement tersebut.
7. IT Maintenance Supervisor, Supervisor dari PIC yang akan memaintain sistem
dan menyatakan bahwa benar rencana pekerjaan sudah disosialisasikan pada tim
maintenance.
41

8. IT maintenance PIC, yaitu user yang melakukan pekerjaan maintenance
hardware atau software hasil dari pengembangan project.
9. Working party/key user, yaitu orang-orang yang ditunjuk untuk melakukan suatu
pekerjaan.
10. Source person, yaitu orang-orang yang diharapkan bisa memberikan informasi
yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan.
11. Steering committee, Orang orang yang diharapkan bisa memberikan keputusan
keputusan apabila diperlukan keputusan manajemen.
42



Intranet
User
Requester
Process
Owner
IT Operation
IT Maintenance
Supervisor
IT Development
Supervisor
$ $
IT PIC
IT Manager
(1)download
URF
(1)analisis
approve, reject
URF
(1
)
a
n
a
lis
is
a
p
p
ro
v
e
, re
je
c
t
URF
(1)analisis,
approve
(1)analisis,
approve
URF
project
URF
CR
(1)assign
URF
project
(1)assign
URF
CR
(1)need approve
URF
(2)download
proposal / solution plan
(2)analisis
approve
solution
plan
(2)analisis
approve
proposal
(2)analisis,
approve
proposal
(2)analisis,
approve
solution
plan
(2)analisis,
approve:
proposal / solution
plan
(2)analisis, approve
proposal / solution plan
(3)download completion form
Completion
form
IT Maintenance
PIC
(3)approve
completion
(3)approve
completion
(3)approve
completion
(3)serah terima,
approve
completion
Jika URF project, perlu
dilakukan testing yang
melibatkan Maintenance
PIC


Setelah completion perlu
dilakukan proses penilaian

Perlu addendum
proposal
Completion
form
Completion
form



Gambar 3-3 Tata laksana prosedur berjalan


43

Pada gambar Rich Picture diatas, dapat diketahui bahwa sistem yang berjalan
saat ini adalah semua dokumen yang meliputi URF, Form Solution Plan, Form proposal,
dan Completion Form telah di-upload dan tersedia di intranet portal untuk memudahkan
user dalam mengambil dokumen. User akan memulai proses pengajuan requirement
berupa change request atau project dengan men-download dokumen URF kemudian
diisi secara manual detil dari permintaan. Setelah semua terisi URF kemudian diajukan
kepada Process Owner untuk dilakukan approval. Process Owner memiliki wewenang
untuk menyetujui dan menolak atau memperbaiki jika dirasa URF tersebut belum sesuai.
Dari process owner URF akan diberikan ke bagian IT Operation untuk dilakukan
approval. IT Operation juga memiliki wewenang untuk melakukan approval dan reject
jika memang URF tersebut tidak layak untuk diajukan. Dari bagian IT Operation, URF
tersebut akan di-assign ke IT Development Supervisor jika memang termasuk kategori
project, dan ke bagian IT Maintenance Supervisor jika termasuk dalam kategori change
request.
Kategori Project
Setelah dilakukan analisis lebih lanjut, maka proses berikutnya adalah IT
Development Supervisor akan menunjuk IT PIC dari IT Development sub-departemen
yang nantinya sebagai orang yang bertanggung jawab menyelesaikan URF tersebut.
Kemudian proses terakhir adalah approval oleh IT Manager. Rangkaian proses ini
dikelompokan dalam URF Process. Dari proses ini akan dilanjutkan dengan proses
selanjutnya yaitu Proposal Process. Proposal Process adalah proses yang diawali
dengan pembuatan rencana solusi oleh IT PIC terkait dengan URF yang diajukan. IT
PIC akan men-download dokumen proposal dari intranet dan diisi detil solusi yang akan
44

diberikan, resource, budget jika ada. Apabila dalam pengerjaan project ini IT PIC
memerlukan tim, maka berhak meminta tambahan resource berupa source person
ataupun working party, dan bisa berasal dari internal IT ataupun dari user divisi lain. IT
PIC juga bisa meminta approval dari pihak manajemen perusahaan jika ternyata dalam
project-nya dibutuhkan Steering Committee. Approval dan analisis lebih lanjut akan
dilakukan oleh IT Development Supervisor dan IT Operation. Sampai proses ini
dokumen proposal bisa terus dilakukan revisi jika memang belum sesuai. Approval
terakhir akan dilakukan oleh IT Manager dan Process Owner jika memang sudah
mendapatkan solusi terbaik. Proses selanjutnya adalah Completion Process. Completion
Process ini tentunya dilakukan jika memang IT PIC telah menyelesaikan URF dan pihak
user telah menerima dan menyatakan bahwa URF telah selesai dikerjakan. IT PIC akan
men-download completion form dari intranet dan diisi lengkap langkah-langkah
penyelesaiannya dan kemudian dilakukan proses approval oleh IT Development
Supervisor dan IT Operation.
Kategori Change Request
Proses ini hampir sama seperti kategori project, hanya saja proses change
request dilakukan oleh IT Maintenance Sub-Departemen. Proses diawali dari assignment
yang dilakukan oleh IT Operation kepada IT Maintenance Supervisor. IT Maintenance
Supervisor akan melakukan analisis lebih lanjut dan akan menunjuk IT PIC dari IT
Maintenance Sub-Departemen yang nantinya sebagai orang yang bertanggung jawab
menyelesaikan URF tersebut. Kemudian proses terakhir adalah approval oleh IT
Manager. Rangkaian proses ini dikelompokan dalam URF Process. Dari proses ini akan
dilanjutkan dengan proses selanjutnya yaitu Solution Plan Process. Solution Plan
45

Process adalah proses yang diawali dengan pembuatan rencana solusi oleh IT PIC
terkait dengan URF yang diajukan. IT PIC akan men-download dokumen solution plan
dari intranet dan diisi detil solusi yang akan diberikan dan permohonan budget jika ada.
Approval dan analisis lebih lanjut akan dilakukan oleh IT Maintenance Supervisor dan
IT Operation. Sampai proses ini dokumen solution plan bisa terus dilakukan revisi jika
memang belum sesuai. Approval terakhir akan dilakukan oleh IT Manager dan Process
Owner jika memang sudah mendapatkan solusi terbaik. Proses selanjutnya adalah
Completion Process. Completion Process ini tentunya dilakukan jika memang IT PIC
telah menyelesaikan URF dan pihak user telah menerima dan menyatakan bahwa URF
telah selesai dikerjakan. IT PIC akan men-download completion form dari intranet dan
diisi lengkap langkah-langkah penyelesaiannya dan kemudian dilakukan proses
approval oleh IT Maintenance Supervisor dan IT Operation.
Dokumentasi yang berjalan pada sistem saat ini, adalah:
1. URF, digunakan oleh seluruh user untuk mengajukan permintaan kepada divisi
IT yang sifatnya berupa penambahan, pengembangan, ataupun perubahan. Form
ini berisi detil permintaan.
2. Solution Plan Form, form ini diajukan oleh PIC dari divisi IT yang telah ditunjuk
untuk bertanggung jawab dalam menyelesaikan permintaan user. Form ini berisi
perencanaan detil mulai dari budget yang dibutuhkan jika ada, resource yang
akan digunakan, estimasi waktu penyelesaian.
3. Completion Form, form ini diajukan oleh PIC dari divisi IT yang bertanggung
jawab dalam menyelesaikan permintaan user. Form ini digunakan untuk
menyatakan bahwa permintaan sudah selesai dikerjakan.
46

3.2.3 Analisis Lingkungan Strategis
3.2.3.1 Analisis Lingkungan Internal (ALI)
1. Strength (Kekuatan)
a. Banyak terjadi permintaan perubahan aplikasi maupun pengajuan aplikasi
baru (enhancement baru)
b. Potensi staf IT yang kompeten dibidang IT
c. Letak geografis perusahaan yang mempunyai cabang yang tersebar
diseluruh Indonesia
d. Sumber Daya Manusia yang ada diperusahaan yang sudah banyak
mengenal komputer dan sistem
e. Sifat ketergantungan user terhadap IT
2. Weaknesses (Kelemahan)
a. User yang lebih menyukai sistem dijalankan manual
b. Kegiatan perubahan dan project masih lamban dan bersifat subsistem
c. Infrastuktur untuk aplikasi web masih lemah
d. Pengajuan change request atau project dilakukan manual dan tidak
terkontrol
e. Isi dokumen belum lengkap dan tersebar kemana-mana
f. Pemakaian dana yang terus membengkak karena penggunaan telepon
47

3.2.3.2 Analisis Lingkungan Eksternal (ALE)
1. Opportunities (Peluang)
a. Adanya dukungan dana dari perusahaan
b. Adanya kebijakan perusahaan yang diberikan kepada divisi IT untuk
mengembangkan sistem yang ditujukan untuk mendukung operasional
perusahaan
c. Adanya dukungan yang diberikan oleh divisi lain untuk mengembangkan
sistem yang akan mempermudah proses pengajuan perubahan maupun
project
d. Divisi IT mempunyai jalinan kerjasama yang baik dengan banyak vendor
2. Threats (Kendala)
a. Kondisi geografi dan demografis sebagai kendala terhadap efisiensi dan
produktivitas pelayanan kepada user
b. Kondisi infrastruktur
c. Kurangnya Sumber Daya Manusia sebagai staf IT
d. Dokumentasi belum standar
3.2.3.3 Analisis Critical Success Factor
Beranjak dari kedua Analisis Lingkungan Internal (ALI) dan Analisis
Lingkungan Eksternal (ALE), maka dapatlah diasumsikan bahwa kekuatan dan peluang
yang mendukung serta mendorong percepatan proses pengajuan change request atau
project di PT Serasi Autoraya adalah:
48

1. Letak geografis perusahaan yang mempunyai cabang yang tersebar diseluruh
Indonesia
2. Sumber Daya Manusia yang ada diperusahaan yang sudah banyak mengenal
komputer dan sistem
3. Sifat ketergantungan user terhadap IT
4. Banyak terjadi permintaan change request maupun project
5. Adanya kebijakan perusahaan yang diberikan kepada divisi IT untuk
mengembangkan sistem yang ditujukan untuk mendukung operasional
perusahaan
6. Adanya dukungan yang diberikan oleh divisi lain untuk mengembangkan sistem
yang akan mempermudah proses pengajuan perubahan maupun project
Tabel 3-1 Analisis CSF

Dampak
Potensil
Urgensi
Isu
L Mo My L Mo My
Letak geografis perusahaan yang
mempunyai cabang yang tersebar
diseluruh Indonesia
x x
Sumber Daya Manusia yang ada
diperusahaan yang sudah banyak
mengenal komputer dan sistem
x x
Sifat ketergantungan user terhadap IT x x
49

Dampak
Potensil
Urgensi
Isu
L Mo My L Mo My
Banyak terjadi permintaan change
request maupun project
x x
Adanya kebijakan perusahaan yang
diberikan kepada divisi IT untuk
mengembangkan siste
x x
Adanya dukungan yang diberikan oleh
divisi
x x

Keterangan : L : Low
Mo : Moderate
My : Mayor

3.2.3.4 Analisis Strategik dan Pilihan
Berdasarkan hasil asumsi diatas, maka dilakukan analisis strategik dan pilihab
alternatif melalui analisis SWOT dan CSF, ditemukan potensi sebagai pendukung
pembangunan IT Collaboration Suite, meliputi:
1. Letak geografis perusahaan yang mempunyai cabang yang tersebar diseluruh
Indonesia
2. Sumber Daya Manusia yang ada diperusahaan yang sudah banyak mengenal
komputer dan sistem
3. Sifat ketergantungan user terhadap IT
50

4. Banyak terjadi permintaan change request maupun project
5. Adanya kebijakan perusahaan yang diberikan kepada divisi IT untuk
mengembangkan sistem yang ditujukan untuk mendukung operasional
perusahaan
6. Adanya dukungan yang diberikan oleh divisi lain untuk mengembangkan sistem
yang akan mempermudah proses pengajuan perubahan maupun project
3.2.4 Analisis Kebutuhan berdasarkan Fishbone Diagram
Sistem yang berjalan saat ini sebenarnya sudah mengakomodasi setiap proses
yang dilakukan dalam rangkaian pengajuan user requirement berupa change request
atau project dari mulai user mengajukan URF yang berisi deskripsi permintaan sampai
pada completion form yang menyatakan bahwa permintaan sudah selesai dikerjakan.
Proses-proses yang dilakukan dalam sistem yang berjalan saat ini secara umum
bertujuan untuk mempercepat proses penanganan user requirement baik berupa change
request atau project. Seperti dalam Gambar 3-5 Fishbone Diagram, bahwa terdapat
empat hal utama yang harus dipenuhi untuk mencapai tujuan tersebut, meliputi:
1. Proses yang berkaitan dengan dokumentasi
Proses ini sangat penting karena digunakan untuk mengakomodasi kebutuhan
user requirement dan sebagai history dari user requirement. Beberapa hal yang
penting adalah:
a. Pembuatan setiap dokumen harus mampu menampung semua informasi
yang dibutuhkan sehingga tidak terjadi miss communication.
51

b. Adanya standarisasi dokumen, dalam hal ini standar dari sisi penomoran
dimana setiap dokumen akan selalu memiliki identitas nomor dan
dokumen yang masih dalam satu rangkaian bisnis proses akan saling
terkait, header dokumen, tabulasi dan margin setiap dokumen,
pencetakan dokumen, dan lain-lain. Dengan adanya standarisasi ini
tentunya
c. Tracking atau pelacakan dokumen sangat dimungkinkan apabila
standarisasi dokumen sudah terpenuhi. Akan tetapi hanya standarisasi
saja belum cukup untuk mampu melakukan tracking atau pelacakan
dokumen, karena itu diperlukan konsistensi dokumen dengan adanya
workflow.
d. Penyimpanan dan kolektifitas dokumen tentunya akan menjadi lebih baik
dan terstruktur dengan adanya standarisasi dokumen dan tersimpan
dalam suatu database management system.
2. Proses yang melibatkan user
Dalam proses ini terdapat beberapa hal diantaranya:
a. Kemudahan dalam hal pengisian dan pengajuan form yang dilakukan
oleh user.
b. Kemampuan yang dimiliki user untuk melakukan proses monitoring dari
user requirement yang telah diajukan, sehingga akan terjadi hubungan
timbal balik antara user dan divisi IT dan meminimalkan miss
communication.
52

3. Proses yang dilakukan oleh IT
Adalah proses assignment, approval, dan penanganan atau pengerjaan URF
sampai pada completion form sebagai akhir dari URF yang telah diajukan. Proses
ini meliputi beberapa hal diantaranya:
a. Proses assignment dan approval yang mudah dan cepat sehingga
penyelesaian akan tepat pada waktunya.
b. Kontrol dan proses monitoring terhadap user requirement yang masuk
dan utilisasi setiap resource IT sehingga pada waktu penilaian akan lebih
objective.
c. Setiap change request ataupun project yang telah selesai dikerjakan oleh
tim IT, pada akhirnya hasil dari pengerjaan change request dan project
tersebut harus melalui proses UAT dan completion. Hal ini dilakukan
untuk melakukan proses validasi dan verifikasi yang ditujukan untuk
menjaga kontinuitas dari hasil change request dan project tersebut.
4. Perangkat yang digunakan
Yaitu media yang digunakan dalam sistem, terdapat beberapa hal meliputi:
a. Pertimbangan dari media utama yang digunakan, dalam hal ini
pengembangan aplikasi berbasis web (web based application) dapat
digunakan sehingga seluruh proses akan dapat dilakukan dari web.
Penggunaan aplikasi berbasis web juga akan memudahkan dalam
implementasi dan pertimbangan kecepatan akses. Kertas sebagai media
53

konvensional bukannya tidak perlu, tetapi masih tetap digunakan untuk
keperluan pencetakan.
b. Investasi infrastruktur, tentunya infrastruktur mutlak diperlukan untuk
mendukung penerapan aplikasi.
Dari keempat hal utama diatas dapat disimpulkan bahwa perusahaan menghadapi
masalah-masalah berikut:
a. Masalah yang berhubungan dengan kurangnya informasi dari setiap dokumen
termasuk informasi tambahan jika terjadi perubahan requirement.
b. Tidak adanya standarisasi dokumen
c. Ketidakmampuan untuk melakukan tracking dokumen
d. Tidak adanya proses monitoring yang dilakukan oleh user terhadap user
requirement yang telah diajukan
e. Penggunaan kertas sebagai media utama dalam sistem yang berjalan saat ini
f. Bagaimana manajemen IT dapat mengetahui utilisasi dari setiap resource IT
g. Kebutuhan akan kontinuitas setiap hardware maupun software yang
diimplementasikan di PT Serasi Autoraya.

54


Gambar 3-4 Fishbone Diagram
55

3.2.5 Analisis Kebutuhan berdasarkan Hasil Questioner
Pembuatan questioner ini dimaksudkan dalam rangka mendapatkan data-data
yang lebih akurat dan obyektif tentang kelayakan pengembangan sistem yang sedang
berjalan saat ini sekaligus untuk mendukung analisis sistem yang sedang berjalan saat
ini. Questioner ini terdiri dari dua, yang ditujukan untuk user diluar divisi IT yang
berada di kantor pusat, kantor cabang, maupun anak perusahaan dan ditujukan untuk
orang dalam divisi IT.
3.2.5.1 Hasil Questioner User
Questioner ini terdiri dari 4 pertanyaan dengan jumlah responden sebanyak 85
orang dan diperoleh hasil adalah sebagai berikut:
1. Apakah anda merasa kesulitan dalam mengajukan URF saat ini ?
72%
28%
Sulit
Tidak sulit


Gambar 3.5 Presentase J awaban Questioner User Pertama


Menunjukkan bahwa saat ini kebanyakan responden merasa kesulitan dalam
mengajukan URF (72%) dan yang menjawab tidak kesulitan sebanyak (28%).

56

2. Apakah saat ini Anda mengalami kesulitan dalam memantau status
requirement Anda ?
79%
15%
6%
Sangat sulit
Tidak sulit
Tidak tahu


Gambar 3.6 Presentase J awaban Questioner User Kedua


Menunjukkan bahwa responden merasa sangat kesulitan dalam memantau status
requirementnya (79%), sebanyak (15%) merasa tidak kesulitan, dan yang menjawab
tidak tahu sebanyak (6%).
3. Apakah Anda perlu mengetahui status requirement Anda ? (sampai sejauh
mana dikerjakan)
83%
13%
4%
Perlu
Tidak perlu
Tidak tahu


Gambar 3.7 Presentase J awaban Questioner User Ketiga


57

Menunjukkan bahwa setiap responden perlu mengetahui status requirement-nya
sebanyak (83%), yang menjawab tidak perlu sebanyak (13%), dan yang menjawab tidak
tahu sebanyak (4%).
4. Apakah proses pengajuan URF saat ini sudah jelas ?
21%
74%
5%
Cukup jelas dan
memadai
Perlu ditingkatkan
Tidak tahu


Gambar 3.8 Presentase J awaban Questioner User Keempat


Menunjukkan bahwa sebagian besar responden saat ini menyatakan bahwa
proses pengajuan URF perlu ditingkatkan (79%), dan yang menjawab cukup jelas dan
memadai (15%), dan yang menjawab tidak tahu (6%).
3.2.5.2 Hasil Questioner Staf IT
Questioner ini terdiri dari 6 pertanyaan dengan jumlah responder sebanyak 35
orang dan diperoleh hasil sebagai berikut:
1. Apakah informasi dari form URF saat ini sudah cukup jelas menggambarkan
requirement dari user ?
58

17%
77%
6%
J elas
Tidak jelas
Tidak tahu


Gambar 3.9 Presentase J awaban Questioner Staf IT Pertama


Menunjukkan bahwa saat ini informasi dalam form URF tidak jelas
menggambarkan requirement dari user (77%), menjawab sudah jelas (17%), dan
menjawab tidak tahu (6%).
2. Apakah dalam pengajuan approval memerlukan respon yang lama dari
atasan?
74%
26%
0%
Ya
Tidak
Tidak tahu


Gambar 3.10 Presentase J awaban Questioner Staf IT Kedua


(74%) responden menjawab ya, menjawab tidak (26%), dan menjawab tidak tahu
(0%), menunjukkan bahwa sebagian besar responden menyatakan proses pengajuan
approval memerlukan respon yang lama dari atasan.
59

3. Apakah dalam mengerjakan requirement memerlukan koordinasi dengan tim
IT yang lain, entah sebagai source person, working party ?
97%
0%3%
Perlu
Tidak perlu
Tidak tahu


Gambar 3.11 Presentase J awaban Questioner Staf IT Ketiga


Menunjukkan bahwa dalam mengerjakan requirement memerlukan koordinasi
dengan tim IT lain (97%), menjawab tidak perlu (0%), dan menjawab tidak tahu (3%).
4. Apakah dokumentasi selalu disimpan oleh IT PIC masing-masing setelah
requirement selesai dikerjakan ?
100%
0%
0%
Ya
Tidak
Tidak tahu


Gambar 3.12 Presentase J awaban Questioner Staf IT Keempat


Yang menjawab ya sebanyak (100%), menjawab tidak (0%), dan menjawab tidak
tahu (0%), menunjukkan bahwa dokumentasi selalu disimpan oleh IT PIC.
60

5. Apakah dokumen tersebut sering terselip, tercecer, atau hilang saat
dibutuhkan kembali ?
60%
40%
0%
Ya
Tidak
Tidak tahu


Gambar 3.13 Presentase J awaban Questioner Staf IT Kelima


Menjawab ya sebanyak (60%), dan menjawab tidak (40%), dan menjawab tidak
tahu (0%) ,menunjukkan bahwa sebagian besar responden menyatakan bahwa
dokumentasi yang disimpan sering terselip, tercecer, atau hilang saat diperlukan.
6. Apakah anda merasa kerepotan dalam menyimpan dokumen tersebut ?
74%
23%
3%
Ya
Tidak
Tidak tahu


Gambar 3.14 Presentase J awaban Questioner Staf IT Keenam


61

Menunjukkan bahwa sebagian besar responden merasa kerepotan dalam
menyimpan dokumen, menjawab ya sebanyak (74%), menjawab tidak (23%), dan
menjawab tidak tahu (3%).
Kesimpulan dari hasil questioner, rata-rata sekitar 68,75% user menyatakan
bahwa:
1. Merasa kesulitan dalam mengajukan URF.
2. Saat ini sangat sulit untuk mengetahui status dari requirement tersebut.
3. User perlu sekali mengetahui status dari requirement yang sudah diajukan.
4. Proses pengajuan URF saat ini tidak jelas dan perlu ditingkatkan.
Dan kesimpulan hasil questioner dari tim IT, dengan rata-rata sekitar 80,33%
menyatakan bahwa:
1. Informasi dari form URF saat ini belum cukup jelas menggambarkan
requirement dari setiap user.
2. Merasa kesulitan dalam mengajukan approval dari atasan.
3. Perlunya koordinasi dengan tim IT yang lain dalam pengerjaan requirement.
4. Dokumentasi setelah pengerjaan requirement sangat penting untuk disimpan.
5. Dalam penyimpanan dokumentasi tersebut merasa kerepotan.
6. Sering mengalami kehilangan dokumentasi, entah terselip atau tercecer.
Dari hasil analisis kebutuhan dan hasil questioner terdapat beberapa hal yang
menjadi masalah utama dalam sistem yang berjalan saat ini, meliputi antara lain:
62

1. Dokumen yang ada saat ini belum mampu menampung semua informasi yang
dibutuhkan serta tidak adanya standarisasi dokumen.
2. User requester merasa kesulitan dalam melakukan monitoring status requirement
yang sedang dikerjakan oleh IT.
3. User Requester maupun IT PIC merasa kesulitan dalam men-download dokumen
dan mengajukan approval.
4. Management IT memiliki kepentingan untuk melakukan kontrol monitoring
terhadap requirement yang masuk sekaligus utilisasi dari setiap staf IT.
3.2.6 Usulan Perbaikan Masalah
Untuk pemenuhan kebutuhan tersebut, diusulkan untuk dilakukan pengembangan
yaitu:
1. Suatu sistem berbasis web yang terintegrasi dengan sistem email dengan
menggunakan workflow terlihat dalam gambar 3-16.
Sistem email digunakan untuk memberikan notifikasi setiap proses yang terjadi
kepada bagian yang terlibat langsung. Sedangkan sistem workflow
dikembangkan untuk mengintegrasikan beberapa bagian yang terlibat langsung
tersebut sehingga konsistensi dan kontinuitas sistem akan tetap terjaga.
2. Penambahan proses berupa:
a. Pembuatan addendum proposal yang digunakan untuk mendefinisikan
perubahan rencana kerja (yang termuat dalam proposal), dan proses UAT
63

b. UAT yaitu proses melakukan testing (validasi dan verifikasi) terhadap
change request maupun project dan hasilnya dituangkan dalam form
UAT.
c. Pemberian score atas hasil penyelesaian change request maupun project
oleh IT Supervisor.
3. Standarisasi dokumen dibuat dengan format standar penomoran dokumen yang
tercetak secara otomatis, melengkapi beberapa informasi dalam dokumen yang
diperlukan seperti kebutuhan budget, business benefit, dll dan untuk pengajuan
rencana solusi yang akan diberikan terhadap user requirement dibuat dengan
dokumen berupa proposal baik itu kategori change request ataupun project.
4. Sistem berbasis web ini nantinya juga akan terintegrasi dengan database
management system yang diperlukan untuk mengatasi kesulitan dalam
penyimpanan dokumen dan tracking dokumen.
5. Sistem berbasis web ini akan difasilitasi dengan view status request dimana
setiap user requester akan dapat melihat sampai sejauh mana request-nya
dikerjakan sekaligus PIC yang bertanggung jawab terhadap requirement tersebut.
Manajemen IT pun akan dapat mengetahui berapa banyak request yang sudah
masuk di IT dan sekaligus dapat mengetahui utilisasi setiap staf IT.
64



Gambar 3-15 Alur proses pengajuan change request atau project


Proses dimulai dari user mengajukan request dalam bentuk URF. Proses
berikutnya adalah pembuatan proposal dan addendum proposal (jika ada perubahan
proposal berupa budget, waktu, dan team member). Setelah change request dan project
selesai dikerjakan kemudian akan dilakukan UAT dan completion. Dari hasil completion
akan ditentukan score dari team member. Setiap proses akan berlanjut ke proses
65

berikutnya secara otomatis apabila setiap dokumen yang dihasilkan dalam proses
tersebut telah di analisis, dipelajari dan di-approve oleh bagian terkait. URF bisa
dilakukan reject apabila permintaan user tersebut tidak bisa dipenuhi dengan disertai
analisis dan alasan. Sistem ini juga mengakomodasi proses reporting.
IT Collaboration Suite yang dikembangkan ini merupakan aplikasi groupware
yang memungkinkan para pengguna dapat berkolaborasi dan bekerjasama dalam
penanganan dokumen dan semua proses melalui jaringan komputer.
Aplikasi ini masuk dalam kategori groupware level 1 yaitu groupware product to
supporting ashynchronous communication. Fitur-fitur yang ada dalam applikasi ini
adalah:
1. Application sharing, aplikasi yang berbasis web ini dapat dijalankan secara
bersama-sama.
2. Transfer file, pengiriman file atau dokumen dalam satu jaringan komputer.
3. Workflow system, aplikasi ini dapat melakukan bisnis proses secara otomatis dan
di rancang secara khusus untuk melakukan pengontrolan alur dokumen dari
masing-masing user aplikasi.
4. Email system, aplikasi ini terintegrasi dengan sistem email untuk memberikan
notifikasi kepada setiap user aplikasi.