1

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang
dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan yang digunakan untuk
kegiatan operasional. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau
seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-
alat, sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara
mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan
dan dipergunakan secara efisien dan efektif (Subagya,1994).
Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan
faktor-faktor antara lain Man, Money, Machine, Method dan Material.
Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima faktor tersebut akan memberikan
kepuasan kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit
yang telah terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan
terstandar termasuk lima faktor tersebut. Pada kesempatan ini, akan membahas
secara khusus tentang pengelolaan Material atau logistic keperawatan.
Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses
mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan,
penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan materi atau alat-alat. Lebih
lanjut, logistik diartikan bagian dari instansi yang bertugas menyediakan bahan
atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional suatu instasi dalam
jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga
serendah mungkin (Adiatama, 2002).
Secara singkat, logistik adalah bagian dari kegiatan pengadaan yang terkait
dengan fungsi pengendalian, sediaan, penggudangan, transportasi, penjaminan
dan pengendalian mutu. Agar dapat terselenggara dengan baik dan dapat berjalan
dengan efektif dan efisien maka logistik harus dikelola dengan baik melalui
2

managemen logistik. Definisi manajemen logistik beragam menurut berbagai
kepustakaan. Mangemen logistik dapat didefinisikan sebagai Planning
,Organizing, Staffing, Leading, dan Controlling dalam kegiatan yang terkait
dengan pengadaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan dan penghapusan
barang dan jasa untuk mendukung kegiatan fungsi-fungsi utama dalam
pencapaian tujuan organisasi (Adiatama, 2002).
Distribusi logistik merupakan kegiatan dan usaha pengurusan dalam
penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan logistik kepada unit-
unit kerja yang membutuhkan. Dari pengertian ini dapat ditekankan bahwa dalam
kegiatan distribusi logistik tidak sekedar memberikan atau menyerahkan logistik
kepada unit kerja yang memerlukan, tapi lebih dari itu dituntut adanya kegiatan
perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian yang tepat sehingga tercipta
suatu cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam penyaluran logistik secara
teratur, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan, serta mendukung efektifitas dan
efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi (Adiatama, 2002).
Kegiatan distribusi logistik pada dasarnya merupakan kelanjutan dari
proses penyimpanan atau penggudangan logistik, ataupun secara empirik
merupakan satu bagian dari kegiatan penggudangan logistik itu sendiri. Kegiatan
distribusi barang ini pada dasarnya juga merupakan suatu bagian kegiatan dari
serangkaian kegiatan guna pemenuhan kebutuhan logistik bagi unit-unit kerja
dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, kegiatan distribusi logistik ini tidak boleh
dianggap sepele ataupun remeh dalam penyelenggaraan kegiatan dalam suatu
organisasi, tetapi sebaliknya kegiatan ini harus mendapat perhatian yang
proporsional karena efektifitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun
organisasi secara keseluruhan sangat ditentukan oleh profesionalitas dalam
pegelolaan kegiatan distribusi logistik ini. Kegiatan-kegiatan manajemen yang
bertujuan untuk mencapai daya guna yang optimal di dalam memanfaatkan barang
dan jasa.
Menurut Muninjaya (1999), keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit
tergantung pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi
untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi,
3

merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem
pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan
berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga
berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara umum.
Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat,
membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk
pencapaian tujuan umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus mencapai
efisiensi dan efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah
atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat tersebut
yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah
sakit. Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah
sakit dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan kimia,
gas medik, peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum
dan teknik.
Rumah sakit sebagai salah satu sub system pelayanan kesehatan
memberikan dua jenis pelayanan kepada masyarakat yaitu pelayanan kesehatan
dan pelayanan administrasi. Pelayanan kesehatan mencakup pelayanan medic,
pelayanan penunjang medic, rehabilitasi medic dan pelayanan perawatan.
Pelayanan tersebut dilaksanakan malalui unit gawat darurat, unit rawat jalan dan
unit rawat inap (Muninjaya, 1999). Depkes RI menyampaikan bahwa optimasi
dalam manajemen obat meliputi pengelolaan dalam penggunaan obat
Pengelolaan obat di rumah sakit sangat penting karena ketidakefisienan
akan memberikan dampak negatif terhadap rumah sakit, baik secara medis
maupun ekonomis. Pengelolaan obat tidak hanya mencakup aspek logistik saja,
tetapi juga mencakup aspek informasi obat, supervisi dan pengendalian menuju
penggunaan obat yang rasional. Pengelolaan obat berhubungan erat dengan
anggaran dan belanja rumah sakit. Secara nasional biaya obat sebesar 40-50% dari
jumlah operasional pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, pengelolaan perbekalan
farmasi harus dilakukan dengan efektif dan efisien sehingga memberikan manfaat
yang sebesar-besarnya bagi pasien dan rumah sakit.
4

Bagian logistik farmasi adalah bagian dari Unit Pelayanan Farmasi Rumah
Sakit yang berfungsi sebagai sarana pengelola perbekalan farmasi yang digunakan
di rumah sakit. Menurut SK Menteri Kesehatan Nomor 1197/Menkes
/SK/X/2004, pengelolaan perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan
dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta
evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. Tujuan dari pengelolaan
perbekalan farmasi adalah mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien,
menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan, meningkatkan kompetensi tenaga
farmasi, mewujudkan Sistem Informasi Managemen berdaya guna dan tepat
guna, serta melaksanakan pengendalian mutu pelayanan.
Proses perencanaan merupakan salah satu fungsi yang penting dalam
manajemen logistic. Salah satu logistic yang dibutuhkan dalam perjalanan rumah
sakit adalah mengenai obat-obatan. Dalam surat keputusan (SK) yang dikeluarkan
oleh menteri kesehatan no. 1333/MENKES/SK/XII/1991 tentang standar
pelayanan rumah sakit, menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian
yang tidak terpisahkan dari system pelayanan kesehatan RS yang berorientasi
kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu termasuk pelayanan
farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat (Depkes RI, 1999).
Pelayanan farmasi merupakan salah satu pelayanan penunjang dan juga
sekaligus sebagai revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari
90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan),
dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi.
Untuk itu, jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan
tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami
penurunan (Yusmainita, 2005).
Dengan meningkatnya pengetahuan dan ekonomi masyarakat
menyebabkan makin meningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan
kefarmasian. Aspek penting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan
penggunaan obat, ini harus termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan,
keamanan dan keefektifan penggunaan obat. Mengingat besarnya kontribusi
5

instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang
memberikan sumber pemasukan terbesar di RS, maka pembekalan barang farmasi
memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab (Hamid,
2005).

1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam makalah ini adalah
1. Bagaimana model sistem logistik pelayanan medik terhadap pengelolaan
obat?
2. Jelaskan faktor yang mempengaruhi sistem logistik pelayanan?
3. Bagaimana pengelolaan logistik di puskesmas?

1.3 Tujuan
1.3.1 Tujuan Umum pada makalah ini adalah mengetahui manajemen logistik
dalam pelayanan kesehatan di Rumah Saklit.

1.3.2 Adapun tujuan khusus dari makalah ini adalah sebagai berikut:
1. mengetahui model logistik pelayanan medik;
2. mengetahui dan mejelaskan faktor yang mempengaruhi sistem logistik
pelayanan;
3. mengetahui pengelolaan logistik.

6



BAB 2. TINJAUAN TEORI

2.1 Pengertian Manajemen Logistik
Siagian (1992), menyatakan bahwa manajemen adalah seni memperoleh
hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan
logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai.
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses
mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan,
penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat (Subagya,
1994).
Manajemen logistik merupakan seni dan ilmu pengetahuan yang mencakup
proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan,
pentimpanan, pendistribusian, dan pemeliharaan, serta penghapusan persediaan
yang berupa material atau alat-alat (Tjandra, 2000).
Dalam konteks rumah sakit, logistik merupakan penunjang keberhasilan
pelayanan kesehatan di rumah sakit, karena logistik merupakan subsistem yang
bertugas menyediakan barang dan bahan yang diperlukan untuk kegiatan
operasional rumah sakit dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat sesuai
kebutuhan dengan harga yang efisien sehingga dapat memuaskan konsumen, baik
karyawan rumah sakit yang membutuhkan, maupun pasien (masyarakat) yang
dilayanai (Darmanto, 1997).

2.2 Tujuan Manajemen Logistik
Manajemen logistik memiliki tiga tujuan pokok, yaitu:
2.2.1 Tujuan operasional
Yaitu tersedianya barang atau material dalam jumlah yang tepat dan kualitas
yang baik pada waktu yang dibutuhkan.


7

2.2.2 Tujuan keuangan
Yaitu agar tujuan operasional tersebut dapat tercapai dengan biaya yang
rendah.
2.2.3 Tujuan keamanan
Yaitu agar persediaan tidak terganggu oleh gangguan yang menyebabkan
hilang atau kurang, rusak, pemborosan, penggunaan tanpa hak sehingga dapat
mempengaruhi pembukuan atau sistem akuntansi (Tjandra, 2000).

2.3 Fungsi Manajemen Logistik
Manajemen logistik berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, dan
mengendalikan keefisienan dan keefektifan aliran dan penyimpanan barang,
pelayanan, dan informasi terkait dari titik permulaan hingga titik konsumsi dalam
tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan (Miranda dan Tunggal,
2005).
Fungsi manajemen logistic antara lain:
a. Fungsi perencanaan
Pengertian perencanaan secara umum adalah proses untuk merumuskan
sasaran dan menentukan langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah
merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua
calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di setiap
organisasi (Mustikasari, 2007). Fungsi perencanaan ini mencakup aktivitas dalam
menentukan sarana-sarana, pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang
logistik. Kegiatan perencanaan yang dapat dilakukan adalah penentuan kebutuhan
(Miranda dan Tunggal, 2005). Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan,
pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan (sasaran) diperlukan kerjasama
yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas
dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas
masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk
mencapai sasaran) organisasi (Subagya, 1994). Perencanaan dapat dibagi kedalam
periode sebagai berikut:
8

1. rencana jangka panjang (Long range);
2. rencana jangka menengah (Mid range);
3. rencana jangka pendek (Short range).
b. Fungsi penganggaran
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk
merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu atau skala
standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari). Fungsi
ini merupakan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan
dalam suatu skala standar, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya dengan
memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku. Pengaturan keuangan
yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu dalam kegiatan ini.
Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara
lain adalah:
1. peraturan terkait;
2. pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi;
3. beberapa hal yang berhubungan dengan anggaran;
4. pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan
pegaturan logistik (Subagya & Mustikasari).
c. Fungsi pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi
kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan
menciptakan sesuatu yang belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam
usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas efisiensi
(Subagya, 1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan
merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah
direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Beberapa hal yang harus
diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
1. Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:
a) hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli
harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan;
9

b) tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun;
c) memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika.
2. Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia
pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
a) keanggotaan panitia minmal lima orang terdiri dari unsur: perencana, pemikir
pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab
perlengkapan, penanggung jawab teknis;
b) dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: kepala kantor atau satuan
pekerja atau pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-
unit yang berfungsi sebagai pemeriksa;
c) panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor atau satuan pekerja atau
pemimpin proyek;
d) masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang
pelelangan ditunjuk (Subagya, 1994).
d. Fungsi penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan
pengelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. Penyimpanan berfungsi
untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi sebelumya
dengan pemenuhan yang tepat dan biaya serendah mungkin. Fungsi ini mencakup
semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang
(Mustikasari, 2007). Faktor yang perlu diperhatikan dalam fungsi penyimpanan
adalah:
1. Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang
yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
2. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
a) Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulan, alat berat, brankas, kursi roda
dan lain-lain.
b) Barang khusus: Obat, alat medis dan lain-lain.
10

3. Pengaturan ruang
Bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara
efisien dan pengawasan ruangan.
4. Prosedur atau sistem penyimpanan
Formulir transaksi, kartu catatan, kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang,
pengawetan dan lain-lain.
5. Penggunaan alat bantu
6. Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan,
gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan (Mustikasari, 2007).
e. Fungsi penyaluran
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola
pemindahan barang dari satu tempat ketempat lainnya (Subagya, 1994). Faktor
yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
1. proses Administrasi;
2. proses penyampaian berita (data informasi);
3. proses pengeluaran fisik barang;
4. proses angkutan;
5. proses pembongkaran dan pemuatan;
6. pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan (Subagya, 1994).
f. Fungsi penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari
pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
(Subagya, 1994). Alasan penghapusan barang antara lain:
1. barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam,
administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan;
2. teknis dan ekonomis: setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya.
Keadaan tersebut disebabkan beberapa faktor: kerusakaan yang tidak dapat
diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektivitas), kadaluarsa
yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu
yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut,
11

menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga
barang tidak dapat dipergunakan lagi;
3. surplus dan ekses;
4. tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus;
5. rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perka (Subagya, 1994).
g. Fungsi pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian,
pemantauan dan pemeriksaan terhadap tahapan manajemen logistik yang sedang
atau telah berlangsung (Mustikasari, 2007). Bentuk kegiatan pengendalian antara
lain:
1. merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma,
instruksi dan prosedur lain;
2. melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna
mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya
pelaksanaan dari rencana;
3. melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara pelaksanaan dalam
rangka pencapaian tujuan;
4. melakukan supervisi (Mustikasari, 2007).
Mutu pelayanan logistik pada suatu rumah sakit dapat dinilai dari dua hal,
yaitu prestasi yang dicapai dan biaya yang dikeluarkan. Penilaian terhadap
prestasi yang dicapai dapat dilihat dari penyediaan barang, kemampuan waktu
pengantaran, konsistensi, dan mutu dari usaha. Sedangkan biaya logistik
berhubungan langsung dengan kebijakan prestasi. Semakin tinggi biaya logistik
yang dikeluarkan, maka semakin tinggi pula prestasi yang dicapai. Untuk
mencapai prestasi logistik yang efektif adalah dengan menjaga keseimbangan
antara prestasi pelayanan kesehatan yang diberikan dengan biaya yang
dikeluarkan.
Menurut Quick, dkk (1997), pengelolaan obat terdiri dari beberapa tahap
yaitu tahap seleksi, pengadaan, distribusi, dan penggunaan, yang didukung oleh
manajemen organisasi, keuangan, informasi manajemen dan sumber daya
manusia. Setelah proses seleksi dan pengadaan logistik, dilakukan tahap
12

penyimpanan dan distribusi obat sampai ke tangan klien (masyarakat). Untuk itu,
setiap rumah sakit harus memiliki sistem tertentu yang dapat menjamin
penyimpanan logistik serta distribusi yang tepat dan sesuai dengan kondisi rumah
sakit.
Penyimpanan perbekalan farmasi di gudang atau bagian logistik farmasi
dapat menggunakan beberapa sistem penyimpanan (Quick dkk., 1997). Macam-
macam sistem penyimpanan tersebut adalah:
1. Fixed Location
Sistem ini sangat mudah di dalam mengatur barang, karena masing- masing
item persediaan selalu di simpan dalam tempat yang sama dan di simpan dalam
rak yang spesifik, rak tertutup atau dalam rak bertingkat. Sistem ini diibaratkan
seperti rumah, dimana seluruh penghuni dapat mengetahui semua letak barang.
Beberapa kerugian dalam penggunaan sistem ini yaitu:
a. sistem ini tidak fleksibel, jika ada perubahan dalam jumlah pemesanan atau
perubahan dalam pengemasan atau keputusan untuk mengubah tempat menjadi
lebih besar atau lebih kecil;
b. jika ada item baru yang dipesan, mungkin tidak ada tempat untuk
menyimpannya;
c. pencurian oleh karyawan dapat meningkat karena seluruh karyawan
mengetahui tempat-tempat item yang diperhitungkan (obat yang bernilai
mahal);
d. tempat penyimpanan harus dibersihkan karena tempat yang digunakan untuk
jangka waktu yang lama jadi harus di jaga kebersihannya.
2. Fluid Location
Pada sistem ini, penyimpanan dibagi menjadi beberapa tempat yang
dirancang. Masing-masing tempat ditandai dengan sebuah kode. Setiap item
disimpan dalam suatu tempat yang disukai pada waktu pengiriman. Sistem ini
dirancang seperti hotel. Ruangan ditandai hanya ketika barang
datang. Administrasi sistem fluid location berdasarkan pada:
a. unit pengadaan memberikan informasi mengenai tipe, volume, dan jumlah
barang yang dating;
13

b. staf gudang menganalisis di mana lokasi barang yang akan digunakan untuk
barang yang akan datang dan dapat memilih tempat yang tepat. Data ini dapat
dilaporkan di dalam sistem pengontrolan stok;
c. jika tempat sudah tidak cukup lagi, maka barang-barang lain dapat dipindah
untuk menciptakan ruangan yang baru lagi;
d. pelaporan sistem pengontrolan stok harus diperbaharui.
3. Semi Fluid Location
Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem fluid location. Sistem ini
diibaratkan seperti hotel yang digunakan oleh tamu. Setiap barang selalu
mendapatkan tempat yang sama. Barang yang khusus diberikan tempat tersendiri.
Dalam sistem ini, setiap item ditandai dengan penempatan barang yang cocok
supaya mempermudah dalam mengambil stok. Saat menyediakan pesanan
karyawan harus mengetahui di mana letak setiap item, untuk memudahkan dalam
mengingat setiap item. Untuk barang yang slow moving perlu dilakukan
pemilihan lokasi dan penataan ulang. Sistem ini tidak menghemat tempat seperti
sistem fluid location. Adapun keistimewaan sistem ini adalah ketika mengambil
stok selalu diperhatikan tempat yang sama. Tidak seperti sistem fixed location,
dimana resiko tertukar barang yang relatif lebih kecil (Quick dkk., 1997).
Beberapa sistem penataan obat yang digunakan juga memiliki peran penting
terhadap efisiensi pengelolaan dan penyimpanan obat. Sistem penataan obat yang
dapat digunakan antara lain adalah :
a. First In First Out (FIFO)
Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan barang baru
(datang terakhir) di belakang barang yang datang sebelumnya.
b. Last in First Out (LIFO)
Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan barang baru
(datang terakhir) di depan yang datang sebelumnya.
c. First Expired First Out (FEFO)
Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan obat yang
mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di depan obat yang mempunyai
tanggal kadaluarsa lebih akhir (Quick dkk., 1997).
14

Distribusi adalah kegiatan menyalurkan perbekalan farmasi agar pelayanan
terhadap pasien dapat berjalan dengan baik. Sistem distribusi obat yang
diterapkan pada setiap rumah sakit berbeda-beda tergantung kondisi dan
kebijakan rumah sakit. Sistem distribusi yang baik mempunyai beberapa ciri
antara lain:
a. penyimpanan obat dilakukan sesuai persyaratan stabilitas sehingga mutu
sediaan terjamin serta memudahkan monitoring persediaan;
b. pengelolaan persediaan dilakukan secara optimal;
c. administrasi stok persediaan dilakukan secara akurat sehingga memberikan
informasi yang tepat;
d. meminimalkan kemungkinan pencurian, kehilangan stok dengan
mengoptimalkan sistem pengamanan, penataan dan administrasi stok;
e. meminimalkan kejadian obat rusak atau telah melampaui waktu kadaluarsa.
Berdasarkan mekanisme distribusi perbekalan farmasi di rumah sakit, sistem
distribusi terbagi menjadi beberapa tipe yaitu:
a. Individual Prescribing
Sistem distribusi ini adalah distribusi obat kepada pasien berdasarkan resep
obat dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini semua obat yang diperlukan
untuk pengobatan di-dispensing dari IFRS.
b. Floor Stock
Sistem distribusi ini adalah menyiapkan obat yang dibutuhkan pasien di
ruangan perawatan kecuali obat mahal atau obat yang jarang digunakan.
c. Kombinasi antara individual prescribing dengan floor stock
Sistem distribusi ini adalah distribusi obat dengan menggunakan sistem
penulisan resep secara individu dan juga memanfaatkan floor stock secara
terbatas.
d. Unit Dose Dispensing (UDD)
Sistem distribusi ini adalah penyiapan obat dosis tunggal untuk pemakaian
selama 24 jam oleh petugas instalasi farmasi.


15



BAB 3 TINJAUAN KASUS

Manajemen logistic adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta
proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan,
penyaluran, dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat (Subagya,
1994), sehingga manajemen logistic mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara
mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistic setiap saat bila dibutuhkan
dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Pada Rumah sakit bagian logistik merupakan sub sistem yang melakukan
proses pengelolaan yang terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku
cadang, dan barang jadi dari pemasok di dalam sarana dan fasilitas rumah sakit
serta akhirnya sampai kepada para pemakai jasa pelayanan rumah sakit. Salah satu
barang logistik yang dikelola rumah sakit adalah persediaan farmasi. Persediaan
farmasi dikelola dalam instalasi farmasi. Persediaan farmasi ini meliputi obat-
obatan, bahan kimia, bahan radiologi, alat kesehatan,alat kedokteran, dan gas
medic.
Rumah sakit harus mengetahui kapan harus memesan kepada pemasok,
kapan harus mengirim ke unit-unit lain dalam rumah sakit, berapa orang pekerja
yang harus dilibatkan, dan sebagainya. Selain itu harus diketahui berapa stok
minimal yang seharusnya selalu ada di tempat penyimpanan, ketika sudah
mencapai stok minimal maka rumah sakit harus melalukan pemesanan kepada
pemasok.
Jurnal yang dibuat oleh Mahendrawathi dan Ika Dewi Vihara Bara Shanti
yang berjudul Simulasi Diskrit Untuk Evaluasi Dan Perbaikan Manajemen
Logistik Obat Di Rumah Sakit (Studi Kasus Rumah Sakit XYZ) telah
menggambarkan salah satu masalah yang seringkali terjadi diberbagai rumah sakit
yang berhubungan dengan manajemen logistik. Pada jurnal dijelaskan bahwa
rumah sakit XYZ selama ini tidak mempunyai dasar perencanaan kebutuhan obat
yang pasti. Pengadaan obat di Rumah Sakit XYZ biasanya dilakukan berdasarkan
16

pada data pemakaian rata-rata obat mingguan dan rumah sakit seringkali tidak
bias memenuhi kebutuhan pasien, sehingga pasien harus membeli sendiri di luar
rumah sakit. Hal ini tentu saja bias mempengaruhi kualitas pelayanan dari rumah
sakit XYZ itu sendiri.
Beberapa hal penting yang belum dilakukan oleh Rumah Sakit XYZ antara
lain pengambilan keputusan penting terkait manajemen persediaan seperti
misalnya kapan harus memesan kepada pemasok, kapan harus mengirim ke unit-
unit lain dalam rumah sakit, dan sebagainya. Keputusan lain terkait dengan
tingkat stok minimal yang seharusnya selalu ada di tempat penyimpanan sehingga
ketika persediaan sudah mencapai tingkat stok minimal pihak rumah sakit dapat
segera melalukan pemesanan kepada pemasok.
Hal tersebut tentunya cukup mempengaruhi kualitas pelayanan dari rumah
sakit itu sendiri. Sistem logistik di rumah sakit saat ini sangatlah kompleks,
sehingga diperlukan sebuah pencarian solusi yang optimal serta dengan waktu
yang tidak lama, sehingga pihak rumah sakit mampu membuat keputusan tentang
manajemen logistik secara cepat dan tepat. Di dalam jurnal tersebut dijelaskan
bahwa peneliti akan melakukan penelitian tentang beberapa skenario terkait
dengan pengelolaan persediaan dengan metode yang digunakan adalah simulasi.
Simulasi bisa menggambarkan gambaran secara kasar apa yang akan terjadi bila
skenario-skenario inovasi proses dilakukan, sehingga rumah sakit pun tidak
mengalami kerugian. Dengan ditemukannya pemecahan masalah yang tepat,
rumah sakit-rumah sakit yang mempunyai masalah terkait manajemen logistic
tentunya akan bisa memberikan pelayanan yang lebih optimal lagi.




17



BAB 4. PEMBAHASAN

Farmasi Rumah Sakit merupakan bagian integral pelayanan kesehatan di
rumah sakit yang memberikan pelayanan kefarmasian yang efektif dan efisien,
penyediaan obat yang bermutu dengan harga terjangkau bagi semua lapisan
masyarakat. Obat merupakan barang yang penting di rumah sakit karena obat
dapat meningkatkan derajat kesehatan, meninggikan kepercayaan dan keterlibatan
penuh dengan pelayanan kesehatan serta merupakan komoditas khusus yang
mahal. Obat mempunyai dua sisi yang berbeda seperti mata uang, disatu sisi obat
memberkahi tetapi disisi lain obat membebani dan mempunyai efek samping.
Obat yang ada di rumah sakit harus dikelola dengan efektif dan efisien karena
mengambil dana yang cukup besar bahkan sampai 40% dari anggaran rumah
sakit, sedang di Amerika atau negara maju hanya mencapai 10% - 20%.
Pengelolaan obat di farmasi rumah sakit harus efektif dan efisien karena obat
harus ada saat dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, mutu terjamin dan harga
yang terjangkau. Pada dasarnya pengelolaan obat di farmasi rumah sakit meliputi
perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan distribusi, keempat tahap ini saling
terkait dan saling mempengaruhi sehingga harus terkoordinasi dengan optimal
(Pudjaningsih & Santoso, 2006).
Dalam penelitian tersebut, peneliti mencoba untuk melakukan simulasi
dalam perbaikan logistik obat. Hal ini dilakukan kerena manajemen logistik
merupakan proses yang sangat penting dalam pelayanan rumah sakit tersebut
seperti yang dijelaskan oleh Darmanto (1997) bahwa logistik merupakan
penunjang keberhasilan pelayanan kesehatan di rumah sakit, karena logistik
merupakan subsistem yang bertugas menyediaan barang dan bahan yang
diperlukan untuk kegiatan operasional rumah sakit dalam jumlah, kualitas, dan
pada waktu yang tepat sesuai kebutuhan dengan harga yang efisien sehingga dapat
memuaskan konsumen, baik karyawan rumah sakit yang membutuhkan, maupun
pasien (masyarakat) yang dilayani. Apabila rumah sakit tidak mampu
18

merencanakan dan melaksanaakan manajemen obat dengan baik maka rumah
sakit tersebut tidak mampu mencapai titik keberhasilan. Kegagalan manajemen
logistik akan menurunkan kualitas pelayanan rumah sakit sehingga kepuasan
pasienpun juga akan menurun. Rumah Sakit XYZ tidak mampu memenuhi
kebutuhan obat sehingga keluarga pasien yang membutuhkan obat harus mencari
atau membeli di luar rumah sakit. Hal ini menunjukan bahwa rumah sakit belum
mampu memanajemen kebutuhan logistik rumah sakit.
Salah satu tujuan manajemen logistik yaitu untuk tujuan keuangan dimana
manajemen logistik dapat dicapai dengan biaya yang rendah. Apabila rumah sakit
tidak melakukan pemenuhan logistik yang tepat maka pengeluaran rumah sakit
juga tidak dapat dikontrol dengan baik. Hal ini akan merugikan rumah sakit
tersebut. Selain itu, rumah sakit XYZ juga tidak mampu mencapai tujuan
operasional dimana rumah sakit tidak mampu menyediakan material dalam
jumlah yang tepat dan kualitas yang baik pada waktu yang di butuhkan. Hal ini
diketahui dari keterangan peneliti bahwa rumah sakit seringkali tidak bisa
memenuhi kebutuhan pasien sehingga pasien harus membeli sendiri di luar rumah
sakit. Pasien dan keluarga akan merasa kurang puas dengan pelayanan rumah
sakit sehingga pasien dan keluarga dapat berpikir untuk tidak kembali ke rumah
sakit tersebut. Hal ini akan menyebabkan rumah sakit kehilangan kepercayaan
dari pasien dan kehilangan sumber pemasukan yang ada.
Salah satu fungsi manajemen logistik yaitu fungi perencanaan. Fungsi ini
mencakup aktivitas dalam menentukan sarana-sarana, pedoman, pengukuran
penyelenggaraan bidang logistik. Pudjaningsih & Santoso (2006) menyatakan
bahwa perencanaan adalah rangkaian proses pembuatan daftar kebutuhan obat
sejak dari pemilihan macam dan jumlah obat serta menghitung dana yang
dibutuhkan kalau perlu sampai pada penyesuaian dengan dana yang ada,
kemudian hasil akhir perencanaan adalah sebuah daftar perencanaan kebutuhan
obat. Ada dua metode perencanaan yaitu metode konsumsi, dan metode
morbiditas. Berdasar penelitian tersebut, metode perencanaan yang digunakan
adalah metode konsumsi, yaitu dilakukan dengan mengevaluasi penggunaan obat
masa yang lalu sebagai dasar penentuan perkiraan kebutuhan, kemudian
19

disesuaikan dengan rencana strategis dari rumah sakit maupun farmasi rumah
sakit, sehingga hasil akhir adalah suatu daftar kebutuhan obat. Dalam penentuan
kebutuhan logistik obat dari ketiga skenario yang ada, merujuk pada penggunaan
obat masa yang lalu atau permintaan rata-rata obat tiap unitnya. Hal ini jelas
menunjukkan bahwa metode perencanaan yang digunakan adalah metode
konsumsi. Rumah sakit XYZ tidak mempunyai dasar perencanaan kebutuhan
obat. Maka disimpulkan bahwa rumah sakit tidak mampu memanajemen logistik
terkait obat-obatan. Kegiatan pada logistik obat meliputi aktivitas logistik yang
terkait dengan obat-obatan yang digunakan dalam proses pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Hal ini dilakukan karena obat merupakan salah satu komponen utama
pendapatan rumah sakit. Dalam melakukan kegiatan ini, semua pihak rumah sakit
dapat terlibat, sehingga tantangan dalam pelaksanaan kegiatan ini cukup tinggi.
Dengan tingginya tantangan tersebut maka rumah sakit harus memiliki system
tertentu yang dapat menjamin penyimpanan logistik serta distribusi yang tepat dan
sesuai dengan kondisi rumah sakit.
Permasalahan yang dialami oleh rumah sakit tersebut harus segera
dituntaskan. Peneliti memberikan solusi dalam menyelesaikan permasalahan ini
dengan metode simulasi. Metode ini di harapkan dapat memberikan perencanaan
logistik obat rumah sakit secara tepat tanpa biaya yang tinggi. Peneliti
memberikan 3 jenis skenario metode simulasi bagi rumah sakit tersebut. Hasilnya,
skenario ketiga merupakan skenario yang paling tepat karena dapat mengurangi
biaya persediaan. Dengan pendeknya waktu penyimpanan maka akan mengurangi
biaya penyimpanan obat. Maka dengan begitu, kelemahan dari rumah sakit dalam
pengadaan dan penyimpanan dapat teratasi seperti obat dan alat tidak sesuai
dengan permintaan, kekurangan stok obat atau alat tertentu, dan lain sebagainya.
Namun yang harus diperhatikan yaitu pencatatan jumlah penggunaan obat dan
jumlah stok harus tepat dan baik karena dasar perencanaan kegiatan manajemen
logistik dapat terlaksana dengan baik.



20



BAB 5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta
proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan,
penyaluran, dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat (Subagya,
1994), sehingga manajemen logistic mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara
mencapai tujua.n dengan ketersediaan bahan logistic setiap saat bila dibutuhkan
dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada
kompetensi dari manajer logistik rumah sakit dimana manajer yang berfungsi
untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi,
merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem
pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan
berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga
berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara umum.
Proses logistik pada dasarnya diarahkan untuk mengoptimalkan faktor
produksi, yaitu untuk melakukan optimasi terhadap biaya, waktu dan kualitas.
Oleh karena itu penentuan lokasi sangat mempengaruhi logistik. Logistik pada
gilirannya ditentukan oleh lokasi yang tepat untuk menghantarkan kebutuhan
barang kepada konsumen pada harga yang murah, waktu yang tepat dan kualitas
yang baik. Dengan penegelolaan manajemen logistic dan penelolaan manajemen
persediaan yang baik maka tujuan perusahaan bisa tercapai dengan cepat dan
tepat. Untuk itu berbagai tantangan harus benar-benar bisa ditangani oleh suatu
perusahaan. Kegiatan ini harus didukung dengan pelayanan yang baik dan bisa
memberikan kepuasan pelanggan agar setiap produk yang dihasilkan bisa
memberikan manfaat yang tepat kepada pelanggan.


21

5.2 Saran
Untuk itu, setiap perusahaan mempunyai tujuan yang sama dengan
mendapatkan keuntungan yang tinggi dan membuat setiap pelanggan merasa puas
terhadap setiap produknya. Maka dari itu untuk mencapai tujuan itu diperlukan
perencanaan yang matang baik itu bagaimana mengelola SDA, SDM, manajemen
logistic, manajemen persediaan dan pelayanan pelanggannya, maupun structur
organisasinya. Semua aspek itu harus bisa dijalankan dengan prosedur yang sudah
diterapkan sebagai strategi suatu perusahaan itu. Sehingga dengan ini akan
menjadi tujuan utama sebuah perusahaan bisa tercapai dengan efektif dan efisien.






















22



DAFTAR PUSTAKA

Achir Yani S, Hamid. (2005). Riset Keperawatan. Jakarta : EGC.

Aditama, YT (2002). Rumah Sakit dan Konsumen. Jakarta: PPFKM UI.

Darmanto, Djojodobroto. 1997. Kiat Mengelola Rumah Sakit. Jakarta: Hipokrates.

Depkes RI. 1999. Rencana Pembangunan Kesehatan Menuju Indonesia Sehat
2010 Jakarta.

Depkes RI. (2004). Keputusan Menkes RI No. 1197/MenKes/SK/X/2004 tentang
Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.

Lambert, D.M., Stock, J.R., (2001), Strategic Logistic Manajement, Fourth
Edition, Mc Graw Hill. New York - USA.

Miranda, S T., A. W. 2005. Manajemen Logistic Dan Cuplai Chain Manajemen.
Jakarta: Harvarndo.

Muninjaya, A. G. 1999, Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC.

Mustikasari. 2007. Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.

Pudjaningsih, Dwi dan Santoso, Budiono. 2006. Pengembangan Indikator
Efisiensi Pengelolaan Obat di Farmasi Rumah Sakit. LOGIKA Volume 3
Nomor 1. [serial online]. www.data.dppm.uii.ac.id/uploads/l0301n0-2.pdf.
[16 Desember 2013].

Siagian, Yolanda M. tanpa tahun. Aplikasi Suplai Chan Manajemen dalam Dunia
Bisnis. Grasindo.

Subagya, M. S. 1994. Manajemen Logistik. Cetakan keempat. Jakarta: PT Gunung
Agung.

Tjandra, Yoga Aditama. 2000. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: UI
Press.

Yusmainita,2005, Pemberdayaan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pemerintah
(Bagian I), Medika, No 12 tahun ke XXVIII,Desember 2002, ISSN. 0216-
0910,799-801.