Protokol # 03

Dasar Dasar Perencanaan Dakwah

Perkembangan aktifitas dakwah di kampus yang semakin terbuka, dinamis dan
progesif membutuhkan kejelian dan kecerdasan tersendiri di dalam diri para
kader dakwah. Pergolakan demi pergolakan, langkah maju maupun mundur dari
sebuah gerakan dakwah sangat dipengaruhi oleh sejauh mana para kader
mempersiapkan agenda dakwah dengan matang. Seringkali kader bergerak
sporadis dengan modal semangat saja, mencoba bergerak dan pada akhirnya
hasil yang didapat tidak sebanding dengan potensi yang dimiliki.
Pada kisah lain, pernah saya jumpai sebuah LDK yang tidak mengalami
perubahan yang signifikan dari tahun ke tahun. Sebuah lembaga dakwah yang
hanya menjalankan agenda nya seperti rutinitas biasa yang tidak terarah.
Terkadang sebuah LDK cukup puas dengan keberhasilan sesaat, sehingga
kebijakan yang diambil di tahun mendatang seperti copy paste agenda tahun
sebelumnya dengan harapan bisa menuai hasil yang serupa.
Apakah kita menghendaki LDK yang kita kelola hanya mengulang kesuksesan
yang ada ?. Mungkin secara kasat mata, akan ada pemikiran bahwa mengulang
kesuksesan yang sama tahun lalu adalah sebuah kebaikan atau suatu hal yang
dikehendaki. Akan tetapi sejatinya pemikiran tersebut bukanlah pemikiran yang
baik. Sebuah LDK harus membuat perubahan dari tahun ke tahun. Sebuah LDK
harus berani bereksperimen dari tahun ke tahun dan sebuah LDK harus mampu
mengalami ekskalasi skala dan kualitas dakwah setiap tahunnya.
Untuk itu semua, maka diperlukannya sebuah perencanaan dakwah dalam skala
tertentu, mulai dari perencanaan tahunan, tiga tahunan, enam tahunan, atau jika
memungkinkan hingga satu dekade mendatang. Dalam segala hal dalam hidup
ini perencanaan adalah bagian yang tidak bisa terpisahkan. Perencanaan pribadi
seseorang dari pagi hingga malam,atau perencanaan seseorang yang akan
melakukan perjalanan. Perencanaan ini yang membuat seseorang teratur dan
terarah dalam melakukan aktifitas.
Begitu pula sebuah LDK pun memerlukan perencanaan dalam menyusun agenda
dakwahnya sesuai dengan kapasitas yang ada. Seorang bijak pernah berkata
perencanaan masa depan hanya bisa dipikirkan untuk orang dengan level
ekonomi menengah keatas, akan tetapi untuk level ekonomi rendah hanya bisa
merencakan hidup mereka di hari esok. Maksud dari perkataan ini adalah,
sebuah LDK yang masi muda biasanya sulit memikirkan jangka panjang, maka
cukuplah merencanakan agenda dakwah ditahun mendatang. Sedangkan LDK
yang sudah stabil memiliki potensi untuk merencanakan agenda dakwah nya
hingga lebih dari dua tahun mendatang.
Akan tetapi, perlu dipahami bersama, setelah saya melihat kembali beberapa
data tentang perkembangan LDK di Indonesia, LDK bisa memiliki perencanaan
bersama jangka panjang. Dimana perencanaan LDK yang sudah stabil bisa

digunakan untuk LDK muda dengan sedikit penyesuaian. Oleh karena itu kiranya
bijak bagi kita semua untuk berbagi dalam hal perencanaan dakwah yang ada.
Seorang ahli perencana bernama Leon Trotsky berkata if we had had more time
to disscussion, we should probably have made a great many more mistakes.
Beliau bermaksud menyampaikan pesan bahwa dalam merencanakan pun tidak
perlu dibuat detail sekali, yang terpenting adalah arah dan jalur yang digunakan.
Biarkan perencanaan itu berkembang dalam pelaksanaannya, karena banyak
sekali variabel yang mungkin terjadi dalam perjalanan implementasi
perencanaan, selain itu semakin lama kita berdiskusi tentang perencanaan, akan
semakin banyak variabel yang bisa membuat kita menjadi berkutat di
perencanaan tanpa memikirkan implementasi yang akan terjadi.
Saya mengutip dari Mignon McLaughin, seorang perencana juga life day should
be rigolously planned, nights left open to chance. Intinya rencanakan saja
aktifitas siang mu, dan biarkan saja aktifitas malam berjalan secara alamiah.
Disini penting juga sebuah LDK membuat perencanaan yang tidak terlalu
kompleks sehingga sulit dipahami dan diterapkan, dan LDK membuat perencaan
dalam bahasa global agar penerus kita bisa banyak berkreasi tanpa terkotakkotak dengan pemikiran kita yang belum tentu cocok dengan kondisi yang akan
datang.
Siklus perencanaan dakwah

Tinjauan
(analisis)
internal
dan
eksternal
LDK

Evaluasi

Perumusan
Grand
Design
Dakwah

Monitoring

Dat
a
Menentuka
n
Parameter
Keberhasila
n

Pelaksanaa
n program
dan proyek
dakwah

Menentuka
n program
dan proyek
yang tepat

Menetapka
n alternatif
program&
proyek
dakwah

Data
Ketika membicarakan data, seringkali kita terlupakan pada hal yang satu ini.
Memang budaya di kita belum menjadikan data sebagai sebuah hal yang
berharga. Data seringkali hanya menjadi sebuah dokumen lewat saja yang tidak
bermanfaat. Sebetulnya bukan tidak bermanfaat, akan tetapi kita yang kurang
mengerti tentang data itu sendiri.
Keberadaan data ini sangat berguna dalam pengambilan kebijakan, ketiadaan
data yang layak membuat rapat LDK seringkali memanfaatkan asumsi yang
salah. Pada sebuah contoh kasus, seorang pemimpin dakwah mengatakan,
banyak sekali mahasiswa muslim yang tidak suka pada LDK, maka pembahasan
rapat akan berkutat untuk menyelesaikan masalah tersebut. Setelah di ambil
data beberapa waktu kemudian, ternyata yang tidak suka pada LDK hanya 1 %

dari mahasiswa muslim. Jumlah yang sangat sedikit jika dibandingkan dengan 99
% mahasiswa muslim senang pada LDK. Asumsi yag salah kerapkali membuat
kebijakan dakwah kita kurang tepat.
Disinilah mulai dikembangakan di LDK saya biro khusus yang menangani data.
Dalam skema di atas , tampak bahwa data berperan pada semua tahapan
perencanaan. Karena memang data lah yang membuat segala sesuatu akan
ilmiah dalam pengambilan kebijakan. Bentuk data yang dibutuhkan untuk LDK
saya coba bagi menjadi dua jenis data. Yakni, data rutin dan data eksidental.
a. Data Rutin
Data rutin diperlukan LDK dalam mengetahui perkembangan dari sebuah
keadaan. Data rutin ini juga yang nantinya akan di perbarukan pada
periode tertentu. Isi dari data rutin ini, adalah data-data berupa isian pasti.
Contoh, jumlah mahasiswa muslim yang ikut mentoring, peserta talim
rutin program studi, jumlah kas lembaga dakwah, jumlah mahasiswi
muslim yang berjilbab, dan lain sebagainya. Data rutin ini bisa dirangkum
ke dalam buku data LDK , dimana setiap sektor/departemen di sebuah LDK
memberikan pertanyaan-pertanyaan yang harus di isi kepada objek data
agar pengambilan kebijakan di rapat kian tepat.
b. Data Eksidental
Data eksidental adalah data yang diambil di waktu-waktu tertentu dan
berbasiskan kebutuhan atau momen. Data eksidental ini berperan dalam
pengambilam kebijakan jangka pendek. Contoh, penentuan tema buletin
bulanan, tema talim yang diharapkan, daya keberterimaan LDK di
kampus, dan lain sebagainya. Data eksidenta biasanya bersifat survei,
karena memang pengambilan sampel yang menjadi sasaran.
Setelah dipaparkan sedikit mengenai jenis data, berikut saya akan menjelaskan
dua metode pengambilan data yang dimana harapan saya bisa memberikan
gambaran mengenai metode yang tepat untuk pengambilan data tertentu.
a. Sensus
Ketika mendengar istilah ini pasti padanan kata sensus penduduk akan
teringat di benak kita. Pada konsepnya sensus ini adalah pengambilan
data secara menyeluruh, dimana semua objek data terlibat untuk
memberikan datanya. Dalam konteks ke LDK-an, data bersifat sensus ini
sering digunakan untuk data rutin, karena pihak pengelola data harus
mengecek satu-per-satu kondisi objek data. Kerjasama semua lapisan
dakwah dibutuhkan untuk ini. Di LDK saya di GAMAIS ITB, data sensus ini
dirangkum dalam sebuah buku data, dan buku data ini diberikan kepada
pengurus Lembaga dakwah program studi, dan mereka mengisi data
tersebut secara detail. Pada data sensus ini betul-betul melibatkan seluruh
mahasiswa untuk terlibat dalam data.

Contoh, data jumlah mahasiswa muslim yang ikut mentoring, maka

tentunya kita harus mengidentifikasi siapa saja yang muslim, lalu di cek
mahasiswa mana yang ikut mentoring, data berupa kuantitatif akan
muncul pada jenis metode sensus ini.
b. Survei
Survei adalah metode pengambilan data dengan menggunakan sampel.
Sampel disini dimaksudkan pengambilan beberapa objek data untuk
dimintai keterangan. Ada dua poin penting dalam teknik survei ini, yang
pertama pertanyaan yang akan diajukan, dan yang kedua teknik
pengambilans sampel itu sendiri.
1. Pertanyaan, penyusunan kata demi kata dalam kalimat pertanyaan
adalah yang utama karena kita perlu memberikan pertanyaan yang
friendly dan mudah dipahami, agar jawaban yang diberikan juga tepat.
Pemilihan jumlah pertanyaan juga harus sesuai, agar tidak ada
pertanyaan yang mubazir atau tidak bergunan dalam pengelolaan
data.
2. Metode sampling, mengambil sampel dari banyak objek, ada banyak
metode tentunya. Anda bisa baca buku statistical analysis karangan
Sam Kash Kachigan untuk memahami dengan komprehensif. Pada
dasarnya sampling ini sangat mudah konsepnya, hanya terkadang
aplikasinya seringkali melanggar prinsip yang ada.
Sebagai contoh, pada sebuah program studi berjumlah 400 mahasiswa,
anda bermaksud mengadakan sebuah talim dan anda bermaksud
mengambil sampel terkait tema talim. Anda telah membuat
pertanyaan
dan
akan
melakukan
sampling.
Bagaimana
melakukannya ?. Dalam sampling angka 10 % dari objek sudah bisa
mewakili keterwakilan dan kelayakan data. Maka, 10 % dari 400 adalah
40 orang. Anda bagi 40 ini dengan jumah angkatan yang ada, biasanya
ada 4 angkatan yang masih aktif di sebuah program studi. Anda akan
mendapat angka 10 orang setiap angkatan. Selanjutnya anda bisa
menggunakan dua metode untuk menentukan siapa yang akan anda
minta untuk mengisi kuesioner. Pertama, anda punya undian
bertuliskan NIM mahasiswa,dan anda undi saja 10 orang setiap
angkatan, dan yang NIM nya muncul akan jadi objek untuk
mengisikuesioner anda, atau anda menentukan bahwa NIM kelipatan
10 ( 10,20,30,dst ) yang akan mendapatkan hak untuk mengisi
kuesioner. Pada contoh ini dapat anda lihat bahwa setiap mahasiswa
punya kesempatan yang sama untuk mengisi kuesioner. Jangan
sampling itu hanya memberikan secara acak ( terkadang yang
diberikan hanya orang-orang terdekat saja), sehingga objektifitas tidak
bisa dipertanggung jawabkan.
Tinjauan ( analisis ) Internal dan Eksternal LDK

Tahap pertama dalam perencanaan, kita perlu melihat potensi serta kelemahan
LDK kita serta daya dukung eksternal dan tantangan yang datang dari luar
terkait LDK kita. Beberapa ahli manajemen seringkali menggunakan istilah SWOT
( Strength, weakness, opportunity, Threat ). Akan tetapi, kita akan menggunakan
istilah tinjauan internal dan eksternal, walau secara prinsip sama. Dalam tahapan
ini LDK harus mampu melihat potensi yang dimiliki seperti jumlah kader yang
banyak, LDK sudah legal atau dana dakwah mencukupi, selain itu melihat
kelemahan yang ada, dengan harapan bisa diperbaiki di masa yang akan datang
serta membuat kebijakan dakwah tidak menjadikan LDK semakin lemah, sebagai
contoh, kader banyak yang belum memiliki pemahaman dakwah yang
komprehensif atau adanya kelompok yang antipati terhadap LDK. Setelah
melihat keadaan internal, maka perlu melihat keadaan eksternal, yang pertama
daya dukung eksternal seperti adanya FSLDK yang siap mengakselerasi LDK dan
tantangan seperti tuntutan akademis yang semakin tinggi. Perlu diingat kembali,
bahwa semua tinjauan ini harus disertai dengan data dan fakta yang jelas.
Perumusan Grand Design Dakwah
Grand design dakwah ( GDD ) adalah gambaran umum mengenai pola dan arah
gerak LDK di beberapa tahun mendatang. Lamanya tahun yang direncanakan
sesuai dengan kemampuan LDK, jika mampu merencanakan untuk 3 tahun
mendatang atau 6 tahun mendatang, itu kembali ke kemampuan LDK
menerawang masa depan. Bentuk penyusunan GDD bermula dari konsep
global, yakni yang meliputi gerak umum LDK, dimulai dari visi, misi, sistem, alur,
dan lainnya. Lalu dilanjutkan dengan penyusunan yang lebih bersifat sektoral
tergantung bidang-bidang yang ada di LDK. LDK yang sudah pernah membuat
GDD ini belum terbilang banyak, yang saya ketahui adalah LDK GAMAIS ITB yang
dikenal dengan blue print GAMAIS ITB 2008-2013 dan LDK SALAM UI yang
dikenal dengan Manajemen Mutu SALAM UI ( MMS SALAM UI ). Perumusan Grand
design dakwah ini bertujuan agar ada sustainability development atau
pembangunan yang berkelanjutan dari LDK, sehingga penerus kita di masa yang
akan datang bisa melanjutkan perjuangan LDK.
Menentukan Parameter Keberhasilan
Parameter Keberhasilan ini diharapkan bisa sebagai pedoman kuantitatif maupun
kualitatif target keberhasilan setiap periode. Jika perencanaan dibuat untuk tiga
tahun, maka perlu ada target pencapaian per satu tahun. Saya akan memberikan
contoh Parameter keberhasilan.
Aspek
Kualitas dan Kuantitas
Kader

2008
a. 50%
mahasiswa
muslim S1 ITB
adalah kader
mula
b. 45% kader
mula menjadi
kader muda
c. 40% kader
muda menjadi

2009
a. 60%
mahasiswa
muslim S1 ITB
adalah kader
mula
b. 50% kader
mula menjadi
kader muda
c. 40% kader
muda menjadi

2010
a.70%
mahasiswa
muslim S1 ITB
adalah kader
mula
b.60% kader
mula menjadi
kader muda
c. 40% kader
muda menjadi

kader madya
d. 30% kader
madya menjadi
kader purna

kader madya
d. 35% kader
madya menjadi
kader purna

kader madya
d.35% kader
madya menjadi
kader purna

Parameter keberhasilan kader LDK GAMAIS ITB

No

Parame

2008

2009

2010

20

30

ter
1

Trainer

10

SPMN

Mampu melayani

Membuka SPMN

Menjadi lembaga

TC

seluruh LDK

branch di seluruh

profesional

Puskomda
3

Buku

Memproduksi buku

Meproduksi buku

Menerbitkan 1000

tentang manajemen

tentang pemikiran

buku referensi

mahasiswa

kontmporer

LDK

terhadap isu
kontemporer
4

Ranah

Nasional

Asean

Asean

Tim khusus + solid

Sekre, legalitas

Perangkat

lembaga

manajemen

kerja
5

Perangk
at

lengkap

Parameter keberhasilan tim pelatihan manajemen LDK GAMAIS ITB

Dari contoh ini saya rasa, sudah bisa dipahami bagaimana pembuatannya.
Dalam pola pemikirannya dimulai dari memahami GDD dan ditentukan kriteria
keberhasilan, lalu diturunkan kembali ke parameter yang diharapkan. Dengan
adanya parameter ini, LDK bisa mempunyai target yang jelas di setiap periode
untuk menilai keberhasilan LDK.
Menetapkan Alternatif Program dan Proyek Dakwah
Pertama saya ini menjelaskan perbedaan antara program dan proyek. Program
dalam konteks LDK adalah yang berhubungan dengan kepanitiaan, seperti
program idul Qurban, program PMB, program ramadhan, dan sebagainya.
Sedangkan proyek adalah yang berhubungan dengan tim khusus, yang
outputnya biasanya sebuah kebijakan tertentu, seperti proyek legalisasi LDK,
proyek penyusunan konsep kaderisasi dan sebagainya. Memang tidak terlalu
jauh perbedaannya, saya mencoba menjelaskan agar kedepannya kita semua
bisa memahami dengan baik.

Pada tahapan ini LDK mulai menyusun dan membuat strategi program dan
proyek apa yang sekiranya cocok dan tepat untuk memenuhi parameter
keberhasilan yang telah dirancang. Tim perumus masih mencoba memberikan
alternatif yang memnungkinkan, dalam fase ini pula, brainstorming ide dan
inovasi program dan proyek diharapkan dapat berkembang, agar penentuan
program dan proyek ini bisa tepat. Pengambilan data untuk melihat preference
dan taste dari mahasiswa perlu dilakukan. Ada satu hal yang ingin saya ingatkan
dalam menyusun agenda dakwah, adalah give what they need, not give them
what we need. penentuan agenda dakwah perlu memperhatikan preference
dari objek dakwah, jangan melihat apa yang kita butuhkan.
Menentukan Program dan Proyek Dakwah
Tahap penentuan program dan proyek dakwah yang dirangkum kan dalam
program kerja ( proker ) tahunan. Biasanya program kerja dibuat oleh setiap
departemen di LDK. Dalam penyusunan proker tahunan perlu diperhatikan juga
aspek detail, seperti dana yang dibutuhkan, derkripsi agenda, parameter
keberhasilan, waktu yang direncanakan dan penanggung jawab agenda dakwah.
Dengan sistematika seperti ini diharapkan dapat memudahkan dalam
mengeksekusi dan penerus kita dapat melihat dokumen peninggalan kita
sebagai dokumen yang bisa dipahami. Setelah adanya penentuan proker ada
dua tahap lagi dari sebuah LDK yang perlu di lakukan sebelum proker di
eksekusi.
Pertama, auditing dana. Setiap kegiatan butuh dana, dan terkadang dana
yanga da di LDK terbatas, oleh karena itu diperlukan auditing keuangan, agar
setiap proker mendapat hak yang proposinal. Setiap departemen perlu
menentukan prioritas proker, sehingga dapat ditentukan juga proker mana yang
akan mendapat hak lebih dalam hal dukungan dana. Dengan adanya auditing ini,
departemen bisa konsisten dalam pengelolaan dana.
Kedua, sinkronisasi timeline. Pembahasan proker yang berjalan paralel setiap
departemen, terkadang membuat jadwal agenda kita bentrok satu sama lain,
oleh karena itu diperlukan sinkronisasi timeline, agar semua kegiatan dapat
berjalan dengan baik dan tidak bertubrukan dengan jadwal agenda dakwah yang
lain.
Setelah dua hal ini dilakukan, maka LDK sudah bisa mengeksekusi proker
dakwah yang telah disusun.
Pelaksanaan Program dan Proyek Dakwah
Tahap pelaksanaan adalah tahapan yang paling penting dalam dakwah, karena
LDK mendidik kita untuk menjadi kader yang produktif dalam beramal. Dalam
tahapan pelaksanaan ini tidak ada penjelasan khusus , akan tetapi ada beberapa
hal yang perlu diperhatikan.
1. Keadaan ruhiyah kader, jangan sampai karena beramal terlalu banyak,
membuat dia semakin jauh dari Allah

2. Keadaan nuansa kekeluargaan di dalam LDK, karena rasa kekeluargaan ini

lah LDK bisa bertahan lama, dan nuansa kekeluargaan ini pula yang
membuat kader nyaman dan produktif. Saya pernah berkata pada
mahasiswa baru ketika awal mereka masuk ke GAMAIS ITB. selamat
datang di GAMAIS ITB, selamat datang para putra-putri terbaik bangsa,
mulai saat ini GAMAIS adalah keluarga baru untuk kalian, dan teman anda
di sebelah kanan dan kiri, adalah anggota keluarga kita juga, dan saya
adalah kepala keluarga dakwah ini, selamat datang di keluarga baru,
tempat kita akan senang dan sedih bersama
3. Kondisi akademik kader. Jangan sampai pula agenda dakwah yang disusun
, membuat kondisi akademik kader menurun, penempatan kader perlu
diperhatikan. Karena kuliah merupakan tugas utama mahasiswa, maka
memastikan IP kader baik-baik saja adalah tugas seorang pemimpin.
Monitoring
Monitoring dalam tahapan ini berfungsi untuk memastikan program kerja
berjalan dengan baik, dan parameter keberhasilan yang sudah direncanakan
seusai target, monitoring ini pula menjalankan fungsi evaluasi berkala, agar
penyimpangan dan kesalahan yang ada bisa diantisipasi dengan segera. Bentuk
monitoring dapat dilakukan oleh tim Steering Comitee , tim ini punya peran
sangat penting dalam monitoring agenda dakwah termasuk kader yang ada di
dalamnya. Karena orientasi beberapa agenda dakwah berbasis rekruitment
kader, makan tim Steering Comitee perlu merumuskan juga bagaimana agar
agenda dakwah yang dilakukan dapat produktif.

Evaluasi
Tahap terakhir dalam siklus perencanaan dakwah, evaluasi dakwah. Bentuk
evaluasi dakwah sangat beragam pendekatannya, dimulai dari pendekatan
agenda dakwah itu sendiri, dimana kita menilai apakah agenda tersebut sudah
memenuhi parameter keberhasilan, lalu pendekatan kader, terkait hasil
rekruitment kader setelah agenda dakwah, dan pendekatan objek dakwah,
terkait tanggapan mereka terhadap agenda yang ada.
Evaluasi untuk LDK biasanya termaktubkan dalam LPJ tahunan. Pentingnya
evaluasi ini sekaligus memberikan rekomendari terhadap rencana dakwah tahun
mendatang. Dengan adanya evaluasi yang baik dan didukung data yang kuat,
maka akan memberikan gambaran yang jelas mengenai perencanaan dakwah.
Dalam siklus perencanaan dakwah tidak ada akhir dari siklus ini, dan siklus ini
bisa di modifikasi sesuai kebeutuhan, sebutlah kebutuhan perencanaan
kepanitiaan, dan sebagainya. Dengan memahami siklus ini harapan kita akan
terwujudnya sustainability development dalam keberjalanan LDK.