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CAPACITACIN RR.HH.

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INDICE
1.- NIVELES DE PROTECCIN..............................................................................................3
1.1 Asignar una Contrasea .............................................................................................. 3
1.2 Proteger Celdas y Objetos ......................................................................................... 4
2.- FUNCIONES .......................................................................................................................6
2.1 Anidar una Funcin SI................................................................................................ 6
2.2 Combinar Funciones Lgicas .................................................................................... 7
3.- HERRAMIENTAS AUTOMTICAS....................................................................................9
3.1 Validacin de datos .................................................................................................... 9
3.1.1 Cmo usar las Validaciones? .......................................................................... 9
3.2 Consolidar Hojas de Clculo.................................................................................... 10
4.- HERRAMIENTAS DE ANALISIS .....................................................................................10
4.1 Bsqueda de objetivos ............................................................................................. 10
4.2 Utilizar BUSCARH .................................................................................................... 12
4.3 Utilizar BUSCARV .................................................................................................... 13
4.4 Solver ....................................................................................................................... 15
4.4.1 Modelo de construccin para el Solver ......................................................... 15
4.4.2 Qu es el Solver y para que sirve? ............................................................. 15
4.4.3 Ejemplo de cmo usar el "Solver".................................................................... 16
5.- VNCULOS Y MANEJOS DE VENTANAS.......................................................................21
5.1 Trabajar con varios libros de trabajo ....................................................................... 21
5.2 Vnculos entre libros de trabajo ............................................................................... 21
5.3 Vnculos entre hojas de clculo ............................................................................... 22
5.4 Eliminar vnculos ...................................................................................................... 23
6.- AUDITORIA ......................................................................................................................24
6.1 Auditar una Hoja de Clculo .................................................................................... 24
6.2 Rastreo de datos ...................................................................................................... 30
6.3 Importar y Exportar Datos de Excel en office .......................................................... 30
6.3.1 Importar datos de Word ................................................................................... 31
6.3.2 Exportar datos de Excel a Word y PowerPoint ............................................... 31
6.4 Pegar los datos en Word.......................................................................................... 31
6.5 Sugerencia ............................................................................................................... 33
6.6 Importar datos desde un Archivo HTML .................................................................. 33
6.7 Frmulas................................................................................................................... 33
6.7.1 Calcular un nico resultado ............................................................................. 33
6.7.2 Calcular varios resultados ................................................................................ 34
6.8 Algunas formulas para Contar letras, combinar y comparar texto .......................... 34
6.8.1 Contar los caracteres de una celda ................................................................. 34
6.8.2 Combinar texto de dos celdas en una sola ..................................................... 35
6.8.3 Comparar celdas .............................................................................................. 36
6.9 Formulas para separar texto .................................................................................... 36
6.9.1 Usar IZQUIERDA para separar el identificador de pedido.............................. 37
6.9.2 Usar DERECHA para separar el precio........................................................... 37
6.9.3 Usar BUSCAR para separar el nombre ........................................................... 38
6.9.4 Usar DERECHA para separar el apellido ........................................................ 38
7.- ESCENARIOS ..................................................................................................................39
7.1 Crear escenario ........................................................................................................ 39
7.2 Usar el Administrador de Escenarios ...................................................................... 39

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7.3 Eliminar escenarios .................................................................................................. 40


7.4 Ejemplo de Escenarios ............................................................................................ 40
8.- TABLAS Y GRFICOS DINMICOS...............................................................................42
8.1 De bases de datos de Microsoft Excel .................................................................... 42
8.1.1 Crear una Tabla Dinmica ............................................................................... 42
8.1.2 Aplicar Filtro a la Tabla .................................................................................... 45
8.1.3 Cambiar el diseo de la tabla .......................................................................... 46
8.1.4 Aplicar Filtros a la Tabla................................................................................... 46
8.1.5 Obtencin de Subtablas ................................................................................... 47
8.2 De datos externos .................................................................................................... 47
8.2.1 Tablas Dinmicas con Fuente de Datos Externa ............................................ 47
8.2.2 Donde estn los datos que desea analizar? ................................................. 47
8.2.3 Creacin de una base de datos en Access ..................................................... 48
8.2.4 Ejecucin de una Tabla Dinmica con Excel, empleando una Base de datos
desde Access ............................................................................................................... 50
8.2.5 Dnde estn guardados los datos externos? ............................................... 59
8.3 Opciones de tabla dinmica ..................................................................................... 63
8.3.1 Opciones de datos externos ............................................................................ 63
8.3.2 Opciones avanzadas de campo de tabla dinmica ........................................ 63
8.4 Crear una tabla dinmica a partir de otra ................................................................ 63
8.5 De rangos de consolidacin mltiples ..................................................................... 63
8.6 Creacin de la Tabla Dinmica paso a paso ......................................................... 67
8.7 Actualizacin de datos ............................................................................................. 71
8.8 Grafico Dinmico (con tabla dinmica) ................................................................... 71
8.8.1 Ejecucin .......................................................................................................... 71
8.9 Interactuar con Tablas Dinmicas en la Web .......................................................... 74
8.9.1 Utilizar una consulta Web para obtener datos actualizables .......................... 74
8.9.2 Copiar y pegar datos estticos o de una consulta actualizable ...................... 74
8.9.3 Exportar datos desde Microsoft Office Web Components .............................. 75
8.9.4 Abrir un archivo HTML, MHTML o XML .......................................................... 75
9.- INTEGRACIN EN OFFICE.............................................................................................75
9.1 Incrustar informacin ................................................................................................ 75
9.1.1 Cual ser la diferencia entre vincular e incrustar objetos y programas en
Excel? 75
9.1.2 Cundo utilizar objetos incrustados?............................................................. 75
9.2 Vincular informacin ................................................................................................. 76
9.2.1 Cundo utilizar objetos vinculados? .............................................................. 76
9.2.2 Cmo se hace un vnculo a otro libro? .......................................................... 76
9.3 Obtener datos externos............................................................................................ 77
9.3.1 Una de las formas de obtener datos es Importndolos .................................. 77
10.- MACROS ........................................................................................................................77
10.1 Creacin de Macros ................................................................................................. 77
10.2 Ejecutar una macro .................................................................................................. 80
10.3 Asignar una macro ................................................................................................... 82
10.3.1 Asignar a una Autoforma ................................................................................. 82
10.3.2 Asignar a un Control ActiveX ........................................................................... 83
10.4 Modificar una macro ................................................................................................. 83
10.4.1 Codificacin de una Macro .............................................................................. 84
10.4.2 Qu graba Excel? .......................................................................................... 85
10.4.3 Referencias Relativas y Absolutas .................................................................. 87

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1 .- NIVELES DE PROTECCIN
1.1

Asignar una Contrasea

El propsito de asignar una contrasea a un Libro de Excel es que nadie mas que la
persona encargada de ese documento pueda acceder o realizar algunas modificaciones en
l.
Para ello seguimos los siguientes pasos:
1. Ir al men Herramientas.
2. Seleccionar la opcin Opciones.
3. Seleccionar la pestaa Seguridad.
4. Escribir una contrasea en el recuadro que dice
contrasea de apertura.
5. O bien en el recuadro contrasea de escritura, o
en ambos si se desea.
6. Posteriormente hacer clic en aceptar e ingresar
nuevamente la contrasea que se asigno
anteriormente (esto para confirmar la contrasea
que se anot).
7. Finalmente guardar el libro con las modificaciones efectuadas.

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1.2

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Proteger Celdas y Objetos

Para proteger una celda o un objeto seguimos los siguientes pasos:


1. Seleccionar el men herramientas.

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2. Posteriormente a esto seleccionar la


subopcin Proteger y a continuacin proteger
Hoja de clculo.
3. Colocar una contrasea en el recuadro de
texto.
4. Como se ve solo estn activas las casillas de
verificacin Seleccionar celdas bloqueadas y
Seleccionar celdas desbloqueadas.
5. Posteriormente hacer clic en aceptar, y
escribir nuevamente la contrasea asignada.
Nota: Al colocar una contrasea en una hoja de
Clculo para proteger los datos, no se permite ni
modificar, ni eliminar los datos.
De esta forma se protegen las celdas y objetos en una Hoja de Clculo.
Para desproteger la hoja de clculo y seguir modificando ya sea aumentando o eliminando
algunas cosas, seguir los siguientes pasos:
1.Ir al men Herramientas.
2.Seleccionar la Opcin Proteger.
3.Posterior a esto elegir la opcin Desproteger Hoja de Clculo.
4.Y finalmente escribir la contrasea que se asign anteriormente.
5.De esta forma la hoja quedar desprotegida y se podr hacer las modificaciones
respectivas.

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2 .- FUNCIONES
2.1

Anidar una Funcin SI

En algunos casos, puede que se necesite utilizar una funcin como uno de los argumentos
de otra funcin. Como en el ejemplo que se mostrara mas abajo.
A continuacin se muestra los pasos para utilizar la funcin PROMEDIO como argumento de
la funcin SI.
1. Como la funcin principal es la
condicional
(funcin
SI)
entonces: hacer clic en fx de la
barra de frmulas.
2. Luego buscar la funcin SI.
Esta se encuentra en la
categora
de
funciones
Lgicas.
3. Hacer clic sobre la funcin SI.
4. Posterior a ello hacer clic en el
botn aceptar.
5.A continuacin colocamos los
argumentos que esta funcin
necesita.

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Note que en la prueba lgica se utiliza la funcin PROMEDIO como argumento de la


funcin SI.

NOTAS:
1. Al utilizar una funcin dentro de otra, no se puede olvidar que esta funcin tambin tiene
argumentos que se debe respetar al usarla.
2. Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas.

2.2

Combinar Funciones Lgicas

A continuacin se muestra ejemplos de cmo combinar y anidar funciones lgicas: La


funcin Y, O, SI:
1. Al igual que los ejemplos de arriba, seguimos los mismos pasos pero utilizando ahora la
funcin Y, como argumento de la funcin SI.

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2. En la prueba lgica, se coloco como argumento la funcin Y, notar que si el valor de la


celda F7 esta entre 0 y 30, se obtendr como respuesta la palabra PESIMO, caso
contrario devolver el valor de la celda.
3. A continuacin se ver otro ejemplo utilizando la funcin O.

Notar que ahora se utiliza en la prueba lgica de la funcin condicional la funcin O,


verificando aqu si el valor de la celda F8 es igual a cero o es menor que 20, si esto ocurre
devuelve el valor de ABANDONO, caso contrario devuelve el valor de la celda.

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3 .- HERRAMIENTAS AUTOMTICAS
3.1

Validacin de datos

La validacin de datos nos permite controlar los datos que se introduce en una o varias
celda de una Hoja de Clculo, por ejemplo si se introduce a una celda texto y en esta se
defini que solo se acepten datos numricos, entonces obtendremos un mensaje de error.

3.1.1 Cmo usar las Validaciones?


Para utilizar la validacin en una Celda se siguen los siguientes pasos:
1. Primero seleccionar la celda o
celdas en la cual se validaran
los datos.
2. Del men Datos seleccionar
la opcin Validacin.
3. A continuacin se presenta el
siguiente cuadro de dilogo.
4. Se tiene tres pestaas:
Configuracin,
Mensaje
entrante y Mensaje de error.
5. En el primero se debe
seleccionar el criterio de
validacin, como se muestra
a continuacin.
6. En el ejemplo se eligi Nmero
entero.
7.

En la pestaa mensaje entrante, se


puede colocar o no un mensaje de
entrada de datos a la celda o
celdas de validacin.

8.

A continuacin, se coloca un
mensaje a los datos que se llenara
en la celda o celdas.

9.

Se puede colocar un mensaje de


error, si se introdujo un valor que
no corresponde a la celda o celdas,
como se muestra continuacin.

10. Note que se puede elegir el estilo


del mensaje de error, como se
muestra en la lista desplegable.

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Nota: Una vez que se introduce toda la


informacin que se necesita para la
validacin de la celda o celdas, hacer
clic en el botn aceptar.

3.2

Consolidar Hojas de Clculo

La consolidacin de datos permite resumir datos procedentes de varias hojas (por ejemplo,
sumar, calcular promedios, desviaciones, etc. La consolidacin se la puede realizar de la
siguiente manera:
Por posicin, cuando los datos de todas las reas de origen se organizan en idntico orden
y situacin.
Por categoras, si se desea resumir un conjunto de hojas de clculo que tienen los mismos
rtulos pero organizan los datos de forma diferente. Este mtodo combina los datos que
tienen rtulos que coinciden en cada hoja de clculo.

4.- HERRAMIENTAS DE ANALISIS


4.1 Bsqueda de objetivos
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos. En el caso de que conozca el resultado
deseado de una frmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado.
A continuacin se muestra un ejemplo de Buscar Objetivo.
1. Para utilizar la opcin Buscar objetivo hacer
clic en Buscar objetivo en el men
Herramientas.
2. Posteriormente a esto, aparecer el siguiente
cuadro de dilogo:
3. Se llenan los datos, como se muestra a
continuacin:

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4. Note que el valor objetivo es 16,67, se quiere cambiar este valor por 67 y para ello se
selecciona la celda para cambiar el valor, para que devuelva como resultado en
Promedio 67.
5. A continuacin se muestra como cambi el valor 10 de la celda C8 al valor de 110,67
para que devuelva como resultado en Promedio 67.

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4.2

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Utilizar BUSCARH

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin,
devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use
BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte
superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un
nmero especificado de filas. La H de BUSCARH significa "Horizontal".
A continuacin, se mostrar un ejemplo de la funcin BUSCARH.
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr el resultado de la frmula.
2. Hacer clic en fx de la barra de frmulas.
3. A continuacin escoger en la categora de frmulas Bsqueda y referencia, donde se
encuentra la funcin BUSCARH, se debe seleccionar esta funcin.
4. Una vez que se haga clic en el botn aceptar, mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5. Valor buscado: Es la aproximacin del nmero o texto que se busca coincidiendo con
la fila 1.
6. Matriz_buscar_en: aqu se define la matriz en donde se busca el dato anterior.
7. Indicador_filas: aqu se llena el nmero de fila donde se desea buscar un
determinado valor.

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8. El valor buscado en la primera fila de la matriz es 25, la matriz donde se busca el valor
es de A5 hasta AX54 y la fila es 25.
9. Al hacer clic en el botn aceptar la frmula devolver el valor de 625.
Nota: Lo que se busca con esta frmula es obtener el resultado de la multiplicacin de
25x25.
En el siguiente punto se realiza el mismo ejemplo pero utilizando la funcin BUSCARV
adems se utilizan otros datos.

4.3

Utilizar BUSCARV

Busca un valor especfico en la primera columna de una matriz de tabla y devuelve, en la


misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.
La V de BUSCARV significa vertical. Use BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores
de comparacin se encuentran en una columna a la izquierda de los datos que desea
encontrar.
A continuacin se muestra un ejemplo de esto:
Ejemplo: La Hoja de Clculo donde se buscaran los datos (utilizando la funcin BUSCARV)
es una tabla de multiplicar del 1 al 50. Se desea buscar en la columna 1 el valor de 30 y que
devuelva el valor de la 3 columna.
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr el resultado de la frmula.
2. Hacer clic en fx de la barra de frmulas.
3. A continuacin escoger en la categora de frmulas: Bsqueda y referencia, donde se
encuentra la funcin BUSCARV, se debe seleccionar esta funcin.
4. Una vez que se haga clic en el botn aceptar, mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

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5. Valor buscado: Es la aproximacin del nmero o texto que se busca coincidiendo con la
columna 1.
6. Matriz_buscar_en: aqu se define la matriz en donde se busca el dato anterior.
7. Indicador_columnas: aqu se llena el nmero de columna donde se desea buscar un
determinado valor.

8. Posteriormente a llenar los datos, hacer clic en el botn aceptar.


9. La frmula devolver el valor de 390.

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El valor buscado en la primera columna de la matriz es 30 la matriz esta conformada por la


celda A5 hasta la celda AX54, y se desea buscar el valor en la columna 13 de la matriz. Lo
que hace la frmula es encontrar el valor de 30x13 que en este caso seria 390, es una de
las utilidades que se le puede dar a esta funcin.
Ordenado: Este valor es lgico, especfico si la funcin BUSCARV va a buscar una
coincidencia exacta o aproximada, este valor se puede omitir o no, como se hizo en el
ejercicio.

4.4

Solver

4.4.1

Modelo de construccin para el Solver

4.4.2

Qu es el Solver y para que sirve?

Aprovechar lo poderosa que es la hoja de clculo de Excel, en particular una de las


herramientas la cual se denomina Solver nos resulta muy til a la hora de realizar algunos
clculos instantneos, y se ubica en la barra de mens en la opcin Herramientas, al
pulsar este icono aparecern varias opciones y ah encontraran instrucciones, el Solver
resuelve problemas lineales y enteros utilizando el mtodo ms simple con lmites en
las variables y el mtodo de ramificacin y lmite, implantado por John Watson y Dan
Fylstra de Frontline Systems, Inc. Es de hacer notar que estos problemas se presentan en
las ciencias administrativas y es requisito indispensable en casi todas las reas de
ciencias sociales, ingeniera, y en cualquiera de las carreras universitarias como Ciencias
Estadsticas, Economa, Administracin, entre otras, tener algn conocimiento previo de una
ctedra llamada Investigacin de Operaciones, en ella se construyen modelos para el
anlisis y la toma de decisiones administrativas, los cuales en tiempos remotos se utilizaban
algoritmos muy complejos entre ellos el del mtodo simplex y el dual, estas tcnicas
manualmente son complejas, pero con la tecnologa aparecieron softwares para resolver
muchos problemas entre ellos se encuentra el ms conocido que es el "LINDO", pero hoy
tenemos la oportunidad de resolverlos muy fcilmente mediante la hoja de clculo de Excel
y el paquete agregado llamado "SOLVER" que optimiza los modelos sujetos a
restricciones, como los modelos de programacin lineal y no lineales, la cual permite
obtener las soluciones ptimas para un modelo determinado, y dependiendo de los
niveles de la organizacin se tomen las mejores decisiones para resolver los
conflictos de una empresa.

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4.4.3

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Ejemplo de cmo usar el "Solver"

Andrs Zuares es presidente de una microempresa de inversiones que se dedica a


administrar las carteras de acciones de varios clientes. Un nuevo cliente ha solicitado que la
compaa se haga cargo de administrar para l una cartera de 100.000$. A ese cliente le
agradara restringir la cartera a una mezcla de tres tipos de acciones nicamente, como
podemos apreciar en la siguiente tabla. Formule usted un modelo de Programacin Lineal
para mostrar cuntas acciones de cada tipo tendra que comprar Andrs con el fin de
maximizar el rendimiento anual total estimado de esa cartera.
Acciones

Precio ($)

Rendimiento Anual Inversin


Estimado
por ($)
Accin ($)

Cotel

60

60.000

Entel

25

25.000

Telecel

20

30.000

Posible

Para solucionar este problema debemos seguir los pasos para la construccin de modelos
de programacin lineal (PL):

1.- Definir la variable de decisin.


2.- Definir la funcin objetivo.
3.- Definir las restricciones.
Luego construimos el modelo:

MAX Z = 7X1 + 3X2 + 3X3


S.A.:
60X1 +25X2 + 20X3 <= 100.000
60X1 <= 60.000
25X2 <= 25.000
20X3 <= 30.000
Xi >= 0
A continuacin se construye el modelo en una hoja de clculo de Excel de la siguiente
manera:

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En la fila 2 se coloca la variable de decisin la cual es el nmero de acciones y sus valores


desde la B2 hasta la D2.
En la fila 3 el rendimiento anual y sus valores desde B3 hasta D3.
En la celda E3 colocaremos una formula la cual nos va indicar el rendimiento anual total,
=SUMAPRODUCTO($B$2:$D$2;B3:D3).
Desde la fila B5 hasta la D8 colocaremos los coeficientes que acompaan a las variables de
decisin que componen las restricciones.
Desde la E5 hasta la E8 se encuentra la funcin de restriccin (LI) y no es mas que utilizar la
siguiente formula =SUMAPRODUCTO($B$2:$D$2;B5:D5) la cual se alojara en la celda E5,
luego daramos un copy hasta la E8.
Desde la F5 hasta F8 se encuentran los valores de las restricciones.
Desde la G5 hasta G8 se encuentra la holgura o excedente.
Una vez completada la hoja de clculo con el modelo respectivo GRABE SU HOJA!, y
seleccione "Solver" en el men de "Herramientas", ah tendr que especificar dentro del
cuadro de dialogo de Solver:
o
o
o

La celda que va a optimizar


Las celdas cambiantes
Las restricciones

As tendremos la siguiente pantalla:

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Como se puede observar en la celda objetivo se coloca la celda que se quiere optimizar, en
las celdas cambiantes las variables de decisin y por ltimo se debe de complementar con
las restricciones. Una vez realizado estos pasos deben pulsar el icono de "Opciones" y
debe hacer clic en "Adoptar modelo lineal" y enseguida el botn de "Aceptar". Luego haga
clic en el botn de "Resolver" para realizar la optimizacin, lea detenidamente el mensaje
de terminacin de Solver y ah observar si se encontr una solucin o hay que modificar el
modelo, en caso de haber encontrado una solucin ptima usted podr aceptar o no dicha
solucin, luego tendr oportunidad de analizar un informe de anlisis de sensibilidad para
luego tomar la mejor decisin.

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En nuestro ejemplo el mximo rendimiento anual fue de 12750$, y la cantidad de acciones a


comprar seran 750, 1000 y 1500 para Cotel, Entel y Telecel respectivamente. De est forma
podemos observar la potencia que tiene el Solver, para mayor informacin sobre el tema,
utilizar la ayuda de la hoja de clculo de Excel.

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5.- VNCULOS Y MANEJOS DE VENTANAS


5.1 Trabajar con varios libros de trabajo
Para organizar ventanas en Excel, sea que muestre todos los libros abiertos al mismo
tiempo, hacemos lo siguiente:
1. Ir al men Ventana, seleccionar la opcin Organizar, a
continuacin aparece el siguiente cuadro de dilogo:
2. Dependiendo de la opcin que se escoja las ventanas
aparecern de ese modo, por Ejemplo, si se selecciona la
opcin Vertical se vera de la siguiente forma:

Note que la ventana activa es ejercicio1, y las ventanas inactivas son ejercicio para realizar
pruebas y ejercicio11.

5.2

Vnculos entre libros de trabajo

1. Seleccionamos la celda o texto que ser el enlace a


otro Libro de Excel.
2. Posteriormente a ello hacer clic derecho.
3. De las opciones que nos muestra el men contextual
seleccionar la opcin Hipervnculo.
4. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

EXCEL AVANZADO

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5.
6.
7.
8.

5.3

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Hacer clic en la opcin Archivo o pgina Web existente.


En el cuadro Buscar en: se debe buscar el archivo que se desea vincular.
Hacer clic sobre el documento a vincular (en este caso un documento de Excel).
Finalmente hacer clic en aceptar.

Vnculos entre hojas de clculo

Podemos crear vnculos dentro de una Hoja de Clculo o con otras Hojas. Para poder
realizar esto se siguen los siguientes pasos:
1. Seleccionamos la celda o texto que ser el enlace a
otra Hoja de Clculo.
2. Posteriormente a ello hacer clic derecho.
3. De las opciones que nos muestra el men contextual
seleccionar la opcin Hipervnculo.
4. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.
5.En el cuadro texto escribir el texto que ser el
hipervnculo.
6.En el cuadro Escriba la referencia de celda, se debe
colocar la celda a donde se ira al hacer clic sobre el
vnculo.

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CAPACITACIN RR.HH.

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7.Ms abajo donde dice o


seleccione un lugar de este
documento
debemos
seleccionar una de las hojas
de clculo.
8.Finalmente hacer clic en
aceptar.
Nota.- Los vnculos en varias
Hojas de Clculo nos permiten
pasar de una hoja a otra en
forma automtica solo haciendo
clic sobre el enlace que se
define.

5.4

Eliminar vnculos

Para eliminar los vnculos de Hojas de Clculo o Libros de trabajo, se siguen los siguientes
pasos:
1. Sobre el enlace (vnculo) hacer clic
derecho.
2. Del men contextual seleccionar la
opcin Quitar Hipervnculo.
3. Como se muestra el hipervnculo esta
en letra de color azul y adems esta
subrayado.
4. Se tiene tambin la opcin modificar
hipervnculo que se encuentra un
poco
mas
arriba
de
Quitar
hipervnculo, como su nombre indica
esta permitir modificar.

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6.- AUDITORIA
6.1 Auditar una Hoja de Clculo
Al realizar auditoria de frmulas, nos referimos a que esta se la debe realizar en frmulas de
una determinada Hoja de Clculo.
Para ello se siguen los siguientes pasos:
1. Elegir del men Herramientas la opcin auditoria de frmulas.

2. En el siguiente ejemplo: veremos como rastrear precedentes, rastrear dependientes y


rastrear error en determinadas frmulas de una Hoja de Clculo. Como se muestra a
continuacin:

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3.En el ejemplo se ven flechas azules, estas muestran la dependencia, precedencia y error
de las frmulas aplicadas en la Hoja de Clculo, como se menciono anteriormente.
4.De Nota final podemos ver que sus precedentes son Nota1 y Nota2, de Promedio su
dependiente es Observacin, y el error que se encontr es la ltima frmula de Nota
final, si se observa, se desplaz un comentario acerca del error de la frmula.
5. Para quitar las fechas azules que se presentan el momento de rastrear, se realiza lo
siguiente:

6. Lo siguiente que se har es Evaluar frmula de la opcin Auditoria de frmulas, para

EXCEL AVANZADO

25

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

ello se muestra del ejemplo anterior su respectiva evaluacin.


7. Para ello seleccionar primero la celda donde se encuentra la frmula a ser evaluada.
Del men Herramientas, hacer clic en la opcin Auditoria de frmulas y posterior a
ello seleccionar la subopcin Evaluar frmula, como se muestra a continuacin:

8. A continuacin se muestra el siguiente cuadro de dilogo:

9. Para evaluar la frmula paso a paso y ver en donde se encuentra el error en sta, hacer

EXCEL AVANZADO

26

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

clic en el botn Evaluar.


10. A continuacin vemos al evaluar la frmula donde esta el error, como se muestra a
continuacin:

11.

En el ltimo paso de la evaluacin vemos los siguiente:

12.

Efectivamente la frmula que introducimos esta errada, y nos devuelve un error el


cual se deber corregir en donde se detecto al realizar la evaluacin.

13.

Mostrar ventana de inspeccin. En la ventana de inspeccin, se puede agregar


frmulas para que evale y muestre los resultados de cada frmula, es similar a lo
anterior con la diferencia que en esta se puede realizar la evaluacin de las frmulas
de toda la Hoja de Clculo en conjunto.

14.

Para acceder a esta opcin del men herramientas elegimos la opcin Auditoria de
frmulas y luego seleccionamos la subopcin mostrar ventana de inspeccin. A
continuacin se muestra el cuadro de dilogo de la ventana de inspeccin:

EXCEL AVANZADO

27

CAPACITACIN RR.HH.

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15.

En esta ventana podemos hacer clic en el botn Agregar inspeccin, y posterior a


ello seleccionar la celda donde se encuentra la frmula a ser inspeccionada, y as
agregar varias frmulas a la ventana de inspeccin.

16.

Ahora bien, si se desea quitar una de las frmulas en las ventanas de inspeccin
seleccionar esta y posteriormente hacer clic en Eliminar inspeccin, como se muestra
a continuacin:

17.

Al seleccionar cualquiera de las filas en la ventana de inspeccin se activar el botn


Eliminar inspeccin y as poder quitar una de estas filas de determinada inspeccin.

18.

Modo de Auditoria de frmulas. Esta opcin nos permite ver en la Hoja de Clculo
todas las frmulas que se utilizo.

19.

Para ello seleccionamos del men herramientas la opcin Auditoria de frmulas y a


continuacin seleccionamos la opcin Modo de auditoria de frmulas.

EXCEL AVANZADO

28

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

20.

A continuacin vemos un ejemplo al aplicar esta opcin a la Hoja de Clculo.

21.

Como se ve en la imagen, con esta opcin podemos realizar una evaluacin general
de todas las frmulas en la Hoja de Clculo.

22.

Para desactivar esta opcin, se hace lo siguiente:

EXCEL AVANZADO

29

CAPACITACIN RR.HH.

6.2

PROGRAMA UMSATIC

Rastreo de datos

1. Seleccione la hoja de clculo en la que desee buscar un rango de datos externos (rango
de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de clculo pero que se
origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel,
puede dar formato a los datos o utilizarlos en clculos como hara con otros datos.).
2. En la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de
Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos.
Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.), Pulsar en la
flecha junto al cuadro Nombre y, a continuacin, en el nombre del rango de datos
externos que desee.

6.3

Importar y Exportar Datos de Excel en office

1. Asegrese de que los datos de Microsoft Excel estn en formato de lista (lista: serie de
filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen
como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rtulo
en la primera fila y contiene informacin similar y no hay columnas o filas en blanco en la
lista.
2. Cierre el libro de Excel que contenga los datos que desee utilizar en Microsoft Access.
3. En Access, abra la base de datos donde desee copiar los datos de Excel.

EXCEL AVANZADO

30

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

4. En el men Archivo de Access, elija Obtener datos externos y, a continuacin, Pulsar


en Importar.
5. En el cuadro Importar, Pulsar en Microsoft Excel en el cuadro Tipo de archivo.
6. En la lista de Buscar en, localice el archivo que desee importar y haga doble clic en
ste.
7. Siga las direcciones del Asistente para importar hojas de clculo.
Para obtener ms informacin sobre este asistente y sobre Access, Pulsar en Mostrar la
Ayuda despus de que el asistente haya finalizado.

6.3.1

Importar datos de Word

1. En Microsoft Word, seleccione las filas y columnas de la tabla que desee copiar.
Para seleccionar toda la tabla, Pulsar en la tabla, elija Seleccionar en el men Tabla y,
a continuacin, Pulsar en Tabla.
2. Pulsar en Copiar
en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con
botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de
herramientas, Pulsar en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin,
Pulsar en la ficha Barras de herramientas.) Estndar.
3. Pase a la hoja de clculo de Microsoft Excel.
4. Pulsar en la esquina superior izquierda del rea de la hoja de clculo en que desee
pegar la tabla.
Las celdas de la tabla copiada sustituyen a las celdas existentes en el rea.
5. Pulsar en Pegar

, situado junto a los datos, y


6. Para ajustar el formato, Pulsar en Opciones de pegado
despus Pulsar en Coincidir con formato de destino para utilizar cualquier formato
previamente aplicado a las celdas de Excel, o bien en Mantener formato de origen
para hacer coincidir el formato de la tabla de Word tanto como sea posible.
Nota Excel pega el contenido de cada celda de la tabla de Word en una celda de Excel
independiente. Si desea dividir los datos en ms celdas, por ejemplo, dividir nombre y
apellido de modo que queden en celdas separadas, utilice el comando Texto en
columnas del men Datos.

6.3.2

Exportar datos de Excel a Word y PowerPoint

1. Seleccione los datos o el grfico que desee copiar.


2. Pulsar en Copiar
.
3. Cambio a Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.
4. Pulsar en el documento o la presentacin donde desee colocar los datos o el grfico de
Microsoft Excel y siga uno de estos procedimientos:

6.4

Pegar los datos en Word

1. Pulsar en Pegar
en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con
botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de

EXCEL AVANZADO

31

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

herramientas, Pulsar en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin,


Pulsar en la ficha Barras de herramientas.) Formato.
2. Pulsar en Opciones de pegado
procedimientos:

junto a los datos y siga uno de estos

Para pegar los datos en una tabla de Word, Pulsar en Hacer coincidir estilo de tabla
de destino o en Conservar formato de origen.
Para pegar un vnculo a los datos de Excel, de modo que los datos del documento de
Word se actualicen siempre que se modifiquen los datos del libro original de Excel,
Pulsar en Hacer coincidir estilo de tabla de destino y vincular a Excel o en
Conservar formato de origen y vincular a Excel.
Para pegar los datos como texto con cada fila en un prrafo separado y los valores de
celda separados por tabulaciones, Pulsar en Conservar slo texto.
Pegar un grfico en Word
3. Pulsar en Pegar
en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con
botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de
herramientas, Pulsar en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin,
Pulsar en la ficha Barras de herramientas.) Formato.
4. Pulsar en Opciones de pegado

junto al grfico y siga uno de estos procedimientos:

Para pegar el grfico como grfico, de modo que pueda utilizar Excel para modificarlo al
hacer doble clic en l en el documento de Word, Pulsar en Grfico de Excel.
Para pegar un vnculo al grfico de Excel, de modo que el grfico se actualice en el
documento de Word siempre que lo modifique en el libro original de Excel, Pulsar en
Vincular a Grfico de Excel.
Para pegar una imagen de mapa de bits del grfico, Pulsar en Imagen de grfico.
Pegar los datos en PowerPoint.

En el men Edicin, Pulsar en Pegado especial y siga uno de estos procedimientos:


Para pegar los datos en un rango de Excel, de modo que pueda modificar el rango en
Excel al hacer doble clic en l en la presentacin, Pulsar en Objeto de hoja de clculo
de Microsoft Excel. Si los datos estn cortados, haga doble clic en el objeto y cambie el
tamao de las columnas para que aparezcan todos los datos.
Para pegar un vnculo a los datos de Excel, de forma que los datos se actualicen en la
presentacin siempre que modifique los datos del libro original en Excel, Pulsar en
Pegar vnculo y, a continuacin, en Objeto de hoja de clculo de Microsoft Excel.
Para pegar los datos como texto que pueda editarse en PowerPoint, Pulsar en Texto
con formato (RTF) o Texto sin formato.
Para pegar una imagen de mapa de bits de los datos, Pulsar en Imagen o Mapa de bits.
Pegar un grfico en PowerPoint

En el men Edicin, Pulsar en Pegado especial y siga uno de estos procedimientos:

EXCEL AVANZADO

32

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Para pegar el grfico como grfico, de modo que pueda utilizar Excel para editarlo al
hacer doble clic en l en la presentacin, Pulsar en Objeto de grfico de Microsoft
Excel.
Para pegar un vnculo al grfico de Excel, de forma que el grfico se actualice en la
presentacin siempre que modifique el grfico en el libro original de Excel, Pulsar en
Pegar vnculo y, a continuacin, en Objeto de grfico de Microsoft Excel.
Para pegar una imagen de mapa de bits del grfico, Pulsar en Imagen.

6.5

Sugerencia

Si desea que se expanda un rango de datos de Excel que ha pegado en Word o PowerPoint
cuando se expandan los datos en Excel, asigne un nombre (nombre: palabra o cadena de
caracteres que representa una celda, rango de celdas, frmula o valor constante. Utilice nombres
fciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difciles de entender, como Ventas
(C20:C30) al rango en Excel antes de copiarlo y, a continuacin, pegue un vnculo al rango
con nombre.

6.6

Importar datos desde un Archivo HTML

Las pginas Web suelen contener informacin idnea para su anlisis en Microsoft Excel.
Por ejemplo, puede analizar las cotizaciones del mercado de valores en Excel utilizando
informacin que proceda directamente de una pgina Web. Segn cules sean sus
necesidades, puede recuperar datos actualizables (de modo que pueda actualizarlos en
Excel con los datos ms recientes de la pgina Web) o bien obtener los datos de una pgina
Web y mantenerlos estticos en la hoja de clculo.
Este punto se vera con ms detalle en la parte de Interactuar con Tablas Dinmicas en la
Web ms adelante del presente manual.

6.7

Frmulas

Cuando se introduce una frmula matricial (frmula matricial: frmula que lleva a cabo varios
clculos en uno o ms conjuntos de valores y devuelve un nico resultado o varios
resultados. Las frmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican
presionando CTRL+MAYS+ENTRAR.), Microsoft Excel inserta de forma automtica la
frmula entre llaves ({}).

6.7.1

Calcular un nico resultado

Puede utilizar una frmula matricial para realizar varios clculos que generen un nico
resultado. Este tipo de frmula matricial permite simplificar un modelo de hoja de clculo
sustituyendo varias frmulas distintas por una sola frmula matricial.
1. Pulsar en la celda en que desee introducir la frmula matricial.
2. Escriba la frmula matricial.
Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de
precios de cotizacin y acciones sin utilizar una fila de celdas
para calcular y mostrar los valores individuales de cada
cotizacin.
Frmula matricial que genera un nico resultado

EXCEL AVANZADO

33

CAPACITACIN RR.HH.

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Cuando se escribe la frmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como frmula matricial, multiplica las


acciones y el precio correspondiente a cada cotizacin, y luego suma los resultados de
estos clculos.
3. Presione CTRL+MAYS+ENTRAR.

6.7.2

Calcular varios resultados

Algunas funciones de la hoja de clculo devuelven matrices de valores o requieren una


matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una frmula
matricial, deber introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo nmero de
filas y columnas que los argumentos matriciales.
1. Seleccione el rango de celdas en que desee introducir la frmula matricial.
2. Escriba la frmula matricial.
Por ejemplo, dada un serie de tres cifras de ventas (columna
B) para una serie de tres meses (columna A), la funcin
TENDENCIA determinar los valores de la lnea recta para
las cifras de ventas. Para mostrar todos los resultados de la
frmula, se escribe en tres celdas en la columna C (C1:C3).
Frmula matricial que genera varios resultados
Al introducir la frmula =TENDENCIA(B1:B3,A1:A3) como frmula matricial, generar tres
resultados separados (22196, 17079 y 11962) basados en las tres cifras de ventas y en los
tres meses.
3. Presione CTRL+MAYS+ENTRAR.

6.8

Algunas formulas para Contar letras, combinar y comparar texto


Nombre de la
funcin

Se utiliza para

LARGO

Contar el nmero de
caracteres incluidos
en una celda.

CONCATENAR

Combinar informacin
de dos celdas en una
sola.

IGUAL

Comparar dos celdas

Los nombres de funciones resumen frmulas largas.


En lugar de contar el nmero de letras de una celda, volver a escribir para combinar
informacin de dos celdas en una, o revisar el texto para comparar el contenido de la celda,
deje que Excel realice el trabajo por usted usando frmulas. En la sesin de prctica, tendr
la oportunidad de utilizar las frmulas y funciones que ha aprendido.

6.8.1

Contar los caracteres de una celda

EXCEL AVANZADO

34

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Frmula de la hoja de clculo.


Resultado de la frmula en la hoja de clculo.

Imagine que ha escrito una lista de encabezados para publicarlos en su sitio Web y stos no
pueden tener ms de 40 caracteres (letras, nmeros y espacios). Para asegurarse de que la
cuenta de caracteres est dentro del lmite, debera escribir esta frmula en la celda B1:
=LARGO(A1).
La funcin LARGO busca el nmero de caracteres de la celda A1 e indica el resultado, que
es 35.
El paso siguiente sera copiar la frmula de la celda B1 en toda la columna para buscar el
nmero de caracteres de las otras celdas. Podr probar todo esto en la sesin prctica que
encontrar al final de la leccin.

6.8.2

Combinar texto de dos celdas en una sola

Frmula de la hoja de clculo.


Resultado de la frmula en la
hoja de clculo.

En este ejemplo, se ha importado un


archivo de texto en Excel. Los nombres y
los apellidos estn en dos columnas
independientes.
Para
combinar
la
informacin en una celda, debe usar una
frmula que no se parece a lo visto hasta
ahora. sta usa el operador (&) en vez de
una funcin. Debe escribir esta frmula en
la celda C2:
=A2&" "&B2

EXCEL AVANZADO

35

CAPACITACIN RR.HH.

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El operador (&) indica a Excel que debe combinar el texto de la celda A2, un espacio
(delimitado por comillas) y el texto de la celda B2.
Para combinar los otros nombres en otras celdas de la columna C, debe copiar la frmula en
toda la columna.
Nota
Puede realizar la misma operacin si usa la funcin CONCATENAR:
=CONCATENAR(A2," ",B2), pero es ms rpida escribir el operador (&). "Concatenar", por
cierto, significa combinar, o ya lo haba adivinado?

6.8.3

Comparar celdas

Frmula de la hoja de clculo.


Resultado de la frmula en la hoja
de clculo.
Imagine que los nombres de una hoja
de clculo principal se han copiado en
otra hoja de clculo. Con el paso del
tiempo es fcil que se produzcan
cambios y querr comparar los dos
grupos de nombres para buscar
posibles diferencias.

Debe copiar el segundo grupo de nombres en la hoja de clculo principal y, a continuacin,


escribir esta frmula en la celda C2:
=IGUAL(A2,B2)
La funcin IGUAL compara el texto de dos celdas. Devolver VERDADERO si el contenido
de ambas celdas es exactamente el mismo o FALSO si no lo es. La funcin IGUAL distingue
entre maysculas y minsculas, pero ignora diferencias de formato como negrita o itlica.
El resultado de la frmula es FALSO, porque "Davolio" est escrito de forma diferente en las
celdas A2 y B2.
Para comparar el resto de los nombres, copie la frmula en toda la columna.

6.9

Formulas para separar texto

Nombre de la funcin

Se utiliza para

IZQUIERDA

buscar y mostrar los primeros caracteres de una celda

DERECHA

buscar y mostrar los ltimos caracteres de una celda

BUSCAR

buscar la ubicacin de un carcter dentro del texto

LARGO

contar el nmero de caracteres incluidos en una celda.

Los nombres de funcin expresan frmulas largas rpidamente.

EXCEL AVANZADO

36

CAPACITACIN RR.HH.

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En esta parte, se observar una celda que contiene un ID del pedido, una descripcin del
elemento y un precio. Aprender cmo las frmulas pueden colocar el ID del pedido en una
celda y el precio en otra, dejando intacta la informacin original. Observando una celda que
contiene dos nombres, aprender a utilizar frmulas para separar el nombre o el apellido en
otra celda.

6.9.1

Usar IZQUIERDA para separar el identificador de pedido

Frmula de la hoja de clculo.


Resultado de la frmula en la
hoja de clculo.
Con tres partes diferentes de
informacin en cada celda, no
conviene usar la columna A. Para
separar los identificadores de
pedido en una columna que
contenga slo dichos datos, debe
escribir esta frmula en la celda
B2:
=IZQUIERDA(A2,5)
La funcin IZQUIERDA encuentra y muestra los primeros caracteres de una celda, hasta un
nmero que especifique. En este ejemplo, los identificadores de pedido contienen 5
caracteres, de manera que IZQUIERDA busca en la celda A2 los primeros cinco caracteres
contando desde la izquierda, que a continuacin se muestra en la celda B2.
Para el grupo completo de identificadores de pedido, se debe copiar la frmula en toda la
columna. A continuacin, si ya no necesitamos las frmulas copiadas, puedemos eliminarlas
dejando los resultados en la columna. (Ya aprendimos como hacerlo en la sesin prctica de
la leccin anterior.)

6.9.2

Usar DERECHA para separar el precio

Frmula de la hoja de
clculo.
Resultado de la frmula en la hoja
de clculo.
Para crear un grupo que contenga
slo el precio debe escribir esta
frmula en la celda B2:
=DERECHA(A2,6)
La funcin DERECHA encuentra y
muestra los ltimos caracteres de una
celda, hasta un nmero que
especifique. En este ejemplo, el precio siempre contiene seis caracteres (incluido el signo de
moneda), de manera que DERECHA busca en la celda A2 los seis ltimos caracteres de la
derecha, que a continuacin se muestra en la celda B2.

EXCEL AVANZADO

37

CAPACITACIN RR.HH.

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Para el grupo completo, debe copiar la frmula en toda la columna. Despus puede eliminar
las frmulas para dejar slo los resultados.

6.9.3

Usar BUSCAR para separar el nombre

Nomenclatura de la
frmula.
Frmula de la hoja de clculo.
Resultado de la frmula en la hoja de
clculo.

Imagine que est preparando una lista de


correo separando los nombres y los
apellidos de una celda en sus propias
celdas, de forma que cualquiera de los
dos se puede usar como saludo en una
carta.
Al contrario que los nmeros de identificador de pedido, las longitudes de los nombres
varan, por lo que la frmula que usa un nmero especfico de caracteres no funcionara en
este ejemplo. Para separar un nombre, escriba esta frmula en la celda B2:
=IZQUIERDA(A2,BUSCAR(" ",A2)-1)
El espacio entre las comillas indica a la funcin BUSCAR que debe buscar el espacio de la
celda A2. (El argumento -1 elimina dicho espacio del resultado.) A continuacin, la funcin
IZQUIERDA usa el resultado para mostrar el texto a la izquierda de ese espacio. El texto
mostrado es el nombre.
Para el grupo completo de nombres, debe copiar la frmula en toda la columna y despus
eliminar las frmulas para dejar slo los resultados.

6.9.4

Usar DERECHA para separar el apellido

Nomenclatura de la frmula.
Frmula de la hoja de clculo.
Resultado de la frmula en la hoja de
clculo.

Cuando la longitud de los apellidos vara,


cmo reconoce Excel un apellido? Por el
hecho de que sigue a un espacio. Para
separar un apellido, escriba esta frmula
en la celda B2:
=DERECHA(A2,LARGO(A2)-BUSCAR("
",A2))
La frmula usa la funcin LARGO para buscar la longitud del texto en la celda A2: 13
caracteres. A continuacin, la funcin BUSCAR localiza el espacio (" ") de la celda A2.

EXCEL AVANZADO

38

CAPACITACIN RR.HH.

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Despus, Excel resta la posicin del espacio (6 caracteres desde la izquierda) a la longitud
del texto de la celda A2. La funcin DERECHA usa el resultado de dicha resta como una
cuenta de caracteres para mostrar todo lo que haya a la derecha del espacio. De manera
que 13-6 es igual a "Davolio" (los ltimos 7 caracteres de la celda).
Para completar el grupo de nombres, debe copiar la frmula en toda la columna y despus
eliminar las frmulas para dejar slo los resultados.

7.

- ESCENARIOS

Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis Y si (anlisis Y si: proceso de cambio de los valores de celdas para ver cmo
afectan esos cambios al resultado de frmulas de la hoja de clculo. Por ejemplo, variar la
tasa de inters que se utiliza en una tabla de amortizacin para determinar el importe de los
pagos.). Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede
sustituir automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el
resultado de un modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de
valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos
escenarios para ver distintos resultados.

7.1

Crear escenario

1. En el men Herramientas, elija Escenarios.


2. Pulsar en Agregar.
3. En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el escenario (escenario:
conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un
modelo de hoja de clculo.).
4. En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee
cambiar.
Nota Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree un escenario que
utilice los valores originales de las celdas antes de crear escenarios que cambien valores.
5. En Proteger, seleccione las opciones que desee.
6. Pulsar en Aceptar.
7. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para
las celdas cambiantes.
8. Para crear el escenario, Pulsar en Aceptar.
9. Si desea crear escenarios adicionales, Pulsar de nuevo en Agregar y repita el
procedimiento. Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar y Pulsar en Cerrar
en el cuadro de dilogo Administrador de escenarios.

7.2
1.
2.
3.
4.

Usar el Administrador de Escenarios


En el men Herramientas, elija Escenarios.
Pulsar en Resumen.
Pulsar en Resumen o Tabla dinmica.
En el cuadro Celdas resultantes, escriba las referencias de las celdas que hacen
referencia a las celdas cuyos valores cambian los escenarios (escenario: conjunto de
valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja
de clculo.). Separe las referencias mltiples mediante comas.

Nota No se necesitan las celdas resultantes para generar un informe de resumen de


escenarios, pero s se necesitan en un informe de tabla dinmica (informe de tabla dinmica:

EXCEL AVANZADO

39

CAPACITACIN RR.HH.

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informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros
de una base de datos, de varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.).

7.3

Eliminar escenarios

1. En el men Herramientas, elija Escenarios.


2. Pulsar en el nombre del escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha
asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de clculo.) que desee eliminar
y, a continuacin, Pulsar en Eliminar.

7.4

Ejemplo de Escenarios

Hasta el momento, cada celda de una hoja slo poda tener asociado un valor (fuera un dato
tecleado o el resultado de una frmula). Gracias a los escenarios se va a conseguir que una
misma celda tenga asociados distintos valores, uno por cada escenario, de manera que
seleccionando un escenario hacemos que la celda tome el valor que est almacenado en el
mismo.

Pensemos en una hoja de clculo en la que se modela la previsin de las ventas de una
empresa; imaginemos que el aumento de ventas depende del incremento del mercado, del
crecimiento del Producto Interno Bruto y del comportamiento de las empresas competidoras.
Estas tres variables se miden mediante unos ndices situados respectivamente en las
celdas Al, A2 y A3. Concretamente, tal como se ve en la figura para el primer mes, la
frmula del clculo de la previsin es:
Previsin = base* (1 + 2*%inc demanda - % inc PIB - % inc competencia)

EXCEL AVANZADO

40

CAPACITACIN RR.HH.

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La empresa se plantea tres posibilidades de (escenarios): optimista (incremento de


demanda del 10%, incremento del PIB del 4% e incremento de la competencia del 0%),
neutra (incremento de demanda del 5%, incremento del PIB del 2% e incremento de la
competencia del 2%), y pesimista (incremento de demanda del 2%, incremento del PIB del
l% e incremento de la competencia del 8%). Si quisiramos analizar la previsin de ventas
optimista, introduciramos la terna de valores en el rango A1:A3 y observaramos los
resultados; si deseramos analizar la previsin pesimista, volveramos a realizar la
operacin pero con los datos que correspondan a esa previsin, y as cada vez que
deseramos analizar la previsin de ventas de alguno de los tres posibles escenarios que
nos hemos planteado.
Para facilitar este tipo de problemtica y no tener que introducir los valores cada vez que se
quiera ver cual es el comportamiento en cada situacin, disponemos de los escenarios en
Excel.

En
primer
lugar,
seleccionamos
en
Herramientas / Escenarios. La ventana
Administrador de escenarios aparecer en la
pantalla, indicando que no hay definido
escenario alguno y que debemos pulsar sobre
Agregar para crear nuestro primer escenario.

Una vez pulsemos el botn indicado, una


nueva ventana, Agregar escenario, nos
preguntar acerca del escenario a crear.
Deberemos, en primer lugar, asignar un
nombre que identifique el escenario; en nuestro
ejemplo, podemos denominar OPTIMISTA al
primer escenario.

En segundo lugar, indicar cules sern las celdas


que contendrn los valores del escenario, en el
cuadro Celdas cambiantes, que, en nuestro
ejemplo se corresponden con el rango de celdas
($A$1:$A$3) que corresponde a ($A$1, $A$2 y
$A$3 (Excel escribe las direcciones con referencias
absolutas, aunque ello carece totalmente de
importancia, ya que no vamos a copiar las
direcciones citadas). Por ltimo, podremos escribir
un comentario que documente el escenario, as
como activar dos opciones: Evitar cambios y
Ocultar.
Las dos opciones citadas en el prrafo anterior son
tiles para proteger los escenarios: con Evitar
cambios se impedir la edicin del escenario y, por ello, no podrn alterarse sus valores.
Con Ocultar el nombre del escenario desaparecer de la lista, por lo que no podr
seleccionarse para ser alterado. Ambas opciones se activan (si estn seleccionadas), slo
cuando la hoja est protegida y as se haya indicado.
Cuando pulsemos en el botn Aceptar, una
nueva ventana, Valores del escenario, nos
interrogar acerca de los valores de las celdas.
Basta con teclear los valores de nuestro
escenario PESIMISTA.

EXCEL AVANZADO

41

CAPACITACIN RR.HH.

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Con esta operacin, terminamos la creacin de nuestro primer escenario. Al pulsar sobre
Agregar, volveremos a la ventana Agregar escenario, crearemos el que hemos llamado
NEUTRO y escribiremos los valores de las celdas cambiantes. De forma similar
procederemos para el escenario PESIMISTA. Una vez que finalicemos, dispondremos de
tres escenarios, tal como aparece en la ventana Administrador de escenarios
Una vez seleccionado uno de los escenarios, al
pulsar sobre el botn Mostrar, los datos de las
celdas cambiantes del escenario en cuestin se
situarn en las celdas A1, A2 y A3. Estas tienen,
por tanto, tres ternas de valores asociados, una
terna por cada escenario creado.
Informes de resumen de escenario.- Para
comparar varios escenarios, puede crear un
informe que los resuma en la misma pgina.
El informe puede listar los escenarios unos junto
a otros o resumirlos en un informe de tabla
dinmica (informe de tabla dinmica: informe de
Excel interactivo de tablas cruzadas que resume
y analiza datos, como registros de una base de
datos, de varios orgenes, incluidos los que son
externos a Excel.).

8.

- TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

8.1

De bases de datos de Microsoft Excel

Una tabla dinmica y su respectivo grafico comprenden una serie de datos agrupados en
forma de resumen que agrupan aspectos concretos de una informacin global.
Es decir con una Tabla Dinmica se pueden hacer resmenes de una Base de Datos,
utilizndose para, promediar, o totalizar datos.
Debe ser muy importante la cantidad de informacin a manejar para que el uso de la tabla
dinmica se justifique.
Para su utilizacin, se debe recurrir a Men / Datos / Informe de Tablas y grficos
dinmicos.
Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulacin de vehculos
a travs de una estacin de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de
ordenamiento a travs de una herramienta de Excel, mediante Tablas Dinmicas.

8.1.1

Crear una Tabla Dinmica

La creacin de una tabla dinmica se realiza a travs del asistente y en varios pasos.
1- Poner el cursor en cualquier celda de la siguiente Tabla:

EXCEL AVANZADO

42

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

2- Tomar la opcin Men / Datos / Informe de tablas y grficos dinmicos


Aparece el cuadro:

1 Paso
a) Dnde estn los datos que desea analizar?
Marcar opcin: Lista o base de datos de Microsoft Excel.

EXCEL AVANZADO

43

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

b) Que tipo de informe desea crear? Marcar la opcin: Tabla dinmica.


c) Clic en Siguiente.

2 Paso Rango de Datos


a) Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulo.
b) Siguiente.
3 Paso Ubicacin de la Tabla

a) Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de clculo, determinando la celda de comienzo


de ejecucin de la misma.
b) Se indica, clic en Diseo, comienza el momento de disear la tabla.

EXCEL AVANZADO

44

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

a) Arrastrar el cuadrito de Semana a Columna


b) Arrastrar el cuadrito de Vehculo a Fila
c) Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos
d) Aceptar.
Aparece la tabla dinmica diseada, acompaada por una barra de herramientas especial
que permite filtrar datos por despliegue de las mismas.

8.1.2

Aplicar Filtro a la Tabla

EXCEL AVANZADO

45

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes:


En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1 y 2
En segundo lugar se despliega la lista en vehculo y se desactivan las opciones Camin,
Camioneta, Moto.

8.1.3

Cambiar el diseo de la tabla

Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseo de la tabla, por ejemplo


e) Arrastrar el cuadrito de Vehculo a Columna
f) Arrastrar el cuadrito de Semana a Fila
g) Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos
h) Aceptar.
Obtenindose el siguiente el siguiente resultado.

8.1.4

Aplicar Filtros a la Tabla

Siguiendo con el mismo criterio, aplicando en Vehculos se dejan activados Auto y Camin.
En Semana se deja activada solamente la 1 y 3 Semana. De lo ejecutado surge el
siguiente resultado.

EXCEL AVANZADO

46

CAPACITACIN RR.HH.

8.1.5

PROGRAMA UMSATIC

Obtencin de Subtablas

Asiendo doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la segunda de Auto, donde
figura la cantidad 122350, excel automticamente produce un detalle en hoja aparte segn
lo siguiente.

8.2
8.2.1

De datos externos
Tablas Dinmicas con Fuente de Datos Externa

Primero se debe ir a l men Datos y seleccionar Informe de tablas y grficos


dinmicos y se habilitara el Asistente para tablas y grficos dinmicos.

8.2.2

Donde estn los datos que desea analizar?

Lista o base de datos de Microsoft Excel


Fuente de datos externa
Rango de consolidacin mltiple

EXCEL AVANZADO

47

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Otro informe de tabla dinmica u otro grfico dinmico

Siguiendo con el mismo criterio se trabajo con la misma lista o base de datos que se empleo
para realizar el trabajo hasta el momento. Pero en este caso trasladada a Microsoft Access,
para realizar desde all todos los pasos de Importacin de datos externos, necesarios
para realizar la tabla con Excel y comprobar los resultados finales.

8.2.3

Creacin de una base de datos en Access

Se empleo una cuenta telefnica modificada, crendose en Access una base de datos
denominada Duracin e Importes, mediante dos tablas, la primera denominada Destino,
con el contenido de los destinos, Celular, Correo, Internet, Inter-Urb y Urbanas, con su
clave principal, y una tabla denominada Control de tiempos e importes, con el resto de
datos correspondientes a la lista conocida, introduciendo en Destino la clave respectiva.

EXCEL AVANZADO

48

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Por otro lado se creo la Consulta, con la vinculacin de ambas denominada Duracin e
Importes. Esta Consulta nos proporciona la base de datos con la que vamos a trabajar.

EXCEL AVANZADO

49

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Quedando por lo tanto explicar paso a paso:

8.2.4

Ejecucin de una Tabla Dinmica con Excel, empleando una Base de


datos desde Access

EXCEL AVANZADO

50

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Paso 1 de 3
Activar Fuente de datos externa.
Primero se debe ir al men Datos y seleccionar Informe de tablas y grficos dinmicos
y se habilitara el Asistente para tablas y grficos dinmicos en la cual se debe habilitar
Fuente de datos externa y luego Pulsar en siguiente.

Paso 2 de 3
Para buscar los datos Pulsar en Obtener los datos:

Es imprescindible tener instalado Microsoft Query para realizar esta operacin. Porque
produce el enlace entre la base de datos de Access y Excel.
Caso contrario aparecer la siguiente ventana de aviso:

EXCEL AVANZADO

51

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Microsoft Query no esta instalado


Correctamente o no tiene memoria suficiente
para ejecutarse.
Haga clic en Aceptar, cierre uno o varios programas
para liberar recursos e intente de nuevo la operacin.
Si vuelve a aparecer este mensaje, ejecute el programa
de instalacin que utilizo para instalar Excel y repare o
vuelva a instalar Query

Como instalar MS Query

Aceptar

Solucionado el inconveniente descrito, se contina con el paso 2 de 3, que como se


menciono, al tener instalado el MS Query tendremos la siguiente imagen en pantalla:

En la ficha Consulta, figuran todas las que se hayan creado y guardado con Microsoft
Query.
En este caso no existe ninguna, por lo tanto la nica opcin que tenemos es:
1 Seleccionar / Nueva fuente de datos / y Aceptar
2 De la operacin anterior surge la siguiente pantalla

EXCEL AVANZADO

52

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Debiendo llenarse los 4 pasos a partir del primero, que simultneamente va habilitando a
los restantes.

En el primer paso colocamos Datos desde Access, que nos permite utilizarla en caso de
querer volver a emplearla.

Como Paso 2, se despliega una lista y seleccionamos Driver do Microsoft Access [*.mdb]

EXCEL AVANZADO

53

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Como Paso 3, pulsar Conectar, esta operacin procede a la instalacin del controlador.

Se presenta una pantalla con varios botones.

Debiendo pulsarse sobre Seleccionar.

Dando origen a la siguiente imagen, que como se puede apreciar, al seleccionar Duracin e
Importes, que corresponde a nuestro archivo desde Access lo traslada a la parte superior
es decir: Nombre de base de datos.

EXCEL AVANZADO

54

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Una vez seleccionada la base de datos correcta, se da por terminada la instalacin del
controlador.
Debiendo pulsarse sobre Aceptar.

Esta operacin determina la nueva imagen para terminar la instalacin


Sobre esa imagen activar Base de datos.
Pulsar Aceptar.

Esta operacin devuelve la Imagen C es decir Seleccionar base de datos.


Se reproduce la misma operacin realizada sobre esa imagen anteriormente.
Pulsar Aceptar.
Surge nuevamente la Imagen B pero completa es decir Crear nueva fuente de datos.

EXCEL AVANZADO

55

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Falta solamente el paso 4, si bien no es necesario, se puede elegir una tabla para la base
de datos, mediante una lista desplegable que surge al pulsar el botn respectivo. Si
seleccionamos Duracin e Importe, la misma permanecer seleccionada cuando se inicie
el Asistente de consultas.

Pulsar: Aceptar
Surge la siguiente imagen de Elegir origen de datos, donde se encuentra incorporada la:
Base de datos desde Access.

Pulsar: Aceptar
Tendremos la imagen: Asistente para consulta

EXCEL AVANZADO

Elegir columnas

56

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

En esta imagen incluiremos a la derecha en Columnas en la consulta los destinos que nos
interesa incluir en la tabla mediante Seleccin y >
Quedando de la siguiente manera:

Pulsar: Siguiente
En este paso aparece una pantalla: Asistente de consultas Filtrar datos
Donde se especifica que filas incluir en la consulta. En este caso no filtramos ningn dato
por lo tanto. Pulsar Siguiente.

EXCEL AVANZADO

57

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Saltamos a otra pantalla del Asistente de consulta Orden de resolucin


Tenemos tres opciones para ordenar los datos, en nuestro caso optamos por

Ordenar por Orden Ascendente:


Destino
Fecha
Importe

Pulsar Siguiente.
Tenemos la terminacin de la operacin: Asistente para consultas - Finalizar
Manteniendo activado.

EXCEL AVANZADO

58

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Devolver datos a Microsoft Excel:

Pulsar Finalizar.
Volviendo al paso 2 de 3 de Asistente de tablas y grficos dinmicos

8.2.5

Dnde estn guardados los datos externos?

Obtener datos: Se han recuperado campos de datos. Pulsar Siguiente.


En caso de adoptar en el paso de Asistente para consultas - Finalizar por Activar

Ver datos o modificar consulta en Microsoft Quero:

Aparece la siguiente figura:

EXCEL AVANZADO

59

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Se podrn ver o modificar los datos antes de devolverlos a Excel pulsando el botn que se
indica. Realizado esto, se vuelve tambin al paso 2 del Asistente para tablas dinmicas
Como ultima acotacin, volviendo a la pantalla Asistente para consulta / Finalizar
Si se pulsa Guardar consulta.
Esta se guardara en la carpeta Queries situada en:
\ Archivos de programa \ Microsoft Office\ Queries
Encontrndonos en el paso 2 de 3, los pasos de diagramacin de la tabla ya se conocen, el
mismo criterio para el paso 3 de 3 que corresponde a la ubicacin de la misma.
Cumplido estos pasos la tabla obtenida es la siguiente:

1
2
3
4

A
Fecha

B
(Todas)

Destino

Datos
Suma de
Duracin
Suma de
Importe
Suma de
Duracin
Suma de
Importe
Suma de
Duracin

Total

Celular
5
6
Correo
7
8
Internet

EXCEL AVANZADO

0:13:48
$0,43
1:06:37
$1,21
6:52:43

60

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Suma de
Importe
Suma de
Inter-Urb
Duracin
Suma de
Importe
Suma de
Urbanas
Duracin
Suma de
Importe
Total Suma de Duracin
Total Suma de Importe

9
10
11
12
13
14
15

$2,68
0:15:10
$7,00
0:13:47
$0,63
8:42:05
$11,95

Como podemos observar, la tabla obtenida produce los mismos resultados totales y
parciales por destino que las desarrolladas en las opciones que presenta Excel.
Si quisiramos producir de la tabla un grafico dinmico, tendramos que realizar los mismos
pasos conocidos, Excel en este caso nos ofrece una opcin que la vamos a aprovechar pero
maquillndola, como colocar un color por destino etc, a travs de Formato, que conocemos,
quedando de la siguiente manera:
Fecha (Todas)

Tot al

9
$ 8 ,4 2
8

Coloque campos de serie aqu

Celular Suma de Duracion


Celular Suma de Import e

$ 5,0 3

Correo Suma de Duracion

5
$ 4 ,59

Correo Suma de Importe


Internet Suma de Duracion
Internet Suma de Import e

Inter-Urb Suma de Duracion


$ 2 , 59
3

Inter-Urb Suma de Importe


Urbanas Suma de Duracion
Urbanas Suma de Importe

$ 0 ,8 1
1
11:56 :53
4 :2 9 :50

0 :2 8 :2 6

0 :2 9 :4 2

1:19 :4 4

0
Suma de
Duracion

Suma de
Import e

Celular

Suma de
Duracion

Suma de
Importe

Suma de
Duracion

Correo

Int ernet

Dest ino

EXCEL AVANZADO

Suma de
Importe

Suma de
Duracion

Suma de
Importe

Int er-Urb

Suma de
Duracion

Suma de
Import e

Urbanas

Dat os

61

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Si se producier el mismo filtrado, es decir seleccionamos la fecha 26/09/05, veremos que el


resultado es el mismo:
A

1
2
3

Fecha

26/09/05

mircoles

Destino

Datos

Total

4
5
6
7
8
9
10
11
12

Celular

Suma de Duracin
Suma de Importe
Correo
Suma de Duracin
Suma de Importe
Internet
Suma de Duracin
Suma de Importe
Urbanas
Suma de Duracin
Suma de Importe
Total Suma de Duracin

0:01:53
$ 0,10
1:09:26
$ 0,99
2:33:29
$ 1,13
0:02:34
$ 0,19
3:47:22

13

Total Suma de Importe

$ 2,41

Si bien el ejemplo es repetitivo, la intencin es demostrar que si bien los caminos son
distintos los resultados son los mismos.
El mismo procedimiento para realizar el grafico respectivo, que con retoques se muestra de
la siguiente manera:
Fecha 26/09/2001
Total

1,2
$ 1,13
$ 0,99
1

0,8

Celular Suma de Duracion


Celular Suma de Importe
Correo Suma de Duracion
Correo Suma de Importe

0,6

Internet Suma de Duracion


Internet Suma de Importe
Urbanas Suma de Duracion
Urbanas Suma de Importe

0,4

$ 0,19
0,2
$ 0,10

2:33:29
1:09:26
0:02:34

0:01:53
0
Suma de
Duracion

Suma de
Importe

Suma de
Duracion

Celular

Suma de
Importe

Suma de
Duracion

Correo

Suma de
Importe

Internet

Suma de
Duracion

Suma de
Importe

Urbanas

Destino Datos

EXCEL AVANZADO

62

CAPACITACIN RR.HH.
8.3

PROGRAMA UMSATIC

Opciones de tabla dinmica

En este caso se trata de:

8.3.1

Opciones de datos externos

Guardar contrasea: Al guardar la contrasea de proteccin y tener habilitada esta opcin,


permite acceder a los datos que tengamos protegidos sin tener que escribirla.
Consulta en segundo plano: Al no estar seleccionada, y tener que conectarse con una
fuente de datos, se deber esperar mientras se actualizan los datos.
En caso de conectarse y querer seguir trabajando en Excel normalmente, seleccionar la
opcin, y en la tabla dinmica aparece un icono, mientras los datos se estn actualizando.
Optimizar memoria: En caso que al finalizar el paso 4 se produzca un mensaje, indicando
que no es posible crear la tabla por falta de memoria suficiente, probar activar esta opcin
antes de pulsar finalizar.

8.3.2

Opciones avanzadas de campo de tabla dinmica

Recuperar datos externos para todos los elementos (rendimiento ms rpido)


Se selecciona siempre que al existir un problema de memoria, se halle solucionado con
activar en el caso anterior Optimizar memoria.
En este caso se consigue la mxima rapidez en recuperar datos.
Consultar fuente de datos externa al seleccionar cada elemento (requiere menos
memoria).
Activando esta opcin se aprovecha la memoria al mximo pero se pierde rapidez.
Para evitar errores en este caso se recomienda activar.
Deshabilitar crear tablas a partir de este campo (recomendado).

8.4

Crear una tabla dinmica a partir de otra

Para proseguir con el tema de optimizar memoria, si la intencin es crear varias tablas
dinmicas a travs de los mismos datos, debemos en el paso 1 del Asistente, optar por la
opcin Otra tabla dinmica, aunque la tabla se construya con datos externos.
Caso contrario de construirse una nueva tabla con el mismo origen de datos, Excel en el
ultimo paso propondr una opcin con el siguiente tipo de incrimino.
En este caso pulsamos Si.
Se da por terminada la opcin de Ejecucin de Tablas Dinmicas con Fuente de datos
Externa.

8.5

De rangos de consolidacin mltiples

En este ejemplo se emplearon para construir la Tabla dinmica, como fuente de datos, listas
de elementos ubicados en distintas hojas de otro libro.
Para ir comprobando su desarrollo y resultado final en los resmenes, se emplearon para
ejecutar el ejemplo, la planilla original de factura telefnica modificada, pero sus destinos
divididos en hojas diferentes y ubicados en otro libro que llamamos Totales generales.

EXCEL AVANZADO

63

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Cada lista se identifica por el nombre de la hoja que representa el destino. Teniendo en
cuenta que los destinos corresponden a: Celular, Correo, Internet, Inter Urb y Urbanas,
tendremos para cada uno la lista en una hoja respectiva dentro del libro Totales generales.
Segn el siguiente esquema:
Libro Totales Generales
Nombre de Hoja Celular

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Fecha

Importe

Duracin

Hora inicial

Hora final

Numero

17/09/2005

0,23

0:08:23

19:08:07

19:16:30

155070059

18/09/2005

0,05

0:01:03

20:08:33

20:09:36

155070059

18/09/2005

0,05

0:00:39

20:28:27

20:29:06

155070059

19/09/2005

0,05

0:01:53

19:59:23

20:01:16

155070059

20/09/2005

0,05

0:01:50

20:06:15

20:08:05

155070059

23/09/2005

0,05

0:03:24

22:07:05

22:10:29

155070059

24/09/2005

0,05

0:00:18

15:04:30

15:04:48

155011312

24/09/2005

0,09

0:05:39

21:59:49

22:05:28

155070059

25/09/2005

0,05

0:00:34

15:17:16

15:17:50

155011312

25/09/2005

0,09

0:05:38

20:47:57

20:53:35

155070059

26/09/2005

0,05

0:00:43

0:04:08

0:04:51

155070059

26/09/2005

0,05

0:01:10

19:52:50

19:54:00

155070059

27/09/2005

0,09

0:02:38

19:55:43

19:58:21

155070059

30/09/2005

0,05

0:01:40

20:38:39

20:40:19

155011312

Libro Totales Generales


Nombre de Hoja Correo

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Fecha

Importe

Duracin

Hora inicial

Hora final

Numero

15/09/2005

0,05

0:00:46

0:00:04

0:00:50

6102223847

16/09/2005

0,05

0:03:46

19:10:44

19:14:30

6102223847

16/09/2005

0,05

0:01:26

23:25:47

23:27:13

6102223847

16/09/2005

0,05

0:02:10

23:43:20

23:45:30

6102223847

17/09/2005

0,05

0:01:57

22:28:17

22:30:14

6102223847

17/09/2005

0,05

0:01:54

23:21:59

23:23:53

6102223847

18/09/2005

0,09

0:03:18

17:59:08

18:02:26

6102223847

18/09/2005

0,05

0:01:05

18:15:50

18:16:55

6102223847

18/09/2005

0,05

0:00:50

18:17:45

18:18:35

6102223847

19/09/2005

0,09

0:05:44

7:53:57

7:59:41

6102223847

19/09/2005

0,19

0:07:14

8:19:33

8:26:47

6102223847

19/09/2005

0,05

0:03:56

21:43:26

21:47:22

6102223847

19/09/2005

0,05

0:01:45

21:53:26

21:55:11

6102223847

20/09/2005

0,19

0:27:03

22:49:43

23:16:46

6102223847

EXCEL AVANZADO

64

CAPACITACIN RR.HH.
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

PROGRAMA UMSATIC

20/09/2005

0,05

0:01:15

23:35:35

23:36:50

6102223847

21/09/2005

0,05

0:01:13

9:21:25

9:22:38

6102223847

21/09/2005

0,05

0:01:15

18:43:05

18:44:20

6102223847

23/09/2005

0,05

0:00:58

22:25:50

22:26:48

6102223847

23/09/2005

0,05

0:01:00

22:27:12

22:28:12

6102223847

23/09/2005

0,05

0:01:00

22:31:12

22:32:12

6102223847

23/09/2005

0,19

0:13:25

22:32:36

22:46:01

6102223847

24/09/2005

0,19

0:15:26

7:44:21

7:59:47

6102223847

24/09/2005

0,33

0:12:56

18:00:48

18:13:44

6102223847

24/09/2005

0,19

0:26:17

22:33:00

22:59:17

6102223847

25/09/2005

0,38

0:15:22

8:57:12

9:12:34

6102223847

25/09/2005

0,05

0:01:54

16:09:25

16:11:19

6102223847

25/09/2005

0,09

0:04:48

23:36:56

23:41:44

6102223847

26/09/2005

0,14

0:08:47

0:12:54

0:21:41

6102223847

26/09/2005

0,38

0:27:36

9:24:36

9:52:12

6102223847

26/09/2005

0,47

0:33:03

18:26:21

18:59:24

6102223847

27/09/2005

0,05

0:03:37

1:01:50

1:05:27

6102223847

27/09/2005

0,05

0:00:46

7:49:38

7:50:24

6102223847

27/09/2005

0,05

0:00:51

13:30:11

13:31:02

6102223847

27/09/2005

0,05

0:01:21

13:32:47

13:34:08

6102223847

27/09/2005

0,19

0:17:28

23:10:53

23:28:21

6102223847

28/09/2005

0,05

0:01:22

17:12:53

17:14:15

6102223847

28/09/2005

0,05

0:00:55

17:15:05

17:16:00

6102223847

28/09/2005

0,09

0:03:45

17:55:15

17:59:00

6102223847

30/09/2005

0,05

0:03:30

17:18:49

17:22:19

6102223847

Libro Totales Generales


Nombre de Hoja Internet

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Fecha

Importe

Duracin

Hora inicial

Hora final

Numero

15/09/2005

0,56

1:28:50

20:31:44

22:00:34

6102227638

16/09/2005

0,05

1:00:02

23:46:29

0:46:31

6102227638

17/09/2005

0,47

1:04:02

20:55:07

21:59:09

6102227638

18/09/2005

0,47

1:05:56

22:56:18

0:02:14

6102227638

19/09/2005

0,80

2:00:51

22:44:00

0:44:51

6102227638

20/09/2005

0,33

0:13:02

19:12:50

19:25:52

6102227638

21/09/2005

0,09

0:02:42

18:31:22

18:34:04

6102227638

23/09/2005

0,75

1:50:10

20:16:13

22:06:23

6102227638

24/09/2005

0,05

0:00:33

20:41:42

20:42:15

6102227638

24/09/2005

0,14

0:08:35

20:45:47

20:54:22

6102227638

26/09/2005

0,05

0:00:33

20:55:34

20:56:07

6102227638

26/09/2005

0,47

1:05:55

20:56:31

22:02:26

6102227638

26/09/2005

0,05

0:00:33

23:33:41

23:34:14

6102227638

26/09/2005

0,56

1:26:28

23:34:38

1:01:06

6102227638

EXCEL AVANZADO

65

CAPACITACIN RR.HH.
16

30/09/2005

0,19

0:28:41

PROGRAMA UMSATIC
23:37:37

0:06:18

6102227638

Libro Totales Generales


Nombre de Hoja Inter Urb
A

Fecha

Importe

Duracin

Hora inicial

Hora final

Numero

15/09/2005

0,56

1:28:50

20:31:44

22:00:34

6102227638

16/09/2005

0,05

1:00:02

23:46:29

0:46:31

6102227638

17/09/2005

0,47

1:04:02

20:55:07

21:59:09

6102227638

Libro Totales Generales


Nombre de Hoja Urbanas
A
B
Fecha
Importe
1
15/09/2005 $
0,19
2
16/09/2005 $
0,09
3
17/09/2005 $
0,05
4
18/09/2005 $
0,05
5
19/09/2005 $
0,05
6
20/09/2005 $
0,05
7
20/09/2005 $
0,05
8
20/09/2005 $
0,05
9
21/09/2005 $
0,05
10
21/09/2005 $
0,05
11
21/09/2005 $
0,05
12
21/09/2005
$
0,05
13
22/09/2005 $
0,05
14
22/09/2005 $
0,09
15
22/09/2005 $
0,05
16
22/09/2005 $
0,05
17
22/09/2005 $
0,05
18
23/09/2005 $
0,14
19
24/09/2005 $
0,05
20
24/09/2005 $
0,09
21
25/09/2005 $
0,05
22
25/09/2005 $
0,05
23
25/09/2005 $
0,05
24
25/09/2005 $
0,05
25
26/09/2005 $
0,05
26
26/09/2005 $
0,09
27
26/09/2005 $
0,05
28
27/09/2005 $
0,05
29
27/09/2005 $
0,05
30

EXCEL AVANZADO

Duracin

Hora inicial

Hora final

Numero

0:06:36

10:42:49

10:49:25

4693881

0:05:08

10:11:37

10:16:45

4660671

0:00:09

9:14:50

9:14:59

4694898

0:00:08

8:58:14

8:58:22

4694898

0:00:07

9:03:09

9:03:16

4694898

0:00:06

8:36:30

8:36:36

4694898

0:00:49

12:27:05

12:27:54

4602096

0:00:37

19:40:59

19:41:36

4539695

0:00:07

9:08:21

9:08:28

4694898

0:00:45

9:13:34

9:14:19

4693881

0:00:10

18:39:20

18:39:30

4694898

0:00:59

21:05:35

21:06:34

4660671

0:01:07

15:28:24

15:29:31

4660671

0:04:58

19:07:03

19:12:01

4693881

0:00:11

19:22:41

19:22:52

4660571

0:01:34

19:23:22

19:24:56

4660671

0:00:15

19:27:33

19:27:48

4660671

0:10:04

11:24:48

11:34:52

4693881

0:00:08

9:12:38

9:12:46

4694898

0:06:49

20:31:09

20:37:58

4693881

0:00:07

9:12:51

9:12:58

4694898

0:00:40

11:26:32

11:27:12

4602096

0:00:13

11:44:21

11:44:34

4693881

0:00:09

23:56:19

23:56:28

4694898

0:00:07

9:12:24

9:12:31

4694898

0:02:19

11:35:23

11:37:42

4602096

0:00:08

23:02:29

23:02:37

4694898

0:00:07

9:19:07

9:19:14

4694898

0:00:10

10:20:27

10:20:37

4694898

66

CAPACITACIN RR.HH.
31
32
33
34
35
36
37
38
39

8.6

PROGRAMA UMSATIC

27/09/2005

0,05

0:02:48

20:44:13

20:47:01

4831814

27/09/2005

0,05

0:01:46

22:04:38

22:06:24

4831814

27/09/2005

0,05

0:00:13

22:28:38

22:28:51

4694898

28/09/2005

0,23

0:08:45

11:41:20

11:50:05

4693881

29/09/2005

0,05

0:00:08

10:02:37

10:02:45

4694898

29/09/2005

0,09

0:06:34

13:30:25

13:36:59

4693881

30/09/2005

0,09

0:06:38

9:52:21

9:58:59

4693881

30/09/2005

0,09

0:07:47

10:52:50

11:00:37

4660671

30/09/2005

0,05

0:00:18

21:04:45

21:05:03

4693881

Creacin de la Tabla Dinmica paso a paso

En un libro nuevo, nos ubicamos en una hoja que llamaremos Resumen General.
Colocamos el selector en la celda B4.
Men Datos / Asistente para tablas y grficos dinmicos.
Paso 1 de 3
Activar: Rangos de consolidacin mltiple

Paso 2a de 3
Activar: Campos de paginas personalizadas

EXCEL AVANZADO

67

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Esta accin nos permite insertar los nombres de elementos del campo en la tabla, en
nuestro caso los destinos que se encuentran en hojas separadas.
Pulsar: Siguiente
Paso 2b de 3
Dnde estn los rangos de hoja de clculo que se desea consolidar?
Pulsar: Examinar
En este caso se ubica el archivo del nuevo libro, para realizar esta operacin, en primer
lugar se debe conocer de antemano, el nombre de la hoja donde se ubica la primera lista a
consolidar y el Rango a emplear para obtener los datos. En todos los casos los datos que
nos interesan para ejecutar la tabla corresponden a las columnas Fecha, Importe y
Duracin.
En el recuadro Rango, debemos dejar el nombre solamente del libro, encerrado por
corchetes, y agregarle el nombre de la hoja con el rango respectivo, quedando de la
siguiente manera
[Totales generales.xls]Celular!$A$1:$C$15
Pulsar: Agregar
Y se incorpora a la pantalla, Todos los rangos.
Pasamos a Cuantos campos de pgina desea?
En nuestro caso 1
Activar: 1
Se activa el casillero Campo uno:
Introducir Celular Manteniendo seleccionado el rango de datos al que se asocia.
Volver a realizar toda la operacin desde un principio para la segunda lista en nuestro caso
Correo.

EXCEL AVANZADO

68

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Completada la operacin la pantalla del asistente presenta lo siguiente:

Muestra cierta variacin en los datos de rangos por cuanto estn extrados de una tabla
ejecutada en Excel, pero el procedimiento no varia.
Pulsar: Siguiente
Paso 3 de 3 Diseo
Excel ofrece el siguiente esquema de ubicacin:
Pagina:

Pagina 1

Fila:

Fila

Columna: Columna
Datos:

Contar valor

En Pgina 1 ubicamos los destinos:


Fila
Columna
Datos

Las fechas en su totalidad


Los dos elementos a calcular en Datos Importe y Duracin
Contar Importe y Duracin

En este caso vamos a producir unos cambios en la ubicacin y configuracin de campos.


Ubicando los elementos de la siguiente manera
Pagina:

Fila

Fila:

Pagina 1

EXCEL AVANZADO

69

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Columna: Columna
Datos:

Configurar el campo a Sumar valor

Por ultimo en Opciones / Opciones de Tabla dinmica / Desactivar Totales generales


por fila. Esto se realiza, para que en este caso se sume Importe con Duracin.
Paso 3 de 3 Finalizar
Una vez ejecutada la tabla, dar Formato de Celda a la columna Duracin con Hora y a
Importe con Moneda, quedando de la siguiente manera:
A

2
3

Fechas

(Todas)

Suma de Valor

Columna

Destino

Duracin

Importe

Celular

00:35:32

$ 1,00

Correo

04:22:44

$ 4,40

Internet

11:56:53

$ 5,03

Inter-Urb

00:29:42

$ 8,42

10

Urbanas

01:19:44

$ 2,59

11

Total general

18:44:35

$ 21,44

12
Como se puede apreciar para darle otra caracterstica, se suplanto Fila, por Fechas y
Pgina 1, por Destino.
Se puede observar que la tabla ofrece distintas opciones para producir el filtrado de datos
respectivos.
En Fechas: permite emplear la totalidad de las fechas para realizar los clculos como en el
caso del ejemplo, o una fecha en particular que se selecciona en una lista desplegable que
posee al pulsar el selector.
Destino: Permite desplegar y desactivar los destinos que no se deseen obtener datos.
Columna: Permite obtener la totalidad de las opciones, Duracin e Importe o desactivar
alguna de ellas, en caso de querer obtener una informacin parcial.

Ejemplo empleando la misma tabla aplicada a una fecha determinada en este caso
26/09/05:

EXCEL AVANZADO

70

CAPACITACIN RR.HH.
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

PROGRAMA UMSATIC
B

Fechas

26/09/05

mircoles

Suma de Valor Columna


Destino

Duracin

Importe

Celular

0:01:53

$ 0,10

Correo

1:09:26

$ 0,99

Internet

2:33:29

$ 1,13

Urbanas

0:02:34

$ 0,19

Total general

3:47:22

$ 2,41

Observando la tabla dinmica se puede apreciar en la celda D2, el da de la semana que


corresponde a la fecha seleccionada, cosa que en la tabla anterior figura en blanco.
Esto es un agregado que se crea en la celda respectiva con la incorporacin de la siguiente
funcin:
D2=SI(C2=(todas;;SI(DIASEM(C2;1)=1;domingo;SI(DIASEM(C2;1)=2;lunes;SI(D
IASEM(C2;1)=3;martes;SI(DIASEM(C2;1)=4;mircoles;SI(DIASEM(C2;1)=5;jueves
; SI(DIASEM(C2;1)=6;viernes;sbado)))))))
Otro dato importante de comprobar es la coincidencia entre las dos tablas ejecutadas por un
lado empleando una lista compacta, en lo que respecta a totales generales, e individuales
para cada destino y las tablas empleando la opcin de Rango de consolidacin mltiples, en
este ultimo caso se selecciono la misma fecha que en el caso anterior.

8.7

Actualizacin de datos

En todos los casos de ejecucin de tablas dinmicas vistos hasta el presente, de producirse
alguna modificacin en las listas o bases de datos, origen de la creacin de la tabla, es
necesario actualizarlas. Esta operacin se realiza de 2 formas:
1 Seleccionar una celda de la tabla:
Men Datos / Pulsar: Actualizar datos
2 Clic sobre la tabla con el botn derecho y pulsar Actualizar datos

8.8

Grafico Dinmico (con tabla dinmica)

Vamos a desarrollar otro punto referente a las posibilidades que presenta el Asistente para
tablas y grficos dinmicos, como son los grficos dinmicos a partir de una tabla dinmica.
Para realizar el ejemplo vamos a emplear en primer lugar la tabla dinmica de totales
realizada a travs de Rangos de consolidacin mltiple.

8.8.1

Ejecucin

EXCEL AVANZADO

71

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

1 Seleccionar una celda de la tabla y pulsar una ves con el botn derecho del Mouse.
Se despliega una lista donde se selecciona: Grafico dinmico
2 Pulsar sobre Grafico dinmico
Excel automticamente ofrece un grafico:
Tipo estndar / tipo de grafico: Columnas
Subtipo de grafico: Columna apilada
Como con este grafico no representa en su conjunto lo expresado en la tabla, debemos
cambiar el tipo de grafico.
1 Con el Mouse, pulsar sobre el grafico con el botn derecho, desplegndose una lista.
2 Seleccionar y pulsamos sobre: Tipo de grafico
Adoptamos:
Tipos personalizado
Tipo de grafico:
Lneas en dos ejes
Se obtiene un grafico de lneas con dos ejes de valores, uno de Duracin y otro de Importe.
El aspecto del grafico luego se modifica a gusto.
Sobre la lnea de Importe se pulsa doble con el Mouse.
Esta operacin despliega en pantalla una serie de botones que corresponden a:
Formato de serie de datos
Con el botn Tramas se modifica, Estilo y Grosor de la lnea
Con el botn Rtulos de datos activar Mostrar valores.
Volcando cada valor en la interceptacin correspondiente.
Idntica operacin se realiza con la lnea que representa Duracin.
El grafico que se obtiene es el siguiente:

EXCEL AVANZADO

72

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Fechas (Todas)

Suma de Valor
$ 9,00

14:24:00
$ 8,42
12:00:00

$ 8,00

11:56:53

$ 7,00
$ 6,00

9:36:00
7:12:00

0:00:00

$ 5,00
$ 4,00

4:48:00
2:24:00

$ 5,03

$ 4,40

4:22:44

$ 2,59

Duracion
Importe

$ 2,00

$ 1,00
0:29:42

0:35:32
Celular

$ 3,00

Columna

1:19:44

$ 1,00
$ 0,00

Correo

Internet

Inter-Urb

Urbanas

Destino

Podemos observar como los datos de Importe y Duracin, se corresponden con el destino
en el grafico, segn se expresa en la tabla dinmica.
Tambin en el grafico se puede observar 3 botones, como sucede en la tabla dinmica,
para producir el filtrado de datos, por eso el nombre de Grafico dinmico.
Botn Fecha: Agrupa o selecciona una fecha determinada.
Botn Columna: Permite graficar Duracin e Importe, o elegir uno de ellos.
Botn Destino: Permite todos u optar por uno de los destinos.
Para observar el comportamiento del grafico, vamos a producir el filtrado, en
correspondencia con el producido en la tabla dinmica, es decir, vamos a seleccionar la
fecha 26/09/05 y producir el filtrado en el grafico.
El resultado es el siguiente:

EXCEL AVANZADO

73

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Como se puede observar se produce el filtrado y grafico, en correspondencia con la tabla


dinmica.
Al modificarse o agregarse algn dato, correspondiente a Duracin o Importe en cualquier
destino, se actualiza la tabla como ya se explico y el grafico automticamente.
Por lo general el grafico debe recibir retoques como sucedi en el primer caso.

8.9
8.9.1

Interactuar con Tablas Dinmicas en la Web


Utilizar una consulta Web para obtener datos actualizables

Con una consulta Web (consulta Web: consulta que recupera datos almacenados en una intranet o
en Internet.), puede recuperar datos como una sola tabla, varias tablas o todo el texto de una
pgina Web y analizarlos utilizando las herramientas y funciones de Excel. Con slo Pulsar
en un botn del mouse (ratn), podr actualizar fcilmente esos datos con la informacin
ms reciente de la pgina Web. Por ejemplo, puede recuperar y actualizar las cotizaciones
del mercado de valores de una pgina Web pblica, o una tabla de informacin de ventas de
la pgina Web de una organizacin.
Una consulta Web puede recuperar los datos de una pgina Web y
devolverlos a Excel para un anlisis.

8.9.2

Copiar y pegar datos estticos o de una consulta


actualizable

Puede utilizar los conocidos comandos de copiar y pegar para pasar


los datos de una pgina Web a una hoja de clculo de Excel. Al pegar
datos de una pgina Web en Excel, es posible indicar si stos sern
estticos o actualizables haciendo clic en Opciones de pegado

EXCEL AVANZADO

74

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

luego en Crear consulta Web actualizable.

8.9.3

Exportar datos desde Microsoft Office Web Components

Desde el explorador puede exportar datos de hojas de clculo interactivas y listas de tabla
dinmica (lista de tabla dinmica: componente de Microsoft Office Web Components que
permite crear una estructura similar a la de un informe de tabla dinmica de Excel. Los
usuarios pueden ver la lista de tabla dinmica en un explorador de Web y cambiarle el
diseo de manera similar a un informe de tabla dinmica de Excel) utilizando el botn de la
barra de herramientas Exportar a Excel. Para obtener ms informacin, consulte los temas
relacionados con listas de tabla dinmica u hojas de clculo de la Ayuda de Microsoft Office
Web Components (Microsoft Office Web Components: componentes interactivos, como
hojas de clculo, grficos y listas de tabla dinmica en pginas Web que facilitan el anlisis
de datos. Para utilizar estos componentes, debe tener una licencia de Microsoft Office.).

8.9.4

Abrir un archivo HTML, MHTML o XML

Puede abrir cualquier archivo HTML (HTML: lenguaje de marcado estndar utilizado para los
documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cmo deben mostrar
los exploradores Web los elementos de pgina, como texto y grficos, y cmo deben
responder a las acciones del usuario.), MTHML (Pgina Web de un solo archivo (MHTML):
documento HTML guardado en formato MHTML que integra grficos en lnea,
subprogramas, documentos vinculados y otros elementos de apoyo a los que se hace
referencia en el documento.) o XML (Lenguaje de marcas extensible (XML): forma
condensada del Lenguaje de marcado generalizado estndar (SGML) que permite a los
desarrolladores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y
presentar informacin.) con formato correcto en Excel utilizando el comando Abrir del men
Archivo.
Cuando se abre un archivo HTML o MHTML, se obtiene la pgina Web completa, pero
puede que se pierda parte del formato, las secuencias de comandos, los archivos de imagen
GIF (slo en HTML) o listas de datos en una sola celda.
Cuando se abre un archivo XML, es posible aplicar una o ms hojas de estilo (hoja de
estilos XML: contiene las reglas de formato que se aplican a un archivo XML que hace
referencia a la hoja de estilos. El conjunto estndar de reglas para las hojas de estilos XML
es Extensible Style Language (XSL).) a las que se haga referencia.

9.- INTEGRACIN EN OFFICE


9.1
9.1.1

Incrustar informacin
Cual ser la diferencia entre vincular e incrustar objetos y
programas en Excel?

Cuando se copia informacin entre Microsoft Excel u otro programa que admita la
vinculacin e incrustacin de objetos, por ejemplo, Microsoft Word, puede copiarse la
informacin como un objeto vinculado o como un objeto incrustado.
Objeto incrustado: ninguna conexin con el archivo de origen.
Objeto vinculado: vinculado al archivo de origen.
Archivo de origen: actualiza el objeto vinculado.

9.1.2

Cundo utilizar objetos incrustados?

EXCEL AVANZADO

75

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Si no deseamos actualizar los datos copiados cuando cambien en el archivo de origen,


utilice un objeto incrustado. La versin del origen est completamente incrustada en el libro.
Si el archivo se abre en otro equipo, podr ver el objeto incrustado sin obtener acceso a los
datos originales. Como el objeto incrustado no tiene vnculos con el archivo de origen, si se
cambian los datos originales, el archivo de destino no cambiar. Si desea modificar un
objeto incrustado, haga doble clic en el objeto para abrirlo y modificarlo en el programa de
origen. ste (o cualquier otro programa capaz de modificar el objeto) deber estar instalado
en el equipo. Si se copia informacin como un objeto incrustado, el archivo de destino
necesitar ms espacio en el disco que si se vincula la informacin.

9.2
9.2.1

Vincular informacin
Cundo utilizar objetos vinculados?

Si deseamos que la informacin del archivo de destino se actualice cuando se modifican los
datos del archivo de origen, emplee objetos vinculados.
En un objeto vinculado, la informacin original permanecer almacenada en el archivo de
origen. El archivo de destino mostrar una representacin de la informacin vinculada pero
se almacenar nicamente la ubicacin de los datos originales (y el tamao, si se trata de
un objeto grfico de Excel). El archivo de origen debe estar disponible en el equipo o en la
red para que se mantenga el vnculo con los datos originales.
Si se cambian los datos originales, la informacin vinculada se actualizar automticamente.
Por ejemplo, si se selecciona un rango de celdas en un libro de Excel y, a continuacin, se
pega como un objeto vinculado en un documento Word, cuando se realicen cambios en el
libro, la informacin se actualizar en Word.

9.2.2

Cmo se hace un vnculo a otro libro?

Las frmulas con vnculos a otros libros se muestran de dos maneras, que dependen de que
el libro de origen, el que proporciona datos a la frmula, se encuentre abierto o cerrado.
Cuando el libro de origen est abierto, el vnculo incluye el nombre del libro entre corchetes,
seguido del nombre de la hoja de clculo, un signo de exclamacin (!) y las celdas de las
que depende la frmula. Por ejemplo, la siguiente frmula suma las celdas C10:C25 del libro
Presupuesto.xls.
Vnculo
=SUMAR([Presupuesto.xls]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen est cerrado, el vnculo incluye toda la ruta de acceso.
Vnculo
=SUMAR('C:\Informes\[Presupuesto.xls]Anual'!C10:C25)
Nota Si el nombre de la otra hoja de clculo o del otro libro contiene caracteres no
alfabticos, se deber poner el nombre (o la ruta de acceso) entre comillas sencillas.
Las frmulas vinculadas con un nombre definido en otro libro utilizan el nombre del libro
seguido de un signo de exclamacin (!) y el nombre. Por ejemplo, la siguiente frmula suma
las celdas del rango Ventas del libro Presupuesto.xls.

EXCEL AVANZADO

76

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Vnculo
=SUMAR(Presupuesto!Ventas)

9.3

Obtener datos externos

9.3.1

Una de las formas de obtener datos es Importndolos

Al importar datos, no se tiene la necesidad de volver a escribir los datos que deseamos
analizar en Excel. Tambin se puede actualizar los informes y resmenes de Excel
automticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se
actualice con informacin nueva.
Hay cuatro formas de importar datos:
a)
b)
c)
d)

Importar datos de bases de datos y archivos.


Importar datos con Microsoft Query.
Importar datos del Web.
Importar datos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Hay dos formas para actualizar datos y asignar nombres a rangos:


a) Actualizacin de datos.
b) Asignar nombre a los rangos de datos externos.

10.

- MACROS

10.1

Creacin de Macros

Una macro es una serie de comandos, funciones, instrucciones o tareas previamente


guardadas y encadenadas, las que son ejecutadas en forma conjunta y automticamente
cada vez que el usuario as lo disponga.
Estas tareas o instrucciones son almacenadas en lo que tcnicamente se denomina como
mdulo. Para explicar lo que es un mdulo, en primer lugar diremos que tanto Excel como
en general todo el paquete Office de Microsoft, contemplan un Editor de Visual Basic,
programa que nos permite codificar o programar tareas o procesos, a lo normalmente se le
denomina cdigo VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
As entonces, diremos que tcnicamente un mdulo es una coleccin de declaraciones,
instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Si
realmente no comprendi lo que es realmente un mdulo, no se extrae, pero tranquilo, ms
adelante aclararemos este concepto a travs de ejemplos.

Creacin de una Macro:

EXCEL AVANZADO

77

CAPACITACIN RR.HH.

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Para comprender realmente lo que es una macro, lo mejor es


hacerlo a travs de un ejemplo. Supongamos que usted
diariamente en su trabajo debe buscar informacin sobre
como cerraron las bolsas de los distintos mercados,
informacin que busca en Internet, por lo que una vez que
la encuentra la copia y pega directamente en Excel,
producindose la siguiente tabla de datos a la derecha.
Como puede apreciar esta informacin carece de formato,
por lo que, supongamos que usted desea insertarle una fila
para colocar los ttulos y que adems desea darle un formato
a los nmeros.
Lo que haremos entonces es precisamente crear una macro que le permita automatizar esta
labor.
Para hacer esto, vaya al men "Herramientas" y seleccione la opcin macros, ver que se le
desplegar el siguiente submen, donde deber seleccionar la opcin "Grabar nueva
macro":

Entonces aparecer el siguiente cuadro


de dilogo, donde deber darle una
nombre a la macro que crear, en este
caso le daremos el nombre de
"mi_primera_macro", por su puesto es
recomendable que cuando usted cree
habitualmente macros, la grave con
nombres descriptivos que le permitan
saber fcilmente cual es el objetivo o
funcin que cumple dicha macro en
cuestin. Adems se le solicitar
informacin
respecto
al
"Mtodo
abreviado", esto es la combinacin de
teclas que permitirn en el futuro ejecutar
dicha macro y en este caso elegiremos
la letra "h". Debe tener cuidado de no
elegir una combinacin de letras que
corresponda al mtodo abreviado o
acceso rpido de otra macro u otro
acceso rpido que traiga Excel por
defecto.

EXCEL AVANZADO

Finalmente nos preguntar el lugar donde


queremos que sea guardada nuestra macro,
para lo cual seleccionaremos la opcin que
nos da por defecto, esto es, "Este libro".
ste libro lo grabaremos posteriormente
como macro01.xls, con este archivo
trabajaremos en los siguiente apartados.

78

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Una vez que hemos hecho esto, aparecer el siguiente control, el


cual nos ayudar en el proceso. Ahora procederemos a darle el
formato deseado como si se tratar de un proceso normal. Podr
notar que en la barra de estado, aparecer el mensaje
"Grabando". Entonces, lo que haremos ser insertar una fila,
procediendo a continuacin a escribir los ttulos, en este caso
"ndice" para la primera columna y "Cierre" para la segunda.

Tambin aplicaremos "negritas" tanto para los


ttulos como para la primera columna, luego le
daremos formato numrico a los valores,
limitando a solo dos posiciones los decimales.
Finalmente le daremos colores al texto y a las
celdas y luego aplicaremos bordes a las dos
columnas y a la primera fila. Una vez
terminado el proceso de formato, ste debera
ser el aspecto final que se quera lograr.

Como ya hemos concluido el proceso de dar formato al rea deseada, en otras palabras, se
han realizado todas las tareas que se desea automatizar con la macro, deberemos Pulsar en
el botn "detener grabacin". Felicidades, con estos sencillos pasos ha creada su primera
macro.
Un aspecto importante a tener en cuenta, es que una vez que ha grabado la macro en
cuestin y quiera abrir el mismo archivo en otra oportunidad, Excel le mostrar el siguiente
mensaje por defecto:

Aqu le mostrar informacin sobre el archivo que esta abriendo y le preguntar si quiere
habilitar o no las macros que tiene grabada este libro. Deber seleccin la opcin Habilitar
macros, de lo contrario estas no funcionarn.
En el siguiente apartado, le ensearemos las distintas formas en que se puede ejecutar la
macro que ha creado, as como tambin como Excel codifica las distintas acciones
realizadas.

EXCEL AVANZADO

79

CAPACITACIN RR.HH.
10.2

PROGRAMA UMSATIC

Ejecutar una macro

Una de las formas de ejecutar una macro es a travs de la combinacin de teclas que usted
le indic al momento de grabar dicha macro, en otras palabras, a travs del mtodo
abreviado.
En esta seccin le ensearemos las distintas formas en que puede ejecutar o activar una
macro, a saber:
1.
2.
3.
4.

A travs del men Herramientas / Macros...


Presionando la combinacin de teclas del mtodo abreviado;
Asignando la macro a una Autoforma;
Asignando la macro a un Control o ActiveX;

Forma 1: Men Herramientas / Macros


Esta es quizs una de las formas ms fciles e intuitivas de ejecutar una macro, pero no por
ello menos efectiva. Es tan simple como acceder al men Herramientas / Macro
seleccionando la primera opcin (Macros...), entonces aparecer el siguiente cuadro de
dilogo:
En l aparecern una lista con todas las macros que tengamos grabadas ya sea en todos
los libros abiertos, en el libro actual o en un libro especfico que este abierto. En otras
palabras, esto nos permitir ejecutar en el libro actual de trabajo, una macro que esta
guardada en otro libro sin mayores problemas.

En el siguiente apartado profundizaremos un poco ms al respecto, cuando tratemos el


tema de las referencias absolutas y relativas.
Para ejecutar la macro deseada slo bastar con seleccionar aquella que estimemos
conveniente de acuerdo a nuestras necesidades y luego Pulsar en el botn Ejecutar.

EXCEL AVANZADO

80

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

El botn Opciones nos permite modificar el mtodo


abreviado que tiene asignada esta macro (en este caso en
particular "CTRL + h") o asignarle uno en el caso de que no
lo tuviera. Los botones Paso a paso y Modificar los
analizaremos en el siguiente apartado.

Probemos ahora en la prctica el funcionamiento de nuestra macro, modifiquemos


manualmente el contenido de la tabla, para que as veamos como funciona nuestra macro.
Lo primero que haremos ser eliminar la primera y la ltima fila, luego cambiaremos el color
de las letras a verde. Esto lo haremos con el nico objetivo de simular un nuevo contenido
de informacin al cual queremos aplicarle el formato que deseamos.
Pues bien, ahora ejecutaremos nuestra macro y
veremos que el resultado que obtendremos ser el
siguiente cuadro a la derecha. Como se puede
apreciar, la macro automticamente nos ha insertado
la fila con los ttulos, nos ha vuelto a colorear de azul
los textos. Ntese adems que ahora ha quedado una
fila en blanco al final, esto se debe a que en un
principio hemos borrado sta fila y ha que cuando
creamos la macro, el rea que se marc como activa
corresponda precisamente a dos columnas con siete
filas, esto es desde A2 hasta B7.
Forma 2: Mtodo Abreviado
En relacin al mtodo anterior, sta es una forma de ejecutar una macro mucho ms simple
y expedita, pero tiene el inconveniente de que es necesario recordar la combinacin exacta
de teclas o mtodo abreviado para ejecutar la macro deseada y no otra, aspecto que se
dificulta cuando se han creado varias macros.
Otro punto a considerar es el hecho de que a veces, cuando se construye un libro o archivo
de trabajo, normalmente no lo utilizar una nica persona, siendo an ms difcil recordar la
combinacin de teclas que permite activar la ejecucin de una macro determinada, aspecto
que puede hacer completamente inoperante una planilla a la que le hemos invertido horas
en mejorarla.
La utilizacin del mtodo abreviado tambin funciona en
otro libro distinto de aquel en el cual fue guardada la
macro originalmente, siempre que este ltimo este abierto
en el momento en que se desea ejecutar dicha macro.
Para probar lo anteriormente expuesto, abramos un libro
distinto en blanco y mantengamos abierto el libro que
hemos usado hasta el momento, esto es macro01.xls.
Posicionemos ahora en cualquier parte de la Hoja2 del
nuevo libro y luego presionemos la combinacin de teclas
de nuestra macro, esto es "CTRL + h". El resultado que
obtendremos se muestra en el cuadro a la derecha.

EXCEL AVANZADO

81

CAPACITACIN RR.HH.
10.3
10.3.1

PROGRAMA UMSATIC

Asignar una macro


Asignar a una Autoforma

Creemos que esta forma de ejecutar una


macro mucho ms recomendable y elegante
por decirlo de alguna forma. Esto debido a que
al asignar una macro a una autoforma nos
permitir que un tercero, no necesariamente
familiarizado con la construccin de nuestra
planilla, pueda intuitivamente hacer un clic
sobre
un
rea
correspondientemente
destacada, tras lo cual se ejecutar la macro
deseada.
La autoforma en general puede ser cualquiera de las que ofrece Excel, pero obviamente
unas son ms adecuadas que otras.
Esta imagen nos muestra algunas de las autoformas posibles de utilizar. A continuacin
tambin mostraremos ejemplos sobre como partiendo de simples autoformas, correctamente
coloreadas toman el aspecto de verdaderos botones de accin:

Ejemplo
1

Ejemplo 3

Ejemplo 2

Como podr apreciar el hecho de


poder colorear a gusto estas
autoformas las har perfectamente
identificables y, adems el texto que
puede asignrseles nos permitir
colocar una pequea referencia
sobre la funcin o tarea a realizar por
la macro, como por ejemplo:
Imprimir, Formato, Enviar, Exportar,
etc. Para asignar la macro en
cuestin deber Pulsar con el botn
derecho del
mouse sobre la
respectiva autoforma, apareciendo el
siguiente cuadro a la derecha.

Posteriormente se desplegar el siguiente cuadro, donde deber la macro especfica que


desea asignar:

EXCEL AVANZADO

82

CAPACITACIN RR.HH.

PROGRAMA UMSATIC

Una vez realizado esto su macro estar lista para ejecutarse con solo un clic. Adems si
desliza el mouse sobre la autoforma, podr notar que cambia la forma del puntero de su
mouse, tal como si se tratase de un hipervnculo en internet.

10.3.2

Asignar a un Control ActiveX

En general todo lo expresado para autoformas es vlido para los Controles ActiveX, slo
diremos que su utilizacin es como dar un paso adelante. Ms adelante dedicaremos varios
apartados para este tipo de controles, por lo que de momento slo ilustraremos la forma que
puede adoptar uno de ellos:
Este tipo de botn posee un comportamiento bastante llamativo cuando se hace clic sobre
l.

10.4

Modificar una macro

Antes de modificar una macro (macro: accin o conjunto de acciones que se pueden utilizar
para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacin Visual Basic
para Aplicaciones.), deber familiarizarse con el Editor de Visual Basic (Editor de Visual
Basic: entorno en el que puede escribir y modificar cdigo y procedimientos de Visual Basic
para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas
de depuracin para buscar sintaxis, tiempo de ejecucin y problemas lgicos en el cdigo en
uso.). Puede utilizarse el Editor de Visual Basic para escribir y modificar las macros adjuntas
a los libros de Microsoft Excel.
Pasos:
1. Establezca el nivel de seguridad en Medio o Bajo.
Cmo establecer el nivel de seguridad?
a)En el men Herramientas, Pulsar en Opciones.
b)Pulsar en la ficha Seguridad.
c)En Seguridad de macros, Pulsar en Seguridad de macros.

EXCEL AVANZADO

83

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d) Pulsar en la ficha Nivel de seguridad y, a continuacin, seleccione el nivel de


seguridad que desea utilizar.
2. Seleccione Macro en el men Herramientas y, a continuacin, Pulsar en Macros.
3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
4. Pulsar en Modificar.
5. Para obtener Ayuda para el Editor de Visual Basic, Pulsar en Ayuda de Microsoft
Visual Basic en el men Ayuda.

10.4.1

Codificacin de una Macro

En este apartado entregaremos los conceptos generales de la codificacin o programacin


de una macro, la que, tal como dijimos anteriormente, se realiza a travs de VBA.

Ejemplo de Codificacin:

Tomemos como ejemplo la macro


que utilizamos en los apartados
anteriores para ver como esta
codificada, claro que este caso
esta codificacin la realiz
automticamente Excel.
Para
esto debemos ir al men
Herramientas
/
Macro
/
Macros... donde nos aparecer
el mismo cuadro de dilogo
utilizado
anteriormente
para
ejecutar una macro, slo que
ahora seleccionaremos la opcin
Paso a paso.

Una vez hecho esto, automticamente se nos desplegar la siguiente pantalla, la cual
corresponde al mdulo de Edicin de Visual Basic que incluye el paquete de Office.

EXCEL AVANZADO

84

CAPACITACIN RR.HH.

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En este caso como hemos seleccionado la opcin Paso a paso, aparecer una lnea
destacada en amarillo, esto es por que a travs de los botones Continuar, Interrumpir y
Restablecer podemos ir monitoreando como se va comportando nuestra macro, es decir las
tareas que va desarrollando. Si hubiramos seleccionado la opcin Modificar, podramos
alterar el cdigo generado automticamente por la aplicacin.
Podemos ver como en el encabezado de la macro en cuestin hace referencia al nombre de
la macro, a su fecha de grabacin y al mtodo abreviado para su ejecucin.

10.4.2

Qu graba Excel?

Para comprender lo que realmente graba Excel, tomaremos un ejemplo sencillo, para lo cual
nos posicionaremos en la Hoja3 de nuestro libro de trabajo y grabaremos la siguiente
macro:
1.
2.
3.
4.

Active la Celda B1 y escriba Lunes


Luego muvase a la celda C1 y escriba Martes
Contine con este proceso hasta llegar al da Viernes
El rango utilizado seguramente ser desde B1 hasta F1, luego de esto active
nuevamente la celda B1.
5. Una vez hecho esto, detenga la grabacin y grabe la macro con el nombre de
semana.
Antes de comenzar a grabar esta macro, abriremos el Editor de Visual Basic, para esto
presionaremos "ALT + F11". Posteriormente a travs de los ajustes manuales pare
redimensionar la pantalla de tanto Excel como del Editor se vean simultneamente, y una

EXCEL AVANZADO

85

CAPACITACIN RR.HH.

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vez que comencemos da grabar nuestra macro, haremos primero clic donde dice Mdulo2
antes de comenzar a introducir los textos. Finalmente, deberamos obtener el siguiente
resultado:

Como podr apreciar, a medida que se vayan introduciendo los textos, el Editor de Visual
Basic ir transformando sus acciones automticamente en cdigo VBA. As entonces,
intuitivamente puede ir probando esta opcin con distintas tareas y empezar a entender
como es la lgica de este lenguaje de programacin.
La desventaja de utilizar este mtodo de creacin de cdigo es que puede resultar bastante
menos eficiente que realizar directamente la programacin en el Editor, es por esto que lo
instamos a que profundice en este aspecto, ya que le podr ayudar a optimizar an ms su
trabajo.
Como ejemplo de lo anteriormente expuesto, el siguiente ser el cdigo generado por
nuestra nueva macro:
Sub semana()
'
' semana Macro
' Macro grabada el 24/05/2004 por Marci-Anto
Range("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Lunes"
Range("C1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Martes"
Range("D1").Select

EXCEL AVANZADO

86

CAPACITACIN RR.HH.

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ActiveCell.FormulaR1C1 = "Mircoles"
Range("E1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Jueves"
Range("F1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Viernes"
Range("B1").Select
End Sub
Como puede apreciar es bastante lgica la forma en como se va construyendo el cdigo.
As primero hace referencia a la celda activa y luego al contenido de sta, repitiendo esta
accin celda a celda.
Pero este proceso puede realizarse de forma mucho ms rpida y eficiente, por ejemplo,
para realizar esta misma tarea bastara con la siguiente macro que contiene tan solo dos
instrucciones:
Sub optimizada()
'
' optimizada Macro
' Macro grabada el 24/05/2004 por Marci-Anto
'
' Range("B1").Select
ActiveCell.Resize(,5)=Array("Lunes","Martes","Mircoles","Jueves","Viernes")
End Sub
Todas las macros que hemos utilizado hasta el momento, han sido incluidas en el archivo
que ejemplo, el cual podr ser descargado en el siguiente apartado.

10.4.3

Referencias Relativas y Absolutas

Cuando Excel construye las macros a travs de grabar las acciones o tareas que se estn
realizando, normalmente graba referencias absolutas a las celdas. Es decir, cuando se
selecciona una celda, recordar o almacenar la posicin exacta de esa celda dentro de la
Hoja, y no su posicin relativa respecto de la celda anteriormente activa.
As por ejemplo, en el caso de nuestra macro semana, podemos ver como hace referencia a
una posicin especfica para la primera celda activa, esto es B1. En este caso diremos
entonces que se han utilizado referencias absolutas. El uso de este tipo de referencias
implicar que al ejecutar la macro se ejecutarn las mismas tareas programadas y
exactamente en las mismas celdas, sin reparar en que celda se encontraba activa al
momento de ejecutar la macro.
En el caso de que se desee ejecutar una macro, partiendo de la posicin en que se
encuentra activa una celda (sea hacia la derecha, izquierda, arriba o abajo, segn
corresponda) debern utilizarse referencias relativas.
Realicemos ahora un ejemplo con este tipo de referencias. Supongamos que nos
encontramos en la celda B4 y que necesitamos que tres filas ms arriba se escriban
automticamente los das de Lunes a Viernes, esto es desde B1 a F1. Entonces
comenzaremos a grabar nuestra macro, pero antes haremos clic en el icono de Referencia
relativa que aparece al costado de la opcin Detener Grabacin.

EXCEL AVANZADO

87

CAPACITACIN RR.HH.

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Si revisamos posteriormente veremos que la siguiente ser la codificacin que ahora nos
mostrar Excel:
Sub relativa()
'
' relativa Macro
' Macro grabada el 25/05/2004 por Marci-Anto
'
ActiveCell.Offset(-3, 0).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Lunes"
ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Martes"
ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Mircoles"
ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Jueves"
ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Viernes"
ActiveCell.Offset(0, -4).Range("A1").Select'
End Sub
Vemos ahora como la referencia hacia la celda activa ya no es absoluta como antes (B1),
sino que ahora hace referencia acerca de cuantas filas y columnas hacia arriba, abajo,
izquierda o derecha respecto de la posicin original. En este caso especfico a tres filas
hacia arriba en relacin a la celda que se encontraba activa al momento de ejecutar la
macro (-3,0).
Una macro muy similar, la podramos construir con una nica lnea de codificacin, slo que
en este caso esta macro rellenara los das de la semana a partir de la celda activa
solamente:
Sub optimizada2()
'
' optimizada2 Macro
' Macro grabada el 25/05/2004 por Marci-Anto
'
' ActiveCell.Resize(,5)=Array("Lunes","Martes","Mircoles","Jueves","Viernes")
End Sub
Finalmente diremos que para facilitar la ejecucin de las macros que hemos utilizado hasta
ahora, las cuales estn incluidas en el archivo de ejemplo, stas han sido asignadas a
distintas autoformas correspondientemente identificadas.

Editado por : Ernesto Barrionuevo Ramos


ebarrionuevo@umsa.bo
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