Anda di halaman 1dari 18

KOMUNIKASI BISNIS

BAB II Komunikasi yang Efektif dalam Organisasi Bisnis


Topik 1 Memahami Komunikasi dalam Tim Kerja
Topik 2 Membangun Kecakapan Mendengar yang Efektif

Sumber:
Modul Bahan Ajar Komunikasi Bisnis STEKPI (Aam Bastaman)
Komunikasi Bisnis (Bovee)

Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi


bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi Bisnis yang
produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis (para anggota
organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan & tulisan),
maupun komunikasi non verbal (gerakan, ekspresi wajah, dsb).
Dalam kehidupan organisasi bisnis, konsep tim kerja diyakini
banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan
penyelesaian aktifitas secara individual. Tim kerja bila dapat bersinergi
secara positif dapat menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan
output total yang dikerjakan oleh individu.
Kemampuan mendengar yang efektif sama pentingnya dengan
kemampuan berbicara secara efektif. Mendengar dengan efektif dapat
meningkatkan kualitas komunikasi karena pendengar berusaha; bersikap
empati, mencoba memahami apa yang disampaikan dengan baik, dan
memberikan perhatian yang semestinya untuk tercapainya tujuan
komunikasi.

Topik 1 Memahami Komunikasi dalam Tim Kerja


A. PENGERTIAN TIM KERJA
Tim kerja merupakan kesatuan dari beberapa individu yang bisa
berasal dari departemen yang berbeda, dengan kecakapan & latar
belakang yang berbeda, bergabung untuk menyelesaikan tugas tugas
organisasi secara bersama sama sebagai satu kesatuan. Tim kerja
mengedepankan partisipasi anggota dalam pengambilan keputusan &
penyelesaian pekerjaan.
1. Tipe tipe Tim Kerja
Tim kerja dapat dikelompokkan dalam beberapa tipe, antara lain:
1) Tim kerja formal: biasanya melekat pada struktur organisasi &
relatif permanen.
2) Tim kerja informal: biasanya berada diluar struktur organisasi
formal, yang dibentuk untuk memecahkan
masalah/ bekerja untuk suatu kegiatan
organisasi yang spesifik. Bentuk tim informal
ini antara lain adalah tim pemecah masalah
(problem solving team) & task force;
keduanya dibentuk untuk memecahkan

suatu issue/ masalah yang spesifik, kemudian


dibubarkan jika tujuan dari kedua bentuk tim
ini selesai mencapai tujuannya. Selain itu
terdapat pula committee yang masa kerjanya
lebih panjang; contoh committee dibentuk
untuk menampung keluh kesah karyawan &
memberi solusi yang memadai baik kepada
pegawai maupun perusahaan.
2. Keuntungan dan Kelemahan Tim Kerja
1) Keuntungan tim kerja:
a. Meningkatkan informasi & pengetahuan; Dengan bekerja secara
bersama, maka sumber daya masing masing individu akan
tertampung dalam tim ini, sehingga bisa memperkuat tim baik
dalam informasi maupun pengetahuan.
b. Meningkatkan ragam pandangan; Anggota tim dengan latar
belakang yang berbeda akan memberikan pandangan yang
beragam terhadap suatu pengambilan keputusan.

c. Meningkatkan penerimaan atas suatu solusi; Solusi yang


diputuskan bersama akan diterima secara lebih baik daripada
jika diputuskan oleh seorang individu, misalnya direktur utama
perusahaan.
d. Meningkatkan tingkat kinerja; Dengan berbagai keterampilan
anggota tim, maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari
pada kinerja individual.
2) Kelemahan tim kerja
a. Tim kerja memungkinkan terjadinya groupthink. Groupthink
merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus dari
mayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang
mungkin saja lebih benar dikarenakan beracuan pada suara
terbanyak yang mewakili sebagian besar anggota tim.
b. Tim kerja memungkinkan terjadinya free rider. Mereka yang
tidak berkontribusi secara nyata, namun karena bergabung
dengan tim maka ia mendapat imbalan/ balas jasa yang sama.

c. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut larut;


Dikarenakan tidak tercapainya konsensus antara anggota tim &
tanpa adanya kerja sama yang baik, tim kerja bisa saja tidak
menghasilkan apa apa bahkan terjadinya sinergi negatif.
d. Adanya agenda agenda tersembunyi; Dalam tim bisa saja ada
anggota tim yang mempunyai tujuan tujuan khusus yang belum
tentu sejalan dengan tujuan tim secara keseluruhan. Adanya
agenda tersembunyi (hidden agenda) dari anggota tim ini tentu
saja akan mengganggu kinerja tim secara keseluruhan.
B. MEMPERKUAT TIM KERJA DENGAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Kerjasama merupakan unsur yang sangat penting dalam tim kerja.
Membangun kerja sama dapat dilakukan dengan komunikasi yang
efektif, sehingga arus informasi menjadi jelas, tidak bias & bersifat
transparan.
1. Karakteristik Tim Kerja yang Efektif:
1) Mempunyai tujuan yang jelas; Organisasi harus menentukan

2)

3)

4)

5)

tujuan dan alasan yang jelas dalam pembentukan tim kerja.


Komunikasi dengan terbuka dan jujur; Anggota tim harus dapat
saling berkomunikasi dengna baik, terbuka dan jujur. Masalah
komunikasi yang buruk biasanya menjadi kendala dalam
pelaksanaan pencapaian pekerjaan yang efektif.
Mencapai keputusan dengan konsensus; Tim kerja pada akhirnya
harus melakukan pengambilan keputusan dalam pelaksanaan
pekerjaannya. Agar efektif keputusan harus diambil secara
consensus, & jangan ada anggota tim yang mendominasi & terlalu
mengendalikan keputusan.
Berfikir secara kreatif; Masing masing anggota tim harus dapat
berfikir diluar kotak & mengajukan ide ide baru & segar
terhadap pemecahan suatu masalah.
Tetap fokus; Anggota tim dituntut untuk fokus terhadap tanggung
jawab yang telah diberikan organisasi kepada dirinya. Fokus akan
membantu meningkatkan efektifitas kerja tim.

6)

Memecahkan masalah dengan efektif; Tim kerja harus


memecahkan masalah secara efektif, tidak berlarut larut, harus
mementingkan kepentingan organisasi secara keseluruhan,
sehingga bisa dicapai keputusan yang mengutamakan
kepentingan organisasi.
2. Membuat Keputusan Tim
Pengambilan keputusan pada tim berbeda dibandingkan keputusan
individual. Pada tim kita harus mempertimbangkan ide &
masukan anggota tim yang lainnya. Terdapat empat tahapan
dalam pembuatan keputusan tim kerja sebagai suatu kelompok,
yaitu:
1) Tahapan orientasi; Dalam tahapan ini anggota tim kerja
melakukan sosialisasi, menetapkan perannya & mulai
menetapkan tujuan.
2) Tahapan konflik; Dalam tahapan ini anggota mulai membahas
posisi mereka yang bermasalah. Bila ada anggota tim yang
mewaliki sudut pandang dan keahlian yang berbeda,
ketidaksetujuan merupakan bagian yang alami dalam tahap ini,
sehingga terjadi konflik.

3) Tahapan pemunculan; Dalam fase ini anggota tim mencapai


keputusan. Konsensus dicapai ketika anggota tim menemukan
jawaban yang dapat diterima dan didukung oleh semua anggota,
Ada kesadaran untuk melakukan kerjasama dalam memecahkan
masalah.
4) Tahapan penguatan; Dalam tahap ini perasaan kelompok
dibangun ulang, kekompakan terjadi & penyelesaian dapat
dicapai dengan lebih ringkas.
3. Cara cara Penyelesaian Konflik dalam Kelompok
Terdapat beberapa cara untuk memecahkan konflik dalam
kelompok, sebagai berikut:
1) Bersikap positif; Setiap anggota timharus turut aktif dalam
menyelesaikan konflik secara proaktif.
2) Komunikasi; Komunikasi yang lancar dapat menghindari diri dari
kesalahpahaman sehingga lebih mudah dalam menyelesaikan
konflik yang timbul.

3) Keterbukaan; Setiap anggota harus terbuka supaya konflik tidak


berlarut larut & dapat diselesaikan dengan baik. Dengan
keterbukaan konflik yang terjadi dapat ditangani sehingga menjadi
konflik yang fungsional.
4) Cara tahu akar masalah; Anggota tim harus dapat mencari tahu
sumber atau penyebab konflik, supaya kita tahu cara
menyelesaikan konflik tersebut.
5) Bersikap fleksibel; Anggota tim harus bersikap fleksibel, sehingga
selalu ada jalan untuk memecahkan konflik yang terjadi.
6) Harus adil; Bersikap adil artinya menempatkan diri kita dengan
netral, Kita tidak boleh memihak pada salah satu pihak yang
terlibat konflik, apalagi memperkeruh suasana.
7) Bersekutu; Untuk menyelesaikan konflik kita harus mempunyai
sikap bersekutu, sehingga tidak ada pihak pihak yang merasa
dirugikan.

Topik 2 Membangun Kecakapan Mendengar yang Efektif


A. MENDENGAR YANG EFEKTIF
Terdapat perbedaan antara listening dan hearing. Hearing
lebih berkesan fisik, yaitu suara terdengar di telinga kita, tidak dicerna,
bersifat angin lalu dan tidak berkesan. Listening melibatkan usaha
usaha aktif dari pikiran kita & perhatian penuh atas apa yang kita dengar
di telinga kita. Contoh: Listening dalam pelajaran Bahasa Inggris.
Setiap hari para professional mendengar petunjuk & komando
para atasan, atau mendengar permintaan & komplain para konsumen.
Mendengar yang efektif dapat meningkatkan efektifitas komunikasi dan
meningkatkan kinerja organisasi. Salah satu penelitian menunjukkan
rata rata orang menghabiskan 1/3 waktunya dalam organisasi untuk
mendengarkan. Kita dikaruniai Tuhan dengan 2 telinga untuk lebih
banyak mendengar & hanya 1 mulut untuk lebih sedikit berbicara.

1. Jenis jenis dan langkah langkah mendengar yang efektif


1) Jenis jenis mendengar yang efektif
a. Mendengarkan isi; memahami & mengingat pesan dari
pembicara.
b. Mendengarkan kritis; memahami & mengevaluasi arti pesan
pembicara di beberapa tingkat secara kritis.
c. Mendengarkan aktif/ empati; memahami perasaan,
kebutuhan, dan keinginan pembicara sehingga anda dapat
menghargai sudut pandangnya, tak peduli adanya persamaan
perspektif/ tidak.
2) Langkah langkah mendengar yang efektif
a. Menghadiri; mendengarkan pesan dengan mencatat. Usaha
ini dapat dihambat oleh suara mengganggu/ tidak
memperhatikan.
b. Menginterpretasikan; memberikan arti pada suara menurut
nilai nilai, gagasan, harapan, peran, keperluan, dan sejarah
dengan maksud mengetahui maksud dari pembicara.

c. Mengingat: menyimpan pesan untuk rujukan di kemudian hari.


Pada saat mendengarkan, anda menyimpan yang didengar
dengan mencatat atau membuat kerangka penilaian poin poin
penting yang dibahas pembicara.
d. Mengevaluasi; menerapkan keterampilan berfikir kritis untuk
menilai sisi pembicaraan. Anda memisahkan fakta dan opini dan
mengevaluasi mutu bukti bukti yang diajukan.
e. Memberikan tanggapan; bereaksi setelah anda mengevaluasi
pesan pembicara. Bila anda berkomunikasi satu lawan satu,
umumnya respon dalam bentuk verbal. Jika anda merupakan
salah satu pendengar, respons mungkin tepuk tangan, tawa,
atau diam.
2. Kendala dalam Mendengarkan yang Efektif
Ada lima kendala dalam proses mendengar yang membuat proses
mendengar menjadi tidak efektif:

1) Preoccupation; Situasi dimana seseorang sedang sibuk dengan


urusan lain yang tidak secara langsung berhubungan dengan topik
pembicaraan. Berdasarkan studi preoccupation adalah kendala
terbesar dalam proses mendengar. 40% dari waktu kita gunakan
untuk memikirkan masa lalu, 40% untuk memimpikan masa
depan, dan 20% untuk situasi sekarang.
2) Preconceived ideas; Merupakan berbagai ide & gagasan/
pemahaman yang sudah terlanjur mendominasi pikiran seseorang.
Kendala ini sering mengakibatkan munculnya penolakan terhadap
berbagai input baru ke dalam pemikiran. Kendala ini juga
berhubungan dengan ego, rasa tidak nyaman dan kemalasan.
3) Talking too much; Seseorang yang terlalu banyak bicara cenderung
dilatarbelakangi oleh rasa bersalah, takut, khawatir, tidak nyaman,
dan egois. Orang yang talkaholic memaksa mereka harus
berbicara, wajib bicara, hanya untuk mendengar dirinya sendiri
berbicara. Dampaknya adalah hilangnya dialog yang penuh arti
karena pihak lain yang terhambat aspirasinya akan
mengabaikannya.

4) Thinking of responses; Kendala ini sering disebut bigger fish


syndrome, yaitu kesulitan untuk menjaga kesinambungan
pernyataan. Untuk melanjutkan pernyataan, seseorang biasanya
masih dipengaruhi/ diokupasi oleh pernyataan lawan bicara
sebelumnya. Bahaya dari kendala ini adalah dampaknya pada ego
& hubungan baik.
5) A lack of interest; Kendala ini adalah kendala yang paling susah
dijinakkan. Manusia cenderung mengaitkan sesuatu hanya
dengan hal hal yang dimengerti dengan orang/ sesuatu yang
bisa memberi manfaat secara pribadi. Jika sesuatu tidak menarik,
anda akan cenderung mengabaikannya.
B. STRATEGI MENDENGAR SECARA EFEKTIF
Seperti halnya dengan berbagai ketrampilan lainnya, kemampuan
mendengar yang efektif dapat dipelajari. Yang diperlukan hanyalah
kemauan untuk meningkatkan komunikasi dengan lebih baik.

1. Langkah langkah untuk Meningkatkan Kemampuan Mendengar


yang Efektif
Untuk memperbaiki keterampilan mendengarkan, maka dapat
dilakukan langkah langkah sebagai berikut:
1) Belajar; Pandanglah dibalik gaya pembicara dengan menanyakan
pada diri sendiri apa yang diketahui pembicara yang belum anda
ketahui, dengan niat untuk belajar.
2) Depersonalization; (Depersonalisasikan) kegiatan mendengar
anda sehingga mengurangi dampak emosional dari apa yang
dikatakan yang mungkin anda tidak sepaham. Usahakan untuk
menahan sanggahan sampai anda selesai mendengar
keseluruhan pesan.
3) Hilangkan gangguan; Hilangkan gangguan yang mungkin
dihadapi, misalnya dengan pintu, mematikan radio kaset/ televisi
dan menghampiri pembicara lebih dekat.

4) Dengarkan gagasan pokok; Dengarkan konsep & gagasan pokok


disamping fakta, untuk dapat memahami keseluruhan pesan yang
disampaikan pembicara. Sadari perbedaan antara fakta & prinsip,
gagasan & contoh, serta bukti & kata kata yang diucapkan.
5) Cari pesan yang tidak terucapkan; Pesan yang tidak terucapkan,
seringkali dapat dikenali dari kata kata yang diucapkan.
6) Bersikap terbuka; Tetap bersikap terbuka dengan mengajukan
pertanyaan yang dapat memperjelas pemahaman anda, termasuk
terbuka terhadap informasi informasi yang baru.
7) Jangan memotong; Memotong pembicaraan akan berakibat fatal,
disamping akan mengganggu konsentrasi pembicara, juga akan
mengaburkan pesan yang disampaikan.
8) Jika harus melakukan kritik; Evaluasi & kritik pada isi pembicaraan
bukan orangnya. Fokus kritik anda pada apa yang disampaikan.
Hindari mengkritk orang secara pribadi.
9) Berikan umpan balik; Tunjukkan kepada pembicara bahwa anda
masih mendengarkan dia, pertahankan kontak mata, berikan
ekspresi wajah yang tepat.

10) Buat catatan yang singkat dan langsung; Catatan singkat akan
membantu ingatan anda pada subyek yang sedang dibicarakan.
2. Perlunya Konsentrasi
Ketidakmampuan untuk konsentrasi pada tanda tanda verbal
maupun non verbal merupakan salah satu alasan banyak orang kurang
bisa menjadi pendengar yan baik. Pikiran kita dapat memproses 1000
kata per menit, tapi kita berbicara dengan tingkat kecepatan hanya 125
kata per menit. Artinya ada waktu yang bisa dihabiskan bukan hanya
untuk mendengar namun juga berfikir.