Anda di halaman 1dari 30

PEDOMAN ORGANISASI

UNIT REKAM MEDIS

DISUSUN OLEH :
UNIT REKAM MEDIS
RSUD KOTA DEPOK

RSUD KOTA DEPOK

BAB I
PENDAHULUAN
Meningkatkan derajat kesehatan bagi semua lapisan masyarakat Kota
Depok melalui pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan komprehensif
yang ditunjang dengan tenaga yang profesional, produktif, berkomitmen tinggi
serta manajemen yang efektif dan mandiri merupakan tujuan dari RSUD Kota
Depok.
Salah satu unit yang mendukung tercapainya tujuan RSUD Kota Depok
adalah adanya unit rekam medis yang masuk kedalam pelayanan penunjang non
klinik sesuai kelas rumah sakit yaitu kelas C.
Unit Rekam Medis merupakan suatu unit yang mempunyai tugas
menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan
pemantauan

mutu

rekam

medis

di

seluruh

unit

rekam medis dan


pelayanan

serta

menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan pendaftaran pasien rawat


jalan dan rawat inap di RSUD Kota Depok.
Salah satu tugas unit rekam medis adalah menyimpan data dan informasi
tentang kronologis riwayat penyakit yang disimpan pada ruangan penyimpanan.
Data dan informasi tersebut dijadikan laporan rumah sakit yang digunakan untuk
keperluan pihak internal dan eksternal rumah sakit.
Tujuan pedoman organisasi unit rekam medis ini disusun adalah agar
pembentukan organisasi unit rekam medis di RSUD Kota Depok sesuai dengan
tugas pokok dan fungsinya dan pelayanan rekam medis dapat sesuai dengan
standar prosedur operasional.

RSUD KOTA DEPOK

BAB II
GAMBARAN UMUM RSUD KOTA DEPOK
II. 1 Sejarah RSUD Kota Depok
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok merupakan satu-satunya rumah
sakit milik pemerintah yang berada di Kota Depok dan menjadi sebuah
kebanggaan masyarakat Kota Depok. RSUD Kota Depok mulai dibangun pada
tahun 2004 di atas lahan seluas 29.378 m 2 dengan lokasi di Jl. Raya Muchtar
No.99 Sawangan Depok.
Berdasarkan

Keputusan

Menteri

Kesehatan

Nomor

429/Menkes/SK/V/2008 tanggal 02 Mei 2008 tentang penetapan kelas RSUD


Kota Depok dan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat Nomor :
503/SK. 11968-Yankes/2007 tentang izin sementara menyelenggarakan rumah
sakit kepada Pemerintah Kota Depok, maka RSUD Kota Depok mulai beroperasi
sebagai rumah sakit kelas C pada tanggal 17 April 2008 dan diresmikan oleh
Walikota Depok, H. Nurmahmudi Ismail.
Pelayanan yang dapat diberikan di RSUD Kota Depok kelas C adalah
Pelayanan Medik Umum, Pelayanan Gawat Darurat, Pelayanan Medik Spesialis
Dasar, Pelayanan Spesialis Penunjang Medik, Pelayanan Medik Spesialis Gigi
Mulut, Pelayanan Keperawatan dan Kebidanan, Pelayanan Penunjang Klinik dan
Pelayanan Penunjang Non Klinik.
II.2 Tugas pokok dan Fungsi RSUD Kota Depok
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok adalah rumah sakit umum
dengan kapasitas 69 tempat tidur, merupakan milik Pemerintah Kota Depok.
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok mempunyai fungsi memberikan
pelayanan kesehatan paripurna dengan motto Ceria dan profesional
Dalam mengemban fungsi tersebut diatas, Rumah Sakit Umum Daerah
Kota Depok mempunyai tugas pokok berupa :
RSUD KOTA DEPOK

1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi.


2. Senantisa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia RSUD Kota
Depok agar selalu memberikan pelayanan secara profesional, etis dan
bermartabat.
3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta
menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.

RSUD KOTA DEPOK

BAB III
VISI, MISI, MOTTO, TUJUAN DAN JANJI LAYANAN
RSUD KOTA DEPOK

III. 1 Visi RSUD Kota Depok


Menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Kelas B sebagai jejaring pusat stroke
III. 2 Misi RSUD Kota Depok
1. Memberikan pelayanan paripurna yang bermutu prima kepada seluruh
lapisan masyarakat
2. Membentuk RSUD Kota Depok sebagai organisasi pembelajaran menuju
Rumah Sakit Kelas B dengan keunggulan jejaring pusat stroke
3. Meningkatkan komitmen, profesionalisme dan produktifitas SDM RSUD
Kota Depok
4. Mengembangkan manajemen RSUD Kota Depok yang efektif dan mandiri
III. 3 Tujuan RSUD Kota Depok
Tujuan RSUD Kota Depok adalah : Meningkatkan derajat kesehatan bagi
semua lapisan masyarakat Kota Depok melalui pelayanan kesehatan yang
berkualitas prima dan komprehensif yang ditunjang dengan tenaga yang
profesional, produktif, berkomitmen tinggi serta manajemen yang efektif dan
mandiri.
III. 4 Motto

RSUD KOTA DEPOK

Dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan, RSUD Kota Depok


memiliki motto yang bertujuan untuk menjiwai semangat bekerja karyawan RSUD
Kota Depok yaitu : CERIA-P (Cepat, Efektif, Ramah, Inovatif, Aman) &
Profesional.
III.5 Janji Layanan
Melayani pasien dan keluarga pasien dengan hati merupakan bagian dari
pelayanan di RSUD Kota Depok. Melayani pasien dengan hati tersebut terwujud
dalam janji layanan RSUD Kota Depok 5-S (Senyum, Salam, Sapa, Sopan,
Sabar).

RSUD KOTA DEPOK

BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI
RSUD KOTA DEPOK

RSUD KOTA DEPOK

BAB V
VISI , MISI, FALSAFAH , NILAI DAN TUJUAN
UNIT REKAM MEDIS

V.1 VISI UNIT REKAM MEDIS


Mewujudkan unit rekam medis yang berkualitas dalam pelayanan sesuai
standar sistem manajemen mutu yang didukung oleh sumber daya manusia yang
terampil dan profesional.

V.2 MISI UNIT REKAM MEDIS


a. Memberikan pelayanan rekam medis dengan ramah, cepat dan tepat.
b. Menghasilkan pelaporan rekam medis rumah sakit yang akurat, valid dan
informatif.
c. Menjaga kelengkapan, kerahasiaan dan keamanan rekam medis.
V.3 FALSAFAH UNIT REKAM MEDIS
a. Rekam medis harus memuat informasi yang cukup dan akurat tentang
identitas pasien, diagnosa, perjalanan penyakit, proses pengobatan, dan
tindakan medis serta dokumentasi hasil pelayanan.
b. Rekam medis tersimpan baik disusun secara akurat,tepat waktu, mudah
didapat dan mudah dianalisis untuk keperluan statistik dan informasi.
c. Rekam medis bersifat rahasia, aman dan berisi informasi mutakhir yang
dapat dipertanggungjawabkan, mudah dibaca dan lengkap.
V.4 NILAI UNIT REKAM MEDIS
a. Profesional
Dalam memberikan pelayanan rekam medis dilakukan secara profesional.
b. Efektif dn efisien
Memberikan pelayanan secara efektif dan efisien kepada pelanggan
internal dan esternal di RSUD Kota Depok.
c. Informatif
Informatif dalam memberikan pelayanan rekam medis di RSUD Kota
Depok
RSUD KOTA DEPOK

d. Akurat
Menghasilkan data dan informasi yang akurat yang dapat membantu dalam
menentukan pelayanan kesehatan bagi pasien.
V.5 TUJUAN UNIT REKAM MEDIS
Penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok
bertujuan menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka peningkatan
pelayanan kesehatan di rumah sakit yang didukung dengan sistem pencatatan,
pengelolaan, penyimpanan, pengeluaran rekam medis yang baik dan benar serta
cepat, akurat, lengkap, dan mudah didapat.

BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI
UNIT REKAM MEDIS
RSUD KOTA DEPOK

DIREKTUR
RSUD. KOTA DEPOK

KEPALA BIDANG
PELAYANAN MEDIS

KEPALA SEKSI
PELAYANAN NON MEDIS

KEPALA UNIT
REKAM MEDIS

PENANGGUNG JAWAB

PENANGGUNG JAWAB

PENDAFTARAN, INFORMASI DAN

PELAPORAN, ANALISA DAN

KORESPODENSI REKAM MEDIS

PENYIMPANAN REKAM MEDIS

PENDAFTARA

PENDAFTARA

KORESPODE

PENGOLAHA

ASSEMBLING,

PENYIMPANA

N RAWAT

N RAWAT

NSI REKAM

N DATA,

ANALISA DAN

N DAN

JALAN DAN

INAP DAN

MEDIS

KODING &

PENGELOLAA

DISTRIBUSI

GAWAT

INFORMASI

(SKM,

PELAPORAN

N REKAM

REKAM

VISUM,DLL)

REKAM

MEDIS

MEDIS

DARURAT

MEDIS

BAB VII
URAIAN JABATAN

RSUD KOTA DEPOK

10

Unit Rekam Medis dibawah tanggung jawab bidang pelayanan medis dan
seksi pelayanan non medis.
Unit Rekam Medis memiliki struktur organisasi yang terdiri dari :
1. Kepala Unit Rekam Medis
Tugas pokok dan fungsi :
a. Membantu Kepala Seksi Pelayanan Non Medis dalam perencanaan
penyempurnaan sistem pengelolaan rekam medis yang efisien dan
efektif
b. Menyusun pembagian tugas untuk petugas unit rekam medis
c. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) di unit rekam medis
d. Melakukan
pengolahan

monitoring
dan

dan

evaluasi

pelaporan, sub

terhadap

kinerja

sub

unit

unit assembling, analisa dan

korespodensi, sub unit pendistribusian dan penyimpanan dokumen


rekam medis, sub unit pendaftaran rawat jalan dan Unit Gawat Darurat
dan sub unit pendaftaran rawat inap dan informasi
e. Menyusun program kerja unit rekam medis
f. Menyusun dan mengadakan pertemuan berkala atau sewaktu-waktu
bila diperlukan
g. Menyusun rencana kebutuhan tenaga dari segi jumlah maupun
kualifikasi sesuai kebutuhan.
h. Membuat analisa data (statistik laporan unit rekam medis)
i. Melaporkan hasil pelaporan dan kegiatan unit rekam medis kepada
Kepala Seksi Pelayanan Non Medis
j. Melaporkan hasil pelaporan eksternal rumah sakit kepada Instansi
Pemerintah yang membutuhkan. (Dinas Kesehatan Kabupaten, Propinsi
dan Departemen Kesehatan)
k. Melakukan koordinasi dan integrasi di lingkungan unit rekam medis
l. Melakukan koordinasi dengan unit dan bagian lain di rumah sakit
m. Melakukan evaluasi terhadap sistem penyelenggaraan rekam medis
2. Penanggung Jawab Pendaftaran, Informasi dan Korespodensi Rekam
Medis
RSUD KOTA DEPOK

11

Tugas pokok dan fungsi :


a. Mengontrol dan merekap kehadiran petugas sub unit pendaftaran rawat
jalan dan rawat inap
b. Mengontrol dan mengatur kegiatan sub unit pendaftaran rawat jalan,
rawat inap dan informasi rumah sakit
c. Mengontrol pembuatan nomor urut pendaftaran dan dokter
d. Melayani pembuatan korespodensi rekam medis (pembuatan surat
keterangan medis, visum , dan lain-lain)
e. Menyusun jadual dinas sub unit pendaftaran rawat jalan dan rawat inap
f. Menerima keluhan dari pihak luar rumah sakit
g. Mengontrol penggunaan cetakan dan peralatan dan perlengkapan
kantor
h. Membantu Kepala Unit Rekam Medis dalam membuat prosedur
pendaftaran rawat jalan dan rawat inap
i. Melakukan kerjasama dengan penanggung jawab Pelaporan, Analisa
dan Penyimpanan Rekam Medis
3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis
Tugas pokok dan fungsi :
a. Mengontrol dan merekap kehadiran petugas pelaksana pengolahan
data, koding, dan pelaporan, pelaksana assembling, analisa dan
pengelolaan dan pelaksana penyimpanan dan pendistribusian rekam
medis
b. Mengontrol dan mengawasi kegiatan sub unit pengolahan data, koding,
dan pelaporan, assembling, analisa dan pengelolaan dan penyimpanan
dan pendistribusian rekam medis
c. Menyusun jadual dinas sub unit penyimpanan dan pendistribusian
rekam medis
d. Membantu membuat analisa data (statistik)
e. Mengontrol penggunaan cetakan dan peralatan dan perlengkapan
kantor

RSUD KOTA DEPOK

12

f. Membantu Kepala Unit Rekam Medis dalam membuat prosedur (SOP)


pengolahan data, koding, dan pelaporan, assembling, analisa dan
pengelolaan rekam medis serta penyimpanan dan pendistribusian
rekam medis
g. Membuat dan memeriksa laporan internal dan eksternal rumah sakit
h. Melakukan kerjasama dengan penanggung jawab pendaftaran dan
informasi
4. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan gawat darurat
Tugas pokok dan fungsi :
a. Melakukan wawancara untuk kelengkapan data pasien baru
b. Mendaftarkan pasien baru rawat jalan dan gawat darurat
c. Mendaftarkan pasien lama rawat jalan dan gawat darurat
d. Mendaftarkan bayi baru lahir
e. Membuat permintaan berkas rekam medis pasien yang berobat (tracer)
f. Membuat dan menyusun nomor urut dokter
g. Melayani permintaan nomor register untuk surat kematian pasien
5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi
Tugas pokok dan fungsi :
a. Mendaftarkan pasien rawat inap dari Poliklinik, UGD, kamar bersalin,
dan ODC
b. Membuat peneng / gelang pasien rawat inap
c. Menjelaskan Daftar Harga Pelayanan
d. Memberikan penjelasan tentang persetujuan rawat inap
e. Menerima telepon masuk ke RSUD Kota Depok
f. Melayani permintaan telepon keluar rumah sakit
g. Memberikan informasi kepada seluruh petugas, pasien, keluarga pasien
dan pengunjung RSUD tentang kegiatan dan pengumuman yang ada di
RSUD Depok
h. Melayani permintaan nomor register untuk surat keterangan sehat, sakit
dan narkoba
RSUD KOTA DEPOK

13

i. Membuat pemberitahuan kehadiran dokter praktek di RSUD Depok


6. Pelaksana Korespodensi Rekam Medis
Tugas pokok dan fungsi :
a. Melayani permintaan surat keterangan medis dan resume medis untuk

persyaratan klaim pasien


b. Melayani permintaan visum pasien
c. Mengajukan permintaan pengisian surat keterangan medis, resume
medis dan visum kepada dokter yang bertanggung jawab
d. Membuat ketikan hasil visum dokter.
7. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan
Tugas pokok dan fungsi :
a. Mengumpulkan data dari sensus harian unit keperawatan
b. Mengkoding Diagnosis Pasien Rawat Jalan dan Unit Gawat Darurat
sesuai ICD X
c. Mengkoding tindakan / prosedur sesuai ICD 9
d. Merekap data dari sensus harian unit keperawatan
e. Membuat Laporan Internal RSUD Depok
f. Membuat Laporan Eksternal rumah sakit
8. Pelaksana Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis
Tugas pokok dan fungsi :
a. Mengecek kelengkapan pemulangan berkas rekam medis rawat inap
b. Melakukan analisa kelengkapan berkas rawat inap dan gawat darurat
c. Melakukan assembling berkas rawat inap
d. Mengajukan kelengkapan berkas rawat inap
e. Membuat laporan analisa kelengkapan berkas rawat inap dan gawat
darurat
9. Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis
Tugas pokok dan fungsi :
RSUD KOTA DEPOK

14

a. Menerima permintaan berkas rekam medis yang dibutuhkan pasien


berobat
b. Mencarikan berkas rekam medis yang dibutuhkan
c. Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien berobat
d. Memeriksa pemulangan berkas rekam medis pasien berobat
e. Membuat berkas rekam medis rawat jalan pasien baru
f. Menyusun dan merapikan berkas rekam medis pada rak rekam medis
g. Menyortir berkas rekam medis non aktif

BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
RSUD KOTA DEPOK

15

VIII.1 Hubungan Internal


Unit Rekam Medis mempunyai hubungan kerja dengan semua unit dan
bagian yang ada di RSUD Kota Depok. Hubungan kerja yang dimaksud adalah
hubungan kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya petugas unit rekam
medis dengan unit dan bagian lain.
Unit Pelayanan dan Penunjang yang berhubungan dengan unit rekam medis
terdiri dari unit :
1. Unit Rawat Jalan
2. Unit Gawat Darurat
3. Unit Rawat Inap
4. Unit Kamar Operasi
5. Unit Kamar Bersalin
6. Unit Laboratorium
7. Unit Radiologi
8. Unit Farmasi
9. Unit Gizi
10. Unit IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit)
11. Unit Laundry
Bidang dan bagian lain yang berhubungan kerja dengan unit rekam medis
adalah bagian manajemen dari RSUD Kota Depok yaitu :
1. Bidang Pelayanan Medis
2. Bidang Penunjang Medis
3. Bidang Keperawatan
4. Bagian Tata Usaha

SKEMA TATA HUBUNGAN INTERNAL

RSUD KOTA DEPOK

16

Unit

Unit Kamar

Unit

Unit

Rawat Jalan

Operasi

Laboratorium

Radiologi

Unit Gawat

Unit

Darurat

Gizi

Unit
Rekam Medis
Unit

Unit

Rawat Inap

Farmasi

Unit

Manajemen

Kamar

Unit

Unit

IPSRS

Laundry

Bersalin

Hubungan kerjanya sebagai berikut :


1. Unit Rawat Jalan
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit rawat jalan dalam
koordinasi untuk pelayanan :
a. Pendaftaran Rawat Jalan : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien
yang mau berobat rawat jalan
b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan
mendistribusikan berkas rekam medis pasien rawat jalan
c. Pengolahan Data dan Pelaporan :
-

Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit rawat jalan

Unit Rawat Jalan membutuhkan data yang sudah diolah oleh


petugas pelaporan rekam medis

RSUD KOTA DEPOK

17

2. Unit Gawat Darurat


Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gawat darurat
dalam koordinasi untuk pelayanan :
a. Pendaftaran Gawat Darurat :
Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit
gawat darurat.
b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis :
Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien
gawat darurat
c. Pengolahan Data dan Pelaporan :
Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit gawat
darurat
3. Unit Rawat Inap
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gawat darurat
dalam koordinasi untuk pelayanan :
a. Pendaftaran Gawat Darurat :
Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit
gawat darurat.
b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis :
Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien
gawat darurat
c. Pengolahan Data dan Pelaporan :
Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit gawat
darurat

4. Unit Kamar Bersalin


Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit kamar bersalin
dalam koordinasi untuk pelayanan :
RSUD KOTA DEPOK

18

d. Pendaftaran :
Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit
kamar bersalin.
e. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis :
Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien
kamar bersalin
f.

Pengolahan Data dan Pelaporan :


Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit kamar
bersalin

5. Unit Kamar Operasi


Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit kamar operasi
dalam koordinasi untuk pelayanan :
a. Pendaftaran :
Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit
kamar operasi
b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis :
Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien
kamar operasi
c. Pengolahan Data dan Pelaporan :
Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit kamar
operasi
6. Unit Laboratorium
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit laboratorium
dalam koordinasi untuk pelayanan :
a. Pendaftaran :
Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada
didalamnya nomor rekam medis pasien
b. Pengolahan Data dan Pelaporan :
Petugas membutuhkan data kunjungan dan pelayanan di unit
laboratorium
RSUD KOTA DEPOK

19

7. Unit Radiologi
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit radiologi dalam
koordinasi untuk pelayanan :
a. Pendaftaran :
Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada
didalamnya nomor rekam medis pasien
b. Pengolahan Data dan Pelaporan :
Petugas membutuhkan data kunjungan dan pelayanan di unit radiologi
8. Unit Farmasi
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit farmasi dalam
koordinasi untuk pelayanan :
a. Pendaftaran :
Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada
didalamnya nomor rekam medis pasien
b. Pengolahan Data dan Pelaporan :
Petugas membutuhkan data pelayanan obat di unit farmasi
9. Unit Gizi
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gizi dalam
koordinasi untuk pelayanan :
Pengolahan Data dan Pelaporan :
Petugas membutuhkan data pelayanan di unit gizi
10. Unit IPSRS
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit IPSRS dalam
koordinasi untuk pelayanan :
Perawatan Fasilitas dan Sarana pelayanan di Unit Rekam Medis
11. Unit Linen
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit linen dalam
koordinasi untuk pelayanan :
RSUD KOTA DEPOK

20

Petugas linen membutuhkan data rekam medis untuk perhitungan


pengadaan linen.
12. Manajemen
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan manajemen dalam
koordinasi untuk pelayanan :
a. Kelengkapan peralatan, perlengkapan kerja, ATK, cetakan yang
digunakan di unit rekam medis disiapkan oleh bagian umum tata usaha.
b. Kedisiplinan dan Kebutuhan SDM unit rekam medis berhubungan
dengan bagian SDM tata usaha
c. Manajemen membutuhkan data rekam medis sebagai indikator mutu
pelayanan di RSUD Kota Depok
VIII.2 Hubungan eksternal
Unit Rekam Medis memiliki hubungan eksternal dalam kebutuhan data dan
laporan rumah sakit dengan :
1. Dinas kesehatan tingkat I
2. Dinas kesehatan tingkat II
3. Departemen kesehatan (Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan)

BAB IX
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

RSUD KOTA DEPOK

21

IX.1 Ketenagaan Unit Rekam Medis


Unit Rekam Medis RSUD Kota Depok memberlakukan pola ketenagaan
sebagai berikut :
No.

Jabatan

Pengaturan Jadwal

1.

Kepala Unit Rekam Medis

2.

Penanggung

Dinas Pagi

Jawab Dinas Pagi

Pendaftaran,

Informasi

dan

Korespodensi Rekam Medis


3.

Penanggung Jawab Pelaporan, Dinas Pagi


Analisa

dan

Penyimpanan

Rekam Medis
4.

Pelaksana Pendaftaran Rawat Dinas Pagi, Siang, dan Malam


Jalan dan Gawat Darurat

5.

Pelaksana Pendaftaran Rawat Dinas Pagi, Siang, dan Malam


Inap dan Informasi

6.

Pelaksana

Pengolahan

data, Dinas Pagi

koding dan Pelaporan


7.

Pelaksana Assembling, analisa Dinas Pagi


dan pengelolaan rekam medis

8.

Pelaksana

Penyimpanan

dan Dinas Pagi, Siang, dan Malam

Distribusi Rekam Medis

Jumlah petugas di unit rekam medis 30 orang, yang terdiri dari :


1. Kepala Unit Rekam Medis : 1 orang
2. Penanggung Jawab Pendaftaran, informasi dan korespodensi rekam
medis : 1 orang
3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam
Medis : 1 orang
RSUD KOTA DEPOK

22

4. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Gawat Darurat


Petugas Pendaftaran : 7 orang. Shift pagi 4 orang, siang 1 orang dan
malam 1 orang.
5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi (Admission).
Petugas admission : 8 orang. Shift pagi 2 orang, siang 2 orang dan
malam 1 orang.
6. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan
Petugas : 3 orang.
7. Pelaksana Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis
Petugas : 2 orang.
8. Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis
Petugas : 9 orang. Shift pagi 4 orang, siang 1 orang dan malam 1
orang.
IX. 2 Kualifikasi Personil
Kualifikasi Personil unit rekam medis.
1. Kepala Unit Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam
Medis, Sarjana Kesehatan Masyarakat
2. Penanggung Jawab Pendaftaran, Informasi dan Korespodensi Rekam
Medis
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam
Medis.
3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan
4. Penyimpanan Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam
Medis
5. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan, Assembling,
Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam
Medis
6. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Unit Gawat Darurat
RSUD KOTA DEPOK

23

Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III.


7. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi
Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III
8. Pelaksana Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III
IX.3 Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia)
Untuk meningkatkan mutu sumber daya manusia di Unit Rekam Medis
khususnya dan RSUD Kota Depok umumnya diperlukan pembinaan/
pengembangan kompetensi tenaga rekam medis.
Pembinaan / pengembangan dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan.
Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah :
1. Untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pelaksanaan tugas
dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja
2. Menambah pengetahuan wawasan petugas rekam medis :
a. Pendidikan
Petugas rekam medis berdasarkan kompetensi harus berpendidikan
D3 Rekam Medis.
b. Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi petugas di Unit Rekam Medis
dilaksanakan melalui :
i.

Pelatihan Internal yaitu program pelatihan yang diselenggarakan


oleh RSUD Kota Depok setiap 6 bulan sekali

ii.

Pelatihan

eksternal

yaitu

program

pelatihan

yang

diselenggarakan oleh pihak luar RSUD Kota Depok diantaranya:

Pelatihan Manajemen: Rekam Medis dan Informasi

Pelatihan Koding ICD X dan ICD 9

Pelatihan Customer Service

Pelatihan Komunikasi efektif dan kepribadian

RSUD KOTA DEPOK

24

BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI
Orientasi unit kerja adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran
unit kerja, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit
itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.

RSUD KOTA DEPOK

25

Kegiatan orientasi yang dilakukan di Unit Rekam Medis RSUD Kota Depok
meliputi beberapa hal sebagai berikut :
A. Organisasi
Merupakan pengenalan organisasi yang meliputi Organisasi Rumah Sakit
dan Unit Rekam Medis
B. Visi, Misi Unit Rekam Medis

Merupakan pengenalan Visi dan Misi Unit Rekam Medis sebagai bekal
untuk dapat melakukan pelayanan yang efektif, efisien dan berkualitas.
C. SDM
Memperkenalkan kualifikasi SDM yang bekerja pada Unit Rekam Medis
yang meliputi latar belakang pendidikan dan Status kepegawaian SDM.
D. Pelayanan
Memperkenalkan alur pelayanan Unit Rekam Medis sebagai pelayanan
non medis di RSUD Kota Depok
E. Sarana dan Prasarana
Memperkenalkan sarana dan prasarana yang digunakan dalam melakukan
pelayanan rekam medis.
F. Fisik
Memperkenalkan sarana fisik yang ada di RSUD Kota Depok dan
menjelaskan mengenai standar fasilitas unit rekam medis sesuai dengan
peraturan yang berlaku.

BAB X
PERTEMUAN / RAPAT
Pertemuan / Rapat internal di unit rekam medis dilakukan 1 (satu) bulan
sekali. Rapat unit rekam medis dengan bidang pelayanan medis dilakukan 3 (tiga)
bulan sekali.
Pertemuan / rapat unit rekam medis membahas permasalah dan kendala
yang ada dan peningkatan mutu kinerja petugas unit rekam medis.
Rapat harus dihadiri oleh semua pelaksana unit rekam medis terkecuali
berhalangan dengan alasan yang jelas.
RSUD KOTA DEPOK

26

Beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum pertemuan/ rapat adalah


sebagai berikut :
1. Daftar hadir
2. Agenda Rapat
3. Notulen Rapat
Format Notulen Rapat
Hari, tanggal
Tempat
Pemimpin Rapat
Notulen Rapat
Jumlah
Peserta

:
:
:
:
:

Rapat
Agenda Rapat

Hasil Rapat

BAB XI
PELAPORAN
Pelaporan rekam medis adalah pelaporan kegiatan seluruh pelayanan
yang ada di RSUD Kota Depok. Pelaporan rekam medis dibutuhkan untuk pihak
internal dan eksternal RSUD Kota Depok.
Laporan rekam medis yang dibutuhkan internal RSUD Kota Depok
diserahkan kepada :
1. Direktur RSUD Kota Depok
2. Kepala Bidang Pelayanan Medis
Laporan rekam medis yang dibutuhkan oleh pihak eksternal RSUD Kota
Depok diserahkan kepada :
1. Dinas Kesehatan Tingkat II (Kota / Kabupaten)
RSUD KOTA DEPOK

27

2. Dinas Kesehatan Tingkat I (Propinsi)


3. Departemen Kesehatan melalui Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan
Pelaporan yang dibuat oleh unit rekam medis yaitu :
1. Laporan Bulanan
Laporan Bulanan di unit rekam medis yaitu :
a. Laporan eksternal rumah sakit

RL 5.1 Pengunjung

RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan

RL 5.3 10 Besar Penyakit Rawat Inap

RL 5.4 10 Besar Penyakit Rawat Jalan

b. Laporan internal rumah sakit

Laporan Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap

Laporan Kunjungan Rawat Jalan

Laporan Kunjungan Rawat Inap

Laporan Indikator Rawat Inap (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR)

Laporan Kunjungan Kamar Bersalin

Laporan Kegiatan Kamar Bersalin

Laporan Kegiatan Kamar Operasi

Laporan Rujukan Rawat Jalan

Laporan Rujukan Rawat Inap

Laporan Indeks Penyakit Rawat Inap

Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Inap

Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Jalan

Laporan 10 Besar Penyakit Unit Gawat Darurat

Laporan 10 Besar Penyakit di Kamar Bersalin

Laporan 10 Besar Tindakan di Kamar Operasi

Laporan Kematian

RSUD KOTA DEPOK

28

2. Laporan Tahunan

RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit

RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap

RL 2 Ketenagaan

RL 3 Pelayanan

RL 3.1 Rawat Inap

RL 3.2 Rawat Darurat

RL 3.3 Gigi dan Mulut

RL 3.4 Kebidanan

RL 3.5 Perinatologi

RL 3.6 Pembedahan

RL 3.7 Radiologi

RL 3.8 Laboratorium

RL 3.9 Rehabilitasi Medik

RL 3.10 Pelayanan Khusus

RL 3.11 Kesehatan Jiwa

RL 3.12 Keluarga Berencana

RL 3.13 Farmasi Rumah Sakit

RL 3.14 Rujukan

RL 3.15 Cara Bayar

RL 4 Morbiditas dan Mortalitas

RL 4a Penyakit Rawat Inap

RL 4b Penyakit Rawat Jalan

RSUD KOTA DEPOK

29

RSUD KOTA DEPOK

30