NCLEO CUATRO

4. Planeacin

La vida es aquello que te va sucediendo mientras ests ocupado

haciendo otros planes John Lennon
El futuro tiene muchos nombres. Para los dbiles es lo inalcanzable.
Para los temerosos, lo desconocido. Para los valientes es la oportunidad Vctor Hugo

Planeacin

Palabras Claves
Planeacin, formalizacin, coordinacin, planeacin estratgica, planeacin operacional, diversificacin, integracin vertical y horizontal, expansin, innovacin, programas, proyectos, presupuestos, administracin por objetivos, cuadro integral de mando, balanced scorecard.

Objetivos Especficos del Ncleo

1. Describir la funcin administrativa de la planeacin y
explicar por qu es crtica para el liderazgo efectivo.

2. Explicar los beneficios y costos de la planeacin.

3. Definir la planeacin operacional y distinguir entre
planes operativos y planes de proyectos.

4. Describir los sistemas de planeacin como la Administracin por Objetivos (APO) y el Cuadro Integral de
Mando (Balanced Scorecard).

5. Definir la planeacin de contingencia e identificar las

circunstancias en donde es apropiada.

6. Discutir cmo los avances en la tecnologa de la informacin afectan la planeacin operacional.

7. Describir las barreras comunes que impiden la planeacin efectiva y las formas de reducirlas.

Resumen
Este ncleo cubre la funcin de planeacin y su importancia en el xito de las organizaciones. Los planes proporcionan un fundamento para coordinar y dirigir las actividades de una empresa de manera que se obtengan los objetivos.

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La planeacin proporciona una carta de navegacin para que los miembros de una
organizacin comprendan la importancia de sus responsabilidades diarias dentro del
esquema global.
A lo largo del ncleo se da una atencin especial a la comprensin del proceso de
planeacin, tanto en el nivel estratgico como en el nivel operativo.

Desarrollo temtico

4.1. Introduccin a la planeacin

La planeacin proporciona un fundamento para todas las actividades organizacionales. El
xito de la empresa depende de la habilidad de los administradores de desarrollar un plan
que rena y coordine todo el conjunto de tareas que ocurren dentro de ella.

4.1.1.

Qu es planeacin?

Planeacin es el proceso de identificar y disear las actividades que son necesarias para
obtener los objetivos de una organizacin.
Un plan es el resultado tangible de un proceso deliberado
que prescribe las actividades y sus dependencias, los
plazos y tiempos y las personas o equipos responsables
de dichas actividades.
El propsito de planear es asegurar la eficiencia y eficacia
de la organizacin al proporcionar un marco de referencia
sobre el que se pueda llevar un control del desempeo
organizacional.

4.1.2.

Beneficios de la Planeacin

Formalizacin. La planeacin proporciona un mapa de ruta para ayudar a la organizacin en el logro de sus objetivos.

Mejor coordinacin. La planeacin crea los fundamentos necesarios para la coordinacin de un amplio conjunto de actividades de la organizacin.

Enfoque al futuro. La planeacin obliga a los administradores a pensar hacia adelante y considerar las necesidades futuras de recursos. Permite que los gerentes estn
alertas a las oportunidades y amenazas potenciales que puede enfrentar la organizacin en el corto y largo plazo.

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Planeacin

Sistemas de control ms efectivos. Los planes organizacionales son la base para el

control de los procesos y del progreso de una empresa.

FIGURA 4.1 La planeacin como mecanismo de control.

4.1.3.

Costos de la Planeacin

Tiempo. El proceso de planeacin ocupa un tiempo y energa considerables de los

administradores cuando se realiza a consciencia.

Demora en las decisiones. Un costo potencial de la planeacin es que puede retrasar

el proceso de toma de decisiones.

4.1.4. En dnde debe comenzar la planeacin?

De acuerdo con el lugar en dnde se inicia el proceso de planeacin, ste puede ser:

De arriba hacia abajo. Los gerentes, quienes conocen la empresa de forma global,
inician el proceso de planeacin.

De abajo hacia arriba. Las personas que estn ms cerca de la operacin, de los
clientes y de los proveedores, conducen el desarrollo del plan.

En la tabla siguiente se pueden examinar las caractersticas de ambos procesos de planeacin con sus ventajas y desventajas.

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De abajo arriba

De arriba abajo
Nivel
Organizacional

Gerente General Junta Directiva

Personas / departamentos ms
cercanos a los productos, servicios, clientes y proveedores

Proceso de
planeacin

A medida que el plan se difunde hacia abajo en la jerarqua, los administradores

determinan las actividades
necesarias para apoyar el
plan.

Se desarrollan metas y planes.

Estos planes se llevan haca
arriba en la jerarqua para que
sean evaluados y ajustados en
cuanto a viabilidad y conformidad con la visin empresarial.

Detalle del
plan

Comienza en forma general y

se vuelve ms especfico a
medida que baja en la jerarqua.

Comienza en forma especfica y

fragmentada y se vuelve ms
cohesivo e integral a medida que
asciende en la jerarqua.

Ventajas
potenciales

Los planes estn respaldados

por el nivel superior de la
empresa quienes conocen
mejor todos los factores que
la afectan.

Aquellos que estn ms cerca de

los clientes y proveedores y de
las operaciones proporcionan
mayor enfoque a los planes.

Desventajas
potenciales

Los directivos de alto nivel

pueden estar aislados de las
operaciones diarias.

Los administradores de nivel

bajo pueden carecer de un conocimiento global de todos los
factores que afectan a la empresa.

Tabla 4.1 Origen del proceso de planeacin

4.2. Planeacin estratgica y planeacin operacional

En general, la mayora de las organizaciones realizan procesos de planeacin estratgica
(establecer el rumbo y el destino de la organizacin) y de planeacin operacional (definir las
actividades necesarias para llegar a ese destino).
La planeacin exitosa requiere de la participacin de un amplio grupo de personas en la organizacin. Esto proporciona una mayor base de experiencia y conocimiento para el proceso
de planeacin, a la vez que contribuye a que los miembros de la organizacin estn ms
dispuestos a aceptar un plan en que ellos han contribuido a desarrollar.

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Planeacin

Un proceso de planeacin exitoso debe tambin enfocarse en la creacin de valor para los
clientes y los inversionistas adaptndose a las necesidades especficas y nicas de la organizacin. Un plan que ha funcionado para una empresa no puede ser trasladado automticamente a otra sin tener en cuenta las singularidades de sta ltima. Cada organizacin es
responsable de originar sus propios planes y estrategias.

4.2.1.

Planeacin estratgica

Existen tres niveles de planeacin estratgica de acuerdo con el alcance y el enfoque.

Enfoque

Detalle

Participantes

Horizonte

Junta directiva

5 10
aos

Estrategia
Corporativa

Desarrollar una
mezcla de unidades de negocio que cumplan
con los objetivos
de crecimiento y
rentabilidad de
la empresa.

Extenso

Estrategia
de
Negocios

Desarrollar
y
mantener una
ventaja competitiva
distintiva
que asegure el
xito de la empresa.

Especfico
del negocio

Ejecutivos de
alto nivel

Estrategia
Funcional

Desarrollar planes de accin

que
aseguren
que las estrategias corporativas y de negocios se lleven a
cabo.

Especfico
de la funcin

Gerentes medios

Ejecutivos de
alto nivel

15
aos

Gerentes de
unidades de
negocio

12
aos

Gerentes regionales
Gerentes funcionales

Tabla 4.2 Niveles de planeacin estratgica

La planeacin estratgica de nivel corporativo responde a la pregunta En qu negocios
debemos estar?

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Algunas de las estrategias corporativas ms frecuentes son:

Diversificacin Cuando una organizacin agrega nuevos productos, servicios o reas de negocios a los que posee actualmente. La diversificacin puede ser relacionada o no con los negocios actuales de la empresa.

Integracin vertical Ocurre cuando una empresa adquiere a otra con el fin de controlar sus canales de distribucin (integracin hacia delante) o sus proveedores (integracin hacia atrs)

Integracin horizontal Se da cuando una empresa adquiere a uno de sus competidores con el fin de aumentar su cuota de participacin en el mercado para expandirse en un mercado que no domina.

Expansin Ocurre cada vez que una empresa ingresa a un nuevo mercado geogrfico (expansin regional), a un nuevo grupo de consumidores (expansin de nicho de
mercado) o intensifica sus esfuerzos de venta en los mercados que ya ocupa (desarrollo de mercado).

Innovacin Cuando la empresa introduce versiones mejoradas de sus productos o

productos completamente nuevos. Igualmente, la innovacin puede darse en nuevos
mtodos de produccin, de distribucin de los productos o de mercadeo de stos.

La planeacin estratgica de cada unidad de negocio define cmo debe operar en su entorno competitivo.
La planeacin estratgica funcional especifica las actividades de produccin, de investigacin y de desarrollo, de finanzas, de gestin de personas y de mercadeo necesarias para
llevar a cabo las estrategias corporativas y de unidades de negocio.

4.2.2.

Planeacin operacional

Cuando llega el momento de especificar las actividades concretas que son necesarias para
lograr alinear a la organizacin con las estrategias, se cuenta con varios tipos de planes:

Planes operativos. Propuestos para lidiar con las actividades, circunstancias y problemas que ocurren en forma recurrente en la organizacin. (Ejemplo: planes de produccin, planes de mercadeo, planes de distribucin)

Polticas y guas. Establecen los lineamientos que gobiernan ciertas situaciones organizacionales y proporcionan a las personas la base para tomar decisiones. (Ejemplo: polticas de calidad, polticas de gestin ambiental, guas de seguridad)

Procedimientos. Proveen instrucciones explcitas sobre cmo llevar a cabo tareas especficas y frecuentes. (Ejemplo: procedimientos de facturacin, procedimientos de
manejo de mercancias)

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Planeacin

Reglamentos. Renen regulaciones especficas y estrictas para las acciones. (Ejemplo: reglamento de trabajo, reglamento de salud y seguridad industrial)

Los anteriores elementos fundamentan la actividad rutinaria de la organizacin. En situaciones especiales, es necesario recurrir a planes excepcionales como:

Programas. Renen un conjunto de actividades diseadas para cumplir con un grupo

especfico de objetivos. (Ejemplo: programa de actualizacin tecnolgica, programa
de vacunacin)

Proyectos. Dirigen los esfuerzos de un grupo de personas hacia una meta muy concreta con plazos y trminos concretos. (Ejemplo: proyecto de ampliacin de una planta, proyecto de desarrollo de un producto)

Presupuestos. Definen los recursos fsicos y financieros necesarios para llevar a cabo
los programas o proyectos y sirven como mecanismo de control durante la implantacin de esos planes.

4.2.3.

Planeacin individual
Cada vez es ms frecuente que las organizaciones trasladen
los planes globales de la organizacin al nivel de los individuos.
Esto quiere decir que se traducen los objetivos organizacionales en objetivos de nivel personal, para lo cual se utilizan
mtodos como:

4.2.4.

Administracin por Objetivos (APO)

Cuadro Integral de Mando (Balanced Scorecard)

Administracin por Objetivos (APO)

Proporciona un mtodo para establecer planes individuales que guen las actividades de
los miembros de la organizacin.
En la figura siguiente se describe el ciclo de la administracin por objetivos, el cual se
basa en un acuerdo mutuo de objetivos, plazos y criterios de medicin entre el empleado
y su supervisor y en la revisin frecuente de su cumplimiento.

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Figura 4.2 El ciclo de la Administracin por Objetivos 1

En la tabla siguiente se presentan algunas de las ventajas y desventajas potenciales de
la Administracin por Objetivos.
Administracin por Objetivos (APO)
Desventajas

Ventajas

Obliga a los gerentes a establecer

prioridades, objetivos medibles y
estndares de desempeo.

Implica tiempo y compromiso de

los altos directivos.

Facilita el control.

Puede requerir de papeleo excesivo.

Fuente: K. Davis and J. Newstrom, Behavior at Work: Organizational Behavior (McGraw-Hill)

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Planeacin

Administracin por Objetivos (APO)

Ventajas

Desventajas

Promueve la participacin de los

empleados y los supervisores en
el establecimiento de metas.

Puede crear una tendencia a enfocarse en metas de corto plazo.

Ayudar a mejorar la comunicacin.

Puede ser difcil de establecer y

de poner en operacin.

Permite a las personas saber qu

se espera de ellas.

Las metas individuales pueden no

estar coordinadas con las metas
de ms alto nivel.

Aumenta la motivacin y el compromiso de los empleados.

Pueden crearse metas conflictivas

entre unos y otros individuos que
se conviertan en rivalidad o competencia interna.

Tabla 4.3 Ventajas y desventajas de la APO

4.2.5. Cuadro Integral de Mando

(Balanced Scorecard)

Figura 4.3- Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)

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Es un proceso general de planeacin que convierte a la visin y la estrategia en acciones

operacionales a todo nivel y ayuda a las personas a ver lo que es importante y cmo lo
que ellos hacen contribuye al desempeo total de la organizacin.
El modelo permite enfocar y alinear las actividades de todos los miembros de la organizacin en el logro de los objetivos, a travs de la integracin de cuatro perspectivas: financiera, del cliente, de los procesos internos y de aprendizaje e innovacin.

4.2.6. Planeacin de Contingencia en entornos

cambiantes
La Planeacin de Contingencia consiste en desarrollar dos o ms planes basados en diferentes condiciones de operacin. Este enfoque es particularmente til cuando el xito de la
organizacin depende en gran parte de circunstancias de negocios que son particularmente
voltiles.
Cada plan desarrollado se basa en un conjunto de condiciones operacionales o estratgicas
que pueden ocurrir (escenarios). Esto permite que los administradores desarrollen habilidades para pensar estratgicamente y con flexibilidad para reaccionar a los cambios.
Los avances en las tecnologas de informacin permiten realizar simulaciones y examinar los
posibles resultados de las decisiones tomadas para anticipar la viabilidad de los planes.

4.2.7. Barreras que impiden la planeacin

efectiva

Demanda de tiempo. Algunos gerentes pueden estar demasiado ocupados apagando incendios para dedicar tiempo a la planeacin adecuada.

Entornos de operacin ambiguos o inciertos. La complejidad de los entornos de negocios y su volatilidad es otra de las razones citadas por los gerentes para no hacer
planeacin.

Resistencia al cambio. Las personas usualmente se niegan a salirse de sus ambientes cmodos y conocidos.

Algunas acciones para reducir estas barreras son:

Involucrar a los empleados en los procesos de planeacin y decisin. Principalmente

a aquellos que sern responsables de implantar los planes.

Tener en cuenta y aprovechar la diversidad de puntos de vista.

Promover el pensamiento estratgico en todos los niveles. Recompensar a aquellos

que poseen una visin estratgica y logran convertirla en planes operativos concretos.

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Planeacin

Reconocer y comunicar la importancia de la planeacin para obtener los objetivos organizacionales.

Fomentar la cultura de la planeacin de contingencia para mantener la flexibilidad en

los entornos de negocios cambiantes.

Utilizar la tecnologa para mejorar la comunicacin y la efectividad del proceso de

planeacin.

Para profundizar ms, hacer clic en estos enlaces:

The Balanced Scorecard

http://www.quickmba.com/accounting/mgmt/balanced-scorecard

Tablero de mandos equilibrado

http://www.12manage.com/methods_balancedscorecard_es.html

Balanced Scorecard Institute

http://www.balancedscorecard.org

The Peter Drucker Institute

http://www.druckerinstitute.com

Bibliografa Complementaria

DRUCKER, Peter. (2003) Los desafos de la gerencia para el siglo XXI. Bogot, Colombia: Editorial Norma.

GIBSON, Rowan. (1997) Repensando el futuro. Bogot, Colombia: Editorial

Norma.

KAPLAN, Robert S. NORTON, David P. (2007) Cuadro de mando integral.

Bogot, Colombia: Editorial Gestin 2000.

KAPLAN, Robert S. NORTON, David P. (2007) Alignment. Bogot, Colombia: Editorial Gestin 2000.

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