Bab 8 Maintenance and Construction

Overview
Maintenance adalah proses berkelanjutan dari keseimbangan antara service and biaya; manajer harus
bekerja untuk menyenangkan tenant dan juga mempertahankan kondisi fisik property, namun juga
sambil meminimalkan biaya operasional dan meningkatkan marjin keuntungan pemilik property.
Basic Maintenance Procedures
Terdapat empat tingkat operasional maintenance atau perawatan:
1.
2.
3.
4.

Perawatan rutin (routine maintenance)

Perawatan pencegahan (preventive maintenance)
Perawatan perbaikan (corrective maintenance)
Konstruksi baru (new construction)

Penjelasan mengenai emoat tingkat maintenance di atas adalah sebagai berikut:

1. Perawatan Rutin
Contoh simple dari perawatan rutin untuk multitenant building, residential atau komersial, adalah
pembersihan dan patroli keamanan harian pada area umum, seperti area lantai dasar (lobi),
halaman, area parkir, dan sebagainya.
Perawatan rutin untuk housekeeping dan pembersihan harus direncanakan dan dikontrol secara
hati-hati, karena biayanya dapat meningkat dengan mudah.
2. Perawatan Pencegahan
Controh dari perawatan pencegahan adalah mengganti filter pendingin udara secara rutin.
Perawatan ini akan membantu untuk menyingkap masalah struktur dan mekanika sebelum
perbaikan besar menjadi penting. Harapannya adalah untuk mengurangi atau menghindari biaya
corrective maintenance.
3. Perawatan Perbaikan
Perawatan perbaikan melibatkan perbaikan-perbaikan untuk mempertahankan kelengkapan
gedung, uitilitas, dan fungsi dari fasilitas yang dikontrak oleh tenant.
Mengabaikan perbaikan atau perbaikan yang tidak tepat, dapat membuat tenant menjadi tidak
nyaman, dan menolak untuk melanjutkan sewa. Menunda atau mengabaikan mungkin juga
menurunkan reputasi pemilik gedung dan manajer, bahkan meningkatkan biaya ketika perbaikan
tesebut benar-benar harus dikerjakan.
4. Konstruksi Baru
Konstruksi baru dapat berkaitan dengan pemasangan wallpaper baru, merubah pencahayaan
gedung, dan pemasangan karpet. Jika konstruksi baru lebih ekstensif, itu dapat berhubungan
dengan pembangunan jalan masuk baru, kolam renang, atau merubah fungsi gudang menjadi
conference room.

I.

KUNCI SUKSES DALAM MANAJEMEN PEMELIHARAAN

Didalam menjalankan kesuksesan pemeliharaan manajemen kita harus mengetahui akan

kebutuhannya terlebih dahulu, apa saja yang harus dilakukan, berapa biayanya, dan memastikan apakah
pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan benar.

Informasi yang dibutuhkan untuk menangani permintaan pemeliharaan adalah sbb:

Sebelumnya dapat diketahui bahwa rencana perawatan sederhana harus menyentuh pada
tujuh poin dasar yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Lingkup Pekerjaan
Lokasi Pekerjaan
Prioritas pekerjaan
Metode untuk mencapai setiap pekerjaan
Bahan dibutuhkan
Jumlah tim
Jam kerja yg dibutuhkan

Ruang Lingkup dan Lokasi pekerjaan

Ruang lingkup dan lokasi pekerjaan harus dijelaskan secara terperinci. Jadi
dapat dikatakan bahwa setiap tim pemeliharaan dikirim untuk melakukan
pekerjaan akan dapat menentukan terlebih dahulu di mana mereka akan bekerja
dan apa alat yang mereka butuhkan untuk pekerjaan.
Prioritas Pekerjaan
Prioritas pekerjaan ditentukan dan ditugaskan oleh staf administrasi adapun
urutan di mana bekerja untuk hari, minggu, atau bulan yang akan dilakukan
harus ditentukan secara spesifik
Metode yang digunakan dan bahan yang dibutuhkan
Rencana pemeliharaan juga harus menentukan metode terbaik untuk mencapai
setiap pekerjaannya. Dari informasi ini, staf administrasi dapat menentukan
bahan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan dapat memiliki
persediaan yang tepat dan sesuai. Maka dari itu karyawan juga akan mengenali
terlebih dahulu alat-alat spesial, peralatan, dan persyaratan keselamatan untuk
pekerjaan tertentu.

Jumlah Tim dan jam yang diperlukan

Jadwal waktu pemeliharaan tim agar lebih efisien, staf administrasi harus
mempelajari semua pekerjaan yang akan datang dan proyek sejauh mungkin ke
depan untuk mengetahui berapa jumlah personil yang dibutuhkan dan berapa
jam kerja yang akan dibutuhkan. Secara alami, ruang lingkup pekerjaan akan
menentukan bagaimana detail data yang ada. Alokasi yang tepat dan realistis waktu
serta personil/tim harus menghasilkan prestasi kerja yang efektif dengan biaya
yang wajar, sehingga menghindari komplain dari penyewa karena layanan tidak
memadai.

Pemilihan Program komputer

Program perangkat lunak adalah solusi yang jelas untuk membantu manajer saat
menjadwalkan perbaikan yang diminta, pelacakan waktu dan biaya perbaikan, dan penjadwalan
untuk pencegahan secara rutin. Namun tidak semua program menawarkan kemampuan yang
sama. sebelum melakukan pembelian apapun, manajer harus mencoba untuk melakukan
survey atau mengunjungi perusahaan manajemen properti lain yang menggunakan perangkat
lunak untuk berlatih dan memperluas wawasan.
Untuk itu Manajer harus menentukan bagaimana program tersebut berkaitan dengan salah satu
situasi berikut :

Penanganan sementara/salah satu jenis perintah kerja

Penjadwalan perintah kerja
Pengambilan perintah kerja dan laporan
Tanggapan penyewa pada Kecepatan dan kualitas pekerjaan
Faktur untuk setiap pekerjaan yang dilakukan
Kemampuan untuk menginfokan tagihan kepada penyewa
Pembayaran Vendor
Mengetahui biaya untuk perbaikan
Pemantauan kinerja para pekerja dan gaji mereka
memperinci persediaan dan peralatan
Mengintegrasikan informasi pemeliharaan untuk laporan keuangan seperti buku besar,
account payble, akun recivable, dll

Selain itu, beberapa program mengenai monitor perintah kerja akan terus diperbarui persediaan
perlengkapan dan bahan. Beberapa menyediakan modul untuk persediaan untuk bangunan dan
satuan persediaan aset, seperti kompor dan lemari es. Selain itu juga berguna database untuk
catatan pembelian, informasi garansi, kontrak pemeliharaan, dan jadwal penyusutan. Mengintegrasikan
beberapa program pengendalian anggaran dan pembelian modul agar memfasilitasi pembelian situs dan
kontrol beban. Manajemen aset tetap menjadi lebih mudah karena data memungkinkan manajer

untuk memutuskan kapan untuk memperbaiki dan kapan harus mengganti.

II.

KONTRAK DALAM PEMBANGUNAN

Perubahan
Kegiatan konstruksi yang berasal dari perubahan atas permintaan para penyewa dapat
menentukan kebijakan perekrutan. jika diperlukan perubahan penyewaan secara substansial
yang sifatnya rutin dan berulang, seperti yang sering terjadi pada ruang industri dan komersial.
staf permanen tukang kayu profesional, listrik dan plester mungkin terbukti lebih murah dan
lebih efisien dari pada menggunakan kontraktor luar yang berpengalaman. Di sisi lain, jika
kebijakan penyewaan bangunan adalah seperti unit yang jarang melakukan restrukturisasi
untuk penyewa, maka para tim perlu menentukan para tim contiction berpengalaman tidak
akan dibenarkan. Dalam hal ini, masuk akal untuk menyewa kontraktor luar untuk pekerjaan

konstruksi utama dan bangunan yang lebih kecil yang tidak dapat menanggung biaya staf
permanen.
konstruksi baru kadang-kadang diperlukan untuk melindungi nilai properti, meningkatkan
penyewa. Konstruksi baru kadang-kadang diperlukan untuk melindungi nilai properti,
meningkatkan laba bersih, meningkatkan pemasaran perusahaan, atau memenuhi spesifikasi
penyewa. Konstruksi dasar dari sebuah bangunan baru, terutama yang komersial, sering hanya
mencakup shell dan pemanasan, ventilationm dan AC (HVAC) system

Konversi Bangunan
Seorang manajer properti mungkin juga bertanggung jawab atas konversi bangunan,
yang sering memerlukan renovasi yang cukup besar, dan mungkin beberapa konstruksi baru.
Dapat di contohkan hal yang sering terjadi adalah konversi atau perbaikan langit-langit pada
setiap banguanan. Dimana pada awal tahun 1950an banyak terjadi perbaikan atau konversi
langit-langit pada daerah pusat bisnis dan industry. Namun yang terjadi pada saat ini struktur
langit-langit menjadi sebuah mimpi buruk bagi para arsitektur, karena tidak terpeliharanya
sehingga terlihat semakin usang dan rusak dan hilang dari segi fungsionalnya. Namun dari hal yg
terjadi seorang manajer yang professional dan yang penuh imajinatif akan dapat berhasil
mengubahnya menjadi suatu yang sangat berguna.
Maka dari itu terlepas dari pendekatan yang diadopsi, mengenai modal subtantial
tentang mengubah atau menyesuaikan bangunan diabaikan untuk memenuhi keperluan
penyewa baru. Karena sulit bagi penyewa untuk memvisualisasikan/membayangkan

bagaimana ruang akan terlihat setelah renovasi, jadi alternatif mungkin harus
diselesaikan sebelum penyewa meminta dan menunjukan letak ruangnya.

KONTRAKTOR UMUR
Tugas pertama adalah untuk memutuskan apakah manajer akan menyewa kontraktor
utama atau umum yang kemudian akan menyewakan pekerjaan ke berbagai tempat dan akan
mengawasi proyek. ketika kontraktor utama yang digunakan, hanya satu set rencana dan
spesifikasi yang dibutuhkan. perubahan yang paling besar dan pekerjaan konstruksi diawasi

oleh kontraktor utama.

setelah keputusan telah dibuat apakah akan menyewa kontraktor umum atau untuk
kontrak dengan berbagai perdagangan terampil secara terpisah, manajer harus menentukan
bagaimana untuk mendapatkan kontrak yang sebenarnya.
Ada dua jenis kontrak untuk konstruksi :

o PENAWARAN KOMPETITIF
Penawaran pembelian kompetitif dapat diperoleh dari kontraktor umum untuk semua
atau bagian dari pekerjaan atau langsung dari perwakilan perdagangan terampil dan
pemasok. Jadi mengambil segala sesuatu menjadi pertimbangan, penting untuk diingat

bahwa kadang-kadang tidak penawaran terendah maupun tawaran tertinggi adalah

tawaran terbaik

o NEGOSIASI KONTRAK
Manajer yang membiarkan banyak proyek konstruksi besar sering memilih alternatif,
negosiasi kontrak. Karena dalam situasi ini, manajer pertama memilih satu kontraktor
umum atau salah satu kontraktor terkemuka di bidang masing-masing-pipa ledeng,
listrik, HVAC, dll.
Dengan demikian, semua orang manajer properti, pemilik, dan kontraktor dapat
mengambil manfaat dari kontrak dinegosiasikan.
o PEMBANGUNAN JALUR CEPAT
Salah satu pembangunan di bidang kontrak dinegosiasikan adalah pembangunan jalur
cepat. Bawah pengaturan ini, kontraktor mulai bekerja sebelum rencana akhir selesai.
jelas, Bahwa prosedur tersebut layak hanya ketika kedua pemilik dan kepercayaan
kontraktor lain dan memiliki banyak pengalaman dalam konstruksi.

KEBEBASAN MEMILIH
Meskipun sebagian besar kontrak konstruksi yang dinegosiasikan pada biaya dasar biaya
tetap atau datar, kontraktor terpercaya akan meminta untuk dibayar pada biaya ditambah
dasar. Metode pembayaran ini hanya dianjurkan ketika berhadapan dengan kontraktor yang
ditetapkan. Maka sebuah tanah midle diterima adalah untuk pemilik dan kontraktor untuk
membagi tabungan di bawah angka maksimal