Anda di halaman 1dari 5

SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT

EKOJI999 Nomor

054, 1 November 2012

APLIKASI

Fenomena Aplikasi Tambal Sulam


oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu

Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan
teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email indrajit@rad.net.id.

HALAMAN 1 DARI 5

(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2012

SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT

Mengatakan bahwa aplikasi-aplikasi yang dipergunakan adalah tambal sulam dibandingkan


merupakan kumpulan komponen yang terintegrasi dengan baik merupakan sebuah alasan klasik
yang paling banyak digunakan oleh para manajer sistem informasi sebagai alasan utama untuk
mengembangkan sebuah aplikasi baru. Secara prinsip kebanyakan dari mereka beralasan, bahwa
terjadinya fenomena aplikasi tambal sulam disebabkan oleh tidak terencananya perkembangan
sistem informasi mereka dengan baik di masa-masa lalu, sehingga para karyawan yang bertanggung
jawab terhadap pengembangan dan pemeliharaan sistem yang ada tidak mempunyai dasar yang
jelas dalam bekerja. Dengan kata lain, faktor perencanaan dan prosedur teknis merupakan hal yang
bagi mereka harus dimiliki perusahaan sebagai dasar berpijak dalam setiap usaha pengembangan
aplikasi-aplikasi yang ada. Jika demikian jawabannya, mengapa sistem yang ada harus dirubah?
Benarkah alasan klasik tersebut merupakan penyebab utama terjadinya aplikasi yang tambal sulam?
6-*4"/ */* ","/ .&/(61"4 #")8" 5&3%"1"5 #&#&3"1" '",503 ."/"+&.&/ :"/( $6,61 4*(/*=,"/
berperan terhadap terjadinya aplikasi yang tambal sulam bagi sebuah perusahaan. Tanpa
diselesaikannya permasalah manajemen ini, mustahil prosedur teknis akan dapat disusun dengan
baik.
Salah satu hasil audit sistem aplikasi yang paling sering dijumpai adalah suatu kenyataan bahwa
telah terjadi pengembangan perangkat lunak aplikasi yang tambal sulam. Istilah tambal sulam
sendiri terkesan berkonotasi negatif. Yang dimaksud dengan istilah ini sebenarnya bertolak dari
kenyataan bahwa telah terjadi konstruksi modul-modul aplikasi tanpa perencanaan matang terlebih
dahulu dari waktu ke waktu, akibat perubahan-perubahan kebutuhan bisnis perusahaan yang
semakin lama kian bertambah dengan cepat, dan sangat beragam. Sebenarnya fenomena tambal
sulam tersebut merupakan suatu hal yang wajar. Dikatakan demikian karena perusahaan
mengalami evolusi dalam bisnis. Dari mulai pertama kali berdiri dengan segala keterbatasan
fasilitas dan investasi, berkembang menjadi perusahaan menengah karena keuntungan bertambah,
sampai dengan menjadi perusahaan besar setelah melakukan ekspansi usaha. Perkembangan usaha
inipun terjadi dalam suatu lingkungan bisnis yang berubah secara cepat. Sistem informasi, yang
merupakan kumpulan dari berbagai jenis modul aplikasi, dibangun sejalan dengan perkembangan
kebutuhan perusahaan. Permasalahannya, karena modul-modul tersebut dibuat oleh berbagai
macam vendor yang berlainan, termasuk oleh SDM internal perusahaan, tanpa adanya suatu
perencanaan atau paduan blue print yang jelas, maka pengembangan aplikasi secara tambal sulam
.&/(",*#"5,"/ 5&3+"%*/:" 1&/636/"/ 1"%" ,6"-*5"4 4*45&. */'03."4* 4&$"3" 4*(/*=,"/ *45&.
menjadi kurang atau bahkan tidak reliable pemeliharaan aplikasi menjadi lebih mahal, terjadi
redundansi data dan proses, kontrol internal menjadi buruk, merupakan beberapa akibat negatif
yang disebabkan oleh sistem yang tidak terencana.
PENYEBAB TAMBAL SULAM
Dilihat dari kacamata manajemen sistem informasi, ada lima hal yang menjadi potensial penyebab
berubahnya kebutuhan bisnis yang berdampak langsung terhadap perancangan modul-modul
aplikasi.
Hal pertama adalah struktur organisasi. Sejalan dengan berkembangnya sebuah perusahaan,
jumlah karyawannya pun akan membengkak. Belum lagi jika terjadi proses-proses penggabungan
usaha seperti merger dan acquisition, atau ekspansi bisnis lainnya. Sebagai konsekuensi logis,
struktur organisasi internal perusahaan akan mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Dampak
langsung terhadap desain perangkat lunak aplikasi adalah dalam hal penentuan sistem pengkodean
struktur organisasi. Tantangan pertama adalah untuk membuat suatu sistem pengkodean berbasis
tree untuk merepresentasikan struktur organisasi. Struktur data yang sesuai harus ditentukan untuk
keperluan ini. Hal kedua yang harus ditentukan adalah standar pengkodean yang akan
HALAMAN 2 DARI 5

(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2012

SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT

dipergunakan sebagai basis pengkodean unik masing-masing kode pada struktur organisasi. Kode
ini disatu pihak harus informatif bagi manajemen, dan dilain pihak harus secara teknis mampu
menghadapi kemungkinan perubahan secara dinamis di kemudian hari. Hal terakhir dan terpenting
untuk dilakukan adalah penyusunan strategi secara teknis untuk mengantisipasi jika terjadi
perubahan struktur organisasi di kemudian hari. Satu hal yang harus diingat sehubungan dengan
hal ini, yaitu bahwa data historis mengenai struktur organisasi dan jabatan karyawan yang melekat
di dalamnya harus terekam dengan baik.

Sumber: Renaissance Advisors, 1997

Hal kedua yang berpotensi untuk menghasilkan aplikasi tambal sulam adalah perubahan proses,
standar, atau prosedur dalam perusahaan. Seperti diketahui, bahwa dalam perusahaan terdapat
akvitias-aktivitas penciptaan produk dan jasa, baik yang berhubungan dengan front oce maupun
back oce. Adalah suatu hal yang lumrah bahwa dari waktu ke waktu perusahaan berusaha untuk
.&/$*15","/ 46"56 1304&4 ,&3+" :"/( 4&.",*/ -"." 4&.",*/ &'&,5*' %"/ &=4*&/ 6/56, ,&16"4"/
pelanggan. Sehubungan dengan hal itu, sering kali terjadi perubahan prosedur dalam penanganan
berbagai macam keperluan, bahkan tidak menutup kemungkinan terjadinya aktivitas-aktivitas atau
proses-proses baru yang harus segera diakomodasikan kebutuhannya dalam modul aplikasi. Selain
harus merubah alur kerja, perubahan proses ini akan mempengaruhi pula faktor-faktor kontrol
terhadap data dan informasi yang dihasilkan. Modul aplikasi yang dibuat harus dapat
mengakomodasikan segala kemungkinan perubahan alur proses yang ada dengan tetap berpegang
bahwa segala hal yang berhubungan dengan pengolahan data dan penyampaian informasi harus
secara historis terekam dengan baik.
Faktor-faktor eksternal di luar perusahaan seringkali menyebabkan harus adanya perubahan
kebijakan-kebijakan ataupun peraturan-peraturan di dalam perusahaan. Perubahan peraturan
mengenai pajak, upah gaji minimum, sistem penggajian, bentuk badan usaha, dan lain sebagainya
merupakan hal-hal yang cukup memusingkan kepala para programmer. Karena kebijakan dan
peraturan merupakan hal yang sangat fundamental, perubahan pada kedua hal tersebut akan
berdampak cukup besar dalam operasional perusahaan sehari-hari, yang secara langsung maupun
5*%", -"/(46/( .&.*-*,* %".1", :"/(4"/("5 4*(/*=,"/ 5&3)"%"1 4*45&. "1-*,"4* &$"3" 5&,/*4
perubahan kebijakan maupun peraturan akan berpengaruh terhadap dua aspek: segala perhitungan
:"/(.&.1&3(6/","/ 1&3)*56/("/1&3)*56/("/'03.6-" 5&35&/56 %"/ ."45&3 =-& %"5"#"4& :"/(
HALAMAN 3 DARI 5

(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2012

SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT

berisi standarisasi dari berbagai macam hal. Semua modul yang terkait dengan kedua hal ini akan
memiliki potensi untuk berubah sewaktu-waktu.
Hal keempat yang walaupun terlihat kecil namun dapat mengakibatkan terjadinya perancangan
sistem yang tambal sulam adalah karena faktor-faktor yang terkait dengan SDM dan budaya
1&364")""/ $03103"5& $6-563& 45*-") 64&3 '3*&/%-: .*4"-/:" .&.*-*,* 1&/(&35*"/ :"/( 4"/("5
relatif. User friendly bagi karyawan yang sudah bertahun-tahun bekerja di perusahaan adalah sistem
sederhana yang berbasis DOS. Sementara bagi para karyawan muda yang baru, sistem clig and
drag dengan menggunakan mouse-lah yang dikatakan sebagai sistem yang user friendly. Tidak
jarang kedua sistem terpaksa dipertahankan keberadaannya karena sulit untuk merubah mindset
dan budaya SDM yang sudah bertahun-tahun terbentuk. People do not like to change, segala hal
yang bersifat merubah kebiasaan sehari-hari akan menjadi hambatan dalam memperkenalkan suatu
sistem baru. Potensi aplikasi tambal sulam sangat mungkin terjadi dalam kondisi ini, mengingat
sistem berbasis DOS dan Windows memiliki paradigma atau konsep perancangan dan
pengembangan yang cukup mendasar dan berbeda.
Hal terakhir yang tidak kalah pentingnya adalah karena faktor perkembangan teknologi informasi
yang sedemikian cepat. Tambal sulam paling banyak terjadi sehubungan dengan adanya perubahan
paradigma yang berhubungan dengan perangkat lunak. Disiplin ilmu yang sangat berpengaruh
terhadap perkembangan perangkat lunak aplikasi antara lain: sistem operasi, sistem basis data
%"5"#"4& ,0/4&1 #")"4" 1&.30(3"."/ %"/ .&50%0-0(* 3&,":"4" 1&3"/(,"5 -6/", &36#")"/
dari teori struktur data berbasis hirarkis ke RDBMS adalah contoh klasik yang sangat mewarnai
permasalahan integrasi antara modul aplikasi lama dengan modul-modul baru. Perubahan konsep
pemrograman dari DOS ke dalam Windows yang sudah menggunakan paradigma object
technology juga merupakan permasalahan tersendiri yang harus dihadapi. Belum lagi ditambah
dengan adanya berbagai macam platform sistem operasi seperti unix, OS/2, Windows NT, dalam
suatu perusahaan yang harus diintegrasikan satu dan lainnya.
DAMPAK NEGATIF BAGI PERUSAHAAN
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, sistem tambal sulam yang tidak terencana dan terkelola dengan
baik, akan mendatangkan dampak yang sangat merugikan perusahaan. Dampak yang sangat
berbahaya adalah jika terjadi penurunan terhadap reliability dari sistem informasi. Jika informasi
yang dihasilkan dari pengolahan data yang ada tidak dapat dipercaya, sama saja dengan sistem yang
bersangkutan tidak dapat dipergunakan dalam perusahaan. Hal ini disebabkan karena dapat
membahayakan proses pengambilan keputusan strategis bagi manajemen. Dapat dibayangkan
seorang direksi salah mengambil keputusan karena informasi yang disajikan oleh sistem informasi
5*%", ",63"5 .&/:*.1"/( %"3* %"5" 4&46/((6)/:" "- #&3*,65/:" "%"-") 5&3+"%*/:" 3&%6%"/4*
pekerjaan, seperti dalam hal data entry misalnya. Tentu saja dilihat dari kacamata manajemen, hal
*/*4"."4&,"-*5*%",&=4*&/%"/.&.#6"/(#6"/(#*":","3&/")"364.&/(("+*#&#&3"1","3:"8"/
untuk memasukkan data yang sama. Persoalan kontrol terhadap data yang disimpan juga
menimbulkan permasalahan lain dalam situasi dimana data yang ada disimpan di beberapa tempat
yang berbeda. Belum lagi hal-hal lain yang berkaitan dengan data, seperti konsistensi, tingkat updo-date, dan lain sebagainya. Biaya lain yang tidak sedikit adalah biaya pemeliharan berbagai ragam
infrastruktur perangkat keras, perangkat lunak, dan brainware dari sistem yang beragam. Dapat
dibayangkan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar vendor-vendor yang
beragam setiap tahunnya, karena merekalah yang paling mengetahui seluk beluk semua portfolio
perangkat aplikasi yang dimiliki perusahaan.

HALAMAN 4 DARI 5

(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2012

SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT

MENGAPA TERJADI DAN BAGAIMANA PEMECAHANNYA?


Terjadinya kecenderungan perancangan aplikasi tambal sulam dapat dilihat dari berbagai segi.
Aspek pertama adalah karena adanya urgensi kebutuhan suatu modul dari pihak manajemen.
Keterbatasan waktu yang sangat singkat membuat para pembuat sistem hanya memperhatikan
dampak jangka pendek, dalam arti kata yang penting bahwa kebutuhan mendesak dari manajemen
perusahaan dapat segera terpenuhi. Aspek kedua adalah karena keterbatasan pengetahuan dan
kemampuan pembuat sistem, apakah SDM dari dalam perusahaan maupun vendor atau konsultan
dari luar. Aspek lainnya adalah karena ketidakinginan pihak manajemen untuk memberikan
investasi yang cukup untuk membuat sistem yang baik, istilah kasarnya adalah dilakukan
perancangan akal-akalan terhadap sistem yang dimiliki sekarang, walaupun dalam kenyataannya
sudah tidak memadai lagi bagi perusahaan. Bagaimana cara menanggulanginya? Sulit tapi mudah.
Sebagaimana halnya seseorang yang ingin membangun rumah, sejak awal harus diketahui dulu
apakah nantinya rumah tersebut akan dibuat bertingkat dua atau lima. Kalau semenjak awal sudah
ditentukan bahwa nantinya rumah tersebut akan dipersiapkan untuk bertingkat lima, pondasi dan
arsitektur yang dirancang harus memperhatikan kemungkinan tersebut. Demikian pula dengan
arsitektur aplikasi teknologi informasi. Jika telah diketahui bahwa nature perusahaan yang akan
berkembang, dengan kemungkinan perubahan pada lima aspek utama di atas, harus dibuat suatu
perencanaan strategi perancangan aplikasi-aplikasi terkait, baik yang diperlukan untuk jangka
pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Blue print ini dapat dibuat oleh divisi teknologi
informasi internal perusahaan dengan bantuan tenaga dari luar seperti konsultan atau vendorvendor teknologi informasi, namun harus ada satu tim teknologi yang kuat dari dalam perusahaan.
Harap diingat bahwa walau bagaimanapun, tim SDM teknologi dari perusahaanlah yang paling
bertanggung-jawab terhadap penyediaan fasilitas sistem informasi. Oleh karena itu, diperlukan
pasukan SDM yang selain mengerti permasalahan manajemen, juga dapat menterjemahkan
tantangan-tantangan bisnis yang dihadapi ke dalam kerangka pelaksanaan teknis dan operasional.

-- akhir dokumen --

HALAMAN 5 DARI 5

(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2012