ARTIGOS

Arquivpolis: uma
utopia ps-moderna
Luiz Carlos Lopes

Resumo
Um dos maiores problemas brasileiros na rea do
gerenciamento da informao arquivstica a
existncia de massas documentais acumuladas
os arquivos mortos em, praticamente, todas
organizaes pblicas e privadas. Este artigo
procura discutir os bices para soluo do mesmo
e prope uma metologia de trabalho.
Palavras-chave
Gerenciamento da informao: Gesto de
documentos; Arquivos/avaliao:
Arquivstica/pesquisa.

Ci. Inf., Braslia, 22(1): 41-43. jan./abr. 1993.

A soluo para o problema das massas

documentais acumuladas, vulgarmente
conhecidas como arquivos mortos, um
dos grandes desafios da arquivstica no
Brasil. Trata-se de uma situao que se
repete melancolicamente em todo o pas.
Qualquer organizao pblica ou privada,
com mais de dois anos de existncia, convive com o dilema do que fazer com os
documentos acumulados no decurso de
suas funes. O poder pblico em suas
vrias esferas, a rea privada e mesmo
pessoas fsicas em seus escritrios ou residncias so tangidas a guardar cada vez
maior quantidade de documentos.
Projees possveis, a partir dos poucos
levantamentos realizados, indicam que
somente os rgos do governo federal
guardam, hoje, dispersos nos estados
brasileiros, algo acima de 5 000km de
papis, medidos como se estivessem armazenados em uma imensa biblioteca. Para
se ter uma idia da magnitude deste
nmero, pode-se dizer que seriam necessrias construes que somassem o
total de quase 1 000km2 para acondicionar
estes acervos. Se algum alucinado quisesse centralizar tudo, em nome da modernidade, teria de mandar edificar um total
aproximado de 5 000 prdios de cinco andares cada um com capacidade para armazenar, em condies aceitveis, todo
esse material. No foram computadas as
reas de servios destas construes.
Igualmente, no foram considerados os
palcios de despachos dos altos dirigentes, os escritrios dos funcionrios, as moradias de luxo e as populares, o comrcio
normal e os shoppings, os hospitais, os
bancos, as praas, as avenidas, a rodoviria, o aeroporto etc. Ter-se-ia, portanto,
de se levantar uma nova cidade, bem
maior que Braslia. Possivelmente, seria
realizado um concurso para definir o seu
plano-piloto, com certeza ps-moderno, e
o pas debateria o seu nome de batismo.
Temos at duas sugestes preliminares:
Arquivpolis e Documentolndia. No faltariam crticos e ardorosos defensores.
Outras espcies documentais, mensurveis por unidade, dentre elas os negativos
e as ampliaes fotogrficas, os mapas e
as plantas, os vdeos, os filmes, os microfilmes, os disquetes, as fitas magnticas de
som e as de computador etc. vm se avolumando em quantidades impressionantes.
Estas precisariam tambm ser guardadas,

em muitos casos, com investimentos adicionais e prdios anexos especiais. No

esqueamos que vivemos em plena era da
exploso da produo e da acumulao da
informao. A nossa Arquivpolis teria de
ser ampliada e dotada de recursos tcnicos compatveis.
Passados dois anos da inaugurao solene de nossa utopia ps-moderna, o governo, os brasileiros e as brasileiras constatariam estarrecidos: tudo o que foi previsto
no foi suficiente para resolver o problema.
Rapidamente, o Congresso Nacional teria
de aprovar um novo imposto para dar ao
Estado recursos para ampliar a nova cidade e seus valorosos servios. O pior que
tudo isto se repetiria com um intervalo de
tempo cada vez menor. Em prazo recorde,
a nossa nova e progressista cidade, criada
para documentos iguais e para simbolizar
a nossa entrada no Primeiro Mundo, seria
o maior canteiro de obras urbano da humanidade e, em dez anos, a maior megalpole do planeta. Obviamente, a sua "populao" de documentos estaria, em cada
vez maior quantidade, na periferia ou em
teimosas "invases". O Poder Judicirio,
por exemplo, poderia criar a Judicilndia,
as empresas pblicas e inmeros outros
rgos procurariam encontrar e disputar o
terreno desapropriado para acomodar os
seus acervos. Os desdobramentos deste
pesadelo ficam por conta da imaginao
do leitor.
Aquele que chegou at este pargrafo deve estar se perguntando: Mas, ento, qual
a soluo? Nas cidades brasileiras, em
sua maioria de clima mido e quente, o
tempo vem prestando servios inestimveis. Insetos, roedores e microorganismos
deliciam-se nos arquivos mortos, um hbitat inigualvel. Tudo isto corroborado pela
incria administrativa ou pelo peso dos falecidos que determina a escolha de ambientes paradisacos para a bicharada:
pores, subsolos, galpes, corredores,
banheiros, prdios abandonados, garagens etc. Muitos com problemas de ventilao, acmulo de lixo e poeira, sujeitos a
inundaes ou exposio direta luz solar, uso de equipamentos e embalagens
inadequadas e, principalmente, sujeitos a
flutuaes da temperatura e da umidade
relativa do ar.
fato que existem burocratas piedosos e
cristos convictos de que podem diminuir

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Arquivpolis: uma utopia ps-moderna

o suplcio dos atormentados documentos.

Estes, simplesmente, no separam o joio
do trigo. Jogam tudo fora, informaes vitais e documentos sem qualquer valor recebem o mesmo tratamento: o lixo. Outros,
mais modernos e racionais, mandam microfilmar tudo, inclusive as cpias e aquelas sries documentais que podiam j ter
sido eliminadas ou em breve o podero,
por no terem mais interesse administrativo, jurdico ou histrico. Algumas vezes
ganham espao, eliminando os originais e
ficando com os rolos de microfilmes. Em
outras vezes, mantm ambos sem saber
para que ou por qu. Sempre gastam muito
dinheiro e continuam a ter dificuldades em
encontrar informaes fotografadas em
sua desorganizao original. Ainda h os
que tentam repetir Ssifo e acreditam que
ser possvel transferir todos os dados para
os computadores, destruindo os acervos
e liberando os depsitos para fins mais
nobres. Esquecem-se de que uma criana
de dois anos de idade e at um co
pastor alemo so mais inteligentes do que
o mais avanado dos engenhos contemporneos, inclusive o AT 386, que estamos usando para escrever este artigo.
S perdem na preciso e rapidez de repetio de dados e das informaes que foram depositadas na mquina e nos seus
aplicativos pela milenar engenhosidade
humana.

PROPOSTA DE METODOLOGIA
A soluo para o problema das massas
documentais acumuladas passa necessariamente pela mudana de mentalidade
dos envolvidos. O tratamento tcnico de
arquivos uma atividade intelectual como
qualquer outra. preciso que existam profissionais treinados para fazer a avaliao
sistemtica dos acervos, aplicando a "teoria das trs idades", determinando o que
tem valor permanente, intermedirio ou
corrente, definindo prazos de guarda, metodologias de trabalho etc.
verdade que ainda so poucos os profissionais realmente competentes nessa
rea. Mas o seu nmero vem aumentando,
e a bibliografia sobre o assunto em portugus, espanhol, francs e ingls vem
crescendo*. Existem algumas experincias-piloto e alguns profissionais que realizaram trabalhos efetivos com resultados
comprovados que devem ser acionados.
Infelizmente, h tambm quem no tem a
viso completa do problema e se arrisca a
executar trabalhos para os quais no est
preparado. Todavia, no difcil selecionar
pessoas, empresas e instituies mais eficientes.

A soluo definitiva do problema s e

possvel com o tratamento da doena na
origem: os arquivos correntes. As massas
documentais existem, porque os documentos na fase corrente no foram objeto de
tratamento tcnico-cientfico. Um arquivo
ativo que seja organizado de acordo com
um plano de classificao de documentos
e que tenha o seu ciclo vital determinado
por uma tabela de temporalidade no gerar uma massa documental acumulada.
As massas documentais acumuladas
atualmente existentes jamais podero ser
organizadas na origem. Trata-se de arquivos semi-ativos e inativos. So acervos
compostos por documentos:
1. destacveis de imediato, isto , sem
nenhum valor administrativo, legal ou
histrico;
2. de valor intermedirio, isto , podero
ser descartados depois de um prazo
administrativo, legal ou guardados para
sempre;
3. de valor permanente, isto , interessam
pesquisa de fundo histrico.
No mais possvel tratar os arquivos
mortos como se fossem ativos (correntes).
Todavia, alguns elementos da metodologia
usada para organizao de arquivos correntes podem e devem ser utilizados. Assim como devem ser pesquisadas estruturas, funes e as atividades das organizaes que acumularam esses arquivos.
Estes estudos, feitos profissionalmente,
permitiro que se estabeleam os fundos,
as sries documentais e, eventualmente,
outras subdivises. Tambm ensejaro
que se estabeleam os prazos de guarda,
propondo-se o que deve ser eliminado e o
que passar a constituir o arquivo intermedirio e o arquivo permanente. necessrio classificar e avaliar para obter resultados. O nosso grande desafio que, quase
sempre, lidamos com acervos muito volumosos. Infelizmente, temos sido chamados, muito mais para resolver os problemas gerados pelas massas documentais
acumuladas do que para resolver as
questes que as originam, mas isto est
mudando.

Um outro front vencer a resistncia dos

mais conservadores que acham que se
deve guardar tudo ou quase tudo. Aqueles
que resistem aos fatos de que no
possvel organizar, sem avaliar e descartar. No casual que, nos pases onde os
arquivos so mais cuidados, os percentuais de descarte sejam muito elevados.
Nos Estados Unidos, chega-se a eliminar
98% dos documentos gerados pelo setor
pblico, sem perdas substantivas para as
questes administrativas e legais ou para
a memria nacional. No Canad, 95%, na
Frana, 60%. Obviamente que estes ndices so relativos, incluem as mil e uma
cpias e as peculiaridades dos servios
administrativos e tcnicos de cada um
destes pases. Se chegssemos ao percentual francs, tudo feito com muito critrio, j estaramos, nesta rea, com um p
no primeiro mundo. Para tanto, teramos
de, como l, poder influir na produo documental como um todo. No nos cabe
somente classificar e avaliar. Temos,
tambm, a misso de orientar a forma mais
econmica e racional de gerar documentos, influindo, por exemplo, na produo de
formulrios, correspondncias, relatrios,
fotografias, documentos microflmicos e
registros informatizados.
Para enfrentar todos estes desafios, precisaremos investir cada vez mais na formao profissional de gerentes da informao arquivstica, treinados e cultos. Estes profissionais, arquivistas reciclados,
oriundos do ainda precrio ensino brasileiro de graduao e ps-graduao neste
domnio e em outros correlatos, podero
ser os redentores do acmulo desordenado que leva a perdas irreparveis, exemplificado pela existncia dos arquivos mortos. Por tudo o que foi exposto, eles no
existem. Entretanto, no h como negar a
presena asfixiante das massas documentais acumuladas.
No precisamos de utopias ps-modernas.
necessrio trabalhar com os ps no
cho, rejeitando solues miraculosas que
esqueam a imensa significao da inteligncia humana e do uso racional dos recursos tecnolgicos, atualmente, ao nosso
dispor.

Ver referncias bibliogrficas deste artigo.

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Ci. Inf., Braslia. 22(1): 41-43, jan./abr. 1993

Arquivpolis: uma utopia ps-moderna

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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ARCHIVES. Montreal: CIA, 1992. (Dossis
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2. BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos
Permanentes: tratamento documental.
So Paulo: T. A. Queiroz, 1991.
3. CHAMPAGNE, Michael, CHOUINARD,
Denys. Le Traitement d'un Fonds
d'archives: ses documents historiques.
Montreal: Documentor, 1987.
4. CHINELATO FILHO, Joo. O & M integrado
informtica. 3 ed. Rio de Janeiro: Livros
Tcnicos e Cientficos, 1989.
5. DANIELS, Maygen F. WALCH, Timothy. A
Modem Archives Reader basic readings
on Achival Theory and Practice.
Washington: National Archives and
Records Service, 1984.
6. DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE.
Manuel d'Archivistique. Paris: SEVPEN,
1970.

8. HERRERA, Antonia Heredia. Archivistica

General Teoria y Practica. 5 ed. Sevilla:
Servicio de Publicaciones de Ia
Diputacin de Sevilla, 1991.
9. PEDERSON, Ann. (ed.) Keeping Archives.
Sydney: Australian Society of Archivists
Incorporated, 1987.
10. ROBERGE, Michel. La.Gestion de
I'information administrative: application
globale systmique et systmatique.
Montreal: Documentor, 1992.
11. SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos:
princpios e tcnicos, 2 ed. Rio de
Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1974.
12. ------------------ . Documentos Pblicos e
Privados: arranjo e descrio. 2 ed. Rio de
Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1980.
Artigo aceito para publicao em 8 de setembro de
1993.

7. TUDES RAMP. Paris: Unesco. (Importantes

trabalhos sobre teorias e tcnicas de
organizao de arquivos publicados nas
ltimas duas dcadas, na forma de
monografias em francs, ingls e
espanhol).

Luis Carlos Lopes

Doutor pela Universidade de So Paulo. Membro
do Comit de Ensino do Conselho Internacional de
Arquivos. Professor e coordenador do Curso de
Arquivologia do Departamento de Cincia da Informao e Documentao da Universidade de
Braslia.

Archivepolis: a postmodern utopia

Abstract
One of the greatest Brazilian problems in archivistic
information management area is the existence of a
great deal accumulated records that are called
"dead archives" which are present in all publics
and privates organization. This article intends to
discuss the obstacles that prevent the solutions,
and, at the same time, to suggest a working
methodology.

Key words
Information management; Record management;
Archives/appraisal; Archivistic/research.

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