Anda di halaman 1dari 8

DOKUMEN EKSPOR IMPOR

1.1.

JENIS DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG


1.1.1.Dokumen Induk
Merupakan dokumen inti yang dikeluarkan oleh badan pelaksana utama perdagangan
internasional. Fungsinya sebagai alat pembuktian realisasi suatu transaksi. Yang
termasuk dokumen induk diantaranya: faktur, L/C, B/L, dan polis asuransi.

a. Faktur Perdagangan
Invoice (faktur) adalah suatu dokumen yang penting dalam perdagangan, karena dengan data
dalam invoice dapat diketahui: Berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah penutupan
asuransi, dan bea masuk. Setidaknya ada tiga jenis invoice, yaitu proforma, consular,
dancommercial.
Proforma invoice (faktur proforma),merupakan tawaran pada pembeli untuk menempatkan
pesanannya dan seringdiminta oleh pembeli supaya instansi yang berwenang memberikan
izin impor atauizin devisa.
Consular invoice merupakan invoice yang dikeluarkan oleh instansiresmi, yakni kedutaankedutaan (konsulat). Gunanya adalah untuk memeriksa harga jual dibandingkan dengan harga
pasar yang sedang berlaku. Di Indonesia keharusanDokumen Induk (invoice, L/C,B/L, Polis)
untuk menyertakan consular invoice sudah dicabut.
Commercial invoice (fakturdagang) merupakan nota perincian tentang keterangan barangbarang yang dijualdan harga dari barang-barang tersebut. Biasanya apabila tidak disebutkan
jenisnya,invoice yang dimaksud adalahcommercial invoice.
Keterangan yang harus ada dalam commercial invoice :
Nama dan alamat pembeli dan penjual
Nomor dan tanggal invoice
Nomor dan tanggal order dari pembeli
Perincian yang lengkap tentang barang-barang sesuai L/C
Syarat-syarat pembayaran
Merk dan nomor pengepakan barang
Jumlah, berat, ongkos, premi asuransi, komisi agen
Nama kapal/via mana
b. Bill of Lading (B/L)
Adalah konosemen angkutan laut berupa dokumen pengapalan yang paling pentingkarena
mempunyai sifat jaminan atau pengamanan. Dokumen asli menunjukkan hak pemilikan atas
barang-barang dan tanpa B/L tersebut, seseorang tidak dapatmenerima barang-barang yang
disebutkan dalam B/L yang bersangkutan darimaskapai pelayaran. Pihak-pihak yang
tercantum dalam B/L adalah:
Shipper adalah beneficiary dari L/C (penjual)
Consignee adalah alamat yang diberitahu tentang kedatangan barang ataualamat tujuan
barang
Notify party atau address of arrival notice to : orang-orang yang disebutkandalam L/C
Carrier : pengangkutan/perusahaan pelayaran

B/L berfungsi sebagai


o Bukti tanda penerimaan barang-barang, yaitu barang-barang yang diterima olehcarrier dari
shipper ke suatu tempat tujuan dan selanjutnya menyerahkan barang-barang tersebut kepada
pihak penerima (consignee/importir)
o Bukti kontrak pengangkutan dan penyerahan barang-barang antara pihak pengangkut dengan
pengiriman
o Bukti pemilikan atau dokumen pemilikan barang (document of title)yang menyatakan bahwa
orang yang memegang B/L merupakan pemilik barang yang tercantum dalam B/L

Jenis B/L berdasarkan nama pemilikan yang tercantum di dokumennya:


Bearer B/L (B/L atas pemegang)
Straight B/L (B/L atas nama)
B/L made out of order (B/L yang dibuat atas order)
Berdasarkan syarat pengangkutannya, B/L dibedakan menjadi:
short form B/L, bila syarat-syarat pengangkutan tidak dicantumkan dalamB/L, hanya catatan
singkat tentang barang yang dikirimkan
Long form B/L, jenis B/L yang terperinci, seluruh syarat pengangkutan dicantumkan dalam
B/L
Jenis B/L dari sudut pandang cara pengangkutannya:
Through B/L, bila perusahaan pengangkutan tidak dapat menyediakan jasa- jasa langsung
dari pelabuhan muat ke pelabuhan tujuan
Combined transport B/L, pengangkutan barang dengan lebih dari satu jenis alat angkut
Liner B/L, pengangkutan barang dengan jalur, jadwal dan tempat persinggahan kapal yang
sudah ditentukan
Charter party B/L, pengangkutan barang dengan menggunakan alat angkutan sewa atau
borongan
Container B/L, pengangkutan barang-barang dengan pengepakan, sesuai dengan ukuran
yang telah ditetapkan
Groupage B/L, pengiriman barang sekaligus dengan sebuah agen pengiriman

Berdasarkan kondisinya, jenis B/L diklasifikasikan:


Clean B/L, bila dalam B/L tidak tercantum catatan-catatan tentangkekurangan barang
Unclean, dirty, claused B/L, bila penyiapan barang tidak sesuai dengansyarat-syarat L/C
Stale B/L, yaitu B/L yang belum sampai kepada consignee atau agennya ketika kapal
pembawa barang telah sampai di pelabuhan tujuan

Ada beberapa keterangan yang harus dicantumkan dalam B/L, diantaranya:


Uraian barang-barang
Penjelasan bahwa barang telah dimuat sesuai dengan persyaratan
Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar

c.

Air Way Bill (AWB)


AWB atau konosemen udara, merupakan tanda terima barang yang dikirim melalui udara
untuk orang dan alamat tertentu. AWB diberi cap penerbangan, tanggal pengiriman, nomor
pesawat terbang, dan tanda tangan dari maskapai penerbangan. Apabila barang tiba sebelum
dokumen, maka perusahaan penerbangan akan memberitahukan tibanya barang kepada
alamat yang dituju. Pihak yang terlibat dalam AWB:

Pengirim

Maskapai penerbangan, ditanda tangani oleh pengirim

Penerima barang, ditanda-tangani oleh pengirim dan disertakan dalampesawat bersama


barang

Notify party adalah pihak yang akan diberitahukan tentang tibanya barangdan digunakan
oleh penerima barang untuk menerbitkan delivery order kepada perusahaan pengangkut
barang

d. Railway consignment note (surat angkutan kereta api)


Merupakan tanda terima atas pengiriman barang-barang ekspor impor dengan pengangkutan
kereta api dari satu negara ke negara lain (misal di eropa). Mencakup:
Nama stasiun pemberangkatan
Tujuan
Nama eksportir/importir dan alamat yang dituju
Cap stempel perusahaan kereta api yg bersangkutan
e.

Dokumen Asuransi
Dokumen ini berguna untuk membuktikan bahwa barang-barang yang disebut didalamnya
telah diasuransikan serta jenis-jenis risiko yang ditanggung. Dokumenasuransi menyatakan
pihak mana yang meminta asuransi dan kepada siapa claim dibayarkan (tertanggung).
Dokumen asuransi dalam transaksi perdagangan dengan luar negeri adalah asuransi
pengangkutan barang melalui laut dikenal dengan istilah marine insurance, atau marine cargo
insurance, atau cargo insurance.
Dalam sebuah sales contract ditegaskan tentang harga barang yang diasuransikan. Dalam
kontrak FOB atau CNF, importir bertanggung jawab terhadap asuransi barang-barang. Dalam
kontrak CIF, eksportir yang bertanggung jawab terhadapasuransi barang-barang. Jenis risiko
yang ditanggung tergantung kepada sifat barangdan pengaturan yang dibuat antara eksportir
dan importir.
Setiap asuransi harus dibayar dalam valuta yang sama dengan L/C, kecuali syarat-syarat L/C
menyatakan lain. Seperti halnya B/L, dokumen asuransi dapat dibuat atasnama: pengasuransi,
atas order bank, atau atas nama pembawa.

1.1.2.Dokumen Penunjang
Merupakan dokumen yang dikeluarkan untuk memperkuat atau merinci keterangan yang
terdapat dalam dokumen induk, terutama faktur perdagangan. Misalnya: Packing List,
Certificate of Origin (COO), Weight-Note, Measurement-List, Inspection Certificate,
Chemical Analysis, Test Certificate, dan Manufacturers Certificate.
a.

Packing list (daftar pengepakan)


Dokumen ini dibuat oleh eksportir yang menerangkan uraian dari barang-barang yang dipak,
dibungkus/diikat dalam peti. Dokumen ini diperlukan oleh pejabat-pejabat bea cukai untuk
kemudahan pemeriksaan. Dalam uraian barang-barang juga disebutkan jenis bahan
pembungkus/pengepakan, dan cara mengepaknya. Nama dan uraian barang dalam packing
list harus sama dengan commercial invoice.

b. Certificate of origin (surat keterangan asal barang)


Merupakan pernyataan yang ditandatangani untuk membuktikan asal dari barang-barang
yang diekspor. COO menjelaskan keterangan-keterangan barang, asal barang dan pernyataan
bahwa barang tersebut benar hasil produksi dari negara eksportir. Biasanya surat ini
dikeluarkan oleh instansi yang ditunjuk oleh pemerintah seperti:Kadin, Disperindag,
Pengelola Kawasan Berikat dan sebagainya. Surat ini harusditandatangani pejabat yang
berwenang dan dibedakan menurut kelompok atau jeniskomoditinya.
c.

Certificate of inspection (sertifikat pemeriksaan)


Merupakan keterangan tentang keadaan barang yang dibuat oleh independent surveyor, juru
pemeriksa barang atau badan resmi yang disahkan oleh pemerintah dan dikenal oleh dunia
perdagangan internasional. Sertifikat ini penting karena dapat memberi jaminan atas :
Mutu dan jumlah barang
Ukuran dan berat barang
Keadaan barang
Pembungkusan atau pengepakan barang
Banyaknya satuan isi masing-masing pengepakan

d. Certificate of quality (sertifikat mutu)


Dokumen ini umumnya dibuat oleh badan peneliti dan pengembangan industri yang disahkan
oleh pemerintah suatu negara untuk memeriksa mutu barang-barang ekspor. Keterangan
dibuat berkaitan dengan hasil analisis barang di laboratorium.
e.

Manufacturers quality certificate ( sertifikat mutu pembuatan barang)


Biasanya dibuat oleh pabrik pembuat barang ekspor atau supplier yangmenguraikan tentang
mutu dari barang-barang dagang. Penjelasan meliputi tentang baru tidaknya barang, serta
memenuhi standar atau tidak. Di Indonesia, eksportir harus memiliki sertifikat ini bagi setiap
barang ekspornya.

f.

Certificate of analysis (sertifikat analisis)


Adalah dokumen yang menerangkan bahan-bahan dan proporsi bahan yang terdapatdalam
barang-barang tertentu yang diharuskan oleh pemeriksanya

g. Weight certificate/weight note/list (surat keterangan/daftar timbangan)


Dokumen ini dibuat dan dikeluarkan oleh badan yang disahkan oleh pemerintah yang
tugasnya memeriksa ukuran/berat barang secara tepat. Dokumen ini juga diperlukan untuk
mempersiapkan alat-alat pengangkut barang pada saat pemeriksaan.
h. Measurement list (daftar ukuran)
Dokumen yang dibuat oleh eksportir yang menerangkan tentang : ukuran panjang, tebal, garis
tengah, atau isi dari barang yang bersangkutan
i. Sanitary, health and veterinary certificates (sertifikat kesehatan/sanitari)
Sertifikat ini diperlukan untuk menyatakan bahwa bahan baku ekspor telah diperiksa dan
bebas dari hama penyakit. Untuk produksi hasil laut, tulang dan hewan ternak keterangan
diberikan dalam bentuk veterinary certificate dan atau health certificate. Dokumen ini menjelaskan
tingkat kebersihan serta kesehatan danaspek-aspek lainnya dari barang tersebut. Dokumen
dikeluarkan oleh jawatan resmi pemerintah setempat.
j.

Draft/bill of exchange (wesel)


Adalah sebuah alat pembayaran yang merupakan perintah yang tidak bersyarat dalam bentuk
tertulis, yang ditujukan oleh seseorang kepada orang lain, ditandatangani oleh orang yang
menariknya dan mengharuskan si tertarik untuk membayar pada saat diminta atau pada suatu
waktu tertentu di kemudian hari, sejumlah uangkepada orang tertentu atau si pemegang
weselPihak yang terlibat dalam wesel:
Drawer : Pihak yang menandatangani wesel (penarik)
Drawee : Pihak yang menerima pembayaran
Payee : Pihak yang menerima pembayaran
Endorsee : Pihak kepada siapa wesel dipindahkan (endorsee : yang memindahkan,
endorsement : pemindahan/pengalihan).
Tenor wesel adalah jangka waktu dimana sebuah wesel dapat dibayarkan dan dicantumkan
pada setiap wesel. Ada dua jenis, pertama sight draft, wesel yang dibayar pada saat
diperlihatkan atau pada saat diminta pembayarannya. Dan kedua, time draft, wesel berjangka
yang dibayarkan setelah beberapa waktu kemudian.

1.1.3.Dokumen Pembantu
Merupakan dokumen yang diperlukan untuk membantu para pelaksana dalam
menjalankantugas lanjutan, tergantung pada kondisi dan jenis barang ekspor yang
bersangkutan.
Contohnya: instruction manual, layout scheme, freight forwarders receipt, D.O, warehouse
receipt, trust receipt, brochure atau leaflet.

1.2.

Penerbit Dokumen Ekspor Impor


Berdasarkan jenis-jenis dokumen diatas, ada sejumlah pihak yang dapat menerbitkan
dokumen ekspor impor, diantaranya:

Tabel 1. Para Pelaku Ekspor Impor dan Dokumen Yang Diterbitkannya


Pelaku
Dokumen yang Diterbitkan
Produsen

Kontrak Penjualan
Manufacturer Certificate
Instruction Manual
Brochure

Eksportir

Brosur
Offer sheet
Sales Contract
Invoice
Consular Invoice
Packing List
Weight Note Measurement List
Letter of Indemnity
Letter of Subrogation
PEB/PEBT (Pemberitahuan EksporBarang/Tertentu)

Bank

Akad Kredit
Letter of Credit
SSP/SSPBC (Surat Setoran Pajak/dan Bea Cukai)
Nota Perhitungan Pembayaran Wesel Ekspor

Balai Pengujian dan Sertifikasi Mutu Barang

Certificate of Quality
Test Certificate
Chemical Analysis

Usaha Jasa Transportasi (Freight Forwarder)

Packing List
Measurement List
Weight Note

Bea Cukai

Fiat (izin) muat barang

Badan Karantina Pertanian

Izin impor tanaman, hewan, dan ikan

Surveyor Independen

Certificate of Quality
Certificate of Weight
Chemical Analysis
Survey Report
Inspection Certificate
Test Certificate

Perusahaan Asuransi

Cover Note
Insurance Policy

BPEN-ITPC-LPE-PIB-Atase JETRO-KOTRAAMCHAM-INA dan lain-lain

Informasi umum
Promosi
Misi dagang
Pameran dagang
Konsultasi perdagangan

Perusahaan Pelayaran (Shipping/Carrier)

Mates Receipt (Resi Mualim)


Bill of Lading
Except Bewijs (EB)
Claims Constatering Bewijs (CCB)

Angkutan Udara (EMKU)

Airways Bill (AWB)

1.3.

Departemen Perdagangan

Quota Tekstil, Kopi, dll


Surat Keterangan Asal (SKA)
Angka Pengenal Ekspor (APE)
Angka Pengenal Impor (API-U)
Angka Pengenal Importir Terdaftar(Approved Trader)

Ditjen Pajak

NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

Kedutaan Negara Asing

Consular Invoice
Customs Invoice

Instansi Teknis

Izin impor barang tertentu (sesuai HS yang diatur)

Koordinasi Internal Ekspor Impor


Dalam kegiatan ekspor, perlu ditentukan tugas masing-masing bagian dan berkoordinasi
dengan bagian lainnya seperti yang ditunjukkan oleh gambar berikut:
Tabel 11. Koordinasi Antar Bagian di Perusahaan Dalam Kegiatan Ekspor Impor
Bagian
Sub-bagian
Uraian Tugas
Dokumentasi

TataUsaha/Administrasi/SuratMenyurat

Pemasaran

Registrasi kontrak dagang


Registrasi semua dokumen
pengapalan, L/C, B/L, wesel, polis,
faktur, packinglist, dsb
Pembuatan surat, misalnya surat
penawaran harga
Pengiriman surat
Pengarsipan (filing) dan registrasi
surat

Custom clearance

Pembuatan PIB/PEB
Penyiapan dokumen pendukung
Mengurus izin bongkar muat
Mengurus izin ekspor impor terkait
barang tertentu

Promosi

Kelengkapan promosi
Media promosi
Keagenan distribusi

Legal (hukum), kontrak,arbitrasi

Sales contract
Kontrak L/C, B/L, polis, dsb
Arbitrasi (negosiasi, mediasi,
pengadilan)

Transportasi

Angkutan

Pergudangan (store)

Keuangan

Mengelola gudang
Packing dan marking
Loading dan unloading
(stevedoring)

Penganggaran (budgeting)
Pembayaran/penagihan
Pembukuan/pencatatan dan
pembuatan laporan keuangan
Pengawasan
Pengawasan pemenuhan kewajiban
negara (pajak, bea masuk, SPT)

Diposkan oleh adie supriadi di 08.52

Estimasi biaya freight dan handling


cost
Booking kapal
Menutup asuransi