DASAR DASAR ORGANISASI

Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang berperang dijalan-Nya dalam barisan yang
teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang kokoh. (QS Ash Shaff : 4).
Pendahuluan
Istilah organisasi memang tidak berasal dari Islam, tetapi bukan berarti Islam tidak mengandung
ajaran bagaimana cara berorganisasi. Bahkan kalau kita perhatikan banyak sekali prinsip-prinsip
organisasi modern telah dipraktekan oleh umat Islam generasi pertama baik dalam kehidupan
sehari-hari pada waktu damai maupun dalam bidang kemiliteran ketika bertempur menghadapi
musuh. Surat Ash Shaf seperti yang dikutip di awal tulisan ini mengajarkan bahwa pengaturan
pasukan atau barisan secara baik akan mengokohkan kekuatan sehingga lebih mudah dalam
mencapai tujuan dan kemenangan. Dalam setiap peperangan Nabi mengatur pasukannya baik
posisi maupun tugas-tugasnya sedemikian rupa sehingga bisa memenangkan peperangan. Hal itu
merupakan contoh yang sangat baik bagaimana prinsip berorganisasi dijalankan di zaman Nabi.
Demikian pula di bidang dawah, ekonomi, politik dan sebagainya termasuk kegiatan yang
bersifat ritual.
Shalat jamaah, sebagaimana yang berulang-ulang diserukan oleh Nabi merupakan contoh terbaik
bagaimana organisasi dilaksanakan. Dengan shalat berjamaah kita memperoleh hasil berlipat
ganda (disimbolkan dengan perolehan pahala dua puluh tujuh kali lipat dibanding dengan shalat
munfarid), walaupun waktu dan energi yang dipergunakan sama. Demikian pula dengan
organisasi, kita mampu menghimpun kekuatan yang lebih besar melebihi jumlah dari kekuatan
masing-masing individu yang tergabung. Dalam shalat berjamaah telah diatur siapa yang
menjadi imam, siapa yang menjadi makmum, apa tugas imam, apa tugas makmum, dimana
posisi imam, dimana posisi makmum.
Organisasi yang pada awalnya dibentuk untuk mempermudah dan mempercepat pencapaian
tujuan, jangan sampai berubah menjadi penghambat karena prosedur dan mekanisme yang
berbelit belit. Untuk menghindari hal tersebut kita perlu memperhatikan beberapa prinsip
organisasi seperti penentuan tujuan yang jelas, penyusunan Disain organisasi, penempatan
personal, perencanaan dan lain-lain. Apa yang tersaji dalam tulisan ini hanyalah pengantar
sehingga perlu pendalaman lebih lanjut baik secara teoritis maupun praktis.

Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi adalah suatu pernyataan tentang keadaan masa depan yang diinginkan dan
diusahakan pencapaiannya oleh organisasi melalui berbagai kegiatan-kegiatan yang
direncanakan Tujuan organisasi sering dibedakan menjadi tujuan umum dan tujuan khusus atau
tujuan akhir dan tujuan antara. Rumusan tujuan organisasi biasanya dicantumkan sebagai salah
satu pasal dalam Anggaran Dasar Organisasi.

Tujuan organisasi berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usahausaha dan kegiatan anggota organisasi. Dalam hal ini tujuan berfungsi memberi arah dan
pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan harus tidak dilakukan. Tujuan juga
merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya
dan keberadaannya di kalangan pihak lain. Pengakuan atas legitimasi ini akan meningkatkan
organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitarnya.
Bila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi
penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi. Tujuan organisasi berfungsi sebagai sumber
motivasi bagi anggota.
Secara sederhana, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi. Tujuan
organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk
pencapaian tujuan, pola penggunaan sumber daya, implementasi berbagai unsur perancangan
organisasi, pola komunikasi, mekanisme kerja, departementalisasi dan lain-lain.

Desain Organisasi
Desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan
suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubunganhubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi,
sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran satuan kerja
Desain organisasi sangat dipengaruhi oleh : (1) Strategi organisasi yaitu seperangkat kebijakan
organisasi yang dirumuskan dan dipilih melalui pertimbangan dan penelitian sebagai
jembatan antara realitas kekinian dan kedisinian organisasi dengan tujuan yang ingin dicapai.
Desain organisasi mengikuti strategi organisasi sehingga bila strategi berubah maka desain
organisasi juga harus berubah.
Dalam organisasi yang memproduksi barang-barang manufaktur atau jasa, desain organisasi
dipengaruhi oleh teknologi yang digunakan. Sebagai contoh sebuah perusahan yang
memproduksi mobil yang menggunakan teknologi industri massal memerlukan tingkat
standardisasi dan spesialisasi lebih tinggi dibanding perusahaan industri pakaian yang mengikuti
perubahan mode.
Desain organisasi sangat tergantung pada anggota dan orang-orang yang terlibat dalam
organisasi, baik kemampuan, cara berpikir maupun kebutuhan-kebutuhannya. Desain organisasi
yang anggotanya terdiri dari para sarjana tentu berbeda dengan disain organisasi yang
anggotanya hanya terdiri dari para lulusan sekolah dasar meskipun tujuan dan kegiatannya sama,
karena kemampuan dan cara berpikirnya anggota kedua organisasi berbeda.

Desain organisasi juga sangat dipengaruhi oleh besarnya organisasi secara keseluruhan maupun
satuan-satuan kerjanya. Semakin besar ukuran organisasi akan semakin kompleks dan harus
dipilih bentuk desain yang tepat.
Desain organisasi terlalu rumit untuk diuraikan secara verbal sehingga perlu sebuah bagan untuk
menggambarkannya. Bagan ini memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen
atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan
organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak dan dihubungkan satu sama
lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.
Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu disain organisasi yang secara ringkas
dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi yang
bertanggungjawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang
digunakan.
2. Rantai Perintah. Bagan organisasi menunjukkan hubungan wewenang-tanggung jawab
yang menghubungkan atasan dan bawah dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai
dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai yang paling bawah.
3. Tipe Pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi dalam setiap kotak menunjukkan
pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda. Misalnya dalam
disain kepengurusan IMM Cabang Jember kita lihat ada bidang Organisasi, bidang
Kader, bidang Keilmuan, bidang Hikmah, dsb.
4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar
apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau dasar devisional atau
lainnya.
5. Tingkat Manajemen. Suatu bagan organisasi menunjukkan keseluruhan hirarki
manajemen organisasi.

Keuntungan dan kelemahan bagan organisasi sudah lama menjadi perdebatan di kalangan ahli
organisasi. Salah satu keuntungan bagan organisasi adalah anggota mendapat gambaran
bagaimana organisasi disusun. Pimpinan dan Staf digambarkan dengan jelas. Bila seseorang
dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, bagan menunjukkan tempat dimana orang
yang bersangkutan dapat ditemukan. Proses pembuatan bagan juga memungkinkan pimpinan
mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi, seperti sumber-sumber potensial
terjadinya konflik atau bidang-bidang dimana duplikasi yang tidak diperlukan terjadi.
Kelemahan atau kekurangan utama bagan organisasi adalah masih banyak hal-hal yang tidak
jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan, sebagai contoh, tidak menunjukkan seberapa besar tingkat
wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial. Bagan juga tidak menunjukkan
hubungan-hubungan informal dan keseluruhan komunikasi, dimana organisasi tidak dapat

berfungsi secara efisien tanpa hal itu. Kelemahan bagan ini biasanya diatasi dengan cara
membuat deskripsi dan job spesifikasi.

Fungsi Fungsi Manajemen Organisasi

Meskipun manajemen banyak dikembangkan dan diterapkan dalam dunia usaha, dalam
organisasi yang mengejar profit, manajemen sebenarnya dibutuhkan oleh semua tipe kegiatan
dan dalam semua tipe organisasi. Manajemen sering didefinisikan sebagai cara bekerja dengan
orang lain dan melalui orang lain untuk menentukan, menginterpretasikan, dan mencapai tujuantujuan organisasi dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen berorganisasi. Dalam
pelaksanaannya manajemen juga membutuhkan sentuhan artistik (seni) terutama yang berkaitan
dengan perencanaan, komunikasi dan fungsi-fungsi lain yang menyangkut manusia. Atas dasar
inilah manajemen selain disebut sebagai ilmu juga disebut sebagai seni. Berikut akan kita lihat
beberapa fungsi manajemen yang sudah kita sebutkan tadi.
Setidaknya ada tiga hal yang merupakan prinsip pokok dalam manajemen, yakni planning,
actuating, dan controlling. Akan tetapi ada beberapa sub tambahan untuk melengkapi pokokpokok dalam manajemen organisasi yaitu planning, organizing, actuating, controlling, dan
Evaluating. Prinsip-prinsip pokok ini harus dilakukan dengan melibatkan organ-organ dalam
organisasi.
1. Planning
Perencanaan adalah pemilihan dan penetapan target dan sasaran organisasi serta menyusun
langkah-langkah pencapaiannya dengan menentukan strategi, kebijaksanaan, proyek-proyek,
program, prosedur, metode, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai
target dan sasaran tadi. Fungsi-fungsi manajemen lainnya sebenarnya merupakan pelaksanaan
dari hasil perencanaan. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana
organisasi telah ditetapkan, tetapi terus berlanjut selama rencana dilaksanakan yang mungkin
dalam pelaksanaan membutuhkan beberapa modifikasi agar tetap berguna. Perencanaan
kembali (perencanaan yang dilakukan ketika rencana sedang dilaksanakan sebagai upaya
penyesuaian) kadang menjadi faktor kunci pencapaian sukses. Oleh karena itu perencanaan harus
mempertimbangkan kebutuhan fleksibelitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan
kondisi baru secepat mungkin.
Planning/perencanaan adalah hal utama yang harus dilakukan dalam manajemen. Perencanaan
yang baik adalah perencanaan yang begin from the end. Kita tetapkan tujuan bersama yang
ingin dicapai. Tujuan adalah pelita yang menunjukkan jalan bahkan di kegelapan malam.
Tetapkan visi dan misi organisasi. Yang penting adalah penetapan tujuan, visi, dan misi
organisasi ini harus dilakukan bersama-sama. Minimal tidak dilakukan sendirian. Memang pada
umumnya sebuah organisasi didirikan dengan seorang/beberapa tokoh kunci sebagai pemberi
konsep. Tetapi konsep itu mutlak harus diketahui oleh tiap orang dalam organisasi agar terdapat
kesamaan persepsi.

Konseptor tidak mungkin berjalan sendirian dalam perjalanan organisasi. Jangan ragu dalam
menetapkan tujuan, visi, dan misi. Seorang yang bermimpi besar dan berusaha keras
mewujudkannya namun tidak bisa lebih baik daripada orang yang bermimpi kecil dan bisa
mewujudkannya. Walaupun tidak dicapai, dengan bermimpi besar maka langkah kita pun akan
besar. Lagipula orang yang bermimpi besar dalam pencapaiannya melebihi orang yang bermimpi
kecil.
Perencanaan memiliki banyak manfaat diantaranya membantu organisasi untuk menyesuaikan
diri ketika terjadi perubahan lingkungan, membantu pengurus organisasi memahami keseluruhan
operasi atau kegiatan organisasi, membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat,
memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian dalam organisasi, membuat
target lebih khusus, lebih terinci dan lebih mudah dipahami, meminimumkan pekerjaan yang
tidak pasti dan menghemat waktu, usaha, dan dana.
Ada empat tahap dalam menyusun perencanaan, yaitu :

Menetapkan target atau serangkaian target.

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi.

Tanpa rumusan target yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya, waktu secara tidak
efektif dan tidak efisien.

Merumuskan keadaan saat ini.

Pemahaman akan posisi organisasi saat ini dari keseluruhan tujuan yang hendak kita capai sangat
penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan
waktu saat ini dianalisa, rencana baru dapat kita rumuskan. Tahap ini membutuhkan informasi
tentang kuantitas anggota, kualitasnya, sumber daya, dana yang dimiliki dll.

Mengindentifikasi segala kemudahan, hambatan dan ancaman yang mungkin akan kita
hadapi di masa yang akan datang.

Segala kelemahan dan kekuatan organisasi perlu kita identifikasi untuk mengukur kemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor intern dan
ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuan, atau yang mungkin menimbulkan
masalah. Walaupun dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang
mungkin terjadi masa yang akan datang merupakan essensi dari proses perencanaan.

Mengembangkan rencana dan serangkaian kegiatan pencapaian tujuan.

Tahap akhir dari proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif yang ada.
2. Organizing
Organizing sebenarnya merupakan salah satu tahapan dari planning (perencanaan) akan tetapi
perlu kiranya organizing disendirikan menjadi sebuah tahapan dalam manajemen oraganisasi.

Organizing disini dimaksudkan untuk mengatur sebuah penempatan person yang melaksanakan
suatu konsep yang telah dibuat dalam planning sehingga job description-nya jelas dan tidak
terjadi tumpang tindih tugas dalam sebuah oragnisasi atau sebuah kegiatan.
Setelah kita menetapkan misi dan tujuan organisasi, menyusun rencana, menentukan program
pelaksanaannya, selanjutnlya kita perlu merancang dan mengembangkan organisasi sebagai
instrumen pencapaian kesemuanya. Inilah yang disebut sebagai organizing, yaitu penentuan
sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, perancangan
kelompok kerja tertentu yang akan menjadi pelaksana program, penugasan tanggung jawab dan
pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu untuk melaksanakan tugasnya.
Fungsi ini menciptakan struktur formal di mana pekerjaan ditetapkan, dibagi-bagikan,
dikoordinasikan atau dengan kata lain fungsi ini bertugas menciptakan disain organisasi.
Penempatan orang yang tepat untuk sebuah jabatan yang tepat akan banyak membantu
kelancaran jalannya kegiatan organisasi. Dalam organisasi profit (perusahaan) penyusunan
personalia diawali dengan berbagai tes kemampuan yang rumit dan kadang berjenjang.
3. Actuating
Actuating/pelaksanaan adalah roh dari organisasi. Hanya omong kosong jika perencanaan tidak
diikuti dengan aksi yang sesuai. Implementasi adalah sama pentingnya dengan perencanaan.
Tanpa pelaksanaan yang baik rencana akan hancur berantakan tanpa sempat mencapai tujuan.
Oleh karena itu perlu adanya pendelegasian yang tepat untuk suatu tugas tertentu. Serahkanlah
suatu hal pada ahlinya. Jika ditangani ahlinya tentu suatu persoalan akan selesai lebih cepat dan
hasilnya pun baik.
Untuk menunjuk orang yang tepat di tempat yang tepat perlu adanaya komunikasai terus
menerus antara anggota organisasi. Dengan adanya komunikasi dan silaturahmi, kompetensi
seseorang seringkali akan dapat diketahui. Selain itu komunikasi sangat penting dilakukan antara
planner dan actuator. Komunikasi penting untuk menyelaraskan antara keinginan perencana
dengan pelaksana. Agar tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat mengganggu jalannya
organisasi Rencana bisa berubah di tengah jalan jika ternyata pada pelaksanaannya terdapat
situasi yang mendesak.
Oleh karena itu pelaksanaan haruslah bersifat fleksibel tanpa keluar dari jalur tujuan yang
hendak dicapai. Orang mengatakan banyak jalan menuju ke Roma. Begitupun dengan action
(pelaksanaan), ia harus bisa menyesuaikan dengan situasi dan kondisi. Bukan mengalir dengan
arus bukan pula melawan arus tetapi berusaha membelokkan arus perlahan-lahan ke arah yang
kita kehendaki.
4. Controlling
Controlling adalah kunci dalam manajemen. Walaupun pendelegasian adalah hal yang mutlak
dalam organisasi, tetapi pendelegasian bukanlah berarti menyerahkan segala urusan tanpa
kendali. Seorang yang buta niscaya akan dapat berjalan dengan normal jika diberitahu jalan yang

harus dilewatinya. Begitupun orang-orang dalam organisasi, seburuk-buruknya sistem

manajemen jika ada kontrol dan umpan balik yang rutin dilakukan maka hasilnya masih dapat
diterima. Haruslah ada sistem reward and punishment dalam manajemen organisasi.
Pelaksanaan controlling memerlukan sebuah pengarahan atau leading yang merupakan usaha
pimpinan organisasi untuk membuat semua individu dalam organisasi untuk bergerak
menjalankan tugas-tugasnya sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing.
Fungsi pengarahan melibatkan kualitas, gaya dan kekuasaan pemimpin serta kemampuan
pemimpin untuk berkomunikasi, dan memberi motivasi. Pengarahan dalam manajemen sering
digunakan istilah yang berbeda tetapi sebenarnya maksudnya sama, yaitu leading, actuating,
directting, motivating dll. Yang jelas fungsi manajemen yang satu ini bersentuhan langsung
dengan manusia.
Semua fungsi manajemen terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan (Controlling).
Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin semua rencana
telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur, yaitu:

1. Penetapan standar pelaksanaan.
2. Penetapan ukuran-ukuran pelaksanaan.
3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah
ditetapkan.
4. Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari
standar.

Orang yang berprestasi patut diberi penghargaan dan sebaliknya orang yang melakukan
kesalahan sebaiknya diingatkan untuk tidak mengulangi kesalahannya. Ini penting sebab sistem
ini akan memacu orang-orang dalam organisasi untuk mengeluarkan kemampuan terbaiknya
karena merasa dihargai. Hargai prestasi sekecil apapun dan jangan biarkan kesalahan sekecil
apapun. Segala sesuatu yang besar dimulai dari yang kecil. Kita harus tegas dalam hal ini. Ini
semua dilakukan agar pelaksanaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Tidak
melenceng dari sasaran apalagi menetapkan sasaran seenaknya.
5. Evaluating
Hal yang tak kalah penting dari sebuah organisasi adalah evaluasi. Evaluasi dibutuhkan sebagai
bahan renungan dan sebagai penilaian perjalanan sebuah organisasi sehingga organisasi ini bisa
menghindari terjadinya kesalahan organisasi. Dengan adanya evaluasi dapat meminimalisir
kesalahan dalam berorganisasi dan menjadikan kesalahan untuk tidak terulang pada masa
mendatang. Tetapi ada hal yang penting namun seringkali terlewatkan oleh banyak manajer
(pimpinan) organisasi. Yakni pentingnya menyentuh hati manusia dengan hati lagi.

Ya, cinta seringkali dilupakan dalam manajemen organisasi. Ada dua hal yang bisa membuat
orang total dalam suatu hal, yakni adanya keuntungan dan cinta. Orang bilang cinta itu buta. Jika
orang telah merasakan cinta dia akan melupakan kelelahan, kesusahan, penderitaan yang
diperoleh dan akan mencurahkan segenap waktunya untuk hal yang dicintainya. Jangan raguragu bagi semua elemen untuk melakukan pendekatan personal untuk orang-orang dalam
organisasi seperti menjenguk jika ada yang sakit, menanyakan kabar, memberi hadiah,
melontarkan pujian, dan sebagainya. Perhatikan kebutuhannya dan berempatilah terhadap
kesusahannya. Hal-hal ini mungkin kedengarannya remeh tetapi sebenarnya ini solusi yang jitu
bagi manajemen organisasi. Cinta akan menjadi perekat yang sangat kuat bagi keutuhan
organisasi.

Penutup
Semua fungsi manajemen telah kita bicarakan harus dilaksanakan kapan saja dan dimana saja
kelompok-kelompok diorganisasikan, walaupun ada perbedaan tekanan untuk tipe organisasi,
jabatan-jabatan fungsional, dan tingkatan manajemen yang berbeda. Satu atau lebih fungsi
mungkin lebih mendapat tekanan dari fungsi-fungsi yang lain dengan adanya perbedaan tingkat
manajemen. Sebagai contoh, fungsi perencanaan adalah fungsi yang lebih mendapat perhatian
untuk manajemen atas, sementara tingkat manajemen lini pertama lebih memperhatikan fungsi
pengarahan dll.
Keahlian berorganisasi tidak cukup hanya dengan penguasaan teori, tetapi yang lebih penting
sebenarnya adalah pengalaman di lapangan. Itulah sebabnya organisasi-organisasi Mahasiswa
semacam HMI, PMII, IMM, dan lain sebagainya dinilai sangat besar peranannya melahirkan
orang-orang yang pandai berorganisasi.
Mudah-mudahan tulisan ini bisa membantu anda yang ingin terjun ke dunia perjuangan.