Anda di halaman 1dari 27

SSP SPU SSS FHM

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN


HIMAHI FISIP UNHAS

I. PENDAHULUAN

Administrasi merupakan proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia


untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan
mencapai tujuan diperlukan suatu proses yang tertib.
Administrasi dalam pengertian luas maupun sempit, dalam penyelenggaraannya
diwujudkan dalam fungsi-fungsi administrasi, yang terdiri dari perencanan (planning),
pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling).
Administrasi kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS adalah segenap proses
penye1enggaraan aktivitas kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS yang benar-benar
berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas organisasi. Untuk maksud dan tujuan tersebut,
penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS merupakan hal yang
sangat vital guna mendukung lancarnya gerak organisasi.

II. KESEKRETARIATAN HIMAHI FISIP UNHAS

Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi secara efektif, diperlukan adanya


suatu tempat tertentu atau pusat aktivitas segala sesuatu yang berhubungan dengan
organisasi. Tempat penyelenggaraan administrasi organisasi dinamakan ” Sekretariat
Organisasi” atau dengan kata lain ”Kantor Organisasi”.
Aktifitas organisasi berpusat pada sekretariat organisasi dan bagi HIMAHI FISIP
UNHAS tentunya berpusat di FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Hasanuddin.

III. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN)

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari
kelengkapan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatuya adalah bentuk penuangan
ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan.

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
Secara terperinci, dikatakan pegertian surat sbb:
o Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.
o Bentuk suatu media penyampaian perasaan, kehendak, pemikiran dan tujuan
seseorang untuk diketahui oleh orang lain.
o Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa dan tujuan seseorang
untuk dapat diketahui oleh orang lain.
o Juga merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan
yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi
seseorang dengan orang lain. Karena alasan tersebut di atas, maka surat harus disusun
secara ringkas dan padat, tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah
dimengerti, sederhana, dan teratur.
Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan masak apa yang akan ditulis
serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan, karena melalui surat berarti dia telah
mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
Mengingat pengertian dan sifat dari suatu surat seperti tersebut di atas, maka bagi
suatu organisasi surat menjadi sangat penting, yaitu:
o Sebagai alat komunikasi
o Sebagai dokumen organisasi
o Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/ persaksian)
Dengan daya dan kekuatan serta kemampuan surat, maka pimpinan organisasi dapat
menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan organisasi serta dapat pula mengetahui tentang
perkembangan kehidupan organisasi.
Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain ” administrasi ” surat
menyurat adalah suatu proses yang terencana dan teratur yang dimulai dengan adanya ide
pemugarannya sampai penyelesaian dan penyampaian sebagaimana mestinya.
Surat-surat dalam lingkup organisasi HIMAHI FISIP UNHAS terbagi atas surat
keluar dan surat masuk. Surat keluar kemudian terbagi atas surat keluar internal dan surat
keluar eksternal.

1. Definisi
Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan dan ditujukan untuk mengemukakan
kehendak atau tujuan terhadap orang/instansi lain. Seperti yang telah dikemukakan

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
sebelumnya, dalam lingkup organisasi mahasiswa HIMAHI FISIP UNHAS, jenis
surat keluar dibagi atas dua, yakni :
1. Surat keluar internal adalah surat yang dikeluarkan oleh HIMAHI FISIP UNHAS dan
ditujukan untuk kepentingan internal organisasi. Dalam lingkungan HIMAHI FISIP
UNHAS yang termasuk dalam surat ini adalah : surat keputusan, Surat Mandat, Surat
Peringatan dan surat lain dimana alamat tertuju surat adalah anggota atau warga
HIMAHI FISIP UNHAS secara internal
2. Surat keluar eksternal adalah surat yang dikeluarkan oleh HIMAHI FISIP UNHAS dan
ditujukan untuk kepentingan-kepentingan eksternal organisasi. Yang termasuk dalam
surat ini adalah : Surat Permohonan Rekomendasi Kegiatan, Surat Peminjaman, Surat
Permohonan Kerjasama, Surat permohonan bantuan dana, Undangan, dll.

Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis yang diterima oleh sebuah organisasi
atau individu dari organisasi maupun individu di luar organisasi tersebut.
a. Jenis Surat HIMAHI FISIP UNHAS
- Surat Mandat : Surat yang dikeluarkan Untuk memandat seseorang atau beberapa orang
anggota HIMAHI FISIP UNHAS untuk melaksanakan suatu tanggung jawab.
- Surat Keputusan : surat yang berisi tentang suatu keputusan atau ketetapan yang
dikeluarkan oleh organisasi.
- Surat Peringatan : surat yang dikeluarkan untuk memberikan peringatan terhadap
anggota HIMAHI FISIP UNHAS atau pihak lain di luar HIMAHI FISIP UNHAS
mengenai suatu hal.
- Surat Edaran : surat yang bersifat penting untuk diketahui oleh khalayak dan harus
disebarkan.
- Surat Peminjaman: surat yang berisi permohonan peminjaman suatu barang.
- Surat permohonan kerjasama : Surat yang berisi permohonan untuk menjalin hubungan
kerjasama dengan pihak lain di luar HIMAHI FISIP UNHAS
- Surat Permohonan bantuan dana : Surat yang dikeluarkan untuk memohon bantuan dana
guna mendukung aktivitas keorganisasian.
- Undangan : Surat permohonan atau permintaan yang ditujukan kepada seseorang atau
sekelompok orang untuk turut hadir dalam suatu kegiatan.
Administrasi surat menyurat meliputi 3 hal :
• Bentuk dan isi surat
• Sirkulasi surat (Keluar masuk Surat)
• Penyimpanan (Pengarsipan)

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
2. Bentuk dan Isi Surat
Surat-surat HIMAHI FISIP UNHAS adalah termasuk surat resmi, sehinga bentuk
dan isi surat harus mematuhi ketentuan-ketentuan yang telah dibuat organisasi.
Ketentuan-ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan,
bentuk surat, macam dan isi surat.
Ketentuan kertas dan huruf dalam pembuatan surat menyurat resmi adalah:
• Surat-surat organisasi ditulis dalam kertas putih ( kertas kop)
• Ukuran kertas yang. dipakai adalah kertas ukuran folio (F4) : 215mm-330mm
• Huruf yang digunakan Times New Roman 12

a. Kop Surat
a.1. Header
Kop surat dalam organisasi HIMAHI FISIP UNHAS diklasifikasikan atas Tiga :
1. Kop pada surat yang dikelurakan langsung oleh pengurus HIMAHI FISIP UNHAS.
2. Kop pada surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana.
3. Kop pada surat yang dikeluarkan oleh DPO HIMAHI FISIP UNHAS
o Kop surat yang dikeluarkan secara langsung oleh pengurus dari HIMAHI
FISIP UNHAS terdiri atas logo HIMAHI di sebelah kiri (kertas) dan logo Unhas
di sebelah kanan (kertas) serta bertuliskan nama organisasi diantara kedua logo
tersebut.
o Kop surat untuk kepanitiaan boleh mengikuti kop yang dikeluarkan oleh
pengurus atau pun membuat kop berdasarkan kreativitas dan disesuaikan dengan
kegiatan akan tetapi tetap menggunakan lambang HIMAHI FISIP UNHAS dan
Universitas Hasanuddin.
o Kop Surat Untuk DPO hampir sama dengan Kop Surat yang dikeluarkan
oleh pengurus, terdiri atas logo HIMAHI FISIP UNHAS di sebelah kiri kertas
dan logo Unhas disebelah kanan serta bertuliskan keterangan DPO diantara kedua
logo tersebut

a. 2. Footer
Footer pada surat Himahi fisip Unhas bertuliskan alamat sekretariat,
contact person dan alamat Email organisasi.

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
b. Nomor Surat
Nomor surat dimaksudkan sebagai bentuk dari penertiban tiap surat yang
dikeluarkan oleh himpunan atau kepanitiaan. Tiap surat yang dikeluarkan harus
diberi nomor secara berurutan. Dalam Himahi Fisip Unhas penomoran surat
dibedakan atas :
1. Surat keluar Internal
2. Surat keluar eksternal
3. Surat kegiatan Departemen
4. Surat kegiatan Panitia Pelaksana

b. 1. Penomoran surat keluar internal


Surat keluar internal mencantumkan nomor urut surat, kode surat, jenis
spesifik surat, nama organisasi, bulan dan tahun. Ketetuannya adalah sebagai
berikut :
- Nomor surat terdiri atas tiga digit dan dimulai dari nomor 001 setiap awal kepengurusan
dan sejak surat pertama diterbitkan.
- Surat keluar Internal diberi kode A
- Untuk jenisnya : Surat keputusan diberi kode SK, Surat mandat diberi kode SM,
sedangkan kode surat internal jenis lain disesuaikan dengan abjad, misalnya : surat
peringatan atau surat teguran (SP/ST).
- Bulan dikeluarkannya surat ditulis dalam angka romawi
- Tahun ditulis dalam bentuk angka
Adapun polanya adalah sebagai berikut :
Nomor urut surat/Kode surat internal/kode spesifik surat/nama
organisasi/bulan/tahun
Contoh : 005/A/SK/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009
Pengecualian : Dalam Organisasi HIMAHI FISIP UNHAS, surat
pertama yang dikeluarkan oleh tiap periode kepengurusan yang baru berjalan,
biasanya diawali oleh surat istimewa yang isinya berupa surat keputusan
penetapan struktur kepengurusan.
Contohnya adalah : IST/A/SK/HIMAHI FISIP UNHAS/IV/2009

b. 2. Penomoran surat keluar eksternal


Surat keluar eksternal mencantumkan nomor urut surat, kode surat,
nama organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya :

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
- Nomor surat terdiri atas tiga digit dan dimulai dari nomor 001 setiap awal kepengurusan
dan sejak surat pertama diterbitkan.
- Surat keluar Eksternal diberi kode B
- Bulan dikeluarkannya surat ditulis dalam angka romawi
- Tahun ditulis dalam bentuk angka
Adapun polanya adalah sebagai berikut :
Nomor urut surat/Kode surat eksternal /nama organisasi/bulan/tahun
Contoh : 005/B/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009

b. 3. Penomoran surat kegiatan departemen


Surat departemen mencantumkan nomor urut surat, kode surat
departemen, nama organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya :
- Surat yang dikeluarkan adalah jika bersifat internal departemenm, diberi kode A diikuti
angka setelah titik berdasarkan nomor urut departemennya.
- Jika bersifat eksternal departemen, diberi kode B diikuti angka setelah titik berdasarkan
nomor urut departemennya.
- Bulan dikeluarkannya surat ditulis dalam angka romawi
- Tahun ditulis dalam bentuk angka
Adapun polanya adalah sebagai berikut :
Nomor urut surat/Kode surat departemen/nama organisasi/bulan/tahun
Contoh : 005/B.1/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009

b. 4. Penomoran surat kegiatan panitia pelaksana


Surat Kepanitian memiliki pola tersendiri. Surat kepanitiaan
mencantumkan nomor urut surat, kode surat, pan-pel nama kegiatan, nama
organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya :
- Surat yang dikeluarkan adalah, jika bersifat internal kepanitiaan diberi kode A, Jika
bersifat eksternal kepanitiaan diberi kode B.
- Bulan dikeluarkannya surat ditulis dalam angka romawi
- Tahun ditulis dalam bentuk angka
Adapun polanya adalah sebagai berikut :
Nomor urut surat/Kode surat eksternal /pan-pel nama kegiatan/nama
organisasi/bulan/tahun
Contoh : 005/B/PAN-PEL SIRKUMSISI MASSAL/HIMAHI FISIP
UNHAS/II/2009

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
c. Lampiran
Lampiran dalam surat adalah dokumen pelengkap lain selain surat utama yang
ditujukan kepada pihak lain. Gunanya adalah untuk memberikan informasi tambahan
serta meyakinkan kepada tertuju urgensitas sebuah surat. Posisi lampiran ialah di
bawah nomor surat. Lampiran dalam surat harus ditulis dengan jelas dan sesuai
dengan jumlah pada kenyataannya.
Contoh :
Lampiran : 1 (satu) rangkap Proposal/ 1 (satu) eks. proposal
Atau bisa juga , 1 Lembar daftar kebutuhan inventaris, 2 lembar fotokopi Surat
rekomendasi, dll.

d. Perihal Surat
Mengenai perihal dimaksudkan sebagai inti atau isi singkat surat, biasa juga
disebut “pokok surat”. Tidak terlalu panjang, ringkas tetapi jelas dan tepat. Sehingga
dengan membaca perihal atau pokok surat ini saja pembaca atau penerima surat sudah
mengetahui (minimal dapat mengetahui maksud surat). Adapun posisi penulisan perihal
ialah di bawah lampiran.
Contoh :
Perihal : Pemateri
Ket : Perihal dicetak dengan huruf besar pada awal kata dan cetak tebal.

e. Tanggal.
Penulisan tanggal surat : secara berurut dituliskan nama kota, tanggal bulan dan
tahun dikeluarkannya surat, berada di sebelah kiri atas di bawah kop, sejajar dengan
nomor surat. Nama kota dan bulan dikeluarkannya surat harus ditulis secara
alphabetical dan diawali huruf kapital.
Contoh :
Nomor : Makassar, 03 Januari 2009
Lampiran :
Perihal :

f. Alamat Surat
Alamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditujukan, terletak pada kiri atas
surat dibawah perihal atau pokok surat.

Contoh :

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
Nomor :
Lampiran :
Perihal :

Kepada/ Yang Kami Hormati


Pembantu Dekan III Fisip Unhas
di -
Tempat

Ket : - Jarak antar kalimat 1,5 spasi


Berdasarkan kaidah Bahasa Indonesia yang baku, penggunaan kata
Kepada dan Yang Kami Hormati tidak dicantumkan secara bersamaan
melainkan salah satunya saja guna menghindari pemborosan penggunaan kata
sandang. Nama pihak tertuju ditulis dengan menggunakan huruf tebal.

g. Kalimat Permulaan Surat


Kalimat pada permulaan surat menggunakan salam pembuka. Kalimat
permulaan ini berfumgsi sebagai pembuka surat, ditulis dengan alinea baru,
berjarak 2 spasi dibawah alamat surat.

Contoh :
Kepada/Yang Kami Hormati
......................................
di –
Tempat

Assalamu ’Alaikum Wr. Wb.


Puji syukur atas segala limpahan rahmat dan ridha Allah SWT,
semoga segala aktifitas kita selalu berada di bawah lindungan-Nya. Amin.
h. Isi Surat
Surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan. Penyusunannya
memakai sistematika sebagai berikut:
• Pendahuluan
• Isi (uraian persoalan/pokok surat)
• Penutup

h. 1. Pendahuluan

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
Pendahuluan dimaksudkan untuk menarik perhatian
pembaca/penerima surat tentang hal atau masalah yang dipersoalkan dalam
surat itu. Kalau hanya sekedar menyampaikan berita singkat, kalimat
pendahuluan ini tidaklah menjadi keharusan tetapi pertimbangannya adalah
efisiensi. Tetapi bila menyangkut persoalan penting (apalagi memerlukan
penguraian dan perincian), maka surat itu mestilah memakai kalimat
pendahuluan. Gunanya tidak hanya sekedar menarik perhatian melainkan
sebagai motivasi (konsideran).
Contoh :
Surat Pemberitahuan = ”diberitahukan bahwa.............” atau”
dengan ini disampaikan bahwa.......dst. (Untuk surat-surat
pemberitahuan/penyampaian).
Surat Jawaban = ”Memenuhi undangan saudara” atau
”merujuk pada surat saudara nomor........tertanggal......dst (untuk surat
permintaan, jawaban, balasan, pertanyaan).
Tempo-tempo kalimat pendahuluan ini bisa berupa konstalasi ataupun
pertimbangan-pertimbangan yang melatarbelakangi hingga surat ini dibuat,
misalnya :
Surat berdasarkan tujuan = ”Sehubungan dengan pelaksanaan
kegiatan........oleh HIMAHI FISIP UNHAS yang akan dilaksanakan
pada:.....................

h. 2. Isi (Uraian Persoalan/Pokok Surat)


Selain Maksud Surat, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas.
Iapun harus dipertanggung jawabkan. Untuk itu hal-hal yang harus
diperhatikan adalah :

1. Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-belit. Singkat


lagi terputus-putus juga tidak baik, hal-hal yang seperti ini biasanya
akan membuat salah pengertian bagi penerima surat.
Untuk mudah dipaham, maka pada surat-surat yang panjang
sebaiknya atau seharusnya diberi alinea. Jumlah alinea tergantung dari
banyaknya pokok-pokok yang ada dalam surat tersebut. Pembagian
dalam alinea sangat memudahkan pengertian. Jarak antara alinea 1,5

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
(satu setengah) dan jarak antara kalimat dalam satu alinea adalah 1 (satu)
spasi.
2. Dalam satu surat sebaiknya/seharusnya hanya untuk satu jenis
permasalahan. Sebab pencampuran soal dalam satu surat akan
menimbulkan kesulitan, baik dalam penyusunannya dan mencari
kembali surat itu bila diperlukan lagi.
3. Dalam penyusunan isi surat, selanjutnya yang harus dijaga, yakni kata-
kata dalam kalimat yang digunakan hendaklah sopan dan wajar, tidak
berlebih-lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan. Pengaruh bahasa
sangat besar sekali, sebab di dalamnya tergambar tentang sikap orang
yang membuat surat itu. Oleh sebab itu, untuk menyusun surat
diserahkan kepada orang yang memiliki keahlian linguistik.

h. 3. Penutup
 Kalimat penutup

Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu korespondensi, perlu


adanya kalimat-kalimat penutup seperti :

”Demikianlah surat permohonan ini kami buat, atas perhatian


dan kebijaksanaanya kami mengucapkan banyak terima kasih”.

Fungsi kalimat penutup adalah sebagai pemanis surat yang kita buat.
Karena itu bukanlah suatu keharusan mutlak dalam pembuatan surat-surat
resmi.
Kalau dalam pembuatan surat dimulai dengan ”Assalamu ’Alaikum
Wr. Wb.” maka dalam penutup diakhiri dengan ”Jazzakumullah Khairan
Katsiran, Wassalamu Alaikum Wr. Wb.”

 Tanggal

Penulisan tanggal surat : secara berurut dituliskan nama kota,


tanggal bulan dan tahun dikeluarkannya surat. Posisi penulisan tanggal ini,
berada di sudut kanan atas, tepatnya di bawah kop dan sejajar dengan
nomor surat. Nama kota dan bulan dikeluarkannya surat harus ditulis

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
secara alphabetical dan diawali huruf kapital. Contoh : Makassar, 03
Januari 2009.
Ket. : Terkecuali untuk beberapa jenis surat yang khusus seperti SK
atau SM, maka penulisan tanggalnya adalah 4 spasi di bawah
kalimat terakhir.

 Pembubuhan tanda tangan resmi

Resminya suatu surat ditandai dengan adanya tanda tangan dan


pembubuhan stempel. Selanjutnya untuk penetuan pihak-pihak yang
bertanda tangan dalam surat, disesuaikan pada jangkauan dan kebutuhan
resmi surat yang akan dikeluarkan. Pemegang jabatan tertinggi selalu
berada pada posisi kiri. Berikut adalah beberapa pengaturan pembubuhan
tandan tangan dalam surat yang dikeluarkan oleh HIMAHI FISIP
UNHAS :
1. Surat Keputusan pertama atau surat Istimewa ditandatangani oleh Formatur Tunggal,
Steering Committe, Diketahui Oleh Ketua Jurusan dan Disetujui Oleh Pembantu Dekan
bagian Kemahasiswaan (PD III).
2. Surat Keputusan : ditandatangani oleh Ketua Himpunan dan Sekretaris serta diketahui
oleh Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Intenasional.
3. Surat Mandat : ditandatangani oleh Ketua Himpunan.
4. Surat Rekomendasi Kegiatan : ditandatangani oleh Ketua Himpunan dan Ketua Panitia
Pelaksana serta diketahui oleh ketua Jurusan.
5. Surat permohonan peminjaman secara umum ditandatangani oleh Ketua Himpunan dan
Sekretaris.
6. Surat permohonan peminjaman peralatan terhadap instansi khusus atau pihak akademik
seperti peminjman LCD atau ruangan ditandatangani oleh Ketua Himpunan, Sekretaris
dan/atau diketahui oleh Pembantu Dekan III FISIP UNHAS.
7. Surat-surat lain seperti surat permohonan bantuan dana, atau permohonan kerjasama
terhadap instansi/organisasi lain pada umumnya ditandangani oleh Ketua Himpunan dan
Sekretaris.
8. Khusus untuk persuratan kegiatan (Departemen dan Panitia Pelaksana), ada penjelasan
lebih lanjut pada halaman selanjutnya.

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
Posisi pembubuhan tanda tangan berada pada bagian bawah surat,
dimana pembubuhan tanda tangan pengurus oleh ketua Himpunan di
sebelah kanan kertas dan Sekretaris di sebelah kiri kertas. Untuk pihak
yang mengetahui atau menyetujui pembubuhan tanda tangan diposisikan
dibawah pembubuhan tanda tangan pengurus.

Contoh :
Hormat Kami
Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS
Periode 2008-2009

Nama Nama
Ketua Sekretaris

Mengetahui,
Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional

Nama
NIP.

Ket. : Pembubuhan stempel (pengurus) pada tanda tangan Pengurus,


yakni di sudut kiri sekretaris dangan menyentuh nama serta tanda
tangannya.

i. Tembusan
Tembusan dalam sebuah surat adalah pihak-pihak yang dinilai
berkepentingan untuk turut menerima surat yang dikelurkan oleh sebuah organisasi.
Oleh karena itu, untuk penetapan pihak-pihak yang berkepentingan untuk turut
menerima draft surat yang dikeluarkan adalah berdasarkan kebutuhan dalam
organisasi. Dalam lingkungan HIMAHI FISIP UNHAS, setiap surat keluar internal,
wajib diberikan tembusan kepada DPO HIMAHI FISIP UNHAS. Contoh tertuju
tembusan yang dikeluarkan HIMAHI FISIP UNHAS pada umumnya :
1. Pembantu Dekan III FISIP UNHAS

2. Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional FISIP UNHAS

3. Ketua Senat Mahasiswa FISIP UNHAS


4. Ketua HMJ Se-FISIP UNHAS
5. DPO HIMAHI FISIP UNHAS
6. Masing-masing yang bersangkutan
7. Arsip

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
Dalam menuliskan tembusan surat juga harus disesuaikan dengan tingkatan
jabatan tertuju tembusan, dengan mengurutkan dari atas ke bawah sesuai dengan
jabatan yang tertinggi . Tembusan surat berada pada bagian bawah sebelah kiri surat
diatas footer. Font pada tembusan surat berjenis Times New Roman
berukuran 8.
j. Persuratan Kegiatan
Pada dasarnya kerangka surat yang dikeluarkan untuk suatu kegiatan sama
dengan kerangka surat organisasi (HIMAHI) yang telah dijabarkan sebelumnya.
Perbedaan yang ada dalam surat kegiatan ini, terletak pada pejabat/pihak yang
berwenang untuk menandatangani surat tersebut, yaitu ketua dan sekretaris panitia
pelaksana dan diketahui oleh pengurus himpunan dalam hal ini, ketua himpunan atau
koordinator departemen yang membawahi kegiatan tersebut. Apabila kegiatan
dilaksanakan secara langsung oleh departemen yang bertanggung jawab tanpa
kepanitiaan yang di-SK-kan oleh ketua himpunan, maka yang bertanda tangan
adalah koordinator departemen, dan diketahui oleh ketua himpunan
Contoh 1. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan yang di-SK-kan oleh Ketua
Himpunan:
Hormat Kami
Panitia Pelaksana
Rapat Kerja HIMAHI FISIP UNHAS
Periode 200X-200X

NAMA NAMA
Ketua Sekretaris

Mengetahui,
Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS
Periode 200X-200X

NAMA
Ketua /Koord. Departemen

Contoh 2. Surat kegiatan yang dikeluarkan oleh departemen

Keterangan :
1. Nama ditulis dengan huruf kapital dan tebal, jabatan ditulis dengan huruf kapital pada
awal, tanpa menggunakan huruf tebal.

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
2. Bentuk penomoran surat sama dengan penomoran surat himpunan, tetapi ditambah
dengan cantuman Panpel kegiatan/Departemen yang bersangkutan.
3. Kode surat kegiatan
A : Internal kepanitiaan dan organisasi
B : Eksternal
4. Pembubuhan stempel (Paniatia Pelaksana) pada tanda tangan Panitia Pelaksana, yakni di
sudut kiri sekretaris dangan menyentuh nama serta tanda tangannya, sedangkan pada
tanda tangan pengurus, stempel (pengurus) terletak pada sudut kiri nama dan tanda
tangan pengurus. (untuk Contoh 1)
5. Untuk Contoh 2, stempel panitia pelaksana dibubuhkan pada sudut kiri penanggung
jawab kegiatan dan stempel pengurus pada susut kiri ketua.
6. Adapun untuk surat tertentu (dalam hal ini berdasarkan tempat/instansi yang akan
disurati) yang membutuhkan persetujuan Ketua Jurusan / PD III, diletakkan di sebelah
kiri atau di bawah pengurus HIMAHI.

Contoh :
Hormat Kami
Panitia Pelaksana
Rapat Kerja HIMAHI FISIP UNHAS
Periode 200X-200X

NAMA NAMA
Ketua Sekretaris

Pengurus
HIMAHI FISIP UNHAS
Periode 200X-200X

NAMA
Ketua / Koord. Departemen
FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
Menyetujui, Mengetahui,
Pembantu Dekan III Fisip Unhas Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional

NAMA NAMA
NIP. NIP.

IV. SIRKULASI PERSURATAN


Untuk memudahkan sistem administrasi dan kesekretariatan, dalam hal ini
pengelolaan surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan
dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem peng-agendaan surat perlu diatur
tersendiri. Adapun unsur-unsur yang penting untuk dicatat adalah :
• Nomor urut surat
• Nomor kode arsip
• Nomor surat
• Tanggal terima dan tanggal keluar
• Nomor dan tanggal surat
• Isi surat
• Asal surat, tertuju surat
• Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

1. Surat Keluar
Surat keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut.
a. Konsep surat harus terlebih dahulu mengajukan permohonan persetujuan kepada
pengurus yang berkepentingan (Administrasi Umum) agar tidak terjadi perbedaan-
perbedaan antar muatan isi dan redaksi surat tersebut.
b. Konsep surat yang telah mendapat persetujuan, kemudian diberi nomor
verbal.
c. Penulisan surat keluar dalam agenda buku verbal disesuaikan dengan perihal
pengiriman surat, misalnya undangan disatukan penulisannya dengan undangan,
peminjaman dengan peminjaman, permohonan utusan dengan permohonan
utusan, dll
Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain:
FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
- Nomor unit surat
- Nomor surat
- Kepada siapa surat ditujukan
- Tanggal surat
- Perihal rinci isi surat

Contoh Agenda Buku Verbal


No. Urut No. Surat Kepada Tanggal Perihal Keterangan
1 038/B/HIMAHI Rektor 3 Juni 2007 Permohonan -
FISIP Unhas peminjaman
UH/IV/2008 gedung

d. Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dan nomor surat diketik sesuai
dengan jumlah yang dikehendaki bersangkutan. Legalitas organisasi (tanda tangan
Ketua/Koord. Departemen, Sekertaris dan stempel).
2. Surat Masuk
Sirkulasi surat masuk dalam kerangka organisasional HIMAHI FISIP UNHAS
adalah sebagai berikut :
a. Surat yang masuk dan sampai ke tangan pengurus yang berkepentingan harus
diperlihatkan kepada ketua atau pengambil keputusan tertinggi organisasi/Himpunan
untuk kemudian ditindaklanjuti.
b. Surat yang telah disampaikan kemudian diberi nomor verbal.

c. Penulisan surat masuk dalam agenda buku verbal diklasifikasikan berdasarkan


perihal surat yang masuk, misalnya undangan disatukan penulisannya dengan
undangan, peminjaman dengan peminjaman, permohonan utusan dengan
permohonan utusan, dll

Buku verbal untuk surat masuk memuat


Pencatatan surat dalam agenda/buku haruslah berisi sebagai berikut :
- No urut surat
- No. Surat masuk
- Perihal
- Organisasi/instansi/indvidu pengirim surat
- Tanggal masuk
FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
- Keterangan

Contoh :
No. Urut No. Surat Perihal Pengirim Tanggal Keterangan
masuk
1 044/B/panpel- Undangan HUMANIS 15 Maret -
kampung FISIP 2009
HUMANIS/Lec.20- UNHAS
05/III/2009

V. ADMINISTRASI KEARSIPAN
Arsip adalah kumpulan warkat/surat-surat yang disimpan secara otomatis, karena
mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan warkat/surat-surat. Tata kearsipan
yang sempurna yakni apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada
suatu tempat tertentu dan teratur rapi, dan apabila diperlukan kembali, dapat dengan mudah
ditemukan walaupun surat-surat tersebut telah tersimpan lama.
Pengarsipan yang baik sangat berguna terutama membantu kelancaran dan kerapian
organisasi pada khsusnya, serta membantu perkembangan ilmu pengetahuan pada
umumnya.
Surat-surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan di sekretariat/kantor. Sangat
tidak benar dan dilarang apabila penyimpanan surat-surat organisasi di luar arsip organisasi
ataupun oleh person-person pengurus. Untuk lebih memudahkan pengarsipan surat

HIMAHI FISIP UNHAS dibuat dalam dua bentuk, yakni pengarsipan dalam bentuk fisik
dan penyimpanan arsip dalam bentuk soft file.
 Pengarsipan fisik

Untuk memperoleh kepraktisan lebih lanjut dari kode-kode dasar surat keluar
dibagi 2 (dua), yakni kode A dan kode B sesuai kebutuhan, yaitu:
1. Surat Keluar Intern Organisasi (A)
Surat keluar intern departemen (A.Kode Departemen)
2. Surat Keluar Ekstern Organisasi (B)
Surat keluar ekstern departemen (B.Kode Departemen)
3. Surat Masuk Organisasi
Setiap bentuk fisik surat yang masuk maupun yang dikeluarkan diarsipkan dalam
map atau filling list tertentu.

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
1. Pengarsipan Surat dalam Bentuk Soft File
a. Surat Keluar
Pengarsipan surat keluar bentuk soft file di HIMAHI FISIP UNHAS, terbagi
atas dua yakni surat keluar internal dan surat keluar ekternal. Folder-folder yang
berisi konten surat-surat tersebut terintegrasi dalam folder kepengurusan yang
sedang berjalan. Demi memudahkan pencarian arsip dalam komputer, maka surat-
surat keluar diatur dalam beberapa kode indeks.
Surat keluar internal berbentuk folder dengan kode (A). Dalam folder
tersebut kembali dibedakan atas dua yakni :
- Surat Keputusan dengan indeks A(X1)
- Surat Mandat dengan indeks A(X2)
Selanjutnya pengaturan surat keluar eksternal pada dasarnya hampir sama
dengan dengan surat keluar internal. File surat keluar eksternal juga terintegrasi
dalam folder kepengurusan, hanya saja jenis atau pengelompokan surat dalam surat
keluar internal jauh lebih banyak. Hal ini menyangkut perihal kepentingan surat
yang dikeluarkan.
Surat keluar eksternal berbentuk folder dengan kode (B). Dalam folder
tersebut kembali dibedakan atas empat, yakni :
- Surat permohonan rekomendasi kegiatan B(X1)
- Surat permohonan bantuan dana B(X2)
- Surat permohonan peminjaman dan penambahan inventaris B(X3)
- Surat undangan dan kerjasama B(X4)

Contoh :

b. Surat Masuk
Pengarsipan surat masuk dalam bentuk soft file tidak dibedakan lagi
berdasarkan perihal pengiriman surat tersebut. Bentuk pengetikan surat masuk
disesuaikan dengan pencatatan surat dalam buku agenda persuratan

VI. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
Laporan Pertanggungjawaban sangat berfungsi vital bagi setiap organisasi. Kedua
hal tersebut berfungsi sebagai bukti administratif dan laporan tertulis dari berjalannya
suatu kegiatan atau suatu kepengurusan, oleh karena itu penulisan LPJ harus betul-betul
berdsarkan kenyataan dan objektif.
Adapun pengelompokan LPJ dalam organisasi HIMAHI FISIP UNHAS adalah
terbagi dua :
1. LPJ Kegiatan
2. LPJ Pengurus
Berikut adalah formatnya :
1. LPJ Kegiatan :
A. Lembar Pengesahan LPJ (setelah sampul)
B. Pendahuluan
C. Kondisi Objektif Kepanitiaan :
- Internal
- Eksternal
D. Gambaran Umum Kegiatan
- Persiapan
- Hari Pelaksanaan Kegiatan

E. Penutup (berisi ucapan terima kasih, kritik dan saran)


F. Lampiran :
- Lampiran SK Kepanitiaan
- Lampiran Administrasi Persuratan
- Laporan Keuangan
- Dokumentasi Kegiatan
- Lampiran lain yang dianggap perlu
Keterangan : Gambaran umum kegiatan harus dipaparkan serinci mungkin dan
memuat hambatan-hambatan dalam pelaksanaan kegiatan, serta target yang ingin
dicapai.

Contoh lembar pengesahan LPJ Kegiatan :


Lembar Pengesahan LPJ
Kegiatan Hi-Fest 2008, Sebuah langkah kecil untuk dunia yang lebih baik
Pelataran Baruga Universitas Hasanuddin, 22-24 April 2008

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
Disahkan di,
Makassar, 09 Mei 2008

Steering Commitee Hi-Fest 2008 Organizing Committee Hi-Fest 2008

CAKRA BASTIAN HASRUL EKA PUTRA


Koordinator Ketua

Mengesahkan,
Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS
Periode 2008-2009

AHMAD ZAKY
Ketua

2. LPJ Pengurus
A. Lembar Pengesahan LPJ (setelah sampul)
B. Pendahuluan
C. Kondisi Objektif Kepengurusan
- Internal
- Eksternal
D. Laporan evaluasi tiap departemen
E. Penutup (berisi ucapan terima kasih, kritik dan saran)
F. Lampiran :
- Lampiran Administrasi persuratan
- Laporan Keuangan
- Lampiran Keanggotaan HIMAHI FISIP UNHAS
- Lampiran lain yang dianggap perlu (semacam, LPJ kegiatan-kegiatan,
nota pengeluaran, dll)
Contoh lembar pengesahan LPJ Pengurus :

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
Lembar Pengesahan LPJ
Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS
Periode 200X-200X

Disahkan di,
Makassar, 09 Mei 2009

Pengurus
HIMAHI FISIP UNHAS
Periode 200X-200X

NAMA NAMA
Ketua Sekretaris

Mengesahkan,
Presidium Sidang
Musyawarah besar XXIII

Pimpinan Sidang Pimpinan Sidang Pimpinan


Sidang

VII. INVENTARISASI DOKUMEN ORGANISASI


1. Inventarisasi Organisasi
Inventarisasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi
dan menjadi kekayaan organisasi. Inventarisasi organisasi pada pokoknya terbagi dua,
yaitu:
- Inventarisasi permanen
- Inventarisasi organisasi yang tidak permanen.
Yang digolongkan inventaris permanen adalah inventaris organisasi yang
dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan, misalnya:
- Gedung Sekretariat/kantor
- Alat-alat Tulis kantor kecuali barang-barang habis terpakai seperti spidol,
pulpen, dll.
- Dsb

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
Untuk mengontrol inventaris orsanisasi ini perlu dibuat daftar inventarisasi.
Sesuai dengan penggolongn di atas, maka kita dapat membuat daftar inventarisasi dua
macam, yakni :
1. Daftar inventarisasi organiasi yang permanen.
2. Daftar Inventarisasi organisasi yang tidak permanen (habis terpakai) dalam waktu
relatif pendek yang biasa disebut Buku Stok.
Tujuan dibuat daftar inventarisasi organisasi ialah :
a. Menunjukkan kuantitas fisik inventaris organisasi.
b. Untuk menghindari adanya pemborosan.
c. Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan, perubahan,
penggantian, serta menambah bila terjadi kekurangan).
Penyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-
orang yang bertanggung jawab sesuai dengan job description kesekretariatan.
Penyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan di sekretariat, tidak
diperkenankan dibawa atau disimpan di rumah fungsionaris.

2. Dokumen Organisasi
1. Dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian,
pengumpulan, penyimpanan serta penjagaan dokumen-dokumen organisasi.
Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dan juga merupakan
peristiwa-peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya
semua arsip organisasi adalah Dokumen.

Bentuk-bentuk dokumen :
1. Gambar-gambar dan foto-foto.
2. Tulisan-tulisan dan surat-surat penting.
3. Foto copy atau salinan surat penting.
4. Surat kabar, majalah, dan lain sebagainya.

2. Dokumentasi itu selain digunakan untuk kepentingan tertentu juga dipakai untuk
menyusun laporan tahunan organisasi serta tanda bukti yang sah.
3. Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti halnya barang-
barang inventaris dan arsip, hendaknya disusun dengan rapih dan teratur dalam
map-map tertentu dengan pengelompokan menurut kebutuhan.
4. Dokumentasi aktivitas juga sangat penting sebagai bukti historis yang dimiliki
organisasi.

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
3. Pengaturan Pengarsipan dan Inventarisasi

a. Surat (Hard File)


Pengarsipan surat terdiri atas tiga folder dengan rincian sebagai berikut:
- Surat masuk (1 folder), dalam folder pengarsipan dipilah berdasarkan jenis-jenis
suratnya, yakni :
1. Surat Keputusan
2. Surat Mandat
3. Surat Permohonan
4. Surat Undangan
5. Surat Rekomendasi Kegiatan
- Surat keluar, pada bagian ini terdiri atas 2 folder, yakni surat keluar internal dan surat
keluar eksternal, pemilahannya sama dengan yang dilakukan pada folder surat masuk,
namun pada folder ini tidak terdapat surat rekomendasi.

b. Kode Surat Departemen


Untuk kode departemen disesuaikan berdasarkan departemen-departemen
yang dibentuk sesuai dengan kebutuhan kepengurusan. Contoh pada
kepengurusan HIMAHI periode 2008/2009 terdapat enam departemen, yaitu :
- Dept. Perkaderan dan Keorganisasian (A.1 dan B.1)
- Dept. Kesekretariatan dan Inventaris (A.2 dan B.2)
- Dept. Advokasi dan kajian Strategis (A.3 dan B.3)
- Dept. Dana dan Usaha (A.4 dan B.4)
- Dept. Hubungan masyarakat (A.5 dan B.5)
- Dept. Sosial dan Kemanusiaan (A.6 dan B.6)

c. Penomoran inventaris
- Barang non pustaka
Dalam hal ini, yang diberi penomoran hanya untuk inventaris yang permanen.
Sistem penomoran:
No.X/A/HIMAHI-UH/XX
Ket: X = Nomor barang yang terdiri atas tiga digit
A = Kode untuk barang non pustaka
HIMAHI-UH = Kode organisasi
XX = Tahun masuknya barang

- Perpustakaan, terbagi atas:

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
1. Buku
Sistem penomoran:
No.X/B.1/HIMAHI-UH/XX
No.X/B.2/HIMAHI-UH/XX
Ket: X = Nomor buku yang terdiri atas
tiga digit
B.1 = Kode buku keilmuan HI
B.2 = Kode buku di luar
keilmuan HI (termasuk majalah maupun novel)
HIMAHI-UH = Kode organisasi
XX = Tahun masuk buku
2. Skripsi
Sistem penomoran:
No.X/C/HIMAHI-UH/XX
Ket: X = Nomor skripsi yang terdiri
atas tiga digit
C = Kode untuk Skripsi
HIMAHI-UH = Kode organisasi
XX = Tahun masuknya skripsi

d. Penomoran Anggota
Penomoran anggota hanya dilakukan bagi anggota HIMAHI FISIP
UNHAS yang telah ditetapkan sebagai anggota penuh. Hal ini untuk menjaga
keefektifan atau menghindari kerancuan/perubahan nomor keanggotaan bagi
anggota muda yang nantinya ditetapkan sebagai anggota penuh di kemudian hari.
Adapun pada proses pemberian nomor kenggotaan, dilakukan dengan bentuk
koordinasi antara Departemen Kesekretariatan dan Inventaris dengan Departemen
Perkaderan dan Keorganisasian.

Sistem penomoran:
HIMAHI-UHXXYYY
Ket: HIMAHI-UH = Kode organisasi
XX = Dua angka terakhir dari tahun ditetapkan
menjadi anggota penuh
YYY = Nomor keanggotaan yang terdiri atas tiga
digit

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
Ket. : Pemberian nomor keanggotaan diawali dengan 001 pada penetapan
keanggotaan penuh di tiap kepengurusan.

VIII. PENUTUP
1. Pedoman adminitrasi kesekretariatan merupakan hal yang sangat penting
diperlukan guna keseragaman menuju suatu bentuk organisasi yang modern dan
efektif dalam proses kerjanya.
2. Untuk melaksanakan administrasi kesekretariatan yang baik sangat
tergantung pada pelaksana-pelaksananya, yaitu terutama staf sekretariat (dalam hal
ini Dept. Kesekretariatan dan Inventaris) dengan bantuan dan pengertian dari
anggota pengurus lainnya bahkan seluruh anggota.
3. Akhirnya dengan adanya pedoman administrasi kesekretariatan ini.
Mudah-mudahan HIMAHI FISIP UNHAS akan lebih mampu bekerja dengan
efektifitas yang maksimal dan mengeliminasi kekurangan sebelumnya, berkat
adanya administrasi yang teratur dan rapih.

Wassalam,

Makassar, 23 Mei 2009

Tim Penyusun :
1. Andi Mallombasang
2. Ridwan Mappa
3. Nur Amaliah Mardianty Wasahua
4. Dept. Kesektariatan dan Inventaris HIMAHI FISIP UNHAS

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
KATA PENGANTAR

Alamdulillahhi Rabbil ‘Alamiin, akhirnya hanya kalimat inilah yang dapat kami ucapkan
sebagai rasa syukur yang tak terhingga kepada Sang Maha Kuasa dan Sang Pemberi Hidayah,
yang atas petunjuk dan tuntunan-Nya-lah hingga kami dapat menyelesaikan penyusunan
Pedoman Administrasi Kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS ini. Shalalawat serta Salam
atas Nabi Muhammad SAW, sang pembawa perubahan. Tak lupa pula ucapan terima kasih kami
haturkan kepada segenap pihak yang telah berperan serta member sumbangsih selama proses
penyusunan ini berlangsung.
Pedoman Administrasi Kesekretariatan ini akhirnya rampung setelah melalui proses
penyusunan selama dua periode kepengurusan HIMAHI FISIP UNHAS, yakni periode
2007/2008 dan dilanjutkan pada periode 2008/2009, oleh tim perumus yang dimandat langsung
oleh Ketua HIMAHI pada dua periode kepengurusan tersebut dengan komposisi yang sedikit
mengalami perubahan, kemudian ditetapkan dalam Lokakarya Kamus Kelembagaan dan
Pedoman Kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS. Adapun pembuatan Pedoman Administrasi
Kesekretariatan ini awalnya atas rekomendasi dari Musyawarah Besar XXII HIMAHI FISIP
UNHAS dan dilanjutkan sebagai rekomendasi Musyawarah Besar XXIII, karena beberapa
kendala yang menghambat proses penyelesaiannya. Alasan pembuatannya adalah atas saran
warga agar proses administrasi dan kesekretariatan dalam HIMAHI FISIP UNHAS dapat
berjalan dengan tertib dan teratur. Untuk itu penyusunan pedoman ini disesuaikan dengan
kebutuhan internal organisasi organisasi HIMAHI sendiri.
Kami menyadari bahwa penyusunan Pedoman Administrasi Kesekretariatan HIMAHI
FISIP UNHAS ini masih jauh dari kata sempurna, namun besar harapan agar Pedoman ini
dapat menjadi panduan bagi pengurus maupun warga dalam menjalankan proses kerja
administrasi kesekretariatan di kemudian hari. Akhir kata, semoga adanya ini dapat memberi
manfaat yang besar serta pembelajaran bagi kita semua. Amin…

Wassalam,

Makassar, 26 Mei 2009

Tim Penyusun

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person
LEMBAR PENGESAHAN
PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HIMAHI FISIP UNHAS

Ditetapkan di,
Makassar, 09 Mei 2008

Tim Penyusun
Pedoman Administrasi Kesekretariatan
HIMAHI FISIP UNHAS

ANDI MALLOMBASANG RIDWAN MAPPA

NUR AMALIAH MARDIANTY W. DEPT.KESEKRETARIATAN DAN INVENTARIS

Mengesahkan,
Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS
Periode 2007/2008

AHMAD ZAKY
Ketua

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas


Sekretariat Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster :
himahiunhas@yahoo.com Contact Person