Anda di halaman 1dari 15

AUDIT SIKLUS PENGELUARAN

A. Gambaran Umum Teknologi Siklus Pengeluaran


Bagian ini membahas berbagai alternative teknologi informasi yang digunakan
dalam siklus pengeluaran. Teknologi pertama yang dibahas adalah system
pembelian dan kas yang menggunakan pemrosesan secara batch dan menggunakan
file berurutan untuk menyimpan catatan akuntansi. Sistem jenis ini adalah contoh
dari system warisan. Kedua, bagian ini akan mengkaji berbagai fitur operasional
system modern yang menggunakan pemrosesan real-time dan menggunakan file
akses langsung atau basis data.

B. Prosedur Pembelian Dan Pengeluaran Kas Dengan Menggunakan


Teknologi Pemrosesan Batch.
Bagian berikut ini menjelaskan urutan dari berbagai peristiwa yang terjadi
dalam system ini:
1. Bagian Pemrosesan data
Proses pembelian dimulai di bagian pemrosesan data, dimana fungsi
pengendalian persediaan dilakukan. Siklus pendapatan (dalam perusahaan ritel)
atau siklus konversi (dalam perusahaan manufaktur) adalah siklus-siklus yang
sesungguhnya memicu aktivitas ini.Ketika persediaan berkurang karena penjualan
ke pelanggan atau penggunaan produksi, system terkait akan menentukan apakah
persediaan yang terkena dampaknya dalam file buku pembantu persediaan
(Inventory subsidiary file) jumlahnya telah jatuh dibawah titik pemesanan ulang.
Selanjutnya untuk bagian pembelian setelah menerima permintaan pembelian,
bagian pembelian akan membuat pesanan penjualan yang terdiri atas lima bagian.
Berbagai salinan tersebut akan diberikan ke pemasok, bagian utang usaha, bagian
penerimaan, bagian pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian itu sendiri.
2. Bagian Pemrosesan data : tahap 2
Pada figure 10-1, pesanan pembelian digunakan untuk
membuat record pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer record terkait
dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup.
3. Bagian Penerimaan
Ketika barang dating dari pemasok, staf administrasi bagian penerimaan
akan membuat sebuah laporan penerimaan. Beberapa salinan dari laporan tersebut
akan diberikan ke bagian pembelian, bagian utang usaha, dan pemrosesan data.

4. Bagia pemrosesan data : tahap 3


Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch (tahap 3)
yang akan memperbarui file buku pembantu persediaan berdasarkan laporan
penerimaan dan menghilangkan tanda sedang dipesan dari record persediaan
terkait. Sistem tersebut akan menghitung total batch penerimaan persediaan untuk
prosedur pembaruan buku besar dan kemudian menutup semua record terkait di
file pesanan pembelian terbuka ke file pesaan pembelian tertutup.
Untuk utang usaha ketika staf administrasi bagian utang usaha menerima
faktur dari pemasok, dia akan merekonsiliasinya dengan berbagai dokumen
pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Staf
administrasi tersebut kemudian membuat salinanvoucher, mengarsipnya ke dalam
file voucher terbuka, dan mengirimkan satu salinan dari voucher tersebut ke
bagian pemrosesan data
5. Bagian Pemrosesan data: tahap 4
Program batch memvalidasi record voucher dengan file pemasok yang
valid, menambahkannya ke daftar voucher (atau file buku pembantu utang usaha)
dan membuat total batch untuk pencatatan keakun pengendali utang usaha ke buku
besar.
6. Pengeluaran kas:bagian pengeluaran kas
Staf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasi bagian cek dengan
daftar transaksi, dan memasukkan bagian cek yang dapat dicairkan ke
pihak manajemen untuk ditandatangani. Cek-cek tersebut kemudian dikirim ke
para pemasok. Satu salinan dari setiap cek akan masuk ke bagian utang usaha, dan
salinan lainnya akan disimpan di bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar
transaksi.

C. Rekayasa ulang system pembelian atau pengeluaran kas.


Pekerjaan bagian piutang secara khusus merekonsiliasi berbagai dokumen
pendukung dengan faktur dari pemasok, di mana pekerjaan tersebut merupakan
pekerjaan yang paling banyak menggunakan tenaga kerja dan mahalnya biaya.
Oleh karena itu diperlukan proses rekayasa uang untuk menghasilkan
penghematan dalam jumlah besar. Berbagai isu pengendalian teknologi yang
bersifat umum yang secara spesifik berkaitan dengan isu untuk siklus
pengendalian, di mana berfokus pada perbedaan antara sistem otomatis dengan
yang direkayasa ulang.
1. Sistem Otomatis
Perbaikan Pengendalian Persediaan. Keunggulan terbesar sistem otomatis
(batch) daripada sistem manual adalah perbaikan kemampuan dalam mengelola
kebutuhan persediaan. Kebutuhan persediaan di deteksi langsung ketika muncul
dan diproses secara otomatis. Hasilnya, risiko akumulasi persediaan dalam jumlah
berlebihan atau kekurangan persediaan dapat dikurangi. Akan tetapi, keunggulan

ini juga memiliki masalah pengendalian. Aturan otorisasi yang mengatur transaksi
pembelian dikonsolidasikan dalam sebuah program komputer. Oleh karenanya,
sangatlah penting untuk memonitor keputusan yang diotomatiskan.
Manajemen kas yang lebih baik. Sistem sejenis ini mendukung adanya
manajemen kas yang efektif melalui pemindaian file voucher setiap harinya untuk
barang yang harus dibayar, sehingga dapat menghindarkan adanya pembayaran
dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Sebagai pengendalian untuk mencegah
pembayaran tanpa otorisasi, perbandingan antara nomor pemasok dalam voucher
dengan file pemasok yang valid akan memvalidasi semua entri dalam file voucher.
Jika nomor pemasok tidak berada di dalam file, record akan dianggap tidak valid
dan diteruskan ke file kesalahan untuk kajian pihak manajemen.
Berkurangnya waktu jeda. Terdapat jeda antara waktu tibanya barang dibagian
penerimaan dengan pencatatannya di dalam file persediaan. Bergantung pada jenis
sistem pesanan penjualan yang digunaan, waktu jeda ini dapat berpengaruh negatif
terhadap penjualan.
Manajemen waktu pembelian yang lebih baik. Dengan membebaskan staf
bagian pembelian dari pekerjaan rutin seperti pembuatan pesanan pembelian dan
pengirimnya ke para pemasok, perhatian akan dapat diarahkan ke pesanan yang
bermasalah (seperti barang khusus atau barang yang kurang pasokannya) dan staf
bagian pembelian akan dapat dikurangi.
Pengurangan dokumen kertas. Sistem batch dasar dipenuhi dengan
dokumen kertas. Semua bagian operasional membuat berbagai dokumen, yang
kemudian dikirim ke pemrosesan data dimana dokumen tersebut kemudian
dikonversikan ke daam media magnetis. Dengan pengurangan dokumen kertas
maka perusahaan akan mendapat banyak manfaat dari pengurangannya tersebut.
2. Sistem yang direkayasa ulang
Sistem ini menangani banyak kelemahan operasional yang ditemukan dalam
sistem batch dasar. Secara khusus, perbaikan dalam sistem ini adalah sistem
tersebut (1) menggunakan prosedur real-time dan file akses langsung untuk
mempersingkat waktu jeda dalam pencatatan (2) meniadakan prosedur manual
rutin melalui otomatisasi dan (3) mewujudkan pengurangan secara signifikan
dokumen kertas melalui penggunakan komunikasi elektronik antarbagian dan
melalui penyimpanan record dalam media berakses langsung. Akan tetapi,
berbagai perbaikan operasional ini juga membawa implikasi pengendalian.
Pemisahan pekerjaan. Sistem semacam ini meniadakan pemisahan fundamental
antara otorisasi dengan pemrosesan transaksi. Dalam sistem ini, program komputer
melakukan otorisasi dan memproses pesanan pembelian, serta melakukan otorisasi
dan mengeluarkan cek ke pemasok. Untuk mengimbangi eksposur ini, sistem
semacam ini harus memberikan pihak manajemen daftar transaksi terperinci dan
laporan ringkas.
Pencatatan akuntansi dan pengendalian akses. Sistem semacam ini menyimpan
berbagai catatan akuntansi secara ekslusif dalam disk magnetis. Untuk menjaga
integritas catatan ini, perusahaan harus mengimplementasikan pengendalian yang

melewati akses ke disk tersebut. Akses tidak sah ke record magnetis akan
membawa konsekuensi yang sama dengan akses ke dokume sumber, jurnal, dan
buku besar, dalam lingkungan manual.

D. Gambaran umum prosedur penggajian


Proses penggajian sesungguhnya adalah sistem pengeluaran khusus. Secara
teori, cek gaji dapat di proses melalui sistem utang usaha reguler dan pengeluaran
kas. Akan tetapi dalam praktiknya, pendekatan ini memiliki beberapa kelemahan:

Prosedur pengeluaran umum yang berlaku untuk semua pemasok tidak


akan berlaku untuk karyawan.
Menulis cek ke karyawan membutuhkan pengendalian khusus
Prosedur pengeluaran umum di desain untuk mengakomodasi arus transaksi
yang relatif lancar

Implikasi Pengendalian
Keunggulan dan kelemahan dari sistem ini hampir sama dengan sistem yang
berada dalam lingkungan sistem bath untuk pengeluaran umum yang telah dibahas
sebelumnya. Sistem ini mendukung akurasi akuntansi dan mengurangi kesalahan
penulisan cek.
Merekayasa ulang sistem penggajian
Bagi perusahaan ukuran menengah dan besar, pemrosesan penggajian sering kali
di integrasikan dengan sistem manajemen sumber daya manusia-MSDM (Human
resource management-HRM). Sistem MSDM harus mendukung dan memproses
berbagai jenis data yang terkait dengan staf perusahaan, termasuk tunjangan
karyawan, perencanaan sumber daya manusia, hubungan karyawan, keahlian
karyawan, kebijakan personalia, serta penggajian. Sistem ini berbeda denan sistem
otomatis sederhana yang telah dijelaskan sebelumnya dalam hal berikut, 1).
Bagian operasional mentransmisikan berbagai transaksi ke bagian pemrosesan data
melalui terminal-terminal, 2). File akses langsung digunakan untuk penyimpanan
data, 3). Banyak preses kini dilakukan secara real-time.

E. Tujuan Audit, Pengendalian, Dan pengujian Pengendalian Siklus


Pengeluaran
Untuk mencapai berbagai tujuan audit ini akan membutuhkan pendisainan
prosedur audit untuk mengumpulkan data yang akan mendukung atau menolak
penilaian pihak manajemen. Berbagai pengendalian khusus yang dibahas dalam
bab ini didasarkan pada kerangka kerja pengendalian ke dalam tiga kategori
umum: pengendalian input, pengendalian proses, dan pengendalian output.

1. Pengendalian Input
Pengendalian ini didesain untuk memastikan agar transaksi valid, akurat, dan
lengkap. Teknik pngendaliannya berbeda beda dalam sistem batch dan real time.
Pengendalian Validasi Data
Dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan transkripsi dalam data transaksi
sebelum data tersebut diproses. Karena kesalahan yang dideteksi lebih dini akan
cenderung tidak masuk dalam catatan akuntansi, prosedur validasi akan sangat
efektif jika dilakukan sedekat mungkin dengan sumber transaksinya.
Menguji Pengendalian Validasi
isu utama audit adalah apakah program validasi dalam sistem edit data
berfungsi seperti yang dimaksudkan sepanjang periode terakhir. Akan tetapi,
pengujian logika program validasi merupakan pekerjaan yang berat. Jika
pengendalian pengembangan dan pemelharaan sistem lemah, auditor memutuskan
bahwa menguji pengendalian edit data akan lebih efisien ketimbang melakukan uji
substantif secara luas.
Dalam kondisi ini ITF atau pendekatan data uji dapat memungkinkan auditor
untuk melakukan pengujian eksplisit terhadap logika validasi. Pengujian ini akan
mengharuskan auditor untuk memahami semua prosedur validasi yang ada.
Auditor harus membuat serangkaian transaksi uji yang komprehensif, meliputi
data yang valid dan salah. Selain pengujian langsung atas logika progarm, auditor
dapat mencapai tingkat kepasian tertentu utnuk mengkaji ualng catatan kesalahan
dalamdaftar kesalahan. Kedua dokumen ini memberi bukti atas efektifitas dari
proses entri data, jenis dan volume kesalahan yang ditemukan, dan cara perbaikan
kesalahan dan pemasukanulangnya ke dalam sistem.
Pengendalian Batch
Digunakan untuk mengelola data transaksi bervolume tinggi melalui
sistem. Tujuannya dalah untuk merekonsiliasi output yang dihasilkan dalamsistem
dengan input yng aslinya dimasukan dalam sistem. Pengendalian ini dimulai pada
tahap input data dan terus dilakukan sepanjang tahapan pemrosesan data.
Informasi yang berada dalam lmbar transmisi harus dimasukan sebagai record
pengendalian secara terpisah yang digunakan sistem untuk memverifikasi
integritas batch terkait.
Menguji pengendalian batch
Uji ini meberikan auditor bukti yang berkaitan dengan penilaian
kelengkapan dan akurasi. Uji ini melibatkan pengkajian ulang lembar transmisi
batch yang diproses selama periode terkait dan rekonsisliasiny dengan daftar
pengendalian batch. Auditor perlu menyelididki kondisis yang tidak seimbang
utnuk menentukan penyebabnya.

Pengendalian Otorisasi Pemebelian


Otorisasi pemebelian sesungguhnya terjadi dalam siklus pendapatan ketika
barang dijual ke pelanggan. Pada saat itu, sistem membandingkan jumlah barang
di gudang dengan titik pemesanan ulang, untuk menentukan apakah perlu
memesan persediaan.
Menguji Pengendalian Otorisasi Pembelian
Karena permintaan pembelian dibuat secara internal, maka permintaan
pembelian seharusnya bebas dari kesalahan administrasi dan tidak membutuhkan
validasi. Akan tetapi, kesalahan logika komputer dalam prosedur ini dapat
menyebabkan hal yang buruk bagi operasional dan keuanganperusahaan yang
mungkin tidak terdeteksi. Ada 2 poin penting yang harus diperhatikan uditor,
auditor harus memverifikasi jumlah pesanan yang benar digunakan ketika
permintaan pembelian dibuat. Kedua, auditor hrus memverifikasi bahwa record
persediaan ditandai dengan sedang dipesan ketika permintaan pembelian
pertama kali dibuat.
Otorisasi Karyawan
Bagian personalia membuat danmemasukkan formulir tindakan personalia
ke bagian penggajian. Dokumen ini digunakan untuk mengubah tarif upah per jam,
potongan gaji, dan klasifikasipekerjaan. Dokumen ini juga mengidentifikasi
karyawan yang diberi otorisasi untuk menerima cek gaji.
Menguji Prosedur Otorisasi Karyawan
Aauditor harus menetuka keberadaan prosedur aygn efektif dalam bagian
persoanlia untuk mengidentififkasi karyawan saat ini, mengkomunikasikan status
mereka secara lengkap dan benarvke fungsi penggajian, dan memonitor
ketaatannya dengan prosedur otorisasi karyawan. Dengan menggunakan data uji,
auditor dapat menilai, kebenaran dari prosedur yang diprogram untuk memvalidasi
keaslian karyawan.
2. Pengendalian Proses
Prosedur proses meliputi prosedur terkomputerisasi untuk memperbaharui file
dan membatasi akses ke data. Bergantung pada tingkat teknologi komputer yang
digunakan, pengendalian proses juga dapat meliputi pengendalian fisik yang
berkaitan dengan aktivitas manual. Pengendalian akan dimulai dengan
mempelajari tiga teknik pengendalian yang berkaitan dengan pembaruan file.
Pengendalian Pembaruan File
Pengendalian run to run menggunakan data pengendalian batch yang telah
dibahas sebelumnya untuk memonitor batch ketika berpindah dari satu prosedur
terprogram ke prosedur lainnya. Pengendalian ini memastikan bahwa setiap run
dalam sistem memproses batch tersebut dengan benar dan lengkap.

Pengendalian Pemeriksaan Urutan


Dalam sistem yang menggunakan file master berurutan (kebanyakan dalam
sistem warisan), urutan record transaksi dalam suatu batch sangat penting untuk
pemrosesan yang benar dan lengkap. Ketika batch tersebut jalan dari satu proses
ke proses lainnya, maka batch harus diurutkan ulang sesuai urutan dalam file
master yang digunakan dalam tiap run. Record faktur dari pemasok yang tidka
sesuai urutannya akan menghambat record selanjutnya diproses, bahkan record
tersebut bisa masuk ke rekening pemasok yang tidak seharusnya.
Pengendalian Validasi Kewajiban
Proses validasi ini melibatkan rekonsiliasi dokumen pendukung yang
meliputi pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur dari pemasok. Dalam
aplikasinya sering terjadi selisih antara harga yang dibebankan dengan jumlah
yang diterima sering terjadi, maka proses validasi akan sulit untuk diotomatiskan.
Untuk menangani masalah ini, maka akan dibutuhkan pemesanan ulang persediaan
dan atau penyesuaian dalam record utang usaha.
File Pemasok yang Valid
file ini berisi daftar para pemasok dengan siapa perusahaan biasanya
melakukan bisnis. Kecurangan dalam hal ini yang sering terjadi adalah adanya
pembayaran ke seseorang yang berpura-pura sebagai pemasok yang sah. Oleh
karena itu sebelum melakukan pembayaran, penerima uang harus divalidasi
dengan file pemasok yang valid. Record yang tidak sesuai akan harus ditolak dan
diselidiki oleh pihak manajemen.
Menguji pengendalian pembaruan file
uji atas pengendalian pembaruan file memberikan auditor bukti yang
berkaitan dengan penilaian pihak manajemen, yaitu keberadaan, kelengkapan, hak
dan kewajiban, serta akurasi.
Pengendalian Akses
Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses tanpa otorisasi dan
tidak sah ke aset perusahaan. Persediaan dan kas adalah aset fisik siklus
pengeluaran. Teknik tradisional untuk membatasi akses ke aset ini meliputi:

Keamanan gudang, seperti pagar,alarm, dan penjaga


Memindahkan aset secara cepat dari dok penerimaan ke gudang
Membayar karyawan melalui cek, bukan secara tunai

Menguji Pengendalian Akses


Pengendalian akses berasda dalam inti integritas informasi akuntansi, oleh
karena itu perlu dilakukan pengumpulan bukti mengenai efektivitas pengendalian
akses yang akan menguji penilaian pihak manajemen atas keberadaan,
kelengkapan, akurasi, penilaian dan alokasi, hak dan kewajiban serta penyajian
dan pengungkapan.

Pengendalian fisik
Pengendalian fisik meliputi berbagai aktivitas manual dan tindakan oleh
manusia yang memulai berbagai prosedur komputer untuk menjaga aset
perusahaan. Pengendalian fisik yang relevan untuk sistem pembelian dan
penggajian adalah sebagai berikut:
Pengendalian sistem pembelian, dilakukan melalui beberapa tahap:

Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang


Pemisahan fungsi buku besar dan utang usaha dari pegeluaran kas
Supervisi bagan penerimaan, dengan adanya supervisi maka akan
mengurangi peluang terjadinya eksposur: kegagalan untuk memeriksa
secara benar aset terkait dan pencurian aset
Rekonsiliasi dokumen pendukung

Pengendalian sistem penggajian, dilakukan beberapa tahap yaitu:

Verifikasi kartu waktu kerja


Supervisi, mengamati proses pemasukkan kartu waktu kerja dan
merekonsiliasi kartu tersebut dengan kehadiran yang sesungguhnya.
Bendahara, penggunaan bendahara yang independen untuk
mendistribusikan cek akan membantu memverifikasi keberadaan karyawan.
Pengendalian ini berguna untuk mengungkap kecurangan dimana
supervisor berupra-pura mendistribusikan cek gaji ke karyawan yang tidak
ada.
Rekening imprest penggajian

Menguji Pengendalian Fisik


Banyak pekerjaan yang biasanya dipisahkan dalam sistem manual, ternyata
dikonsolidasikan dalam fungsi pemrosesan data dengan sistem berbasis komputer.
Dalam lingkungan otomatis, perhatian auditor harus difokuskan pada integritas
program komputer yang melakukan berbagai pekerjaan ini.
3. Pengendalian output
Pengendalian output didesain untuk memastikan bahwa informasi tidak
hilang, slah tujuan, atau rusak dan bahwa system berfungsi sesuai dengan
tujuannya. Penyebab khusus dari kondisi ketidakseimbangan ini mungkin tidak
akan jelas pada tahap ini,tetapi kesalahan tersebut dapat terdeteksi.Berikut ini
adalah beberapa contoh jejak audit pengendalian output:

Laporan perubahan utang usaha


Laporan ini adalah ringkasan yang menunjkkan keseluruhan perubahan
terhadap utang usaha.Angkanya harus direkonsiliasi dengan total faktur pemasok
yang diterima, total pengeluarkan kas, dan buku besar.
Daftar transaksi.
Transaksi yang ditolak karena kesalahan input, harus dimasukkan kedalam
file kesalahan, diperbaiki, dan dimasukkan ulang.Daftar transaksi dan file
kesalahan mencerminkan semua aktivitas ekonomi.

Catatan transaksi
Catatan ini berupa salinan kertas semua transaksi yang berhasil
diproses.Catatan tersebut harus diserahkan ke pengguna yang terkait untuk
memfasilitasi rekonsiliasinya dengan input.
Daftar transaksi otomatis
Semua transaksi yang dilakukan secara internal harus dimasukkan ke
dalam daftar transaksi, dan catatan transaksi ini harus diserahkan ke manajer terkai
untuk dikaji.
Pengidentifikasi unik transaksi
Setiap transaksi yang diproses oleh system harus secara unik diidentifikasi
melalui nomor transaksi. Fitur ini adalah satu-satunya cara praktis untuk
menelusuri transaksi tertentu melalui sebuah basis data yang berisi ribuan atau
bahkan jutaan record.
Catatan kesalahan
Semua kesalahan harus diserahkan ke pengguna terkait untuk mendukung
perbaikan kesalahan dan pemasukan ulangnya.
Menguji pengendalian output
Dalam system yang modern, jejak audit biasanya disimpan online sebagai
file teks yang dapat dibaca dengan program pengolah kata dan
spreadsheet.Ekstraksi data CAAT seperti ACL mampu mencari file daftar (log
file) untuk record tertentu agar dapat memverifikasi kelengkapan dan akurasi dari
laporan output.Auditor juga dapat menguji pengendalian output secara langsung
dengan menggunakan ITF. Sistem ITF ini didesain dengan baik akan
memungkinkan auditor untuk menghasilkan sebuah batch transaksi sampel, yang
meliputi record yang salah, dan menelusurinya ke semua tahapan pemrosesan,
detekdi kesalahan, dan pelaporan outputnya.

F. Uji Substantif Akun Siklus Pengeluaran


Uji subtantif dilakukan auditor untuk mewujudkan tujuan audit yang
berkaitan dengan siklus pengeluaran.Strategi yang digunakan dalam menentukan
sifat, waktu, dan keluasan dari uji subtantif berasal dari penilaian auditor atas
resiko inheren, resiko pengendalian yang tidak dapat dihindari, pertimbangan
materialitas, dan kebutuhan untuk melakukan audit secara efisien.
Risiko dan perhatian audit siklus pengeluaran.
Perhatian auditor eksternal adalah potensi kewajiban dan beban yang
dinyatakan terlalu rendah. Saldo yang dilaporkan biasanya terdiri atas transaksi
yang telah dikaji,divalidasi, dan disetujui pihak manajemen.Usaha untuk
memperbaiki penyajian laporan keuangan dapat melibatkan tindakan yang akan
menekan pengakuan serta pelaporan kewajiban sah yang berkaitan dengan periode
yang diperiksa.Akan tetapi perhatian audit operasional yang lebih luas meliputi
efisiensi proses, kecurangan, dan kerugian karena kesalahan.
Memahami data
Untuk melakukan hal ini, auditor harus memahami system dan
pengendalian yang menghasilkan data terkait serta cirri fisik dari file
asalnya.Auditor juga harus menverifikasi bahwa dia bekerja dengan menggunakan
versi file yang benar untuk analisisnya. Untuk memastikan hal tersebut, auditor
harus memahami prosedur pembuatan cadangan file dan bekerja dengan file
aslinya.
File Persediaan
File persediaan berisi data jumlah, harga, pemasok, dan gudang tiap barang dalam
persediaan produk.Dalam situasi apapun, ketika barang persediaan dijual atau
digunakan dalam produksi, field jumlah barang di gudang akan dikurangi isinya
oleh aplikasi kiomputer.
File pesanan pembelian
File ini berisi record pembelian yang dimasukkan ke pemasok.Record
tersebut tetap terbuka sampai persediaan tiba.Dengan memberikan nomor laporan
penerimaan ke dalam field yang disediakan dalam record tersebut, maka record
tersebut akan ditutup.
File barang pesanan pembelian
File pesanan pembelian dikaitkan dengan nomor pesanan pembelian dan
nomor barang.Kedua kunci ini dibutuhkan untuk secara unik membentuk tiap
record dalam file tersebut.Kedua kunci ini jga memberikan hubungan ke record
terkait dalamj file pesanan pembelian dan persediaan.
File laporan penerimaan
Ketika barang yang dipesan tiba dari pemasok, maka barang tersebut akan
dihitung serta diperiksa, dan dokumenpun akan dibuat.Sistem secara otomatis akan

melakukan berbagai pekerjaan berikut ini:1,meningkatkan nilai field jumlah


barang di gudang dalam record persediaan.2,mengeluarkan status dipesan ulang
dengan mengembalikan field nomor pesanan pembelian ke nol.3,membuat laporan
penerimaan untuk mencatat peristiwa tersebut, dan 4,menutup record pesanan
pembelian dengan memberikan nomor laporan penerimaan ke dalam field yang
disediakan.
File voucher pengeluaran kas
File ini atau sring disebut dengan (Disbursement voucher file) memberikan
informasi penting bagi auditor, diantaranya adalah:1,file ini adalah catatan waktu
dan nilai faktur dari pemasok yang diterima. 2, file ini adalah jurnal cek yang
ditulis untuk membayar rekening perdagangan dalam periode terkait, dan 3, barang
yang belum dibayar (voucher yang belum dibayar) dalam file tersebut merupakan
saldo utang usaha perusahaan yang belum jelas.
Prosedur pembuatan file
Auditor dapat menentukan nama file dan lokasinya dalam mainframe atau
PC. ACL kemudian akan meminta auditor untuk menentukan struktur file dalam
hal panjang tiap field dan jenis data yang terdapat pada setiap field (numeris,
karakter, atau tanggal). Ketika data telah dilengkapi, maka akan disimpan dengan
nama unik yang diberikan oleh auditor.Semua file tersebtu dimasa mendatang
akan dapat dilakukan dengan hanya memilih definisi data dari menu ACL. ACL
secara otomatis akan mencari file tersebut dan menampilkannya di layar, dimana
auditor dapat mengkaji serta mengolah isinya.
Menguji penilaian akurasi dan kelengkapan
Dalam siklus pengeluaran, kajian analitis dapat memberikan auditor
perspektif umum mengenai tren dalam utang usaha dan berbagai beban
lainnya.Beban saat ini dapat dibandingkan dengan beban historis dan anggaran
menejemen.Tren atau selisih yang tidak biasa akan tampak dan dapat dipelajari
untuk dicari penyebabnya.
Data bebab dan utang usaha perusahaan berukuran menengah hingga besar
dapat berisi ribuan atau bahkan jutaan record. Tidak seperti prosedur analitis yang
dilakukan tanpa menggunakan CATT, uji subtantif atas perincian saldo untuk
volume data seperti ini tidak dapat dilakukan secara efektif tanpa menggunakan
CAATT.
Meninjau voucher pengeluaran kas untuk melihat tren yang tidak wajar dan
pengecualian.
Langkah ini merupakan salah satu prosedur audit yang berguna untuk
mengidentifikasi potensi resiko audit yang melibatkan pemindaian file data untuk
mencari transaksi dan saldo akun yang tidak wajar.Akan tetapi sejumlah besar
pemasok dengan saldo-saldo kecil juga mengidikasikan perlunya untuk
mengonsolidasikan aktivitas bisnis.

Auditor dapat menggunakan fitur stratify dan classify di ACL untuk


mengidentifikasi berbagai karakteristik dan anomaly yang terkait dengan prosedur
utang usaha.Kedua fungsi ini digunakan untuk mengkelompokkan data kedalam
interval yang telah ditetapkan, menghitung jumlah record yang masuk ke tiap
interval tersebut, dan mengakumulasikan nilai keuangan untuk tiap interval
tersebut.Fungsi stratify mengelomokkan data keuangan kedalam strata tertentu.
Mengkaji harga faktur yang akurat
Auditor menverivikasi akurasi harga dengan mebandingkan harga pada
faktur dengan harga pada pesanan pembelian, hanya berdasarkan sampel.Dari
ribuan sampel yang diproses selama periode terkait, mungkin hanya seratus atau
dua ratus yang dapat diuji secara manual.ACL memungkinkan auditor untuk
membandingkan berbagai harga yang dibebankan di setiap faktur dalam periode
yang sedang dikaji.Uji tersebut melibatkan file voucher pengeluaran kas dan file
pesanan pembelian.
Menguji penilaian kelengkapan, keberadaan, serta hak dan kewajiban
Persediaan yang diterima dari pemasok yang valid sehubungan dengan
pesanan pembelian yang telah diotorisasi akan menimbulkan kewajiban. Akan
tetapi, dalam kebanyakan system, pemicu yang menyebabkan adanya pengakuan
kewajiban dan pencatatannya sebagai utang usaha adalah penerimaan faktur
pemasok yang sering kali dating lebih lambat dari barangnya.
Pencarian kewajiban tidak tercatat
Menggunakan fitur join yang tedapat pada ACL, kedua file ini dapat saling
dibandingkan untuk mencari keberadaan record yang tidak sesuai satu sama lain.
Kedua file yang digabungkan itu harus disusun berdasarkan kunci bersama yang
berdasar nomor pesanan pembelian. Jika file output berisi semua record, auditor
akan harus mengkaji informasi ini dengan pihak manajemen untuk menentukan
apakah telah dilakukan penyesuaian atas saldo utang usaha.
Mencari voucher pengeluaran kas tidak sah.
Dengan memilih file voucher pengeluaran kas sebagai file primer dan file
laporan penerimaan sebagai file sekundar, maka uji seperti diatas akan
menghasilkan sebuah file voucher yang tidak memiliki record penerimaan
persediaan. Hal ini dapat menunjukkan adanya pembayaran yang disetujui hanya
pada dasar penerimaan faktur pemasok, bukan pada verifikasi tambahan atas
persediaan yang dipesan dan yang benar-benar diterima.
Mengkaji cek ganda ke pemasok.
Auditor dapat menguji duplikasi record dalam sebuah file yang besar
dengan menggunakan fitur Duplicate ACL.Field atau gabungan field dapat
digunakan untuk menguji duplikasi record.Akan tetapi, auditor harus memahami
hubungan antar file untuk dapat membuat kesimpulan yang berarti dari hasil
pengujian.

Mengaudit akun gaji dan akun terkait lainnya


Menguji akun gaji dan akun terkait lainnya untuk melihat kelengkapan dan
akuransinya, terutama akan melibatkan berbagai prosedur analitis dan kajian atas
pengeluaran kas yang dilakukan dalam periode berikutnya. Auditor harus menguji
akurasi matematis ringkasan gaji dan menelusuri total record penggajian serta
akun-akun dalam buku besar. Fitur stratify ACL dapat membantu auditor
mendeteksi tren yang tidak wajar dan saldo abnormal dalam file penggajian.

SUMBER :
http://akuntansi-teori-praktek.blogspot.com/2014/07/audit-siklus-pengeluaran.html

COVER