RINGKASAN MATA KULIAH

SISTEM INFOMASI MANAJEMEN

MENGATUR FUNGSI SISTEM INFORMASI

Disusun Oleh:
Y. DJOKO SUKOCO

S411308041

MAGISTER MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2014
[1]

MENGATUR FUNGSI SISTEM INFORMASI

Pemimpin IS harus aktif mengelola teknologi dan sumber daya manusia yang meliputi sumber
daya informasi organiasasi. Manajer IS dan manajer bisnis harus mampu menyelesaikan
masalah untuk menciptakan sistem manajemen yang efektif bagi sumber daya informasi
organisasi. Kesuksesan akan dicapai dengan secara aktif melaksanakan projek melalui
rencana, kebijakan dan organisasi yang efektif dalam membangun sistem manajemen secara
menyeluruh. Banyak manajemen membuat perubahan yang dramatis pada sistem manajemen
mereka.
I.

Tantangan yang Dihadapi Pemimpin IS

Mengapa evolusi dari manajemen IS dicampur dari sentralisasi dan desentralisasi semua
unit dan tingkatan? Pada dasarnya perubahan merefleksikan tren dalam aplikasi
teknologi dan data, peningkatan pemahaman teknologi informasi oleh manajer, dan
perubahan dalam faktor lingkungan. Beberapa pengaruh kritis ditinjau dalam bab ini
sebagai usulan dasar.
A. Perubahan Teknologi Yang Cepat
Banyak manajer yang memiliki data pada PC mereka daripada di lemari file
mereka.

Dengan

tanggungjawab

adanya

lokal

untuk

teknologi
operasi,

distribusi
back-up

mendatangkan
dan

recovery,

kebutuhan
keamanan,

pengembangan, pendidikan, dan perencanaan. Setiap kebutuhan untuk mengatur

teknologi distribusi terdapat kebutuhan untuk memastikan desktop dan departemen
teknologi tidak menjadi pulau yang diisolasikan dari otomatisasi. Pusat kelompok
IS selalu koordinasi, berukuran standart, teknologi persediaan dan aplikasi serta
data selalu diatur oleh mereka.
B. Ledakan Aplikasi dan Data
Pada saat ini, bagian terpenting dari misi unit pusat IS adalah memfasilitasi
pengembangan distribusi bagi kepentingan seluruh organisasi. Sering organisasi IS
telah terpisah, dengan beberapa sistem analisis dan merancang aktifitas sistem yang
melaporkan ke unit bisnis. Bersama reorganisasi, manajer bisnis harus berperan
[2]

secara langsung dalam pengembangan sistem, pengaturan sistem profesional dan

negosiasi dengan manajer lain yang saling berhubungan.
C. Pertumbuhan Pemahaman Manajemen Bisnis tentang Teknologi
Saat ini terdapat peningkatan ketrampilan dan kesadaran yang lebih besar antar
profesional nonsistem. Manajemen senior dari yang pernah ada merasa nyaman
dengan melihat data sebelum mereka mengambil keputusan. Dengan banyaknya
penggunaan dan pengembangan sistem oleh manajer bisnis mendorong adanya
kebutuhan untuk sistem tambahan. Banyak organisasi IS mengembangkan data
gudang atau fungsi kegunaan, dimana peran terpenting adalah manajemen dan
transfer data antara data suplier dan konsumen dengan organisasi. Walaupun
mereka telah berubah, menjadi sangat sibuk dari sebelumnya dan masih dalam
kebutuhan teknikal dan manajemen personel yang berkualitas. Sangat kelihatan
dengan jelas bahwa organisasi IS akan terus berubah daripada bagian lainnya dalam
keuangan, pemasaran dan produksi.
D. Goncangan Dari Luar Yang Sering Terjadi
Perkembangan dari luar sering menjadi penyebab utama perubahan dalam
organisasi IS. Sebagai contoh, deregulasi dari industri telekomunikasi memaksa
organisasi untuk mengatur aspek data dan menyatakan suara yang sebelumnya telah
dipercaya kepada penjual. Peraturan Internasional dalam aliran data transborder dan
perbedaan yang luas dalam tingkat tarif buruh telah membuat organisasi untuk
mempertimbangkan kembali sistem baru yang telah dibangun dan dioperasikan
serta data masuk yang diselenggarakan agar lebih ekonomis. Sangat kurangnya IS
yang berkualitas telah mendorong organisasi untuk mengharapkan produktivitas
yang bagus dari staff yang telah ada dan hasil dari distribusi sistem kerja
profesional non IS. Organisasi juga lebih mempercayakan untuk membeli software
dari industri aplikasi software. Ledakan pertumbuhan Internet telah menantang IS
untuk melihat kembali hubungan antara perusahaan dengan konsumennya dan
supplier.
II.

MENGELOLA ASET PADA ORGANISASI IS

[3]

Menghadapi tantangan dan perubahan, bagaimana pemimpin IS dan manajer bisnis

bersama-sama merancang sistem manajemen IT yang sukses? Pada daerah mana yang
lebih membutuhkan perhatian? Daftar dari Figure 15.1 berisi 10 daerah yang
membutuhkan perhatian.
A. Suatu Peran Yang Disetujui Oleh Organisasi IS
Peran dari organisasi IS telah mengalami perubahan, namun kadang hal tersebut
tidak jelas oleh pemegang fungsi. Apakah misi atau peran dari organisasi IS,
bagaimana kinerja dari tugas tersebut dan bagaimana organisasi menyelesaikan
pekerjaan tersebut?. Trend pada umumnya, manajer bisnis senior mengharapkan
orientasi kedepan organisasi IS dapat mengantisipasi kebutuhan informasi yang
dibutuhkan. Hal ini berarti manajemen bisnis senior mengharapkan unit IS untuk
menyeimbangkan aktifitas mereka dengan aktifitas seluruh bisnis. Agar lebih
spesifik, harapan tersebut berarti:
a.

Mendemonstrasikan pemahaman mengenai bisnis, melalui kesadaran akan

perencanaan serta strategi bisnis dan menutup komunikasi dengan manajer
bisnis.

b.

Merespon sistem secara cepat untuk merubah kondisi bisnis (tidak menunggu
bertahun-tahun untuk sistem strategi penting yang akan dibangun)

c.

Membantu merancang kembali proses bisnis agar lebih responsif kepada

konsumen, membawa produk kepasaran dengan cepat, atau meningkatkan
kualitas proses bisnis

d.

Memastikan bisnis dapat mengambil bagian, bahkan memimpin, dalam

pertumbuhan pengembangan e-commerce

e.

Memelihara konsumen akhir, tidak hanya dalam operasional, namun juga

dalam pikiran mereka

f.

Sistem dibangun untuk langsung menyediakan dan keuntungannya dapat

diidentifikasi secara langsung oleh konsumen akhir, kemudian membangun
hubungan dengan konsumen

g.

Membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik dengan informasi

h.

Menggunakan teknologi informasi untuk menopang keuntungan kompetitif dan

meningkatkan market share

[4]

i.

Membantu bisnis untuk mengintegrasikan teknologi informasi kedalam setiap

bagian bisnis.

Sebuah catatan penting bahwa harapan yang mendominasi dari fungsi IS secara
tradisional adalah penyimpanan uang melalui efisiensi biaya (seperti pengurangan
tenaga kerja beralih ke otomatisasi) tidak termasuk dalam hal ini. Walaupun dalam
jangka pendek yang dapat diukur manfaatnya tetap merupakan hal yang penting,
harapan pada saat ini lebih menyeluruh dan kompleks daripada hanya mengurangi
biaya saja.
Pada umumnya peran dari organisasi IS (baik pusat dan unit distribusi) adalah
mengurusi informasi dan sumberdaya IT dari organisasi, seperti organisasi
keuangan mengurusi sumberdaya keuangan. Peran yang dilibatkan secara spesifik:
a.

Menyebarkan sumberdaya IT secara keseluruhan kedalam organisasi serta

mendukung usaha organisasi untuk mengambil bagian dalam e-commerce

b.

Memudahkan penggunaan sumberdaya secara produktif dan efektive, tidak

hanya saat ini namun juga untuk masa depan

c.

Memimpin pengembangan visi dan merancang teknologi informasi yang akan

mendukung penyebaran sistem baru secara cepat (baik melalui pengembangan
software yang asli maupun produk paket)

d.

Mengkomunikasikan visi dan merancang organisasi secara keseluruhan serta

menunjukkan implikasinya dalam bisnis

e.

Memelihara pengawasan manajerial dan keutuhan sumberdaya informasi

merupakan hal yang paling penting

f.

Mencatat data korporasi dan perpindahan data diantara sistem

g.

Membuat sekarang dan teknologi informasi baru akan berada pada biaya yang
rendah

h.

Membantu manajer bisnis agar nyaman dengan teknologi informasi dan dapat
mengetahui lebih banyak penggunaan teknologi informasi secara efektif

i.

Mengembangkan hubungan dengan manajer bisnis agar mengeksploitasi

teknologi untuk nilai bisnis serta mempengaruhi produk dan jasa yang
disediakan oleh organisasi.

[5]

Kerjasama antara pemimpin IS dan manajer bisnis senior terbukti selalu bermanfaat
dalam menjelaskan bagaimana teknologi informasi dimanfaatkan dalam organisasi
dan bagaimana seharusnya fungsi IS itu. Figure 15.2 berisi contoh pernyataan dari
nilai dan kepercayaan mengenai teknologi informasi secara garis besar yang dibuat
secara bersama antara pemimpin IS/manajemen bisnis senior.
B. Kepemimpinan IS Yang Efektif
Pada kebanyakan organisasi, seseorang dapat diidentifikasikan sebagai eksekutif
yang membuat laporan aktifitas manajemen IT secara terpusat, orang tersebut
mungkin manajer bagian IS, direktur, atau kepala presiden; pada organisasi yang
lain, orang tersebut bisa seorang eksekutif keuangan atau eksekutif administrasi.
Sejak pertengahan 1980-an, organisasi telah menciptakan peran dari Chief
Information Officer (CIO) untuk meminpin manajemen IT. Baru-baru ini,
beberapa organisasi (khususnya yang terlibat dalam Internet) membentuk seorang
Chief Technology Officer (CTO) yang memfokuskan pada bagaimana teknologi
informasi dapat digunakan untuk meningkatkan bisnis. CIO merupakan bagian dari
tim pegawai organisasi. Ia adalah salah seorang eksekutif yang bertanggungjawab
untuk membuat strategi keputusan bagi seluruh organisasi.
C. Tugas Kepemimpinan IS Senior
Diatas semuanya itu, CIO bertanggungjawab untuk memandu dan meyeragamkan
sumberdaya teknologi informasi organisasi secara keseluruhan- aplikasi internet,
aplikasi kantor, proses transaksi, telekomunikasi, dan mungkin merancang kembali
usaha untuk pengujian proses bisnis. Meskipun berbeda divisi, bentuk bisnis atau
bawahan mempunyai eksekutif informasi sendiri namun kepemimpinan IS pusat
selalu berkoordinasi dengan semua sumberdaya
Meskipun suatu ide merupakan kenyataan, peran dari CIO tetap muncul. Pada
beberapa kasus, CIO mungkin tidak mempunyai otoritas yang ia butuhkan untuk
menyelesaikan tanggungjawab dari posisinya. Tidak semua CIO melaporkan secara
langsung kepada CEO atau presiden.
D. Isu Manajemen Senior IS
[6]

Berbagai studi terbaru pada tahun terakhir menjadi perhatian yang utama dari
eksekutif senior IS termasuk CIO. Dimana daftar yang tepat dan rangking isu yang
berbeda dari tahun ke tahun, beberapa pola telah muncul. Dibawah ini akan
memunculkan ringkasan dari harapan bisnis terhadap manajemen IS
a.

Meningkatkan data dan perencanaan IT, khususnya menghubungkan IS ke

bisnis. Dengan perubahan bisnis dan teknologi yang cepat (mis: menjual lewat
internet), beberapa rencana tidak mudah, namun hal tersebut penting untuk
mengantisipasi kebutuhan informasi dan mengatur sumberdaya dengan
bijaksana.

b.

Manfaat nilai bisnis melalui IT: Sistem memungkinkan organisasi untuk

mencapai keuntungan kompetitif sehingga memberikan organisasi jarak dan
perhatian yang akan menolong untuk membuat beberapa perubahan dalam
manajemen IT

c.

Memudahkan organisasi untuk mempelajari mengenai dan melalui teknologi

informasi. Pada saat tertentu pelatihan mengenai bagaimana menggunakan
informasi untuk membuat keputusan yang lebih baik dapat menjadi fungsi
penting dari kepemimpinan IS senior.

d.

Menyaring peran dan posisi unit IS: CIO terkait dengan kemampuan organisasi
IS untuk proaktif dan tanggungjawab yang seharusnya didistribusikan untuk
mencapai imbalan tertinggi dari seluruh perusahaan.

e.

Memandu pengembangan pemakai akhir: Pengembangan sistem oleh pemakai

akhir secara langsung atau melalui staff IS dalam line organisasi merupakan
alternatif utama untuk membangun sistem.

f.

Mengatur data organisasional sebagai aset: Pada bab 14 telah dijelaskan

mengenai isu ini, dimana telah meningkatkan daftar perhatian untuk CIO

g.

Mengukur keefektifan IS: Sering strategi dan sistem pendukung keputusan

yang diperkenalkan menjadi sulit untuk menunjukkan kontribusi dari informasi
dan perencanaan IT serta tim perancang. Kemudian sumberdaya IT mungkin
memotong waktu kecuali jika kontribusi yang nyata dapat ditunjukkan.

h.

Mengintegrasikan teknologi informasi: Sering, peran utama dari CIO adalah

menggabungkan jasa dan teknologi IS

i.

Perkembangan sistem personil: Penemuan dari staff yang banyak mengetahui

beberapa strategi teknologi seperti sistem perencanaan sumberdaya perusahaan,
[7]

alat untuk merancang Web, dan network telekomunikasi global memiliki

perhatian khusus. Memotivasi sistem personil untuk lebih produktif dan sadar
akan kebutuhan bisnis juga membutuhkan perhatian dari CIO dan manajer IS
lainnya.
E. Peran Aktif Manajer Bisnis
Penting bagi CIO (sama pentingnya dengan manajer senior IS lainnya) untuk
membangun hubungan kerja yang kuat dengan manajer puncak lainnya. Hal
tersebut dapat dicapai kecuali jika senior IS adalah seseorang sebaya dalam otoritas
dan tanggungjawabnya, misi dan visi departemen IS harus dikomunikasikan secara
jelas, dan manajer bisnis lainya harus melihat IT sebagai wilayah yang tidak dapat
diatur dengan pembagian ke personil tingkat rendah.
Apa yang harus digambarkan sebagai kerjasama bisnis IS, hubungan kerjasama,
dan komunikasi secara terbuka yang jelas dengan teman sebaya dan bawahan
mereka? Manajer bisnis harus terbuka seperti kerjasama dan komunikasi secara
terbuka sehingga dapat diterima oleh teman sebaya dan bawahan mereka. CIO dan
manajer IS senior lainya harus berkomitmen untuk bekerja dalam isu non IT
F. Pengertian Kerjasama
Kerjasama adalah strategi kritikal bagi manajemen IS. Berdasarkan pada hubungan
jangka panjang antara IS dan manajemen bisnis. Rekan berbagi merupakan kunci
tujuan umum. Rekan mencari manfaat dari beberapa pihak individu. Kerjasama
berdasarkan pada kepercayaan timbal balik seperti berbagi manfaat, tanggungjawab
dan resiko. Tujuannya adalah mencapai kontribusi yang baik untuk IT, untuk
manfaat organisasi. Beberapa rekan memahami dan menghargai proses bisnis yang
mempengaruhi kinerja organisasi. Seorang rekan akan menghormati sumberdaya
yang berbeda dan kemampuan dari rekan lainnya.
G. Penerapan Kerjasama
Atribut dari tujuan kerjasama yang sesungguhnya, kerjasama kadang-kadang
dimulai dengan menjelaskan otoritas rekan (seperti perjanjian pernikahan). Figure
15.4 diciptakan oleh Komite Kebijakan dimana sekarang merupakan nilai focal
[8]

untuk mengembangkan kerjasama. Beberapa pembahasan dari beberapa kelompok

telah dipusatkan pada beberapa penyalahgunaan yaitu sempitnya otoritas,
sempitnya cara pandang, keanggotan yang tidak sesuai dan masalah yang
menumpuk pada komite. Ketika telah dirancang dengan baik maka beberapa
kelompok dapat menggunakan efektifitas untuk:
a.

Membangun prioritas untuk pengembangan sistem dan arah IS

b.

Memeriksa kemajuan petunjuk yang telah diterbitkan

c.

Mengalokasikan sumberdaya yang langka untuk mencapai tujuan bisnis

d.

Mengkomunikasikan perhatian, isu dan kemungkinan yang lain yang masih

bisa ditolong

e.

Menyediakan pendidikan dan pengembangan berbagai pemikiran

f.

Mengembangkan tindakan tanggungjawab dan kepemilikan

Kerjasama berarti menyelesaikan permasalahan bersama-sama dan mengatur bisnis,

tidak dibagi-bagi. Komite yang baik akan membimbing kepemimpinan IS dengan
profesional.
H. Strategi Outsourcing
Banyaknya jumlah organisasi yang menyewa jasa profesional IS dari luar untuk
menaikkan operasional IS mereka. Pendekatan manajemen IT pada umumnya
disebut outsourcing. Baru-baru ini, aplikasi penyedia jasa (ASPs) telah
mengembangkan sistem penyedia total yang berkisar dari aplikasi kegunaan
tunggal seperti kecerdasan kompetitif hingga aplikasi yang lebih luas seperti sistem
perencanaan sumberdaya perusahaan.
I.

Nilai Ekonomis Dari Outsourcing

Beberapa pergerakan dari outsourcing dikendalikan oleh kebutuhan untuk downsize
dan merespon organisasi lain yang memiliki perubahan yang berlangsung secara
signifikan (merger, akusisi, dan divestasi). Dengan terjadinya perubahan sering
terjadi pergeseran yang mendadak terhadap permintaan kekuatan komputasi. Moad
(1993) menyatakan bahwa manfaat utama dari First Fidelity Bancorporation
(FFB)-EDS , kesuksesan outsourcing adalah dalam kecepatan dan efisiensi dimana
FFB dapat mengintegrasikan sistem yang diperoleh institusi
[9]

Outsourcing juga memperbolehkan sebuah perusahaan dengan permintaan proses

komputer yang berubah-ubah untuk membayar hanya ketika outsourcing tersebut
digunakan,

daripada

membangun

pusat

data

untuk

beban

puncak

dan

membiarkannya hingga periode lain.

Beberapa perusahaan telah meilih untuk outsource operasi IS karena sulit untuk
mempertahankannya karena adanya perubahan teknologi dan untuk menyewa serta
memelihara staf yang memiliki keahlian tinggi, terutama dalam daerah non-urban.
J.

Membuat Keputusan Secara Benar

Keputusan untuk outsource harus dipandang baik sebagai perbaikan fitur jasa atau
isu biaya dan sebagai strategi yang dipilih. Bagaimanapun, telah outsource fungsi
IS sebagai strategi kritikal dalam respon jangka pendek atau darurat dan sesudah itu
kehilangan kelebihan kompetitifnya yang dibawa oleh staff IS.
Pengembangan sistem kontrak dan pemrograman sama baiknya seperti sistem
pembelian dan software aplikasi kedua-duanya merupakan format dari outsourcing.
Karena bagian terbesar dari biaya IS adalah personil dan karena sebagian personil
IS dalam sistem pengembangan, biaya utama-penurunan manfaat mungkin datang
dari outsourcing jika rekan outsourcing dapat meningkatkan produktifitas alat yang
digunakan dalam proses.
Pengaturan outsourcing yang sukses adalah adanya hubungan win-win antara
perusahaan dan the outsourcer. The outsoucer harus tahu dan memperhatikan bisnis
sebanyak klien eksekutif lakukan. Kadang-kadang outsourcer mempunyai keahlian
dalam industri tertentu (sebagai contoh: retail atau perawatan kesehatan). Dalam
beberapa kejadian, perhatian dapat diartikan sebagai memastikan bahwa the
outsourcer tidak meletakkan dalam situasi dimana personil dapat membocorkan
informasi persaingan. Seorang outsourcer juga dapat menolong perusahaan
memberikan saran mengenai keputusan teknologi, tidak hanya solusi yang
menyenangkan bagi outsourcer. Kontrak outsourcing seharusnya menampung
pertumbuhan dan ekspansi dalam bisnis. Beberapa faktor kunci dalam menyeleksi
penjual outsourcing adalah:
[10]

a.

Reputasi penjual, yang meliputi pemahaman bisnis dan standar teknologi

b.

Kualitas jasa yang berarti perbandingan keuntungan yang berlebih dalam jasa

c.

Harga yang fleksibel, dengan pengertian biaya yang efektif karena seperti
peningkatan volume pemrosesan atau penambahan jasa, biaya dapat ditambah

K. Sistem Pembiayaan Yang Pantas

Jasa tekonolgi informasi adalah mahal. Sistem IT adalah kompleks dan personil IS
merupakan karyawan yang mendapat gaji tinggi dalam perusahaan. Sistem yang
dibangun bertahun-tahun kadang-kadang menghabiskan budget yang berlebihan.
Sistem manajemen IT yang efektif harus berhati-hati dalam mengukur biaya IT,
memungkinkan pemahaman dari dampak adanya sistem baru dan sistem yang telah
ada serta menemukan cara untuk mendanai operasi IS dan sistem yang baru.
L. Mengatur Biaya IT.
Tipikal pengukuran biaya IT adalah sebagai berikut:
a.

Total anggaran IT sebagai persentase dari jumlah revenue, income, premium,

deposito organisasi atau indikator lainnya dari aktifitas keuangan secara
keseluruhan organisasi

b.

Total anggaran IT sebagai persentase dari total anggaran organisasi

c.

Biaya personil IS sebagai persentase dari total gaji dan upah personil
profesional organisasi

d.

Ratio biaya hardware dan software dalam biaya personil

e.

Biaya untuk hardware dan software IT per-manajerial atau per-pengetahuan

pekerja

Dalam mengkombinasikannya, pengukuran ini harus digunakan secara hati-hati

karena banyaknya definisi dan masalah pengukuran:
a.

adalah Beberapa biaya IT tidak ditampilkan karena tingginya distribusi dari

pemrosesan imformasi dalam organisasi pada umumnya. Tidak semua biaya
ditampilkan sebagai item anggaran departemen IS dan tidak semuanya
dibelanjakan untuk organisasi IS. Hardware dan software komputer personel,
[11]

pelatihan, dan jasa dapat dibeli sebagai biaya kantor pada umumnya atau
sebagai kategori biaya lainnya.
b.

Tidak adanya hubungan manfaat secara langsung dimasukkan dalam ukuran

ini. Biaya tanpa manfaat memberikan gambaran yang sangat tidak lengkap

c.

Manfaat yang terjadi setelah beberapa pengembangan biaya yang terjadi dan
keterlambatan yang tidak dipertimbangkan dalam ukuran ini. Manfaat langsung
dapat terjadi cepat, namun manfaat sekunder dari difusi teknologi dan cara baru
dari pengerjaan bisnis tidak muncul selama bertahun-tahun.

M. Mengukur Manfaat
Tidak ada yang sederhana, langkah yang dapat dipercaya untuk mengukur nilaimanfaat tambahan dari teknologi informasi. Biaya IT sangat mudah untuk dilihat;
nilai IT secara tipikal tidak dapat diukur (seperti nilai dari pendiidikan bisnis).
Organisasi harus menangkap dan mengikuti jejak pengukuran dari kinerja IS dari
waktu ke waktu yang dapat digunakan sebagai indikator yang terbaik sehingga nilai
dapat ditafsirkan, perubahan dapat dijelaskan dan perbandingan yang layak dibuat.
N. Mengawasi Biaya IS
Mekanisme utama untuk mengawasi keuangan IT adalah anggaran organisasi IS.
Salah satunya adalah dengan menbagi biaya dalam empat kelompok utamapersonil, perlengkapan dan software, jasa luar, dan ongkos exloitasi. Namun tidak
semua organisasi menggunakan wilayah itu. Karena isu laporan dan pengukuran,
beberapa statistik individu dapat menyesatkan, namun beberapa observasi nampak
valid:
a.

Ukuran yang paling umum, pembelanjaan IT sebagai persentase pendapatan

atau asset, bervariasi secara ukuran dan luas dari perusahaan.

b.

Biaya personil merupakan bagian terbesar dari anggaran IT, yang bertipikal
lebih dari 50 persen (tergantung industrinya) dari jumlah total.

Anggaran IS tergantung permintaan untuk sistem baru. Seperti peningkatan aplikasi

portofolio, tekanan terbesar anggaran terjadi pada kebutuhan perawatan. Tanpa
keuntungan produktivitas yang cukup besar, memudahkan terjadinya double digit
tahun anggaran depertemen IS meningkat.
[12]

O. Sistem Chargeback
Terdapat banyak aspek positif untuk pembebanan pada jasa IS, namun seperti pusat
profit dan rencana transfer harga, jangka pendek maupun jangka panjang dan
manfaat menjadi sulit agar seimbang. Manajer bisnis mengadopsi perilaku untuk
mengambil kelebihan dari struktur harga.
Organisasi biasanya mengadopsi proses chargeback untuk jasa IS atau untuk alasan
sebagai berikut:
a.

Untuk biaya penugasan bagi yang mengkonsumsi dan manfaat dari IT

b.

Untuk mengawasi penggunaan yang boros pada sumber IT dengan mendorong

pemakai agar membandingkan manfaat dengan biaya dan memisahkan
penggunaan yang tidak menguntungkan

c.

Untuk menguasai suatu kepercayaan bahwa biaya IT yang tidak penting

menjadi tinggi

d.

Untuk menyediakan incentif dengan memberikan subsidi dari jasa tertentu atau
penggunaan teknologi yang inovatif

e.

Untuk merubah proses anggaran depertemen IS agar lebih mudah dikendalikan,

kemudian memberikan penghargaan kepada organisasi IS karena telah
meningkatkan jasa dan efisiensi yang lebih baik

f.

Mendorong manajer line agar lebih banyak mengetahui konsumen IS karena

mereka harus membayar secara langsung untuk beberapa pendukung.

Harga transfer dapat dikembangkan secara luas dan menyeluruh dari seluruh
aktifitas IS termasuk biaya untuk:
a.

Waktu personil

b.

Penggunaan komputer atau wall clock time (siklus komputer yang digunakan)

c.

Ruang file disket

d.

Jumlah proses transaksi

e.

Jumlah dari memori utama komputer yang digunakan (per-unit waktu)

f.

Jumlah layar atau halaman Web yang diakses.

Sistem chargeback untuk aktifitas IT dapat menjadi sumber gangguan terbesar

antara organisasi IS dan manajer bisnis, kecuali satu dengan yang lain setuju
[13]

dengan struktur biaya akan dikembangkan. Sistem chargeback yang sukses

seharusnya menyertakan karakter sebagai berikut:
a.

Dapat dimengerti: Laporan sistem chargeback yang dapat dimengerti

digunakan dalam pola bisnis dimana manajer bisnis dapat menghubungkan
dengan aktifitas mereka sendiri, tidak hanya operasional komputer. Sebagai
contoh: tugas pesanan per konsumen, faktur, atau laporan yang lebih
berhubungan dengan aktifitas bisnis daripada jumlah input/output komputer
atau siklus mesin yang digunakan

b.

Cepat dan feedback yang tetap: Biaya dapat dilaporkan secepatnya setelah
aktivitas dimana mereka saling berhubungan. Jadi penggunaan dan biaya dapat
dihubungkan secara dekat dan jumlah biaya dapat dimonitor secara akurat oleh
mereka yang bertugas mengawasi

c.

Dapat dikontrol: Aktivitas yang dibebankan manajer bisnis harus dapat

dikontrol (sebagai contoh: pengulangan pekerjaan komputer karena kesalahan
operator yang tidak dapat dikontrol)

d.

Dapat dipertanggungjawabkan: Tanggungjawab manajer untuk menggerakkan

aktifitas IS harus dapat diidentifikasi dan harus dapat dipertanggungjawabkan

e.

Berhubungan dengan manfaat: Manajer harus melihat hubungan antara biaya

dan manfaat sehingga mereka dapat menyeimbangkan nilai dari jasa IS dengan
apa yang telah mereka habiskan

f.

Konsisten dengan IS dan tujuan organisasi: Penugasan harus dirancang agar

dapat mencapai tujuan dari bisnis dan tujuan dari organisasi IS. Kemudian
penugasan harus mendorong penggunaan dari jasa teknologi informasi yang
penting, penggunaan yang efisien dari jasa dan teknologi yang langka,
pengembangan sistem yang mematuhi standar rancangan.

P. Staff IS/Pengembangan Pemakai

Sebuah sistem manajemen IT yang efektif akan mengalokasikan sumber-sumber
yang signifikan untuk melanjutkan pengembangan profesional baik personil IS
maupun pemakai. Dalam lingkungan yang perubahan teknologinya sangat cepat
dan permintaan bisnis, hasil yang signifikan dalam pelatihan teknologi sangat
diperlukan.

[14]

Figure 15.5 berisi daftar judul pekerjaan dan ringkasan deskripsi untuk posisi
manajemen IS yang memungkinkan dalam tipikal organisasi IS. Tergantung dalam
struktur departemen IS, posisi tersebut mungkin berada dalam unit bisnis, dalam
divisi kelompok atau dalam unit korporat IS.
Komunitas manajer bisnis dan pemimpin IS berbagi dalam penyediaan pelatihan IT
bagi semua pemakai. Figure 15.6 menunjukkan kebutuhan pelatihan bagi karyawan
dalam organisasi perawatan kesehatan.
IV.

PENYEBARAN SISTEM INFORMASI GLOBAL

Sebuah kebutuhan untuk sistem manajemen IT yang efektif dalam beberapa perusahaan
adalah pembangunan dan penyebaran sistem informasi global. Ketika beberapa
korporasi multinasional telah memiliki sistem global, pertumbuhan terpenting dalam
bisnis global dan Internet sebagai basis untuk electronic commerce saat ini dengan
membuat fitur tersebut sebagai bagian dari kebutuhan sistem manajemen IT bagi
perusahaan kebanyakan.
A. Alasan Untuk Sistem Global
Ives dan Jarvenpaa (1991) menyaran 10 alasan mengapa manajer bisnis diminta
untuk menciptakan sistem gobal :
a.

Kebutuhan konsumen global. Konsumen global termasuk wisatawan yang

membutuhkan jasa tetap dan konsumen yang membutuhkan jasa internasional
pada umumnya untuk mendukung pengintegrasian operasi bisnis internasional
mereka

b.

Produk global. Pemasaran dunia dan program distribusi yang membutuhkan

perspektif global dalam mendukung sistem informasi

c.

Operasional yang dirasionalkan. IT digunakan untuk mengkoordinasikan

proses manufakturing dunia

d.

Operasional yang flexibel. Bisnis ingin menggerakkan operasional antar negara

seperti tingkat upah buruh, tersedianya bahan mentah, hukum, persetujuan
perdagangan dan mendikte faktor lainnya

e.

Sumber bersama. Cabang nasional mungkin membagi fasilitas, penduduk, atau

bahan (sebagai contoh, tanker minyak, gudang atau konsultan)
[15]

f.

Fasilitas salinan. Perusahaan mungkin mengoperasikan pabrik manufakturing,

instalasi penyulingan atau kantor penjualan dalam negara yang berbeda,
sehingga software bisa digunakan untuk mendukung semua situs.

g.

Sumber-sumber yang langka. Suatu unit perusahaan mungkin membutuhkan

untuk menggunakan sumber-sumber yang unik atau bahan yang tidak dapat
dibuat dan koordinasi penggunaan yang hati-hati melalui sistem pergerakan
material yang diintegrasikan

h.

Pengurangan resiko. Harus mempedulikan untuk menghitung secara hati-hati

mengenai konversi mata uang, internasional sourcing mengenai bahan mentah,
atau penawaran proyek internasional. Sistem global dapat memberikan jaminan
dari beberapa sudut internasional tanpa takut adanya ketidaktepatan.

i.

Kebutuhan hukum. Cabang penjualan atau penggunaan produk dari negaranegara yang beraneka ragam membutuhkan suatu sistem yang dapat menangani
praktek hukum dan akuntansi dalam semua negara yang dilibatkan.

j.

Skala ekonomis. Memperkuat pusat data dan sistem dapat mengurangi biaya,
meningkatkan keandalan dan konsistensi, serta pemeliharaan dan evolusi
sistem

B. Penghalang Dalam Manajemen IT Global

Terdapat berbagai karakteristik negara yang operasi organisasinya dipengaruhi oleh
keputusan manajemen IT global.
a.

Bahasa, penetapan karakter, dan perbedaan mata uang yang mempengaruhi

pengembanagn sistem pusat kelompok dan umum atau pembagian sistem dapat
memenuhi kebutuhan pemakai

b.

Dukungan operasional yang melintasi waktu dan wilayah tidak mungkin dari
satu staff pusat dan dari sistem yang dipusatkan

c.

Peraturan dan tarif untuk data transportasi melintasi penghalang internasional

yang mendikte proses dan integrasi ekonomi

d.

Budaya dan praktek profesional dari negara yang berbeda mempengaruhi

proses pengembangan sistem. Juga perbedaan dalam praktek akuntansi,
penghitungan pajak dan penyebaran sistem aplikasi standar untuk operasional
bisnis mengalami kesulitan

[16]

e.

Industri komputer standar untuk komputer dan perlengkapan telekomunikasi

mempengaruhi tingkat operasional dalam lokasi yang berbeda dengan ketat
saling mempengaruhi

f.

Biaya dan tersedianya suara dan jaringan data telekomunikasi yang

mempengaruhi kemampuan menyetel kembali serta membangun sistem online
dalam situs asing.

g.

Platform teknologi informasi dan pendekatan pengembangan sistem dari

seluruh dunia

h.

Ketersediaan dan biaya pelatihan profesional IS lokal dan konsultan untuk

menyediakan ahli manajemen lokal dan biaya untuk menampung personil
dalam lokasi asing adalah penting

C. Perencanaan Sistem Global

Roche (1992) menggarisbawahi 8 elemen untuk kesuksesan perencanaan IS global
bagi korporasi multinasional yang terintegrasi. Meskipun beberapa dari elemen
tersebut disangkal, mereka menyarankan untuk kebijakan secara keseluruhan untuk
membuat sistem global sukses.
a.

Meningkatkan komunikasi dengan menyatukan strategi. Hubungan rantai nilai

merupakan praktikal yang umum digunakan perusahaan global untuk
meningkatkan kompetitif internasional

b.

Mengembangkan sistem internasional mengenai pengembangan keahlian.

Sistem pengembangan staff harus mempunyai pandangan global bisnis dan
mereka harus dapat bekerja dengan budaya yang berbeda dan gaya manajemen
yang berbeda dalam negara yang berbeda pula.

c.

Membangun

infrastruktur

yang

diharapkan.

Merupakan

hal

yang

menyenangkan membangun untuk masa depan karena sistem global biasanya

membutuhkan waktu yang lama untuk menyebarkannya daripada sistem negara
tunggal
d.

Merubuhkan model nasional. Ketergantungan secara keseluruhan atau

semiautonomous pusat data dan sistem tidak akan pernah mengijinkan
perusahaan untuk secara sungguh-sungguh mencukupi hubungan operasional
bisnis dunia

[17]

e.

Menangkap nilai sisa. Jantung dari strategi ini adalah penghilangan fasilitas
dan staf duplikat lalu menggunakan penghematan biaya untuk investasi dalam
meningkatkan operasi internasional lainnya.

f.

Mengeksploitasi liberalisasi dalam telekomunikasi internasional. Monopoli

yang dominan dari organisasi telepon nasional lambat tetapi secara bertahap
hilang.

g.

Menyamakan struktur data. Elemen data yang dibutuhkan untuk mengelola

bisnis global harus distandarisasi.

h.

Melakukan globalisasi SDM. Kebanyakan karyawan IS mengambil pandangan

nasional bukan global dari suatu sistem, dimana menyebabkan kekurangan
pelatihan, pengalaman kota tertentu, dan sistem penghargaan.

V.

DESAIN ORGANISASI IS YANG TEPAT

Elemen organisasional utama dari fungsi IS adalah operasi, pengembangan sistem
dan pemeliharaan, jasa teknis, dan administrasi. Elemen ini dapat disusun dalam
berbagai cara dab ditempatkan melalui organisasi.
Operasi terdiri dari pemasukan data, pemusatan operasi mesin, manajemen pustaka
file disk dan tape, pemeliharaan hardware/jaringan, dan perencanaan kapasitas.
Pengembangan sistem terdiri dari analisis dan desain, pemrograman, akuisisi
software, pemasangan sistem dan konversi, pelatihan, dan pemeliharaan software
aplikasi. Jasa teknis bertanggung jawab untuk pemeliharaan software sistem,
pengukuran teknologi, dan administrasi data. Administrasi terdiri dari perencanaan
proyek dan organisasi, penganggaran, manajemen personil dan pelatihan, dan
pengembangan standar dan prosedur.

VI.

PENGUKURAN KINERJA REGULER

Elemen kunci lainnya dalam sistem manajemen IT modern adalah evaluasi reguler
dari organisasi IS oleh pelanggan internasional. Banyak manajer bisnis tidak yakin
mendapatkan uangnya dari fungsi IS, bahkan setelah beberapa tahun berinvestasi.
Yang lebih penting lagi, banyak organisasi yang tidak mengetahui dampak dari
investasi IT. Organisasi dan manajer individu membutuhkan persetujuan dan kriteria
pengukuran dimana ditetapkan oleh kesehatan dan kontribusi dari organisasi IS dan
[18]

sistem yang dikelola. Organisasi IS juga membutuhkan matrik untuk menetapkan

kualitas dari pekerjaan mereka.
a.

Pengukuran kesuksesan unit IS, pendekatan pengukuran produktivitas tradisional,

seperti analisis cost-benefit dan return on investment, dapat digunakan untuk
menetapkan dan mengevaluasi sistem individu. Kriteria evaluasi pada gambar
15.9 memerlukan pengukuran tertentu yang dapat berguna, beberapa diantaranya
menjadi subjektif (misal apakah perencanaan IS mendukung perencanaan strategi
korporat ?). Kriteria lainnya dapat diukur lebih secara kuantitatif dan objektif
(misalnya, on line merespon waktu). Dalam artikel klasik dari balance scorecard,
Kaplan dan Norton (1992) menggunakan seperangkat pengukuran yang
seimbang deri berbagai kategori pengukuran, termasuk ukuran finansial sama
seperti krinerja masa depan: kepuasan pelanggan, proses internal, inovasi dan
pembelajaran.

b. Perjanjian tingkat pelayanan, perjanjian ini membuat pengharapandari kedua

manajemen bisnis dan ISsecara eksplisit dan setuju untuk sistem yang sukses
dan pelayanan kualitas..
c.

Pengukuran kepuasan pengguna, jika IS digambarkan sebagai organisasi jasa, lalu

kepuasan pengguna adalah ukuran yang sangat penting dari suksesnya IS.
Walaupun pada hakikatnya tidak ekonomis dan tidak berhubungan secara
langsung terhadap dampak bisnis seperti mengurangi persediaan, meningkatkan
kepuasan pelanggan, atau meningkatkan kualitas produk, ukuran kepuasan
pengguna dapat ditangkap dengan mudah dan dibandingkan setiap waktu.

VII. KEBIJAKAN UNTUK MENGGAMBARKAN PENGGUNAAN ETIKA DARI

TEKNOLOGI INFORMASI
Orang-orang yang mengendalikan penggunaan teknologi informasi mempunyai
kekuatan, dan sepanjang dengan kekuatan itu menjadi tanggung jawab, sehingga
manajer harus menghadapi isu etika dalam penggunaannya dari teknologi informasi.
Sebagai hasilnya, ada seperangkat kebijakan yang menjadi pedoman pengguna dari IT
melalui perilaku etika. Ada beberapa area tertentu yang harus diperhatikan ketika
mengembangkan pedoman etika, yaitu:
a.

Privasi, teknologi informasi dapat digunakan untuk menyerang privasi individu.

Dalam organisasi, manajer membuat keputusan pada pengembangan dan
[19]

penggunaan dari sistem yang menyerang privasi. Misalnya, manajer harus

menentukan apakah harus mengawasi e-mail karyawan atau tidak.
b.

Tanggung jawab keakuratan, sistem tercemar dengan data yang tidak akurat yang
mungkin digunakan secara tidak tepat untuk membuat keputusan penting. Tentu
saja, keakurata, dari penyimpanan data tergantung lebih dari desain dari suatu
sistem. Memelihara keakuratan data adalah tidak mudah. Ketika organisasi
mempertimbangkan keakuratan dari data, hal tersebut menjadi jelas bahwa biaya
untuk melengkapi keakuratan sangat besar.

c.

Sekuritas workstation, ketika hacker telah berhasil memasuki sistem yang hanya
digunakan pengguna ygberwenang, mungkin secara relatif mudah untuk menyerang
seluruh komputer sistem atau bahkan seluruh jaringan.

d.

Software piranti, dengan peningkatan kewaspadaan dalam pemberian kekuatan dari

perjanjian lisensi software, hal ini menjadi sangat penting bahwa pedoman pada
privasi harus dibangun.

e.

Penggunaan internet, internet membuka beberapa sumber yang penting dari

informasi dan peluang untuk berinteraksi dengan pelanggan dan pemasok via email. Walaupun beberapa profesional IS biasanya menghindar dari perubahan
sistem manajemen seperti pengembangan pengguna akhir dan distribusi manajemen
IT, rekan dari IS dan manajer bisnis menjadi sangat kuat pada kebanyakan
organisasi.

[20]