Anda di halaman 1dari 6

----------------------- Page 1----------------------Audit Internal

Lat.Damping

----------------------- Page 2----------------------Audit / survei


Proses sistematis,mandiri dan terdokumentasi untuk
memperoleh bukti obyektik dan menilainya secara
obyektif,untuk menentukan sejauhmana kriteria audit telah
dipenuhi.
Pengujian sistimatik dan independen untuk menetapkan
apakah lembaga telah memenuhi persyaratan yang telah
ditetapkan.
Jenis Audit
Audit internal, dilakukan dlm organisasi
Audit Eksternal, dilakukan badan serifikasi (pengakuan)
Audit Intrinsik, dilakukan terhadap supplier /pemasok
Audit Internal Lat.Damping
2
----------------------- Page 3----------------------internal lembaga
- melihat kekurangan sistem
- evaluasi
- menilai kesiapan
- mendorong pemeliharaan dan pelaksanaan
sistem
Eksternal lembaga
Memenuhi persyaratan standar
memenuhi persyaratan badan sertifikasi
memenuhi undang-undang
memenuhi persyaratan yang ditetapkan
pelanggan
Audit Internal Lat.Damping

----------------------- Page 4----------------------Evaluasi SISTEM DOKUMENTASI


DILAKSANAKAN, dievaluasi dan
ditingkatkan
Untuk mengidentifikasi KETIDAKSESUAIAN
(Non -Conformities) yang dapat
menimbulkan kecelakaan, penyimpangan
maupun kesalahan yang mempengaruhi
kinerja sistem
Memberikan INFORMASI hasil audit kepada
manajemen untuk PERBAIKAN
Memastikan adanya mekanisme PERBAIKAN
BERKELANJUTAN
Audit Internal Lat.Damping 4
----------------------- Page 5----------------------PERENCA

NAAN
SIKLUS
ANALISIS
HSL
Audit Internal

Lat.Damping

----------------------- Page 6----------------------Perencanaan


- kontak dengan auditee
- membaca dan mempelajari standar
kriteria
- membaca dan mempelajari verifikasi
persyaratan sebagaimana dlm pernyataan
verifikasi
- menyusun daftar/panduan pertanyaan
- menyusun ceklis
Audit Internal Lat.Damping 6
----------------------- Page 7----------------------Pelaksanaan, analisis dan penilaian
pelaksanaan
- bertemu dengan auditee
- penjelasan tujuan audit, cara dan proses
- pengaturan
- melakukan pengumpulan bukti
analisis dan penilaian
- melakukan verifikasi
- menyusun hasil temuan
- membuat penilaian
- merekap
Audit Internal Lat.Damping 7
----------------------- Page 8----------------------Pelaporan hasil
- meliputi :
- maksud dan tujuan audit
- rincian : nama auditor, tanggal dan hari
audit dilakukan
- rekapitulasi hasil temuan
- hasil penilaian
- rekomendasi perbaikan/
rencana tindakan
- kesimpulan tim audit
- tanda tangan auditor
Audit Internal Lat.Damping 8
----------------------- Page 9----------------------Kriteria Temuan ketidaksesuaian
- Mayor

Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak


yang serius pada mutu yang terkait dengan sistem
manajemen mutu,
- tidak ada pengendalian internal
- tindakan perbaikan yang tidak berfokus pada permasalahan
- Minor
Ketidaksesuaian yang tidak berdampak pada mutu secara
keseluruhan SMM
Ketidaksesuaian dalam sebagian dokumentasi maupun
penerapan
SMM
Penyimpangan dalam penerapan dari sebagian kecil area/
prosedur
Audit Internal Lat.Damping 9
----------------------- Page 10----------------------Untuk mengumpulkan bukti-bukti apakah yang harusnya
dilakukan benar-benar dilakukan?
Apa yang diperiksa/diverifikasi ?
- Dokumen : SOP/Prosedur kerja, Intruksi kerja,Notulen,daftar hadir, rencana ke
rja,laporan,buku
- Alat-alat
- Bahan-bahan
- Orang-orang
- Produk/output
- Proses kegiatan
Audit Internal Lat.Damping
10
----------------------- Page 11----------------------Mempelajari dan memahami pernyataan
verifikasi
Mengidentifikasi alat verifikasi/bukti :
dokumen, pengetahuan, tempat atau proses
Menentukan metode pembuktian
Mengumpulkan bukti
Klarifikasi dengan ceklis/instrumen
Merekap hasil
Audit Internal Lat.Damping 11
----------------------- Page 12----------------------WAWANCARA
Merupakan salah satu teknik verifikasi yang sering
dipakai
Adalah cara seseorang untuk mencoba mendapatkan
keterangan/informasi atau pendirian seseorang secara
lisan dari seorang informan dengan cara bercakapcakap berhadapan muka dengan orang tersebut
Audit Internal Lat.Damping 12
----------------------- Page 13-----------------------

Hal-hal penting dlm kegiatan wawancara:


- datang tepat waktu
- memperkenalkan diri
- utarakan maksud dan tujuan
- menyiapkan panduan wawancara
- menimbulkan pertanyaan
- catat hal yang penting
komentar dari hasil wawancara
- ucapkan terima kasih
Audit Internal Lat.Damping 13
----------------------- Page 14----------------------Faktor penentu dlm wawancara
Wawancara dengan orang yang tepat
Persiapan diri dengan baik
Kondisi saat wawancara
Sesuaikan gaya wawancara
Audit Internal Lat.Damping 14
----------------------- Page 15----------------------Point-point yang perlu diingat:
- berbicaralah kepada yang mengerjakan
- berbicaralah dengan bahasa interview
- berbicaralah dengan jelas
- perjelaslah pertanyaan bila tdk dimengerti
- jangan membingungkan, ajukan
pertanyaan satu-persatu
- kembali kepertanyaan yang tidak/belum
terjawab
Audit Internal Lat.Damping 15
----------------------- Page 16----------------------1. Persiapan wawancara:
- apakah tujuan wawancara?
- berapa lama waktu yg akan dipergunakan ?
- apakah yang diketahui tentang materi yang akan
ditanyakan dlm wawancara: aturan, dokumen atau
pedoman
- apa yang sdh kita ketahui tentang orang yang akan
diwawancarai
- pendekatan apa yang akan /tepat kita pakai
- menyiapkan bahan, alat /ATK, pertanyaan /panduan.
Audit Internal Lat.Damping
16
----------------------- Page 17----------------------2. Masuk dalam kegiatan wawancara
- memperkenalkan diri
- memperbaiki situasi
- membuka hubungan
- menjelaskan tujuan wawancara

Audit Internal Lat.Damping 17


----------------------- Page 18----------------------3. Proses pelaksanaan wawancara mengajukan:
a. bertanya
- terbuka atau tertutup
- spesifik
- reflektif
- mengarahkan
- hipotesis
- perilaku
- mendengarkan dan mengamati
b. Pernyataan
c. Rangkuman
d. Catatan /tulisan
Audit Internal Lat.Damping

18

----------------------- Page 19----------------------4.Selesai wawancara:


- menjelaskan bahwa wawancara telah
selesai
- menjelaskan bila masih ada kekurangan
mungkin masih akan ada wawancara
- mengucapkan terima kasih
Audit Internal Lat.Damping 19
----------------------- Page 20----------------------Etika dalam wawancara:
- jangan melakukan wawancara pada saat sibuk
- mulailah dengan memperkenalkan diri,menjelaskan tujuan
dan cara
- tunjukkan sikap ramah,sopan, dan sabar
- jangan memberikan komentar,tanggapan yang tidak baik
terhadap auditee
- bersabar dengan keingin- tahuan mereka, berilah jawaban
yang tepat dan jelas
- selalu diingat anda me wawancara bukan mengajar
- catatlah semua informasi yang anda dengar
- sebelum menyudahi cek kembali pertanyaan dan
jawaban
Audit Internal Lat.Damping
20
----------------------- Page 21----------------------Adalah kegiatan untuk menguji suatu
(objek) dengan mempergunakan semua
indra terhadap suatu objek,
individu,kelompok atau peristiwa dengan
tujuan untuk menggambarkannya
- terstruktur
- partisipatif
Apa yang diobservasi ?

- penataan ruangan
- proses pelayanan
- penempatan rambu/petunjuk ruangan / peringatan
/informasi
- hal-hal lain yang perlu diobservasi ?
Audit Internal Lat.Damping

21

----------------------- Page 22----------------------langkah penting dalam observasi:


- pelajari instrumen
- menentukan apa saja yang akan
diobservasi
- tentukan jenis observasi
- susun instrumen/panduan observasi
- lakukan observasi
sesuai tujuan
- tandai apa yang anda lihat/terjadi
Audit Internal Lat.Damping 22
----------------------- Page 23----------------------Hal-hal penting dalam observasi:
- pilih pengamat
- persiapan pengamat : melatih teknik
mengamati,instrumen,hasil
- kesesuaian antara intrumen pengamatan
dengan tujuan pengamatan atau dengan
objek yang diamati
Audit Internal Lat.Damping 23
----------------------- Page 24----------------------Meningkatkan konsistensi dan performansi
operasional internal,
Memastikan terjadi proses perbaikan
berkelanjutan dengan mengacu pada
perencanaan, pelaksanaan, pengecekan dan
tindakan ( PDCA ),
Konfirmasi keefektifan keputusan
manajemen,
Mengukur dan mengidentifikasi area untuk
improvement
Audit Internal Lat.Damping 24
----------------------- Page 25----------------------Audit Internal

Lat.Damping

25