BIDANG TUGAS

1.Membaca dan memahami pekeliling/surat yang berkaitan dengan pengurusan

kewangan dan perakaunan sekolah yang diedarkan dari masa ke masa.
2.Memastikan semua terimaan telah dimasukkan ke dalam bank.
3.Memastikan semua pembelian/pembayaran dibuat mengikut peraturan kewangan.
(pesanan tempatan, invois, bil, baucer dan cek).
4.Menyemak dan menandatangani penyata kewangan dalam BUKU TUNAI
kerajaan/SUWA/Panjar wang runcit.
5.Memastikan semua kutipan yuran mendapat kebenaran JPN.

PENGAUDITAN SEKOLAH
1.

Pengenalan

Pengauditan adalah perkara penting dalam pengurusan sesebuah organisasi. Setiap organisasi
tidak akan terlepas daripada pengurusan kewangan. Pengurusan kewangan melibatkan
akauntabiliti yang amat diperlukan. Guru besar atau pengetua mesti bertanggungjawab dalam
hal pengurusan, pentadbiran, dan kewangan sekolah. Buku Garis Panduan Perakaunan dan
Kewangan Sekolah(2000:4) menjelaskan bahawa tugas ini perlu dilaksanakan dengan sempurna
mengikut segala arahan, prosedur, peraturan, pekeliling, akta, dan undang-undang negara yang
berkaitan dengannya, sebagaimana

yang telah

ditetapkan oleh Kerajaan khususnya

Kementerian Pelajaran Malaysia.

Mengikut Akta Pendidikan 1996, Menteri Pelajaran atau pegawai-pegawai yang diberi
kuasa adalah bertanggungjawab untuk membuat pemeriksaan terhadap kira-kira sekolah
kerajaan ataupun sekolah-sekolah yang menerima bantuan kerajaan. Pemeriksaan kewangan
sesebuah sekolah ini boleh dilaksanakan secara berjadual atau secara mengejut oleh pihakpihak berkuasa yang telah diberi tanggungjawab. Oleh itu institusi pendidikan kerajaan atau
bantuan kerajaan perlu menyediakan dan mengemukakan penyata kewangan tahunan bagi
tahun berakhir 31 Desember setiap tahun. Penyata ini hendaklah dikemukakan kepada
Bahagian Audit Sekolah untuk tujuan pengauditan sebelum 31 Mac tahun berikutnya. Selalunya
Bahagian Audit Sekolah menjalankan 3 kaedah pengauditan iaitu pengauditan terhadap penyata
kewangan , pengauditan pematuhan, dan pengauditan terhadap program bantuan.
Hasil pengauditan akan terbit satu laporan audit kepada pihak sekolah dan pusat
tanggungjawab untuk diambil tindakan susulan. Laporan audit yang berkualiti dapat
meningkatkan akauntabiliti awam bagi mencapai kecemerlangan pengurusan kewangan
sekolah.

2.

Definisi Pengauditan

Pengauditan adalah satu proses sistematik untuk memperoleh dan menilai bukti secara objektif
mengenai pernyataan tentang kegiatan kewangan, dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian
antara

pernyataan-pernyataan

tersebut

dengan

kriteria

yang

telah

ditetapkan,

serta

penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Menurut Kamus Dewan

Edisi 3 (1998) pengauditan merupakan pemeriksaan dan pengesahan akaun (kira-kira). Menurut
Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah (2000), audit merupakan satu
pemeriksaan terhadap dokumen dan rekod pengurusan perakaunan kewangan sekolah. Menurut
Kamus Perakaunan (1991), audit adalah pemeriksaan rekod perakaunan dan kajian secara kritis
sistem kawalan dalaman organisasi oleh juruaudit. Pemeriksaan dan kajian itu bertujuan untuk
memperolehi bukti audit yang akan dinilai oleh juruaudit dan digunakan sebagai asas untuk
memberi pendapatnya tentang penyata kewangan. Menurut Jemaah Nazir Sekolah (2001) audit
ditakrifkan sebagai proses penilaian yang bertujuan mengenalpasti darjah kepatuhan kepada
norma-norma pengoperasian yang ditetapkan bagi mempertimbangkan suatu keputusan atau
ketentuan yang berkaitan dengan keberkesanan, kecekapan, keadilan, dan keihsanan sistem
kualiti yang dibangunkan di sesebuah organisasi. Menurut Barjoyai (1984) ilmu audit merupakan
satu bidang ikhtisas yang khusus. Namun demikian ia selalu dikaitkan dengan bidang
perakaunan. Ini disebabkan skop audit biasanya terhad kepada pemeriksaan akaun-akaun,
rekod, dan sistem perakaunan yang diurus oleh akauntan.
Kesimpulannya, walaupun pelbagai definisi diberikan berkaitan audit atau pengauditan,
yang penting sejauh mana pengurusan kewangan diuruskan dengan cekap dan tidak berlaku
penyelewangan. Selalunya di sekolah pengauditan menjurus kepada kewangan yang melibatkan
sumber kewangan kerajaan. Sumber kewangan kerajaan lebih dititikberatkan berbanding
dengan sumber kewangan lain.

3.

Objektif Pengauditan

Pengauditan terhadap penyata dan pengurusan kewangan sekolah adalah untuk memberi
pendapat sama ada penyata itu menggambarkan kedudukan yang benar dan saksama tentang
kedudukan kewangan dan rekod perakaunan yang berkaitan telah diselenggarakan dengan
teratur dan kemaskini.

Membuat perakuan-perakuan dengan tujuan membantu dalam usaha meningkatkan mutu

pengurusan kewangan dan perakaunan di sekolah.

Bertanggungjawab untuk memberi bimbingan dan bantuan kepada sekolah yang menghadapi
masalah pengurusan kewangan.

4.

Skop dan Kaedah Pengauditan

Pengauditan Penyata Kewangan Sekolah hendaklah dijalankan bagi sekolah-sekolah yang

menerima bantuan kerajaan.

Pengauditan hendaklah dijalankan pada setiap tahun kewangan.

Jumlah urus niaga yang perlu diaudit adalah tertakluk kepada keberkesananan kawalan
dalaman pengurusan sekolah.

Sesebuah sekolah boleh dikategori sebagai mempunyai sistem kawalan dalaman yang
berkesan sekiranya ia mempunyai antara lainnya unsur-unsur berikut:
Semua urus niaga didokumenkan dengan teratur dan boleh diperiksa pada bila-bila masa;
Semua urus niaga direkodkan dengan betul dan kemaskini;
Semua urus niaga disemak dan disahkan oleh pihak yang diberi kuasa;
Terdapat pengasingan tugas dalam meluluskan, memproses, merekod dan menyemak urus
niaga;
Penyeliaan yang berkesan; dan
Wujudnya Jawatankuasa Audit Dalam di peringkat sekolah.

5.

Undang-Undang dan Peraturan Audit

Akta Pendidikan 1996

Education (Accounts and Audit) Rules, 1962.

Akta Acara Kewangan , 1957

Arahan Perbendaharaan

Garis Panduan Perakaunan Dan Kewangan Sekolah

Tatacara Pengurusan Stor

Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Yang Berkaitan

Panduan-Panduan Pengauditan Bahagian Audit sekolah

Arahan Audit dan Surat Pekeliling Akaun Sekolah

Pekeliling-Pekeliling Am

Pekeliling-Pekeliling Bahagian Kewangan Kementerian

Garis Panduan Pengurusan Kantin

Pekeliling-Pekeliling Bahagian Pembangunan Dan bekalan Kementerian

Arahan-Arahan Yang Dikeluarkan Oleh Ibu Pejabat.

Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia (1994) telah menjelaskan bahawa

sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang pentadbiran harta dan kewangannya
tertakluk kepada peruntukan yang terdapat di bawah Akta pelajaran 1961/ Akta Pendidikan 1996
danEducation (Accounts and Audit) Rules 1962. Menurut Education (Accounts and Audit) Rules:
`

The manager or governors or other persons responsible for the management, of an assisted
education institution shall cause to be kept proper accounts and other records in such form as
may be required by the Minister to all financial matters pertaining ti the assisted educational
institution and shall have prepared and submitted for audit not later than 31st of March each year
astatement of accounts in respect of the financial year immediately or preceding.
Menurut Surat pekeliling Kewangan Bil. 4/88, pihak sekolah dikehendaki mengemukakan
penyata akaun tersebut satu bulan lebih awal iaitu pada 28 atau 29 Februari tahun berikutnya
kepada pihak audit. Ini bertujuan untuk membolehkan pelarasan atau pembetulan dibuat pada
penyata akaun terlebih dahulu jika didapati perlu sebelum proses pengauditan sebenar
dilaksanakan.

Menurut Akta Pendidikan 1996, seksyen 130(2), Menteri boleh membuat peraturan
berkenaan penyimpanan buku akaun dan pengauditan akaun institusi pendidikan yang
menerima sumbangan.

Menurut Akta Acara Kewangan 1957, Perkara 18, surcaj boleh dikenakan kepada kakitangan
awam yang gagal mengutip hasil atau cukai.

Membuat bayaran tidak mengikut peraturan

Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta benda kerajaan.

Gagal menyimpan kira-kira dan rekod yang perlu dengan lengkap dan kemas.

Lambat membuat bayaran.

Menurut Arahan Perbendaharaan (AP):

Perkara 60, resit rasmi mestilah dikeluarkan sebagai akaun terima wang yang dibayar kepada
seseorang pegawai awam. Ianya perlu dikeluarkan pada masa urusan dibuat.

Perkara 61, orang awam hendaklah diberitahu bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi
semua wang yang dibayar.

Perkara 62, meminda sesuatu resit adalah dilarang.

Perkara 68, semua stok resit apabila tidak digunakan hendaklah disimpan di tempat berkunci
dengan selamat.

Perkara 70, resit mestilah ditandatangani dengan berkarbon oleh pegawai yang menerima wang
itu tetapi mestilah ditulis oleh seseorang pegawai lan.

Perkara 97(a), semua bayaran kecuali yang dibuat daripada wang runcit dan bayaran gaji dan
elaun dan rekupan panjar wang runcit, hendaklah dibuat dengan cek yang berpalang.

Perkara 99, semua baucar hendaklah disokong dengan butir-butir penuh.

Perkara 140(a), pegawai perakaunan tidak boleh membuka apa-apa akaun awan tanpa
kebenaran bertulis dari pihak kewangan negeri.

Perkara 142, tiap-tiap catatan dalam buku akaun hendaklah disokong dengan sesuatu baucar
penyata pemungut atau waran peruntukan yang dibenarkan dengan sepatutnya.

Perkara 144, catatan dalam buku tunai hendaklah dibuat mengikut susunan urusan berlaku.

Perkara 146, pada hujung tiap-tiap bulan, buku tunai hendaklah disesuaikan dengan penyata
bank dan satu penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan.

Perkara 176(b) semua pembelian hendaklah dibuat dengan menggunakan pesanan tempatan
kecuali yang dibayar melalui panjar wang runcit.

6.

Jenis-Jenis Audit

Setelah pengauditan dilaksanakan oleh juruaudit yang diberi kuasa oleh kerajaan, sijil sijil
dikeluarkan kepada pihak sekolah untuk menentukan status pengurusan kewangan sekolah
seperti berikut:
6.1

Audit Tanpa Teguran

Selalunya sekolah menerima Sijil Tanpa Teguran diberi kerana pihak sekolah telah mematuhi
semua peraturan kewangan kecuali perkara-perkara yang tidak menjejaskan penyata kewangan
contohnya:

Buku Tunai ditandatangan tetapi tarikh tidak dicatat

Penyata Penyesuaian Bank ditandatangan tetapi tarikh tidak dicatat.

Tiada tandatangan ringkas pada setiap urusniaga

Ada Pemerhatian Audit Ringkas. Pihak sekolah telah mengambil tindakan terhadap
perkara yang dibangkitkan dalam Borang Pemerhatian Audit Ringkas. Tiada penemuan audit
yang dibangkitkan dalam Laporan Audit Sekolah. Ada setengah sekolah yang menerima Sijil
Tanpa Teguran Sangat Baik. Sekolah ini selalunya menerima Sijil Tanpa teguran ( tanpa

Laporan Audit Sekolah - Baik ) tiga tahun berturut-turut. Pihak sekolah telah mematuhi semua
peraturan kewangan. Pihak sekolah tiada Pemerhatian Audit Ringkas.

6.2

Audit Berteguran

Bahagian Audit Sekolah akan mengeluarkan Sijil Audit Berteguran apabila berlaku kes-kes yang
mempunyai implikasi kewangan yang serius atau ketidakpatuhan kepada peraturan dalam
urusan kewangan yang melebihi tahap materialiti yang ditetapkan. Jika berlaku kes-kes
penyelewengan atau salahguna kuasa, laporan khas mengenainya akan disediakan supaya
tindakan segera dapat diambil oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Bahagian/Jabatan yang
berkaitan. Selalunya teguran audit dibuat kerana kes-kes tertentu seperti:

Penyata lewat dikemukakan

Pungutan tidak diserahkan ke pejabat

Pungutan lewat di bankkan terutama amaun melebihi RM500.00

Pungutan tidak diakaunkan RM100-RM500 (kecuali sekolah pedalaman Sabah )

Perbelanjaan tanpa kelulusan

Bayaran menggunakan cek tunai(kecuali PWR)

Perolehan tanpa sebut harga

Kumpulan Wang Terkumpul berbaki tinggi (KWK atau KWA) baki KWT> 30% daripada

pendapatan dan baki PCG semasa > 10%

Rekod kewangan tidak dikemaskini 3 tahun berturut-turut: Daftar bil / Subsidiari / Daftar

Kawalan Resit.

Tanda tangan cek kosong

Sistem pengurusan yang sangat lemah.

Laporan Audit Sekolah (2005) sejumlah 8,212 sijil audit dikeluarkan dan daripada jumlah itu,
sebanyak 891(115) sekolah telah menerima sijil berteguran. Pengetua atau guru besar yang
mendapat Sijil Berteguran perlu sedar bahawa selain tugas dan tanggungjawab, beliau juga
terpaksa berhadapan dengan liabiliti vikarius di bawah sistem perundangan negara. Liabiliti
vikarius bermaksud liabiliti undang-undang yang ditanggung oleh seseorang individu atau
majikan atas perbuatan jenayah atau tort yang dilakukan oleh orang lain sungguhpun orang yang

bertanggungjawab adalah tidak bersalah secara peribadi. Guru besar atau pengetua berhadapan
dengan risiko seperti amaran, surcaj, dan sebagainya.
7.

Audit Dalaman

Audit Dalam merupakan pemeriksaan rekod kewangan dan bukan kewangan sesebuah
organisasi, oleh organisasi itu sendiri untuk memastikan bahawa organisasi dikendali dengan
betul ( Kamus Dewan Edisi 3, 1998 ). Bagi kewangan Persatuan Ibu Bapa dan Guru diaudit oleh
juruaudit dalaman yang dilantik oleh PIBG dalam Mesyuarat Agung Tahunan mereka.
Pengauditan Dalaman biasanya dilakukan oleh guru-guru yang dilantik secara rasmi oleh
pengetua atau guru besar. Biasanya guru-guru ini mempunyai kemahiran dan pengalaman
dalam pelajaran Prinsip Akaun atau Perdagangan. Guru besar juga selain menjalankan
penyeliaan biasa terhadap urusan pejabat tiap-tiap hari, perlu juga pemeriksaan mengejut wang
tunai dan barang-barang berharga, hendaklah dari semasa ke semasa atau melantik guru lain
sepertimana yang dicadangkan untuk menjalankan pemeriksaan mengejut di bahagian-bahagian
kewangan atau perakaunan yang dilakukan oleh pegawai di bawah kawalan guru besar atau
pengetua. Tujuan audit dalaman adalah untuk mengetahui sama ada cara-cara yang betul telah
difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti. Perihal mengenai kewangan yang diperiksa
bersama dengan catatan pemeriksaan itu, hendaklah dimasukkan ke dalam buku pemeriksaan
mengejut.
Pemeriksaan mengejut seperti peti wang tunai dan lain-lain hendaklah dilakukan oleh
audit dalaman:

Audit dalaman hendaklah mengadakan satu pemeriksaan mengejut terhadap tiap-tiap peti besi,
peti wang tunai, laci, dan bekas-bekas lain untuk wang dalam jagaan seseorang pegawai di
bawah kawalannya yang diamanahkan untuk menyimpan wang awam, setem, atau barangbarang berharga yang lainnya. Contohnya barang-barang Sains, Kemahiran Hidup dan Pusat
Sumber.

Pemeriksaan tersebut hendaklah dilakukan tidak kurang daripada sekali dalam tempoh enam
bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan di dalam buku yang disimpan bagi maksud itu di setiap
sekolah. Butir-butir yang perlu dicatat dalam buku pemeriksaan mengejut ialah:

Tarikh,
Masa pemeriksaan
Nama pegawai yang diperiksa kerana wang tunai dan barang-barang lain yang berada di bawah
jagaannya.
Amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya.

 Hasil pemeriksaan, dan

Tanda tangan dan jawatan pegawai pemeriksa.
Selain daripada itu audit dalaman juga perlu memeriksa buku Wang Kerajaan, Wang SUWA,
Wang Asrama (jika ada) dan Panjar Wang Runcit pada setiap tiga bulan dan menandatangani
hasil pemeriksaan itu.

8.

Audit Luar

Pengauditan Luar dilakukan oleh pegawai yang datang dari Jabatan Pelajaran Negari. Pegawaipegawai ini akan memastikan pengurusan kewangan berjalan dengan lancar. Juruaudit ini akan
mengkaji dan menilai operasi pengurusan kewangan sekolah diuruskan dengan teratur bagi
memastikan dasar peraturan dan undang-undang yang digubal oleh kementerian dipatuhi oleh
pihak pengetua atau guru besar. Pengauditan juga bertujuan untuk mengkaji dan menilai
operasi-operasi pengurusan dari segi kesempurnaan, kemampuan, kecekapan, keberkesanan,
dan ekonominya. Pengauditan juga menentukan kekukuhan, kesempurnaan, dan kemampuan
rekod-rekod dan sistem perakaunan, sistem maklumat pengurusan serta sistem kawalan
dalaman. Membuat laporan hasil pengauditan dan mengesyorkan langkah-langkah yang
sistematik kepada pusat tanggungjawab. Menyiasat secara khusus sekiranya berlaku
penyelewengan menurut arahan Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran di samping
membantu pihak Perbendaharaan Negara bagi memantapkan lagi pengurusan audit.

9.

Kuasa Juruaudit Luar

Juruaudit sekolah atau seseorang pegawai yang diwakilkan olehnya dengan bertulis

berhak memeriksa segala rekod, buku, baucar, dokumen, wang tunai, setem, cagaran, barangbarang atau harta benda lain yang tertakluk kepada pengauditannya;

Meminta apa-apa penjelasan atau maklumat, bila mana perlu, daripada pengurus

sekolah untuk memudahkannya menjalankan tugas;

Meminta sesuatu carian bagi atau cabutan daripada apa-apa buku, dokumen atau rekod

yang dalam pemilikan atau di bawah kawalan institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan
kerajaan atau bantuan kerajaan; dan

Menjalankan apa-apa penyiasaan atau pemeriksaan lain bilamana perlu.

10.

Tanggungjawab Pengurus Sekolah dan Ketua Pusat Tanggungjawab.

Penyerahan

Penyata

Kewangan

Tahunan

Sekolah-

Guru

besar

hendaklah

mengemukakan Penyata kewangan Tahunan Sekolah kepada audit sekolah selewat-lewatnya

pada 31 Mac tahun berikutnya.Walau bagaimanapun sekolah hendaklah mengemukakan
penyata kewangan tahunan sekolah pada atau sebelum 28 atau 29 Februari kepada audit
sekolah supaya sekolah mempunyai tempoh satu bulan sehingga 31 Mac untuk membuat
pembetulan pada penyata tersebut, di mana-mana yang perlu.

Pertanyaan audit Menjadi kewajiban guru besar memberi kepada juruaudit segala

kemudahan yang perlu dalam masa melaksanakan kewajibannya dan menjawab dengan segera
sebarang pertanyaan yang ditujukan kepada mereka ataupun selewat-lewatnya dalam tempoh
30 hari dari tarikh pertanyaan (Pekeliling Perbendaharaan 14/80).

Dokumen / rekod dikemukakan untuk audit Guru besar adalah bertanggung- jawab

untuk memastikan bahawa segala rekod-rekod berhubung dengan urusan kewangan sekolahnya
dikemukakan. Satu senarai lengkap yang ditandatangani oleh guru besar mengenai rekod-rekod
perakaunan yang dikemukakan untuk diaudit hendaklah disampaikan kepada juruaudit bersamasama rekod-rekod perakaunan.

Ketua Pusat tanggungjawab memastikan penyata kewangan tahunan sesuatu institusi

pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan dikemukakan kepada Bahagian Audit mengikut
peraturan 6. Institusi pendidikan kerajaan perlu ambil apa-apa tindakan atas laporan atau
pertanyaan audit.

11.

Perkara-Perkara Yang Diaudit

Dalam proses pengauditan, pihak audit akan menghantar surat kepada pihak sekolah melalui
Pejabat Audit Sekolah Negeri. Pejabat Audit Sekolah akan memberitahu jadual atau masa
pegawai Bahagian Audit akan membuat pengauditan di sekolah-sekolah yang berkaitan.
Misalnya Sekolah Kebangsaan St. Mark, Butterworth dijadualkan pada 29 April 2008. Pihak audit
mengarahkan guru besar atau pengetua menyediakan bahan atau rekod perakaunan yang perlu
dihantar. Antara bahan-bahan itu ialah:

Buku tunai bagi semua kumpulan wang yang dikendalikan (Wang Kerajaan, Wang SUWA,
Wang Asrama dan Panjar Wang Runcit).

Buku Kedatangan Murid dan penyata bulanan termasuk tahun sebelum dan tahun semasa.

Buku stok dan Buku Daftar Harta Sekolah

Buku Resit Terimaan

Buku Kegunaan Telefon

Buku Perbelanjaan Pos

Buku Panjar Wang Runcit

Buku rekod penghuni asrama (jika ada)

Penyata Bank, slip masuk bank, pangkal cek termasuk bulan Januari.

Sijil Simpanan tetap, Sijil Baki akhir bank, sijil pelaburan lain.

Satu salinan fotostat PCG

Satu salinan Carta Organisasi/ carta aliran pembayaran.

Yuran

Satu salinan perjanjian kantin dan kedai sekolah.

Baucar penerimaan bantuan pelajaran dan lain-lain peruntukan kerajaan.

Dokumen-dokumen penyokong setiap pembayaran (bil/invois)

Dokumen-dokumen berhubung dengan semua jenis biasiswa/bantuan

Dokumen-dokumen berkaitan perjanjian

Surat kelulusan Jabatan Pelajaran Negeri / Bahagian Teknik, dan Vokasional termasuk viremen
hapuskira dan sebagainya.

Buku rekod jualan, belian bagi projek yang dikendalikan

Penyata kira-kira seperti pada 31 Disember dari syarikat-syarikat yang berurusniaga dengan
sekolah

Dokumen-dokumen berkaitan dengan projek bantuan modal / gotong-royong

Majalah sekolah (jika diterbitkan)

Buku rekod penghuni asrama

Lain-lain dokumen yang diperlukan ialah:

Jadual pecahan akaun belum terima dan akaun bayaran seperti pada 31 Disember

Senarai stok

Surat pengakuan

Borang Serahan Guru / Daftar kutipan harian

Sijil Baki Bank pada 31 Disember 1999 dari pihak bank

Selain daripada itu terdapat juga kertas-kertas kerja yang dikehendaki iaitu:

Penerimaan dan Pendapatan

Pembayaran dan Perbelanjaan

12.

Pelaksanaan Pengauditan

Pengauditan dijalankan dengan berpandukan kepada senarai semak Pengauditan Pengurusan

Kewangan Sekolah (lampiran senarai semak MP-1 hingga MP11)
13.

Pemerhatian Audit

Perbincangan perlu diadakan dengan pihak sekolah bagi membincangkan penemuanpenemuan audit sebaik sahaja kerja-kerja pengauditan selesai dijalankan.

Pemerhatian audit hendaklah disediakan secara seimbang dengan melaporkan perkara-perkara

berikut:

-Kelemahan-kelemahan berhubung dengan pengurusan kewangan sekolah;

-Maklum balas yang diterima daripada pihak sekolah semasa perbincangan;
-Langkah-langkah pembetulan serta pembaharuan yang telah diambil oleh
pihak sekolah ke arah memantapkan pengurusan kewangan sekolah; dan
-Syor-syor yang munasabah untuk memperbaiki kelemahan yang berlaku.

14.

Laporan Audit

Seseorang juruaudit hendaklah menyediakan suatu laporan audit berkenaan dengan penyata
kewangan tahunan sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau
bantuan kerajaan dan hendaklah mengemukakan yang berikut;

Laporan audit kepada ketua Pusat Tanggungjawan ;

Suatu salinan laporan audit kepada pengurus sekolah yang berkenaan bagi maksud peraturan
9; dan laporan audit tahunan yang disatukan kepada menteri.
15.

JENIS PERMASALAHAN DAN ISU-ISU KEWANGAN SEKOLAH

Masalah Dan Isu

PENYATA DAN DOKUMEN KEWANGAN

PeraturanPeraturan

Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan

1.1. Penyediaan dan penyerahan

Penyata Akaun

1.1.1.Tidak tepat
Penyata tidak imbang
Angka di nota tidak sama dengan

Akta Pendidikan 1996

Peraturan Pendidikan
(Akaun & Audit) 2002
(Seksyen 6)
TPKPS 9.1
Surat Pekeliling
Bahagian Kewangan Bil.
5/1990.

Penyata kewangan tahunan hendaklah

dikemukakan secara betul dan lengkap dengan
mengandungi:
Kunci Kira-Kira
Penyata Penerimaan & Pembayaran
Penyata Pendapatan & Perbelanjaan
Nota-nota Kepada Akaun
Surat Perakuan Guru Besar
PATSKOM
Format Kertas Kerja yang ditetapkan

Akta Pendidikan 1996

Peraturan
Pendidikan
(Akaun & Audit) 2002

TPKPS 9.1(2)

Pihak sekolah dikehendakki menghantar Draf

Penyata Kewangan yang belum di Audit
sebelum 28/2 sebagai langkah penyemakan
awal.
Pemantauan oleh PTJ dan diwajibkan
menghantar Penyata tersebut sebelum atau
pada 31/3 kepada Pejabat Audit Sekolah
sebagaimana yang ditetapkan di Akta
Pendidikan 1996 (Account and Audit) 2002.

Surat Pekeliling
Kewangan Bil.4/ 1988

Penyata

1.1.2.Tidak Lengkap
Penyata tidak disokong dengan format
kertas kerja yang ditetapkan.
Surat perakuan Guru Besar tidak
disertakan.
1.1.3.Penyerahan Penyata Kewangan
yang belum diaudit
Penyata yang lewat dihantar

Akta Pendidikan
1996 (Account and Audit
) 2002, Seksyen 3
AP 307

Pihak sekolah dikehendaki

mengemukakan dokumendokumen
kewangan/rekod-rekod
yang
ditetapkan dengan kemaskini
bagi
proses pengauditan.

1.2. PENYERAHAN DOKUMEN

KEWANGAN
Tidak lengkap
Baucar tidak dikemukakan/ kemaskini
Resit/Stok Resit tidak lengkap
Daftar Bil tidak selenggara.

Masalah Dan Isu

2. TERIMAAN
2.1 Tiada Kuasa
Memungut.

Peraturan-Peraturan

TPKPS 5.5(ii)
AP 69

Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan

Kebenaran secara bertulis hendaklah diberikan kepada

pemungut.

2.2 Kutipan Tanpa

Kebenaran.

BPSG Bil. 1/95

Kutipan yuran hendaklah terlebih dahulu mendapat

kelulusan Pendaftar Sekolah.

2.3 Terimaan Tanpa

Resit:

Penerimaan wang tidak

disokong dengan resit
rasmi.

TPKPS 5.4(i)
AP 60

Terimaan hendaklah diakui terima dengan resit rasmi

2.4 Pindaan Terhadap

Resit:

Resit yang dikeluarkan

dipinda secara
pemadaman

TPKPS 5.5(vii)
AP 62

Resit tidak boleh dipinda

Tersilap dibatalkan beserta salinannya.

2.5 Penggunaan resit

tidak bercetak nombor
siri.

TPKPS 5.5(v)

Resit hendaklah bercetak dengan nombor siri.

2.6 Resit yang tidak

seragam

Surat Pekeliling
Kewangan KP
1602/900/S/(1) bth
22.1.03

Hendaklah mengikut format yang ditetapkan oleh

Kementerian Pelajaran Malaysia

Surat Pekeliling Kew

5/2002 dan Surat .
Pekeliling Tambahan kpd
Sur. Pek Kew. Bil.5/2002

Pihak sekolah mestilah menyediakan Buku Akaun

Subsidiari yang lengkap
KWK Teras,Elektif dan Pelbagai
KWS - Pelbagai
WA - Pelbagai

2.7 Akaun Subsidiari:

Tidak

menyelenggarakan
Buku Akaun Subsidiari

Masalah Dan Isu

3. AKAUN BELUM
TERIMA.
3.1. Wang
Tidak Diperakaunkan:
Resit ada dikeluarkan
Tidak direkod di Buku
Tunai dan tidak
dibankkan

Peraturan-Peraturan

TPKPS 5.4
AP 72 B
AP 78 (a)

Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan

Terimaan hendaklah direkodkan di Buku Tunai masa

urusniaga.
Terimaan hendaklah dibankkan pada hari kutipan dibuat
dan sekiranya tidak berkesempatan kutipan hendaklah
dibankkan pada hari kerja berikutnya.
Pengetua/Guru Besar hendaklah menjalankan siasatan
dan melaporkan ke PTJ.
Pengetua/Guru Besar hendaklah membuat penyeliaan

secara kerap terhadap pungutan dan kemasukan wang ke

bank.

3.2. Wang Tidak

Dibankkan:

Resit ada dikeluarkan

Ada di rekod di Buku
Tunai Wang Tidak
dibankkan

TPKPS 5.4
AP 78 (a)

Wang terimaan hendaklah dibankkan pada hari kutipan

dibuat dan sekiranya tidak berkesempatan kutipan
hendaklah dibankkan pada hari kerja berikutnya.
Pengetua/Guru Besar hendaklah menjalankan siasatan dan
melaporkan ke PTJ.
Pengetua/Guru Besar hendaklah membuat penyeliaan
secara kerap terhadap pungutan dan kemasukan wang ke
bank.

3.3. Yuran Kurang

Serah:

Guru kurang serah

yuran ke pejabat

TPKPS 5.4 (iv)

AP 11 dan 53.

Pengetua/Guru Besar hendaklah memastikan semua

kutipan yang telah dikutip oleh guru-guru kelas diserahkan
ke pejabat.

3.4. Tunggakan
Kutipan:
Yuran Sewa Kantin
sewa kedai buku dll

TPKPS 5.4 (iv)

AP 11
AP 53

Pengetua /Guru Besar hendaklah memastikan semua

kutipan yang sepatutnya dipungut telah dibuat.

Masalah Dan Isu

4. BAYARAN
4.1. Bayaran tanpa
dokumen sokongan:
Pembayaran yang tidak
disertakan baucar, bil,
invois, pesanan

tempatan dll.

Peraturan-Peraturan

TPKPS 7.4.2 B
Surat Pekeliling
11/95
AP 99 A
AP 176 (B)

Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan

Kew.

Pengetua/Guru Besar hendaklah memastikan setiap

pembayaran disertakan dengan dokumen sokongan seperti
baucar, bil, inbois, pesanan tempatan dll. sebelum
melulus/memperakui bayaran.

4.2. Bil-bil lewat

dijelaskan.

Bil diselesaikan melebihi

1 bulan/30 hari dari
tarikh ia diterima.

TPKPS 6.6.1
AP 103

4.3. Perbelanjaan

melebihi had yang

ditetapkan & memecahkecilkan bil.

TPKPS 6.3.3

Perbelanjaan hendaklah mendapat kelulusan terlebih

dahulu bagi kes-kes yang melebihi had yang ditetapkan
dalam satu tahun iaitu melebihi
RM 10,000.00

Pembelian bagi satu item/kelas item barangan

tidak boleh dipecah kecil bil-bilnya untuk mengelakkan
daripada had tersebut di atas.

TPKPS 7.6.1
AP 97 (a)

Pengetua/Guru Besar hendaklah memastikan semua

pembayaran kecuali PWR hendaklah berpalang dan atas
nama penerima. Cek TUNAI tidak dibenarkan.

4.4. Bayaran Melalui

Cek Tak Berpalang atau
TUNAI:

Cek bayaran bagi

pembekal tidak dipalang

Bil yang diterima hendaklah diselesaikan dalam tempoh 1

bulan/30 hari dari tarikh bil diterima.
Daftar Bil hendaklah disediakan dan dikemaskinikan.

atau bayar atas TUNAI.

5. AKAUN BELUM
BAYAR
5.1. Akaun Belum

Bayar tahun
kebelakangan yang
belum selesai.

TPKPS 13.3

Masalah dan Isu

Mengesan & mengambil tindakan untuk membayar.

Permohonan untuk pelarasan selepas 3 tahun.

Peraturan-Peraturan

Tindakan Mengatasi / Menyelesaikan

5.2. Bil/Inbois yang TPKPS 6.2.2.

belum dijelaskan TPKPS 6.6.1.
AP 103 (a)

Menjelaskan bil/inbois dalam tempoh yang

ditetapkandanselewat-lewatnya pada akhir tahun

Mengenalpasti baki peruntukan sebelum

membuat pembayaran

5.3. Kutipan bagi pihak

ketiga yang tidak dijelaskan

TPKPS 9.4 (3)

Hendaklah dijelaskan dalam tahun semasa kerana ia

bukan pendapatan

5.4. Cek pembayaran yang

dibatalkan tidak dijelaskan

TPKPS 7.8

Pembayaran semula hendaklah dibuat

Permohonan pelarasan hendaklah dibuat apabila perlu

TPKPS 6.4.1

Semua pembelian kecuali melalui PWR hendaklah dibuat

dengan menggunakan Pesanan Tempatan

AP 176.1 (b)
AP 177.1 (a)
TPKPS 6.4.1
TPKPS 6.5.1

Pengetua/Guru Besar menandatangani semua Pesanan

Tempatan
Harga bagi setiap barang yang dipesan hendaklah
dicatatkan supaya dapat dibandingkan dengan bil/inbois
Perakuan penerimaan hendaklah dilengkapkan pada
semua Pesanan Tempatan sebagai bukti bekalan/
perkhidmatan telah disempurnakan
Semua Pesanan Tempatan hendaklah dinomborkan
dengan bersiri

6.
PESANAN
TEMPATAN
6.1. Tidak menggunakan
Pesanan Tempatan
6.2. Pesanan Tempatan
tidak sempurna:

Tidak di tandatangani

Pengetua/Guru Besar

ketika membuat pesanan

Harga barang tidak

dicatatkan
Perakuan penerima tidak
dilengkapkan
Tiada nombor siri Pesanan
Tempatan

6.3. Pesanan Tempatan

disediakan
selepas
pembelian

TPKPS 6.4.1

MASALAH DAN ISU

7.

PERUNTUKAN

7.1. Perbelanjaan yang tidak dibenarkan:

Peruntukan Kemahiran Hidup digunakan

Pesanan Tempatan hendaklah dikeluarkan terlebih

dahulu sebelum sesuatu perolehan dibuat

PERATURANPERATURAN

TINDAKAN MENGATASI/
MENYELESAIKAN

untuk pembayaran utiliti yang mana

bayaran utiliti tersebut sepatutnya dibayar
di bawah peruntukan LPBT/LPK

PENGAUDITAN SEKOLAH
1.

Pengenalan

Pengauditan adalah perkara penting dalam pengurusan sesebuah organisasi. Setiap organisasi
tidak akan terlepas daripada pengurusan kewangan. Pengurusan kewangan melibatkan
akauntabiliti yang amat diperlukan. Guru besar atau pengetua mesti bertanggungjawab dalam
hal pengurusan, pentadbiran, dan kewangan sekolah. Buku Garis Panduan Perakaunan dan
Kewangan Sekolah(2000:4) menjelaskan bahawa tugas ini perlu dilaksanakan dengan sempurna
mengikut segala arahan, prosedur, peraturan, pekeliling, akta, dan undang-undang negara yang
berkaitan dengannya, sebagaimana

yang telah

ditetapkan oleh Kerajaan khususnya

Kementerian Pelajaran Malaysia.

Mengikut Akta Pendidikan 1996, Menteri Pelajaran atau pegawai-pegawai yang diberi
kuasa adalah bertanggungjawab untuk membuat pemeriksaan terhadap kira-kira sekolah
kerajaan ataupun sekolah-sekolah yang menerima bantuan kerajaan. Pemeriksaan kewangan
sesebuah sekolah ini boleh dilaksanakan secara berjadual atau secara mengejut oleh pihakpihak berkuasa yang telah diberi tanggungjawab. Oleh itu institusi pendidikan kerajaan atau
bantuan kerajaan perlu menyediakan dan mengemukakan penyata kewangan tahunan bagi
tahun berakhir 31 Desember setiap tahun. Penyata ini hendaklah dikemukakan kepada
Bahagian Audit Sekolah untuk tujuan pengauditan sebelum 31 Mac tahun berikutnya. Selalunya
Bahagian Audit Sekolah menjalankan 3 kaedah pengauditan iaitu pengauditan terhadap penyata
kewangan , pengauditan pematuhan, dan pengauditan terhadap program bantuan.
Hasil pengauditan akan terbit satu laporan audit kepada pihak sekolah dan pusat
tanggungjawab untuk diambil tindakan susulan. Laporan audit yang berkualiti dapat
meningkatkan akauntabiliti awam bagi mencapai kecemerlangan pengurusan kewangan
sekolah.

2.

Definisi Pengauditan

Pengauditan adalah satu proses sistematik untuk memperoleh dan menilai bukti secara objektif
mengenai pernyataan tentang kegiatan kewangan, dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian
antara

pernyataan-pernyataan

tersebut

dengan

kriteria

yang

telah

ditetapkan,

serta

penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Menurut Kamus Dewan

Edisi 3 (1998) pengauditan merupakan pemeriksaan dan pengesahan akaun (kira-kira). Menurut
Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah (2000), audit merupakan satu
pemeriksaan terhadap dokumen dan rekod pengurusan perakaunan kewangan sekolah. Menurut
Kamus Perakaunan (1991), audit adalah pemeriksaan rekod perakaunan dan kajian secara kritis
sistem kawalan dalaman organisasi oleh juruaudit. Pemeriksaan dan kajian itu bertujuan untuk
memperolehi bukti audit yang akan dinilai oleh juruaudit dan digunakan sebagai asas untuk
memberi pendapatnya tentang penyata kewangan. Menurut Jemaah Nazir Sekolah (2001) audit
ditakrifkan sebagai proses penilaian yang bertujuan mengenalpasti darjah kepatuhan kepada
norma-norma pengoperasian yang ditetapkan bagi mempertimbangkan suatu keputusan atau
ketentuan yang berkaitan dengan keberkesanan, kecekapan, keadilan, dan keihsanan sistem
kualiti yang dibangunkan di sesebuah organisasi. Menurut Barjoyai (1984) ilmu audit merupakan
satu bidang ikhtisas yang khusus. Namun demikian ia selalu dikaitkan dengan bidang
perakaunan. Ini disebabkan skop audit biasanya terhad kepada pemeriksaan akaun-akaun,
rekod, dan sistem perakaunan yang diurus oleh akauntan.
Kesimpulannya, walaupun pelbagai definisi diberikan berkaitan audit atau pengauditan,
yang penting sejauh mana pengurusan kewangan diuruskan dengan cekap dan tidak berlaku
penyelewangan. Selalunya di sekolah pengauditan menjurus kepada kewangan yang melibatkan
sumber kewangan kerajaan. Sumber kewangan kerajaan lebih dititikberatkan berbanding
dengan sumber kewangan lain.

3.

Objektif Pengauditan

Pengauditan terhadap penyata dan pengurusan kewangan sekolah adalah untuk memberi
pendapat sama ada penyata itu menggambarkan kedudukan yang benar dan saksama tentang
kedudukan kewangan dan rekod perakaunan yang berkaitan telah diselenggarakan dengan
teratur dan kemaskini.

Membuat perakuan-perakuan dengan tujuan membantu dalam usaha meningkatkan mutu

pengurusan kewangan dan perakaunan di sekolah.

Bertanggungjawab untuk memberi bimbingan dan bantuan kepada sekolah yang menghadapi
masalah pengurusan kewangan.

4.

Skop dan Kaedah Pengauditan

Pengauditan Penyata Kewangan Sekolah hendaklah dijalankan bagi sekolah-sekolah yang

menerima bantuan kerajaan.

Pengauditan hendaklah dijalankan pada setiap tahun kewangan.

Jumlah urus niaga yang perlu diaudit adalah tertakluk kepada keberkesananan kawalan
dalaman pengurusan sekolah.

Sesebuah sekolah boleh dikategori sebagai mempunyai sistem kawalan dalaman yang
berkesan sekiranya ia mempunyai antara lainnya unsur-unsur berikut:
Semua urus niaga didokumenkan dengan teratur dan boleh diperiksa pada bila-bila masa;
Semua urus niaga direkodkan dengan betul dan kemaskini;
Semua urus niaga disemak dan disahkan oleh pihak yang diberi kuasa;
Terdapat pengasingan tugas dalam meluluskan, memproses, merekod dan menyemak urus
niaga;
Penyeliaan yang berkesan; dan
Wujudnya Jawatankuasa Audit Dalam di peringkat sekolah.

5.

Undang-Undang dan Peraturan Audit

Akta Pendidikan 1996

Education (Accounts and Audit) Rules, 1962.

Akta Acara Kewangan , 1957

Arahan Perbendaharaan

Garis Panduan Perakaunan Dan Kewangan Sekolah

Tatacara Pengurusan Stor

Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Yang Berkaitan

Panduan-Panduan Pengauditan Bahagian Audit sekolah

Arahan Audit dan Surat Pekeliling Akaun Sekolah

Pekeliling-Pekeliling Am

Pekeliling-Pekeliling Bahagian Kewangan Kementerian

Garis Panduan Pengurusan Kantin

Pekeliling-Pekeliling Bahagian Pembangunan Dan bekalan Kementerian

Arahan-Arahan Yang Dikeluarkan Oleh Ibu Pejabat.

Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia (1994) telah menjelaskan bahawa

sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang pentadbiran harta dan kewangannya
tertakluk kepada peruntukan yang terdapat di bawah Akta pelajaran 1961/ Akta Pendidikan 1996
danEducation (Accounts and Audit) Rules 1962. Menurut Education (Accounts and Audit) Rules:

The manager or governors or other persons responsible for the management, of an assisted
education institution shall cause to be kept proper accounts and other records in such form as
may be required by the Minister to all financial matters pertaining ti the assisted educational
institution and shall have prepared and submitted for audit not later than 31st of March each year
astatement of accounts in respect of the financial year immediately or preceding.
Menurut Surat pekeliling Kewangan Bil. 4/88, pihak sekolah dikehendaki mengemukakan
penyata akaun tersebut satu bulan lebih awal iaitu pada 28 atau 29 Februari tahun berikutnya
kepada pihak audit. Ini bertujuan untuk membolehkan pelarasan atau pembetulan dibuat pada
penyata akaun terlebih dahulu jika didapati perlu sebelum proses pengauditan sebenar
dilaksanakan.

Menurut Akta Pendidikan 1996, seksyen 130(2), Menteri boleh membuat peraturan
berkenaan penyimpanan buku akaun dan pengauditan akaun institusi pendidikan yang
menerima sumbangan.

Menurut Akta Acara Kewangan 1957, Perkara 18, surcaj boleh dikenakan kepada kakitangan
awam yang gagal mengutip hasil atau cukai.

Membuat bayaran tidak mengikut peraturan

Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta benda kerajaan.

Gagal menyimpan kira-kira dan rekod yang perlu dengan lengkap dan kemas.

Lambat membuat bayaran.

Menurut Arahan Perbendaharaan (AP):

Perkara 60, resit rasmi mestilah dikeluarkan sebagai akaun terima wang yang dibayar kepada
seseorang pegawai awam. Ianya perlu dikeluarkan pada masa urusan dibuat.

Perkara 61, orang awam hendaklah diberitahu bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi
semua wang yang dibayar.

Perkara 62, meminda sesuatu resit adalah dilarang.

Perkara 68, semua stok resit apabila tidak digunakan hendaklah disimpan di tempat berkunci
dengan selamat.

Perkara 70, resit mestilah ditandatangani dengan berkarbon oleh pegawai yang menerima wang
itu tetapi mestilah ditulis oleh seseorang pegawai lan.

Perkara 97(a), semua bayaran kecuali yang dibuat daripada wang runcit dan bayaran gaji dan
elaun dan rekupan panjar wang runcit, hendaklah dibuat dengan cek yang berpalang.

Perkara 99, semua baucar hendaklah disokong dengan butir-butir penuh.

Perkara 140(a), pegawai perakaunan tidak boleh membuka apa-apa akaun awan tanpa
kebenaran bertulis dari pihak kewangan negeri.

Perkara 142, tiap-tiap catatan dalam buku akaun hendaklah disokong dengan sesuatu baucar
penyata pemungut atau waran peruntukan yang dibenarkan dengan sepatutnya.

Perkara 144, catatan dalam buku tunai hendaklah dibuat mengikut susunan urusan berlaku.

Perkara 146, pada hujung tiap-tiap bulan, buku tunai hendaklah disesuaikan dengan penyata
bank dan satu penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan.

Perkara 176(b) semua pembelian hendaklah dibuat dengan menggunakan pesanan tempatan
kecuali yang dibayar melalui panjar wang runcit.

6.

Jenis-Jenis Audit

Setelah pengauditan dilaksanakan oleh juruaudit yang diberi kuasa oleh kerajaan, sijil sijil
dikeluarkan kepada pihak sekolah untuk menentukan status pengurusan kewangan sekolah
seperti berikut:
6.1

Audit Tanpa Teguran

Selalunya sekolah menerima Sijil Tanpa Teguran diberi kerana pihak sekolah telah mematuhi
semua peraturan kewangan kecuali perkara-perkara yang tidak menjejaskan penyata kewangan
contohnya:

Buku Tunai ditandatangan tetapi tarikh tidak dicatat

Penyata Penyesuaian Bank ditandatangan tetapi tarikh tidak dicatat.

Tiada tandatangan ringkas pada setiap urusniaga

Ada Pemerhatian Audit Ringkas. Pihak sekolah telah mengambil tindakan terhadap
perkara yang dibangkitkan dalam Borang Pemerhatian Audit Ringkas. Tiada penemuan audit
yang dibangkitkan dalam Laporan Audit Sekolah. Ada setengah sekolah yang menerima Sijil
Tanpa Teguran Sangat Baik. Sekolah ini selalunya menerima Sijil Tanpa teguran ( tanpa
Laporan Audit Sekolah - Baik ) tiga tahun berturut-turut. Pihak sekolah telah mematuhi semua
peraturan kewangan. Pihak sekolah tiada Pemerhatian Audit Ringkas.

6.2

Audit Berteguran

Bahagian Audit Sekolah akan mengeluarkan Sijil Audit Berteguran apabila berlaku kes-kes yang
mempunyai implikasi kewangan yang serius atau ketidakpatuhan kepada peraturan dalam
urusan kewangan yang melebihi tahap materialiti yang ditetapkan. Jika berlaku kes-kes
penyelewengan atau salahguna kuasa, laporan khas mengenainya akan disediakan supaya
tindakan segera dapat diambil oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Bahagian/Jabatan yang
berkaitan. Selalunya teguran audit dibuat kerana kes-kes tertentu seperti:

Penyata lewat dikemukakan

Pungutan tidak diserahkan ke pejabat

Pungutan lewat di bankkan terutama amaun melebihi RM500.00

Pungutan tidak diakaunkan RM100-RM500 (kecuali sekolah pedalaman Sabah )

Perbelanjaan tanpa kelulusan

Bayaran menggunakan cek tunai(kecuali PWR)

Perolehan tanpa sebut harga

Kumpulan Wang Terkumpul berbaki tinggi (KWK atau KWA) baki KWT> 30% daripada

pendapatan dan baki PCG semasa > 10%

Rekod kewangan tidak dikemaskini 3 tahun berturut-turut: Daftar bil / Subsidiari / Daftar

Kawalan Resit.

Tanda tangan cek kosong

Sistem pengurusan yang sangat lemah.

Laporan Audit Sekolah (2005) sejumlah 8,212 sijil audit dikeluarkan dan daripada jumlah itu,
sebanyak 891(115) sekolah telah menerima sijil berteguran. Pengetua atau guru besar yang
mendapat Sijil Berteguran perlu sedar bahawa selain tugas dan tanggungjawab, beliau juga
terpaksa berhadapan dengan liabiliti vikarius di bawah sistem perundangan negara. Liabiliti
vikarius bermaksud liabiliti undang-undang yang ditanggung oleh seseorang individu atau
majikan atas perbuatan jenayah atau tort yang dilakukan oleh orang lain sungguhpun orang yang
bertanggungjawab adalah tidak bersalah secara peribadi. Guru besar atau pengetua berhadapan
dengan risiko seperti amaran, surcaj, dan sebagainya.
7.

Audit Dalaman

Audit Dalam merupakan pemeriksaan rekod kewangan dan bukan kewangan sesebuah
organisasi, oleh organisasi itu sendiri untuk memastikan bahawa organisasi dikendali dengan

betul ( Kamus Dewan Edisi 3, 1998 ). Bagi kewangan Persatuan Ibu Bapa dan Guru diaudit oleh
juruaudit dalaman yang dilantik oleh PIBG dalam Mesyuarat Agung Tahunan mereka.
Pengauditan Dalaman biasanya dilakukan oleh guru-guru yang dilantik secara rasmi oleh
pengetua atau guru besar. Biasanya guru-guru ini mempunyai kemahiran dan pengalaman
dalam pelajaran Prinsip Akaun atau Perdagangan. Guru besar juga selain menjalankan
penyeliaan biasa terhadap urusan pejabat tiap-tiap hari, perlu juga pemeriksaan mengejut wang
tunai dan barang-barang berharga, hendaklah dari semasa ke semasa atau melantik guru lain
sepertimana yang dicadangkan untuk menjalankan pemeriksaan mengejut di bahagian-bahagian
kewangan atau perakaunan yang dilakukan oleh pegawai di bawah kawalan guru besar atau
pengetua. Tujuan audit dalaman adalah untuk mengetahui sama ada cara-cara yang betul telah
difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti. Perihal mengenai kewangan yang diperiksa
bersama dengan catatan pemeriksaan itu, hendaklah dimasukkan ke dalam buku pemeriksaan
mengejut.
Pemeriksaan mengejut seperti peti wang tunai dan lain-lain hendaklah dilakukan oleh
audit dalaman:

Audit dalaman hendaklah mengadakan satu pemeriksaan mengejut terhadap tiap-tiap peti besi,
peti wang tunai, laci, dan bekas-bekas lain untuk wang dalam jagaan seseorang pegawai di
bawah kawalannya yang diamanahkan untuk menyimpan wang awam, setem, atau barangbarang berharga yang lainnya. Contohnya barang-barang Sains, Kemahiran Hidup dan Pusat
Sumber.

Pemeriksaan tersebut hendaklah dilakukan tidak kurang daripada sekali dalam tempoh enam
bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan di dalam buku yang disimpan bagi maksud itu di setiap
sekolah. Butir-butir yang perlu dicatat dalam buku pemeriksaan mengejut ialah:

Tarikh,
Masa pemeriksaan
Nama pegawai yang diperiksa kerana wang tunai dan barang-barang lain yang berada di bawah
jagaannya.
Amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya.
Hasil pemeriksaan, dan
Tanda tangan dan jawatan pegawai pemeriksa.
Selain daripada itu audit dalaman juga perlu memeriksa buku Wang Kerajaan, Wang SUWA,
Wang Asrama (jika ada) dan Panjar Wang Runcit pada setiap tiga bulan dan menandatangani
hasil pemeriksaan itu.

8.

Audit Luar

Pengauditan Luar dilakukan oleh pegawai yang datang dari Jabatan Pelajaran Negari. Pegawaipegawai ini akan memastikan pengurusan kewangan berjalan dengan lancar. Juruaudit ini akan
mengkaji dan menilai operasi pengurusan kewangan sekolah diuruskan dengan teratur bagi
memastikan dasar peraturan dan undang-undang yang digubal oleh kementerian dipatuhi oleh
pihak pengetua atau guru besar. Pengauditan juga bertujuan untuk mengkaji dan menilai
operasi-operasi pengurusan dari segi kesempurnaan, kemampuan, kecekapan, keberkesanan,
dan ekonominya. Pengauditan juga menentukan kekukuhan, kesempurnaan, dan kemampuan
rekod-rekod dan sistem perakaunan, sistem maklumat pengurusan serta sistem kawalan
dalaman. Membuat laporan hasil pengauditan dan mengesyorkan langkah-langkah yang
sistematik kepada pusat tanggungjawab. Menyiasat secara khusus sekiranya berlaku
penyelewengan menurut arahan Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran di samping
membantu pihak Perbendaharaan Negara bagi memantapkan lagi pengurusan audit.

9.

Kuasa Juruaudit Luar

Juruaudit sekolah atau seseorang pegawai yang diwakilkan olehnya dengan bertulis

berhak memeriksa segala rekod, buku, baucar, dokumen, wang tunai, setem, cagaran, barangbarang atau harta benda lain yang tertakluk kepada pengauditannya;

Meminta apa-apa penjelasan atau maklumat, bila mana perlu, daripada pengurus

sekolah untuk memudahkannya menjalankan tugas;

Meminta sesuatu carian bagi atau cabutan daripada apa-apa buku, dokumen atau rekod

yang dalam pemilikan atau di bawah kawalan institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan
kerajaan atau bantuan kerajaan; dan

10.

Menjalankan apa-apa penyiasaan atau pemeriksaan lain bilamana perlu.

Tanggungjawab Pengurus Sekolah dan Ketua Pusat Tanggungjawab.

Penyerahan

Penyata

Kewangan

Tahunan

Sekolah-

Guru

besar

hendaklah

mengemukakan Penyata kewangan Tahunan Sekolah kepada audit sekolah selewat-lewatnya

pada 31 Mac tahun berikutnya.Walau bagaimanapun sekolah hendaklah mengemukakan

penyata kewangan tahunan sekolah pada atau sebelum 28 atau 29 Februari kepada audit
sekolah supaya sekolah mempunyai tempoh satu bulan sehingga 31 Mac untuk membuat
pembetulan pada penyata tersebut, di mana-mana yang perlu.

Pertanyaan audit Menjadi kewajiban guru besar memberi kepada juruaudit segala

kemudahan yang perlu dalam masa melaksanakan kewajibannya dan menjawab dengan segera
sebarang pertanyaan yang ditujukan kepada mereka ataupun selewat-lewatnya dalam tempoh
30 hari dari tarikh pertanyaan (Pekeliling Perbendaharaan 14/80).

Dokumen / rekod dikemukakan untuk audit Guru besar adalah bertanggung- jawab

untuk memastikan bahawa segala rekod-rekod berhubung dengan urusan kewangan sekolahnya
dikemukakan. Satu senarai lengkap yang ditandatangani oleh guru besar mengenai rekod-rekod
perakaunan yang dikemukakan untuk diaudit hendaklah disampaikan kepada juruaudit bersamasama rekod-rekod perakaunan.

Ketua Pusat tanggungjawab memastikan penyata kewangan tahunan sesuatu institusi

pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan dikemukakan kepada Bahagian Audit mengikut
peraturan 6. Institusi pendidikan kerajaan perlu ambil apa-apa tindakan atas laporan atau
pertanyaan audit.

11.

Perkara-Perkara Yang Diaudit

Dalam proses pengauditan, pihak audit akan menghantar surat kepada pihak sekolah melalui
Pejabat Audit Sekolah Negeri. Pejabat Audit Sekolah akan memberitahu jadual atau masa
pegawai Bahagian Audit akan membuat pengauditan di sekolah-sekolah yang berkaitan.
Misalnya Sekolah Kebangsaan St. Mark, Butterworth dijadualkan pada 29 April 2008. Pihak audit
mengarahkan guru besar atau pengetua menyediakan bahan atau rekod perakaunan yang perlu
dihantar. Antara bahan-bahan itu ialah:

Buku tunai bagi semua kumpulan wang yang dikendalikan (Wang Kerajaan, Wang SUWA,
Wang Asrama dan Panjar Wang Runcit).

Buku Kedatangan Murid dan penyata bulanan termasuk tahun sebelum dan tahun semasa.

Buku stok dan Buku Daftar Harta Sekolah

Buku Resit Terimaan

Buku Kegunaan Telefon

Buku Perbelanjaan Pos

Buku Panjar Wang Runcit

Buku rekod penghuni asrama (jika ada)

Penyata Bank, slip masuk bank, pangkal cek termasuk bulan Januari.

Sijil Simpanan tetap, Sijil Baki akhir bank, sijil pelaburan lain.

Satu salinan fotostat PCG

Satu salinan Carta Organisasi/ carta aliran pembayaran.

Yuran

Satu salinan perjanjian kantin dan kedai sekolah.

Baucar penerimaan bantuan pelajaran dan lain-lain peruntukan kerajaan.

Dokumen-dokumen penyokong setiap pembayaran (bil/invois)

Dokumen-dokumen berhubung dengan semua jenis biasiswa/bantuan

Dokumen-dokumen berkaitan perjanjian

Surat kelulusan Jabatan Pelajaran Negeri / Bahagian Teknik, dan Vokasional termasuk viremen
hapuskira dan sebagainya.

Buku rekod jualan, belian bagi projek yang dikendalikan

Penyata kira-kira seperti pada 31 Disember dari syarikat-syarikat yang berurusniaga dengan
sekolah

Dokumen-dokumen berkaitan dengan projek bantuan modal / gotong-royong

Majalah sekolah (jika diterbitkan)

Buku rekod penghuni asrama

Lain-lain dokumen yang diperlukan ialah:

Jadual pecahan akaun belum terima dan akaun bayaran seperti pada 31 Disember

Senarai stok

Surat pengakuan

Borang Serahan Guru / Daftar kutipan harian

Sijil Baki Bank pada 31 Disember 1999 dari pihak bank

Selain daripada itu terdapat juga kertas-kertas kerja yang dikehendaki iaitu:

Penerimaan dan Pendapatan

Pembayaran dan Perbelanjaan

12.

Pelaksanaan Pengauditan

Pengauditan dijalankan dengan berpandukan kepada senarai semak Pengauditan Pengurusan

Kewangan Sekolah (lampiran senarai semak MP-1 hingga MP11)
13.

Pemerhatian Audit

Perbincangan perlu diadakan dengan pihak sekolah bagi membincangkan penemuanpenemuan audit sebaik sahaja kerja-kerja pengauditan selesai dijalankan.

Pemerhatian audit hendaklah disediakan secara seimbang dengan melaporkan perkara-perkara

berikut:

-Kelemahan-kelemahan berhubung dengan pengurusan kewangan sekolah;

-Maklum balas yang diterima daripada pihak sekolah semasa perbincangan;
-Langkah-langkah pembetulan serta pembaharuan yang telah diambil oleh
pihak sekolah ke arah memantapkan pengurusan kewangan sekolah; dan
-Syor-syor yang munasabah untuk memperbaiki kelemahan yang berlaku.

14.

Laporan Audit

Seseorang juruaudit hendaklah menyediakan suatu laporan audit berkenaan dengan penyata
kewangan tahunan sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau
bantuan kerajaan dan hendaklah mengemukakan yang berikut;

Laporan audit kepada ketua Pusat Tanggungjawan ;

Suatu salinan laporan audit kepada pengurus sekolah yang berkenaan bagi maksud peraturan
9; dan laporan audit tahunan yang disatukan kepada menteri.
15.

JENIS PERMASALAHAN DAN ISU-ISU KEWANGAN SEKOLAH

Masalah Dan Isu

PENYATA DAN DOKUMEN KEWANGAN

PeraturanPeraturan

Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan

1.1. Penyediaan dan penyerahan

Penyata Akaun

1.1.1.Tidak tepat
Penyata tidak imbang
Angka di nota tidak sama dengan

Akta Pendidikan 1996

Peraturan Pendidikan
(Akaun & Audit) 2002
(Seksyen 6)
TPKPS 9.1
Surat Pekeliling
Bahagian Kewangan Bil.
5/1990.

Penyata kewangan tahunan hendaklah

dikemukakan secara betul dan lengkap dengan
mengandungi:
Kunci Kira-Kira
Penyata Penerimaan & Pembayaran
Penyata Pendapatan & Perbelanjaan
Nota-nota Kepada Akaun
Surat Perakuan Guru Besar
PATSKOM
Format Kertas Kerja yang ditetapkan

Akta Pendidikan 1996

Peraturan
Pendidikan
(Akaun & Audit) 2002

TPKPS 9.1(2)

Pihak sekolah dikehendakki menghantar Draf

Penyata Kewangan yang belum di Audit
sebelum 28/2 sebagai langkah penyemakan
awal.
Pemantauan oleh PTJ dan diwajibkan
menghantar Penyata tersebut sebelum atau
pada 31/3 kepada Pejabat Audit Sekolah
sebagaimana yang ditetapkan di Akta
Pendidikan 1996 (Account and Audit) 2002.

Surat Pekeliling
Kewangan Bil.4/ 1988

Penyata

1.1.2.Tidak Lengkap
Penyata tidak disokong dengan format
kertas kerja yang ditetapkan.
Surat perakuan Guru Besar tidak
disertakan.
1.1.3.Penyerahan Penyata Kewangan
yang belum diaudit
Penyata yang lewat dihantar

Akta Pendidikan
1996 (Account and Audit
) 2002, Seksyen 3
AP 307

Pihak sekolah dikehendaki

mengemukakan dokumendokumen
kewangan/rekod-rekod
yang
ditetapkan dengan kemaskini
bagi
proses pengauditan.

1.2. PENYERAHAN DOKUMEN

KEWANGAN
Tidak lengkap
Baucar tidak dikemukakan/ kemaskini
Resit/Stok Resit tidak lengkap
Daftar Bil tidak selenggara.

Masalah Dan Isu

2. TERIMAAN
2.1 Tiada Kuasa
Memungut.

Peraturan-Peraturan

TPKPS 5.5(ii)
AP 69

Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan

Kebenaran secara bertulis hendaklah diberikan kepada

pemungut.

2.2 Kutipan Tanpa

Kebenaran.

BPSG Bil. 1/95

Kutipan yuran hendaklah terlebih dahulu mendapat

kelulusan Pendaftar Sekolah.

2.3 Terimaan Tanpa

Resit:

Penerimaan wang tidak

disokong dengan resit
rasmi.

TPKPS 5.4(i)
AP 60

Terimaan hendaklah diakui terima dengan resit rasmi

2.4 Pindaan Terhadap

Resit:

Resit yang dikeluarkan

dipinda secara
pemadaman

TPKPS 5.5(vii)
AP 62

Resit tidak boleh dipinda

Tersilap dibatalkan beserta salinannya.

2.5 Penggunaan resit

tidak bercetak nombor
siri.

TPKPS 5.5(v)

Resit hendaklah bercetak dengan nombor siri.

2.6 Resit yang tidak

seragam

Surat Pekeliling
Kewangan KP
1602/900/S/(1) bth
22.1.03

Hendaklah mengikut format yang ditetapkan oleh

Kementerian Pelajaran Malaysia

Surat Pekeliling Kew

5/2002 dan Surat .
Pekeliling Tambahan kpd
Sur. Pek Kew. Bil.5/2002

Pihak sekolah mestilah menyediakan Buku Akaun

Subsidiari yang lengkap
KWK Teras,Elektif dan Pelbagai
KWS - Pelbagai
WA - Pelbagai

2.7 Akaun Subsidiari:

Tidak

menyelenggarakan
Buku Akaun Subsidiari

Masalah Dan Isu

3. AKAUN BELUM
TERIMA.
3.1. Wang
Tidak Diperakaunkan:
Resit ada dikeluarkan
Tidak direkod di Buku
Tunai dan tidak
dibankkan

Peraturan-Peraturan

TPKPS 5.4
AP 72 B
AP 78 (a)

Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan

Terimaan hendaklah direkodkan di Buku Tunai masa

urusniaga.
Terimaan hendaklah dibankkan pada hari kutipan dibuat
dan sekiranya tidak berkesempatan kutipan hendaklah
dibankkan pada hari kerja berikutnya.
Pengetua/Guru Besar hendaklah menjalankan siasatan
dan melaporkan ke PTJ.
Pengetua/Guru Besar hendaklah membuat penyeliaan

secara kerap terhadap pungutan dan kemasukan wang ke

bank.

3.2. Wang Tidak

Dibankkan:

Resit ada dikeluarkan

Ada di rekod di Buku
Tunai Wang Tidak
dibankkan

TPKPS 5.4
AP 78 (a)

Wang terimaan hendaklah dibankkan pada hari kutipan

dibuat dan sekiranya tidak berkesempatan kutipan
hendaklah dibankkan pada hari kerja berikutnya.
Pengetua/Guru Besar hendaklah menjalankan siasatan dan
melaporkan ke PTJ.
Pengetua/Guru Besar hendaklah membuat penyeliaan
secara kerap terhadap pungutan dan kemasukan wang ke
bank.

3.3. Yuran Kurang

Serah:

Guru kurang serah

yuran ke pejabat

TPKPS 5.4 (iv)

AP 11 dan 53.

Pengetua/Guru Besar hendaklah memastikan semua

kutipan yang telah dikutip oleh guru-guru kelas diserahkan
ke pejabat.

3.4. Tunggakan
Kutipan:
Yuran Sewa Kantin
sewa kedai buku dll

TPKPS 5.4 (iv)

AP 11
AP 53

Pengetua /Guru Besar hendaklah memastikan semua

kutipan yang sepatutnya dipungut telah dibuat.

Masalah Dan Isu

4. BAYARAN
4.1. Bayaran tanpa
dokumen sokongan:
Pembayaran yang tidak
disertakan baucar, bil,
invois, pesanan

tempatan dll.

Peraturan-Peraturan

TPKPS 7.4.2 B
Surat Pekeliling
11/95
AP 99 A
AP 176 (B)

Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan

Kew.

Pengetua/Guru Besar hendaklah memastikan setiap

pembayaran disertakan dengan dokumen sokongan seperti
baucar, bil, inbois, pesanan tempatan dll. sebelum
melulus/memperakui bayaran.

4.2. Bil-bil lewat

dijelaskan.

Bil diselesaikan melebihi

1 bulan/30 hari dari
tarikh ia diterima.

TPKPS 6.6.1
AP 103

4.3. Perbelanjaan

melebihi had yang

ditetapkan & memecahkecilkan bil.

TPKPS 6.3.3

Perbelanjaan hendaklah mendapat kelulusan terlebih

dahulu bagi kes-kes yang melebihi had yang ditetapkan
dalam satu tahun iaitu melebihi
RM 10,000.00

Pembelian bagi satu item/kelas item barangan

tidak boleh dipecah kecil bil-bilnya untuk mengelakkan
daripada had tersebut di atas.

TPKPS 7.6.1
AP 97 (a)

Pengetua/Guru Besar hendaklah memastikan semua

pembayaran kecuali PWR hendaklah berpalang dan atas
nama penerima. Cek TUNAI tidak dibenarkan.

4.4. Bayaran Melalui

Cek Tak Berpalang atau
TUNAI:

Cek bayaran bagi

pembekal tidak dipalang

Bil yang diterima hendaklah diselesaikan dalam tempoh 1

bulan/30 hari dari tarikh bil diterima.
Daftar Bil hendaklah disediakan dan dikemaskinikan.

atau bayar atas TUNAI.

5. AKAUN BELUM
BAYAR
5.1. Akaun Belum

Bayar tahun
kebelakangan yang
belum selesai.

TPKPS 13.3

Masalah dan Isu

Mengesan & mengambil tindakan untuk membayar.

Permohonan untuk pelarasan selepas 3 tahun.

Peraturan-Peraturan

Tindakan Mengatasi / Menyelesaikan

5.2. Bil/Inbois yang TPKPS 6.2.2.

belum dijelaskan TPKPS 6.6.1.
AP 103 (a)

Menjelaskan bil/inbois dalam tempoh yang

ditetapkandanselewat-lewatnya pada akhir tahun

Mengenalpasti baki peruntukan sebelum

membuat pembayaran

5.3. Kutipan bagi pihak

ketiga yang tidak dijelaskan

TPKPS 9.4 (3)

Hendaklah dijelaskan dalam tahun semasa kerana ia

bukan pendapatan

5.4. Cek pembayaran yang

dibatalkan tidak dijelaskan

TPKPS 7.8

Pembayaran semula hendaklah dibuat

Permohonan pelarasan hendaklah dibuat apabila perlu

TPKPS 6.4.1

Semua pembelian kecuali melalui PWR hendaklah dibuat

dengan menggunakan Pesanan Tempatan

AP 176.1 (b)
AP 177.1 (a)
TPKPS 6.4.1
TPKPS 6.5.1

Pengetua/Guru Besar menandatangani semua Pesanan

Tempatan
Harga bagi setiap barang yang dipesan hendaklah
dicatatkan supaya dapat dibandingkan dengan bil/inbois
Perakuan penerimaan hendaklah dilengkapkan pada
semua Pesanan Tempatan sebagai bukti bekalan/
perkhidmatan telah disempurnakan
Semua Pesanan Tempatan hendaklah dinomborkan
dengan bersiri

6.
PESANAN
TEMPATAN
6.1. Tidak menggunakan
Pesanan Tempatan
6.2. Pesanan Tempatan
tidak sempurna:

Tidak di tandatangani

Pengetua/Guru Besar

ketika membuat pesanan

Harga barang tidak

dicatatkan
Perakuan penerima tidak
dilengkapkan
Tiada nombor siri Pesanan
Tempatan

6.3. Pesanan Tempatan

disediakan
selepas
pembelian

TPKPS 6.4.1

MASALAH DAN ISU

7.

PERUNTUKAN

7.1. Perbelanjaan yang tidak dibenarkan:

Peruntukan Kemahiran Hidup digunakan

Pesanan Tempatan hendaklah dikeluarkan terlebih

dahulu sebelum sesuatu perolehan dibuat

PERATURANPERATURAN

TINDAKAN MENGATASI/
MENYELESAIKAN

untuk pembayaran utiliti yang mana

bayaran utiliti tersebut sepatutnya dibayar
di bawah peruntukan LPBT/LPK