PROSES PELAYANAN KK DAN KTP

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL

KABUPATEN SUBANG

I.

Tata Cara Penerbitan Kartu Keluarga

Proses penyiapan permohonan penerbitan KK baru bagi WNI dilakukan melalui verifikasi/ validasi
data dan persyaratan mulai dari tingkat desa/ kelurahan, kecamatan dan Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Subang melalui bidang Pendaftaran Penduduk sesuai dengan kewenangan yang
dilegasikan kepada pejabat yang bersangkutan. Sementara bagi penduduk orang asing tinggal tetap
pelayanan KK dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Subang.
A. Pelayanan Permohonan KK Baru yang belum memiliki NIK dilakukan sebagai berikut:
a. Melakukan Verifikasi dan Validasi atas persyaratan berupa:
1.

Pengisian formulir Biodata Keluarga (F-1.01)

2.

Pengisian formulir permohonan KK baru atau menumpang KK

(F-1.06), dengan melampirkan:

KK dan KTP

Penduduk menunjukkan fotocopy buku nikah/ kutipan Akta Kawin, bagi

penduduk yang sudah nikah.

Penduduk menunjukan Foto Copy Akta Kelahiran bagi keluarga yang sudah
mempunyai anak

Penduduk mengisi Data Keluarga dan Biodata setiap Anggota Keluarga.

Khusus bagi Pendudukn WNI yang baru pindah dan dating dari luar negeri
membawa Surat Keterangan dating daru Luar Negeri

b. Mencatat dalam BHPPK

c. Menertibkan KK sesuai system dan menyerahkan kepada penduduk.
B. Pelayanan Permohonan KK baru bagi Penduduk yang sudah memiliki NIK
Jenis Permohonan ini dimaksudkan bagi penduduk yang sudah terekam Datanya pada Bank Data
Kependudukan Nasional, namun mengajukan KK baru karena:
1.

Membentuk rumah tangga baru;

2.

Pindah tempat tinggal;

3.

KK hilang atau rusak, atau

4.

Adanya peristiwa penting atau kependudukan lainnya

Adapun bentuk pelayanan permohonan KK baru bagi penduduk yang sudah memiliki Nomor

Induk Kependudukan dilakukan petugas sebagai berikut :

a. Melakukan verifikasi dan validatasi atas persyaratan berupa:

1. Bagi penduduk yang membentuk rumah tangga baru, menunjukan / mengisi:
(1). Pengisian formulir KK baru atau menumpang (F-1 1.06) dengan

melampirkan:

Foto copy KK lama yang sudah ada NIK.

Foto copy Buku Nikah/ Kutipan Akta Nikah

Foto copy KTP Calon Kepala Keluarga yang sudah ada NIK

2. Bagi Penduduk yang pindah yempat tinggal, menunjukan/ mengisi :

(1). Pengisian formulir KK baru atau menumpang (F-1 1.06) dengan

melampirkan:

Foto copy KK lama yang sudah ada NIK atau dokumen penduduk dari salah
satu anggota keluarga yang ada NIK.

Surat Keterangan Pindah dating.

3. Bagi Penduduk yang Kartu Keluarganya Hilang atau rusak menunjukan/ menyertakan :
(1). Dokumen penduduk dari salah satu anggota yang sudah NIK.
(2). Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian.
b. Mencatat Dalam BHPPK
c. Menerbitkan KK sesuai system yang ada di tempat pelayanan dan menyerahkan kepada
penduduk.
C. Permohonan Numpang KK
Jenis Permohonan ini dimaksudkan bagi penduduk yang sudah terekam datanya pada Bank Data
Kependudukan Nasional dan mengajukan permohonan numpang KK baru karena :
1. KK lama dibawa pindah oleh Kepala Keluarga
2. Anggota Keluarga Pindah tempat tinggal
Berdasarkan Permohonan KK tersebut, maka petugas :
a.

Melakukan verifikasi dan validasi atas persyaratan berupa :

(1). Pengisian formulir permohonan KK baru atau menunpang KK
(F-1.06), dengan melampirkan :

Bagi penduduk yang KK lama dibawa pidah tempat oleh Kepala Keluarga
menunjukan KK lama yang sudah ada NIK.

Bagi anggota keluarga yang pindah tempat tinggal menunjukan

 Surat Keterangan pindah dari daerah asal

Foto copy KK lama yang sudah ada NIK
Khusus bagi anggota Orang Asing Tinggal Tetap selain

Persyaratan

diatas

melampirkan Foto Copy Dokumen Keimigrasian seperti Pasport, Izin tempat tinggal,
Surat Tanda Laporan Diri (STLD) dari Kepolisian, dan Surat Keterangan Tempat
Tinggal (SKTT)
b. Mencatat dalam BPHPPK
c. Menerbitkan KK sesuai system yang ada di tempat Pelayanan dan menyerahkan kepada
Penduduk.
II.

Tata Cara Penerbitan Kartu Tanda Penduduk

A. Permohonan KTP Baru
Proses permohonan penerbitan KTP baru bagi WNI dilakukan melalui verifikasi/ validasi dan
data persyaratan mulai dari tingkat desa/ kelurahan, kecamatan dan Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupten Subang melalui bidang Pendaftaran Penduduk sesuai denagn Kewenangan
yang di delegasikan kepada pejabat yang bersangkutan. Sementara bagi penduduk Orang Asing
Tinggal Tetap pelayanan KTP dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten
Subang.
Pelayanan Permohonan KTP dilakukan oleh Petugas sebagai berikut :
a. Melakukan verifikasi dan validasi atas persyaratan berupa pengecekan:
(1). Pengisian formulir F-1.01 (bagi yang belum terdaftar dalam Data Base Kependudukan),
bagi yang memiliki KK berbasis NIK menunjukan KK asli.
(2). Pengisian formulir permohonan KTP (F-1.07), dengan melampirkan
Foto copy KK berbasis NIK
KTP lama
Foto copy Buku Nikah/ Akta Kawin Penduduk yang belum berumur 17 tahun tetapi
sudah kawin/ pernah kawin.
Foto copy Surat Kawin/ Akta Kelahiran
Foto Copy Surat Bukti/ keterangan peristiwa penting kependudukan yang dialami bagi
Pemohon yang menajukan perubahan data termasuk KTP.
Foto copy Dokumen Imigrasi (Pasport, Izin Tinggal Tetap) bagi Orang Asing Tinggal
Tetap.
b. mencatat dalam BHPPK
c. Merekam isian formulir Biodata Penduduk
d. Bagi pemohon perubahan Biodata Penduduk, dilakukan pemutakhiran Data sesuai
permohonan Perubahan.

e. Menerbitkan dan menyerahkan KTP kepada Penduduk yang bersangkutan.

B. Permohonan Perpanjangan KTP
Proses permohonan penerbitan perpanjangan KTP bagi WNI dilakukan melalui verifikasi/
validasi data dan persyaratan mulai dari tingkat Desa/

Kelurahan, Kecamatan dan Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Subang melalui bidang Pendaftaran Penduduk sesuai
dengan Kewenangan yang delegasikan kepada pejabat yang bersangkutan. Sementara bagi
penduduk Orang Asing Tinggal Tetap pelayanan KTP dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabuapten Subang.
Berdasarkan Permohonan KTP tersebut,maka petugas melakukan :
a. Melakukan verifikasi dan validasi atas persyaratan berupa :
(1). Pengisian formulir F-1.01 (bagi yang belum terdaftar dalam Data Base Kependudukan),
bagi yang memiliki KK berbasis NIK menunjukan KK asli.
(2). Pengisian formulir permohonan KTP (F-1.07), dengan melampirkan :
- KTP lama
- KK yang di miliki penduduk
b. Mencatat dalam BHPPK
c. Menertibkan dan menyerahkan KTP kepada penduduk yang bersangkutan
C. Permohonan KTP Pengganti
Proses permohonan penerbitan KTP pengganti bagi WNI dilakukan melalui verifikasi /
validasi data dan persyaratan mulai dari tingkat Desa/ Kelurahan, Kecamatan dan Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Subang mellaui bidang pendaftaran penduduk sesuai
dengan kewenangan yang didelegasikan kepada pejabat yang bersangkutan. Sementara bagi
penduduk orang asing tinggal tetap pelayanan KTP dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Subang
Berdasarkan permohonan KTP tersebut, maka petugas melakukan :
a.

Melakukan verifikasi dan validasi atas persyaratan berupa :

1)

Pengisian formulir F-1.01 (bagi yang belum terdaftar dalam Data Base
Kependudukan), bagi yang memiliki KK berbasis NIK menunjukkan KK asli

2)

Pengisian formulir F-1.07 dengan melampirkan :

Bagi pemohon KTP yang rusak bukti KTP lama rusak

Bagi pemohon yang kehilangan KTP melampirkan surat keterangan kehilangan

KTP dari kepolisian

Foto copy kartu keluarga (KK) berbasis NIK

b. Mencatat dalam BHPPK

c. Menertibkan dan menyerahkan KTP kepada penduduk yang bersangkutam

III.

Prosedur Pembuatan Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
A. Penduduk/ Kepala Keluarga berkewajiban :
1.

Mengisi formulir permohonan Kartu Keluarga (KK) Model F-1.06 dan

formulir permohonan KTP F-1.07

2.

meminta pengantar dari RT/ RW/ Lingkungan setempat

B. Desa/ Kelurahan Berkewajiban :

1.

Menerima berkas permohonan KK/ KTP yang disampaikan oleh pemohon /

RT atau yang dikuasakan dengan dilampiri surat kuasa mermaterai cukup apabila si
pemohonan berhalangan.

2.

Melakukan verifikasi dan validasi atas persyaratan permohonan KK/ KTP

model F-1.06 dan F-1.07 yang disampaikan oleh pemohon / RT yang diberi kuasa

3.

Mengarsipkan dan mengirimkan berkas permohonan KK/ KTP ke kantor

Kecamatan

C. Kecamatan Berkewajiban :
1.

Menerima verifikasi dan validasi persyaratan pengisian biodata F-1.01

permohonan KK dan KTP Model F-1.06 dan F-1.07 disampaikan oleh Desa/ Kelurahan

2.

mengirimkan berkas data tersebut yang telah diberi surat pengantar yang
sudah di tanda tangani camat/ sekretaris

3.

mengambil KK maupun KTP yang sudah di tanda tangani (jadi) oleh

Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Unit Kerja yang menangani Administrasi
Kependudukan )

4.

Mencatat/ merekap KK maupun KTP yang sudah diterbitan oleh Kepala

Dinas Kependudukan dan catatan Sipil (Unit Kerja yang menangani administrasi
kepndudukan)

D. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil berkewajiban :

1.

Menenrima

verifikas

dan

validasi

berkas

persyaratan

permohonan KK maupun KTP dari Kecamatan

2.

Mengembalikan berkas permohonan KK maupun KTP apabila

terdapat persyaratan yang tidak lengkap

3.

Memberikan resi/ tanda terima berkas permohonan KK/KTP

4.

Memasukkan data ke Bank data (data base)

5.

Mengarsipkan berkas persyaratan pemohon KK/ KTP

6.

Melakukan pemotretan terhadap pemohon KTP

7.

Mencetak KK meupun KTP (sepanjang persyaratan lengkap)

8.

Menandatangani KK/ KTP oleh Kepala Dinas atau pejabat

yang ditunjuk

9.

Menyampaikan laporan hasil pencetakan / penerbitan KK/

KTP secara berkala ke propinsi maupun pusat

Pendaftaran pindah Datang Penduduk WNI dalam wilayah Indonesia

1.

Pindah Datang Dalam Satu Desa/ Kelurahan

a. Pengisian Formulir F-1.08 (surat Keterangan Pindah dating) bagi wanita WNI dilakukan oleh
Kepala Desa/ Kelurahan, dengan persyaratan pindah berupa :

Surat Pengantar dari RT dan RW

KK dan KTP berbasis NIK

b. Surat keterangan pindah dating bagi WNI di gunakan sebagai dasar penerbitan KK di daerah asal
manapun di daerah tujuan dan di jadikan dasar penerbitan perubahan alamat dalam KTP di daerah
tujuan
c. Surat Keterangan Pindah Datang bagi WNI dibuat 2 lembar :

Lembar ke 1 arsif di Desa/Kelurahan

Lembar ke 2 di serahkan ke Tempat Perekaman Data Kependudukan ( TPDK ) Tk.

Kecamatan.

2.

Pindah Datang Antar Desa/Kelurahan Dalam Satu Kecamatan

a. Pengisian Formulir F-1.08 (Surat Keterangan Pindah Datang ) eagi Wni di tandatangani Kepala
Desa/Kelurahan asal dan di daerah tujuan, dengan persyaratan pindah berupa:

Surat Pengantar dari RT dan RW

KK dan KTP berbasis NIK

b. Surat Keterangan Pindah Datang bagi WNI digunakan sebagai dasar Penerbutan KK di daerah asal
maupun di daerah tujuan dan di jadikan dasar penerbitan perubahan alamat dalam KTP di daerah
tujuan.
c.

Surat Keterangan Pindah Datang bagi WNI dibuat 4 lembar:

Lembar ke 1 di serahkan kepada pemohon

Lembar ke 2 di serahkan ke Desa/Kelurahan di daerah tujuan oleh pemohon

lembar ke 3 di serahkan ke Tempat Perekaman Data Kependudukan (TPDK)

Tk.Kecamatan di daerah tujuan oleh pemohon
Lembar ke 4 dikirim ke Desa/Kelurahan daerah asal oleh Desa/Kelurahan di daerah

tujuan setelah penduduk resmi pindah dan formulir diterima di daerah tujuan
3.

Pindah Datang Antar Kecamatan Dalam Satu Kabupaten

a. Pengisian Formulir F-1.08 ( Surat Keterangan Pindah Datang ) bagi WNI di terbitkan dan
ditandatangani di daerah asal oleh Kepala Desa/Kelurahan, disahkan oleh Camat, dan dilaporkan
oleh penduduk di daerah tujuan kepada Kepala Desa/Kelurahan untuk mendapat pengesahan,
dengan persyaratan pindah berupa:
Surat Pengantar dari RT dan RW
KK dan KTP berbasis NIK
b. Surat Keterangan Pindah Datang bagi WNI digunakan sebagai dasar penerbitan KK didaerah asal
maupun di daerah tujuan dijadikan dasar penerbitan perubahan alamat dalam KTP di daerah
tujuan.
c. Surat keterangan pindah dating bagi WNI di buat 5 lembar :

Lembar ke 1 di serahkan kepada pemohon

Lembar ke 2 dis erahkan ke desa/ kelurahan di daerah tujuan oleh pemohon

Lembar ke 3 di serahkan ke tempat perekaman data kependudukan (TPDK) Tk.

Kecamatan di daerah tujuan oleh pemohon

Lembar ke 4 di kirim ke tempat perekaman Data Kependudukan

(TPDK) Tk.

Kecamatan di daerah asal oleh tempat perekaman data kependudukan data kependudukan
(TPDK) Tk. Kecamatan di daerah tujuan setelah penduduk resmi pindah dan formulir diterima
di daerah tujuan
Lembar ke 5 di kirim ke DEsa/ Kelurahan daerah asal oleh Desa/ Kelurahan di daerah

tujuan setelah penduduk resmi pindah dan formulir di terima di daerah tujuan.
4. Pindah Datang antar Kabupaten/ Kota Dalam Satu Wilayah Propinsi maupun Pindah Datang
antar Propinsi dalam Wilayah Indonesia
a. pengisian Formulir F-1.08 (Surat Keterangan Pindah Datang ) bagi WNI di terbitkan dan
ditandatangai di daerah asal oleh Kepala Desa/ Kelurahan, disahkan oleh camat di ketahui oleh
Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dan di lpaorkan oelh penduduk di daerah tujuan
kepada Kepala Desa/ Kelurahan untuk mendapat pengesahan, dengan persyaratan pindah berupa :
Surat pengantar dari RT dan RW
KK dan KTP berbasis NIK
b. Surat keterangan pindah dating bagi WNI digunakan sebagai dasar penerbitan KK di daerah asal
maupun di daerah tujuan dan dijadikan dasar penerbitan perbuhan alamat dalam KTP di daerh
tujuan
c. Surat keterangan pindah dating bagi WNI di buat 5 lembar :

Lembar ke 1 di serahkan kepada pemohon

Lembar ke 2 di serahkan ke Desa/ Kelurahan di daerah

tujuan oleh pemohon
Lembar ke 3 di serahkan ke tempat perekaman data

kependudukan (TPDK) Tk. Kecamatan di daerah tujuan oleh pemohon

Lembar ke 4 di kirim ke tempat Perekaman Data

Kependudukan (TPDK) tk. Kecamatan di daerah asal oleh tempat perekaman data
kependudukan (TPDK) tk. Kecamatan di daerah tujuan setelah penduduk resmi pindah dan
formulir diterima daerah tujuan.

Lembar ke 5 di kirim ke Desa/ Kelurahan daerah asal oleh

desa/ kelurahan di daerah tujuan setelah penduduk resmi pindah dan di terima di daerah tujuan.

I.

AKTA KELAHIRAN
C. JENIS AKTA KELAHIRAN
1.c. Akta Kelahiran Umum (Usia 0- s.d 60 hari)
1.

Pembuatan/ pencatatan akta tepat waktu dengan persyaratan :

2.

Surat kelahiran dari penolong persalinan (Rumah Sakit, Bidan, Dokter, Rumah
Bersalin)

3.

KTP dan Kartu Keluarga Orang Tua

4.

Buku Nikah/ Akta Perkawinan Orang tua

5.

Data saksi/ 2 orang

2.c. Akta Kelahiran istimewa 60 hari ke atas

1.

Pembuatan/ pencatatn akta kelahiran yang terlambat dengan

persyaratan

2.

Surat keterangan kelahiran dari Desa

3.

KTP dan Kartu Kelurga Orang Tua

4.

KTP yang bersangkutan

5.

STTB/ Ijazah (bagi yang memiliki)

6.

Buku Nikah/ Akta perkawinan orang Tua

D. AKTA KEMATIAN
Persyaratan :
1.

Surat pengantar dari Desa

2.

Surat keterangan dari Rumah sakit (bila meninggal di Rumah Sakit)

3.

Surat keterangan dari kepolisian (bila kecelakaan lalu lintas)

4.

KTP yang bersangkutan

5.

Akta kelahiran

6.

Surat Keterangan Ganti nama (bagi keturunan)

E. AKTA PEKAWINAN
Persyaratan :
1. Mengisi formulir model 1 dan 2
2. Surat keterangan belum pernah kawin/belum pernah mencatatkan perkawinan daei lurah
/Kepala Desa
3. Photo copy Kartu Tanda Penduduk yang masih berlaku
4. Photo copy Kartu Keluarga
5. Photo copy Akta Kelahiran
6. Photo berwarna (berdampingan ) ukuran 6x4 cm sebanyak 2 lembar
7. Photo copy Surat Kawin/pemberkatan dari Gereja/Vihara/Parisada
8. Akta Kematian/Perceraian bagi suami/isteri terdahulu, bagi yang akan menikah untuk yang
kedua kaliny.

9. Ijin PengadilabnNegeri (PN) dalam bentuk Penempatan bagi yang akan menikah lagi dan
masih mempunyai isteri
10. Ijin tertulis dari orang tua, apabila calon mempelai laki-laki berumur kurang dari 19 tahun dan
calon mempelai perempuan kurang dari 16 tahun
11. Ijin tertulis dari pejabat yang ditunjuk oleh Menhankam/Panglima TNI atau Kapolri, bila salah
seorang mempelai angggota TNI atau POLRI.
F. PELAYANAN AKTA RUSAK, HILANG .TERBAKAR
Persyaratan :
1. Bila Akta Kelahitan/kematian /perkawinan Rusak, akta yang rusak dilampiri KTP dan Ijazah
9bila memiliki)
2. Bila Akta tersebut hilang, salinan /kopian akta yang hilang dilampiri keterangan kehilangan
dari kepolisian setempat.
3. Kemudian akta tersebut diterbitkan kembali sebagai akta Kutipan ke II kerena rusak atau
Kutipan ke II, Karen ahilang.
4. Tercatat dalam buku Register kelahiran/kematian atau perkawinan