BAB III

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Sumber Daya Computer & Alat Yg Tersedia

Pada tempat karja praktek yakni foto copy teknik terdapat beberapa
mesin / alat penunjang untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa diantaranya
mesin fotocopy. Mesin fotocopy menjadi alat yang utama untuk memenuhi
kebutuhan mahasiswa dalam hal fotocopy modul, tugas dll. Mesin fotocopy
bisa menyimpan data ebook para dosen untuk mempermudah proses
fotocopy. Mesin foto copy juga bisa terkoneksi dengan komputer sehingga
bisa melayani cetak laser mengan menggunaan flashdisk.
Tidak hanya fotocopy, di sana juga terdapat komputer & printer yang
bisa membantu mahasiswa untuk mencetak tugas. Dalam beberapa minggu
terakhir kebutuhan printing & fotocopy mempunyai peran yang sangat besar
untuk bisa membantu penyelesaian tugas mahasiswa.

3.2 Prosedur Pemeliharaan

Menyikapi

kebutuhan

fotocopy

&

print

yang

sangat

tinggi,

pemeliharaan alat menjadi hal yang paling utama agar proses transaksi tidak
terganggu. Mesin fotocopy perlu di cek setiap minggunya untuk menghindari
error. Beberapa error yang biasanya terjadi yakni banyak kertas terselip di
mesin fotocopy. Jika sering terjadi mesin fotopocy bisa mengalami gangguan
kertas tidak dapat di proses.

Sama halnya dengan digital printing. Printer yang sering dipakai perlu
mendapat perawatan yang ekstra salah satunya untuk menjaga katridge agar
tidak mudah rusak. Pengisian tinta juga perlu diperhatikan agar tidak terjadi
kekosongan tinta yang bisa mengakibatkan catridge printer menjadi rusak.

3.3 Hasil Pengamatan

Masalah yang sering timbul selama kami melakukan kerja praktek
yakni barang barang keluar masuk tidak tercatat dengan baik. Sehingga
untuk mengelola keuangan berdasarkan transaksi yang dilakukan selama
proses fotocopy tidak bisa berjalan dengan baik. Stok juga tidak terkontrol
dengan baik. Hanya stok kertas, tinta & toner fotocopy yang selalu di jaga
stoknya. Untuk barang lain seperti bulpoin, penggaris dll. Tidak di kontrol
dengan baik sehingga sering terjadi kekurangan stok.

3.4 Pemecahan Masalah

Bedasarkan hasil pengamatan yang kami lakukan selama kerja praktek,
kami simpulkan akan membuat Sistem Informasi Pengelolaan Fotocopy
Fakultas Teknik Untag Surabaya.

Sistem ini kami buat agar bisa

memonitoring stok barang agar mudah diawasi. Untuk masalah transaksi juga
kami buatkan interface yang mudah digunakan & bisa membantu admin
untuk mempermudah pekerjaannya. Dalam sisi laporan, laporan akan kami
sajikan perperiode tertentu untuk bisa mempermudah admin dalam
melakukan laporan

BAB IV
TEORI PENUNJANG

4. 1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub yang saling
berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup
input proses ouput yang berhubungan dengan pengolahan informasi
(data yang telah diolah sehingga lebih berguna bagi user)
Sistem informasi memegang peranan yang penting dalam kehidupan
kita. sebagai salah satu contohnya, kita dapat melihat manager dari
perusahaan perusahaan yang ada dapat memperoleh sejumlah informasi
yang sangat penting dengan adanya sistem informasi. pada dasarnya, sistem
informasi dibagi menjadi beberapa bagian misalnya sistem informasi
Akutansi, managemen, dan sebagainya.

4. 2 Interface Yang Digunakan

Untuk proses pembuatan sistem ini kami menggunakan bahasa
pemrograman delphi yang saat ini banyak digunakan. Dan databasenya
kami menggunakan MYSQL yang juga sering digunakan dalam media
pembelajaran ataupun media bisnis.

4.2.1 Delphi 2010

Delphi 2010, dirilis pada tanggal 25 Agustus 2009 dan
merupakan rilis Unicode kedua Delphi. Delphi 2010 merupakan
Pemrograman

berorientasi

objek

(OOP)

merupakan

paradigma

pemrograman yang berorientasikan kepada objek. Semua data dan

fungsi di dalam paradigma ini dibungkus dalam kelas-kelas atau objekobjek. Setiap objek dapat menerima pesan, memproses data, dan
mengirim pesan ke objek lainnya.
Dalam proses pembuatan sistem aplikasi baik input, proses
maupun outputnya kita olah menggunakan bahasa pemrogramman
Delphi 2010. Bahasa pemrograman ini mudah digunakan, begitu
banyak tool yang disediakan untuk memproses data sehingga kita
lebih mudah dalam hal pengkodingan.

4.2.2 MYSQL
Mysql adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis
dara SQL atau DBMS multithread , multi-user, dengan sekitar 6 juta
instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia
sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public
Licensi(GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah licensi komersial
untuk kasus kasus dimana penggunanya tidak cocok dengan
pengguna GPL.
MySQL

merupakan

relational

database

management

sistem(RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi

GPL.dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun

tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komerial. MySQL
sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam
database sejak lama, yaitu SQL (Struktured Query Language).SQL
adalah sebuah konsep pengoprasian database, terutama untuk
pemilihan atau seleksi dan pemasukan data,yang memungkinkan
pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
Keandalan suatu sistem database (DBMS)dapat diketahui dari cara
kerja optimizernya, dalam melakukan proses proses perintah SQL
yang dibuat oleh user user maupun program program aplikasinya.
MySQL memiliki keistimewaan antara lain:
1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai
sistem operasi seperti windows, linux, free bsd, mac os, solaris,
amiga,dll.
2. Open source. MySQL didistribusikan secara open source,
dibawah licensi GPL sehingga dapat digunakan secara cuma cuma
3. Multiuser. Dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu
yang bersamaan.
4. Performace tuning. Memiliki kecepatan yang menakjubkan
dalam menangani query sederhana ,dengan kata lain dapat
menangani banyak SQL dalam persatuan waktu
5. Jenis kolom. MySQL. Memiliki tipe kolom yang sangat
kompleks

6. Perntah dan fungsi. Memiliki operator dan fungsi secara

penuh yang mendukung perintah select dan where dalam
perintah query
7. Keamanan.

Memiliki

beberapa

level

security

seperti

subnetmask,nama host,dan izin akses user dengan sistem

perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.
8. Konektivitas. Dapat melakukan koneksi dengan client
menggunakan protocol TCP/IP
9. Lokalisasi.dapat mendeteksi pesan kesalahan.pada client
dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Bahasa
indonesia belum termasuk didalamnya.
10. Struktur tabel. memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel
dalam menangani alter tabel. dibandingkan basisdata lainnya
semacam oracle.

4. 3 Data flow diagram (DFD)

Data flow diagram (DFD) adalah suatu model logika data tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau
lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan, misal file kartu,
hardisk, tape, dll. Atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana
asal data,dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data
disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara
data yang tersimpan.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang
telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau

dimana data tersebut akan tersimpan.

Kelebihan utama pendekatan aliran data :

1.

Kebebasan dari menjalankan implementasi sistem

2.

Pemahaman lebih jauh menganai keterkaitan satu sama lain dalam

sistem dan sub sistem.

3.

Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna

melalui diagram aliran data.

4.

Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data

data dan prosess yang diperlukan sudah ditetapkan

4.4 Definisi Entity Relationship Diagram (E-rd )

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antara
data dalam basis data secara berdasarkan objek objek dasar data yang
mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data
dan hubungan antar data,untuk menggambarkan digunakan beberapa
notasi dan simbol.

BAB V
METODE KERJA PRAKTEK

5.1 ANALISA MASALAH

Dalam rangka membantu memonitoring pengelolaan fotocopy Fakultas
Teknik Untag Surabaya. Maka kami membuat Sistem Informasi Pengelolaan
Fotocopy Fakultas Teknik Untag Surabaya. Sistem ini kami buat agar bisa
memonitoring stok barang agar mudah diawasi. Untuk masalah transaksi juga
kami buatkan interface yang mudah digunakan & bisa membantu admin
untuk mempermudah pekerjaannya. Dalam sisi laporan, laporan akan kami
sajikan perperiode tertentu untuk bisa mempermudah admin dalam
melakukan laporan

5.2 PENGUMPULAN DATA

5.2.1 Oservasi
Observasi, mengadakan pengamatan secara langsung mengenai
kondisi di fotocopy teknik dan pengumpulan data untuk
membangun sistem informasi.
5.2.2 Interview
Digunakan untuk mendapatkan data dengan cara bertatap muka
dengan ketua fotocopy fakutas teknik & pengelola fotocopy untuk
mendapatkan data yang lebih akurat

5.3 ANALISA DAN DESIGN

Desain sistem mempunyai tujuan memberikan gambaran yang jelas
kepada ahli teknik tentang rancangan suatu sistem yang lengkap untuk
mengembangkan sistem yang dibutuhkan oleh admin, data data yang di dapat
kemudian dianalisa dan di identifikasi sehingga diketahui kebutuhan user,
masalah yang dihadapi dan diperoleh gambaran tentang penyelesaian masalah
tersebut. dalam tahap ini dilakukan suatu desain sistem yang meliputi desain
interface meliputi
Form Menu Utama
Form Login
Form Barang
Form Supplier
Form Customer
Form Akun
Form Transaksi
Form Preorder
Form Jurnal
Form Counter
Laporan-laporan

5.4 KONTEKS DIAGRAM

Diagram dibawah ini menjelaskan tentang proses proses sebagai berikut,
user atau pembeli memberikan kebutuhannya, kebutuhan pembeli akan diproses
oleh sistem informasi & akan menghasilkan daftar transaksi berikut total yang

harus dibayarkan. Sebagai gantinya sistem informasi akan memberikan struk

pembelian kepada pembeli berupa nota pembelian. Admin bisa mengawasi semua
kegiatan yang terjadi di dalam sistem informasi. Diagaram ini dipersiapkan untuk
membuat level level berikutnya.

USER /
PEMBELI

SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN
FOTOCOPY
FAKULTAS TEKNIK
UNTAG SURABAYA

5.5 Data Flow Diagram(DFD)

ADMIN

5.6 Entity Relationship Diagram(ER Diagram)

BAB VI
DESIGN SYSTEM

6.1 Desain Input

Desiain form master yang merupakan input atau master dari semua
proses yang terjadi dalam sistem informasi.

6.1.1 Form Barang

Form barang kami desain untuk memepermudahkan admin dalam

proses pengolahan barang. Kode barang kami buat otomatis agar untuk
menjaga konsistensi data. Admin cukup memasukkan nama barang,
satuan serta harganya. Bila ada kesalahan input, admin bisa doble klik
grid data barang & data akan tampil serta admin bisa melakukan
perubahan data

6.1.2 Form Customer

Input form customer kami buat otomatis untuk kodenya. Admin

cukup memasukkan nama serta contact personnya.
6.1.3 Form Supplier

Form supplier ditukan untuk mendata supplier yang mensupply

barang-barang yang ada di fotocopy teknik.

6.1.4 Form Jasa

Merupakan master dari form transaksi. Dalam form ini akan berisi
beberapa jasa yang ditawarkan oleh fotocopy beserta harganya.
6.1.5 Form Akun

Form akun merupakan master dari form jurnal. Dalam form akun
akan berisi daftar akun beserta fungsinya masing-masing yang akan
membedakan antara akun debit maupun akun kredit.

6.2 Desain Proses

Desiain form proses yang merupakan proses pengolahan data yang
dilakukan oleh sistem informasi. Dalam hal ini ada beberapa form yang
terlibat dalam proses penglahan data diantaranya form transaksi pembelian,
penjualan serta jurnal.

6.2.1 Form Pembelian

Form pembelian berisi daftar barang-barang yang kita beli dari

supplier yang akan masuk menjadi stok. Dalam satu nota pembelian
barang akan berisi lebih dari satu barang. Pemrosesan form ini akan
menghasilkan laporan pembelian, masuk dalam jurnal pembelian barang
serta otomatis mengupdate stok barang.

6.2.2 Form Penjualan

Form penjualan berisi daftar pembelian customer. Dalam satu no

nota bisa berisi banyak jenis transaksi. Transaksinya sendiri bisa
transaksi penjulan barang maupun jasa. Dalam proses ini akan terjadi
perubahan stok barang serta total harganya otomatis akan masuk dalam
jurnal dengan akun pendapatan.

6.2.3 Form Preorder

Dalam pemrosesan form preorder sama dengan form transaksi

perbedaanya, form preorder ditujukan untuk customer yang ingin
memesan barang / jasa jadi akan di cantumkan kapan barang / jasa yang
dipesan bisa selesai. Untuk pembayarannya juga bisa menggunakan
sistem DP (Down Payment) & pelunasan bisa dilakukan pada saat
pengambilan barang.

6.2.4 Form Jurnal Umum

Form ini merupakan form yang memiliki proses akuntan yang akan
mendeklarasikan debit (pemasukan) & kredit (pengeluaran) berdasarkan
tanggal. Kode akun mempunyai sifat unik, setiap akun akan mempunyai
kode & sifat yang berbeda. Dalam hal ini akun mempunyai sifat sebagai
akun debit maupun akun kredit. Setiap transaksi yang terjadi baik proses
pembelian ataupun penjualan akan masuk dalam jurnal dengan kode
akunnya tersendiri.

6.2.4 Form Counter Check

Form counter check berfungsi untuk mencatat jumlah counter atau

proses cetak yang dilakukan mesin fotocopy. Form ini bisa berfungsi
untuk mencocokan data yang ada dalam transaksi serta data yang berada
di mesin fotocopy itu sendiri.

6.3 Desain Output

Desiain form output yang merupakan proses yang dihasilkan oleh
sistem informasi biasanya berupa laporan.

6.3.1 Form Laporan Penjualan

Form laporan penjualan akan kita sajikan dalam bentuk global.

Laporan akan di cetak berdasarkan tanggal transaksi. Tidak hanya itu
admin juga bisa melihat secara detil berdasarkan nomor transaksinya.

6.3.2 Form Laporan Pembelian

Form laporan pembelian akan kita sajikan dalam dua bentuk yakni
global & detil. Bentuk global laporan akan di cetak berdasarkan tanggal
pembelian. Bentuk detil laporan akan di cetak berdasarkan no
pembeliannya.

6.3.3 Form Laporan Preorder

Dalam form laporan preorder ada dua jenis laporan yang pertama
yakni laporan untuk pengambilan barang.

Dalam form ini data yang ditampilkan yakni data customer yang
belum mengambil barang mereka. Apabila barang sudah diambil maka
tidak akan tampil dalam form pengambilan barang. Yang kedua yakni
form daftar preorder secara keseluruhan

Dalam form ini akan ditampilkan semua daftar preorder yang sudah
mengambil atau belum barangnya. View form ini bisa berdasarkan
tanggal preorder ataupun kode preordernya

6.3.4 Form Laporan Stok

Form laporan stok bisa disajikan dalam bentuk global stok, jumlah
stok terakhir yang ditampilkan. Atau bisa ditampilkan dengan view katru
stok. Data ditampilkan berdasarkan kode barang & dilengkapi jumlah
barang yang masuk dan keluar.

6.3.1 Form Laporan Jurnal

Form laporan jurnal berisi daftar jurnal umum berdasarkan akunnya

masing-masing & bisa ditampilkan atau dicetak dalam periode tertentu.
Laporan ini sering dijadikan laporan akhir dalam perhitungan pendapatan
maupun pengeluaran.

6.3.1 Form Laporan Counter

Laporan counter berisi jumlah counter yang diinputkan setiap

harinya. Pada hasil akhirnya akan didapat selisih counter pada periode
tertentu.

6.4 Form Login

Untuk menjaga keamanan data maka setiap admin harus melakukan

login terlebih dahulu untuk bisa mengakses sistem ini. Untuk melakukan
login data yang diperlukan yakni username serta pasword yang disimpan
dalam bentuk enkripsi menggunakan MD5.

6.5 Form Utama

Form utama kami buat semenarik mungkin untuk membuat admin tidak
bosan & mau menggunakan aplikasi yang kita buat

6.6 Menu Utama

Master

Transaksi

Laporan

Barang

Pembelian

Lap. Pembelian

Customer

Penjualan

Lap. Penjualan

Supplier

Preorder

Lap. Preorder

Jasa

Jurnal

Lap. Jurnal

Akun

Counter

Lap. Counter

Menu utama kami sajikan dalam tiga komponen. Komponen yang

pertama yakni menu master yang mempunyai submenu barang, customer,
supplier, jasa &

akun. Menu master mempunyai fungsi menginput data

master seperti data barang, customer, suplier dll.

Menu yang kedua yakni menu transaksi. Menu ini mempunya submenu
pembelian yang berfungsi memproses data pembelian barang atau barang
masuk. Menu penjualan memproses barang keluar berdasarkan keinginan
pembeli. Menu preorder memproses barang keluar berdasarkan pesanan
pembeli.
Menu yang ketiga yakni menu laporan. Menu ini akan memanggil
beberapa form yangberhubungan dengan proses laporan yang akan disajikan
oleh sistem informasi kepada admin.

6.7 Struktur Database

Dalam pembuatan sistem informasi database menjadi salah satu
komponen

yang

tidak

bisa

dilepaskan.

Database

menjadi

tempat

penyimpanan utama sistem informasi. Data yang ada didalam database akan
disajikan di sistem informasi dalam bentuk tabel, form atau laporan.
Berikut beberapa tabel yang ada di database Sistem Informasi
Pengelolaan Fotocopy Fakultas Teknik Untag Surabaya.

6.7.1 Tabel Barang

Tabel barang berfungsi untuk menyimpan data barang yang ada di

fotocopy. Data yang disimpan akan mempunyai kode sendiri & dilengkapi
dengan harganya.

6.7.2 Tabel Customer

Tabel customer berfungsi untuk menyimpan data customer yang

menjadi pengguna jasa fotocopy.

6.7.3 Tabel Supplier

Tabel supplier berfungsi untuk menyimpan data supplier yang

menjadi pemasok barang di fotocopy.

6.7.4 Tabel Jasa

Tabel jasa berisi data jasa yang ditawarkan oleh fotocopy disertai
dengan harga yang ditawarkan.

6.7.5 Tabel Akun

Tabel akun berisi daftar akun yang digunakan untuk membuat data
jurnal. Data akun akan dibedakan menjadi akun debit yang merupakan
akun uang masuk dan akun kredit yang merupakan akun uang keluar.

6.7.6 Tabel Transaksi & Grid Transaksi

Tabel transaksi berisi data transaksi yangdilakukan seorang

customer. Data transaksi disimpan berdasarkan nomor transaksinya. Tabel
transaksi berisi data global dari satu nomor nota beserta total transaksi
yang dilakukan.
Untuk mengetahui detil transaksi yang dilakukan satu nomor nota
kami sertakan tabel grid transaksi. Tabel ini menyimpan detil transaksi
yang dilakukan seorang customer.

6.7.7 Tabel Preorder & Grid Preorder

Tabel preorder berisi data order dari custumer. Tabel ini mempunyai
primary key pada nomor preordernya. Setiap preorder yang dilakukan
disimpan dengan tanggal selesai & tanggal pengambilannya.
Untuk mengetahui detil preorder setiap nomor order, kami sertakan
pula tabel grid order.

6.7.8 Tabel pembelian & Grid beli

Tabel preorder berisi data global pembelian barang yang akan

dibedakan berdasarkan kode pembeliannya. Untuk detil pembeliannya
sendiri kita buatkan tabel grid beli

6.7.9 Tabel Jurnal

Tebel jurnal berisi daftar nilai transaksi pemasukan serta

pengeluaran uang. Tabel ini berkaitan dengan tabel akun yang menentukan
transaksi tersebut menjadi transaksi debit atau kredit. Dari setiap proses
transaksi, preorder & pembelian akan masuk kedalam tabel .

6.7.10 Tabel Counter

Tabel ini akan menyimpan data jumlah counter fotocopy setiap

harinya.

6.7.11 Tabel Stok & Kartu Stok

Tabel stok akan mengolah data jumlah barang setiap terjadi proses
transaksi pembelian maupun penjualan. Untuk menyimpan proses jumlah
barang yang masuk atau keluar pertransaksi akan disimpan dalam tabel
kartu stok

6.7.12 Tabel Login

Tabel login menyimpan data admin yang berhak mengakses sistem

informasi. Setiap admin akan dibedakan berdasarkan id yang dimiliki.