Anda di halaman 1dari 11

SISTEM INFORMASI PEMIJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU

PERPUSTAKAAN SMP NEGERI 25 BEKASI


1

Annisa Rahayunita , Titik Misriati


Jurusan Manajemen Informatika, AMIK BSI, Jl. Cut Mutia Bekasi
annisarahayunita@gmail.com
Jurusan Manajemen Informatika, AMIK BSI, Jl. Cut Mutia Bekasi

ABSTRACT
Higher technological developments led to the need for information quickly, precisely and accurately
increasingly needed in the business world.In this final project, the author took writing materials from
observations at SMP Negeri 25 Jakarta. Where SMP Negeri 25 Bekasi is one of the schools that have been
accredited so good. Junior High School 25 Bekasi greatly in need of a program to support the data
management application. To which the author tries to make the Final Project Design and Refund Loan
Program Books In Library Junior High School 25, Bekasi, which until now has not been
computerized.Computerized system is the best solution to solve the existing problems, as well as the
computerized system can achieve an effective and efficient activities in supporting activities.In this final
project, the author uses direct data processing methods. This process is very useful because it can
determine which student data library to borrow and return books. Therefore the computerized system is
better than manual systems to run more effectively and efficiently as well as more favorable than the
previous system.
Keywords: Program Design, Program Loan and Return Library Books On SMP Negeri 25 Bekasi
I.

PENDAHULUAN

Teknologi informasi dan komunikasi telah


berkembang sangat pesat dan memberikan
pengaruh dan manfaat yang besar dalam
masyarakat
di
dunia.Begitu
pula
denganIndonesia yang tidak kalanya dengan
usaha di dunia-dunia lain, maka untuk
menunjang suatu usaha sangat diperlukan
sistem komputerisasi. Karena pada saat ini
teknologi adalah nomor satu untuk menjalankan
suatu usaha maka sistem komputerisasi adalah
salah satu penunjang keberhasilan suatu usaha.
Penggunaan komputerisaasi sekarang ini
semakin
dirasakan
manfaatnya
dalam
menyelesaikan pekerjaan rutin sehari-hari yang
ditandai dengan semakin banyaknya pemakain
komputer seperti terlihat dalam bidang
pendidikan, keuangan, perdagangan, jasa pos,
riset, telekomunikasi, dan bidang-bidang jasa
yang lain. Dengan system komputerisasi segala
jenis pekerjaan dapat dikerjakan dengan cepat
dan canggih, dalam suatu perusahaan yang
besar dan maju. Sistem komputerisasi
merupakan suatu bagian yang tidak dapat
ditinggalkan. Saat ini computer memegang

peranan penting untuk menghasilkan


informasi yang lebih tepat, cepat, akurat dan
teliti. SMP Negeri 25 Bekasi belum
menggunakan sistem komputerisasi pada
pengelolaan perpustakaan, baik dari data buku,
anggota maupun proses peminjaman dan
pengembalian buku.
Untuk menunjang
perkembangan teknologi dalam komputerisasi
di sekolah terutama pada bagian perpustakaan,
oleh karena itu penulis memilih judul
Perancangan Program Peminjaman dan
Pengembalian Buku Pada Perpustakaan SMP
Negeri 25 Bekasi.
II.
a.

KAJIAN LITERATUR
Sistem
menurut Andri Kristanto (2008:1) adalah
Sistem merupakan jaringan kerja dari
prosedur prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

b.

c.

d.

e.

Informasi
Menurut Sutarman (2009 : 14) Informasi
adalah sekumpulan fakta (data) yang
diorganisasikan dengan cara tertentu
sehingga mereka mempunyai arti bagi si
penerima. Sebagai contoh, apabila kita
memasukkan jumlah gaji dengan jumlah
jam bekerja, kita akan mendapatkan
informasi yang berguna. Dengan kata lain,
informasi datang dari data yang akan
diproses.
Sistem Informasi
Menurut Agus Mulyanto (2009:31),
sistem informasi terdiri dari lima sumber
daya yang dikenal sebagai komponen
sistem informasi. Kelima sumber daya
tersebut
adalah
manusia, hardware,
software, data, dan jaringan. Kelima
komponen tersebut memainkan peranan
yang sangat penting dalam suatu sistem
informasi. Namun dalam kenyataannya,
tidak semua sistem informasi mencakup
kelima komponen tersebut.
Program
menurut Mustakini (2005a:22) adalah
kegiatan kegiatan prinsip yang telah
ditentukan untuk dilaksanakan oleh
organisasi
dengan
maksud
untuk
menerapkan strategi strategi yang telah
disusun.
Microsoft Visual Basi 6.0
Definisi visual basic menurut Andi
sunyoto (2007 : 1), Visual Basic 6.0
merupakan salah satu software pembuat
program aplikasi yang sangat handal.

f.

g.

Microsoft Access Database


Menurut Mesran (2009:141) Database
adalah kumpulan data yang terdiri atas
satu atau lebih tabel yang terintegrasi satu
sama lain, di mana setiap pemakai (user)
diberi wewenang untuk dapat mengakses
(mengubah, menghapus, menganalisis,
menambah, memperbaiki) data dalam
tabel-tabel tersebut.
Normalisasi
menurut Kadir (2008:10) adalah suatu
proses untuk mengubah suatu tabel yang
memiliki masalah tertentu kedalam dua
buah tabel atau lebih yang tidak lagi
memiliki masalah tersebut, masalah disini
seperti kerangkapan data (redudancy).

h.

Flowchart
Menurut Jerry Fitz Gerald dalam
Mustakini (2005c:795) mengemukakan
bahwa bagan alir (flowchart) adalah
bagan (chart) yang menunjukkan alir
(flow) di dalam program atau prosedur
sistem secara logika.

i.

HIPO (Hierarchy plus InputProcess Output)


Menurut Al Fatta (2007:147) HIPO
(Hierarchy plus Input-ProcessOutput)
merupakan
tehnik
untuk
mendokumentasikan pengembangan suatu
sistem yang dikembangkandan didukung
oleh IBM.

III. METODE PENELITIAN


Dalam rangka pengumpulan data
yang
diperlukan dalam penulisan
Tugas Akhir ini menggunakan beberapa
metode, diantaranya adalah:
a. Metode Observasi
Melakukan pengamatan dan mengikuti
cara peminjaman dan pengembalian buku
secara langsung yang dilakukan pada
perpustakaan SMP Negeri 25 Bekasi
untuk mendapatkan data-data yang
dibutuhkan penulis tugas akhir.
b. Metode Wawancara
Dalam hal melakukan teknik wawancara
ini penulis melakukan tanya jawab secara
langsung yang dapat menunjang dalam
pemberian data-data yang penulis
butuhkan dalam penulisan tugas akhir ini
pada bagian kehumasan juga petugas
perpustakaan dan penanggung jawabnya.
c. Metode Studi Pustaka
Metode pustaka ini dilakukan penulis
dengan cara mengumpulkan data-data dari
beberapa buku atau literature yang
mendukung dalam penulisan tugas akhir
ini, guna memperoleh gambaran mengenai
materi yang akan dijadikan bahan
penelitian.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN


4.1 Tinjauan Kasus
Proses
kegiatan
peminjaman
dan
pengembalian buku pada perpustakaan
SMP Negeri 25 Bekasi yaitu:
1. Proses Pendaftaran Anggota
Pada proses ini setiap siswa yang ingin
mendaftar diberikan form untuk diisi oleh
siswa tersebut berupa data diri, kemudian
form isian tersebut diserahkan kepada
petugas agar diinput dan dapat dicetak
kartu anggota barunya.
2. Proses Input Data Buku
Pada proses ini dilakukan pencatatan
mengenai data buku yang terdiri dari kode
buku, nama buku, jenis, jumlah dan
nomor rak buku yang dilakukan oleh
petugas perpustakaan. Selain itu juga bisa
mencari data buku untuk memudahkan
anggota perpustakaan berdasarkan katalog
buku, agar anggota dapat memilih buku
yang akan mereka pinjam.
3. Proses input Transaksi Peminjaman
Buku Perpustakaan
Proses input dilakukan setiap terjadi
peminjaman buku secara langsung. Proses
peminjaman buku ditentukan syarat-syarat
yang antara lain jika ingin meminjam
buku, siswa wajib membawa kartu
anggota perpustakan, dan untuk maksimal
peminjaman yaitu tiga buku.
4. Proses input Transaksi Pengembalian
Buku Perpustakaan
Selanjutnya untuk proses pengembalian
buku, siswa wajib membawa struk
peminjaman buku dimana pada struk
tersebut tertera waktu kembali buku
pinjam tersebut. Jika buku dikembalikan
lebih dari tiga hari yang ditentukan, maka
anggota tersebut dikenakan denda dimana
telat perhari dari pengembalian buku
dikenakan seribu rupiah.
4.2 Spesifikasi Dokumen Masukan (input)
Berikut adalah bentuk dokumen masukan
:
a. Nama Dokumen : Form
Pendaftaran
anggota
Fungsi
: Sebagai
dokumen
masukan untuk data anggota perpustakaan
Sumber
: Calon anggota
Tujuan
: Petugas Perpustakaan
Media
: Kertas

Jumlah
Frekuensi:
anggota

: Satu Lembar
Setiap adanya proses pendaftaran

Gambar 1. Form Pendaftaran anggota


b. Nama Dokumen: Data Buku
Fungsi :
Sebagai dokumen masukan
untuk data buku
Sumber : Kepala Perpustakaan
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap adanya proses pendataan
Buku

Gambar 2. Data Buku


c. Nama Dokumen : Presensi pengunjung/
pembaca/ peminjam
Fungsi
:
Sebagai dokumen
pendataan pengunjung/ pembaca/ peminjam
buku perpustakaan
Sumber
: Petugas Perpustakaan
Tujuan
: Anggota Perpustakaan
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Frekuensi
: Setiap adanya transaksi
peminjaman dan pengembalian buku

b. Nama Dokumen
Buku
Fungsi : Sebagai
perpustakaan
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
peminjaman buku

Gambar 3.
pembaca/ peminjam

Presensi

Struk Peminjaman

bukti peminjaman buku


:
:
:
:
:

Petugas
Anggota Perpustakaan
Kertas
Satu lembar
Setiap adanya kegiatan

pengunjung/

4.3 Spesifikasi Dokumen Keluaran (output)


Berikut adalah bentuk dokumen keluaran :
a. Nama Dokumen : Kartu Anggota
Fungsi
: Sebagai
bukti
identitas anggota Perpustakaan
Sumber
: Petugas
Tujuan
: Anggota
Perpustakaan
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Frekuensi
: Setiap adanya proses
pendaftaran anggota

Gambar 4. Kartu Anggota

Gambar 5. Struk Peminjaman Buku


c. Nama Dokumen : Struk Pengembalian
Buku
Fungsi
: Sebagai
bukti
pengembalian buku perpustakaan
Sumber
: Petugas
Tujuan
: Anggota
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Frekuensi
: Setiap terjadi transaksi
peminjaman buku

Gambar6. Struk Pengembalian Buku

d. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi

: Laporan Buku
: Sebagai laporan data
buku
: Kepala Pepustakaan
: Kepala Sekolah
: Kertas
: satu lembar
: Setiap Bulan

Jumlah
Frekuensi

: Satu lembar
: Setiap akhir bulan

Gambar 8. Laporan peminjaman Buku


g. Nama Dokumen
Fungsi

Gambar 7. Laporan Buku


e. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi

Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi

: Laporan pengembalian
Buku
: Memberikan laporan
pengembalian buku
: Kepala Pepustakaan
: Kepala Sekolah
: Kertas
: Satu lembar
: Setiap akhir bulan

: Laporan anggota
: Sebagai laporan data
anggota
: Kepala Pepustakaan
: Kepala Sekolah
: Kertas
: satu lembar
: Setiap Bulan

Gambar 9. Laporan pengembalian Buku

Gambar 7. Laporan anggota


f. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media

: Laporan peminjaman
Buku
: Memberikan laporan
peminajaman buku
: Kepala Pepustakaan
: Kepala Sekolah
: Kertas

4.4 Spesifikasi File


Spesifikasi File Pengguna
Nama Database
: perpustakaan.mdb
Nama Tabel
: File Pengguna
Akronim
: pengguna
Fungsi
: Untuk
menyimpan
identitas
data
karyawan
Tipe
: File Master
Organisasi File
: Index Sequential
Akses File
: Random
Media
: Hard Disk

Panjang Record
Kunci Field

: 61 Karakter
: kd_user

Software
Access 2003

:Micrososft

Office

Spesifikasi File Pengguna

No.

Elemen Data

Akronim

Tipe

Panjang

Keterangan
Primary Key

Kode User

kd_user

Text

Nama User

nm_user

Text

25

Password

Password

Text

10

Bagian

Bagian

Text

20

4.5 Struktur Kode


pengkodean yang ada pada program ini
sebagai berikut:
a. Kode Pengguna
Kode pengguna dimiliki oleh setiap
pengguna pada awal input data pengguna
terdiri dari 3 huruf dan 3 digit angka.
Adapun struktur kodenya adalah sebagai
berikut :
x

Akronim

Nomor urut

Contoh:
B

Nomor urut

Akronim

Keterangan :
BKU : Akronim buat kode buku
001 : Nomor urut
c. Kode Anggota
Kode anggota dimiliki oleh setiap data
anggota pada awal input data anggota
terdiri dari 9 digit angka. Adapun struktur
kodenya adalah sebagai berikut :
9

Contoh :
P

1
Tahun pembuatan

Bulan Pembuatan

Nomor urut

Contoh:
2

Akronim

Keterangan:
PGN : Akronim buat kode pengguna
001 : Nomor urut
b. Kode Buku
Kode buku dimiliki oleh setiap buku pada
awal input data buku terdiri dari 3 huruf
dan 3 digit angka. Adapun struktur
kodenya adalah sebagai berikut :
x

Akronim

Nomor urut

Nomor urut

Tahun pembuatan

Bulan Pembuatan

Nomor urut

Keterangan :
2013
: Tahun pembuatan data anggota
06
: Bulan pembuatan data anggota
001
: Nomor urut
d. Kode Transaksi Peminjaman Buku
Kode peminjaman dimiliki oleh setiap
transaksi peminjaman buku pada awal input
data transaksi peminjaman buku terdiri dari
3 huruf dan 9 digit angka. Adapun struktur
kodenya adalah sebagai berikut :

Contoh :
P

Keterangan :
PJM : Akronim
untuk
transaksi
peminjaman
2013 : Tahun transaksi
06
: Bulan transaksi
001 : Nomor urut
e. Kode Transaksi Pengembalian Buku
Kode pengembalian dimiliki oleh setiap
transaksi pengembalian pada awal input
data transaksi pengembalian buku terdiri
dari 3 huruf dan 9 digit angka. Adapun
struktur kodenya adalah sebagai berikut :

Gambar 10. Flowchart Login


4.7 Normalisasi
Pada proses normalisasi ini terbentuk
suatu pengelompokkan data yang dapat
menyelesaikan masalah dengan dampak
yang sekecil mungkin, sehingga database
tersebut dapat dengan mudah untuk
dimodifikasi, dipelajari, dan akan selalu di
uji beberapa kondisi. Apakah ada
kesulitan pada saat membaca (retrieve),
menambah (insert), mengubah (update),
dan menghapus (delete) pada sebuah
database.
1.
Bentuk
Tidak
Normal
(Unnormalized Form) :
kd_buku
nm_buku
jenis
jumlah
id_anggota
nm_anggota
almt_anggota
telp_anggota
kd_user
nm_user
password
bagian
no_pinjam
id_anggota
kd_user
kd_buku
jumlah_pinjam
tgl_pinjam
no_kembali
tgl_kembali
no_pinjam
kd_user
id_anggota
denda
kd_buku
jumlah_kembali

Contoh :
Keterangan :
PBL : Akronim untuk kode transaksi
pengembalian
2013 : Tahun transaksi
06
: Bulan transaksi
001 : Nomor urut
4.6 Flowchart
Flowchart Login

Gambar 11. Bentuk Normal Kesatu


2.

Bentuk Normal Kesatu (1 NF / First


Normal Form) :
kd_buku *
nm_buku
jenis
jumlah
id_anggota *
nm_anggota
almt_anggota
telp_anggota
kd_user *
nm_user
password
bagian
no_pinjam *
jumlah_pinjam
tgl_pinjam
no_kembali *
tgl_kembali
denda
jumlah_kembali

Keterangan : * Calon Kunci (Candidate


Key)
Gambar 12. Bentuk Normal Kesatu

3.

Bentuk Normal Kedua (2 NF / Second


Normal Form)
4.6 HIPO (Hierarchy Input Proses Output)
0
Login

0.0
Menu Utama

Keterangan : *
**

= Kunci Utama (Primary


Key)
= Kunci Tamu (Foreign
Key)
= Satu ke satu (one to one)
= Satu ke banyak (One To
Many)

1.0

2.0

3.0

4.0

Master

Transaksi

Laporan

File

1.0

2.0

3.0

4.0

1.1

2.1

3.1

4.1

Buku

Peminjaman

Cetak Kartu

Logout

1.0

2.0

1.2

2.2

3.2

4.2

Anggota

Pengembalian

Buku

Exit

1.0

2.0

3.0

3.0

1.3

3.3

Pengguna

Anggota

1.0

3.0

3.4
Peminjaman
3.0

3.5
Pengembalian

Gambar 13. Bentuk Normal Kedua

4.

Bentuk Normal Ketiga (3 NF / Third


Normal Form)

3.0

Gambar 15. HIPO (Hierarchy Input


Proses Output
4.7 Tampilan Program

Gambar 16. Tampilan Login

Gambar 14. Bentuk Normal Ketiga

Gambar 20. Tampilan Data Pengguna

Gambar 17. Tampilan Menu Utama

Gambar 21.
Peminjaman Buku

Tampilan

Transaksi

Gambar 18. Tampilan Data Buku


Gambar
22.
Pengembalian Buku

Tampilan

Transaksi

Gambar 19. Tampilan Data Anggota

Gambar 22. Tampilan Tampilan Cetak


Kartu Anggota

Gambar 23. Tampilan Laporan Buku

Gambar 24. Tampilan Laporan Anggota

V. KESIMPULAN
Kesimpulan yang penulis dapatkan selama
melakukan penelitian adalah :
a. Perancangan program peminjaman dan
pengembalian buku pada perpustakaan SMP
Negeri 25 Bekasi dapat berjalan lancar jika
sistemnya sudah terkomputerisasi.
b. Dengan adanya program aplikasi komputer
maka akan mempermudah pemecahan suatu
masalah atau pelaksanaan suatu pekerjaan
menjadi lebih cepat dan efisien.
c. Kemungkinan terjadinya kesalahan dalam
penanganan data-data peminjaman dan
pengembalian buku menjadi lebih kecil bila
dibandingkan dengan penanganan secara
manual.
d. Proses penyimpanan data akan lebih rapih
dan aman karena disimpan kedalam file-file

Gambar
25.
Peminjaman Buku

Tampilan

Laporan

Gambar
26.
Tampilan
Pengembalian Buku

Laporan

dikomputer yang sewaktu-waktu dapat


dilihat maupun dicetak sesuai kebutuhan.
VI. DAFTAR PUSTAKA
Alfatta, Hanif. 2007. Analisis dan
Perancangan
Sistem
Informasi.
Yogyakarta : Andi Offset.
Kadir, Abdul. 2008. Belajar Database
Menggunakan MySQL.Yogyakarta: Andi
Offset.
Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem
Informasi. Yogyakarta: Gava Media.
Mesran. 2009. Visual Basic. Jakarta: Mitra
Wacana Media
Mulyanto,Agus. 2009. Sistem Informasi
Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta:
Pustaka Pelajar.

Mustakini, Jogiyanto H. 2005. Analisa


dan
Disain
Sistem
Informasi.
Yogyakarta: Andi Offset.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman


Database dengan Visual Basic dan
Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi Offset
Sutarman.
2009.Pengantar
Teknologi
Informasi. Jakarta: Bumi Aksara