PENGGUDANGAN LOGISTIK

2.1

Pengertian dan Pedoman Umum Penggudangan Logistik

Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan,
pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan
logistic agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.
Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa kegiatan penggudangan tidak sekedar
kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan
penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistic baik secara
teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan
kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.
Merujuk beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan penggudangan tersebut, ada beberapa pedoman
umum untuk melakukan kegiatan penggudangan, yakni :
1.

Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistic.

2.
Menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin keamanan barang maupun
menyediakan piranti pertanggungjawaban pengelolaan penggudangan.
3. Melakukan penyimpanan logistic secara tepat sehingga logistic yang ada mudah dicek, ditemukan
dan diambil.
4. Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin kemanan dan keselamatan
barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan.
5.
Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak sekedar sebagai
barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai (ready for use).
Agar pedoman ini dapat diimplementasikan dengan baik, perlu adanya rancangan dan implementasi
system kerja penggudangan logistic yang jelas dan tepat dalam setiap organisasi.
2.2 Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:
1. Penerimaaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan
peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini
dilakukan:
a Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak
untuk diberikan kepada korban bencana.

b
Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang
bersangkutan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan
peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap
pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel,
melalui prinsip:
a.

5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus

i.

menerus).

b. First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus
keluar.
c. First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus
yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa
kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan
peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan
masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
d.

Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.

4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari
gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat
dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan
sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.
5. Pengendalian

Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan

masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat
diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan
formulir dala lampiran.
6. Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan
peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari
tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.
b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :
1)
Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas terhadap logistik dan
peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
2) Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang
yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3)

Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c. Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut :

1)

Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya.

2) Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan
pemusnahan.
3)

Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.

4) Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui Surat Keputusan dari
pejabat yang berwenang.
5)

Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik

dan peralatan yang akan dihapuskan.

6)

Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.

7)

Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat yang berwenang.

2.3 Macam-Macam Gudang

Dilihat dari bentuk fisiknya dibedakan menjadi :

Gudang tertutup

Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas barang dan
digunakan untuk menyimpanan barang.
b

Gudang terbuka

Gudang terbuka tidak diolah

Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan tanpa diperkeras.
Gudang terbuka diolah
Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang diperuntukkanbagi logistic yang tidak
cepat terpengaruh oleh cuaca.
c

Gudang semi tertutup

Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan diperuntukkan untuk
menyimpan logistic yang memerlukan pertukaran udara maksimum serta tidak memerlukan perlindungan
lengkap tanpa udara.
Selain dilihat dari bentuk fisik bangunan, juga bisa dibedakan berdasarkan fungsinya. Misalnya gudang
operasional, gudang perlengkapan, gudang pemberangkatan dan gudang musiman. Secara lebih spesifik,
gudang dapat dibedakan atas dasar barang-barang yang disimpan di dalamnya. Berdasarkan pembedaaan
ini dapat kita kenal adanya gudang alat tulis, alat medis, BBM, tenun, alat rumah tangga, teknik maupun
gudang rosokan.
2.4 Tata Ruang Gudang
Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan segmen-segmen ruangan
di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang tersebut. Sehubungan dengan hal ini, ada
beberapa asas tata ruanng gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut
adalah sebagai berikut.
1.

Asas Jarak Terpendek

Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehinggan pelaksanaan kegiatan pengaturan
barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.
2.

Asas mengalirnya Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke
tempat yang lain dengan berurutan, aik dengan metode FIFO (First In First Out) yaitu pengaturan barang
yang lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In
Fisrt Out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan
dari gudang.
3.

Asas Memudahkan Pengawasan

Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan
barang.
4.

Asas Fleksibelitas Ruangan

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan ruangan akan
mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5.

Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar

Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di tempat yang
langsung berhubungan dengan pihak luar.
Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk melancang dan melaksanakan
penataan ruang gudang, penting memperhatikan beberapa pedoman yang meliputi berikut ini
1.
Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan pengecekan barang masuk.
ruang ini berfugsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dimasukkan ke dalam gudang.
Dengan demikian. secara fisik maupun administratif barang-barang yang dimasukkan ke dalam gudang
dapat dipertanggungjawabkan.
2. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk melakukan kegiatan-kegiatan
administratif penggudangan guna menjamin ketertiban administratif, penyediaan peranti pengawasan
barang dalam gudang dan keamanan barang.
3. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung barang-barang yang segera
digunakan maupun sering digunakan/diminta oleh unit kerja. keberadaan ruang sangat penting karena
selain untuk menjaga keamanan barang, juga bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan permintaan
barang kepada unit-unit kerja yang membutuhkan. Kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada
unit-unit kerja yang membutuhkan penting dilakukan karena ada kecenderungan bahwa apabila petugas
gudang tidak cepat dalam memberikan pelayanan, pihak-pihak yang membutuhkan barang kemudian
berusahan dan akan mengambil sendiri terhadap barang yang dibutuhkan sehingga hal ini akan
memberikan peluang dan kemungkinan banyaknya kehilangan barang.
4. Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang cukup, baik untuk
pemasukan barang maupun pengeluaran barang guna menjamin kelancaran pemasukan dan pengeluaran
barang. Hal ini disebabkan sering ada kecenderungan yang keliru, yaitu memasukkan barang kedalam
gudang sebanyak-banyaknya tanpa memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu lintas barang guna
mempercepat pemasukan dan pengeluaran.
5.
Hendaknya ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar. Ruang ini berfungsi untuk
memeriksa dan mengecek barang yang akan dikeluarkan dari gudang karena adanya permintaan dari unit
kerja. Sebagaimana fungsi ruang cek barang masuk, ruang cek barang keluar ini dimaksudkan guna
menjamin pengeluaran logistik baik secara fisik maupun administrasi dapat dipertanggungjawabkan.
Adapun penempatan ruang cek barang keluar, bisa berdekatan dengan ruang cek barang masuk ataupun
terpisah, dengan mempertimbangkan frekuensi mutasi logistik.
2.5 Denah, Sarana dan Kemanan Gudang

2.5.1. Denah gudang

Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian,
pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka diperlukan pengaturan tata letak ruang
gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang
adalah sebagai berikut:
1) Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan posisi
dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak ruang gudang
perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:
a. Arus garis lurus
b. Arus huruf U
c. Arus huruf L
3)
Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya
sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan
pencahayaan.
4) Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap
banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.
5)

Penyimpanan khusus
ndingin khusus (cold chain) dan

harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

enyimpanan dan
pemeliharaannya.
2.5.2. Sarana Gudang
Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan yang baik, bertujuan untuk
mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang sehingga setiap saat mudah dimobilisasi dan
didistribusikan bila terjadi bencana. Adapun sarana yang sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut:
1.

Gedung/bangunan gudang

2.

Pembangkit Listrik atau lainnya

3.

Alat angkutan/transportasi: kendaraan roda dua, roda empat, forklift dan lainnya

4.

Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari arsip dan lainnya

5.

Alat komunikasi: telepon, facsimile dan lainnya.

6.

Alat pengatur suhu : termometer, exhaus van

7.

Sarana Administrasi Logistik dan Peralatan:

a.

Buku Induk

b.

Kartu Stok

c.

Buku Harian Penerimaan Barang

d.

Buku Harian Pengeluaran Barang

e.

Surat bukti barang masuk (SBBM)

f.

Surat bukti barang keluar (SBBK)

g.

Alat tulis kantor (ATK)

h.

Petugas pengelola

2.5.3. Keamanan gudang

Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman dari gempa, banjir,
tanah longsor).
2. Pencegahan Kebakaran
a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
b. Dipasang alat alarm kebakaran.
c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang
cukup. Contoh: tersedianya bak pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah berpengait
besi.
3. Keamanan Gudang
a. Dipagar keliling
b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
c. Petugas keamanan
2.6 Administrasi Pergudangan

Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam kegiatan penggudangan
logistik penting dilakukan administrasi penggudangan secara tertib dan benar. Hal ini disebabkan
administrasi penggudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam penglolaan
penggudangan di setiap organisasi.
Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan logistik setiap saat dapat
dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan
pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada di gudang.
Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudangan yang baik dalam setiap organisasi
akan dapat mengurangi, bahkan bahkan dapat menghapus bentuk penyelewengan penglolaan logistik
ataupun hilangnya logistik.
Disamping itu, dengan adanya pengelolaan admintrasi penggudangan yang benar dalam setiap organisasi
akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan logistik. Hal ini
disebabkan dapat dipentaunya tingkat pemakaian logistik tertentu dan jumlah persediaan yang ada.
Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai alat pertangjawaban
dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepadanya. Sehubungan dengan administrasi
penggudangan logistik tersebut, yang penting dalam kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan
Gudang, Buku Pengeluaran Gudang, Kartu Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang, dan Surat
Penyerahan Barang. Masing-masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.

1.

Buku penerimaan Gudang

Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat informasi
berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal penerimaan,
jumlah, nilai logistik yang meliputi harga per satuan dan jumlah total, dan asal barang.
Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan pemasukan logistik
ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pemasukan pada Kartu
persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga pentingnya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jemin
dan spesifikasi logistik tertentu.
Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang harus
diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa nota, faktur, kwitansi, atau bukti yang lain,
misalnya Surat penyerahan Barang dari Unit Pembelian). Setiap bukti pemasukan logistik harus dibubuhi
nomor(sebagai nomor kode bukti masuk) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti
masuk ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti masuk dalam Buku penerimaan Gudang maupun
Kartu Persediaan. penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimasukkan untuk mempermudah pengecekan
maupun pengawasan logistik.
2.

Buku Pengeluaran Gudang

Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat informasi
berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran,
jumlah pengeluaran logistik, dan penerima logistik.
Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran logistik ke
dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada kartu
barang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu.
Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat atau bon
gudang. Disamping itu setiap bukti pengeluaran logistik harus dihubungi nomor (sebagai nomor kode
bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom
nomor kode bukti keluar dalam buku pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor
kode bukti keluar ini dimasudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.
3.

Kartu Persediaan/stock

Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah

persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran logistik. Adapun informasi yang harus
tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik. meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal
pemasukan/pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik,
jumlah pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik).
Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang dalam bentuk kartu
barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung(kartu yang
digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana barang tersebut ditempatkan/disimpan
sehingga hal ini akan mempermudah dalam pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah
persediaan logistik.
4.

Bon Permintaan Barang

Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis permintaan logistik dari setiap unit kerja dalam
organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian
gudang. Bon permintaan barang sering pula disebut dengan beberapa istilah, antara lain surat permintaan
pengadaan barang, surat permintaan pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.
5.

Surat penyerahan barang

Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang merupakan surat bukti
pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian
gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu. penyerahan barang kepada unit kerja bisa
dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil
keputusan untuk bisa atau tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu
dengan mempertimbangkan berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu, surat penyerahan barang
baru dinyatakan sah apabila ditandai oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang menyerahkan, dan (3) yang
menerima barang.

Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering kali lembar/formulir
permintaan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja, terutama bagi unit penyalur atau
unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu organisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang
tidak dibuat secara khusus.
2.7 Monitoring dan Evaluasi Gudang
Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang dibutuhkan disaat terjadi bencana
perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan secara berkesinambungan,
melalui Pemantauan, Supervisi dan Evaluasi.
a.

Pemantauan

Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan
peralatan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan.
b.

Supervisi

Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta peningkatan pelaksanaan
pengelolaan logistik dan peralatan. Supervisi pengelolaan logistik dan peralatan merupakan upaya untuk
meningkatkan produktifitas sumber daya manusia agar misi, kebijaksanaan, tujuan atau sasaran yang telah
ditetapkan dapat dicapai secara optimal untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan
pengelolaan logistic dan peralatan serta pergudangan.
c.

Evaluasi

Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk memperoleh informasi tentang
keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan dampak serta biayanya yang dilakukan dengan
membandingkan antara kenyataan dengan standar atau yang diharapkan.