Anda di halaman 1dari 39

BAGIAN I

PENGANTAR SIM

1.1 Pengertian Istilah Sistem Informasi Manajemen

a. Sistem
Gordon B. Davis dalam bukunya, Management Information System : Conceptual
Foundation, Structure, and Development, menyatakan sebagai berikut:
Sistem dapat abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari
gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling tergantung. Misalnya, sistem teologi
adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia dan sebagainya.
Sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja untuk mencapai suatu
tujuan.

Untuk menjelaskan sistem yang bersifat fisis, Gordon B. Davis memberikan contoh-contoh
antara lain sebagai berikut : Sistem angkutan, pegawai-pegawai, mesin-mesin, dan
organisasi yang menyangkut barang-barang. Sistem sekolah, gedung-gedung, guru-guru,
administrator-administrator, buku-buku pelajaran, dan sebagainya yang bersama-sama
berfungsi memberikan pelajaran kepada para siswa.

Norman L. Enger bukunya, Management Standards for Developing Information Sistems,


menulis bahwa “a system consists of related that meet company objectives such as inventory
control or production scheduling”, suatu sistem terdiri atas kegiatan-kegiatan yang
berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau
penjadwalan produksi.

Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Pengambilan Keputusan, mengatakan:


Sistem sebagaimana telah saya rumuskan dalam BAGIAN-BAGIAN terdahulu adalah setiap
sesuatu yang terdiri atas obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang
bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur
tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan uang tertentu.

Richard A. Johnson, Fremont E. Kast, dan James E. Rosenzweig dalam buku mereka yang
berjudul The Theory and Management of System, yang diterjemahkan oleh rs. S. Pamudji,
M.P.A dalam bukunya, Teori Sisteam dan Penerapannya dalam Management,
mengemukakan bahwa suatu sistem adalah suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau
bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh.

Pada halaman lain dikemukakan :


Suatu sistem akan didefinisikan sebagai suatu gugus komponen-komponen yang dirancang
untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu sesuai dengan rencana. Terdapat tiga hal yang
penting dalam definisi ini. Pertama, adanya maksud atau tujuan, dimana sistem dirancang
untuk mengerjakannya. Kedua, adanya suatu rancangan, atau suatu susunan komponen-

1
komponen. Akhirnya input informasi, energi (tenaga), dan bahan-bahan (material) harus
dialokasikan sesuai dengan rencana.

b. Sistem
Gordon B. Davis mengatakan bahwa sistem dibagi atau dijadikan faktor-faktor/unsur-unsur
dalam subsistem-subsistem. Jadi subsistem adalah bagian atau faktor/unsur dari sistem.

c. Data
Menurut The Liang Gie, data atau bahan keterangan adalah :
Hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apa pun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk
dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penerapan
keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu lalu menjadi
keterangan (informasi).

Menurut Gordon B. Davis :


Data, bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang-lambang tidak
acak yang menunjukan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal, dan sebagainya. Data-
data dibentuk dari lambang grafis seperti *, $, dan ~. Data-data disusun untuk mengolah
tujuan-tujuan menjadi susunan data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan data.

d. Informasi
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk
yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam
keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan :


Informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan dan
keterangan.

George R. Terry, Ph.D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang
memberikan pengetahuan yang berguna. Selanjutnya dijelaskan oleh beliau bahwa kegunaan
informasi tergantung pada :
1. Tujuan si penerima
Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan, maka informasi itu harus
membantu si penerima dalam apa ynag ia usahakan untuk memperolehnya.
2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
Dalam menyampaikan dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus
dipertahankan.
3. Waktu
Apakah informasi itu masih up-to-date?
4. Ruang dan tempat
Apakah informasi itu tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat?
5. Bentuk
Dapatkah informasi itu digunakan secara efektif? Apakah informasi itu menunjukkan
hubungan-hubungan yang diperlukan, bidang-bidang yang memerlukan perhatian
2
manajemen? Dan apakah informasi itu menekankan situasi-situasi yang ada
hubungannya?
6. Semantik
Apakah hubungan antara kata-kata dan arti yang diinginkan cukup jelas? Apakah ada
kemungkinan salah tafsir?

e. Manajemen
Menurut Prof.Dr. Prajudi Atmosudirdjo, S.H. pengertian manajemen itu dapat dipandang
sebagai:
1. Orang-orang:
Semua orang yang mempunyai fungsi/kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin
kerja.
2. Proses:
Adanya kegiatan-kegiatan yang berarah ke bawah, jadi berupa kerja-kerja untuk
mencapai tujuan tertentu.
3. Sistem Kekuasaan:
Atau sistem kewenang-kewenangan/wewenang-wewenang supaya orang-orang
menjalankan pekerjaan.

Demikian juga apabila kita mengatakan top management, middle management, dan lower
management, maka yang kita maksudkan adalah top manager, middle manager, dan lower
manager.

Dikatakan oleh George R. Terry, Ph.D. dalam bukunya, Principles of Management, sebagai
berikut:
Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang
telah ditetapkan dengan menggunkan manusia dan sumber-sumber lainnya.

f. Sistem Informasi Manajemen


Burt Scanlan dan J. Bernard Keys dalam buku mereka yang berjudul Management and
Organizatial Behaviour, mengatakan bahwa suatu sistem informasi manajemen adalah suatu
sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi
kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi.

The Liang Gie dalam bukunya, Pokok-pokok PPBS dan MIS menyarankan perumusan MIS
yang lebih luas lingkupannya sebagai :
Keseluruhan jalinan hubungan antara satuan-satuan dan jaringan lalu lintas macam-macam
keterangan dalam sesuatu organisasi serta segenap proses pengumpulan, pengolahan,
penyimpanan,pengambilan kembali dan penyebaran keterangan itu dengan berbagai
peralatan sehingga memungkinkan para anggota melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya
maupun pimpinan membuat keputusan atau menjalankan tugas kepemimpinannya yang lain
secara tepat.

3
BAGIAN II
DATA UNTUK SIM

2.1 Metode Pengumpulan Data

a. Melalui pengamatan sendiri secara langsung


Keuntungan metode ini adalah bahwa data yang dikumpulkan akan lebih cermat karena
pengamat sendiri yang mengumpulkan.
Kerugiannya adalah :
1. Daerah pengamatan tidak luas, karena pengamat tidak punya banyak waktu untuk
mengumpulkan data.
2. Biayanya mahal
3. Tidak dapat dilakukan apabila banyak hal yang harus diselidiki.

b. Melalui wawancara
Keuntungan metode ini :
1. Data yang dikumpulkan akan lebih teliti karena dikumpulkan sendiri.
2. Pengamatan dapat dilakukan dalam daerah yang luas dan atas dasar prinsip angka yang
banyak, hasilnya akan lebih cermat.
3. Data dikumpulkan sendiri oleh pengamat meskipun secara tidak langsung/melalui
wakilnya.
Kerugiannya adalah :
1. Metode ini merupakan metode yang mahal karena harus banyak wakil yang ditunjuk
pergi ke berbagai tempat untuk mengumpulkan data.
2. Fakta-fakta yang dikumpulkan kurang teliti.

c. Melalui perkiraan korespondensi (pembawa berita)


Keuntungan metode ini :
1. Metode ini sangat murah
2. Metode ini dapat meliputi daerah yang luas
Kerugiannya adalah bahwa data yang dikumpulkan sering kurang teliti.

d. Melalui daftar pertanyaan


Keuntungan metode ini :
1. Metode ini lebih murah dibandingkan dengan metode wawancara pribadi secara
langsung.
2. Data dapat dikumpulkan secara cepat.
Kerugiannya adalah informan-informan mungkin tidak mengembalikan daftar pertanyaan
atau mengembalikan akan tetapi tidak menjawab semua pertanyaan.

Dalam praktek langsung sering digunakan gabungan dari dua metode atau lebih misalnya
metode pengamatan secara langsung dengan metode wawancara atau lainnya.

4
2.2 Pengertian Pengolahan Data

George R. Terry, Ph.D. dalam bukunya, Office Management and Control, mengatakan :
Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai
tujuan atau hasil yang diinginkan.
Selanjutnya dikatakan bahwa ada 8 unsur pokok pengolahan data, yakni :
1. Membaca
2. Menulis, mengetik, membuat lubang pada kartu atau pada pita-kertas (sering disebut
masukan).
3. Mencatat atau mencetak (sering disebut keluaran)
4. Menyortir
5. Menyampaikan atau memindahkan
6. Menghitung
7. Membandingkan
8. Menyimpan

2.3 Operasi Data

Menurut Burch dan Strater kesepuluh operasi data adalah :


1. Capturing
Operasi ini menunjukan pencatatan data dari suatu peristiwa dalam suatu bentuk seperti
formulir kepegawaian, pesanan pembelian, dan sebagainya.
2. Pemeriksaan (verifying)
Menunjukan pengecekan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat
diperoleh dan dicatat secara cermat.
3. Penggolongan (classifying)
Menempatkan unsur-unsur data dalam kategori khusus yang memberikan arti bagi si
pemakai.
4. Penyusunan dan penyortiran
Menempatkan unsur-usur data dalam suatu rangkaian khusus atau rangkaian yang telah
ditentukan sebelumnya.
5. Peringkasan (summarizing)
Menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data dalam salah satu dari dua cara.
Pertama, mengumpulkan data secara matematika. Kedua, mengurangi data secara logika.
6. Perhitungan (calculating)
Operasi ini memerlukan penanganan data secara ilmu hitung dan atau logika.
7. Penyimpanan (storing)
Menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, microfilm dan
sebagainya, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali
apabila diperlukan.
8. Pengambilan kembali (retrieving)
Mengandung pencarian sampai ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data
khusus dari media di mana unsur-unsur tersebut disimpan.

5
9. Reproduksi
Memperbanyak data dari satu media ke media yag lain atau dalam kedudukan yang lain
dalam media yang sama.
10. Penyebaran/pengkomunikasian (disseminating/communicating)
Memindahkan data dari satu tempat ke tempat yang lain.

Menurut Burch dan Strater ada empat macam metode pengolahan data yang penting diketahui,
yakni :
a. Manual
Dalam data manual semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat
penting seperti pensil, kertas, dan sebagainya.
b. Electromechanical
Metode electromechanical merupakan suatu gabungan dari orang dan mesin
c. Punched card equipment
Metode punched card equipment mengandung penggunaan semua peralatan yang
dipergunakan dalam apa yang kadang-kadang disebut sebagai suatu sistem warkat unit.
d. Electronic computer
Metode electronic computer, komputer disini berarti suatu susunan dari alat-alat masukan,
suatu unit pengolahan pusat (central processing unit), dan alat-alat keluaran.

Unit pengolahan pusat terdiri atas 4 komponen pokok, yakni :


1. Arithmetic-logic unit
2. The control unit
3. The primary storage unit
4. The console

2.4 Sentralisasi dan Desentralisasi Pengolahan Data

a. Sentralisasi pengolahan data


Dengan pengolahan data yang disentralisasi, sebagian besar operasi pengolahan data
dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah. Biasanya ini merupakan suatu bagian terpisah
yang diadakan dalam suatu organisasi dan disebut Bagian Pengolahan Data Elektronik
(Electronic Data Processing Departement), sering disingkat EDP Departement. Akan tetapi
pengolahan data dapat juga dilakukan oleh :
1. Suatu biro jasa, yang merupakan perusahaan terpisah di luar organisasi, yang
memberikan macam-macam pelayanan pengolahan data.
2. Fasilitas-fasilitas timesharing yang dibeli atau disewa dari perusahaan privat
3. Sustu susunan manajemen fasilitas di mana suatu perusahaan privat mengmbil alih
pelaksanaan operasi pengolahan data organisasi.

b. Desentralisasi pengolahan data


Susunan pendekatan hirarkis untuk menggunakan pengolahan data yang didesentralisasi
juga meliputi, seperti halnya pendekatan hirarkis yang menggunakan pengolahan data yang

6
didesentralisasi, beberapa bidang fungsional otonom atau suborganisasi dalam organisasi
keseluruhan. Aliran informasi masih vertical dalam masing-masing bidang fungsional.

c. Terdistribusi
Data-data yang akan disebar ke bagian-bagian, namun bagian-bagian yang tersebar tersebut
disatukan kembali secara logik dan diawasi oleh bagian yang lebih tinggi tingkatannya
sehingga terbentuk kesatuan.
Keuntungan :
1. Dapat meminimalkan biaya software dan hardware
2. Mempersingkat waktu respon
3. Pengontrolan data lebih cermat
4. Kemampuan back up data

7
BAGIAN III
FUNGSI, BIAYA, NILAI DAN MUTU INFORMASI

3.1 Fungsi Informasi

a. Biaya operasi sistem informasi dapat diuraikan sebagai berikut :


1. Biaya perangkat keras
Biaya ini biasanya merupakan biaya tetap atau biaya tertanam, dan akan meningkat
untuk tingkat-tingkat mekanisasi yang lebih tinggi.
2. Biaya untuk analisis, perancangan, dan pelaksanaan sistem
Biaya ini merupakan biaya tertanam, dan biasanya akan meningkat sesuai dengan tingkat
mekanisasi yang lebih tinggi.
3. Biaya untuk tempat dan faktor-faktor kontrol lingkungan
Biaya ini setengan berubah-ubah (semivariabel). Biasanya biaya ini meningkat sesuai
dengan tingkat mekanisasi yang tinggi.
4. Biaya perubahan
Biaya ini merupakan biaya tertanam dan meliputi setiap jenis perubahan dari satu
metode ke metode yang lain.
5. Biaya operasi
Biaya ini pada dasarnya merupakan biaya variabel dan meliputi biaya bermacam-macam
pegawai, pemeliharaan fasilitas dan sistem, perlengkapan, barang-barang yang berguna
dan fasilitas bantuan.

3.3 Nilai Informasi

Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory and Practice, nilai
informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut :
1. Mudahnya dapat diperoleh
Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran informasi.
Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa nilainya bagi pemakai
informasi, sulit mengukurnya.
2. Sifat luas dan lengkapnya
Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai
volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifatnya ini sangat kabur dan
oleh karena itu sulit mengukurnya.
3. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Dalam
hubungannya dengan volume data yang besar, maka biasanya terjasi dua jenis kesalahan,
yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

8
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan
permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang
dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna akan tetapi masalah mempersiapkannya.
Sifat ini sulit mengukurnya.
5. Ketepatan waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek, daripada siklus dapat
diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan pelaporan keluaran kepada para
pemakai. Biasanya agar informasi itu tepat waktu, lamanya siklus ini harus dikurangi.
Dalam beberapa hal ketepatan waktu dapat diukur.
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.
Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.
7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan
lebih dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambilan keputusan.
Sifat ini sulit mengukurnya, akan tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat
diukur.
8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran
informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna
mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
10. Dapat diukur
Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.
Meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap
sebagai informasi, hal-hal tersebut berada diluar lingkup pembicaraan kita.

Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan untuk memilih
keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi
optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan suatu kerugian.
Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan
angka yang pasti.

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis, adalah


sebagai berikut :
1. Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinan-kemungkinan
sebelumnya.
2. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel.
3. Tentukan ukuran sampel yang optimal.
4. Sampel
5. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.

9
3.4 Mutu Informasi

Informasi berbeda dalam mutunya diseBAGIANkan oleh penyimpangan atau kesalahan.


Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat diseBAGIANkan oleh :
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
3. Hilang atau tidak terolahnya data.
4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah
5. Dokumen (induk) sejarah yang salah (atau penggunaan dokumen sejarah yang salah)
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan(misalnya kesalahan program komputer)
7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja

Kesulitan karena peyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi melalui prosedur
untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan menyesuaikannya. Kesulitan karena
kesalahan dapat diatasi dengan :
1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan
2. Pemeriksaan intern dan extern
3. Penembahan “batas kepercayaan” kepada data,
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai dapat
menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

10
BAGIAN IV
PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN

Suatu Sim Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut :
a. Proses perencanaan
b. Proses pengendalian
c. Proses pengambilan keputusan

4.1 Manajemen Sebagai Suatu Sistem

a. Perencanaan
Pada penganalisaan kegiatan perencanaan lebih lanjut, perencanaan harus melaksanakan
lima tugas pokok sebagai berikut :
1. Menentukan tujuan
2. Mengetahui kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan untuk
mencapai tujuan.
3. Menjelaskan sumber-sumber dan atau bakat-bakat yang diperlukan untuk melaksanakan
tiap kegiatan.
4. Menentukan lamanya tiap kegiatan.
5. Menentukan urutannya, apabila ada, kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan.

Dukungan SIM pada proses perencanaan


Suatu rencana merupakan suatu arah tindakan yang telah ditetapkanlebih dahulu. Rencana
adalah menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu
dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Rencana pada suatu organisasi adalah tergantung pada individu-individu yang menjadikan
organisasi tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data
masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana. Secara
ringkas, dukungan SIM pada proses perencanaan ditunjukan table 4.1

Tabel. Dukungan SIM pada Proses Perencanaan


Kebutuhan Dukungan Sistem Informasi
Model Perencanaan Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan
model.
Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan
Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu
komputer
Data Masukan Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk
membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis
Manipulasi Model Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model
Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan
ekstrapolasi
11
b. Pengawasan
1. Pengawasan adalah suatu proses yang terdiri atas tiga langkah penting, yakni :
2. Mengukur keluaran-keluaran sistem
3. Membandingkan keluaran-keluaran ini dengan rencana, dan menentukan penyimpangan-
penyimpangan apabila ada.
4. Membetulkan penyimpangan-penyimpangan yang tidak menguntungkan dengan
melakukan tindakan pembetulan.

Dukungan Sistem Informasi pada proses pengendalian


Dukungan yang diberikan pada proses pengendalian ini mencakup hal-hal sebagai berikut :
1. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
2. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
3. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang

Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari
prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model
perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Dengan demikian maka kegiatan-
kegiatan dalam organisasi dapat dimonitor secara terus-menerus dan penyimpangan-
penyimpangan akan segera terdeteksi. Untuk seterusnya keputusan-keputusan baru dapat
dibuat untuk mengembalikan proses ke dalam batasan pengendalian.

c. Pengambilan Keputusan
1. Unsur-unsur pengambilan keputusan
Proses yang teratur untuk mengambil keputusan mengandung empat unsur :
1) Model
Menunjukan suatu gambaran masalah secara kuantitatif dan kualitatif
2) Kriteria
Menunjukan tujuan dari masalah keputusan misalnya untuk mencapai jasa langganan
yang maksimum.
3) Pembatas
Ada faktor-faktor tambahan yang harus dipertimbangkan dalam pemecahan masalah
keputusan.
4) Optimalisasi
Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model). Maka
manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan
(pembatas). Pada titik ini pengambil keputusan siap untuk memilih penyelesaian
yang terbaik atau optimum.

2. Jenis-jenis pengambilan keputusan


Dalam arti luas ada dua jenis pengambilan keputusan, yakni :
1) Pengambilan keputusan yang terprogram
Jenis pengambilan keputusan ini mengandung tanggapan otomatis terhadap
kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya. Semua masalah
12
yang sifatnya berulang dan menjadi kebiasaan sehari-hari dengan parameter-
parameter yang dirumuskan dengan baik memberi kemungkinan untuk pengambilan
keputusan yang diprogramkan.
2) Pengambilan keputusan yang tidak terprogramkan
Jenis pengambilan keputusan ini menunjukan proses yang berhubungan dengan
masalah-masalah yang tidak jelas. Masalah-masalah tersebut biasanya kompleks,
hanya sebagian parameter yang diketahui dan banyak parameter yang telah diketahui
mempunyai banyak hal yang sifatnya mungkin, tidak pasti.

3. Tingkat-tingkat pengambilan keputusan


Untuk menggolongkan, kita membagi pengambilan keputusan itu ke dalam tiga tingkat :
1) Pengambilan keputusan tingkat strategis
Keputusan strategis ditandai oleh banyak ketidakpastian dan berorientasikan masa
depan. Keputusan ini menentukan rencana jangka panjang yang mempengaruhi
seluruh organisasi.

2) Pengambilan keputusan tingkat taktis


Pengambilan keputusan ini berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan
penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Sementara pengambilan keputusan
strategis sebagian besar mengandung kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan
taktis memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan kegiatan pengawasan
yang hampir sama. Jenis pengambilan keputusan ini mempunyai sedikit, apabila ada,
kemungkinan untuk pengambilan keputusan terprogramkan.
3) Pengambilan keputusan tingkat teknis
Pada tingkat ini standar-standar ditentukan dan hasil keputusan sifatnya menentukan.
Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses untuk menjamin agar tugas-tugas
khusus dapat dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efisien.

Dukungan Sistem Informasi pada pengambilan keputusan


Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu :
1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :
- Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan
- Pengakuan adanya masalah
2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :
- Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
- Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah analisis arah tindakan
yang mungkin.
3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah
- Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.

13
BAGIAN V
KOMPONEN-KOMPONEN DARI SUATU SISTEM KOMPUTER

5.1 Komponen-komponen Sistem Komputer

Meskipun banyak manajer terpesona dan kadang-kadang dibuat bingung oleh komputer,
operasinya pada dasarnya tidak lebih kompleks dibandingkan sistem manual. Bidang komputer
ini disebut pengolahan data secara elektronik (electronic data processing), dan komputernya
tidak lebih dari alat pengolahan data elektronik, yang memiliki komponen-komponen yang sama
dengan sistem manual. Namun komputer menerima datanya dalam bentuk alphanumeric
(alphabetic dan numerical) atau dalam bentuk huruf dan angka.

1. Input
Fungsi memasukkan data ke dalam sistem komputer dilakukan oleh sebuah alat input.
Berbeda dengan sistem manual yang pengolahnya adalah manusia, input kedalam komputer
harus ke dalam bentuk yang dapat diterima oleh mesin. Biasanya input ini berupa kartu key-
punch, media magnetic (pita, disk, diskette) dan input langsung dari keyboard terminal.
2. Pengolah pusat (central processing)
Pengolahan sentral ini merupakan komponen yang paling utama dari komputer. Pengolah ini
terdiri dari satu seksi pengendaliaan, yang mengkoordinasi semua komponen sistem ini, dan
unit penghitung/logika, yang melakukan fungsi-fungsi seperti tambah, kurang, kali, bagi,
banding, geser, pindahkan, simpan dll. CPU (central processing unit) dari komputer ini
melaksanakannya dengan kecepatan dan ketepatan yang fantastis. Logika pengolahan yang
sederhana ini, yang disertai lima fungsi sederhana pula, memungkinkan berbagai variasi
tugas yang tidak terhitung besarnya bagi komputer tersebut.
3. Penyimpanan (storage)
Penyimpanan ini hampir mirip dengan sebuah filling cabinet elektronik yang sangat besar,
dengan indeks yang lengkap, dan setiap saat terbuka bagi komputer. Penyimpanan ini terdiri
dari intern, yang merupakan bagian dari komponen pengolahan dan ekstern.

Penyimpanan intern, yang sering disebut memory, merupakan karakteristik yang


memungkinkan komputer itu menyimpan, dalam bentuk elektronik, data dari alat-alat input
dan serangkaian intruksi yang panjang, yang disebut program, yang memerintahkan mesin
akan tugas yang harus dilakukannya.

Penyimpanan ekstern ada dua macam :


1) Direct access (langsung dapat dicari). Berbentuk disk, diskette, magnetic drum dan
sarana data cell yang dapat menampung penyimpanan data massal tanpa urutan, dan
dapat dicari langsung tanpa harus membaca arsip dari permulaannya untuk menemukan
data yang diinginkan.
2) Sequential (urutan). Berupa magnetic tape (pita magnetik) yang diisi menurut urutan,
dan harus dibaca dari awal untuk membaca atau menulis catatan yang diinginkan.

14
4. Output
Sarana output memberikan hasil akhir dari pengolahan data. Alat ini mencatat informasi dari
komputernya di atas berbagai macam media, seperti kartu dan media magnetik. Dan
informasi ini kemudian dicetak diatas kertas. Di samping itu alat output ini dapat
memberikan sinyal-sinyal untuk dikirimkan melalui jaringan teteprocessing, menghasilkan
gambaran grafik, gambaran microfilm, dan berbagai bentuk khusus lainnya. Pada umumnya
aplikasi pokok dalam perusahaan hanya berbentuk cetakan di atas kertas (printout).

5.2 Komunikasi Data

Uraian tentang penggunaan komputer belum lengkap tanpa menyebutkan komputer data – suatu
perkawinan antara pengolahan data dan transmisi data. Beberapa tahun lalu, komunikasi data
masih merupakan subyek yang samar, dan yang hanya dipelajari oleh segelintir ahli belaka.
Proses komunikasi data pada umumnya membutuhkan lima bagian :
1. Sebuah alat pengirim (transmitter) atau sumber informasi. Biasanya ini berupa suatu jenis
alat input/output, seperti mesin tik, keyboard, atau layar display.
2. Sebuah pertukaran pada titik pengiriman. Ini merubah sinyal transmisi data menjadi sinyal
analog agar dapat dikirimkan melalui jaringan transmisi. Secara historis, alat converter ini
hampir selalu disediakan oleh “perusahaan umum”
3. Sebuah saluran transmisi atau sarana penyaluran (carrier). Berbagai perusahaan telepon dan
perusahaan jasa menawarkan jasa saluran pribadi dengan kecepatan yang berbeda-beda.
4. Sebuah converter pada titik peneriamaan. Ini merubah sinyal yang diterima dari saluran
transmisi itu kembali menjadi sinyal digital untuk pemakaian dalam komputer.
5. Sebuah alat penerima transmisi informasi. Ini adalah komputernya dari berbagai ragam alat-
alat input/output.

Meskipun kemungkinan susunan dari terminal, converter, saluran transmisi, dan komputer tidak
ada batasnya, sang manajer hanya perlu memahami beberapa ide inti saja.
1. Konsepsi yang pertama
2. Komputer utama dalam sistem ini berkomunikasi dengan semua terminalnya. Terminal-
terminal ini mungkin berbeda dalam tingkat “intelegensinya”. Input dan output dilakukan
oleh komputernya.
3. Konsepsi kedua
4. Merupakan contoh nyata dari pengolahan data yang dibagi-bagi, karena komputer utamanya
dan komputer-komputer lainnya membagi tanggung jawab pengolahan, terlepas dari
itelegensi masing-masing terminalnya.
5. Konsepsi ketiga
6. Dikenal sebagai hubungan antara “majikan dengan majikan”, karena masing-masing
komputer dalam gabungan ini membagi beban pengolahan ke seluruh sistem.

15
5.3 Pengelolaan Informasi

Tugas para manajer adalah mengelola sumber daya yang ada dengan cara yang paling efektif.
Jenis-jenis sumber daya bagi manajer adalah :
1. Sumber daya fisik, terdiri atas :
Manusia
Material (termasuk mesin, fasilitas, dan energi)
Uang
2. Sumber daya konseptual, yaitu berupa informasi (termasuk data)
Sumber daya konseptual digunakan oleh manajer untuk mengelola sumber daya fisik.
Manajemen sumber daya fisik dapat dilakukan dengan cara :
Menyusun
Memaksimalkan penggunaan dengan meminimalkan waktu terbuang dan menjaganya
agar berfungsi pada efesiensi puncak.
Akhirnya mengganti sumber daya tersebut pada saat kritis yaitu sebelum sumber daya
tersebutmenjadi tidak efisien dan usang.
3. Aktifitas dalam pengolahan informasi meliputi :
1) Memastikan bahwa data entah yang diperlukan telah terkumpul
2) Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna
4. Memastikan bahwa informasi diterima orang yang berhak dalam bentuk yang tepat pada saat
yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif.
5. Membuang informasi usang dengan informasi mutakhir dan akurat

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua hal yang
mendasar, yaitu :
1. Keahlian komunikasi, keahlian menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan
atau tulisan.
2. Keahlian pemecahan masalah (problem solving), merupakan semua kegiatan yang mengarah
pada solusi tentang permasalahan.

Seorang manajer juga harus memiliki pengetahuan manajemen, yaitu :


1. Mengerti komputer (computer literacy), yaitu pengetahuan mengenai komputer yang
diperlukan untuk berfungsi di masa kini, mencakup pengertian mengenai istilah-istilah
komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan
menggunakan komputer (walau tidak perlu jadi programer), dll
2. Mengerti informasi (information literacy), meliputi pengertian mengenai bagaimana
menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana
informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi kepada pihak lain.

5.4 Evolusi CBIS

1. Fokus awal pada data


Selama paruh waktu abad 20, saat purched card dan keydriven bookkeeping machines
berada pada masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan
16
informasi para manajer. Rakter ini diteruskan hingga komputer generasi pertama yang
terbatas untuk aplikasi akuntansi dengan nama pengolahan data elektronik (electronic data
processing/EDP). Istilah EDP tidak lagi popular dan telah disingkat menjadi pengolah data
(Data Processing/DP).
2. Fokus baru pada informasi
Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama
menghasilkan informasi manajemen.
3. Fokus revisi pada sistem pendukung keputusan (Decision Support System/DSS)
Konsep DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu
yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat oleh manajer.
4. Fokus sekarang pada komunikasi
Berbagai aplikasi komputer untuk otomasi (Office Automation/OA) telah berkembang pesat
antara lain meliputi, konferensi jarak jauh, surat elektronik, kalender elektronik dll.
5. Fokus potensial pada konsultasi
Sistem pakar (Expert System/ES) yang menerapkan kecerdasan buatan (Artificial
Intelligent/AI) telah semakin banyak diperhatikan.

5.5 Organisasi Pengelola Informasi

Spesialis informasi (information specialist) adalah menggambarkan pegawai perusahaan yang


bertanggung jawab penuh untuk mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis
komputer/CBIS. Spesialis informasi digolongkan menjadi lima macam, yaitu :
1. Analisis sistem, adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi
tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Analisis sistem bekerja
sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada
sekarang.
2. Pengelola basis data (Data Base Administrator/DBA), bekerja sama dengan pemakai dan
analis sistem menciptakan basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan
informasi bagi pemakai. Selanjutnya pengelola basis data mengelola basis data sebagai
sumber daya penting bagi perusahaan.
3. Spesialis Jaringan (network specialist), adalah orang yang ahli dalam bidang komputer dan
telekomunikasi. Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai
membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer
yang tersebar.
4. Pemrogram (programmer), bekerja dengan menggunakan dokumentasi yang disiapkan
analis sistem untuk membuat kode program dalam bahasa tertentu untuk memproses data
masukan yang tersedia menjadi keluaran berupa informasi bagi para pemakai.
5. Operator, mengoprasikan peralatan komputer berskala besar (misal : main frame, mini),
memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, megelola perpustakaan disk
storage, dan lain-lain.

17
BAGIAN VI
PERTUKARAN SISTEM MANUAL KE SISTEM KOMPUTER

6.1 Konversi Sistem Manual ke Sistem Komputer

Untuk meningkatkan pengertian kita tentang sistem informasi manajemen yang menggunakan
komputer, kita melanjutkan peralihan dari sistem manual ke sistem komputer ini dengan
menjelaskan langkah-langkah yang diambil dalam konversi atau peralihan sistem. Langkah-
langkah yang diambil dalam konversi ini adalah persiapan dari :
1. Uraian atau penjelasan sistemnya (secara keseluruhan)
2. Dokumen-dokumen Input
3. Dokumen-dokumen Output
4. Desain arsip
5. Program logikanya (detail)
6. Program komputer
7. Verifikasi sistem
8. Dokumentasi

1. Uraian Sistem
Uraian sistem pada dasarnya merupakan suatu pernyataan tentang input, output,
operasi pengolahan data serta arsip utama yang diperlukan. Tujuannya adalah untuk
memperlihatkan arus informasi yang logis dan operasi-operasi logis yang perlu dilakukan
untuk menjalankan desain khusus yang dipilih. Uraian sistem ini berbentuk tertulis dan
berupa gambar diagram.

1) Uraian tertulis
Uraian secara tertulis ini menjelaskan bagaimana sistem itu bekerja. Dalam uraian ini
harus dicantumkan apa inputnya, outputnya, arsipnya, dan operasinya. Penjelasan itu
harus cukup terperinci, agar para pemakainya dan para teknisi komputernya memahami
operasi dari sistemnya, dan dapat menggunakan penjelasan ini sebagai titik tolak untuk
membuat desain yang lebih terperinci.
2) Uraian berupa gambar
Sebuah gambar atau ilustrasi memungkinkan kita untuk menyimpulkan uraian tertulis
dari sistem secara drastik. Bentuk simbolis ini mempermudah analisa cepat dari
pekerjaan yang harus dilaksanakan, dan memberikan gambaran menyeluruh secara
visual dari seluruh operasi.

2. Dokumen Input
Setelah uraian sistem selesai dibuat, perlu diperinci bagaimana informasinya harus
dicatat dalam bentuk yang dapat diterima oleh komputer. Pertimbangan dalam penentuan
format ini meliputi volume dari informasi, frekwensi, ketepatan dan keperluan verifikasinya,
serta penanganan dari informasi tersebut. Kadang-kadang informasi itu harus diterima dalam
bentuk aslinya, sebagaimana diterima dari luaran. Dalam hal ini hanya diperlukan
pembuatan suatu bentuk yang dapat digunakan oleh mesin.
18
3. Dokumen Output
Pertimbangan-pertimbangan mengenai output hampir tidak ada bedanya dengan
input, hanya formatnya saja yang harus dirancang lebih cermat karena ini merupakan tujuan
dari seluruh operasi ini. Manajemen khususnya hanya memerlukan dokumen output ini, dan
karena sifat yang kritis ini, maka desainnya harus dilakukan dengan baik.

4. Desain Arsip
Logika yang diperlukan untuk mengendalikan arus data di dalam sistem merupakan
bagian dari desain sistem, dan arus ini sebaliknya bergantung pada desain dari arsip-arsip
datanya, kedua langkah ini berkaitan sangat erat dan seharusnya dipertimbangkan
bersamaan dengan pertimbangan antar jenis peralatan, kepastian penyimpanan, media input
dan output, dan format.

5. Logika Program
Meskipun ada berbagai cara dalam penyusunan logika dan mendokumentasikan
program logika ini, kita akan menggunakan bagan arus, karena hal ini sudah mendominasi
secara historis serta mudah untuk membuat dan memahaminya.
Bagan arus program ini merupakan logika dari penyusunan program (programmer)
mengenai ilustrasi selangkah demi selangkah bagaimana program komputer melaksanakan
pekerjaannya. Ini adalah “cetak biru” dari suatu program, dan digunakan untuk
mengumpulkan dan menyusun fakta-fakta agar dapat diteliti di atas kertas untuk
menguraikan masalah, logika, dan pemecahannya, dan untuk menangani masalah dengan
langkah-langkah yang sistematis.

6. Verifikasi Sistem
Setelah program disusun dan digunakan dalam proses pemakaian, maka program
tersebut disimpan dalam memory dalam bentuk binary atau bentuk yang “dapat dibaca
mesin” dan siap untuk mengolah input dari terminal, menyesuaikan catatan dalam arsip
induk dalam disk, dan mencetak laporan yang diperlukan. Komputer akan melaksanakan
instruksi-instruksi dari program tersebut menurut urutannya, sampai programnya berhenti.
Supaya langkah ini tidak dianggap remeh, perlu diperhatikan bahwa kemungkinan
dari sebuah program bekerja semestinya pada penggunaan pertama kalinya, adalah nihil.

7. Dokumentasi
Dokumen yang diperlukan terdiri dari tiga jenis :
1. Bagi mereka yang menyediakan inputnya, diperlukan sebuah gambaran menyeluruh
yang sederhana dari sistemnya, serta uraian yang jelas mengenai jenis input apa yang
diperlukan, dan catatan mengenai input manakah yang tidak dapat diterima.
2. Bagi mereka yang menjalankan dan memelihara sistemnya, diperlukan semua
dokumentasi teknis yang dihasilkan selama proses pengembangan sistem ini.
3. Bagi mereka yang menggunakan outputnya, diperlukan sebuah gambaran menyeluruh
yang sederhana dari sistemnya, serta uraian yang jelas mengenai makna output tersebut,
dan catatan tentang keterbatasannya.

19
6.2 Keunggulan Kompetitif

Pada bidang komputer keunggulan kompetitif diartikan sebagai pemanfaatan informasi untuk
mendapatkan leverage di pasaran. Dasar pemikirannya, perusahaan tidak harus sepenuhnya
mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sumber daya
konseptual yang unggul (data dan informasi) dapat digunakan sama baiknya dengan sumber
daya fisik lainnya.

Berdasarkan pengalaman, terdapat tiga hal penting untuk mencapai keunggulan kompetitif
dalam bidang komputer, yaitu :
1. Tidak ada perusahaan yang sukses tersebut yang hanya mengandalkan sumber daya fisik.
2. Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus
menerus bagi perusahaan pemakainya. Umur yang singkat dari sistem informasi membuat
para pembuat sistem untuk selalu siap meraih peluang sistem baru yang lebih baik.
3. Perhatian utama perusahaan adalah memusatkan sumber daya informasi pada para
pelanggan mereka.

Berbagai bentuk sistem komunikasi data dapat dipilih untuk membentuk IOS.
Jenis-jenis sumber daya informasi dapat terdiri atas :
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak komputer
3. Para spesialis informasi
4. Pemakai
5. Fasilitas
6. Basis data
7. Informasi

6.3 Penerapan Model Untuk Sistem Pemecahan Masalah di Perusahaan

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang mewakili sejumlah obyek atau
aktivitas, yang disebut entitas (entity).

Model umum sistem dapat digolongkan dalam empat jenis yaitu :


1. Model fisik, merupakan penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik
membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata dan model ini
mempunyai nilai paling kecil bagi para manajer.
2. Model naratif, menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Model ini paling banyak
digunakan dan paling popular, namun jarang disadari para pemakainya.
3. Model grafis, menggambarkan entitas dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Model ini
banyak digunakan untuk komunikasi bisnis, karena sifatnya yang ringkas dan jelas.
4. Model matematis, merupakan segala bentuk formula atau persamaan yang banyak
digunakan dalam pembuatan model bisnis (business modeling).

20
Model fisik, naratif dan grafis berguna dalam hal :
1. Mempermudah pengertian/pemahaman
2. Mempermudah komunikasi

Sedangkan model sistematis memberikan tambahan untuk memprediksi masa depan /


perencanaan.

21
BAGIAN VII
MANAJEMEN DATABASE / DBMS

7.1 Kerangka Bisnis

Apakah Database itu ?


Bila sebuah organisasi memiliki suatu koleksi terpadu dari data yang disusun secara logis dan
dikendalikan secara sentral, maka organisasi itu mempunyai sebuah Database.
Sebuah Sistem Manajemen Database
Untuk setiap database telah dikembangkan sebuah sistem untuk penggunaan database. Sistem
ini, atau suatu rangkaian peraturan dan metode, memungkinkan pemberian definisi, penciptaan,
perubahan, pembacaan, pemeliharaan, dan perlindungan database tersebut.
Pendek kata sistem ini adalah sistem manajemen database (DBMS=database management
system)
Database mempunyai beberapa komponen :
1) Setidak-tidaknya satu orang menjadi “pemiliknya” dan bertanggung jawab atas database
tersebut.
2) Serangkaian peraturan dan hubungan yang menentukan dan mengatur interaksi antara
berbagai unsur dari database.
3) Manusia yang memasukan data ke dalam database itu.
4) Orang yang mengeluarkan data dari database itu.
5) Databasenya sendiri.

a. Muncul : Komputer
Kecepatan merupakan salah satu dari atribut komputer yang paling berharga. Keistimewaan
kedua adalah kemampuan untuk menangani data dalam volume besar secara akurat. Dan
akhirnya, komputer tidak menjadi lelah atau bosan dengan pekerjaannya yang berulang-
ulang. Semua karakteristik ini mempunyai arti penting dalam manajemen database :
1. Kecepatan (speed), karena perusahaan yang modern harus mengolah banyak transaksi
dalam waktu yang sangat singkat.
2. Ketelitian, karena banyak perusahaan menbutuhkan data, yang mereka simpan dan
gunakan yang benar.
3. Sangat baik dalam melakukan pekerjaan berulang-ulang, karena database bersifat
berulang (setidak-tidaknya dalam format dan bentuk isinya)
b. Dampak atas manajemen
Tidak diragukan lagi, bahwa sistem database elektronik ini merupakan faktor yang besar
artinya dalam dunia usaha. Dan hal ini akan menjadi bertambah penting dengan berlalunya
waktu. Namun DBMS ini menimbulkan beberapa masalah serius bagi manajemen :
1) Bagaimana mengelola ahli-ahli teknik yang dibutuhkan untuk menggunakan database
yang besar dan canggih.
2) Bagaimana menjaga agar sistem ini tidak muncul sebagai unsur utama dan menjadi
benalu dalam kegiatan utama perusahaan.
3) Bagaimana mendapatkan informasi dan bukan setumpuk data dari database ini.

22
4) Bagaimana mempertahankan kebebasan manusia, dengan adanya potensi dari database
untuk “mengingat” setiap gerak-gerik kita.
5) Bagaimana melakukan pengintegrasian DBMS secara mulus dalam organisasi yang
lebih besar.

Sebaliknya manajemen dapat menarik keuntungan besar dari penggunaan yang tepat dari
DBMS ini :
1) Lebih banyak data yang dapat dipertimbangkan dalam menghasilkan informasi bagi
manajemen untuk mengambil keputusan.
2) Informan dapat disajikan secara lebih cepat untuk manajemen.
3) Usaha dapat dijalankan secara lebih efektif dan lebih efisien (misalnya, bila data
pelanggan segera tersedia, dari dalam hal perbankan, pada cabang mana nasabah
mempunyai rekening).
4) Database dari sumber-sumber diluar perusahaan tersedia untuk membantu manajemen
dalam mengambil keputusan (misalnya informasi tentang persediaan barang).

7.2 Tujuan DBMS

Sebelum membahas database lebih lanjut, mari kita perhatikan tujuan apakah yang harus
dipertimbangkan oleh manajemen dalam merancang dan menyusun sistem manajemen database
mereka :
1) Menyediakan tempat penyimpanan massal untuk data yang relevan.
2) Membuat agar pemakainya mudah mendapatkan (meng-akses) data.
3) Memungkinkan respon yang segera atas permintaan dari data para pemakai.
4) Melakukan modifikasi terakhir dengan segera pada database.
5) Menghapus data yang berlebihan.
6) Memungkinkan penggunaan secara serentak dalam beberapa pemakai.
7) Memungkinkan perkembangan lebih lanjut dalam sistem database.
8) Melindungi data dari kerusakan fisik dan pemakaian yang tidak diotorisasi.

23
BAGIAN VIII
DAUR HIDUP PENGEMBANGAN SIM
(Systems Development Life Cycle – SDLC)

8.1 Rekayasa Perangkat Lunak Untuk SIM

a. Paradigma Terhadap Rekayasa Perangkat Lunak


Rekayasa perangkat lunak SIM adalah penerapan dan pemanfaatan prinsip-prinsip rekayasa
untuk menghasilkan software yang ekonomis, andal dan bekerja secara efisien pada mein-
mesin yang nyata. Elemen-elemen kunci dalam rekayasa perangkat lunak SIM meliputi :
1) Metode/Method
Metode yang digunakan adalah how to yang bersifat teknis. Metode yang digunakan
meliputi bidang-bidang perencanaan proyek, estimasi, analisis persyaratan, perancangan,
coding, pengujian dan pemeliharaan.
2) Alat/Tool
Alat akan memberikan dukungan otomasi bagi metode (misal : Computer Aided
Software Engineering/CASE)
3) Prosedur/Procedure
Prosedur akan mengintegrasikan metode dan alat. Prosedur mendefinisikan kapan suatu
metode akan digunakan, pengendalian untuk menjamin kualitas hasil, dan milestone
yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kemajuan.

b. Siklus Klasik/Model Air terjun


Siklus klasik/model air terjun perangkat lunak SIM didasarkan siklus konvensional dalam
bidang rekayasa lainnya dengan pendekatan sekuensial yang sistematis. Tahapan-tahapan
dalam siklus klasik/model air terjun rekayasa perangkat lunak SIM terdiri atas enam tahapan
yaitu :
1) Analisis dan Rekayasa Sistem
Software merupakan bagian dari sebuah SIM. Tahapan analisis dan rekayasa sistem
dilakukan untuk mendapatkan gambaran yang meluas pada lingkup sistem.
2) Analisis Persyaratan
Tahap analisis persyaratan difokuskan lebih terarah ke software. Analisis persyaratan
berusaha mengetahui aspek what. Tahapan ini banyak melibatkan pemakai dan
pengembang SIM.
3) Perancangan
Tahapan perancangan bertujuan menterjemahkan persyaratan menjadi suatu bentuk
representasi yang dapat dievaluasi kualitas sebelum tahap coding dilakukan.
4) Coding (Penulisan Program)
Coding merupakan tahap penerjemahan rancangan ke dalam bentuk yang dapat
dimengerti komputer.
5) Pengujian
Tahap ini berfokus pada pengujian rincian logika software. Pengujian bertujuan
mengungkapkan dan menghilangkan kesalahan-kesalahan yang ada sehingga software
bekerja sesuai dengan yang diharapkan.
24
6) Pemeliharaan
Tahap pemeliharaan meliputi kegiatan-kegiatan koreksi kesalahan dan penyesuaian
software terhadap perubahan lingkungannya.

Siklus klasik/model air terjun rekayasa perangkat lunak SIM akan menghadapi tiga
permasalahan yaitu :
1) Proyek-proyek pengembangan software jarang yang mengikuti alur sekuensial yang
ketat, tetapi banyak melibatkan proses iterasi.
2) Pemberi pekerjaan kesulitan untuk menyatakan semua keinginannya secara eksplisit di
awal tahap pengembangan.
3) Hasil software yang dikembangkan baru akan diketahui lama setelah proyek
pengembangan dimulai.

8.2 Teknik 2 Model Rekayasa Perangkat Lunak untuk SIM

a. Prototyping
Teknik prototyping baik digunakan jika pemakai belum siap dengan persyaratan software
secara lengkap. Prototyping digunakan untuk menunjukan model software SIM yang
dikembangkan. Model software dalam prototyping terdiri atas :
1) Model “kertas”
Model “kertas” diperlukan agar pemakai mengerti tentang interaksi antara pemakai dan
software.
2) Model kerja
Model kerja diperlukan untuk mengimplementasikan beberapa fungsi/modul dalam
software.
3) Program
Program dapat dikembangkan setelah sebagian atau semua fungsi/modul dalam software
yang akan digunakan dalam SIM telah diimplementasikan.

b. Model Spiral
Model spiral merupakan perbaikan dari rekayasa perangkat lunak menggunakan model air
terjun dan teknik prototyping. Model spiral menggabungkan keuntungan-keuntungan model
air terjun dan prototyping dan memasukan aktivitas analisis resiko (risk analysis).

Model spiral melibatkan proses interasi, dimana setiap interasi bekerja pada satu level
software SIM yang diinginkan. Dalam model spiral, setiap perpindahan level didahului oleh
analisis resiko.

Satu-satunya permasalahan yang dihadapi dalam penggunaan model spiral adalah menuntut
keahlian dalam bidang analisis resiko. Rekayasa perangkat lunak SIM menggunakan model
spiral terdiri atas empat aktivitas utama, yaitu :
1) Perencanaan
Aktivitas ini meliputi : penentuan sasaran, alternatif solusi dan hambatan.

25
2) Analisis Resiko
Aktivitas ini meliputi analisis alternatif solusi dan identifikasi resiko.
3) Perekayasaan
Perekayasaan merupakan pengembangan produk pada level berikutnya.
4) Evaluasi Pemakai
Evaluasi oleh pemakai diterapkan pada hasil proses perekayasaan.

c. Kombinasi Beberapa Paradigma


Kombinasi beberapa paradigma dalam rekayasa perangkat lunak SIM dimaksudkan untuk
mengambil kelebihan masing-masing paradigma.

8.3 Faktor Manusia dalam Software

Faktor manusia dalam Software Engineering


Faktor manusia dalam rekayasa perangkat lunak SIM sangat penting, yaitu :
1) Agar bisa efektif, manajer software harus mengerti stafnya secara individu dan mengerti
bagaimana mereka bergaul.
2) Sistem komputer dan perangkat lunak SIM yang dikembangkan akan berpengaruh buruk
bagi calon pengguna jika tidak memperhitungkan kemampuan calon pengguna pada saat
rekayasa perangkat lunak.
3) Produktivitas programmer adalah faktor utama dalam rekayasa perangkat lunak, untuk itu
perlu dimengerti faktor yang mempengaruhi produktivitas programmer dalam rekayasa
perangkat lunak agar dapat meningkatkan produktivitas.

26
BAGIAN IX
DAUR HIDUP PENGEMBANGAN SIM 2
(System Development Life Cycle – SDLC)

9.1 Dasar-dasar Analisis Persyaratan Perangkat Lunak

Analisis persyaratan perangkat lunak berfungsi untuk menjembatani antara pengalokasian


fungsi perangkat lunak dan perancangan perangkat lunak. Hal ini akan memungkinkan untuk
mendefinisikan fungsi-fungsi dan kinerja perangkat lunak, antarmuka perangkat lunak dengan
elemen sistem lainnya, dan kekangan-kekangan yang harus dipenuhi oleh perangkat keras.
Aktivitas yang dilakukan pada saat analisis persyaratan perangkat lunak, meliputi :
a. Pemahaman persoalan dalam konteks perangkat lunak
Pemahaman persoalan dapat berasal dari spesifikasi sistem dan rencana proyek. Hal ini akan
berhasil jika keterlibatan unsur manajemen dan teknis dari pihak pemakai sangat besar.
b. Evaluasi dan sintesis
Aspek-aspek evaluasi dan sintesis meliputi :
 Aliran dan informasi
 Fungsi-fungsi yang dijalankan perangkat lunak
 Antarmuka
 Kekangan-kekangan yang mungkin muncul dalam proses perancangan
 Kriteria dan teknik validasi
c. Aktivitas evaluasi dan sintesis difokuskan pada pertanyaan “apa” bukan “mengapa”.
Pemodelan (prototyping) perlu dibuat untuk memperkuat pemahaman, dan berfungsi sebagai
dasar pada tahap perancangan dan pembuatan spesifikasi perangkat lunak.
d. Spesifikasi perangkat lunak dan review-nya
Spesifikasi perangkat lunak dan review-nya merupakan dokumentasi yang dibuat bersama-
sama oleh pengembang dan pemakai.

Analisis persyaratan dalam pemodelan (prototyping) diperlukan untuk menunjukan model


perangkat lunak yang akan dibuat. Analisis persyaratan pemodelan meliputi :
a. Apakah perangkat lunak yang akan dibuat cocok dibuat prototype-nya
b. Jika ya, buatlah ringkasan persyaratan yang harus dipenuhi oleh prototype
c. Buatlah prototype
d. Presentasikan prototype yang telah disempurnakan kepada pemakai
e. Ulangi langkah 4 dan 5 sampai semua persyaratan dipenuhi sesuai permintaan pemakai atau
jika prototype telah berkembang menjadi produk yang sebenarnya.

9.2 Perancangan Perangkat Lunak SIM

Aktivitas pertama dalam perancangan perangkat lunak SIM berawal dari model-model
informasi yang terdiri dari fungsi, behavior, dan persyaratan-persyaratan lain. Model-model
tersebut diperlukan untuk menyusun :
a. Rancangan data, yaitu menentukan dominan struktur basis data
27
b. Rancangan arsitektur, yaitu menentukan hubungan antar komponen-komponen struktural
dari program
c. Prosedur, yaitu menentukan deskripsi prosedur dalam sistem

Proses yang dilakukan dalam perancangan perangkat lunak meliputi :


a. Menyusun rancangan awal, yaitu menentukan rancangan arsitektur perangkat lunak
b. Menyusun rancangan terinci, yaitu penyempurnaan rancangan arsitektur perangkat lunak
menjadi bentuk-bentuk struktur basis data dan algoritma yang terinci.

9.3 Ujian dan Pemeliharaan Perangkat Lunak SIM

a. Pendekatan dalam Pengujian


Pengujian perangkat lunak dibedakan menjadi dua, yaitu pengujian white box dan pengujian
black box. Pengujian white box dilakukan sebagai berikut :
1) Menguji detail prosedural, yaitu mengamati jalur logikal yang dibentuk oleh struktur
pengendalian program (perulangan dan pencabangan)
2) Bisa mengungkap 100% kesalahan logika yang mungkin muncul dan bersifat exhaustive
(melelahkan), karena terjadi ledakan kombinasi dari berbagai modul program yang besar
dan komplek.
3) Dilakukan pada awal tahap pengujian

Aktivitas pengujian white box sebaiknya dilakukan sebagai berikut :


1) Setiap jalur paling sedikit diuji satu kali
2) Menguji setiap kondisi percabangan untuk nilai „benar‟ dan „salah‟
3) Menguji perulangan pada batas perulangan dan pada daerah operasionalnya
4) Menguji struktur data internal untuk memastikan keakuratannya

Metode pengujian yang dapat digunakan adalah :


1) Jalur dasar (basic path)
2) Pengujian kondisi
3) Pengujian aliran data
4) Pengujian perulangan

Pengujian black box sebaiknya dilakukan sebagai berikut :


1) Difokuskan pada persyaratan fungsional dari perangkat lunak
2) Dilakukan tidak pada awal tahap pengujian
3) Mengungkapkan kesalahan-kesalahan pada :
 Fungsi-fungsi yang salah atau hilang
 Antar muka
 Akses ke basis data external
 Kinerja
 Inisialisasi dan terminasi program

28
Metode yang dapat digunakan untuk pengujian black box adalah :
1) Equivalence partitioning
2) Analisis nilai batas
3) Teknik grafik sebagian akibat

b. Pemeliharaan Perangkat Lunak


Jenis-jenis pemeliharaan perangkat lunak SIM meliputi :
1) Koretif, yaitu pemeliharaan yang dilakukan apabila terjadi kesalahan atau kerusakan
2) Adaptif atau produktif, yaitu pemeliharaan yang dilakukan secara terus-menerus melalui
proses monitoring
3) Penyempurnaan, yaitu pemeliharaan sebagai hasil dari penemuan perawatan adaptif
4) Preventif, yaitu pemeliharaan yang dilakukan untuk pencegahan kerusakan

Aktivitas yang perlu dilakukan apabila terjadi kesalahan dalam perangkat lunak SIM adalah
sebagai berikut :
1) Pelaporan, yaitu melaporkan adanya kesalahan dan spesifikasi perubahan
2) Aliran event dalam pemeliharaan
3) Penyimpanan rekaman-rekaman selama tahap pengembangan dan tahap penggunaan
4) Evaluasi terhadap aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam tahap pemeliharaan, hal ini
berguna untuk menentukan biaya perawatan selanjutnya.

29
BAGIAN X
PERANCANGAN SIM SECARA UMUM BERBASIS KOMPUTER

10.1 Perancangan model

Perancangan model SIM dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :


 Pembuatan model logik (logical model)
 Model fisik sistem (physical model)

Model logik digunakan untuk menjelaskan secara logik kepada pemakai tentang bagaimana
fungsi-fungsi dalam SIM akan bekerja. Model logik dapat digunakan dengan menggunakan
Diagram Arus Data / DAD (Data Flow Diagram/DFD)
Model fisik digunakan untuk menjelaskan kepada pemakai tentang bagaimana sistem secara
fisik akan diterapkan. Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan alat yang tepat untuk
menunjukan simbol fisik yang digunakan, seperti terminal, media penyimpan, laporan dan
sebagainya. Bagan alir data merupakan alat berbentuk grafis yang digunakan untuk
menggambarkan aliran pemroses dalam SIM berbasis komputer.

10.2 Perancangan Basis Data untuk SIM

Perancangan basis data secara umum dilakukan dengan menentukan kebutuhan-kebutuhan file-
file dalam basis data berdasarkan DAD sistem baru yang telah dibuat dan kemudian
menentukan parameter file dalam basis data.

Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam rancangan basis data adalah :
1. Minimalisasi kerangkapan data (data redundacy)
2. Dihindari terjadinya inkonsistensi data (inconsistency data)
3. Data-data dalam basis data harus dapat digunakan secara bersama-sama (share ability)
4. Standarisasi data untuk menyeimbangkan perbedaan kebutuhan data para pemakai
5. Pembatasan kewenangan (privacy) dan keamanan data (data security)
6. Menjamin integritas data (data integrity)
7. Menghindari terjadinya data terisolasi (data isolation)
8. Berorientasi pada data (data oriented) dan bukan pada program (program oriented)
9. Data dapat digunakan oleh pemakai-pemakai yang berbeda atau beberapa program aplikasi
tanpa perlu mengubah basis data
10. Data dapat berkembang dengan mudah baik volume maupun strukturnya
11. Data yang ada dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem secara mudah
12. Data dapat digunakan dengan cara yang berbeda-beda
13. Independensi data (data independenc), baik secara logik maupun secara fisik
14. Dihindari terjadinya penyimpangan (anomaly) dalam basis data

30
10.3 Perancangan Teknologi

Secara umum, teknologi SIM adalah teknologi komputer yang dikelompokan menjadi tiga
klasifikasi, yaitu :
 Perangkat keras
 Perangkat lunak
 Teknologi komunikasi data

10.3.1 Teknologi perangkat keras


Teknologi perangkat keras untuk SIM adalah teknologi komputer. Secara umum, sistem
komputer mempunyai komponen perangkat keras yang terdiri atas :
Perangkat keras masukan, terdiri dari :
 Alat input langsung
 Alat input tidak langsung
Contoh perangkat keras masukan adalah : keyboard, teleprinter terminal, dll.
Perangkat keras keluaran, terdiri atas :
 Hard copy device, contoh : printer, plotter, dll.
 Soft copy device, contoh : video display, speaker, dll.
 Drive device, contoh : disk drive, cd drive, dll.
Perangkat keras unit pengolah atau Central Processing Unit (CPU) terdiri atas :
 Aritmatic and Logic Unit (ALU)
 Control Unit
 Main Memory (RAM dan ROM)

10.3.2 Teknologi perangkat keras


a. Katagori perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dikategorikan dalam tiga bagian yaitu :
1) Perangkat lunak sistem operasi (Operating System/SO), yaitu program yang
ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan dari perangkat keras
sistem komputer
2) Perangkat lunak bahasa (Language Software), yaitu program yang digunakan
untuk menterjemahkan intruksi-intruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman
ke dalam bahasa mesin supaya dimengerti komputer
3) Perangkat lunak aplikasi (Aplication Software), yaitu program yang ditulis dan
diterjemahkan oleh Language Software untuk menyelesaikan suatu aplikasi
tertentu.
b. Sistem Operasi (Operating System/SO)
Sistem operasi merupakan program yang ditulis untuk mengendalikan dan
mengkoordinasi kegiatan dari sistem komputer.
c. Control Program
Control program umumnya sebagian disimpan di main memori tepatnya di ROM dan
disebut juga dengan resident program atau resident routine.

31
BAGIAN XI
PERANCANGAN SIM SECARA TERPERINCI

11.1 Perancangan Dialog Layar

Perancangan dialog layar monitor merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai
dan komputer. Percakapan ini dapat berupa :
Proses pemasukan data
Proses menampilkan output informasi
Pedoman perancangan dialog layar secara terinci adalah :
1) Pemakai harus dipandu bagaimana melakukan langkah selanjutnya
2) Layar dialog harus informatif, misal dengan cara pembagian bentuk jendela yang meliputi :
jendela judul, jendela instruksi, jendela tubuh, serta jendela escape.
3) Dalam jendela tubuh dialog seharusnya dibatasi untuk satu ide saja tiap framenya.
4) Pagging & Scrolling dapat digunakan untuk menampilkan jendela tubuh
5) Berita, instruksi, atau informasi yang ditampilkan di layar ditampilkan dalam waktu cukup
lama agar pemakai dapat mempunyai cukup waktu untuk membacanya.
6) Gunakan kalimat/istilah yang sederhana dan mudah dipahami
7) Penggunaan singkatan sebaiknya dihindari
8) Penggunaan simbol yang membingungkan harus dihindari
9) Penggunaan kata yang konsisten (misal : EDIT, UPDATE, KOREKSI)

Beberapa strategi perancangan dialog layar monitor dapat digunakan secara terpisah atau
bersama-sama, yaitu :
1. Tampilan menu
2. Kumpulan instruksi (instruction sets)
3. Dialog pertanyaan/jawaban (question/answer dialog)
4. Penggunaan bagan dialog untuk tampilan layar dialog yang sangat banyak
5. Penggunaan bagan tata letak layar monitor
6. Penjelasan data di kamus data dialog

11.2 Membuat Laporan Hasil Rancangan

Laporan perancangan terinci perlu dibuat untuk dikomunikasikan utamanya dengan pemrogram.
Laporan perancangan terinci juga perlu disampaikan dan dikomunikasikan dengan pemakai.
Umumnya laporan perancangan terinci akan sangat banyak, selain itu pemrogram dan pemakai
sistem mempunyai kepentingan yang berbeda sehingga laporan perancangan terinci sebaiknya
dipisahkan menjadi dua, yaitu :
1. Laporan bersifat teknis, membuat perancangan terinci program komputer untuk semua
modul yang ditujukan untuk pemrogram dan teknisi lainnya yang sering disebut manual
teknik (technical manual).
2. Laporan untuk pemakai, lebih menekankan pada bentuk input dan output yang dihasilkan
oleh sistem.
32
11.3 Seleksi Teknologi SIM

Seleksi sistem merupakan tahap memilih teknologi perangkat keras dan perangkat lunak untuk
SIM yang dikembangkan. Seleksi sistem diperlukan karena tersedia banyak alternatif penyedia
teknologi. Penyedia teknologi dapat berupa :
1. Pabrik perangkat keras
2. Perusahaan perangkat lunak
3. OEM (Original Equipment Manufacture), VAR (Value Added Remarketter) dan ISO
(Independent Sales Organitation)
4. Rumah sistem (system house)
5. Konsultan (consultant)
6. Kontraktor program mandiri (independent program contractor)
7. Biro jasa (services bureaus)
8. Dealer
9. Toko komputer

Cara pemilikan teknologi ditentukan oleh dana yang tersedia dan pertimbangan pajak. Cara
pemilikan teknologi dapat dilakukan dengan cara :
1. Membeli
2. Menyewa
3. Sewa beli

Kebutuhan teknologi SIM dapat dikelompokan menjadi empat, yaitu :


1. Perangkat keras yang bersifat umum
2. Perangkat keras yang bersifat spesifik untuk suatu aplikasi
3. Perangkat lunak yang bersifat umum
4. Perangkat lunak yang bersifat spesifik untuk suatu aplikasi

Langkah-langkah seleksi teknologi SIM dapat meliputi langkah sebagai berikut :


1. Memilih penyedia teknologi
2. Meminta proposal dari penyedia teknologi
3. Meyaring penyedia teknologi
4. Mengevaluasi penyedia teknologi yang lolos saringan
5. Membuat kontrak kerja

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam mengevaluasi perangkat keras yang
ditawarkan penyedia teknologi adalah sebagai berikut :
1. Ketahanan/keandalan
2. Kecepatan proses
3. Bentuk
4. Harga
5. Kompabilitas
6. Fleksibilitas
7. Pengendalian perangkat keras
8. Jadwal pengiriman
33
9. Pendukung dan jaminan purna jual, meliputi pelatihan, dokumentasi, instalasi, pengetesan,
garansi jaminan suku cadang, perawatan dan reparasi, reputasi penjual, pengalaman penjual,
kondisi keuangan penjual.

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam mengevaluasi perangkat lunak yang
ditawarkan penyedia teknologi adalah sebagai berikut :
1. Kemudahan digunakan
2. Modularitas
3. Fleksibilitas
4. Kecepatan proses
5. Kelengkapannya
6. Pengendalian terprogram
7. Dukungan-dukungan pelatihan, dokumentasi, bantuan instalasi, garansi, backup bila terjadi
perubahan versi yang lebih baru, bantuan pemrograman jika terjadi perubahan, reputasi
penjual, pengalaman penjual.

Beberapa hal yang perlu dicantumkan dalam kontrak kerja dengan penyedia teknologi meliputi :
1. Jaminan garansi kerja
2. Kewajiban-kewajiban akibat putus kontrak
3. Penalti jika terjadi kagagalan
4. Cara pembayaran
5. Pengaturan-pengaturan lainnya berdasarkan kesepakatan

34
BAGIAN XII
TEKNIK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MENGGUNAKAN
DAD / EASY CASE UNTUK SIM

12.1 Elemen yang harus dipertimbangkan dalam desain sistem

Elemen terpenting dalam desain sistem adalah jalur pemakai atau user interface yang terdiri dari
layar terminal, keyboard dan alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara lain sehingga pemakai
dapat bertukar input dan output dengan mesin.
Berikut beberapa elemen yang harus dipertimbangkan dalam perancangan untuk memenuhi
interface, yaitu :
1. Query
Secara query, pemakai sistem harus dapat mengakses data yang diperlukan untuk
mendapatkan informasi walaupun tidak tersedia program aplikasinya.
2. Desain Layar
Desain layar harus jelas, melompat-lompat dan tidak berisi informasi yang tidak relevan.
3. Umpan Balik
Dalam sistem online, aspek penting dalam umpan balik (feed back) adalah waktu respon
(respon time), yaitu waktu antara saat pemakai memasukkan data dengan respon yang
diberikan oleh sistem.
4. Bantuan (Help)
Desain sistem yang baik harus menyediakan cara bagaimana pemakai dapat meminta
bantuan kepada sistem untuk menjelaskan apa yang ingin diketahui oleh pemakai.
5. Pengendalian Kesehatan
Desain sistem harus mempertimbangkan pengendalian kesalahan ini yang dapat berupa :
a. Pencegahan kesalahan
Sistem harus menyediakan instruksi yang jelas kepada pemakai tentang apa yang harus
dilakukan sehingga pemakai tidak melakukan kesalahan yang seharusnya tidak perlu
terjadi.
b. Pendeteksi kesalahan
Jika kesalahan terjadi, sistem harus dapat mengidentifikasikan kesalahan dan dapat
menampilkan berita kesalahan ini.
c. Pembetulan kesalahan
Jika ada suatu data yang diinputkan salah sebelum data diolah, maka sistem harus dapat
memberikan kesempatan pada pemakai untuk dapat mengoreksinya. Demikian juga bila
data yang salah terlanjur terekam ke basis data, maka sistem harus menyediakan cara
untuk membetulkannya.

12.2 Kebutuhan Sistem

Kebutuhan-kebutuhan sistem (system requirement) yang harus diperhatikan dalam mendesain


SIM adalah :

35
1. Keandalan (reability), yaitu menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk
melakukan suatu proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan.
2. Ketersediaan (avaliability), yaitu sistem mudah diakses oleh pemakai.
3. Keluwesan (flexibility), yaitu sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan, sesuai
kebutuhan pemakai yang berubah.
4. Jadwal instalasi (installation schedule), yaitu terdiri dari periode waktu antar saat organisasi
dasar untuk membutuhkan dan saat informasi ini diterapkan.
5. Umur yang diharapkan dan potensi pertumbuhan (life compentancy and growth potencial),
sistem harus didesain sesuai dengan yang dikehendaki oleh pemakai sistem dan mampu
bertumbuh bila terjadi perubahan-perubahan yang cukup signifikan.
6. Kemudahan dipelihara (maintainability), yaitu sistem harus mudah dipelihara. Sistem harus
dirawat tergantung dari desainnya.

12.3 Diagram Arus Data / DAD (Data Flow Diagram/DFD)

Model dari sistem secara fisik dan secara logika telah di desain secara umum. Sistem secara
fisik dapat digambarkan dengan bagan alir dokumen. Secara logika dapat digambarkan dengan
Diagram Arus Data (DAD) / Data Flow Diagram (DFD). Desain model menggambarkan secara
rinci urut-urutan langkah dari masing-masing proses yang digambarkan dalam diagram arus
data.
1. External Entity
External Entity adalah kesatuan luar yang merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem
yang akan mempengaruhi sistem, dengan memberikan input ataupun menerima output dari
sistem. Kesatuan luar berupa :
a. Orang atau sekelompok orang dalam organisasi di luar sistem
b. Organisasi atau orang luar organisasi
c. Kantor atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem
d. Sub sistem informasi lain di luar sistem yang sedang di kembangkan
e. Sumber asli dari suatu transaksi
f. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem

2. Data Flow
Data flow disimbolkan dengan tanda panah dimana arah panah menunjukan arah
mengalirnya data. Arus data mengalir menuju proses dan atau meninggalkan external entity
(kesatuan luar) selalu menuju ke proses. Arus data ini dapat berupa masukan untuk sistem
atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :
 Formulir atau dokumen yang digunakan sistem
 Laporan tercetak yang dihasilkan sistem
 Masukan untuk komputer
 Output ke layar monitor
 Data yang dibaca dari suatu file atau yang direkam ke suatu file
 Komunikasi ucapan
 Surat-surat atau memo
 Suatu isian yang dicatat pada buku agenda
36
3. Process
Process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari
arus data yang masuk ke proses dan akan dihasilkan arus data yang keluar dari proses.
Perlu diperhatikan, bahwa arus data adalah arus yang mengalir menuju proses atau arus yang
mengalir dari proses atau arus yang mengalir dari proses menuju proses lain, sehingga jika
arus data tidak seperti ketentuan tersebut maka dapat dipastikan bahwa diagram arus
tersebut salah. Kesalahan yang sering terjadi adalah :
a. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output
Kesalahan ini disebut dengan blackhole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam
proses dan lenyap tidak berbekas.
b. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah input
Kesalahan ini sering disebut miracle (ajaib), karena secara ajaib dihasilkan output tanpa
pernah menerima output.

4. Data Store
Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa :
a. File atau database di sistem komputer
b. Arsip atau catatan manual
c. Kotak tempat data di meja seseorang
d. Tabel acuan buku
e. Suatu agenda atau buku

Data store disimbolkan dengan persegi panjang terbuka salah satu ujungnya dengan sebuah
kotak di salah satu ujungnya. Penggambaran data store perlu memperhatikan hal berikut :
a. Hanya proses saja yang berhubungan dengan data store, karena yang menggunakan atau
merubah data di data store adalah suatu proses.
b. Arus data yang menuju ke data store dari suatu proses menunjukan proses update
terhadap data yang tersimpan di data store. Update data dapat berupa :
 Menambah atau menyimpan record baru ke data store
 Menghapus record atau mengambil dokumen baru ke data store
 Merubah nilai data di suatu record yang ada di data store
c. Arus data yang berasal dari data store menuju ke suatu proses dapat diartikan bahwa
proses tersebut menggunakan data yang ada di data store untuk dilihat isinya.
d. Untuk suatu proses dapat melakukan dua-duanya, yaitu menggunakan dan meng-update
data dalam data store.

5. Easycase
Penggambaran DAD dapat menggunakan software Easycase dengan menggunakan metode
SSADM (Structured System Analisis and Design Methodology). Dalam penggambaran
menggunakan software Easycase ini tidak sekedar tempel menempel sebagaimana dengan
menggunakan software flowchart yang lama. Dalam Easycase diberikan fasilitas semacam
prosedur running program yang mengecek letak kesalahan penggambaran.

37
BAGIAN XIII
PENERAPAN, EVALUASI DAN PEMELIHARAAN SIM

13.1 Langkah-langkah Penerapan

Meskipun desain dari sebuah informasi manajemen atau MIS dalam penilaian manajemen
mungkin merupakan suatu proyek mahal, biaya yang diperlukan sampai MIS ini berfungsi
secara memuaskan sering sama besarnya dengan biaya desainnya sendiri.
Setelah desain MIS selesai dibuat, ada empat metode dasar yang dapat digunakan untuk
penerapan MIS tersebut. Ini meliputi :
a. Pasang sebuah sistem dalam suatu organisasi yang baru dibentuk
b. Hentikan pemakaian sistem lama, dan pasang sistem baru. Ini menimbulkan kesenjangan
waktu (time gap), dimana tidak ada satu sistem pun yang dioperasikan. Hal ini praktis hanya
untuk sebuah perusahaan kecil atau untuk sistem yang kecil, dimana pemasangannya hanya
membutuhkan satu atau dua hari saja. Kecuali kalau pemasangan sistem yang lebih besar
dilakukan selama pabrik ditutup karena libur, atau pada periode tidak ada kegiatan apa pun
di pabrik tersebut.
c. Alihkan atau pindahkan operasinya secara bertahap. Cara ini juga merujuk kepada “tahapan
masuk” (phasing in) dari sistem baru yang bersangkutan. Bagian yang kecil atau subsistem
dan sistem baru digantikan terhadap sistem lama. Jika cara ini mungkin dilaksanakan, perlu
rasanya sistem baru itu dinilai secara seksama.
d. Jalankan sistem baru dan sistem lama secara paralel dan lakukan pengalihan secara
bertahap. Sistem baru dipasang dan dijalankan secara paralel dengan sistem lama yang ada,
sampai seluruh fungsinya telah berjalan dengan baik, kemudian sistem lama dihentikan.
Keuntungan utama dari cara ini adalah kesempatan melakukan koreksi (debugging) yang
diperlukan sambil berjalan, sehingga sistem ini dapat diandalkan untuk sistem informasi
utama dari perusahaan.

13.2 Buat rencana penerapannya

Ketiga tahap utama dalam penerapannya, merupakan satu seri atau berurutan, yaitu pemasangan
awal, uji-coba sistem secara menyeluruh, dan tahap evaluasi, pemeliharaan serta kontrol dari
sistem tersebut. Sebaliknya, sebagian besar dari kegiatan penerapan ini harus dilaksanakan
secara paralel, untuk mengurangi waktu penerapan.
a. Identifikasi tugas-tugas penerapan
Tugas-tugas utama dalam penerapan ini, patokannya, pada umumya terdiri dari :
1. Merencanakan kegiatan penerapan
2. Mencari tempat yang sesuai, dan membuat tata-letak (layout) untuk peralatan dan
kantor-kantor
3. Menyusun organisasi personalia untuk penerapan ini
4. Menyiapkan prosedur-prosedur untuk pemasangan atau instalasi, dan untuk diuji-coba
5. Menyiapkan program latihan kerja untuk pegawai yang akan menjalankan tugas
operasinya
38
6. Menyiapkan perangkat lunak yang diperlukan
7. Membeli perangkat keras yang diperlukan
8. Menyusun arsip-arsipnya (files)
9. Membuat formulir-formulir yang diperlukan
10. Menguji-coba keseluruhan sistem
11. Menyelesaikan peralihan dari sistem lama ke sistem baru
12. Mendokumentasikan sistemnya
13. Menyediakan pemeliharaan sistemnya (untuk menyempurnakan/memperbaiki
kekurangan atau kemacetan, dan untuk meningkatkan dayagunanya = debuging and
improving)

b. Susun hubungan antara tugas-tugas


Untuk proyek yang kecil, urutan tugas yang harus dilaksanakan dapat dicantumkan dalam
bentuk instruksi tertulis yang sederhana. Meskipun demikian, dalam proyek yang kecil
sekalipun.
c. Buatkan jadwalnya
Taksiran (estimasi) pertama dari jadwal dibuat berdasarkan taksiran perancang sistem
mengenal waktu yang dibutuhkan antara setiap tahapan dari program jaringan kerja. Jalur
kritisnya (waktu yang terpanjang yang diperlukan untuk seluruh jaringan kerja) dapat
dihitung dari sini.
d. Susun sistem laporan dan pengendalian
Laporan dan pengendalian dari pekerjaan dalam pelaksanaan ini dapat diperoleh dengan
mengadakan rapat mingguan yang dihadiri oleh semua petugas kunci yang terlibat, atau
dengan laporan kemajuan kerja tertulis dan singkat. Tujuan dari sistem pengendalian adalah
untuk mengurangi kekacauan tersebut sampai seminimal mungkin dan berbagai akibatnya
dalam bentuk penundaan waktu serta tambahan biaya.

39