PEMBUATAN DATABASE SISTEM PENJUALAN

DENGAN
MICROSOFT ACCESS
Pada bagian ini kita akan membuat sebuah aplikasi Sistem Penjualan dimana database
yang digunakan menggunakan Microsoft Access 2003, sedangkan koneksi database yang akan
digunakan adalah menggunakan Koneksi ODBC Driver Conenction String. Keuntungannya
adalah mudah untuk aplikasi client-server dan kita hanya perlu , mengubah ODBC Driver jika
database yang digunakan berpindah lokasi atau direktori tanpa perlu mengubah kode program.
Sebab pada program itu sendiri menggunakan DSN dari ODBC Driver dan ODBC Driver
tersebut bisa diubah-ubah.
Syntax pemrograman yang dipakai mengggunalan bahasa SQL (Structure Query Language).
1.

Pembuatan Database dengan Microsoft Access

1.1 Jalankan Microsoft Access 2003, maka akan muncul tampilan

1.2 Pada editor Microsoft Access bagian New, klik menu Blank Database

1.3 Pada kotak dialog File New Database, pilih direktori tempat menyimpan database
dan isi nama database pada bagian File Name.

Direktori tempat
menyimpan database

Nama database

1.4 Klik Create

1.5 Kemudian muncul editor dari database dbPenjualan

Membuat Tabel Baru

1.6 Sebuah database dbPenjualan berhasil dibuat, dari editor database inilah kita dapat
mengembangkan database dari aplikasi yang akan dibuat.

2.

Pembuatan Tabel
1.
2.

Langkah selanjutnya adalah membuat tabel.

Klik kanan mouse, kemudian pilih Design View

3.

Atau dengan mengklik icon New pada tollbar editor database

Icon New

4.

Selanjutnya pada kotak dialog New Table, pilih Design View. Lalu klik OK

5.

Buatlah field-field table pada editor table

6.

Isilah nama field beserta tipe data dari field pada editor tabel.

7. Buatlah tabel-tabel untuk database dbPenjualan. Misalnya tabel tbBarang yang

berfungsi untuk menampung data barang. Untuk field dan tipe data dari tabel tbBarang
adalah sebagai berikut.
Field Name

8.

Data Type

Field Size

KdBarang

Text

NmBarang

Text

25

Satuan

Text

10

HargaSatuan

Number

Double

JumlahStock

Number

Double

Tampilan field-field tbBarang terlihat seperti gambar berikut.

9.

Buat Primary Key pada tbBarang dimana field primary key adalah KdBarang

10. Klik kanan pada field yang dipilih tersebut. Kemudian klik menu Primary Key.

11. Atau klik icon Primary Key pada toolbar editor database.

Icon Primary Key

12. Tampilan dari field yang menjadi primary key adalah seperti gambar berikut.

Tanda Primary Key

13. Simpan tabel tersebut dengan nama tbBarang.

14. Klik OK
15. Maka akan terlihat tabel yang telah dibuat pada editor database.

16. Buatlah Juga tabel-tabel yang lain untuk database dbPenjualan dengan tahap-tahap
seperti diatas. Tabel-tabel tersebut antara lain :
Tabel : tbPelanggan
Field Name

Data Type

Field Size

NoPelanggan (Primary Key)

Text

NmPelanggan

Text

25

Alamat

Text

50

Telepon

Text

12

Tabel : tbNota
Field Name

Data Type

Field Size

NoNota (Primary Key )

Text

Tanggal

Date

NoPelanggan

Text

Tabel : tbNotaDetail
Field Name

Data Type

Field Size

NoNota (Primary Key)

Text

KdBarang (Primary Key)

Text

HargaJual

Number

Double

QTY

Number

Double

KONEKSI ODBC DRIVER

Untuk membuat sebuah ODBC Driver untuk koneksi database, database tersebut harus
sudah ada terlebih dahulu. Misalnya kita akan menghubungkan dengan database Microsoft
Access dengan nama dbPenjualan. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1.

Aktifkan Control Panel, klik menu Administrative Tools.

2.

Kemudian pada kotak Administrative Tools, klik menu Data Source (ODBC).

4.

Pada
Add.

kotak dialog ODBC Data Source

Administrator, pilih System DSN, klik tombol

5.

Pada kotak dialog Create New Data Source, pilih Microsoft Access Driver kemudian klik
Finish,

6.

Kemudian muncul ODBC Microsoft Access Setup, isi nama Data Source Name atau
DSN, misalnya Penjualan. Untuk menghubungkan ODBC Driver dengan database, klik
Select pada bagian Database.

7.

Pada kotak dialog Select Database, cari direktori tempat database diletakkan dan pilih
database yang akan digunakan.

8.

Klil OK.

9.

Pada kotak dialog ODBC Microsoft Access Setup, klik OK.

10. Perhatikan pada kotak dialog ODBC Data Source Administrator telah terdapat ODBC
Driver yang dibuat. Selanjutnya klik OK dan kita dapat menggunakan ODBC Driver
Penjualan untuk menghubungkan dengan database dbPenjualan.

11. Untuk menghapus konfigurasi ODBC Driver, klik Remove kemudian pilih Yes. Sedangkan
untuk mengubah konfigurasi klik Configure, kemudian ikuti langkah-langkah seperti pada
pembuatan konfigurasi.

Menggunakan ODBC Driver untuk mengakses database.

Setelah membuat ODBC Driver, kita dapat menggunakannya untuk mengakses database
dari program aplikasi. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Pada saat mendesain tampilan, terlebih dahulu tambahkan komponen Adodc, komponen
ini bisa langsung dihapus setelah program dijalankan sekali.
2. Untuk kode programnnya sebagai berikut :
Deklarasi koneksi
Dim cnn As New ADODB.Connection
Private Sub From_Load()
Membuat sebuah koneksi
Set cnn = New ADODB.Connection
Membuka koneksi dengan ODBC Driver Aplikasi
Cnn.Open Penjualan
End Sub

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer)

Menutup Koneksi
Cnn.Close
Menghapus koneksi
Set cnn = Nothing
End Sub

Koneksi Connection String

Koneksi kedua adalah menggunakan connection string. Untuk mengakses database, kita
harus mendeklarasikan sebuah koneksi terlebih dahulu. Langkah-langkah untuk
mendeklarasikan koneksi adalah sebagai berikut :
Dim [nama koneksi] As New ADODB.Connection
Sebagai contoh :
Dim cnn AS New ADODB.Connection
Pada contoh dideklarasikan sebuah koneksi bernama cnn. Selanjutnya membuat isi koneksi
tersebut. Contohnya sebagai berikut :
Dim Koneksi As String
Koneksi = Driver={Microsoft Access Driver (*.mdb)}; & _
Dbq=dbPenjualan.mdb: & _
DefaultDir=D:\Data Ngajar\Praktek03; & _
Uid=Admin;pwd=;

Pada contoh diatas terdapat sebuah variabel bernama Koneksi bertipe data string untuk
menampung isi koneksi dengan database.
1. Driver={Microsoft Access Driver (*.mdb)}. Driver adalah jenis driver database
yang digunakan. Dalam hal ini menggunakan driver Microsoft Access.
2. Dbq=dbPenjualan.mdb. Dbq adalah nama dari database yang digunakan. Pada Contoh
database yang digunakan adalah database dbPenjualan.mdb
3. DefautlDir. DefaultDir adalah lokasi direktori dari database. Pada contoh diatas database
yang digunakan terletak pada direktori D:\Data Ngajar\Praktek03
4. Uid. Uid adalah User id atau identitas dari user yang mengakses database.
5. Pwd. Pwd adalah password dari database, berfungsi untuk meningkatkan keamanan
database.

Selanjutnya membuka koneksi ke database. Untuk membuka koneksi ke database adalah

sebagai berikut :
cnn.Open Koneksi
Setelah selesai menggunakan koneksi, dapat ditutup dengan perintah :
cnn.Close
Set cnn=Nothing

Dim cnn As New ADODB.Connection

Dim Koneksi As String
Private Sub Form_Load()
Koneksi = App.Path & "\dbPenjualan.mdb;"
cnn.CursorLocation = adUseClient
cnn.Open "Provider=microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" &
Koneksi & ";persist security info=false"
End Sub

PENGGUNAAN MODULE
Setelah selesai membuat menu dengan MDI Form, sekarang kita akan mencoba membuat
sebuah module. Module ini nantinya akan digunakan pada pengembangan aplikasi Sistem
Penjualan, dimana di dalam module ini akan terdapat variabel yang bersifat global atau dapat
diakses dari semua form pada program aplikasi dan beberapa procedure yang juga bisa diakses
dari semua form.
Module yang kita buat, akan kita isi dengan procedure koneksi ke database dengan
menggunakan ODBC driver. Fungsinya adalah kita tidak perlu selalu membuat koneksi ke
database dalam hal ini dbPenjualan.mdb pada setiap form.
1. Menambahkan Module
Pertama-tama kita akan menambahkan sebuah module ke dalam project Penjualan yang telah
dibuat. Untuk menambahkan module langkah-langkahnya sebagai berikut :
a.
b.

Klik kanan pada bagian project.

Klik menu Add kemudian pilih Module

c.

Atau pada menu Project klik Add Module

d.

Setelah itu muncul kotak dialog Add Module tab New. Klik Open.

e.

Setelah menambahkan sebuah module pada project Penjualan, selanjutnya membuat

variable global dan procedure. Variabel global dan procedure pada module ini bisa diakses
dari semua program pada project. Variabel global dan procedure yang dibuat akan
digunakan untuk mengakses database pada program aplikasi Sistem Penjualan yang kita
buat. Dalam hal ini databasenya adalah dbPenjualan.mdb. Contoh Kode program dari
procedure yang terdapat pada module adalah sebagai berikut :

Public cnn As New ADODB.Connection

Public Koneksi As String
Sub Form_Load()
Koneksi = App.Path & "\dbPenjualan.mdb;"
cnn.CursorLocation = adUseClient
cnn.Open "Provider=microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" &
Koneksi & ";persist security info=false"
End Sub

MEMBUAT MENU UTAMA

SISTEM PENJUALAN

Menu utama yang akan dibuat, tidak menggunakan MDIForm, tetapi menggunakan form
biasa. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1.
2.

Jalankan Visual Basic 6.0

Pada Form, atur Propertinya sebagai berikut :
Objek

Form1

3.

Properti

Setting

Name

MDIMenu

Caption

Sistem Penjualan

WindowState

2-Maximize

BackColor

&H8000000C&

Selanjutnya membuat menu menggunakan Menu Editor ( Ctrl+E ) untuk aplikasi Sistem
Penjualan. Daftar menu dan submenu yang akan dibuat adalah sebagai berikut :
Caption
MASTER FILE
....Entry Data Barang
....Entry Data Pelanggan
TRANSAKSI
....Entry Nota Penjualan
....Cetak Nota
LAPORAN
....Cetak Laporan Penjualan
....Cetak Laporan Barang
....Cetak Laporan Pelanggan
KELUAR
.... YA
.TIDAK

4.

Contoh pengisian menu editor :

Name
mnuUtama
mnuMaster
mnuMaster
mnuUtama
mnuTrans
mnuTrans
mnuUtama
mnuLaporan
mnuLaporan
mnuLaporan
mnuUtama
mnuKeluar
mnuKeluar

Index
1
1
2
2
1
2
3
1
2
3
4
1
2

5.

Agar tampilan menu utama lebih bagus, bisa ditambahkan Frame dan beberapa Label.
Sehingga bentuk design dari menu tersebut seperti gambar berikut :

6.

Atur StartUp pada Project Properties menjadi MDIMenu.

MEMBUAT MODULE

Ketikan program berikut pada module :

MEMBUAT PROGRAM
ENTRY DATA PELANGGAN

Dalam membuat program entry data Pelanggan, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1.
2.

Tambahkan form baru pada project.

Buat tampilan/design seperti gambar berikut :

3.

Atur properti objek-objek tersebut sebagai berikut :

Objek

Properti

Setting

Name

frmPelanggan

Caption

Form Data Pelanggan

Frame1

Caption

(Kosong)

Frame2

Caption

(Kosong)

Frame3

Caption

(Kosong)

Label1

Caption

ENTRY DATA PELANGGAN

Label2

Caption

Nomor Pelanggan

Label3

Caption

Nama Pelanggan

Label4

Caption

Alamat

Label5

Caption

Telepon

Name

txtNoPelanggan

TabIndex

Text

(Kosong)

Form1

Text1

Text2

Text3

Text4

Command1
Command2

Command3
Command4
Command5

4.

Name

txtNmPelanggan

TabIndex

Text

(Kosong)

Name

txtAlamat

TabIndex

Text

(Kosong)

MultiLine

True

ScrollBars

2-Vertical

Name

txtTelepon

TabIndex

Text

(Kosong)

Name

cmdSimpan

Caption

Simpan

Name

cmdEdit

Caption

Edit

Name

cmdHapus

Caption

Hapus

Name

cmdBatal

Caption

Batal

Name

cmdKeluar

Caption

Keluar

Sedang untuk kode programnya adalah sebagai berikut :

5.

Gabungkan form entry Pelanggan ke dalam Menu Utama.

6.

Buatlah program Entry Data Barang.

Private Sub mnuKeluar_Click(Index As Integer)

Select Case Index
Case 1
' Tutup form
Unload Me
' Keluar program
End
End Select
End Sub
Private Sub mnuMaster_Click(Index As Integer)
Select Case Index
Case 1
MsgBox "Program belum dibuat...........!!!", vbOKOnly
Case 2
' Matikan menu Utama
MDIMenu.Enabled = False
' Panggil form pelanggan
frmPelanggan.Show
End Select
End Sub

MEMBUAT FORM NOTA PENJUALAN

Sebelum membuat design pada form Nota Penjualan, terlebih dahulu tambahkan beberapa
komponen pada Toolbar. Komponen-komponen tersebut antara lain : DTPicker, Masked Edit,
dan ListView
Langkah-langkahnya :

a. Tekan CTRL+T atau klik menu Project, pilih Component.

b. Untuk menambahkan DTPicker, pada tampilan Components, tab Controls kemudian pilih
Microsoft Windows Common Control-2 6.0 (SP4).

c.

Untuk menambahkan Masked Edit, pada tampilan Components tab Controls pilih
Microsoft Masked Edit Controls 6.0

c.

Untuk menambahkan ListView, pada tampilan Components tab Controls pilih Microsoft
Windows Common Controls 6.0 (SP6).

d.

Jika ketiga komponen sudah ada, maka pada Toolbar akan muncul ikon-ikon dari
DTPicker, Masked Edit, dan ListView.

MaskedBox / MaskeEdit

DTPicker

ListView

DTPickter

ComboBox

ListView

4.

Atur properti objek-objek tersebut sebagai berikut :

Objek

Properti

Setting

Name

frmNota

Caption

Form Entry Nota

Label1

Caption

ENTRY NOTA PENJUALAN

Label2

Caption

No. Nota

Label3

Caption

Tanggal Nota

Label4

Caption

Nomor Pelanggan

Label5

Caption

Nama Pelanggan

Label6

Caption

Alamat

Label7

Caption

Telepon

Label8

Caption

Kode Barang

Label9

Caption

Nama Barang

Label10

Caption

Satuan

Label11

Caption

Harga Satuan

Label12

Caption

QTY

Label13

Caption

Total AKhir

Name

txtNoNota

TabIndex

Text

(Kosong)

Name

txtNmPelanggan

TabIndex

Text

(Kosong)

Name

txtAlamat

TabIndex

Text

(Kosong)

MultiLine

True

ScrollBars

2-Vertical

Name

txtTelepon

TabIndex

Text

(Kosong)

Name

txtNmBarang

TabIndex

Text

(Kosong)

Name

txtSatuan

TabIndex

Text

(Kosong)

Name

mseHargasatuan

TabIndex

10

Mask

(Kosong)

Name

mseQTY

TabIndex

11

Form1

Text1

Text2

Text3

Text4

Text5

Text6

Masked Edit1
Masked Edit2

Masked Edit3

DTPicker

ComboBox1

ComboBox2
Frame1
Command1
Command2
Command3
Command4
ListView

Mask

(Kosong)

Name

mseTotalAkhir

TabIndex

12

Mask

(Kosong)

Name

dpTanggal

TabIndex

Name

cboNoPelanggan

TabIndex

Text

(kosong)

Name

cboKdBarang

TabIndex

Text

(kosong)

Caption

(kosong)

Name

cmdAdd

Caption

Add

Name

cmdSimpan

Caption

Simpan

Name

cmdBatal

Caption

Batal

Name

cmdKeluar

Caption

Keluar

Name

ListView1

Listing program Entry Nota Penjualan sebagai berikut :