Anda di halaman 1dari 12

RESUME INTERNAL AUDIT

CHAPTER 16: DOCUMENTING RESULTS THROUGH PROCESS


MODELING AND WORKPAPERS
KELOMPOK 4

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

Haryati Romadhoni
Silvia Setyaningtyas
Rizki Rahmawati
Nilna Zazilah
Dwi Ratih Mega
Arisanti Dwi I
Arista Widita Rini
Rr. Sinta Adinda Putri
Devi Novitasari
Pratiwi Firda T
Rosida Nurhardiani
Amanda Rizca A
Cristanti Karina Putri
Diah Indra Cahyani

041013241
041113007
041113018
041113028
041113031
041113083
041113192
041113193
041113200
041113227
041113247
041113248
041113351
041113772

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS


UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
2014
CHAPTER 16
DOCUMENTING RESULTS THROUGH PROCESS MODELING AND
WORKPAPERS
16.1 Internal Audit Documents Requirement

Auditor internal menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk


meninjau

catatan,

melakukan

analisis

berdasarkan

catatan-catatan,

dan

mewawancarai orang-orang di semua tingkatan dalam perusahaan untuk


memperoleh informasi. Auditor menggunakan semua informasi ini untuk
mengembangkan kesimpulan audit dan untuk membuat rekomendasi yang tepat.
Namun,

upaya

ini

adalah

nilai

yang

kecil,

kecuali

pekerjaan

audit

didokumentasikan secara tertib baik untuk mendukung upaya audit saat ini dan
memberikan catatan histori. Jika auditor internal tidak mencakup semua rincian
pada akhir review saat ini, mereka selalu bisa mengandalkan pada memori
personal untuk mengisi beberapa detail yang hilang atau observasi ketika
membungkus dan menyimpulkan audit.
Dokumentasi internal audit mengacu pada laporan audit yang diterbitkan,
rencana kegiatan, dan bahan lain yang mendukung laporan, lembar kerja audit,
key meeting minute, alat audit dengan bantuan komputer dan teknik (CAATTs)
bahan, dan data lain serta informasi untuk mendukung internal audit. Tentu saja,
fungsi internal audit harus menetapkan dan mengikuti beberapa standar minimum
retensi dokumentasi.
SEC mengharuskan bahwa catatan disimpan untuk tujuh tahun setelah
auditor menyimpulkan audit atau mereview laporan keuangan. Untuk internal
audit, periode retensi catatan akan menjadi minimal tujuh tahun setelah laporan
audit dikeluarkan. Sebuah fungsi internal audit harus mengatur untuk
mempertahankan semua catatan penting dari internal audit untuk periode retensi
tujuh tahun. .
16.2 Process Modeling for Internal Auditors
Proses pemodelan adalah cara yang membantu auditor internal menavigasi
melalui kegiatan :

Di mana kita berada sekarang

Ke mana kita harus pergi

Kita berasal dari mana

Cara untuk ke tempat tujuan


Proses pemodelan merupakan suatu bentuk peta untuk membantu auditor

menavigasi melalui serangkaian kegiatan yang diamati. Namun, proses pemodelan


yang baik adalah jalur yang menunjukkan bagaimana mendapatkan dari satu titik
ke titik lain dengan jalan yang lebih sederhana. Proses pemodelan merupakan alat
penting auditor internal baik untuk review dari proses perusahaan yang ada dan
untuk menyarankan daerah untuk perbaikan.
Model proses adalah suatu bentuk peta/bagan yang dapat membantu
auditor internal untuk mengendalikan proses melalui serangkaian akivitas
pengamatan. Dengan ini maka internal auditor bias mendapatkan informasi yang
mereka butuhkan dengan lebih jelas dan detail. Berikut adalah langkah-langkah
yang dilakukan oleh auditor internal :
a) Understanding the Process Modeling Hierarchy
Di sini internal auditor harus memahami bagaimana satu proses dengan
proses yang lain saling berhubungan. Beberapa proses kunci yang membantu
internal auditor untuk berkomunikasi lebih baik kepada lainnya,
Sistem. Proses terkait yang mungkin atau mungkin tidak tersambung.
Proses. Logikanya saling berhubungan, kegiatan terkait yang mengambil
input, tambahan nilai, dan menghasilkan output ke proses internal lain atau

output pelanggan.
Aktivitas. Bagian-bagian kecil dari proses yang dilakukan oleh satu

departemen atau individu.


Tugas. Langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukan aktivitas

tertentu.
Pelanggan eksternal. Entitas luar unit proses pemasok yang menerima

produk , layanan, atau informasi dari pemasok.


Pelanggan internal. Orang, departemen, atau proses dengan enterprise
yang menerima output dari proses lainnya.

b) Describing and Documenting Key Process


Deskripsi proses disiapkan oleh auditor internal,dimana harus menjadi
bagian dari kertas kerja audit untuk ditinjau sebagai penjelasan dalam bagian
selanjutnya. Tujuan mereka adalah untuk menggambarkan aliran input dan output
antara kegiatan proses. Audit internal menggembangkan pendekatan standar dan

konsisten untuk diagram aliran prosesnya. Dua pendekatan yang paling mudah
digunakan dan dipahami adalah :
1. Input/output process flowcharts
Pendekatan ini baik digunakan untuk objek yang berhubungan dengan
objek fisik. Fokusnya adalah pada objek pasif yang sedang
dikonsumsi, diproduksi atau diubah oleh aktivitas proses.
2. Work-flow description process flowcharts
Pendekatan ini menekankan pada urutan kegiatan daripada aktivitas
yang tidak bekerja.
c) Process Modeling and the Internal Audit
Model proses adalah alat yang penting bagi auditor internal yang
digunakan baik untuk mengkaji proses perusahaan yang ada maupun untuk
menyarankan bagian mana yang membutuhkan perbaikan.
Internal auditor mungkin mengumpulkan lebih banyak informasi untuk
meningkatkan keterampilan pemodelan proses. Setiap auditor internal harus
memiliki setidaknya tingkat minimum pemodelan proses dan pengetahuan
flowcharting.
16.3 Internal Audit Workpapers
Kertas kerja adalah catatan tertulis yang disimpan untuk mengumpulkan
dokumentasi, laporan, surat-menyurat, dan bahan sampel lainnya yang
terakumulasi

selama

audit

internal.

Kertas

kerja

adalah

bukti

untuk

menggambarkan hasil audit internal yang secara resmi dipertahankan untuk


referensi berikutnya dan pembuktian rekomendasi dan kesimpulan audit yang
dilaporkan.
Workpaper merupakan bukti audit untuk mendeskripsikan hasil dari
internal audit. Bukti audit yang didokumentasikan pada kertas kerja auditor,
seharusnya cukup untuk mendukung asersi audit dan kesimpulannya. Fungsi
utama dari kertas kerja auditor mencakup :
1. Dasar untuk merencanakan audit.
Kertas kerja dari audit sebelumnya memberikan auditor informasi latar
belakang untuk melakukan review dalam keseluruhan area yang sama.
Kertas kerja dapat berisi deskripsi entitas, evaluasi pengendalian internal,

time budgets, program audit yang digunakan, dan hasil lain dari pekerjaan
audit yang lalu.
2. Pencatatan dari kinerja audit
Kertas kerja menggambarkan pekerjaan audit yang dilakukan saat ini dan
juga memberikan referensi untuk program audit yang ditetapkan. Catatan
kertas kerja ini harus mencakup deskripsi kegiatan review, salinan
dokumen representatif, luasnya cakupan audit, dan hasil yang diperoleh.
3. Penggunaan selama audit
Dalam banyak kasus, kertas kerja memainkan peran langsung dalam
melaksanakan upaya audit tertentu. Misalnya, kertas kerja dapat berisi
berbagai log kontrol yang digunakan oleh anggota tim audit untuk bidangbidang seperti kontrol atas tanggapan yang diterima sebagai bagian dari
Audit konfirmasi independen akun saldo piutang pelanggan. Demikian
pula, flowchart mungkin disiapkan dan kemudian digunakan untuk
memberikan bimbingan untuk review lebih lanjut dari yang sebenarnya
kegiatan dalam beberapa proses. Masing-masing elemen akan telah
dimasukkan dalam kertas kerja dalam langkah audit sebelumnya.
4. Deskripsi situasi yang diperhatikan
Sebagai pekerjaan audit dilakukan keluar, situasi dapat terjadi yang
memiliki makna khusus dalam bidang-bidang seperti kepatuhan terhadap
kebijakan dan prosedur , akurasi , efisiensi, kinerja personil, atau potensi
penghematan biaya .
5. Mendukung kesimpulan audit spesifik
Produk akhir dari kebanyakan internal audit adalah laporan audit formal,
seperti dibahas dalam Bab 17, mengandung temuan Audit dan
rekomendasi . Dokumentasi yang mendukung temuan mungkin menjadi
bukti nyata, seperti salinan pesanan pembelian dengan kurangnya
tanda tangan, atau bukti yang diperoleh, seperti laporan output dari
prosedur bantuan komputer terhadap file data atau catatan dari sebuah
wawancara. kertas kerja harus memberikan bukti materi yang cukup untuk

mendukung temuan audit tertentu yang akan dimasukkan dalam laporan


audit.
6. Sumber referensi
Workpapers dapat menjawab pertanyaan tambahan yang diajukan oleh
manajemen atau oleh auditor eksternal.
7. Penilaian staf
Kinerja anggota staf selama audit termasuk kemampuan auditor untuk
mengumpulkan dan mengatur data, mengevaluasi, dan tiba di kesimpulan secara langsung tercermin dalam atau ditunjukkan oleh kertas kerja.
8. Koordinasi audit
a. Workpaper standard
Internal auditor harus mencatat informasi relevan untuk mendukung
kesimpulan dan hasil perikatan. Kertas kerja harus mengikuti serangkaian standar
yang konsisten dan dapat berdiri sendiri. Kertas kerja standar audit internal harus
mencakup bidang-bidang :
a. Relevansi untuk audit objektif
Isi dari kertas kerja harus relevan dengan total audit assignment dan tujuan
spesifik bagian khusus dari review.
b. Penyingkatan (condensation) dari detail
Dalam kebanyakan review, seorang auditor internal secara khas
mengumpulkan detail data dan informasi. Hal tersebut harus di simpulkan
secara hati-hati dalam kertas kerja audit sehingga menghasilkan penjelasan
yang lebih baik dari kegiatan audit yang dilakukan.
c. Kejelasan dari presentasi
Untuk menyajikan materi yang jelas dan dimengerti , auditor dan
supervisor harus meninjau presentasi kertas kerja secara berkelanjutan dan
membuat rekomendasi untuk perbaikan.
d. Kecermatan kertas kerja

Akurasi Kertas kerja sangat penting untuk semua jadwal pemeriksaan dan
data kuantitatif lainnya. Kertas kerja dapat digunakan kapan saja di masa
depan untuk menjawab pertanyaan dan untuk mendukung representasi
audit internal nanti.
e. Tindakan dalam item terbuka
Pertanyaan yang sering dimunculkan selama audit, seperti bagian dari
catatan telaah kertas kerja auditor internal, atau informasi diungkapkan
bahwa memerlukan tindak lanjut. Setelah menyelesaikan audit, tidak boleh
ada item terbuka dalam kertas kerja. Semua item telaah kertas kerja, baik
yang harus dibersihkan atau didokumentasikan secara resmi untuk
tindakan pemeriksaan masa depan.
f. Standard bentuknya
Untuk kertas kerja yang akurat menggambarkan pekerjaan audit
dilakukan, mereka harus siap dalam format yang konsisten dalam setiap
telaah kertas kerja pemeriksaan atau dari satu telaah kertas kerja yang lain
dalam departemen audit internal. Standar bentuk harus meliputi:
Preparation of headings/ Persiapan judul

Enterprise

Neatness and legibility/ Kerapian dan keterbacaan

Cross-indexing

b. Workpapers formats
Exhibit 16.5 menunjukkan kertas kerja yang dipersiapkan secara manual
dari audit operasional atas observasi persediaan fisik. Meskipun di exhibit itu font
teksnya menyiratkan manual, disiapkan dengan tulisan tangan, halaman yang
sama dapat dikembangkan melalui perangkat lunak pengolah kata. Yang penting
di sini adalah ini adalah deskripsi singkat auditor tentang pengamatan audit
internal.
c. Workpaper document organization
Untuk kebanyakan internal audit, kertas kerja dapat dipisahkan dalam
beberapa area audit:
1. File permanen

Beberapa data mungkin mencakup :

Keseluruhan chart audit atas unit audit

Chart dari akun dan salinan dari kebijakan utama dan


prosedur

Laporan keuangan mengenai entitas potensial yang berguna


untuk data analitis

Salinan dari laporan audit terakhir, program audit yang


digunakan

Informasi tentang audit unit

Informasi logistic untuk membantu auditor selanjutnya

2. File administrative
Workpaper administratif files mungkin tidak dibutuhkan untuk
audit kecil.
3. File prosedur audit

Listings of completed audit procedures

Kertas kerja mendokumentasikan prosedur audit dan termasuk


salinan dari program-program audit bersama dengan inisial auditor
dan tanggal langkah-langkah audit. Catatan komentar mungkin
pada program atau dilampirkan sebagai referensi untuk catatan
tambahan.

Completed questionnaires

Beberapa fungsi audit internal menggunakan kuesioner standar


meliputi jenis tertentu dari prosedur pengendalian internal.
Kuesioner ini biasanya memberikan jawabannya dan tidak sera
komentar tambahan yang sesuai.

Description of operations procedures

Kertas kerja sering menjelaskan secara singkat sifat dan ruang


lingkup dari jenis kegiatan operasional. Deskripsi ini dapat
memberikan dasar untuk manajemen audit kemudian menyelidiki
dan evaluasi. Dapat dijelaskan melalui flowchart. Auditor harus

selalu memperhatikan sumber informasi untuk mengembangkan


deskripsi ini.

Review activities

Banyak kertas kerja audit operasional mencakup investigasi khusus


yang menilai kegiatan yang dipilih. Ini termasuk pengujian data,
pengamatan kinerja, dan pertanyaan untuk individu yang ditunjuk.

Analysis and schedules pertaining to financial statements

Dalam

audit

keuangan,

berbagai

kertas

kerja

digunakan

membuktikan akurasi saldo rekening.

Enterprise documents

Bagan organisasi, risalah rapat, kebijakan atau prosedur, dan


salinan dari kontrak dokumen organisasi . Auditor internal tidak
harus mencakup semua materi dalam kertas kerja.

Finding points sheet, supervisor notes, or draft of reports

Point sheets menggambarkan sifat temuan audit serta preferensi


untuk pekerjaan audit, harus disertakan dalam prosedur audit file.

Audit bulk files

Audit internal sering menghasilkan sejumlah besar bahan bukti,


yang harus dipertahankan, tetapi tidak termasuk dalam kertas kerja
primer seperti kuesioner yang dikembalikan. Bahan-bahan ini
harus diklasifikasikan sebagai kertas kerja tetapi harus diambil dari
file massal yang diperlukan.

d. Workpaper preparation techniques


Dalam mempersiapkan workpapers, melibatkan drafting audit comment
dan membuat skedul untuk mendeskripsikan kerja audit dan mendukung
kesimpulannya. Aspek penting adalah meyakinkan atau memastikan bahwa semua
member dari staff internal audit memahami tujuan dan kritikal dari audit
workpapers. Mempersiapkan secara manual maupun menggunakan sistem

computer-based, audit workpaper harus memiliki indexing dan standar notasi


yang akan menjadikan review menjadi mudah dan profesional audit lainnya.
(I) Workpaper indexing and cross-referencing
Cross-references dan notasi membuat auditor atau reviewer mengambil
referensi signifikan dan menelusuri kembali original citation-nya atau
sumbernya. Index number pada workpaper, sama seperti volume dan
nomor halaman dalam published book.
(II) Tick Marks
Tick marks merupakan form manual auditor atau notasi menggunakan
pensil.

Auditor

dapat

mengembangkan

particular

mark

untuk

mengindikasikan given value dalam skedul keuangan cross-foots ke other


related values dan tick mark lain untuk mengindikasikan pada trial
balance.
(III)

References to external audit sources

Internal auditor kadang mencatat informasi yang diperoleh dari sumber


luar. Penting untuk mencatat sumber seperti komentar langsung pada
workpaper. Auditor butuh referensi hukum dan regulasi untuk mendukung
kerja auditnya.
(IV)

Workpaper Rough Notes

Saat interview, internal auditor membuat very rough notes, penulis


personal form of shorthand readable only by the author. Auditor harus
menulis atau memasukkan ulang rough notes ini ke komentar workpaper.
Karena ada alasan untuk review lagi, original note sheets harus termasuk
dalam workpaper, terletak di belakang workpaper manual binder atau di
bagian file.
e. Workpaper Review Processes
Bergantung pada ukuran staf audit dan kepentingan relatif dari given audit,
mungkin ada multiple review atas workpaper, satu melalui in-charge auditor, dan
lainnya melalui senior member dari manajemen internal audit. Beberapa internal
audit function menyiapkan memorandum atau workpaper review checklist untuk

10

dokumen dan perluasan reviewnya. Poin dari review ini atau pertanyaan may
simply highlight electrical errors, seperti missing cross-references. Pertanyaan
ulang harus kembali diajukan, dan reviewer harus mengambil tanggung jawab
untuk memastikan bahwa open questions telah diatasi. Proses review workpaper
memastikan bahwa semua report findings memiliki dukungan melalui bukti audit
sebagai dokumentasi dalam workpaper.
16.4 Internal Audit Records Management
Berikut ini adalah daftar yang membahas beberapa praktek manajemen
dokumen yang diperlukan atau bahkan penting untuk fungsi audit internal dalam
lingkungan saat ini dalam laptop auditor dan jaringan nirkabel:

Document standards and review processes


Internal audit butuh membuat standar untuk software yang digunakan,

laptop computer vonfiguration, dokumen umum dan template standards.


Tujuannya agar semua menggunakan equipment yang sama dengan format dan
standar. Proses formal dan aman harus diset dalam tiap

skedul

audit.

Pada

kesimpulan audit, material workpaper dapat didownload ke system pusat server


department audit.

Backup, security, and continuity


Untuk personal emails, internal auditor dapat menggunakan salah satu

small portable services. Pengamanan yang dibuat dan pengendalian password


harus diinstal, seperti jika system dicuri, kontennya tidak bisa dengan mudah
diakses. Prosedurnya juga membuat file internal audit untuk di backed up dan
didownload ke sistem server internal audit pada regular basis

Hardware and software resource management


Dengan relatively efficient dan lower cost resources yang tersedia, tidak

ada alas an kenapa internal audit function tidak punya system server terdedikasi
untuk tujuan internal audit

CAATT Repository
11

Setiap usaha yang dibuat grup dan organize sumau CAATT related
materials dengan catatan workpaper internal audit

Audit reports, risk management, and internal audit administration


Internal audit butuh persiapan dan distribusi a alarge body of material,

ternasuk laporan audit, risk management analysis, budgets, dan komunikasi


dengan audit komite. Dokumen 7 tahun menggunakan rule should appaly ke
catatan administrative internal audit, dan ditempatkan dalam folder aman dalam
sisten server departemen audit.
16.5 Importance of Internal Audit Documentation
Dokumentasi yang cukup itu dibutuhkan untuk menampilkan keseluruhan
proses internal audit. Chapter ini menekankan pada pentingnya kertas kerja audit
untuk aktivitas internal audit sebaik proses untuk menampilkan deskripsi dari
aktivitas perusahaan. Kemampuan untuk mempersiapkan deskriptif dan efektivias
kertas kerja sebagai kunci dari internal CBOk yang diminta. Dalam hal ini semua
auditor internal dari CA sampai staff audit, harus menyesuaikan diri dengan
banyak

peralatan

TI

yang

disediakan

untuk

mendeskripsikan

dan

mendokumentasikan proses internal audit.

12