Fildza Rossianti

112102236

Governance, Roles, and Funding

Governance Group
Governance Group biasa juga disebut sebagai tim eksekutif maupun dewan
penasehat. Bagian-bagian yang tergolong sebagai governance group di dalam
perusahaanantara lain:
1. Pemimpin Unit Bisnis (business unit leader)
2. Kepala bagian informasi (chief Unit Officer)
3. Pemimpin manajemen pengetahuan (KM Leader)
4. Kepala pengembangan organisasi, pelatihan, dan fungsi SDM (Head of
organizational development, training, and HR function)
Tugas utama yang dimiliki oleh governance group terkait dengan knowledge
sharing adalah memastikan pengadaptasian prinsip dan proses knowledge
sharing berjalan dengan baik sehingga knowledge yang ada dapat memberi nilai
tambah bagi perusahaan.
Berikut ini adalah peran dari governance group:
1. Create purpose and context
Menentukan tujuan dari organisasi dan hal-hal terkait terutama dalam hal
manajemen pengetahuan sehingga KM dapat mendukung pencapaian
tujuan dari perusahaan
2. Guide strategy and the KM core group
Merancang strategi yang akan digunakan dalam memandu pelaksanaan
manajemen pengetahuan dan memandu proses-proses yang dilakukan
oleh KM core group
3. Approve large-scale funding and implementing of KM approaches
Menyetujui pembiayaan pembiayaan dalam skala besar yang terkait
dalam penerapan pendekatan KM.
4. Identify opportunities to support the overall organization

Mengidentifikasi peluang-peluang apa saja yang ada untuk mendukung

organisasi secara keseluruhan dengan memanfaatkan knowledge yang
dimiliki oleh perusahaan
5. Provide oversight on what is working and what is needed
Melakukan pengawasan dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh
organisaasi dan apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatankegiatan tersebut.
6. Attend to cross cutting cultural issue and minimize narriers
Memberikan jalan pintas penyelesaian permasalahan-permasalahan yang
terkait dengan masalah budaya
7. Model knowledge sharing behaviors in high profile roles
Menjadi contoh dalam kebiasan penerapan sharing pengetahuan di dalam
organisasi
8. Provide resources
Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan
9. Encourage and celebrate role models and success stories.
Mendorong dan memberi penghargaan kepada orang-orang yang
berkontribusi positif dan cerita kesuksesannya sehingga dapat menjadi
panutan.
KM Core Group
KM Core group merupakan bagian yang bertugas utuk memastikan pendekatan
KM terlaksana melalui dukungan taktis dan menjalankan usaha dari hari ke hari.
Tanggung jawab dari KM Core Group:
Securing executive endorsement and sponsorship
Memastikan adanya dukungan dari eksekutif dan sponsor untuk
menjalankan manajemen pengetahuan.
Setting the budget and determining the ressources necessary to support the
KM infrastructure
Memprediksikan budget dan sumber daya apa saja yang dibutuhkan
untuk mendukung infrastruktur manajemen pengetahuan.
Fleshing out the KM bussiness case and adhering to strategic direction
based on organizational needs

Merincikan permasalahan bisnis yang terkait dengan manajemen

pengetahuan dan mengikuti arah strategi berdasarkan pada kebutuhan
organisasi.
Designing and implementing roll out plans
Mendesign dan mengimplementasikan perencanaan terkait dengan
manajemen pengetahuan.
Promoting common working standar and collaboration process standars
using cross functional input
Mempromosikan standar kerja umum dan standar penggabungan proses
menggunakan cross functional input.
Defining common terminology and classification system
Mendefinisikan terminologi yang umum digunakan dan klasifikasi dari
system.
Creating common process for knowledge documentation, categorization
and access
Membuat proses umum untuk dokumentasi, kategorisasi dan akses dari
knowledge yang dimiliki perusahaan.
Coordinating IT support and applications
Mengkoordinasi informasi teknologi pendukung dan aplikasinya.
Enabling all KM approaches
Memastikan semua pendekatan KM dapat berjalan dengan baik.
Recomending communication, training, reward, and other issues affecting
cultural acceptance of KM approach
Merekomendasikan komunikasi, pelatihan, dan hal-hal lainnya yang
memungkinkan

untuk

mempengaruhi

penerimaan

budaya

dari

pendekatan KM sehingga lebih cepat dapat diterima di dalam organisasi.

Identifying and coordinating additional staff needed
Mengidentifikasi dan mengkoordinasi tambahan staff yang diperlukan
terkait pelaksanaan KM.
Providing methodologies including measurement support and reporting
Menyediakan metodologi untuk pengukuran dan pelaporan.
Creating forum for surfacing, addressing, and solving shared KM issues and
needs

Membuat forum sehingga isu-isu dan kebutuhan-kebutuhan yang terkait

pelaksanaan KM dapat diketahui dengan cepat dan diselesaikan bersama
melalui pembahasan dalam forum.
Defining technology to make knowledge reusable
Mengidentifikasi teknologi apa yang dibutuhkan untuk membuat
knowledge yang dimiliki oleh perusahaan dapat digunakan kembali.
KM Leader
KM leader bertugas untuk memastikan pendekatan KM sesuai dan mendukung
tujuan strategis organisasi.
Tanggung jawabnya:
Facilitates and supports KM strategy, bussiness case development, vision,
mission, and goal
Memfasilitasi dan mendukung strategi KM, pengembangan kasus bisnis,
visi, misi, dan tujuan sehingga manajemen yang dilakukan dapat
mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Facilitates and drives the development of your enterprise KM program
Memfasilitasi dan mendorong pengembangan program KM perusahaan
Promotes KM across bussiness units
Mengenalkan KM kepada semua bisnis unit yang ada di dalam perusahaan
sehingga setiap bisnis unit tersebut mengetahui pentingnya KM dan mau
menerapkan pendekatan-pendekatan dan prinsip-prinsip KM.
Works with bussiness unit leader to establishe a common understanding
and focus for KM
Bekerja sama dengan pimpinan unit bisnis untuk menghasilkan
pemahaman bersama dan fokus dari KM.
seeks out opportunities where knowledge sharing can add value to your
organization
mencari peluang di mana berbagi pengetahuan dapat menambah nilai
bagi organisasi.

KM Specialist
KM Specialist merupakan tangan kanan dari KM Leader yang memiliki tanggung
jawab:
Facilitates, monitoring, and maintains the use and improvement of common
KM approaches across organization
Memfasilitasi, memantau, dan memelihara penggunaan dan peningkatan
dari pendekatan KM di organisasi.
Monitors and repot progress of KM approaches
Memonitor dan melaporkan progress dari pendekatan KM yang
diterapkan di perusahaan kepada KM leader.
Works with leader to identify area of opportunity and gaps in knowledge
flow
Membantu KM leader dalam mengidentifikasi peluang dan kesenjangan
aliran

pengetahuan

sehingga

nantinya

peluang

tersebut

dapat

dimanfaatkan untuk menambah nilai organisasi dan kesenjangan yang

ada dapat diatasi dan semua unit dalam organisasi dapat memperoleh
pengetahuan secara merata.
Support the design, implementation of KM approaches
Mendukung dalam pendesainan dan pengimplementasikan pendekatan
KM.
Monitor and evaluate the KM program
Memonitor dan mengevaluasi program KM saat dijalankan di organisasi,
apakah perlu ada perbaikan atau tidak.
Monitor the effectiveness, maintenance, and use of the IT tools and system
as they apply to KM
Memonitor efektifitas, perawatan dan penggunaan dari alat-alat dan
system IT yang digunakan yang terkait pelaksanaan KM.
KM communication Director
KM communication Director

bertugas untuk membangun dan mengatur

komunikasi kepada stake holder berhubungan dengan program KM.

Tanggung jawab dari KM communication Director :

 Planning and leading communication strategy and effort to strengthen

awarness of knowledge sharing benefits, behavior, process, procedure,
success, and tools
Merencanakan

dan

memimpin

strategi

komunikasi

dan

upaya

memperkuat kesadaran dari manfaat, perilaku, proses, prosedur, sukses,

dan alat-alat yang digunakan dalam knowledge sharing
Leading in planning of KM meeting, training, conference, and special
event
Memimpin dalam perencanaan pertemuan KM, pelatihan, rapat, dan acara
khusus
Managing employee expectation for knowledge sharing through
communication

of KM

approach,

progress,

best

practices, and

opportunities for participation throughout your organization

Mengelola harapan karyawan untuk berbagi pengetahuan melalui
komunikasi pendekatan KM, kemajuan, praktik terbaik, dan peluang
untuk partisipasi di seluruh lapisan organisasi.
Sustaining the KM brand and themes with consistent, fit for purposes
messaging
Mempertahankan merek KM dan tema dengan konsisten, dan cocok
untuk keperluan penyampaian informasi
IT/Bussiness Analyst
IT/Bussiness Analyst bertugas memastikan sumber daya IT dimanfaatkan dengan
efektif dalam pelaksanaan KM. Tanggung jawabnya:
Develops, implements, and supports, the infrastructure in colaboration with
the KM core group
Bersama

dengan

KM

core

group

mengembangkan,

mengimplementasikan, dan mendukung infrastruktur yang diperlukan

untuk menerapkan KM di perusahaan.
Support the technology needs of KM related leadership teams, bussiness
unit, network, and other stake holder
Mendukung kebutuhan tehnologi dari tim pimpinan, unit bisnis, jaringan,
dan stake holder lainnya yang terkait dengan KM.

 Engages in and supports KM related technology training and awarness

activities
Terlibat langsung dan mendukung pelatihan dan aktifitas penanaman
kesadaran teknologi yang terkait dengan KM.
KM Design Teams
KM Design Teams merupakan tim yang bertugas mendesain pendekatan KM yang
lebih baik agar pengetahuan yang dibutuhkan dan masalah strategi lebih mudah
didapat. Kewajiban KM design team:
Develop employee related methods to gain participation
Mengembangkan metode untuk memperoleh partisipasi pegawai dalam
penerapan KM.
Identify the critical content and how it will be managed
Mengidentifikasi konten yang kritis dan bagaimana harus menanganinya.
Assess and leverage IT
Menilai dan mempengaruhi informasi teknologi yang digunakan dalam
penerapan KM.
Develop approach specific measures and a bussiness case
Mengembangkan langkah-langkah pengukuran spesifik pendekatan dan
kasus bisnis.
Finalize and manage the budget
Finalisasi dan pengelolaan anggaran yang sebelumnya sudah dirancang
oleh KM core team.
Launch and implement KM approach
Mengeluarkan

dan

mengimplementasikan

pendekatan

KM

yang

sebelumnya telah dirancang.

Investing in KM
Jumlah dana yang harus diinvestasikan untuk menjalankan KM di organisasi
tergantung dari tujuan, skala, cakupan, dan bagaimana integrasi pendekatan KM
terhadap keseluruhan strategi organisasi.
KM budget terdiri dari: IT Budget dan HR budget. IT Budget terkait dengan
jumlah biaya yang harus disediakan perusahaan untuk membiayai fasilitas-

fasilitas yang digunakan dalam memanage pengetahuan, sedangkan HR budget

merupakan biaya-biaya yang harus disediakan perusahaan terkait dengan
sumber daya manusianya.
Balancing Corporate and Business Unit Funding
Pembiayaan untuk program-program KM, KM core group, dan infrastruktur
teknologi biasanya dikeluarkan oleh corporate sedangkan untuk biaya yang
berkaitan dengan partisipasi pada pendekatan KM dikeluarkan oleh business
unit.