BAB II

KAJIAN TEORETIS
1.1

Konsep Pengelolaan
Pengelolaan

adalah

suatu

proses

kegiatan

yang

merencanakan,

mengorganisasikan , menggerakkan dan mengawasi terhadap suatu kegiatan usaha

untuk mencapai tujuan perusahaan.
Saiman

(2000:16)

pengelolaan

adalah

bermacam-macam

kegiatan

mengerjakan keterampilan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih

berguna. Pada sisi lain Sulistyo (2003: 18), mengemukakan bahwa pengelolaan
adalah seluk beluk liku usaha yang dijalankan oleh perusahaan dalam mencapai
tujuannya dengan memanfaatkan potensi yang ada, yang dilakukan oleh personil
yang dikerjakan dibawah perencanaan, pengarahan, koordinasi serta evaluasi dari
pengurus yang bersangkutan
Istilah pengelolaan merupakan pengejawatan dari konsep manajemen
sehingga pengelolaan tidak terlepas dari fungsi-fungsi manajemen yang ada, baik
dari perencanaanya sampai dengan pengawasannya sehingga kegiatan yang
dilakukan. substansinya adalah adanya proses kegiatan yang dilakukan secara
berkesinambungan dan sungguh-sungguh dengan menggunakan cara-cara
pemikiran ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
melalui kerjasama yang teratur antara berbagai orang yang terlibat didalamnya.
Kaitannya dengan hal tersebut, maka seorang pemimpin diharapkan mampu
menggunakan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi yang dipimpinnya.

Implementasi pengertian tersebut diatas adalah bahwa manajemen

merupakan

serangkaian

kegiatan

merencanakan,

mengorganisasikan,

mengendalikan dan mengembangkan terhadap segala daya upaya dalam mengatur

dan mendayagunakan sumber daya manusia, sarana dan prasarana secara efisien
dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Dalam
kegiatan mengembangkan upaya sebagaimana dikemukakan diatas terdapat
pembaharuan atau perubahan secara inovatif.
Dimensi kedua menunjukkan bahwa kegiatan yang dilakukan bersama dan
melalui orang lain itu mempunyai tujuan yang akan dicapai sedangkan dimensi
ketiga ialah bahwa pengelolaan itu dilakukan dalam organisasi sehingga tujuan
yang akan dicapai itu merupakan tujuan organisasi.

1.2

Pengertian Arsip dan Kearsipan

1.2.1 Pengertian arsip

Dilihat dari asal kata arsip berasal dari bahasa yunani Arche yang berarti
permulaan, jabatan, fungsi atau kuasa hukum. Kemudian kata arche berubah
menjadi Teacchee yang artinya dokumen, yang terakhir berubah menjadi
Archeves berarti tempat atau dokumen.
Menurut Zulkifli Amsyah (1999: 3) menyatakan bahwa arsip adalah setiap
catatan (record/warkat)yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf,
angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan yang tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, memori), kertas film

(slid, filmstrip, micro-film), media komputer ( pita, tape, piringan , rekaman,

disket) kertas foto copy dan lain- lain.
Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan pasal 1 ayat a dan b (Soetrisno, 2003: 50), menetapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah:
a.

Naskah-naskah yang dibuat atau diterima dan badan-badan pemerintah

dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b.

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam pelaksaanan kehidupan perkebangsaan.
Pada undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok

kearsipan pasal 2, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan

yaitu,
1.

Arsip Dinamis.
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
adminitrasi Negara.

2.

Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Menurut Schellenberg membagi nilai guna arsip dinamis menjadi dua, yaitu
nilai guna primer (nilai guna asli untuk unit pencipta untuk keseluruhan
administrative, keuangan dan operasional) dan nilai guna sekunder (nilai guna
keberlanjutan

setelah

tidak dipergunakan

oleh unit

pencipta, nilai guna

sekunder ditujukan untuk publik, diluar unit pencipta)(dalam http://arsiparis.blog

spot.com)

2.2.2 Pengertian Kearsipan

Sama halnya dengan pengertian arsip, pengertian kearsipan berbeda bagi
setiap ahlinya. Sebagai bahan perbandingan dapat disimak dengan jelas pengertian
kearsipan dari beragai sudut padang kamus administrasi ( dalam Anwar, 1999: 24)
menyatakan bahwa kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan
penyelenggaraan kearsipan sejak saat di mulainya pengumpulan warkat sampai
penyingkirannya. Sedangkan The Liang Gie (1999: 124), mengemukakan bahwa
kearsipan merupakan sekumpulan kegiatan menyimpan warkat yang tujuannya
menemukan kembali secara cepat sesuai warkat yang diperluhkan.
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan
tata usaha, yang banyak dilakukan oleh sebagian badan usaha swasta. Kearsipan
menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau suratsurat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut
dengan kearsipan (ig. Wursanto, 2007:12).

Menurut Borthos (2009:2) kearsipan mempunyai peranan penting sebagai

pusat ingatan sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang
sangat diperluhkan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengembilan keputusan,
pembuatan laporan, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya.
Setiap kegiatan tersebut, baik dalam orgaisasi pemerintahaan maupun
swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan
penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan
informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja
yang baik dibidang kersipan.
Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian
ilmiah. Usaha- usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu
akan lebih mudah bilamana bahan- bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik
dan teatur.
Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahaan maupun
swasta selalu ada kaitannya dengan masalah kearsipan. Kearsipan mempunyai
peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dan merumuskan kebijkan, oleh sebab untuk menyajikan informasi
yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik
dibidang kearsipan.

Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan baik dengan peralatan
yang paling yang sederhana maupun dari peralatan yang canggih atau teknologi
yang tinggi seperti komputer.
Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti yang dikemukakan
diatas maka untuk melakukan tugas pemerintah dan tugas pembangunan dengan
baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal
agar dapat berfungsi dengan baik berdaya guna dan tepat guna.

2.3 Siklus Kearsipan

Proses terjadinya arsip umumnya melalui beberapa tahap (dalam
http://choirunsulaiman.blogspot.com/siklus-terjadinya-arsip.html) sebagai berikut:

2.3.1 Tahap penciptaan dan penerimaan (creation and receipt)

Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dokumen yang
merupakan awal dari siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat, laporan,
formulir, gambar, atau print out komputer.
2.3.2 Tahap distribusi (Distribution)
Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada
pihak/orang/sasaran

yang

dituju

diperlukan

adanya

pendistribusian

atau

penyebaran informasi. Caranya bisa melalui kurir, pos, e-mail, dan sebagainya.
2.3.3 Tahap penggunaan (Use)
Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud,
kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan
penciptaannya.

2.3.4 Tahap pemeliharaan (Maintenance)

Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan
sudah selesaikemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi
sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban.
Pada tahapan ini arsip dinamis diberkaskan menurut urutan atau susunan yang
telah ditentukan sebelumnya. Misalnya pemberkasan surat masuk dapat menurut
tanggal masuknya atau menurut masalahnya ataupun susunan lainnya. Kegiatan
retrieval atau temu balik mengacu kepada penemuan informasi yang terdapat pada
berkas yang diminta. Sedangkan kegiatan transfer adalah memindahkan arsip dari
satu unit ke unit lain. Misalnya arsip dinamis yang sudah selesai diproses
dipindahkan dari unit kerja ke central file.
2.3.5 Tahap pemusnahan (Disposion)
Arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa simpan dan tidak mempunyai
nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkan. Sehingga tidak
memenuhi

ruangan penyimpanan

serta tidak menimbulkan pemborosan.

Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang dikelola oleh
Lembaga Kearsipan Daerah atau dalam hal ini Kantor Arsip Daerah Propinsi.

2.4 Pengelolaan Arsip

Berpatokan pada fungsi arsip, maka untuk dapat digunakan atau dibaca
kembali sebuah arsip harus dikelola sedemikian rupa sehingga nantinya dapat
memberikan kemudahaan saat akan digunakan kembali. Pengelolaan arsip yaitu
suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi dalam pencapaian tujuan

dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari kegiatan penerimaan,
penataan, penyimpanan, penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahaan arsip.

2.4.1

Penerimaan Arsip
Penerimaan arsip pada umumnya menerima surat atau warkat kemudian

surat/warkat tersebut diarsipkan menurut kode arsip

2.4.2

Penataan Arsip
Menata arsip artinya mengatrur, menyusun arsip-arsip dengan kode

klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan
efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari:
1.

Arsip harus disortir terlebih dahulu

2.

Meneliti arsip apakah sudah didisposisi

3.

Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan

4.

Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas

5.

Menentukakan indeks
Kode adalah alat untuk mengenali masalah yang ada dalam arsip dan

disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu didalam urutan
hubungan masalah pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga
menentukan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah dan kartu kendali
dalam file.
Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari
kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama

orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, atau angka tergantung pada
sistem penyimpanan yang dipergunakan.
2.4.3

Penyimpanan Arsip
Filing adalah proses pengaturan dalam penyimpanan bahan dalam

sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat tepat

ditemukan kembali setiap kali diperluhkan. Oleh karena suatu filling yang tepat
merupakan suatu tempat penyimpanan benda-benda yang aman, maka filling
dapat dianggap sebagai ingatan dari suatu organisasi, oleh karena itu tidak
mungkin dapat mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, maka filling
merupakan suatu penting dengan oleh karenanya filling harus disusun dengan
sempurna dalam suatu organisasi.
Soetrisno (2003: 52), mengemukakan pandangannya tentang filling sebagai
proses pengklarifikasian, mengatur dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut
dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Ada banyak sifat-sifat yang
dimiliki oleh seorang juru arsip dalam melaksanakan tugas filling dalam
melakukan tugasnya dengan efektif dan efisien. Untuk itu sifat-sifat harus dimiliki
adalah ketelitian, kerapian serta menguasai bidangnya. Oleh karena itu, filing
merupakan dasar pengetahuan yang harus dimiliki setiap pegawai kantor, karena
suatu organisasi tidak terlibat dari pada filing, dimana harus menyimpan segala
catatan, menyimpan semua catatan setiap kali dperluhkan, serta mengumpulkan
atau menyatukan catatan yang mempunyai satu dengn yang lain menjadi suatu
riwayat yang lengkap.

2.4.4 Penyusutan Arsip

Arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti
resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah. Oleh karena itu, dalam
rangka usulan menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban nasional serta
untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur negara,
ditetapkan undang-undang No. tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan. Secara keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah:
1. Mendapatkan penghematan dan efisiensi;
2. Pendayaguna arsip (aktif dan in aktif);
3. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih
diperluhkan dan bernilai fungsi; serta
4. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Penyusutan arsip menurut PP No. 30 tahun 1979 ialah kegiatan pengurangan
arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masingmasing.
2. Memusnahkan arsip-arsip sesuai dengan ketentuan-ktentuanyang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Penyusutan ditujukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu penyimpanan
atau retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan oleh
jadwal retensi arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan perundangundngan yang berlaku.

The Liang Gie (1974 : 238), mengemukakan beberapa langkah-langkah

dalam penyusutan arsip, sebgai berikut:
1. Menggolong-golongkan semua warkat dari sesuatu organisasi dalam kelaskelas tertentu menurut urutan.
2. Kemudian oleh pimpian organisasi
ditetapkan

ukuran-ukuran

dan

yang bersangkutan hendaknya

ketentuan-ketentuan

lainnya

untuk

menggolongkan sesuatu warkat termasuk kelas yang mana serta jangka

waktu penyimpanan masing-masing kelas warkat itu.
Selanjutnya sebagaimana yang dikemukakan oleh Liang Gie (1999: 154),
bahwa penyusutan arsip dapat di ukur dengan menggunakan rumus sebagai
berikut:
Angka pemakaian =

Rumus diatas dapat dipergunakan yaitu untuk mengetahui bermutu tidaknya

suatu arsip. Semakin besar persentase angka pemakaian, semakin baik pula arsip
tersebut, karena hal itu berarti bahwa warkat-warkat yang disimpan masih
memiliki faedah.
Dalam arti, arsip tersebut benar-benar masih aktif membantu jalannya
organisasi bersangkutan. Sebgai contoh arsip terdiri dari 1000 lembar surat,
kemudian selama jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali
100 surat maka jangka pemakainnya adalah
jangka pemakaian =

10%

Jadi jumlah pemakaian mencapai 10%. Dengan demikian, dapat dikatakan

bahwa tingkat penggunaan arsip mencapai 10% dari totalitas arsip
2.4.5

Pemusnahaan Arsip
Pemusnahaan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan

arsip secara fisik dan identitas yang melekat diarsip. Pemusnahaan arsip dapat
dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun
bentuknya.
Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu:
1.

Pembakaran
Pemusnahaan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena
pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahaan arsip dengan cara pembakaran
ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya kalau pembakaran
dengan jumlah banyak.

2.

Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berwujud potongan-potongan kertas yang sama
sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara
pemusnahaan dengan cara mencacah arsip dapat dilakukan dengan cara
bertahap, artinya tidak selesai pada saat itu dan sebaiknya memiliki mesin
pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsip pun yang dibuang
ditempat sampah masih berwujud lembaran yang dapat dikenal identitasnya.

3.

Penghancuran
Pemusnahaan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan
menuangkan bahan kimia diatas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya

karena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) dapat melukai
kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran
dilakukan pada tempat tertentu, apakah suatu lubang atau baik. Maka tidak
perlu di tunggu pasti akan hancur. (sularsoo mulyono, 2003: 102).

2.5

Klasifikasi Dalam Kearsipan

Sebelum surat/dokumen disimpan dalam file arsip, terlebih dahulu diadakan

pengklarifikasian. Klarifikasi merupakan sarana dan kegiatan untuk menggolonggolongkan dokumen atas dasar perbedaan yang ada dan pengelompokkan atas
dasar persamaan yang ada. Arsip yang memiliki kesamaan dan adanya hubungan
serta kaitan logis dan kronologis atas kepentingan yang terkandung didalamnya
dikelompokkan kedalam satu golongan.
Prinsip klasifikasi ialah mengarah kepada penataan susunan arsip yaitu
mengatur, mengelompokkan dan menyimpan ke dalam unit-unit kecil.
Menurut MIlis (1991: 48), bahwa agar olah klarifikasi itu effektif
diperluhkan syarat-syarat antara lain sebagai berikut :
a.

Harus tertulis

b.

Golongan masalah dan perincian harus sesuai dengan fungsi dan kegiatan
kantor

c.

Istilah yang dipakai untuk masalah harus singkat tetapi mampu memberikan
pengertian, mudah dipergunakan secara teknis ilmiah tertentu

d.

Dilengkapi dengan berbagai penjelasan tentang arti dan ruang lingkup

masing-masing subyek/masalah

e.

Perincian tidak terurai dan sebaliknya untuk melebihi dari tiga tingkatan
masalah

f.

Dilengkapi dengan kode (tanda) baik berbentuk huruf maupun angka

g.

Bentuk dan susunan pola hendaknya diatur dan luwes

h.

Dilengkapi dengan indeks/masalah yang disusunan secara alphabet.

Hal tersebut sesuai dengan pendapat Borthos (2003: 47), dimana surat-surat

yang diterima disimpan berdasarkan tanggal surat, bulan dan tahun surat tersebut.
Untuk memperoleh penghematan tenaga, waktu dan tempat, penulisan
pokok surat dilakukan dengan cara memberikan kode. Kode merupakan alat untuk
memastikan dan mengenal masalah utama sampai dengan perinciannya, dan
mengatur susunan berkas dalam penyimpanannya. Dalam membuat, kode dapat
digunakan huruf angka, atau gabungan huruf dan angka.