9 Bab2 08082012034321 PDF
9 Bab2 08082012034321 PDF
KAJIAN TEORETIS
1.1
Konsep Pengelolaan
Pengelolaan
adalah
suatu
proses
kegiatan
yang
merencanakan,
(2000:16)
pengelolaan
adalah
bermacam-macam
kegiatan
serangkaian
kegiatan
merencanakan,
mengorganisasikan,
1.2
b.
Arsip Dinamis.
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
adminitrasi Negara.
2.
Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Menurut Schellenberg membagi nilai guna arsip dinamis menjadi dua, yaitu
nilai guna primer (nilai guna asli untuk unit pencipta untuk keseluruhan
administrative, keuangan dan operasional) dan nilai guna sekunder (nilai guna
keberlanjutan
setelah
tidak dipergunakan
oleh unit
Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan baik dengan peralatan
yang paling yang sederhana maupun dari peralatan yang canggih atau teknologi
yang tinggi seperti komputer.
Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti yang dikemukakan
diatas maka untuk melakukan tugas pemerintah dan tugas pembangunan dengan
baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal
agar dapat berfungsi dengan baik berdaya guna dan tepat guna.
yang
dituju
diperlukan
adanya
pendistribusian
atau
penyebaran informasi. Caranya bisa melalui kurir, pos, e-mail, dan sebagainya.
2.3.3 Tahap penggunaan (Use)
Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud,
kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan
penciptaannya.
ruangan penyimpanan
Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang dikelola oleh
Lembaga Kearsipan Daerah atau dalam hal ini Kantor Arsip Daerah Propinsi.
dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari kegiatan penerimaan,
penataan, penyimpanan, penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahaan arsip.
2.4.1
Penerimaan Arsip
Penerimaan arsip pada umumnya menerima surat atau warkat kemudian
Penataan Arsip
Menata arsip artinya mengatrur, menyusun arsip-arsip dengan kode
klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan
efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari:
1.
2.
3.
4.
5.
Menentukakan indeks
Kode adalah alat untuk mengenali masalah yang ada dalam arsip dan
disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu didalam urutan
hubungan masalah pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga
menentukan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah dan kartu kendali
dalam file.
Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari
kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama
orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, atau angka tergantung pada
sistem penyimpanan yang dipergunakan.
2.4.3
Penyimpanan Arsip
Filing adalah proses pengaturan dalam penyimpanan bahan dalam
ukuran-ukuran
dan
ketentuan-ketentuan
lainnya
untuk
10%
Pemusnahaan Arsip
Pemusnahaan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan
arsip secara fisik dan identitas yang melekat diarsip. Pemusnahaan arsip dapat
dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun
bentuknya.
Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu:
1.
Pembakaran
Pemusnahaan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena
pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahaan arsip dengan cara pembakaran
ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya kalau pembakaran
dengan jumlah banyak.
2.
Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berwujud potongan-potongan kertas yang sama
sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara
pemusnahaan dengan cara mencacah arsip dapat dilakukan dengan cara
bertahap, artinya tidak selesai pada saat itu dan sebaiknya memiliki mesin
pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsip pun yang dibuang
ditempat sampah masih berwujud lembaran yang dapat dikenal identitasnya.
3.
Penghancuran
Pemusnahaan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan
menuangkan bahan kimia diatas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya
karena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) dapat melukai
kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran
dilakukan pada tempat tertentu, apakah suatu lubang atau baik. Maka tidak
perlu di tunggu pasti akan hancur. (sularsoo mulyono, 2003: 102).
2.5
pengklarifikasian. Klarifikasi merupakan sarana dan kegiatan untuk menggolonggolongkan dokumen atas dasar perbedaan yang ada dan pengelompokkan atas
dasar persamaan yang ada. Arsip yang memiliki kesamaan dan adanya hubungan
serta kaitan logis dan kronologis atas kepentingan yang terkandung didalamnya
dikelompokkan kedalam satu golongan.
Prinsip klasifikasi ialah mengarah kepada penataan susunan arsip yaitu
mengatur, mengelompokkan dan menyimpan ke dalam unit-unit kecil.
Menurut MIlis (1991: 48), bahwa agar olah klarifikasi itu effektif
diperluhkan syarat-syarat antara lain sebagai berikut :
a.
Harus tertulis
b.
Golongan masalah dan perincian harus sesuai dengan fungsi dan kegiatan
kantor
c.
Istilah yang dipakai untuk masalah harus singkat tetapi mampu memberikan
pengertian, mudah dipergunakan secara teknis ilmiah tertentu
d.
e.
Perincian tidak terurai dan sebaliknya untuk melebihi dari tiga tingkatan
masalah
f.
g.
h.
yang diterima disimpan berdasarkan tanggal surat, bulan dan tahun surat tersebut.
Untuk memperoleh penghematan tenaga, waktu dan tempat, penulisan
pokok surat dilakukan dengan cara memberikan kode. Kode merupakan alat untuk
memastikan dan mengenal masalah utama sampai dengan perinciannya, dan
mengatur susunan berkas dalam penyimpanannya. Dalam membuat, kode dapat
digunakan huruf angka, atau gabungan huruf dan angka.