Tutorial OpenOffice.

org Writer : Penggunaan Mail Merge

Oleh : M. Akbar Pahla KS. *

Di dalam melaksanakan tugas-tugas administrasi rutin, seringkali kita perlu membuat suatu dokumen semacam surat
undangan, yang mana isi dari surat undangan tersebut adalah sama, tapi para penerimanya berbeda. Dengan fasilitas
mail merge ini, maka hal tersebut di atas dapat dilakukan dengan mudah.

Artikel ini akan memandu anda langkah demi langkah dalam memanfaatkan fasilitas mail merge. Dimana ada 2 hal
penting yang perlu anda pahami untuk memanfaatkan fasilitas mail merge ini, yaitu :
– Data Source ;
– Master Naskah.

I. Data Source

Data source adalah database yang berisi data-data yang akan digunakan pada dokumen mail merge kita. Misalnya,
kita akan membuat surat undangan, maka data-data tentang nama, alamat, dll dari si penerima undangan
tersebut disimpan pada data source tadi. Dan data source pada OpenOffice.org ini sangatlah fleksibel, dimana kita
dapat menggunakan file spreadsheet (.ods, .xls), file text, atau database (dBase, MySQL, dll) sebagai suatu data
source.

Ada 2 hal yang harus dilakukan terhadap Data Source ini, yaitu membuat data source itu sendiri dan
meregisterkannya agar dapat digunakan pada dokumen mail merge kita.

a. Membuat Data Source

Seperti yang telah disebutkan di atas bahwa data source pada OpenOffice.org ini sangatlah fleksibel, namun
pada artikel ini penulis hanya akan membahas pembuatan data source dengan spreadsheet (.ods).

Misalkan data source kita akan menampung data-data tentang Nama, Alamat, Kota, Kode Pos, maka buatlah
spreadsheet seperti di bawah ini :

Kemudian save dengan nama data_source.ods

b. Meregisterkan Data Source

Agar data source yang telah kita buat itu dapat digunakan pada dokumen mail merge kita, maka kita harus
meregisterkan terlebih dahulu data source tersebut, dengan cara :

1. Klik File → Wizards → Address Data Source... ;

2. Klik Other external data source kemudian klik Next ;
3. Klik Settings ;

4. Pilih Database Type → Spreadsheet kemudian klik Next ;

5. Masukkan dokumen spreadsheet yang akan dijadikan data source, kemudian klik Finish.
 6. Klik Next (Jangan klik Field Assignment, karena data source kita adalah spreadsheet) ;

7. Beri nama file data source kita pada kolom Location dan Address book name. Kemudian klik Finish.

II. Master Naskah

Master Naskah ini adalah template dari dokumen mail merge yang akan kita buat. Pada dokumen ini kita akan
menuangkan text dan field-field tertentu dari data source yang ingin ditampilkan. Misalnya, kita ingin membuat
surat undangan, maka pada dokumen ini kita tuangkan text undangan tersebut beserta field-field Nama, Alamat,
Kota, Kode Pos dari data source yang telah dibuat.

a. Membuat Master Naskah

1. Buat dokumen baru dengan cara : Klik File → New → Text Document ;
2. Ketik semua text yang ingin ditampilkan, kemudian klik View → Data Source (atau tekan F4) ;
3. Tambahkan field-field dari data source yang ingin ditampilkan pada dokumen kita, dengan cara klik Field
Heading kemudian drag ke dokumen kita, seperti gambar di bawah ini :
b. Mencetak Master Naskah

Master naskah dapat dicetak langsung ke printer atau ke file. Adapun caranya adalah sebagai berikut :

1. Klik File → Print... kemudian klik Yes ;

2. Tentukan record-record yang akan dicetak (default All), dan output cetakan (Printer atau File)
 3. Khusus untuk pencetakan ke File, beri nama file dan klik Save.

Penutup

Demikian tutorial tentang penggunaan mail merge ini, semoga bermanfaat.

Selamat Mencoba !

Bandung, 06 Januari 2010

Daftar Referensi :
1. Adielsson, M, Byfield, B, Detwiler, D, Fox, M, Hess, T, Iorio, L, Keel, SA, Kronenberger, S, Laurenson, I, Miller, P, Rhoades, S, Roberts, I, Scott, R,
Tobias, BM, Waterman, C, Worthington, L, Belzunce, A, Carrera, D, Duperval, L, Greif, K, Hillier-Brook, P, Kane, J, Kotsarinis, M, Kupfer, P,
Madden, A, Ponzi, V, Roberts, C, Schnabl, G, Swisher, M, Weber, JH, Wickham, B, Zarri, M 2008, 'OpenOffice.org 3 Writer Guide', dilihat tanggal
06 Januari 2010, <http://documentation.openoffice.org/manuals/userguide3/0200WG3-WriterGuide.pdf> ;

*) Tentang Penulis :
- Email : myakbar@gmail.com
- Blog : http://myakbar.wordpress.com

Tutorial OpenOffice.org Writer : Penggunaan Mail Merge by M. Akbar Pahla KS. is licensed under a Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0
Unported License.
Permissions beyond the scope of this license may be available at http://myakbar.wordpress.com/informasi-lisensi