Anda di halaman 1dari 21

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

MACHINING 2013

MACHINING 2013
HIMPUNAN MAHASISWA MESIN
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

Sekretariat
Gedung Labtek II Institut Teknologi Bandung
Jalan Ganesha 10, Bandung 40132
Email
hmmitb@yahoo.com
Contact Person
Evan Philander (085771174807)

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Setiap tahunnya, Institut Teknologi Bandung (ITB) menerima mahasiswa baru yang telah
menjalani proses seleksi dari berbagai jalur. Mahasiswa baru ini akan menjalani Tahap
Persiapan Bersama (TPB). TPB merupakan tingkatan pertama untuk semua mahasiswa
fakultas di ITB. Tahun ini, Fakultas Teknik Mesin dan Dirgantara (FTMD) 2013 yang telah
melewati masa TPB akan memasuki Program Studi yang tersedia di FTMD: Teknik Mesin,
Aeronotika dan Astronotika, atau Teknik Material.
Penjurusan ini mempunyai mekanisme berdasarkan minat, kapasitas masing-masing program
studi, dan kemampuan akademik masing-masing mahasiswa. Setelah mahasiswa Teknik
Mesin 2013 memasuki program studi, mereka akan mengikuti kegiatan kemahasiswaan yang
ada. Pada umumnya, mereka masih belum memahami benar tentang keprofesian ataupun
kegiatan kemahasiswaan program studi. Maka dari itu akan diadakan kegiatan Machining
sebagai sarana pengenalan himpunan dan memfasilitasi Teknik Mesin 2013 agar menjadi
mahasiswa yang kritis, berinisiatif, dan sistematis

VISI

Angkatan Teknik Mesin 2013 yang solid dan memahami dasar-dasar berhimpun

MISI

Membentuk angkatan teknik mesin 2013 yang solid.

Menjadikan angkatan teknik mesin 2013 yang memahami nilai dan budaya HMM.

Menjadikan angkatan teknik mesin 2013 yang mengerti tentang esensi berhimpun.

Menjadikan angkatan teknik mesin 2013 yang mengerti tentang visi BP HMM
2014/2015.

STRUKTUR KEPANITIAAN
Pelindung
Wakil Dekan Bidang Akademik FTMD ITB

: Hari Muhammad, Ph.D.

Ketua Program Studi Teknik Mesin ITB

: Prof. Dr. Ir. Zainal Abidin

Pembina

: Vani Virdyawan, M.T.

Penanggung Jawab

: Muhammad Faisal Fachri (13112102)

Ketua

: Evan Philander

(13112027)

Sekretaris Jenderal

: Andika Januari Pratama

(13112022)

: Muhammad Fazjri K.W


: Ainur Rohmah

(13112127)
(13112141)

Administrasi
Tim Keuangan

Kepala Bidang Manajemen Sumber Daya Manusia: Dewantara Akbar

(13112073)

Kepala Bidang Materi & Metode

: Edo Ronaldo

(13112134)

Kepala Bidang Lapangan

: Nashirul Haq

(13112096)

: Muhammad Rifky Akbar


Naufan Yuqa Satrio
Heza Failasuf Akbar
Fajar Fathiawan Pambudi
Kevin Ferdyamin
: Dimas Adityasono
: Muhammad Hanif G.
: Aldiansyah Nuzuar P.
: Adang Sukmana
: Trianggi Putra Siregar

(13112011)
(13112035)
(13112079)
(13112125)
(13112131)
(13112105)
(13112071)
(13112058)
(13112052)
(13112087)

Komandan Lapangan

Ketua Divisi Keamanan


Ketua Divisi Tata Tertib
Ketua Divisi Medik
Ketua Divisi Logistik
Ketua Divisi Publikasi & Dokumentasi

LPJ
BIDANG
KESEKJENAN

LPJ SEKRETARIS JENDERAL


MACHINING 2013
(Andika Januari Pratama - 13112022)

Deskripsi Kerja
Status

Bertanggung jawab kepada Ketua Machining 2013


Membawahi Divisi Administrasi dan Tim Keuangan

Wewenang

Membuat keputusan dalam lingkup Kesekjenan


Mengawasi keberjalanan kepanitiaan Machining 2013
Mewakili ketua apabila berhalangan

Tugas

Membantu ketua dalam mengawasi kinerja kepanitiaan, ketercapaian linimasa, dan


kelancaran koordinasi
Mengurus birokrasi dan perizinan kegiatan Machining 2013

Alur Kerja

Sekretaris
Jenderal
Administrasi

Tim
Keuangan

Jumlah Sumber Daya Manusia


No.
Nama
1
Andika Januari Pratama
2
Muhammad Fazjri Karta Wijaya
3
Ainur Rohmah

NIM
13112022
13112127
13112141

Jabatan
Sekretaris Jenderal
Administrasi
Tim Keuangan

Pembagian Sistem Kerja


Bidang kesekjenan merupakan sistem pendukung keberjalanan Machining 2013. Seperti yang
digambarkan pada alur kerja, sekretaris jenderal dibantu oleh bagian Adminitrasi dan Tim
Keuangan yang memiliki tugas dan wewenangnya masing-masing.
Secara umum, Administrasi mengatur berbagai hal yang berkaitan dengan kesekretariatan,
seperti kebutuhan surat-menyurat, proposal kegiatan, notula hearing/rapat/forum, dan
penyusunan LPJ. Tim Keuangan bertugas untuk menyusun rancangan keuangan, laporan
keuangan, mengatur cashflow, serta mengembangkan finansial kegiatan Machining 2013.
Sekretaris Jenderal memiliki peran untuk mengkoordinasikan divisi-divisi yang berada dalam
lingkup kesekjenan. Diawal keberjalanan kepanitiaan, Sekretaris Jenderal memberikan
arahan-arahan kepada Divisi Administrasi dan Tim Keuangan mengenai deskripsi kerja, SOP,
dan timeline kerja. Selama keberjalanan kepanitiaan, Sekretaris Jenderal memantau
sekaligus membantu menyelesaikan permasalahan terkait bidang kesekjenan yang sulit
untuk diselesaikan sendiri oleh kepala divisi tersebut. Selain itu, Sekretaris Jenderal
mengurus brikorasi terkait perizinan Machining 2013 dalam lingkup HMM, Fakultas, hingga
ITB (LK-ITB, SP-ITB, K3L ITB).
Sekretaris Jenderal juga memiliki peran untuk membantu Ketua dalam mengkoordinasikan
kepanitiaan Machining 2013. Secara formal, koordinasi antar elemen kepanitiaan dilakukan
melalui rapat koordinasi yang dilakukan 1 pekan sekali. Dalam rapat tersebut kabid dan
kadiv menyampaikan secara ringkas progress report yang telah berjalan dan targettarget serta rencana satu minggu kedepan. Hal tersebut juga disampaikan kepada
Steering Comitte (SC) dalam hal ini Divisi Kaderisasi BP HMM ITB 2014/2015. Secara
informal, Sekretaris Jenderal berinteraksi secara langsung dengan Kabid/Kadiv untuk
mendengarkan keluhan dan permasalahan yang muncul selama keberjalanan kepanitiaan
yang belum tersampaikan dalam rapat koordinasi. Kunjungan kultural ini juga sekaligus
menjadi ajang untuk membangkitkan visi-misi Machining 2013, serta menjadi katalis dalam
penyebaran informasi.
Standard Operational Procedure (SOP)
SOP akan dijelaskan oleh bagian Administrasi dan Tim Keuangan
Laporan Kerja
No
1
Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi
Tujuan
Parameter keberhasilan
Pelaksanaan

Laporan Kerja
Membantu ketua dalam mengawasi kinerja kepanitiaan,
ketercapaian linimasa, dan kelancaran koordinasi
Andika Januari Pratama
Supervisi dan evaluasi kinerja kepanitiaan
Mencapai linimasa
Machining 2013 berjalan sesuai dengan linimasa

Evaluasi
Saran
Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi
Tujuan
Parameter keberhasilan
Pelaksanaan
Evaluasi
Saran

Kendala Keseluruhan

Evaluasi Keseluruhan

Saran untuk kedepannya

Perizinan kegiatan Machining 2013


Andika Januari Pratama
Mengurus birokrasi dan perizinan hal-hal yang berkaitan
dengan Machining 2013
Memperoleh izin kegiatan serta izin untuk menggunakan
sarana dan prasarana dalam kawasan ITB
izin didapatkan sebelum kegiatan dilaksanakan

LPJ ADMINISTRASI
MACHINING 2013
(Muhammad Fazjri Karta Wijaya 13112127)

Deskripsi Kerja
Status

Bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal


Pelaksana tugas yang berkaitan dengan administrasi dan kesekretariatan

Wewenang

Membuat penjabaran terkait fungsi kesekretariatan

Tugas

Membuat notula dalam setiap rapat/hearing/forum Machining 2013


Menjadi notulis dalam setiap rapat/hearing/forum Machining 2013
Menyusun mekanisme surat masuk dan keluar
Membuat surat untuk berbagai keperluan kepanitiaan
Menyusun proposal kegiatan
Menyusun konsep laporan pertanggung jawaban Machining 2013
Membuat Rancangan Anggaran Belanja (RAB) kesekretariatan

Alur Kerja

Administrasi

Sekretaris I

Sekretaris II

Jumlah Sumber Daya Manusia


No
Nama
1
Muhammad Fazjri Karta Wijaya
2
Meitha Anindya
3
Robertus Kristianto Sukoco

NIM
13112127
13112022
13112091

Jabatan
Kepala Administrasi
Sekretaris I
Sekretaris II

Pembagian Sistem Kerja


Deskripsi Kerja Kepala Administrasi

Deskripsi Kerja Sekretaris I

Deskripsi Kerja Sekretaris II

Standard Operational Procedure (SOP)


Mekanisme Surat Keluar

sekretaris II mendata kebutuhan surat

Sekretaris I membuat surat

Kepala Administrasi memeriksa surat sekaligus meminta


nomor surat kepada sekretaris/sekretaris jenderal BP HMM
2014/2015
Surat di cetak oleh kepala Administrasi dan diserahkan
kepada sekretaris jenderal Machining 2013

Tanda tangan dan cap surat diakomodasi oleh sekretaris


jenderal Machining 2013

Sistem Penomoran Surat


Sistem penomoran surat kegiatan Machining 2013 berasal dari sistem penomoran surat BP
HMM 2014/2015 .
(No)/HMM/BP2014/PKA/(Bulan)/(Tahun)
No

: Nomor urut surat

PKA

: Pengembangan Karakter Anggota (Machining merupakan proker divisi PKA BP


HMM ITB 2014/2015)

Bulan

: Bulan ditulis dalam huruf romawi saat surat dikeluarkan

Tahun

: Tahun saat surat dikeluarkan

1. Setiap surat wajib dibubuhi tanda tangan ketua Machining 2013 (dikanan) dan ketua
Himpunan Mahasiswa Mesin ITB 2014/2015
2. Meknisme penandatanganan surat/proposal mengikuti aturan Z Terbalik
3. Sekretaris Jenderal mengakomodasi tanda tangan ketua Machining dan ketua HMM ITB
2014/2015 yang diberi cap pada sebelah kiri tanda tangan
4. File surat disimpan dengan nama : (perihal surat)-(Tanggal).docx
Mekanisme penyusunan notula
1. Notula dibuat oleh Kepala Administrasi, Sekretaris I, Sekretaris II, atau orang yang
ditunjuk oleh Kepala Administrasi (jika bagian Administrasi sedang berhalangan)
2. Notula disimpan dengan format : Notula (Hearing/Rapat/Forum) #(Nomor Notula).docx
3. Templat notula seperti pada gambar berikut :

Laporan Kerja
No
1
Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi
Tujuan
Parameter Keberhasilan
Pelaksanaan

Laporan Kerja
Penomoran surat
Muhammad Fazjri Karta Wijaya
Memberikan nomor pada usrat-surat yang akan
dikeluarkan
Surat yang dkeluarkan sah dan mengikuti aturan yang
berlaku
Semua surat diberi nomor sesuai mekanisme yang
berlaku
Setiap surat yang keluar berhasil diberi nomor sesuai
mekanisme yang berlaku

Evaluasi

Saran

Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi
Tujuan
Parameter Keberhasilan
Pelaksanaan
Evaluasi
Saran
Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi
Tujuan
Parameter Keberhasilan
Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi
Tujuan
Parameter Keberhasilan
Pelaksanaan

Terjadi kesalahan penomoran ketika isi surat yang


diserahkan ke Fakultas harus mengalami revisi,
terutama pada kolom bulan. Seperti, surat masuk pada
akhir bulan Juli, kemudian mengalami revisi isi dari
Fakultas sehingga surat tersebut masuk ke Fakultas
lagi pada bulan Agustus, sehingga VII harus diganti
dengan VIII.
Perlu diberlakukan pemeriksaan secara berkala
terhadap surat-surat yang akan diserahkan kepada
pihak luar.
Pengoordinasian Sekretaris I dan Sekretaris II
Muhammad Fazjri Karta Wijaya
Bekerjasama untuk menyukseskan fungsi dan kerja
Tim Administrasi

Pembuatan Proposal
Muhammad Fazjri Karta Wijaya
Membuat proposal kegiatan yang ditujukan ke
Fakultas dan LK
Legalisasi kegiatan Machining 2013 oleh FTMD dan
ITB (LK, SP, K3L)
Proposal kegiatan selesai sesuai dengan linimasa tanpa
ada revisi
Proposal selesai tidak sesuai dengan linimasa
(cenderung mendekati hari H) dan mengalami 1 kali
revisi dari pembina kegiatan Machining 2013 (Bpk.
Vani Virdyawan)
Deskripsi dan konsep kegiatan sangat bergantung pada
Hearing kegiatan Machining, sehingga menimbulkan
efek domino. Jika 1 terlambat maka yang lainpun akan
terlambat. Secara garis besar revisi yang terjadi
terdapat pada tipografi proposal, berupa penulisan
huruf kapital, akronim, dan paragraf.
Sebaiknya deskripsi dan konsep kegiatan sudah harus
mencapai final minimal 2 minggu sebelum kegiatan,
sehingga pembuatan proposal tidak sering mengalami
revisi dan dapat dilakukan pemeriksaan secara teliti
terlebih dahulu.
Pendataan kebutuhan surat
Robertus Kristianto Sukoco
Mendata kebutuhan surat yang akan digunakan untuk
menunjang kegiatan Machining 2013
Mendapatkan data jenis-jenis surat yang akan dibuat
Tidak adanya surat yang dibuat secara mendadak
Pengambilan data dilakukan secara tidak teratur.

Evaluasi

Saran
5

Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi
Tujuan
Parameter Keberhasilan
Pelaksanaan
Evaluasi

Saran
6

Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi
Tujuan
Parameter Keberhasilan
Pelaksanaan
Evaluasi
Saran
Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi
Tujuan
Parameter Keberhasilan
Pelaksanaan
Evaluasi
Saran
Nama Kegiatan
Penanggung Jawab

Deskripsi
Tujuan

Parameter Keberhasilan
Pelaksanaan
Evaluasi
Saran

Tidak adanya mekanisme pasti pengambilan data


kebutuhan surat secara berkala menyebabkan adanya
beberapa surat yang dibuat secara mendadak.
Perlu dibuatkan suatu mekanisme pengambilan data
kebutuhan surat secara berkala.
Designing
Robertus Kristianto Sukoco
Membuat layout proposal dan LPJ
Menambah daya tarik serta menghindari kemonotonan
proposal dan LPJ
Adanya desain layout proposal dan LPJ
Proposal dan LPJ yang telah dibuat kemudian diberi
desain layout
Pembuatan desain dilakukan setelah berkas proposal
selesai, sehingga membuat proposal semakin lama
selesai. Sedangkan, desain layout LPJ berjalan secara
paralel dengan penyusunan LPJ.
Penyusunan berkas proposal dan pembuatan desain
proposal sebaiknya dilakukan secara paralel
Pembuatan Surat
Meitha Anindya
Membuat surat untuk berbagai keperluan Machining
2013

Pembuatan dan Rekapitulasi Notula


Meitha Anindya
Membuat notula rapat/hearing/forum Machining 2013

Penyusunan LPJ
Muhammad Fazjri Karta Wijaya
Meitha Anindya
Robertus Kristianto Sukoco
Membuat LPJ setelah Machining selesai
Membuat dan mengkompilasi laporan hasil kerja
dan pertanggungjawaban dari masing masing bidang
dan divisi
Semua bidang dan divisi mengumpulkan laporan
pertanggungjawaban tepat waktu

Kendala Keseluruhan

Evaluasi Keseluruhan

Saran untuk kedepannya

LPJ TIM KEUANGAN


MACHINING 2013
(Ainur Rohmah 13112141)

Deskripsi Kerja
Status

Bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal Machining 2013


Pelaksana tugas yang berkaitan dengan finansial

Wewenang

Mengatur Rancangan Anggaran Belanja (RAB) dan pengalokasian dana Machining


2013

Tugas

Membuat Rancangan Anggaran Belanja (RAB) Keseluruhan


Mengatur cashflow
Merancang Business Plan
Menerima dana dari Fakultas
Mendistribusikan dana sesuai dengan RAB

Alur Kerja

Tim Keuangan

Pengembangan
Dana

Bendahara

Jumlah Sumber Daya Manusia


No
Nama
1
Ainur Rohmah
2
Joseph Hans

NIM
13112141
13112007

Jabatan
Kepala Pengembangan Dana
Bendahara

Pembagian Sistem Kerja


Deskripsi Kerja Kepala Pengembangan Dana
Kepala Pengembangan Dana merancang strategi-strategi bisnis yang mungkin utnuk
dilakukan serta memberikan profit yang memadai. Profit yang didapatkan akan diserahkan
kepada bendahara, sedangkan modal akan terus diputar untuk meraih profit yang lebih besar
lagi. Selain itu, Kepala Pengembangan Dana juga bertugas untuk terus mem-follow-up
likuidifikasi dana kegiatan dari FTMD.
Deskripsi Kerja Bendahara
Tugas utama bendahara yakni berkaitan dengan proses pengaturan cashflow selama kegiatan
Machining 2013. Bendahara menerima pemasukan dari Kepala Pengembangan Dana.
Kemudian, Bendahara mendistribusikan uang sesuai dengan RAB yang telah disusun.
Transparansi keuangan dilakukan dengan melaporkan jumlah pemasukan dan pengeluaran,
serta transaksi-transaksi terkait secara berkala melalui laporan keuangan.
Standar Operational Procedure
Mekanisme Laporan Keuangan

Semua bukti transaksi (Nota) diserahkan


kepada bendahara

Bendahara menyusun dan mem-balance Jurnal


Umum Akuntansi Keuangan Setiap hari

Bendahara menyusun dan mem-balance Jurnal


Penutup Akuntansi diakhir bulan

Bendahara membuat laporan keuangan yang


dipublikasikan sebulan sekali
1. Setiap transaksi dicatat di jurnal umum setiap harinya
2. Nota diberi nomor secara berurutan dimulai dari angka 1,2,3,.......,n sesuai dengan urutan
nota yang masuk ke bendahara.

Laporan Kerja
No
1
Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi
Tujuan
Parameter Keberhasilan
Pelaksanaan
Evaluasi
Saran
2
Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi
Tujuan
Parameter Keberhasilan
Pelaksanaan
Evaluasi
Saran
Kendala Keseluruhan

Evaluasi Keseluruhan

Saran untuk kedepannya

Laporan Kerja

LPJ
BIDANG
MSDM

LPJ MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA


MACHINING 2013
(Dewantara Akbar 13112073)
Deskripsi Kerja
Status
Wewenang
Tugas