Anda di halaman 1dari 8

Yang dimaksud dengan Job analysis, Job Description, dan Job specification,

Menurut Kep. 49 Men/2004- Ketentuan dan Skala Upah . Adalah sebagai


berikut :
Jabatan

adalah

sekumpulan

pekerjaan

dalam

organisasi

atau

perusahaan. Analisa Jabatan adalah proses methode secara sistematis untuk


memperoleh data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan yang
dipergunakan

untuk

berbagai

kepentingan

program

kelembagaan,

ketatalaksanaan dan menejemen sumber daya manusia.


Uraian Jabatan adalah ringkasan aktivitas aktivitas yang terpenting
dari suatu jabatan, termasuk tugas dan tanggung jawab dan tingkat pelaksanaan
jabatan
tersebut.
Job Specification merupakan bagian dari Job description yang meliputi
Pendidikan, Pelatihan/Kursus, Pengalaman Kerja, Psikologi ( bakat kerja,
tempramen kerja dan minat kerja), masa kerja
a. Job Analysis ( analisa pekerjaan ) didefinisikan oleh Siswanto
(2002:128) sebagai

suatu

aktivitas

untuk

mengkaji,

mempelajari,

mengumpulkan, mencatat, dan menganalisa ruang lingkup suatu pekerjaan


secara
sestematis dan sestematik
b .Job Description ( uraian jabatan ) menurut Siswanto ( 2002:128 ) adalah
rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban,
tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan
tersebut dikerjakan.
a. Job Spesification ( Spesifikasi jabatan ) menurut Nitisemito (1980:26)
merupakan suatu informasi tentang syarat syarat yang diperlukan bagi setiap
karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik.
Penjelasan :
Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :
1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
2. Pekerja yang bersangkutan

3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu


4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan

Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk


analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :
1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang
Jabatan
2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang
yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya
3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau
mempelajari buku catatan harian
Informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat digolongkan dalam
beberapa butir berikut:
1. Nama jabatan, lokasi ketja, range upah
2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada
pemangku jabatan
4. Peralatan dan bahan yang digunakan
5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja
6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain
Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan
tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan
gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau
kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
a. Penyusunan organisasi baru
b. Penyempumaan organisasi yang sekarang
c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap
jabatan

2. Kepegawaian
a. Rekrutmen seleksi/penempatan
b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
e. Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
a. Tata laksana
b. Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan
untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil
yang diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari datadata jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi
informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian
jabatan (Job Description).
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
1. Uraian Jabatan (Job Description).
2 Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job
Requirement)
Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung
jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada.
Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk
menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya
pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan
wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya
meliputi :
1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan
nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan

2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut;


yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan
atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari
Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara
tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab
pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan,
dan bagaimana cara melaksanakannya
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini
menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan
tingkat pengawasan yang terlibat
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal
dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya
dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari
suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain
terutama kondisi kerja yang berbahaya
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas
Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi
oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugastugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat
disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun
secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan
adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

Kegunaan Analisa Jabatan


Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan
mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai
baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan
kerja

Contoh Job Description Dan Job Specification :


Job Description dan Job Specification pada jabatan SUPERVISOR didalam
suatu perusahaan. Job Description (Supervisor)

Jabatan pekerjaan : SUPERVISOR

Bertanggung Jawab Kepada : MANAGER / ASST.MANAGER

Sasaran Tugas :
Supervisor bertanggung jawab untuk mengatur, mengontrol dan

meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia ,bahan baku setengah jadi/jadi


dan mesin mesin produksi didalam wilayah tanggung jawabnya guna
memaksimalkan effisiensi, meminimalkan biaya dan menghasilkan bahan
setengah jadi/jadi yang memenuhi standard kebutuhan pelanggan.

Struktur Pelaporan : Supervisor bertanggung jawab kepada Manager .

Sifat & Lingkup : Proses A merupakan proses antara x dengan y di

divisi z dimana hasil proses y masih dalam bentuk setengah jadi, diproses
lanjut secara xyz guna mencapai produk dengan keadaan tertentu sebelum
kemudian dikirim ke y. Supervisor harus mampu mensupervisi secara langsung
kepala regu dibawah tanggung jawabnya (serta mampu mensupervisi secara

tidak langsung semua karyawan yang berada dibawah tanggung jawabnya) dan
mampu bekerja sama secara efektif dan efisien dengan semua bagian lain
terkait

dengan

bagiannya(PPIC,QC,Maintenance,Electric,dll.

guna

memproduksi bahan jadi pada tingkat biaya yang rendah dan memenuhi batas
Volume & Waktu pengiriman bahan jadi yang telah direncanakan.

Hasil Utama & Tantangan :

1.

Diharapkan memiliki ketrampilan dan pengetahuan atas Proses dari

setiap mesin yang menjadi tanggung jawabnya tersebut.


2.

Diharapkan memiliki pengetahuan atas aplikasi produk dari pelanggan

(Customer Product Knowledge)


3.

Diharapkan untuk mengatur program perbaikan berkelanjutan guna

mengeliminasi bahan tidak jadi (afvalan) dan meningkatkan efisiensi.

Tanggungjawab Utama :

1.

Bertanggung jawab dalam melakukan supervisi langsung terhadap kepala

regu yang dibawahinya (serta mampu mensupervisi secara tidak langsung


semua karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya), hal ini termasuk
dalam memberikan bimbingan/pelatihan kepada anak buah guna mencapai
tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan
mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku
di perusahaan .
2.

Bertanggung jawab dalam mencapai tingkat kuantitas (output) ,kualitas

dan schedule produksi serta tingkat utilisasi mesin produkssi yang telah
ditetapkan dan disepakati bersama.
3.

Bertanggung jawab dalam pemenuhan standard kualitas hasil produksi

sesuai dengan tingkat kebutuhan customer & schedule pengiriman hasil


produksi sesuai PPIC schedule.
4.

Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja dan standard kebersihan

lingkungan kerja (keteraturan/kerapihan lingkungan kerja).


5.

Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja

sama team yang solid.

6.

Bertanggung jawab dalam membuat laporan secara berkala kepada

atasannya atas hasil kerjanya beserta analisa permasalahannya, tindakan


tindakan perbaikan atas permasalahan tersebut serta batas waktu estimasi
penyelesaian masalahmasalah tersebut secara singkat , padat dan kongkrit.

Wewenang :

1.

Wewenang dalam mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan

kententuan/peraturan yang berlaku di perusahaan.


2.

Wewenang dalam menghentikan dan mengatur pengoperasian mesin

mesin produksi guna mencapai hasil produksi yang sesuai dengan kebutuhan
pelanggan serta pemenuhan batas waktu pengiriman hasil produksi.

Job Specification (Supervisor)


Job Specification / Spesifikasi Pekerjaan Terdiri atas:

Job requirements

Job qualifications

Minimun hiring requirements

Contoh spesifikasi pekerjaan :


I. Nama jabatan

: Supervisor

Departemen

: Produksi/Lapangan

Lokasi

: Pabrik induk, jakarta

Pengawas

:Manager / Asst. Manager

Kode jabatan

: NA-101

Tanggal

: 16 November 2007

Disetujui oleh

: General Manajer M.wahyu Arya P,SE,M.Si.

II. Faktor-faktor keahlian


Pendidikan
Pengalaman

: Diperlukan lulusan Sarjana (S-1) semua jurusan


: Tidak diutamakan, karena akan diberikan training dan
pelatihan pelatihan lainnya

Komunikasi

: Keahlian dalam berbicara dan berkomunikasi sangat


penting untuk mengarahkan semua karyawan yang
berada dibawah tanggung jawabnya

III. Faktor-faktor Sumber Daya


Tuntutan mental : Inisiatif, kreatif, supel, dan kecerdasan, merupakan hal
wajib karena mereka harus berhadapan langsung dengan karyawan

IV. Kondisi kerja : Pekerjaan sebagian besar berada dan dilakukan dibagian
produksi/lapangan