KOMUNIKASI BISNIS

PROSES KOMUNIKASI BISNIS

AMALIA AGUSTINA
212013451

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
PALEMBANG
2014

Proses Komunikasi Bisnis

Dalam komunikasi bisnis dikenal tiga level komunikasi, yakni komunikasi massa,
komunikasi kelompok dan komunikasi interpersonal. Komunikasi massa dalam
komunikasi bisnis diperlukan untuk menyampaikan pesan kepada publik dan
menerima pesan dari publik. Agar komunikasi bisnis pada level komunikasi massa
berjalan dengan efektif perlu mengetahui karakteristik komunikasi massa, yakni
(1) sumbernya terlembagakan, (2) pesannya bersifat publik, (3) medianya
bersifat simultan dan periodik, (4) khalayak heterogen, anonim dan tersebar,
serta (5) efeknya tidak seketika. Komunikasi kelompok dalam komunikasi bisnis
bentuknya sangat bergantung pada jenis kelompok yang dibentuk. Ada beberapa
jenis kelompok, seperti (1) kelompok kerja, (2) focus group, (3) komite, (4)
konferensi media, (5) rapat publik. Kegiatan komunikasi bisnis pada level
komunikasi kelompok ini amat dipengaruhi budaya. Komunikasi bisnis juga
berlangsung dalam level komunikasi interpersonal. Komunikasi interpersonal ini
merupakan kegiatan memunculkan makna melalui pertukaran pesan. Agar kita
memanfaatkan komunikasi interpersonal ini dengan baik kita harus mengingat 10
prinsip komunikasi bisnis. Juga harus mempertimbangkan proses simplifikasi dan
abstraksi saat mengubah gagasan menjadi pesan. Dalam menyampaikan pesan
tersebut, kita juga harus memperhatikan siapa penerima pesan tadi.
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok
yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai
berikut:
1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu
gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation
ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber
menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau
lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan
mempunyai efek terhadap orang lain.
3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah
disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara
berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada
langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat
untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah
komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi
tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat
mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP
(overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi

dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima
seperti yang dikehendaki.
4. Langkah keempat , perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu
bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena
jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini,
penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi
terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding)
merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran
penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami
suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.
5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik
yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah
disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima
terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun
tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun
menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk
mengevaluasi efektivitas komunikasi.

KOMUNIKASI INTERNAL
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat
berjalan.
Berikut terdapat empat Dimensi Komunikasi Organisasi :
1. Downward communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orangorang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada
bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian
atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan
tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c)
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures
and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level
(1972): 1. Metode tulisan 2. Metode lisan 3. Metode tulisan diikuti lisan 4.
Metode lisan diikuti tulisan

2. Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan

(subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari
bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan
ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang
persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh
bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian
keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya
segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh
informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa
komunikasi ke atas terlihat amat sulit:
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami
pegawai
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang
disampaikan pegawai
3. Horizontal communication Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para
karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus
komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya
pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e)
Membina hubungan melalui kegiatan bersama
4. Interline communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi
melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam
komunikasi

lintas-saluran

ini

karena

biasanya

tanggung

jawab

mereka

berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi

lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu
berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi
untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintassaluran:
1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin
terlebih dahulu dari atasannya langsung
2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus
memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima
dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena
perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu
pesan atau informasi yangdisampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal
juga dengan 7 C, yaitu :
1.Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi
yang diperlukanagar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai
dengan harapan pengirim pesan.
2.Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam
jumlah katasekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna,
namun tetapmenonjolkan gagasannya
.3.Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan
danmengutamakan penerima pesan.
4.Concreteness (konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti
dan jelas.
5.Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan
mudahdiinterpretasikan serta memilik makna yang jelas.
6.Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk
hubungan baik dalam komunikas ibisnis.
7.Correctness (ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca
dan ejaandengan benar (formal atau resmi)