Anda di halaman 1dari 29

33

digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

BAB IV
DESKRIPSI INSTANSI DAN HASIL PENGAMATAN
A. Deskripsi Lembaga/Instansi
1.

Lokasi Pengamatan
Penulis mengambil lokasi pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57126
Telp (0271) 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
sebelumnya bertempat di jalan Kolonel Sutarto No. 174 A yang sekarang ini
digunakan sebagai depo ( tempat untuk penyimpanan ) arsip. Karena ada
perbaikan kantor maka Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
dipindahkan di jalan Kepatihan No. 3 Surakarta. Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta
Nomor 6 Tahun 2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur
penunjang Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan. Dipimpin
oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah dan
bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
2. Sejarah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk
berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001. Sebelum
dibentuk Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan
urusan pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Santor Sekretaris Daerah
Pemerintah Kota Surakarta, khususnya Bagian Umum. Namun setelah ada
keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan organisasi
dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerahpemerintah kota Surakarta menjadi pola
maksimal.
Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawaban
atas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 28 September
commit to user
1992 No. 061/029056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan
33

perpustakaan.uns.ac.id

34
digilib.uns.ac.id

pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutan


dari surat Walikota Madya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April
1992 yang berisi pengajuan permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja
Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai
jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri
persetujuan

mengeluarkan surat

atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat

Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan


peda tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.
Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebutlah
disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 tahun
1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan
Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal tersebut, terbentuklah Peraturan
Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.
Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua kali,
perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2
Tahun 1996 Tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya Daerah
Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah
Tingkat II Surakarta. Kemudian peraturan daerah diubah lagi dengan Peraturan
Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 Tentang
Perubahan Keduan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No.
1 tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat
Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Perubahan kedua
Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta
Tahun 1999 No. 31 Seri : D No. 12.
Adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta tentang
Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No.
1 tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat
Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta tersebut, maka
commit to user

35
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

penyeleggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani oleh


Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.
Adanya Undang-undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah
yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas, nyata dan
bertanggungjawab, maka demi kelancaran Penyelenggaraan Pemerintah Daerah
Kota Surakarta perlu adanya penataan kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota
Surakarta sesuai dengan Perturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang
pedoman Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah
Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam
Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 2001 No. 14 Seri : D 12 Tentang
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta.
Adanya Perturan Daerah No. 6 Tahu 2001 tersebut, maka dibentuklah
Kantor Arip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menangani
penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan daerah ini
kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan Wlikota Surakarta No. 36 Tahun
2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta. Kemudian muncul Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun
2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
3. Visi dan Misi
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mempunyai visi
dan misi. Adapun visi dan misi tersebut yaitu :
1.

VISI
"Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur
bertumpu pada informasi"

2.

MISI
1.

Menyediakan

dan melayani
commit to user
pengetahuan ilmiah.

kebutuhan

informasi

serta

36
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

2.

Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk


gemar membaca.

3.

Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang


modern

4.

Menjadikan

arsip

dan

perpustakaan

sebagai

pusat

ilmu

pengetahuan dan teknolog (IPTEK),sarana penelitian, sarana


rekreasi serta pendidikan.
5.

Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai


pembina kearsipan dan perpustakaan di instansi dan masyarakat.

4.

Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah


Kota Surakarta
1. Tugap pokok
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang
berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang
pemerintah daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah.
Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin oleh
seorang Kepala Kantor yang berkedudukan

dibawah dan

bertanggungjawab kepada Walokota melalui Sekretaris Daerah.


Tugas Pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di
bidang kearsipan dan perpustakaan.
2. Fungsi
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor
b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi, dan
pelaporan

commit to user
c. Pengelolaan dan pelayanan arsip

37
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

d. Pengelolaan perpustakaan
e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan
f. Penyelenggaraan sosialisasi
g. Pembinaan jabatan fungsional
5.

Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota


Surakarta
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif.
Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang
menentukan seluruh tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam suatu
organisasi.
Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 peraturan Daerah Kota
Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kota
Surakarta, maka ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokok
dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta. Adapun Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta sesuai dengan peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008
tentang Penjabaran

Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur organisasi adalah


sebagai berikut :

commit to user

38
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

Gambar 4.1 : Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta
KEPALA
SUB BAGIAN
TATA USAHA
JABATAN FUNGSIONAL
ARSIPARIS

STAF

PUSTAKAWAN

STAF
STAF

SEKSI
PENGELOLAAN
ARSIP

SEKSI
PENGELOLAAN
PERPUSTAKAAN

SEKSI
PENGELOLAAN
PERPUSTAKAAN

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta


Dibawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing
bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta adalah sebagai berikut :
a. Kepala kantor
Tugas pokok :
Melaksanakan urusan pemerintah di bidang kearsipan dan perpustakaan.
commit to user
Uraian tugas :

39
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

1) Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan kantor


sesuai dengan program pembangunan daerah (Propeda)
2) Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas
masing masing agar tercapai pemerataan tugas.
3) Mengawasi

pelasanaan

tugas

bawahan

agar

tidak

terjadi

penyimpangan.
4) Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan
hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
5) Menilai hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan
hambatan serta jalan keluarnya.
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Tugas pokok :
Melaksanakan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan sesuai
dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
Uraian tugas :
1) Menyusun program dan rincian kerja sub bagian tata usaha
berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor
2) Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas.
3) Mengelola

administrasi

surat-menyurat,

peralatan

dan

perlengkapan kantor, rumah tangga, perjalanan dinas, dokumentasi


dan perpustakaan serta hubungan masyarakat dan protokol.
4) Mengelola administrasi kepegawaian meliputi pengangkatan,
kenaikan pengkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan
gaji berkala dan tunjangan serta presensi atau daftar hadir pegawai.
5) Mengkoordinasi administrasi keuangan, anggaran rutin dan
pembangunan serta melakukan pengawasan laporan administrasi
keuangan bendahara rutin dan pembangunan dengan membutuhkan
paraf
commit to user

40
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

c. Seksi Pengelolaan Arsip


Tugas pokok :
Melaksanakan pembinaan teknik kearsipan, mengelola arsip dinamis serta
memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang
ditetapkan oleh kepala kantor.
Uraian tugas :
1) Menyusun program

dan rincian kerja seksi pengelolaan arsip

berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.


2) Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta
melaksanakan penyusutan arsip.
3) Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
5) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.
d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
Tugas pokok :
Melaksanakan pengadan, pengelolaan dan pemeliharaan bahan pustaka
sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
Uraian tugas :
1) Menyusun

program

dan

rincian

kerja

seksi

pengelolaan

perpustakaan berdasarkan rencana strategis dan program kerja


tahunan kantor.
2) Mengumpulkan data dan bahan untuk pengadaan bahan pustaka
3) Melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan cara yang telah
ditentukan.
4) Melaksanakan pengelolaan bahan pustaka meliputi inventarisasi,
klasifikasi, kategorisasi, shelving dan filling.
5) Melakukan pemeliharaan bahan pustaka.

commit to user

41
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

e. Seksi Pelayanan Perpustakaan


Tugas pokok :
Melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakaian
dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai
dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
Uraian tugas :
1) Menyusun program dan rincian kerja seksi pelayanan perpustakaan
berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
2) Melaksanakan pelayanan sirkulasi referensi.
3) Melaksanakan pelayanan pendidikan pemakai dan penyebarluasan
informasi.
4) Menyiapkan pelaksanaan bimbingan teknis serta pendidikan dan
pelatihan perpustakaan.
5) Melaksanakan pembinaan koleksi rutin dan berkala (stok opname).
Dibawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :
a. Kepala kantor, subbagian dan seksi dalam melaksanakan tugasnya
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang
ditetapkan oleh Walikota.
b. Kepala kantor, subbagian dan seksi dalam melaksanakan tugasnya
memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai
dengan bidang dan tugas masing-masing.
c. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala kantor, subbagian dan seksi dan
pejabat fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi secara vertikal maupun horisontal baik kedalam maupun antar
satuan organisasi dalam lingkungan pemerintah daerah serta instansi lain
sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.
commit to user

42
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

d. Kepala kantor, kepala subbagian dan kepala seksi bertanggungjawab dalam


memimpin, mengkoordinasikan, dan memberikan bimbingan serta petunjukpetunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing.
e. Kepala kantor, kepala subbagian dan kepala seksi wajib mengikuti dan
mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggungjawab pada atasan masingmasing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.
f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan
laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan kantor
yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala kantor, kepala subbagian dan
kepala seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan
penyusunan laporan lebih lanjut dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk
kepada bawahan.
h. Kepala

subbagian, kepala seksi, dan pejabat fungsional menyampaikan

laporan kepada kepala kantor dan berdasarkan hal tersebut kepala subbagian
tata usaha menyusun laporan berkala kepala kantor kepada Walikota melalui
Setda.
Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Meliputi :
a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Kepala kantor, Kepala subbagian, Kepala seksi dan pejabat fungsional di
lingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6.

Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip


Pengelolaan arsip terutama arsip dinamis, tentu membutuhkan sebuah

seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut, adapun mengenai pegawai


seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
terdiri dari tiga bagian yaitu :

commit to user

43
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

a. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip


Kepala seksi pengelolaan arsip saat ini di jabat oleh Bapak Sri Wahyudi, S.
Sos, M. Si. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :
1) Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis
inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
2) Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsip
berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
3) Membagi tugas kepada bawahan agar tercipta pemerataan tugas.
4) Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas.
5) Mengawasi

pelaksanaan

tugas

bawahan

agar

tidak

terjadi

penyimpangan
6) Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan
hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
7) Menilai hasil kerja secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.
8) Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
9) Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan
tahunan.
10) Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
11) Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas.
12) Melaporkan

hasil

pelaksanaan

tugas

kepada

atasan

sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.


13) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
b. Arsiparis
Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :
1) Menyusun progran dan rincian kerja seksi pengelola arsip bardasarkan
rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
2) Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
commit to user

44
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

3) Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta


melaksanakan penyusutan arsip.
4) Melaksanakan pelayanan kearsipan
5) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan
bahan petunjuk pemecahan masalah.
6) Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan
tahunan.
7) Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
8) Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas.
9) Melaporkan

hasil

pelaksanaan

tugas

kepada

atasan

sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.


10) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
c. Staf Pengelola Arsip
Staf pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta terdiri dari.
1. Mahalani Kurniawati, SE.
2. Slamet
3. Budi Sofyan Hadi
4. Agus Sudarnoto
Adapun mengenai tugas dari staf pengelola arsip adalah sebagai berikut :
1) Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta
melaksanakan penyusutan arsip.
2) Melaksanakan pelayanan kearsipan.
3) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan
bahan petunjuk pemecahan masalah.
4) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

commit to user

45
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

B. Hasil Pengamatan
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisik
arsip untuk dapat menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Dalam pengelolaan
arsip dinamis dibutuhkan prosedur dan penanganan yang tepat oleh pegawai yang
ahli di bidang kearsipan. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
adalah lembaga/instansi daerah yang mempunyai tugas untuk mengelola arsiparsip yang ada di instansi Pemerintah Kota Surakarta.
Pada bab ini penulis menguraikan hasil pengamatan yang dilakukan
selama kegiatan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada tanggal 4 Maret
sampai dengan 19 April 2013 di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta. Di dalam bab ini penulis akan membahas tentang prosedur pengelolaan
arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
1. Prosedur

Pengelolaan

Arsip

Dinamis

di

Kantor

Arsip

dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.


Prosedur pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta meliputi pengelolaan arsip dinamis
aktif dan pengelolaan arsip dinamis inaktif yang keduanya saling
berkaitan. Arsip dinamis aktif mempunyai masa penggunaan tertentu,
setelah masa tersebut berakhir arsip dinamis aktif tersebut dipindah
menjadi arsip dinamis inaktif dengan melalui prosedur tertentu. Prosedurprosedur tersebut yaitu :
1. Tahap penciptaan
Tahap penciptaan meliputi pengurusan surat masuk dan
keluar pada unit pengolah dan unit kearsipan dengan prosedur
berbeda pada setiap unitnya. Yang akan di bahas disini adalah
pengurusan surat pada unit kearsipan, yakni pada Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pengurusan surat dibagi
commit
menjadi 2 macam yaitu
: to user

46
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

a. Pengurusan surat masuk


1) Peneriamaan surat
a) Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu
kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk.
b) Apabila surat dikirim lewat pos maka harus
memeriksa

kebenaran

alamat

surat

dan

mengembalikannya bila terjadi kesalahan alamat


yang tercantum pada surat.
c) Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang
dituju.
d) Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.
e) Membuka

surat

terbuka

dan

memeriksa

kelengkapannya.
f)

Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat


diterima di belakang surat (Berlaku untuk surat
rahasia).

2) Pengarahan surat
a) Mengarahkan surat kepada pimpinan instansi bila
berkaitan dengan kebijakan.
b) Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah,
bila berkaitan dengan pekerjaan teknis.
3) Penilaian surat
Menentukan surat penting, rahasia, atau biasa.
4) Pencatatan surat
a) Surat masuk dilampirkan dan dicatat pada lembar
disposisi.
b) Mencatat surat penting pada kartu kendali yang
dibuat dalam tiga rangkap dengan warna yang
berbeda (putih, hijau, merah).
commit to user

47
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

c) Mencatat pada lembar pengantar yang dibuat dalam


dua rangkap.
d) Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang
dibuat dalam dua rangkap. Lembar pengantar
berfungsi untuk mencatat surat mesuk dan keluar
baik itu yang bersifat surat biasa ataupun surat
rahasia.
5) Penyimpanan surat
a) Surat masuk yang telah didistribusikan dan
mendapat tanggapan dari pengolah dikembalikan ke
sekretariat dan dimasukkan ke dalam map sesuai
dengan kode klasifikasi arsip.
b) Bila surat masuk dikembalikan ke sekretariat
dengan disposisi untuk diteruskan ke pejabat lain,
maka sebelum naskah tersebut dikirim harus dicatat
dulu dalam buku agenda surat masuk untuk
kemudian

dikirim

kepada

pejabat

yang

bersangkutan.
c) Setelah surat ditanggapi kemudian dimasukkan
kedalam map sesuai dengan kode klasifikasi arsip
dan bila suatu saat surat tersebut diperlukan maka
pencarian kembali surat bisa dilihat dalam buku
agenda surat masuk.
6) Penyampaian surat
a) Surat penting

Menahan

kartu

kendali

pertama

sebagai

pengganti buku agenda

Menyampaikan surat beserta kartu kendali


kedua dan ketiga pada tata usaha.

Menerima kartu kendali kedua setelah di paraf


commit to user
sebagai tanda terima.

48
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

b) Surat biasa

Menyampaikan

surat

beserta

dua

lembar

pengantar kepada tata usaha.

Menerima lembar pengantar kedua setelah paraf


sebagai tanda terima.

c) Surat rahasia

Menyampaiakan surat dalam keadaan tertutup


baserta dua lembar pengantar kepada tata usaha.

Menerima lembar pengantar kedua setelah


diparaf sebagai tanda terima.

b. Pengurusan surat keluar


1) Penerimaan
a) Menerima dan memeriksa surat keluar, pertinggal
dan kelengkapan surat tersebut dari tata usaha atau
unit pengolah
b) Mengembalikan pertinggal surat setelah distempel
dan mengembalikan lembar pengantar pertama
kepada unit pengolah.
c) Menyiapkan kartu kendali pertama, kedua, dan
lembar pengantar kedua.
2) Pengiriman
a) Mengirim

surat

asli

setelah

distempel

dan

dimasukkan ke dalam amplop kepada alamat yang


dituju dengan melampirkan surat pengantar (dua
rangkap).
b) Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim
berdasarkan prioritas pengirimannya (kilat khusus
atau biasa).
commit to user

49
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

Apabila surat masuk atau surat keluar selesai dikelola, maka data
dari surat tersebut dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan
aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis, atau yang biasa
disebut SIMARDI, yaitu sistem otomasi kearsipan yang dimiliki oleh
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Dengan aplikasi
Simardi ini, data dari surat masuk dan surat keluar disimpan dalam suatu
database yang dapat membantu mempermudah dalam menemukan kembali
surat atau arsip.
2. Tahap penggunaan
Pada tahap ini dokumen masih perlu digunakan sebagai
informasi sehingga perlu dilakukan penataan. Arsip surat masuk
dan surat keluar digabung menjadi satu dan dikelompokkan
berdasarkan permasalahan masing-masing. Tahap-tahap penataan
berkas di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
yaitu :
a. Memisahkan arsip yang sedang dikelola dengan arsip yang
akan dimusnahkan. Arsip yang tidak diperlukan antara lain
amlop, blangko kosong, dan lain-lain untuk dimusnahkan.
b. Memeriksa lampiran apakah sesuai dengan yang tersebut dalam
surat.
c. Menyisihkan salinan yang rangkap untuk dimusnahkan salah
satu.
d. Menentukan kode dan indeks.
e. Arsip dikelompokkan sesuai dengan masalah, jenis, atau proses
dalam suatu kegiatan.
f. Menentukan titel atau indeks berkas, yaitu menentukan tanda
pengenal berkas yang ditulis dalam tab folder.
g. Penempatan sekat dan folder serta disimpan dalam filling
cabinet.
commit to user

50
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

Peralatan yang dibutuhkan dalam penataan arsip yaitu :


a. Folder (sampul arsip)
Folder adalah tempat atau wadah untuk menyimpan arsip.
Folder berbentuk seperti map tanpa daun penutup.
b. Guide (sekat atau petunjuk)
Guide merupakan lembar pemisah yang terbuat dari karton
tebal dan merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok
yang satu dengan kelompok yang lain, sesuai dengan
pengelompokan yang dipilih pada klasifikasi arsip.
c. Tab
Tab adalah bagian menonjol berukuran 1x3 cm yang berada
pada tepi guide untuk menempatkan kode atau indeks arsip.
Letak tab sesuai dengan tingkat klasifikasi. Tab pada ujung kiri
digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).
Tab pada kedudukan lebih ke kanan untuk menyekat sub
masalah. Dan selanjutnya untuk menyekat
d. Filling cabinet
Filling cabinet adalah lemari yang terdiri dari laci laci besar
untuk penyimpanan arsip secara vertikal.
3. Tahap penyimpanan aktif
Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan sitem
nomor. Arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan
angka. Setelah surat atau arsip siap disimpan, maka tahap pertama
dibuatlah kerangka penataan berkas dengan memberi kode nomor
penyimpanan sesuai dengan penggolongan

surat dan diurutkan

berdasarkan kode nomor tersebut. Guide dan folder diberi judul


berkas (titel) pada setiap tab sesuai dengan kode yang telah
commit to user

51
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

ditentukan menurut pola klasifikasi. Selanjutnya surat yang telah


siap disimpan dimasukkan ke dalam folder-folder tersebut.
Untuk penemuan kembali arsip, Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan pola kartu
kendali, agar penemuan kembali arsip dinamis aktif dapat
ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Kartu kendali ditata
berdasarkan indeks, sesuai dengan penataan berkas pada filing
cabinet, atau secara alfabetis nama instansi. Dalam boks kartu
kendali digunakan juga sekat penunjuk (tab) dengan ukuran kecil,
demikian pula folder yang menampung kartu kendali mempunyai
ukuran kecil.
Tahap penemuan kembali arsip di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
a. Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari
b. Mancari kartu kendali arsip berdasarkan pokok masalah
c. Mencari arsip berdasarkan kode yang terdapat dalam kartu
kendali
d. Mengambil arsip dari filing cabinet.
e. Setelah selesai digunakan, arsip dan kartu kendali yang diambil
kemudian dikembalikan pada tempat semula.
4. Tahap pemindahan penyimpanan menjadi inaktif
a. Pemindahan arsip
Pemindahan arsip pada dasarnya adalah memindahkan
arsip-arsip yang masa aktifnya sudah habis dan masuk ke dalam
kategori arsip dinamis inaktif. Dalam pemindahan arsip inaktif ini
dilakukan

oleh petugas pengelola arsip aktif kepada petugas

pengelola arsip inaktif. Atau dapat pula dari unit pengolah di SKPD
dengan petugas pengelola arsip pada unit kearsipan di Kantor Arsip
commit to user
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

52
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

Bertumpuknya arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan


Daerah Kota Surakarta disebabkan karena pemindahan arsip dari
unit pengolah SKPD dalam keadaan berantakan serta kurangnya
tempat untuk penyimpanan arsip. Peralatan yang digunakan juga
masih

sederhana

sehingga

proses

penataan

arsip

inaktif

membutuhkan waktu yang lama.


Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah SKPD ke
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan
dengan cara :
Pemindahan arsip ini dapat dilakukan dengan beberapa metode,
yaitu :
1) Pemindahan berkala
Metode ini dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari
unit pengolah ke kantor arsip hanya pada waktu tertentu
saja, misalnya setiap satu tahun. Pemindahan berkala ini
dilakukan

pada

selang

waktu

tertentu

dilakukan

pemindahan dari lemari arsip aktif ke lemari arsip inaktif


atau ke ruang penyimpanana arsip inaktif. Berikut hal-hal
yang perlu dipersiapkan dalam pemindahan arsip dengan
metode pemindahan berkala.
a) Menentukan waktu
Pemindahan arsip aktif menjadi dinamis ini berpedoman
pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang sudah dimiliki
oleh setiap instansi di Kota Surakarta. JRA adalah daftar
yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi,
jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan,
dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
commit to user

53
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

Jangka waktu penyimpanan disesuaikan dengan tingkat


kepentingan arsip tersebut.
b) Menentukan arsip yang akan dipindahkan
Menyeleksi arsip yang ada berdasarkan dengan Jadwal
Retensi

Arsip untuk mengetahui arsip yang masa

penyimpanan aktifnya telah berakhir, sehingga arsip


tersebut perlu dipindahkan ke penyimpanan inaktif
dengan membuat daftar pertelaan arsip untuk mendapat
persetujuan dari pimpinan. Daftar pertelaan arsip adalah
daftar yang berisi uraian susunan berkas sesuai dengan
seri arsip yang di susun berdasarkan hasil deskripsi
arsip/kartu pencatatan berkas yang dilakukan pada saat
pendataan.
c) Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan
Arsip yang telah dibuatkan daftar pertelaan arsip dan
telah mendapat persetujuan, maka arsip tersebut
disiapkan dengan cara dimasukkan ke dalam box arsip
sesuai dengan nomor yang tercantum dalam daftar
pertelaan arsip.
d) Persiapan ruang simpan
Sebelum arsip dipindahkan harus melakukan koordinasi
dengan unit kearsipan untuk mempersiapkan ruangan
untuk menampung arsip yang akan dipindahkan sesuai
dengan lokasi yang ada di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
e) Penerimaan arsip
Setelah ruang simpan dipersiapkan, maka tahap
selanjutnya adalah proses penerimaan arsip. Penerimaan
arsip ditandai dengan penandatanganan berita acara
serah terima oleh unit pengolah ke Kantor Arsip dan
commit to
user Kota Surakarta. Dengan ini
Perpustakaan
Daerah

54
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

tanggungjawab arsip tersebut beralih kepada Kantor


Arsip dan

Perpustakaan

Daerah Kota

Surakarta.

Setelah diterima, tahap selanjutnya adalah memeriksa


kondisi fisik arsip serta kelengkapan informasi arsip
yang diserahkan, sesuai dengan daftar pertelaan arsip
dan berita acara.
2) Metode minimum dan maksimum
Dengan metode ini pemindahan arsip ditentukan waktu
minimal dan maksimal. Setelah waktu yang ditentukan
menurut JRA maka arsip tersebut dipindahkan dari
penyimpanan arsip di setiap satuan kerja ke Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
3) Metode berulang
Cara ini dilakukan untuk unit pengolah yang tidak
mempunyai gudang tempat penyimpanan arsip (depo arsip),
sehingga setiap kali retensi arsip telah habis maka segera
dipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota

Surakarta. Hal ini hanya boleh dilakukan apabila

persoalan yang ada dalam arsip telah selesai di proses


seluruhnya.
b. Penataan dan penyimpanan
Tahap-tahap penataan arsip adalah sebagai berikut :
1) Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan untuk meneliti kesesuaian antara
arsip yang diserahkan dengan daftar pertelaan arsip serta
untuk memilah arsip dengan jangka waktu simpan pendek
yaitu 1 tahun dengan arsip dengan jangka waktu simpan
panjang yaitu selama 8 tahun. Jika arsip tidak sesuai dengan
daftar pertelaan arsip maka arsip akan dikembalikan kepada
commit to user
unit pengolah.

55
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

2) Pendiskripsian
Arsip yang telah diperiksa kemudian didiskripsikan pada
kartu fisis yang berfungsi untuk mencatat permasalahan
arsip sesuai dengan

klasifikasi arsip berdasarkan kode

klasifikasi yang ada.dalam pendiskripsian pada kartu fisis


ada beberapa unsur yang harus diperhatikan yaitu :
a) Bentuk redaksi
b) Isi informasi
c) Tingkat perkembangan
d) Tanggal
e) Bentuk luar
3) Sortir
Sortir adalah kegiatan mengurutkan atau mengelompokkan
arsip

berdasarkan

jangka

waktu

penyimpanan

serta

pengelompokan arsip yang dinilai kembali (inaktif) dan


arsip permanen (statis). Setelah tahap sortir selesai maka
dibuatkan skema arsip dengan mengelompokkan arsip
menurut klasifikasi arsip kemudian diberi nomor definitif.
Pola

klasifikasi

Perpustakaan

kearsipan

Daerah Kota

pada

Kantor

UMUM
010

URUSAN DALAM

020

PERALATAN

030

KEKAYAAN DAERAH

040

KEARSIPAN

050

PERENCANAAN

060

ORGANISASI
commit to user
070
PENELITIAN

dan

Surakarta adalah sebagai

berikut :

000

Arsip

56
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

080

KOMPENSASI

090

PERJALANAN DINAS

100

PEMERINTAHAN

200

POLITIK

300

KEAMANAN/KETERTIBAN

400

KESEJAHTERAAN RAKYAT

500

PEREKONOMIAN

600

PEKERJAAN UMUM/KETENAGAAN

700

PENGAWASAN

800

KEPEGAWAIAN

900

KEUANGAN
910

ANGGARAN
911

Rutin

912

Pembangunan

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta


4) Penataan arsip dalam box
Arsip yang telah diberi nomor definitif kemudian diurutkan
sesuai dengan fisis yang ada dan di tata dalam box arsip.
Dalam penataan arsip ke dalam box disesuaikan dengan
daya tampung box. Box arsip di beri lubang untuk sirkulasi
udara agar arsip di dalam box tidak lembab, kemudian box
arsip yang telah berisi arsip ditata berdasarkan nomor urut
box arsip dari atas paling kiri untuk nomor terkecil sampai
dengan kanan bawah untuk arsip dengan nomor urut paling
besar.
5) Pembuatan daftar pertelaan arsip
Daftar pertelaan arsip dibuat untuk penemuan kembali arsip
yang ada di rak dan di dalam box tersebut apabila sewaktuwaktu diperlukan.
commit to user

57
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

c. Pelayanan arsip inaktif


Pelayanan arsip inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta hanya dilakukan apabila sudah mendapat
izin dari pihak pemilik arsip. Karena arsip dinamis inaktif bersifat
tertutup

(rahasia).

Untuk

mempermudah

dalam

pertanggungjawaban, perlu diatur dalam pelayanannya. Prosedur


pelayanan arsip inaktif antara lain :
1) Pihak yang berwenang memberi izin peminjaman arsip
2) Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
3) Jangka waktu peminjaman
Hal-hal yang perlu diketahui peminjam :
1) Peminjaman hanya untuk keperluan dinas
2) Tidak boleh menambah dan mengurangi isi berkas
3) Setiap perpanjangan peminjam harus meminta izin pusat
penyimpanan arsip
Berikut ini adalah contoh lembat peminjaman arsip :

Gambar 4.2 Lembar Peminjaman Arsip


DEPARTEMEN :

No. : .

PUSAT PENYIMPANAN ARSIP.


LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP
*Arsip-arsip tercantum dibawah ini dipinjamkanhanya untuk keperluan dinas.
*Tidak dibenarkan untuk menambah dan/atau mengurangi sesuatu apapun dari berkas.
*Harus dikembalikan dalam keadaan utuh/lengkap kepada pusat pentimpanan arsip.
Nomor
Urut

Indeks

Kode & pokok

Kode &

Jumlah

Lokasi

Masalah

Masalah

Berkas

Penyimpanan

commit to user

catatan

58
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

Nama peminjam : ..

Tanggal Peminjaman

: ..

Jabatan

: ..

Tanggal Pengembalian : ..

Unit pengolah

: ..

(tiap perpanjangan peminjam harus


Seizin Pusat Penyimpanan Arsip)

.
Kepala Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Ska

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta


5. Tahap pemusnahan
Jika arsip sudah habis masa inaktifnya, maka akan
dimusnahkan. Hanya arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional
yang tidak dimusnahkan, dan disimpan sebagai arsip statis.
Memusnahkan arsip adalah aktifitas menghancurkan arsip yang
telah habis guna. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan
mengubah, dibakar, atau dihancurkan dengan menggunakan bahan
kimia.
Sebelum dimusnahkan, dilakukan penyeleksian terhadap
arsip yang retensinya telah habis berdasarkan jadwal retansi arsip.
Setelah arsip tersebut diseleksi maka perlu dibuat daftar jenis arsip
yang akan dimusnahkan, yang kemudian diajukan ke panitia
pemusnahan untuk diadakan penilaian kembali. Untuk melakukan
pemusnahan hendaknya dibuatkan berita acara pemusnahan, serta
menghadirkan saksi-saksi pada saat pelaksanaan pemusnahan.

commit to user

59
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

Gambar 4.3 Daftar Pemusnahan Arsip


PEMERINTAH KOTA SURAKARTA
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURAKARTA

DAFTAR PEMUSNAHAN ARSIP


Nomor :
Nomor
Urut

Tgl/Bln/

Kode &

Kode &

Jenis

Jumlah

Tahun

pokok

Masalah

Fisik

Berkas

Berkas

Masalah

Ket.

Tanggal :
Pemusnahan dilakukan pada tanggal : ..

.
Kepala Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Ska

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.


Gambar 4.4 Berita Acara Pemurnahan Arsip

commit to user

60
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP


Nomor : ..

Pada hari ini . Tanggal .. yang bertanda tangan di bawah ini,


berdasarkan Surat Keputusan Menteri No. tanggal . dan Surat Tugas
No. . tanggal .. telah melakukan pemusnahan arsip-arsip tercantum dalam
daftar terlampir dengan cara *)

Penghancuran

Pembakaran

Peleburan secara kimia

*)coret yang tidak perlu

Kepala Bagian Umum

Petugas Kearsipan

Sekretaris Lembaga

.
.

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta


2. Kendala yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
Berdasarkan pengamatan diatas, dapat dilihat bahwa pengelolaan
arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
belum ditangani secara maksimal. Hal ini dikarenakan arsip yang berada
di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum ditangani
semuanya. Akan tetapi langkah-langkah dalam pengelolaannya telah
sesuai dengan prosedur yang benar, hanya saja dalam pelaksanaannya
kurang maksimal karena terbatasnya sarana dan prasarana

yang

mendukung dalam pengelolaan arsip. Dari uraian tersebut, terdapat


beberapa kendala yang menghambat optimalisasi pengelolaan arsip
commit to user

61
digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.


Kendala-kendala yang dihadapi adalah sebagai berikut :
a. Kurangnya sumber daya manusia
Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya
terdapar 5 orang sebagai pengelola arsip, yang harus mengelola
arsip yang berjumlah ribuan. Hal ini yang mengakibatkan proses
pengololaan arsip dinamis menjadi kurang optimal.
b. Kurangnya sarana dan prasarana
Gedung dan ruangan yang kurang memadai serta kurangnya
peralatan akan mengakibatkan arsip belum dapat dikelola
seluruhnya oleh pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta.
c. Perawatan yang sederhana
Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
perawatan arsip hanya dilakukan dengan cara sederhana. Yaitu
dengan di bungkus kertas payung dan di bersihkan dari debu yang
menempel.
d. Pencarian secara manual
Pencarian arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta masih dilakukan secara manual. Hal tersebut dapat
mengakibatkan kurangnya efisiensi waktu dalam penemuan
kembali, karena harus mencari daftar pertelaan arsip sangat banyak
dan memakan waktu lama untuk menemukannya.
.

commit to user