Pelbagai Kesilapan pengauditan

Ada pelbagai kelemahan dan kesilapan yang ditemui oleh Juruaudit Sekolah . Hasil
penemuan ketika pengauditan ini diedarkan kepada semua pengetua dan guru besar .

Kesalahan : Penyediaan dan Penyerahan Penyata Kewangan

Juruaudit mendapati penyediaan Penyata Kewangan setiap tahun bagi sekolah-sekolah
tidak memuaskan.
Punca utama kesalahan dalam Penyata Kewangan ialah :
Jumlah pendapatan terkurang atau terlebih dinyatakan kerana kesilapan dalam
memperakaunkan terimaan tahun lalu dan terimaan tahun semasa yang tidak diambil
kira dalam pendapatan semasa.
Jumlah perbelanjaan kurang tepat kerana terdapat bil-bil tahun lalu diambilkira sebagai
perbelanjaan semasa.
Kesilapan dalam penyediaan penyata untung rugi bagi akaun Kedai Buku.
Pada umumnya, Pengurusan Penyata Kewangan Sekolah masih mempunyai
kelemahan dari segi penyelenggaraan dokumen dan rekod serta penyediaan penyata
tersebut. Penyata kewangan kerapkali perlu dibetulkan kerana kesilapan atau
ketinggalan yang material dan fundamental yang menjejaskan ketepatan angka-angka
yang ditujukan dalam Penyata Kewangan Sekolah. Kesalahan ini adalah mengenai isu
yang sama dan telah beberapa kali dilaporkan. Oleh itu pihak sekolah hendaklah
memandang serius perkara ini, supaya kesalahan dan ketinggalan yang sama tidak
akan berulang lagi
Dokumen terpenting ialah Buku Tunai. Jika Buku Tunai gagal dikemaskini, pengetua
tidak akan dapat mengetahui kedudukan kewangan semasa, kedudukan kewangan
sekolah, kutipan yang diterima , penerimaan dan pembayaran dan sistem
kawalan.Penyalahgunaan wang mudah berlaku jika Buku Tunai tidak dikemaskini setiap
masa.
Pengetua mestilah memastikan wang di dalam bank sama dengan baki wang di buku
tunai. Sebaik-baiknya pengetua menyemak dan menandatangani akaun di Buku Tunai
dengan baki di bank adalah seimbang.
Langkah-langkah berikut dicadangkan bagi mengatasi kesalahan dalam Penyata
Kewangan :

Pengetua dan Guru Besar hendaklah peka terhadap teguran dan nasihat Audit agar
dapat mempertingkatkan kualiti pengurusan kewangan di sekolah.
Pengetua / Guru Besar perlu membuat penyelidikan yang rapi terhadap pegawaipegawai di bawah jagaan bagi memastikan mereka memahami undang-undang,
peraturan kewangan,pekeliling-pekeliling dan arahan-arahan yang diedarkan dari masa
ke semasa supaya dapat melaksanakan tugas dengan lebih cekap.
Sistem pemantauan (monitoring) dan susulan yang sedia ada perlu dipertingkatkan
supaya lebih berkesan dan cekap. Pengetua / Guru Besar perlu memeriksa Buku Tunai
dan Buku Resit bagi mengelakkan daripada berlakunya penyelewengan dan
penyalahgunaan wang sekolah. Seterusnya Pengetua / Guru Besar hendaklah
mengambil tindakan segera terhadap segala kelemahan yang dibangkitkan.

Kesalahan :Wang Belum Bank

Mengikut peraturan kewangan, Pengetua / Guru Besar hendaklah memastikan semua
pungutan wang tunai diakaunkan ke dalam buku tunai dan dimasukkan ke bank.
Peraturan ini penting dari segi kawalan dalaman untuk memastikan semua pungutan
telah diakaunkan dengan betul dan sempurna. Berdasarkan pengauditan yang dibuat,
wang belum bank ini terbahagi kepada dua kategori .
Kategori pertama merupakan kutipan yang sudah diterima dan dikeluarkan resit murid
tetapi tidak diserahkan ke pejabat untuk direkodkan dalam Buku Tunai dan dimasukkan
ke bank.
Kategori kedua pula adalah kutipan yang telah diserahkan ke pejabat dan dikeluarkan
resit pejabat serta direkodkan dalam Buku Tunai tetapi belum dimasukkan ke bank.
Perkara ini berlaku kerana kurang penyeliaan oleh Pengetua / Guru Besar yang
bertanggungjawab. Keadaan ini boleh memberi ruang kepada penyalahgunaan wang
pungutan sekolah. Oleh itu, Pengetua / Guru Besar hendaklah membuat penyeliaan
yang rapi bagi memastikan segala pungutan diakaunkan dan dibankkan tepat pada
masanya.

Kesalahan :Akaun Belum Bayar

Akaun Belum Bayar merupakan tanggungan sekolah yang belum dijelaskan sehingga
akhir tahun kewangan 1996 walaupun bekalan atau perkhidmatan telah diterima dalam
tahun kewangan tersebut. Punca utama masalah ini ialah daripada penyelenggaraan
Daftar Bil yang tidak lengkap dan kemaskini. Tindakan lewat atau tidak menjelaskan bilbil bukan sahaja menyalahi peraturan A.P 103 malah memberi gambaran yang

pengurusan kewangan adalah tidak cekap.

Akaun belum bayar ini biasanya melibatkan :
Bil-bil daripada pembekal
Bayaran balik gaji
Bayaran kepada KWSP
Lain-lain kepada pihak ketiga.
Contohnya sebuah sekolah gagal membayar kepada syarikat pembekal dari tahun 1991
hingga 1998. Kes ini tentu menjejaskan reputasi baik Kementerian Pendidikan . Selain
itu ia menganiayai syarikat pembekal tersebut. Sedangkan syarikat itu perlukan
pusingan modal.

Kesalahan : Pungutan Tanpa Mengeluarkan Resit

Arahan Perbendaharaan 60 menyatakan semua terimaan hendaklah dikeluarkan resit
rasmi bagi mengakuterima wang yang dibayar kepada pihak sekolah. Pemeriksaan
audit menunjukkan peraturan ini tidak dipatuhi sepenuhnya terutama sekolah tidak
mengeluarkan resit semasa pungutan dibuat. Perkara ini berulang setiap tahun dan
pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memastikan bahawa peraturan kewangan
dipatuhi setiap masa. Kes-kes yang dimaksudkan ini antaranya adalah terimaan seperti
bantuan per kapita dan wang kedai buku.

Kesalahan : Baucer Bayaran Tanpa Dokumen Sokongan

Mengikut Arahan Perbendaharaan 99a dan Arahan Perbendaharaan 107 setiap
bayaran mestilah disokong dengan :
baucer bayaran
Bil
Invois
Resit
Borang pesanan bagi mengelakkan bayaran palsu.
Semua perkara di atas amat penting bagi menjaga akauntabiti. Dokumen tersebut
menjadi bukti sahih pembayaran telah dilakukan secara sah dan dalam pengetahuan
pengetua sendiri . Selain itu dokumen ini penting untuk urusan stok dan semakan
pengurusan kewangan. Tanpa dokumen yang lengkap, pengetua akan dianggap
membuat pembayaran tanpa prosedur, tidak menjaga reputasi Kementerian Pendidikan

, membuat keuntungan sendiri dan menyeleweng daripada tugas seorang pengetua.

Kesalahan :Perbelanjaan Tanpa Kebenaran

Pemberian bantuan pelajaran ke sekolah-sekolah dan pungutan yang dibuat oleh
sekolah adalah untuk tujuan tertentu bagi kepentingan murid-murid sahaja. Peruntukan
yang telah disediakan untuk sesuatu tujuan hendaklah digunakan untuk maksud yang
telah ditetapkan. Perbelanjaan selain daripada yang diluluskan adalah tidak dibenarkan
kecuali mendapat kebenaran bertulis daripada Pusat Tanggungjawab atau pihak
berwajib. Seringkali juga pengetua membuat perbelanjaan tanpa mengikut peruntukan
yang ditetapkan. Pengetua dan guru besar dianggap gagal merancang dalam
kewangan. Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, maka permohonan pindah
peruntukan mestilah dikemukakan.

Kesalahan : Pembelian Melebihi Had

Barangan yang dibeli hendaklah tidak membazir dan mestilah mendapat kebenaran
daripada Pusat Tanggungjawab. Selalunya barangan ini mahal seperti pembelian
komputer dan mesin cetak. Sekiranya sekolah masih ada peruntukan, kelulusan
pembelian akan diberi.

Kesalahan :Peruntukan Tidak dibelanjakan

Kesan daripada peruntukan yang tidak dibelanjakan akan menyebabkan sekolah
mempunyai lebihan wang yang banyak. Jimat cermat tidak timbul jika kelulusan untuk
pembelian telah diberikan oleh Pusat Tanggungjawab Pelajar yang terlibat mungkin
kekurangan bahan jika peruntukan tidak dibelanjakan. Selalunya melibatkan peruntukan
bagi mata pelajaran :
Sains
Kemahiran Hidup
Pendidikan Seni.
Pengetua atau Ketua bidang merasakan semua bahan telah mencukupi dan tidak perlu
sebarang pembelian lagi. Ketua Panitia tidak peka dengan keperluan guru-guru dan
para pelajar. Perubahan mendadak dalam pengajaran dan pembelajaran tidak diterima.
Kesalahan :Buku Daftar Kedatangan Murid Tidak Kemaskini

Bilangan pelajar mestilah yang dilaporkan mestilah sama dengan di dalam Buku Daftar
Pelajar. Buku Dafata Murid dapat membantu pengetua membuat tuntutan perkapita.
Kesalahan :Lebihan Bayaran Gaji dan Elaun
Melalui pekeliling dari Kementerian Pendidikan ( Rujukan KP(S) 1583/29 / Jld.9(71)
bertarikh 1 Julai 1999 ) mendapati sekolah kerap terlebih bayar gaji dan elaun kepada
pegawai perkhidmatan pendidikan . Pada tahun 1999, diadapati 441 kes lebihan
bayaran gaji dan elaun yang melibatkan RM1.02 juta. Kes ini melibatkan 308 sekolah
yang telah disiasat. Ketua Audit Negara dalam Laporan Audit 1997 amat memandang
berat kes-kes sedemikian dan tentunya menjejaskan nama baik keseluruhan
Kementerian Pendidikan.
Punca utama lebihan bayaran gaji dan elain ini ialah :
cuti tanpa gaji
cuti separuh gaji
meletak jawatan
tindakan tatatertib ( buang kerja )
elaun memangku / tanggungkerja
imbuhan tetap perumahan
cuti bersalin ( anak keenam dan seterusnya )
bertukar
lain-lain
Strategi bagi mengatasi masalah lebihan bayaran gaji dan elaun ini pada masa depan
ialah :
Kenalpasti Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang terlibat dalam lebihan bayaran gaji
Kutip semula amaun yang terlebih bayar
Adakan Daftar Khas Maklumat Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang diberi
kelulusan cuti tanpa / separuh gaji dan lain-lain.
Mengeluarkan nama pegawai / kakitangan daripada Lembaran Gaji dengan serta merta
dan sediakan Borang SG20 dan Kew 8.
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang memohon cuti separuh gaji atau cuti tanpa gaji
hendalah menandatangani Surat Akujanji.
Hukuman dikenakan kepada pengetua, guru besar atau pembantu tadbir kewangan .
Antaranya ialah tindakan tatatertib dan surcaj kerana kecuaian dan kegagalan
mematuhi semua Arahan Perbendaharaan.

Cadangan Untuk Mengatasi

1. Kesimpulan dan Syor
Berdasarkan kepada penemuan-penemuan audit, dapat dibuat kesimpulan bahawa:Pengetua / Guru Besar kurang melibatkan diri dalam pengurusan kewangan sekolah
dan menyerahkan tugas-tugas urusan kewangan kepada pegawai-pegawai bawahan
tanpa sebarang panduan dan pengawasan.
Pengetua / Guru Besar kurang arif tentang prosedur perbelanjaan / bayaran dan ini
menyebabkan perbelanjaan tanpa dokumen sokongan dibuat.
Penyeliaan terhadap pungutan sekolah tidak dilaksanakan sepenuhnya dan ini
menyebabkan berlakunya akaun belum terima setiap tahun.
Penyemakan dan pemeriksaan terhadap rekod-rekod sekolah seperti buku tunai, daftar
bil dan daftar stok buku resit tidak dijalankan secara regular oleh Pengetua / Guru
Besar.
Pematuhan kepada prosedur dan arahan kewangan juga tidak diberi penekanan oleh
Pengetua / Guru Besar.
Kakitangan kewangan kurang mendapat latihan dan ini menyebabkan banyak peraturan
dan arahan kewangan tidak difahami sepenuhnya.
Bagi memperbaiki kelemahan-kelemahan yang disebutkan, adalah dicadangkan
Pengetua / Guru Besar mengambil langkah-langkah seperti berikut :Pengetua / Guru besar perlu memupuk kesedaran tentang pentingnya penglibatan
mereka dalam pengurusan kewangan supaya tahap akauntabiliti dapat dipertingkatkan.
Pengetua / Guru Besar hendaklah merancang dan melakukan perbelanjaan dengan
teratur selaras dengan peruntukan yang telah disediakan.
Pengetua / Guru Besar yang bertanggungjawab hendaklah menyelia tugas-tugas
pungutan sekolah dengan lebih cekap bagi mengelakkan penyelewengan dan
penyalahgunaan pendapatan sekolah.
Rekod-rekod sekolah hendaklah diperiksa secara regular oleh Pegawai-pegawai yang
diberi kuasa.
Pusat Tanggungjawab perlu menekankan tentang pentingnya pegawai-pegawai
memahami dan mematuhi prosedur dan peraturan yang dikeluarkan oleh Kerajaan,
Kementerian Pendidikan dan Pusat Tanggungjawab dari semasa ke semasa. Selain itu
latihan dan kursus yang berkaitan dengan kewangan perlu diberikan kepada pegawaipegawai untuk meningkatkan kefahaman dan kemahiran.
Pusat Tanggungjawab hendaklah mengambil tindakan tegas terhadap pegawaipegawai yang gagal mematuhi peraturan kewangan.
Kelewatan Penyerahan Penyata Tahunan. - Menurut arahan Perbendaharaan Malaysia
Kementerian/Jabatan yang mengendalikan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah
hendaklah mengemukakan penyata tahunan untuk diaudit tidak lewat dari 31 Mac tahun

berikutnya.
Baki Akaun Tidak Bergerak - Bagi akaun Amanah yang tidak lagi aktif dan mempunyai
baki di dalam akaun. Jadi akaun-akaun ini hendaklah ditentukan sama ada masih
diperlukan atau sebaliknya dan pengawai yang bertanggungjawab hendaklah menutup
akaun-akaun itu sekiranya tujuannya telah dicapai ataupun tidak dikehendaki lagi.
Kelemahan Kawalan Terimaan - Terdapat kelemahan di dalam mengakaunkan kutipan
royalti daripada penerbit-penerbit buku telah tidak diselenggarakan ataupun direkodkan
dengan lengkap dan kemas kini. Ada juga akaun yang tidak dikawal dengan sempurna
di samping kelemahan memungut balik daripada peminjam-peminjam seperti Tabung
Pinjaman Pelajar dalam tempoh yang telah ditetapkan akan menyebabkan wang tidak
dapat dipusingkan semula untuk membantu orang lain untuk mendapat bantuan
kewangan seperti Tabung Pinjaman Pelajar.
Bagi mengelakkan kelemahan di dalam pengurusan kewangan di semua peringkat
khasnya di peringkat sekolah maka peraturan ataupun akta perlu dipatuhi dan diikuti
agar dapat mengatasi beberapa kelemahan yang terdapat di dalam pengurusan
kewangan.
Oleh sebab itu pihak sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan
Sekolah kepada Audit Sekolah selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya, tetapi
pihak sekolah dikehendaki menyerahkan Penyata Tahunan Kewangan Sekolah pada
atau sebelum 28/29 Februari kepada Pusat Tanggung Jawab/Audit Sekolah supaya
sekolah mempunyai tempoh untuk membetulkan penyata-penyata yang bermasalah.
Pengetua hendaklah memastikan segala dokumen lengkap yang mempunyai rekod
perakaunan yang berkaitan dengan pengurusan kewangan sekolah diserahkan kepada
juruaudit yang dilantik oleh Kementerian Pendidikan.