Anda di halaman 1dari 6

TUGAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2

ANALISIS SISTEM DAN PERANCANGAN FLOWCHART


Dosen : Dra. Lilis Endang Wijayanti, M.Si, Akt

Disusun Oleh :

Kelompok 2
1115111171

Isna Nurita Sari

1112111227

Amin Wastinah

FAKULTAS BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI


UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA
Jalan Glagah Sari Nomor 63 Yogyakarta
2013

KASUS I
Sistem registrasi mahasiswa baru dilakukan sebagai berikut:
Hasil tes penerimaan mahasiswa baru dikirim ke data base bank yang ditunjuk.
Mahasiswa baru membayar SPP dan uang pangkal ke bank, petugas bank mengecek
kebenaran data mahasiswa melalui basis data, menerima pembayaran mahasiswa dan
mengirim data pembayaran ke server universitas. Mahasiswa kemudian menyerahkan bukti
pembayaran ke bagian akademik, bagian akademik mengecek kebenaran pembayaran ke
server secara online. Kemudian bagian akademik memberikan pin ke mahasiswa serta
mencetak kartu mahasiswa. Bagian akademik mengupdate data nomor mahasiswa ke fakultas
ke server fakultas. Mahasiswa yang telah memperoleh kartu mahasiswa dan pin kemudian
melakukan proses pengisian KRS di masing-masing fakultas. Selesai.
Rancangan sistem flowchart dan data flow diagram berdasarkan prosedur tersebut

SISTEM FLOWCHART

DATA FLOW DIAGRAM

KASUS II
Permasalahan pada sebuah toko Serba ada adalah tidak akuratnya data persediaan
barang dagangan sehingga terjadi penumpukan untuk sekelompok barang dan kekosongan
barang untuk kelompok yang lain. Pengelolaan catatan persediaan barang dilakukan manual
oleh bagian gudang (kartu gudang) dan bagian akuntansi. Bagian pembelian melakukan
pembelian berdasarkan permintaan dari bag penjualan apabila barang di counter habis. Data
persediaan disampaikan ke bagian pembelian tiap akhir bulan. Kartu gudang dan kartu
persediaan dkelola dengan cara manual dan direkonsiliasi tiap akhir bulan.
Diminta: Susun analisis sistem berdasarkan informasi tersebut. Analisis dilakuan dengan
format seperti contoh kasus sebelumnya.

A. Permasalahan yang terjadi di Toko Serba Ada adalah sebagai berikut :


1. Data persediaan barang dagangan tidak akurat sehingga menyebabkan penumpukan
untuk sekelompok barang dan kekosongan barang untuk kelompok yang lain.
Penumpukan sekelompok barang akan menyebabkan pemborosan biaya simpan
gudang Toko Serba Ada. Sedangkan kekosongan sekelompok barang hal akan
menyebabkan pelanggan beralih ke toko lain karena Toko Serba Ada ini dianggap
tidak lengkap dalam menyediakan barang-barang yang dibutuhkan oleh pelanggan.
Jika hal itu terjadi terus menerus, maka akan menurunkan omzet penjualan dan
menurunkan laba perusahaan.
2. Pengelolaan data persediaan di Toko Serba Ada ini masih berjalan manual. Padahal
terdapat banyak kesulitan dalam memastikan berapa banyak barang persediaan di
gudang dan berapa yang terpampang di counter toko, serta berapa banyak barang
yang akan dibeli dari supplier agar tidak terjadi kekosongan. Pengelolaan data
persediaan secara manual menyebabkan kesulitan, karena barang yang ada di Toko
Serba Ada banyak jenis, spesifikasi, dan macamnya sehingga pencatatan persediaan
secara manual dirasa kurang efektif dan efisien.
3. Sistem informasi yang sudah berjalan belum sepenuhnya efektif, karena tidak ada
komunikasi antara bagian gudang dan bagian pembelian. Pengelolaan persediaan
hanya dilakukan oleh bagian gudang (kartu gudang) dan bagian akuntansi. Sehingga
yang terjadi adalah bagian pembelian melakukan pembelian berdasarkan permintaan
dari bagian penjualan apabila barang di counter habis tanpa mengkonfirmasikannya

kepada bagian gudang apakah masih ada persediaan atau tidak. Sehingga terjadi hal
yang kurang efektif dalam pembelian, yaitu penumpukan beberapa kelompok
persediaan dan kekosongan kelompok persediaan. Seharusnya terjadi komunikasi
antara bagian gudang dengan bagian pembelian untuk memastikan berapa banyak
barang yang harus dibeli kepada supplier sehingga barang yang dibeli sesuai dengan
keaadaan jumlah barang yang sesungguhnya dibeli, bukan hanya barang yang habis
dicounter saja.

B. Identifikasi solusi dari masalah


1. Toko Serba Ada membutuhkan data yang akurat untuk data persediaan barang
dagangan. Data yang efektif dan efisien serta ada saat dibutuhkan (availability)
menjadi dasar dalam penyediaan data yang akurat. Akurat yang dimaksud disini
adalah data yang menunjukkan seluruh spesifikasi barang persediaan dari segi
jumlah, supplier, harga per unit hingga varian produknya sehingga tidak terjadi
penumpukan dan kekosongan suatu barang yang dapat mempengaruhi loyalitas dari
konsumen.
2. Penyimpanan data persediaan barang Toko Serba Ada dalam bentuk kertas atau
manual menimbulkan resiko yang cukup besar, seperti kebakaran, rusak, atau
bencana alam yang bisa mengakibatkan data-data penting itu hilang, sehingga
diperlukan sistem yang bisa menyimpan data lebih aman dan data persediaan tersebut
mudah dan cepat ditemukan saat diperlukan. Pengolahan data secara manual juga
memiliki kelemahan, yaitu kesalahan pengolah (human error) yang tinggi. Kesalahan
perhitungan dalam pengolahan data persediaan secara manual kerap terjadi sehingga
menghasilkan informasi yang tidak akurat. Untuk itu diperlukan sistem yang
memudahkan pengolah data dalam menghitung dan mengolah data persediaan yang
mudah dan cepat dengan kesalahan yang minimum.
3. Komunikasi antara bagian gudang dengan bagian penjualan belum ada. Jadi, ketika
barang di counter habis, bagian penjualan tidak mengkomunikasikannya ke bagian
gudang apakah persediaan barang masih ada atau tidak, tetapi langsung meminta ke
bagian pembelian untuk membeli barang yang habis di counter. Oleh sebab itu data
yang diperoleh menjadi tidak sesuai yang kemudian menyebabkan penumpukan
persediaan suatu kelompok barang dan terjadi kekosongan untuk kelompok barang

yang lain. Oleh karena itu perlu dibuat sistem informasi antara bagian gudang dan
bagian penjualan agar tidak terjadi kesalahan seperti ini lagi.
Dari berbagai alasan yang telah diungkapkan di atas, maka pengembangan Sistem
Informasi Persediaan barang dagangan di Toko Serba Ada ini dibuat untuk membantu
menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang muncul, sehingga suatu sistem yang
dibuat hendaknya dapat menyelesaikan permasalahan tersebut dan dapat memudahkan
sistem pengelolaan barang dagangan yang ada di Toko Serba Ada, dan juga sistem yang
dibuat hendaknya terdapat pengendalian yang dapat mengontrol sistem tersebut.

C. Analisis kebutuhan
Data yang dibutuhkan dalam pengembangan Sistem Informasi ini adalah :
1. Data supplier / pemasok : nama supplier, alamat, nomor telepon, jenis barang yang
dijual
2. Data persediaan : nama barang, kode barang, jumlah barang, tanggal masuk dan
keluar barang, harga pokok barang, tanggal kadaluwarsa, spesifikasi barang
3. Data pembelian : jumlah barang yang dibeli, harga beli, tanggal pembelian
4. Data penjualan : jumlah barang yang terjual, harga jual, tanggal penjualan
5. Data penerima barang : nama penerima, jabatan, tanggal diterima, nomor bukti,
jumlah barang, harga per unit.