Anda di halaman 1dari 21

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

1 of 21

Lainnya

Kamis, 30 Desember 2010

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

Blog Berikut

Buat Blog

Masuk

Pengikut

Arsip Blog
2010 (2)
Desember (2)
MENGELOLA DAN
MENJAGA SISTEM
KEARSIPAN UNTUK
MENJA...
MERENCANAKAN DAN
MELAKUKAN
PERTEMUAN

Mengenai Saya

~PHYNA'S_HAFARA~
Sederhana saja, saya seorang
mahasiswa di Universitas Negeri
Yogyakarta Jurusan Pendidikan
Administrasi Program Studi
Administrasi Perkantoran
Angkatan 2008
Lihat profil lengkapku

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

2 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

1.

Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan,


aksi, transaksi, tindak-tanduk documenter (documentaire handeling)
yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan
untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.
2. Arsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan
serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam soal
pemerintahan maupun soal umum, baik ke dalam maupun ke luar
dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Lembaga Administrasi Negara (LAN) mengartikan arsip sebagai segala
kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, gambar
bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya,
asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan
atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan
organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau
karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Sedangkan Drs. The Liang Gie, memberikan pengertian arsip sebagai
kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali.
Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
pokok kearsipan, BAB I pasal 1 menegaskan bahwa yang dimaksudkan dengan
arsip adalah:
1.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah.
2.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
B. Syarat Arsip
Arsip adalah himpunan lembaran tertulis, catatan-catatan tertulis yang
disebut warkat, yang harus memenuhi 3 syarat, yaitu:
1. Merupakan kumpulan warkat,
2. Mempunyai nilai guna,
3. Disimpan menurut sistem tertentu,
4. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
C. Fungsi Arsip
Menurut fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip
statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.
Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria
untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi:
1.
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasi/kantor.
2.
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun.
3.
Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terusmenerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya
dipergunakan sebagai referensi saja.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan
pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak
lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi
berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

3 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas


penata arsip mempunyai kewajiban terhadap:
1. Penyimpanan berkas surat dinas.
2. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas.
3.
Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak
diperlukan lagi.
4. Penemuan kembali berkas dinas yang disimpan.

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

4 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

D. Peranan Arsip
Oleh karena pengertian inti arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai sumber informasi dan
sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat
membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai
sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk
membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang
sedang dihadapi.
E. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai keguanaan yang terkandung di dalam arsip yang
didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.
Berikut ini ada beberapa pendapat mengenai nilai guna arsip antara lain
sebagai berikut:
1. Menurut Vernoon B. Santen
Bahwa nilai guna arsip atau warkat tercakup dalam akronim
ALFRED:
A
= Administrative Value (nilai guna di bidang Administrasi),
misalnya surat dinas, formulir dan sebagainya.
L
= Legal Value (nilai guna di bidang Hukum), misalnya Akta Jual
beli Tanah, surat kuasa dan sebagainya.
F
= Fiscal Value (nilai guna di bidang keuangan), misalnya cek,
kuitansi, bilyet, giro, dan sebagainya.
R
= Research Value (nilai guna di bidang Penelitian), misalnya karya
tulis, skripsi, tesis, desertasi, dan sebagainya.
E
= Educational Value (nilai guna di bidang Pendidikan), misalnya
ijasah, buku rapor, daftar nilai, dan sebagainya.
D
= Documentary Value (nilai guna di bidang Dokumentasi),
misalnya naskah perjanjian asli dan sebagainya.
2. Menurut Ensiklopedia Administrasi
Pada pokoknya, sesuatu warkat mempunyai 4 (empat) keguanaan
yaitu sebagai berikut:
a). Guna Informatoris, yakni memberikan suatu keterangan tentang
suatu hal atau peristiwa.
b).
Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses
pengadilan.
c). Guna Historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada
masa lampau, agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai
peristiwa sejarah.
d). Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang
sarjana/penemuan-penemuan sesuatu Eksperimen Ilmiah.
3. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia
Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat
dibedakan menjadi:
a). Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan
arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna
primer meliputi:
Nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan
pada keguanaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi
lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan
bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan
kewajiban warga negara dan pemerintah.
Nilai guna keuangan, adalah arsip yang mempunyai nilai guna
keuangan yang berisikan hal ihwal lyang menyangkut transaksi
dan pertanggungjawaban keuangan.

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

5 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

Nilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang
mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil
penelitian murni atau penelitian terapan.
b).
Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada
keguanaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain atau untuk
kepentingan umum. Arsip nilai guna sekunder meliputi:
Nilai guna kebutuhan, adalah jika dalam arsip itu terkandung fakta
dan keterangan yang digunakan untuk menjelaskan tentang
lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan diatur
fungsi dan kegiatannya.
Nilai guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi
yang ada di dalamnya mengandung berbagai kepentingan
penelitian dan sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi
pencipta arsip kegiatannya.
Dari beberapa pendapat diatas jika diambil kesimpulan, maka nilai guna
arsip atau warkat yaitu administrative, legal, fiscal, research, dan documentary.
F. Jenis-jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang diantaranya
sebagai berikut:
1.
Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting
tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung di
dalamnya. Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis
ini dapat dibedakan menjadi:
a). Vital record (warkat sangat penting), yaitu warkat yang mempunyai
nilai sangat penting bati suatu organisasi atau instansi, untuk itu
warkat jenis ini perlu disimpan secara terus menerus (abadi) selama
organisasi itu masih berdiri.
b). Important record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai
kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun
keatas) untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib,
misalnya Surat Perjanjian Sewa-menyewa dan lain-lain.
c).
Useful record (warkat berguna), yaitu warkat yang mempunyai
kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa, untuk itu warkat jenis ini
perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanan),
biasanya di berbagai organisasi/instansi jenis warkat ini paling
banyak jumlahnya, contoh surat-surat kantor pada umumnya.
d). Non essential record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang
kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Untuk warkat
jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung
dimusnahkan atau cukup diingan isinya/dicatat dalam agenda
harian. Contoh: undangan rapat dan lain-lain.
2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip
tersebut. Arsip\warkat jenis ini terdiri dari:
a). Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya
surat dinas, akta, dan lain sebagainya.
b). Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar,
lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan sebagainya.
3.
Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang
terkandung di dalamnya. Arsip/warkat jenis ini dapat berupa:
a).
Financial record, adalah catatan-catatan mengenai masalah
keuangan misalnya:
Tata cara mengajukan kredit,
Tata cara pembayaran uang,
Jumlah uang yang harus dibayar,
Tanggal pembayaran atau pelunasan hutang.
b).
Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan
keadaan barang dagangan (goods) yang memuat antara lain:
Jumlah dan macam-macam persediaan barang,
Harga barang-barang tersebut,

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

6 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

Lokasi/tempat barang tersebut,


Keadaan fisik barang.
c). Personnel record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan
masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, pengalaman
kerja, konduite absensi pegawai.
d). Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai
penjualan, misalnya:
Mutu penjualan,
Jumlah persediaan,
Harga barang,
Daerah pemasaran,
Hasil penjualan,
Prosedur penjualan.
e).
Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan
dengan masalah produksi, misalnya:
Jumlah barang yang dihasilkan,
Jenis barang yang dihasilkan,
Kualitas barang yang dihasilkan,
Jenis bahan baku yang dipergunakan,
Jenis bahan baku pembantu atau tambahan yang diperlukan,
Jenis alat (mesin proses produksi),
Laporan produksi.
4. Ditinjau dari pemiliknya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya
serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut,
antara lain sebagai berikut:
a). Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:
Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan
Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat
(Arnaspus).
Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I,
yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah
(Arnasda)
b). Berasal dari instansi pemerintah/swasta:
Arsip primer merupakan arsip asli, bukan merupakan salinan copy
atau tembusan/tindasan,

Arsip sekunder, adalah arsip yang berupa salinan, copy


tembusan/tindasan,
Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau
arsip yang dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi),
Arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh
masing-masing unit di mana arsip tersebut dibuat
(tersebat/desentralisasi).
5. Ditinjau dari fungsinya arsip dapat dibedakan atas:
a). Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi
kelangsungan pekerjaan dilingkungan unti pengolahan suatu
organisasi.
b). Arsip inaktif atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam
suatu organisasi/instansi.
c). Arsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus
menerus bagi organisasi/instansi, namun dipergunakan untuk
kepentingan masyarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan
dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

RUANG LINGKUP KEARSIPAN

A. Pengertian Kearsipan
Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan, antara lain

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

7 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

sebagai berikut:
1.
R. Soebroto, menyatakan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah
aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan,
penyusutan dan pemusnahan arsip.
2.
Kamus administrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan
perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan
warkat sampai dengan penyingkirannya.
3.
Drs. E. Martono, menyatakan bahwa kearsipan adalah pengaturan dan
penyimpanan warkat/record atas dasar sistem tertentu serta dengan
prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat
ditemukan kembali dalam waktu singkat.
Dari pendapat tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah
suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan
menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat
ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat.
B. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban
nasional
tentan
perencanaan,
pelaksanaan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Adapun tujuan
kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.
2. Menyiapkan surat setiap saat diperlukan.
3.
Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan
suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
C. Kegiatan Kearsipan
Menurut Drs. E. Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Kegiatan Penciptaan
Merupakan suatu proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri dari
pengurusan surat masuk maupun surat keluar (mail handling), baik
menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali (sistem pola
baru). Untuk surat dimulai dari penerimaan surat, pemrosesan ke unit pengolah
sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk surat keluar
dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat
tersebut dikirim dan tindakanya siap untuk disimpan.
2. Kegiatan Penyimpanan (Filing) dan Penemuan Kembali
a.
Kegiatan penyimpanan (filing), adalah kegiatan yang dimulai dari
pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisidep
(deponeren/simpan), pemberian kode-kode penyimpanan sampai
penempatan arsip tersebut disimpan ke dalam folder dan dimasukan
kedalam filing kabinet.
b.
Kegiatan penemuan kembali (finding), adalah kegiatan yang dimulai dari
peermintaan arsip oleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan
kode penyimpanan yang terdapat pada daftar Klasifikasi, hingga
menemukan kembali arsip di tempat penyimpananya sesuai dengan kode
simpanan.
3. Kegiatan Penyelamatan
Kegiatan penyelamatan yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh
yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip,
kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan :
a.
Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada
pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang tidak berhak(terutama untuk
arsip yang bersifat rahasia).
b.
Pemeliharaan, adalah kegiatan menjaga agar benda arsip tersebut tidak
mudah rusak dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan mencegah
sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif), misalnya selama dalam kegiatan
pemeliharaan ini benda-benda arsip perludisemprot dengan obat anti hama,
atau sebelum disimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yang aman dari
kerusakan.
c.
Perawatan, adalah kegiatan kemampuan untuk memperbaiki arsip yang
telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali, dengan kata lain
kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip yang
bertalian (represif), misalnya jika diketahui sesuatu benda arsip dalam
keadaan rusak/benar-benar rusak, sedangkan arsip tersebut masih
diperlukan/dipergunakan, sebagai tindakan represifnya tersebut dilaminasi

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

8 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

(diberi lapisan plastik), kemudian dimikro filmkan. Apabila ada pihak yang
membutuhkan arsip tersebut cukup ditunjukan mikro filmnya saja,
sedangkan arsip yang aslinya masih disimpan.
4. Kegiatan Penyusutan
Kegiatan penyusutan, adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan,
terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai kguna arsipnya, sehingga arsip yang
tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai guna tinggi. Kegiatan penyusutan arsip
ini meliputi :
a. Penilaian atau pemindahan, adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut
masih sering atau sudah jarang atau bahkan ktidak dipergunakan lagi,
kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpananya ke unit sentral.
b. Pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah
hilang nilai gunanya, dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalan
arsip yang benar-benar masih dipergunakan.
Adapun cara pemusnahan tersebut bisa, dilakukan dengan cara dibakar,
dimusnahkan dengan cairan kimia atau dimusnahkan dengan mesin
penghancur dokumen (paper schreder)
c.
Penyerahan, adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai
guna kebangsaan (arsip statis) ke Arsip Nasional Pusat/Arsip Nasional
Daerah atau kepada pemerintah daerah tingkat I masing-masing propinsi.
Dengan demikian, ruang lingkup kegiatan kearsipan tersebut dimulai dari
kegiatan penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan, dan
berakhir dengan penyusutan. Namun demikian, sebagai Inti dari kegiatan
semua itu adalah Kegiatan Penyimpanan dan Penemuan Kembali.
D. Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya
Aktivitas surat menyurat di lingkungan kantor sering terhambat dikarenakan
adanya permasalahan dalam kegiatan/system kearsipannya, adanya hambatan
tersebut sedikit banyak akan menimbulkan dampak negative terhadap kegiatan
kantor tersebut secara menyeluruh.
1. Masalah Kearsipan
a.
Drs. The Liang Gie, mengemukakan bahwa masalah pokok di bidang
kearsipan antara lain sebagai berikut:

Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip


sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan organisasi.

Peminjaman atau pemakaian surat oleh pimpinan/satuan


organisasi lainnya, jangka waktunya sangat lama, bahkan kadangkadang tidak dikembalikan.

Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada


penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi
mencukupi.

Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti


perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari
pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang
teratur.
b. Drs. E Martono, mengemukakan bahwa masalah yang sering timbul di
bidang kearsipan adalah sebagai berikut:

Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang.

Warkat ditemukan setelah lama mencari dan membongkar


seluruh tumpukan kertas.

Warkat setiap hari selalu bertambah.

Tempat penyimpanan warkat selalu sesak, kurang tempat.

Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih.


Drs. Moekijat, mengemukakan bahwa masalah yang sering dijumpai
di bidang kearsipan adalah sebagai beriku:

c.

Penggunaan system Penggolongan (Klasifikasi) yang salah.

Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan


kekuasaan yang tidak jelas.

Pegawai yang tidak terlatih.

Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.

Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk


penyimpanan dan menghapuskan warkat-warkat.

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

9 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.

Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat/surat-surat


yang dipinjam atau pengembaliannya.

Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa masalah pokok


atau masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah
sebagai berikut:
a. Penerapan system penyimpanan yang kurang cepat.
b. Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai.
c.
Pegawai Pengelolaan Arsip tidak/kurang terlatih dan kurang/tidak
adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
d. Kahilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.
e.
Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan
penyusutan arsip.
f.
Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan, maupun
oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal di luar kemampuan
manusia untuk mencegahnya (Force Majeure), seperti bencana alam,
kerusakan, dan sebagainya.

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

10 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

2. Pemecahannya
Dari kesimpulan tentang masalah-masalah pokok dalam kearsipan
maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:
a.
Menggunakan system penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan
sifat kegiatan kantor itu sendiri. Terdapat 5 sistem penyimpanan
arsip antara lain:

Sistem Abjad (Alphabetical)

Sistem Masalah (Subject)

Sistem Nomor (Numeric)

Sistem Tanggal (Chronologic)

Sistem Wilayah (Geographic)


Masing-masing system pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi
tersendiri.
b. Manyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai
serta mengikuti perkembangan teknologi.
c. Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari
segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya.
d.
Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang
memadai, misalnya dengna menggunakan bon peminjaman arsip
yang lazim disebut sebagai Out Slip.
E. Kewajiban Kearsipan
1.
Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara, dan
menyelamatkan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintah Pusat.
2.
Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara, dan
menyelamatkan arsip statis dari Lembaga-Lembaga dan Badan-Badan
Pemerintah Daerah serta Badan-Badan Pemerintah Pusat di tingkat
Daerah.
3. Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan,
memelihara, dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-Badan
Swasta dan/atau perorangan.
4.
Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan Pusat
maupun Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara, dan
menyelamatkan arsip dinamis.
5. Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan Pusat wajib
menyerahkan naskah-naskah arsip statis kepada Arsip Nasional Pusat.
6.
Lembaga-Lembaga dan Badan-Badan Pemerintahan Daerah, serta
Badan-Badan Pemerintahan Pusat di tingkat Daerah, wajib menyerahkan
arsip statis kepada Arsip Nasional Daerah.
F. Ketentuan Pidana
1.
Barang siapa dengan sengaja melawan hukum memiliki arsip
sebagaimana diatur dalam UU ini dapat dipidana dengan pidana penjara
selama-lamanya 10 tahun. terhadap sesuatu barang yakni sikap perbuatan
menguasai barang itu seolah-olah.
Istilah memiliki ialah sikap
perbuatan sebagai pemilik yang sah ia pemiliknya, yang dengan demikian
ia dapat berbuat sekehendak hatinya atas barang tersebut. Dalam hal ini
tidak dipersoalkan perbuatan-perbuatan yang mendahului pemilikan
tersebut. Hal-hal ini telah ditampung dalam ketentuan Kitab UndangUndang Hukum Pidana.
2.
Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana diatur dalam UU ini
yang sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak
ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan
merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara
seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 tahun.
3. Tindak pidana tersebut adalah kejahatan.

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

11 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

G. Faktor-Faktor Kearsipan yang Baik


Beberapa faktor-faktor kearsipan yang baik antara lain:
1. Penggunaan sistem penyimpanan secara tetap.
Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system
adalah suatu rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman
tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana
diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat. Cepat atau
lambatnya penemuan kembli dari tempat penyimpanannya ditentukan
oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda
syarat.
2. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat.
Dalam kamus administrasi, fasilitas diartikan sebagai kebutuhan
yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaaan-pekerjaan dalam suatu
usaha kerja sama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan
menjadi 4 golongan, yaitu:

Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil,


stempel, karbon dan sebagainya.

Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat meja tulis, rak


dan sebagainya.

Alat-penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner,


folder cabinet dan seterusnya.

Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok


soal dan sebagainya.

3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat.


Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik
harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan
untuk petugas tata usaha, umumnya yaitu:
Memiliki pengetahuan di bidang,
Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah suratmenyurat dan arsip,
Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi beserta
tugas-tugasnya dan penjabat-penjabatnya,
Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan,
Memiliki keterampilan untul melaksanakan teknik tata kearsipan yang
sedang dijalankan,
Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,
kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat
menyimpan rahasia organisasi.

JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN


Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang
kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahuntahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuar seperti logam, kayu,
aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain:
Sebagai saran penyimpanan arsip,
1. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah
pekerjaan di bidang kearsipan,
2.
Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan
lama,
Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang
peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan
dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut:
1.
Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), di mana arsip
atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

12 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

2.

Pengarsipan vertical, yaitu penempatan atau penyimpanan


arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertical) di mana arsip
disusun berderet ke belakang.
3.
Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun
berderet menyamping.
Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam
bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di
bidang kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam
bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya
digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut:
1. Filling Cabinet
Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang teridiri dari beberapa laci, antara
1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci
dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang
disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet ke belakang. Filling cabinet
berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut
dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).
Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena
diperlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukkan dan
mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat,
di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak
arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang
disimpan tiak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan
guide 20-40 lembar.
Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang
dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang
lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder.
Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik
adalah dari logam, karena lebih kuar.
2. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip
dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar,
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak
memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau
besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai
bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang
dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau
pun menggunakan kaca.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping
(lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau
dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip
dimasukkan ke map.
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang
disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak
terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau
kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner
atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip
yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

13 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang


disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan
sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada
beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
a.
Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap
sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di
dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan
untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga
untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi
kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b.
Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map.
Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat
yang ada di dalamnya digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada
umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan
arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus
dilubangi dengan menggunakan perforator.
c.
Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini
berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun
penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang
selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical. Map
ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk
menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
d.
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi
penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet.
Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks
arsip yang ada di dalamnya.
6. Guide
Guide, yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri
dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:
a.
Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode,
tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b.
Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di
belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip
menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika
penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk
arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran
folio atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan,
tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:
a.

Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri,
untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
b.
Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah,
untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).
c.
Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan,
untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang
lebih khusus lagi.
7. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di
dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner
terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika
diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat
memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

14 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan
komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples.
Stapler dan stapler berbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya daya
lentur per tetap kuar. Jika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan
tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat popular sehingga memiliki
banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini,
seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a.
Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu
membendel maksimum 10 lembar kertas.
b.
Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu
membendel 10-20 lembar kertas.
c.
Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu
membendel lebih dari 20 lembar kertas.
9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.
Perforator
dibedakan antara lain sebagai berikut:
a.
Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi karti
perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b.
Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas
yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c.
Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas
yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia.
Cara kerja dan
komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5
mm. perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah
sebagai berikut:
a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar
paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi
kertas diratakan.
b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas
menyentuh batas tepi perforator.
c.
Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas
berlubang.
10. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi
sebagai berikut:
a.
Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan
terdiri dari 4-6 digit.
b.
Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar
dan terdiri dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya
mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara
otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus
disimpan di tampat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator
adalah sebagai berikut:
a. Beri tinta pada bantalan huruf.
b. Atur nomor awal.
c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.
11. Kotak/box

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

15 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang


bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di
dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini
akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).
12. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat
yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masingmasing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada yang
berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat
dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas
tebal).
13. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk member judul pada map/folder
yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label
terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat
pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin
menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
14. Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi
baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran
kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh
tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan tunuk menyimpan
kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagain dalam tickler file dilengkapi
juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat
pengingat bagi petugas arsip.
15. Cardex (Card Index) Cabinet
Cardex (Card Index) Cabinet adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik
keluar memanjang. Di dalam cardes terdapat semacam kantung plastik
tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

16 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

16. Rak/Laci Kartu


Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,
untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertical.
Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan
kebutuhan.
17. Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan
arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact
disk), kaset, dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan
desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.
Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket.
Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami
perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun
jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semaking
berkembang.

JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KEARSIPAN


Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakn
dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan
lama (penggunaannya relatif singkat), artinya bahan-bahan ini selalu disediakan
secara terus menerus.
Beberapa perlengkapan kearsipan, antara lain sebagai berikut:
1. Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu
indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Kartu indeks mencatat informasi tentang:
a. Judul/nama surat
b. Nomor surat
c. Hal surat
d. Tanggal surat
e. Kode surat
f. Kode kartu indeks
Karti indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan
system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Karti indeks
tidak digunakan jika arsip/dokuman disimpan dengan menggunakan system
abjad. Hal ini disebabkan karti indeks dibuat untuk membantu menemuikan
arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption
/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama
orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.
Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system
masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat
kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam
harus mengetahui tentang masalah dari arsip yang akan dipinjam. Jika
petugas
mengetahuinya,
dapat
langsung
mencari
di
tempat
penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum
mencari surat di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu
indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip
tersebut.
Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip
tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan system penyimpanan
yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

17 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

pada laci cardex dengan menggunakan system abjad (alfabetis).


2. Kartu Tunjuk Silang
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan
arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang.
Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat
penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu
dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk
silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip
tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk
silangnya.
Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang yang
berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan.
Beberapa criteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk
silangnya antara lain:
a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul caption nama.
b. Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran
dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk
disimpan pada laci filling cabinet, misalnya berupa peta, gambar, maka hal
demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara
lain sebagai berikut:
Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak,
disusun secara alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang
jumlahnya banyak.
Disimpan di bagian paling belakang laci filling cabinet, di belakang
guide PS (Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya
sedikit.
3. Lembar Pinjam Arsip (Out Slip)
Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang
digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut:
a. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu
pengembalian arsip yang dipinjam.
c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak
dikembalikan.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:
a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang
dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
b. Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler
file sebagai bahan ingatan.

4. Map Pengganti (Out Folder)


Jika surat dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang
berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out
folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.
5. Buku Arsip
Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan
arsip.
Contoh buku arsip:
No.

Tanggal

Judul

Nomor

Tanggal

Hal

Keterangan

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

18 of 21

Urut
0001

Penyimpanan
25 Januari
2008

Surat
PT Surya
Gemilang

Surat
001.A.
289

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

Surat
18
Januari
2009

Surat
Perjanjian
kerja
sama

ANALISA KEBUTUHAN PERALATAN DAN


PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli,
beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:
1.
Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti
peta, surat, foto, dan sebagainya.
2.
Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang
disimpan, sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk
menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, arsip sangat
rahasia, dan sebagainya.
3.
Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau
perkembangan arsip, apakan jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan
berapa banyak rata-rata pertambahannya.
4. Peralatan yang akan digunakan juga harus memberikan kemudahan, arsip
harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada
lokasinya.
5.
Peralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar
ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk
perluasannya.
6. Bentuk organisasi, apakah organisasinya besar atau kecil.
7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
8. Biaya yang tersedia.
Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai pengaruh
besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya
peralatan tersebut, maka tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari
kemusnahan serta dapat menyimpan dan menemukan arsip dalam waktu yang
cepat dan tepat akan lebih mudan tercapai. Oleh karena itu, peralatan kearsipan
harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan.
Berbagai macam peralatan kearsipan dapat dicari di toko-toko keperluan
kantor, dengan berbagai macam model, harga, bahan, dan sebagainya. Namun
demikian, peralatan tersebut dapat dipesan khusus jika menginginkan peralatan
yang lebih spesifik, baik bahan, model, maupun ukurannya.
Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan,
sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapat
yang dibutuhkan.
Berikut ini contoh daftar dari kebutuhan peralatan dan perlengkapat arsip
suatu kantor.
Daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapan arsip suatu kantor:
No.

Kode

Nama
Barang

Tipe

Spesifikasi

Merek

Jumlah

FC
1234

Filling
Cabinet

Vertikal

4 laci

Elite

2 buah

F0
1234

Folder

Hangging

Ber-tab

New
Fujian

Or
1234

Ordner

Gungyu
401

100 Kg

Ca
1234

Cardex

8 laci

President

5 buah

400 Lb

Pengisian kode mengikuti aturan yang berlaku dalam suatu kantor.

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

19 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

Pengajuan suatu perlengkapan juga mengikuti aturan yang berlaku di suatu


kantor, tetapi pada umumnya diajukan atau dibuat untuk 1 tahun.

MENGHITUNG KEBUTUHAN PERALATAN


DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Seperti telah disebutkan diatas bahwa untuk menentukan/memilih arsip
yang akan digunakan salah satu pertimbangannya adalah tentang biaya yang
tersedia. Agar biaya yang tersedia dapat digunakan secara efisien dan efektif,
maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan
peralatan dan perlengkapan. Hal ini sangat penting agar tidak ada peralatan dan
perlengkapan yang tidak digunakan.
Untuk mengetahui peralatan dan
perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu kantor, maka bagian
pengadaan barang dapat melakukan survey terhadap kebutuhan peralatan.
Survey dilakukan secara intern dan ekstern. Secara intern dapat dilakukan
dengan mendata peralatan dan perlengkapat yang dibutuhkan oleh setiap unit
kerja.
Secara ekstern dapat dilakukan dengan mencari peralatan dan
perlengkapan yang bermutu baik dengan harga yang bersaing. Di samping itu,
penghitungan yang cermat juga dapat membantu untuk menentukan jenis,
bahan, jumlah peralatan, dan perlengkapan apa saja yang memang benar-benar
perlu disediakan.
Perhatikan contoh cara perhitungan kebutuhan dari perlengkapan arsip.
Penghitungan kebutuhan sarana untuk menangani arsip inaktif setebal 1 meter
(100 cm) yang akan disimpan di dalam kotak arsip dan ditempatkan dalam rak
arsip. Sarana yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
1. Karti Deskripsi
a. Kartu deskripsi terbuat dari kertas HVS/Duplikator
b.
Ukuran kartu deskripsi 10 cm x 15 cm atau seperempat kertas
HVS/duplicator ukuran folio.
c. Setiap kartu deskripse digunakan untuk mendeskripsikan arsip rata-rata
setebal 0,2 cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kartu deskripsi
sebanyak:
Tebal arsip : ketebalan pendeskripsian = 100 : 0,2 = 500 kartu deskripsi.
Kebutuhan kertas HVS/duplicator = (500 : 4) x 1 lembar = 125 lembar kertas
HVS/duplicator.
2. Kertas Pembungkus
a. Kertas pembungkus terbuat dari kertas yang bebas asam atau kertas
Samson.
b. Ukuran kertas pembungkus adalah 90 cm x 40 cm atau sepertiga ukuran
kertas Samson.
c. Setiap satu kertas pembungkus digunakan untuk membungkus arsip
rata-rata setebal 0,2 cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kertas pembungkus
sebanyak:
Tebal arsip : ketebalan pembungkusan = 100 : 0,2 = 500 kertas pembungkus.
Kebutuhan kertas Samson = (500 : 3) x 1 lembar = 166,67 = 167 kertas
Samson.
3. Kotak Arsip
a. Kotak arsip terbuat dari kertas karton yang bebas asam.
b. Ukuran kotak arsip, yaitu panjang = 38 cm, lebar = 10 cm, dan tinggi = 27
cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kotak arsip sebanyak:
Jumlah arsip : lebar kotak = 100 : 10 = 10 kotak arsip.
Jadi, kebutuhan kotak arsip sebanyak 10 buah.
4. Rak Arsip
a. Rak arsip atau roll opack terbuat dari metal.

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

20 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

b. Panjang rak arsip = 107 cm.


c. Setiap rak arsip terdiri dari 5 trap/shelf.
d. Setiap trap berisi 10 kotak arsip ukuran 10 cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan rak sebanyak 1 trap.
5. Alat Tulis Kantor dan Saran Lain
Kertas HVS, spidol, marker, cutter, tali rapia, dan sebagainya,
penyediaannya disesuaikan.

Daftar Pustaka:
1.

A.W. Widjaja. 1986. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta:


Penerbit CV Rajawali.
2.
Sutarto. 1986. Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press.
3. -------------. 2004. Sistem Kearsipan Untuk Menjamin Integritas.
4.
Dewi Anggrawati. 2004. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan.
Bandung: Armico.
Diposkan oleh ~PHYNA'S_HAFARA~ di 19.38

Tidak ada komentar:


Poskan Komentar

Beri komentar sebagai:

Publikasikan

Beranda

Posting Lama

Langganan: Poskan Komentar (Atom)

03/12/2014 15:03

Phyna's Blog: MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIP...

21 of 21

http://phymiszenter.blogspot.com/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sis...

Template Watermark. Diberdayakan oleh Blogger.

03/12/2014 15:03