MAGISTER AKUNTANSI

Dokumentasi

Bahan tertulis yang berisi perintah pada para

operator, deskripsi prosedur, dan bahan
deskriptif lainnya.

Diagram Arus Data

( Data Flow Diagram (DFD))

Bagan Alir (flowchart)

Dokumen

Alat Pendokumentasian
Sistem
Bagan Alir (flowchart)
Sistem

Bagan Alir Program

1. Diagram Arus Data (DFD)

Gambaran grafis yang memperlihatkan arus

data di dalam suatu organisasi

Sumber dan tujuan data

Arus data

Elemen DFD
Proses transformasi

Penyimpanan data

Simbol

Nama

Sumber dan tujuan data

Arus data

Proses transformasi

Penyimpanan data

Bayangkan betapa sulitnya untuk membaca buku teks jika tidak

diatur dalam bab, bagian, paragraf, dan kalimat. Untungnya,
informasi dalam AIS diatur untuk kemudahan akses dan efisien.
Bagian ini menjelaskan konsep penyimpanan data dasar dan
definisi
.
Buku besar (general ledger) memasukkan data dalam bentuk
rekapitulasi untuk tiap akun aktiva, kewajiban, equitas,
pendapatan, biaya (expenses) organisasi
.

Buku pembantu (subsidiary ledger) mencatat data rinci

untuk akun buku besar yang memiliki banyak sub akun
terpisah. Sebagai contoh, buku besar memiliki suatu akun yang
merupakan rekapitulasi jumlah total piutang pelanggan ke
perusahaan
.
Buku pembantu piutang memiliki berbagai catatan terpisah
untuk tiap pelanggan, yang masing-masing berisi informasi
terinci (nama, alamat, saldo, batas rekening, dan lain-lain)
tentang pelanggan. Buku pembantu umumnya dipergunakan
untuk piutang, persediaan, aktiva tetap dan utang
.

TEKNIK KODE
Data dalam buku besar diatur sedemikian rupa untuk memudahkan
teknik pemberian kode.
Kode menunjukkan sistem pemberian nomer terhdap akun-akun
buku besar.
Dengan kode urutan, pemberian nomer yang berurut terhadap
seluruh akun untuk mengurangi kesalahan yang muncul dari nomor
tersebut, meliputi pemberian nomor urut cek, faktur dan order
pembelian.
Dengan kode blok, blok nomor yang disediakan untuk kategori
tertentu dari data.
Kode Group, yang merupakan dua atau lebih sub kelompok digit
digunakan untuk item kode, sering digunakan dalam hubungannya
dengan kode blok.

Ada empat subcodes dalam kode produk:

1. Dengan kode memonic
2. Konsisten dengan tujuan penggunaannya
3. Memungkinkan untuk pertumbuhan
4. Sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya,
memfasilitasi dan interpretasi, dan memastikan penerimaan
karyawan.
5. Konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan
seluruh divisi perusahaan

JURNAL
Data transaksi dicatat dijurnal kemudian dipindahkan ke buku
besar. Ayat jurnal menunjukkan jumlah yang didebet dan jumlah
yang dikredit. Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi
yang jarang terjadi seperti pembayaran pinjaman dan stiap akhir
periode dilakukan penyesuaian. Sedangkan sebuah jurnal
khusus mencatat sejumlah besar transaksi berulang.

Gambar 2-2 menunjukkan bagaimana menjurnal dan

memposting transaksi penjualan. Pertama, setiap penjualan
kredit dicatat dalam jurnal penjualan. Kemudian masing-masing
penjualan jurnal yang diposting ke rekening nasabah yang sesuai
dalam buku besar pembantu piutang (perhatikan panah Unking
yang $ 1,876.50 penjualan ke KDR Pembangun dalam jurnal
penjualan untuk mendebit sebesar $ 1,876.50 dalam piutang
buku besar pembantu). Secara berkala, total dari seluruh
penjualan jurnal entri yang diposting ke buku besar (perhatikan
panah yang menunjukkan total penjualan harian jurnal $
15,511.00 diposting ke kedua Piutang dan Penjualan rekening
buku
besar
umum
Kredit)
.

AUDIT TRAIL menunjukkan bagaimana referensi posting dan

nomor dokumen memberikan jejak audit. Jejak audit adalah
jalan dilacak transaksi melalui sistem pengolahan data dari titik
asal ke hasil akhir, atau mundur dari dari output akhir ke titik
asal. Hal ini digunakan untuk memeriksa akurasi dan validitas
buku posting
.

KOMPUTER
BERBASIS
KONSEP
STORAGE
Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya, seperti
karyawan, persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki
atribut, atau karakteristik yang menarik, yang disimpan, seperti
tingkat upah dan alamat. Setiap jenis entitas memiliki himpunan
atribut yang sama
.

File
File adalah sekelompok catatan terkait.
Persediaan dan peralatan menguasai file
menyimpan informasi tentang sumber daya
penting organisasi. Pelanggan, pemasok,
karyawan dan menguasai file menyimpan
informasi tentang agen penting dengan siapa
organisasi berinteraksi
.

Pengolahan
Data
Setelah data kegiatan usaha telah dimasukkan ke
dalam sistem, mereka harus diproses untuk
menjaga database saat ini. Keempat jenis kegiatan
pengolahan data, disebut sebagai CRUD, adalah
sebagai berikut :
:
1. Membuat catatan data baru, seperti merekrut
karyawan baru, daftar gaji ke database.
2. Membaca, mengambil, atau melihat data yg ada.
3. Memperbarui data yang tersimpan sebelumnya.
4. Menghapus data, seperti menghapuskan master
file dari semua vendor (pemasok) perusahaan
yang tidak lagi melakukan bisnis
.

Sistem
perencanaan
perusahaan
(Enterprise
Resource
Planning)
Enterprise Resource Planning merupakan
sistem yang mengintegrasikan seluruh aspek
aktivitas organisasi kedalam satu sistem
informasi akuntansi. Organisasi menengah
yang paling banyak menggunakan sistem
ERP
untuk
mengkoordinasikan
dan
mengelola data mereka, proses bisnis, dan
sumber daya
.

Ciri-ciri ERP meliputi:

* Keuangan (buku besar dan sistem pelaporan) buku besar,
piutang, hutang, aktiva tetap, penganggaran, manajemen
kas, dan penyusunan laporan manajerial dan laporan
keuanganSumber daya manusia dan sistem penggajian
* perekrutan, pelatihan, waktu dan kehadiran, tunjangan
karyawan, manfaat, dan pelaporan pemerintah

* Order untuk kas (siklus pendapatan)-sales order entry,

pengiriman, persediaan, penerimaan kas, perhitungan
komisi
* Pembelian untuk membayar (siklus pencairan) - pembelian,
penerimaan dan pemeriksaan persediaan, persediaan dan
manajemen gudang, dan pengeluaran tunai.

* Manufaktur (siklus produksi) - rekayasa, bill of material,

penjadwalan produksi, barang dalam proses, manajemen
alur kerja, kontrol kualitas, manajemen biaya, dan proses
pabrikan-turing.
* Manajemen proyek-penetapan biaya, penagihan, waktu
dan biaya, unit kinerja, manajemen kegiatan

* Hubungan management dengan pelangganpenjualan dan pemasaran, komisi, layanan,

kontak pelanggan, dan panggilan dukungan
pusat
* Sistem alat-alat untuk pembentukan data
master file, menentukan arus informasi, kontrol
akses, dan sebagainya
* Sebuah sistem ERP, dengan database yang
terpusat, memberikan keuntungan yang
signifikan:

* Sebuah ERP menyediakan hubungan,

perusahaan, pandangan tunggal yang
terintegrasi dari data organisasi dan situasi
keuangan.
* Menyimpan semua informasi perusahaan
dalam database tunggal
* Data masukan disimpan sekali, bukan
beberapa kali, seperti yang dimasukkan ke
dalam sistem yang berbeda-beda.

* Organisasi mendapatkan kontrol akses

yang lebih baik. Sebuah ERP dapat
mengkonsolidasikan beberapa model
perizinan dan keamanan menjadi struktur
akses data tunggal.
* Prosedur dan laporan yang standar di
seluruh unit bisnis.
* Layanan pelanggan meningkat karena
karyawan dapat dengan cepat mengakses
perintah, tersedia inventarisasi, informasi
pengiriman, dan rincian transaksi pelanggan
masa lalu.

Terima Kasih
By. Kelompok 6
"Jadilah sekeras batu dalam mendidik diri sendiri dan
selembut air dalam melayani orang lain", ....GeDe PraMa
(Bisa tidak ya....smoga)