Anda di halaman 1dari 7

12.

7 Problem
OBrien Comporation adalah sebuah produsen instrument idustri yang di miliki
secara pribadi yang memasok perlengkapan presisi bagi para produsen di Midwest.
Perusahan tersebut berusia 10 tahun dengan menggunakan sebuah sistem ERP
terintegrasi. Kantor adminitrasinya terletak di sebuah gedung pustaka kota, dan
departemen produksi, pengiriman dan penerimaanya di tempatkan di sebuah
gudang yang sedang direnovasi, yang beberpa blok jauhnya dari kantor adminitrasi.
Para pelanggan menempatkan pesanan dalam situs perusahaan , melalui faks atau
melalui telepon. Seluruh penjualanya kredit, tujuan FOB. Selama setahun terakhir,
penjualan telah meningkat secara dramatis, tetapi 15% dari penjualan kredit telah
dihapuskan sebagai tidak tertagih, termasuk beberapa pesanan online dalam
jumlah besar bagi pelanggan pertama kali yang mengelak memesan atau
menerima barang dagangan.
Pesanan pelanggan diambil dan dikirimkan kegudang, dimana pesanan tersebut
diletakkan dekat dengan dok muatan dalam urutan slfabet berdasrkan nama
pelanggan. Dok muatan digunakan baik untuk pengiriman luar pelanggan bagi
penerimaan kiriman yang datang. Ada 10 sampai 20 kiriman yang datang setiap
harinya dari berbagai sumber.
Volume penjualan yang meningkat telah menyebabkan sejumlah keslahan di mana
pelanggan dikrimkan barang yang salah. Ada juga beberapa penundaan dalam
pengiriman karena barang-barang yang semestinya ada stoknya tidak dapat di
temukan di gudang. Meskipun persedian perpetual dijaga, tidak ada perhitungan
fisik atas persedian selama dua tahun. Sekali seminggu, staf gudang menggunakan
buku log untuk memperbarui catatan persediaan.
Sistem tersebut dikonfigurasikan untuk menyipkan faktur penjualan hanya setelah
para pegwai penjualan memasukkan kuantitas sebenarnya yang dikirimkan ke
lapangan, dengan demikian memastikan bahwa pelanggan ditagihkan hanya untuk
barang yang benar-benar dikirimkan dan bukan untuk yang sedang dalam black
order.
Diminta
a. Identifikasikan setidaknya tiga kelemahan dalam prosedur sklus
pendapatan OBrien Corporation, jelaskan maslah terakhir, dan
ajukan sebuah solusi ! sajikan jawaban anda dalam table berkolom
tiga dengan judul berikut : kelemahan , maslah , solusi
KELEMAHAN

POTENSI MASALAH

Tidak adanya validasi Menyebabkan


bagi pelanggan baru beberapa barang yang

SOLUSI
-

Diperlukan tanda
tangan
digital

yang memesan barang

telah dikrimkan tidak di


bayar oleh pelanggan

untuk
setiap
pelanggan
baru
yang melakukan
pemesanan
online.
Pesanan
pembelian
pelanggan harus
dituliskan sebagai
bentuk konfirmasi
dari
pelanggan
yang melakukan
pesanan melalui
telepon dan fax.

Catatan
kredit Menyebabkan
Catatan
atas
kredit
pelanggan
tidak besarnya piutang tak pelanggan
harus
diperiksa
sebelum tertagih.
diperiksa
sebelum
menyetujui pesanan.
menyetujui
pesanan
tidak
melakukan
penjualan
untuk
pelanggan yang tidak
memenuhi
standar
kredit.
Pengiriman
disertai
dokumen
perjualan

tidak Menyebabkan
dengan pelanggan
dapat
order menerima barang yang
tidak sesuai dengan
yang di order.

Sistem
harus
dapat
mencocokkan informasi
mengenai
pengiriman
dan
dokumen
order
penjualan.
Waspada
terhadap
bagian
pengiriman
mengenai segala bentuk
ketidaksesuaian
yang
terjadi.

13.10 Problem

Tahun lalu Diamond Manufacturing Company membeli lebih dari $10 juta peralatan
kantor melalui sistem Pemesanan Khusus, dengan pesanan individu yang berkisar
dari $5.000 sampai $30.000. pesanan khusus adalah untuk barang yang bervolume
rendah yang telah dimasukkan dalam anggaran seorang manajer departemen.
Anggaran tersebut, yang membatasi jenis dan jumlah dolar atas peralatan kantor
seorang kepala departemen dapat melakukan permintaan, disetujui pada awal
tahun dengan dewan direksi. Fungsi sistem pemesanan khusus adalah :
Pembelian Sebuah formulir permintaan pembelian disiapkan dan dikirimkan ke
departemen pembelian. Sebelum menerima sebuah permintaan pembelian, satu
dari lima agen pembelian (pembeli) memverifikasi bahwa peminta adalah kepala
departemen. Pembeli tersebut selanjutnya memilih pemasok yang sesuai dengan
mencari berbagai katalog dalam file. Pembeli kemudian menelepon pemasok,
meminta penawaran harga yang tercantum, dan menempatkan sebuah pesanan
verbal. Sebuah pesanan pembelian yang dinomori sebelumnya diproses, dengan
yang asli dikirim ke pemasok dan salinannya kepada kepala departemen,
penerimaan dan utang. Satu salinan juga diajukan dalam file permintaan terbuka.
Ketika departemen penerimaan secara verbal menginformasikan pembelian bahwa
barang telah diterima, pesanan pembelian ditransfer dari file terbuka ke file terisi.
Sekali sebulan, pembeli meninjau file yang tidak terisi untuk menindaklanjuti
pesanan terbuka.
Penerimaan Departemen penerimaan menerima sebuah salinan atas masingmasing pesanan pembelian. Ketika peralatan diterima, salinan atas pesanan
pembelian itu ditempel dengan tanggal, jika dapat diterapkan, dan perbedaan
antara kuantitas yang dipesan dan kuantitas yang diterima dicatat dengan tinta
merah. Petugas penerimaan kemudian meneruskan pesanan pembelian yang di
stempel dan peralatan ke kepala departemen penerimaan dan secara verbal
meberitahukan departemen pembelian bahwa barang diterima.
Utang Sebelum menerima pesanan pembelian, petugas utang mengajukannya
dalam file pesanan pembelian terbuka. Ketika sebuah faktur vendor diterima, faktur
tersebut dicocokkan dengan pesanan pembelian yang sesuai, dan sebuah utang
dibuat dengan mendebitkan rekening peralatan departemen permintaan. Faktur
yang tidak dibayarkan diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo. Pada tanggal
jatuh tempo, sebuah cek dipersiapkan dan diteruskan ke bendahara untuk
ditandatangani. Faktur dan pesanan pembelian tersebut kemudian diajukan
berdasarkan nomor pesanan pembelian dalam file faktur yang dibayar.
Bendahara Cek diterima secara harian dari departemen utang yang disortir dalam
dua kelompok : cek yang melebihi dibawah $10.000 dan cek yang kurang dari
$10.000 ditandatangani dengan mesin. Kasir tersebut menjalankan kunci dan piring
tandatangan mesin penandatangan cek dan mengawasi penggunaannya. Baik kasir
dan bendahara menandatangani cek yang melebihi $10.000.

Diminta :
a. Jelaskan kelemahan terkait dengan pembelian dan pembayaran dari
Pesanan Khusus oleh Diamond Manufacturing Company!
b. Rekomendasikan prosedur pengendalian yang harus ditambahkan untuk
mengatasi kelemahan yang diidentifikasikan dalam bagian a!
c. Jelaskan bagaimana prosedur pengendalian yang anda rekomnedasikan
dalam bagian b tersebut harus dimodifikasi jika Diamond merekayasa ulang
aktivitas siklus pengeluarannya untuk membuat penggunaan maksimum atas
TI saat ini (misalnya EDI, EFT, pemindahan kode batang, dan formulir
elektronik yang diberlakukan sebagai dokumen kertas!)
Kelemahan

Pengendalian

Dampak penggunaan TI baru

1. Pembeli tidak
memverifikasi bahwa
permintaan kepala
departemen adalah
sesuai anggaran.

Bandingkan jumlah
diminta untuk total
anggaran dan total
pengeluaran.

Sistem secara otomatis dapat


membandingkan jumlah yang
diminta untuk sisa anggaran.

2. Tidak ada prosedur


yang ditetapkan untuk
memastikan harga
yang diperoleh adalah
harga yang terbaik.

Mintalah penawaran
untuk pesanan besar.

EDI dan Internet dapat


digunakan untuk mencari
tawaran.

3. Pembeli tidak
memeriksa kinerja
masa lalu vendor.

Menyiapkan laporan
kinerja penjual dan
menggunakannya
ketika memilih vendor.

Peringkat kinerja vendor yang


dapat diperbarui secara
otomatis dan dibuat tersedia
untuk pembeli.

4. penghitungan acak
tidak dibuat dengan
sesuai dengan daftar
yang diterima

Salinan Purchase Order


dikirim ke penerima
untuk menghindari
penggelapan.

Jangan biarkan pegawai


penerima untuk mengakses
jumlah pesanan pembelian.

Memberikan insentif
apabila ada perbedaan
antara slip kemasan
dan pengiriman aktual
yang terdeteksi.

Permintaan barcoding atau RFID


tag dari semua item dan
menggunakan barcode scanner
untuk mengecek semua
pengiriman guna memberikan
insentif untuk mendeteksi
ketidakcocokan.

5. Pemberitahuan
tertulis tentang
penerimaan peralatan
yang tidak dikirim ke
bagian pembelian.

Kirim pemberitahuan
tertulis penerimaan
peralatan untuk bagian
purchasing

Menerima data dan komentar


masuk secara online dan
diteruskan ke bagian pembelian.

6. Pemberitahuan
tertulis tentang
penerimaan peralatan
tidak dikirim ke bagian
hutang.

Kirim pemberitahuan
tertulis penerimaan
peralatan untuk bagian
hutang.

Mengkonfigurasi sistem untuk


secara otomatis
memberitahukan penerimaan
peralatan ke bagian hutang.

7. Akurasi matematis
dari faktur vendor tidak
diverifikasi.

Verifikasi akurasi
matematis faktur
vendor.

Verifikasi akurasi matematis


otomatis terhadap faktur
vendor.

8. Kuantitas faktur tidak


dibandingkan dengan
laporan jumlah faktur di
bagian penerimaan

Bandingkan /
memverifikasi jumlah
tagihan dengan
kuantitas yang
diterima.

Sistem memverifikasi jumlah


faktur dengan kuantitas yang
diterima.

9. Pemberitahuan
penerimaan peralatan
dari departemen tidak
diperoleh sebelum
mencatat hutang.

Mendapatkan
konfirmasi dari
requisitioner dari
bagian penerimaan
peralatan sebelum
mencatat hutang.

Mengkonfigurasi sistem untuk


meminta konfirmasi dari bagian
penerimaan peralatan sebelum
menyetujui faktur untuk
pembayaran.

10. Paket Voucher tidak


dikirim ke Bendahara.

Mengirimkan paket
voucher (pesanan
pembelian dan laporan
penerimaan) ke
Bendahara bersama
dengan faktur yang
disetujui.

Mengkonfigurasi sistem untuk


mencocokkan faktur secara
otomatis dengan dokumen
pendukung.

11. Paket Voucher tidak


dibatalkan ketika faktur
dibayar.

Bendahara harus
menandai paket
voucher sebagai
DIBAYAR ketika cek
ditandatangani.

Sistem untuk menandai


dokumen pendukung
mengkonfigurasi seperti yang
digunakan saat faktur dibayar.

12. Tidak menyebutkan


rekonsiliasi bank.

Rekening bank harus


direkonsiliasi oleh
orang lain selain Utang
Usaha atau bendahara.

Rekening bank harus


direkonsiliasi oleh orang lain
selain Utang Usaha atau
bendahara.

SISTEM INFORMASI
DAN
PENGENDALIAN INTERNAL

KELOMPOK 2
Fitricia Kartiko Wati
Kennedy Samuel Suhombing
Krisdambara Perdana Putra
Narisha Mirza

(14/MPA/XXIXA/16)
(14/MPA/XXIXB/49)
(14/MPA/XXIXB/21)
(14/MPA/XXIXA/26)

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI


FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS GAJAH MADA