MAKALAH

ADMINISTRASI KESISWAAN DAN KEPEGAWAIAN

SMP NEGERI 2 PANDAN NAULI

KATA PENGANTAR
Bahwa dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan yang saat ini merupakan
dambaan setiap sekolah perlu mempunyai strategi managemen (administrasi) yang tepat
dan akurat untuk menjadi sekolah ini lebih baik dan dapat sejajar dengan sekolah yang
lebih mutu.
Salah satu permasalahan pendidikan yang dihadapi oleh bangsa Indonesia adalah
rendahnya mutu pendidikan pada setiap jenjang satuan pendidikan khususnya pendidikan
dasar dan menengah. Berbagai usaha telah dilakukan untuk meningkatkan mutu
pendidikan misalnya pengembangan kurikulum nasional dan lokal,peningkatan
kompetensi guru melalui pelatihan, pengadaan buku dan alat pelajaran, perbaikan sarana
dan prasarana pendidikan serta peningkatan mutu managemen( administrasi) sekolah
yang tertib dan teratur. Sehingga akan meningkatkan dayaguna dan hasilguna
penyelenggaraan Sekolah Dasar yang pada gilirannya akan memajukan proses belajar
mengajar.
SMP Negeri 2 Pandan Nauli berada di Pantai Barat Sumatera Utara tepatnya di Kabuipaten
Tapanuli Tengah berada di pinggiran kota Pandan.
Sekolah ini telah berusaha membuat program-program pendidikan sehingga menjadi sebuah
center of excelent di Kabupaten Tapanuli Tengah.
Berbagai program telah dilaksankan dalam berbagai hal tidak terlepas dari peningkatan
sumber daya manusia pengelola pendidikan di sekolah ini.
Ada berbagai hal yang telah membawa kemajuan yang siginifikan adalah penggunaan
teknologi Pendidikan dengan menggunakan jaringan internet dan program english day bagi
siswa, tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.
Untuk memajukan pendidikan disebuah sekolah semestinya manajemen sekolah lebih
ditingkatkan dengan mengintegrasikan potensi yang ada walaupun secara sederhana.
Peningkatan mutu pendidikan tidak terlepas dari Pengelolaan adminisrasi sekolah secara tertib
dan teratur.
Perlu diingat dalam pengelolaan administrasi sekolah tetap menmgikuti perkkembangan ilmu
pengetahuan dan kemajuan tekonologi. Sistem pengelolaan administrasi pendidikan yang
dilaksanakan pada zaman orde baru secara sentralistik merata pada setiap sekolah, Dengan
bergulirnya reformasi dan sistem Pemerintahan daerah telah membawa pengaruh yang
siginifikan terhadap administrasi sekolah, walaupun masih ada sekolah yang menerapkan
administrasinya masih mengacu pada zaman orde baru.
Tetapi perlu dingat administrasi sekolah pada zaman orde baru masih sangat dibutuhkan sebab
sampai saat ini masih sedikit acuan administrasi sekolah yang dibuat Pemerintah Daerah.
Disini perlu sekolah memiliki kemampuan penyimpanan data kearsipan sekolah pada era
sentralistik dan otonomi.
Dalam melaksanakan managemen(administrasi) sekolah,kami berusaha membuat, mendata
dan melaksanakan secara menyeluruh potensi yang ada dalam sekolah kami.Adapun
pelaksanaannya berpedoman

pada Buku Administrasi Sekolah yang telah dibakukan oleh Pemerintah,yang meliputi :
1. Pedoman Umum Administrasi Sekolah Dasar.
2. Administrasi Program Pengajaran.
3. Administrasi Kesiswaan.
4. Administrasi Kepegawaian.
5. Administrasi Keuangan.
6. Administrasi Perlengkapan Barang.
Mengingat semangat otonomi daerah pedoman administrasi sekolah semnestinya terjalin
koordinasi dengan Pemerintah Daerah dalam hal ini Dinas Pendidikan di Daerah, sebab
mengingat social kultural dan administrasi disetiap daerah berbeda terutama sekali dalam
administrasi Kepegawaian, administrasi inventaris barang dan lain sebaginya.
Pada kesempatan ini penyusun sengaja memuat tentang administrasi kesiswaan dan
Administrasi Kepegawaian karena sesuatu bagian yang penting untuk ditingkatkan lebih baik.
Dalam hal ini kami sebagai pengelola administrasi sekolah (tenaga kependidikan) masih
banyak kekurangan dengan pengelola administrasi sekolah lain ditanah air sebaiknya perlu
dilakukan saling tukar menukar informasi,Terima kasih atas segala perhatian.

Pandan, 7 Pebruari 2008

Penyusun

Kambaudin Siregar
NIP.131951613
KTU SMPN 2 Pandan Nauli

BAB. I
PENDAHULUAN
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di SMP Negeri 2 Pandan Nauli itu sering disebut
administrasi.Pencatatan atau perekaman data dan pengaturan sumber data disekolah yang
rapid an teratur merupakan pelaksanaan sebagian system informasi yang cukup baik.
Sekolah dasar sebagai suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama data
kependidikan,yang sangat diperlukansekali oleh para pelaku pendidikan untuk
melaksanakan tugas atau profesinya.Kepala Sekolah dan Guru di sekolah sangat
memerlukan data-data tentang siswa, kurikulum, sarana,dan sebagainya untuk
pengelolaan sekolahnya sehari- hari.Pengawas SMP/SMA memerlukan data-data
tersebutuntuk bahan dan sarana supervise.Data tersebut pelaporannya sampai ketingkat pusat.
Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya.
Pencatatan data harus teratur dan berkelanjutan,agar menjadi lebih mudah dan sederhana
sehingga memperlancar kegiatan administrasi. Dalam Administrasi sekolah dasar
pencatatan data dikelompokkan menjadi :
1. Administrasi Program Pengajaran.
2. Administrasi Kesiswaan.
3. Administrasi Kepegawaian.
4. Administrasi Keuangan.
5. Administrasi Perlengkapan/Barang.
Dalam rangka melaksanakan kurikulum sekolah dasar perlu ditunjang oleh serangkaian
Kegiatan administrasi proses belajar mengajar,sebagaimana yang telah ditentukan dalam
Buku pedoman administarsi dan supervise.Pelaksanaan proses belajar mengajar secara
baik perlu ditunjang oleh suatu system administarasi sekolah yang mantap.
Kepala Sekolah adalah administrator pendidikan di lingkungan sekolah yang
dipimpinnya.dalam melaksanakan administrasi,kepala sekolah dibantu oleh guru dan
tenaga lainnya.Ia berusaha mendayagunakan berbagai sumber (tenaga,uang,dan material )
agar diperoleh hasil guna yang tinggi dalam pencapaian tujuan pendidikan nasional.
Buku administarsi ini menggunakan dua periode batasan tahun pencatatan yaitu :
Sekolah SMP Negeri 2 Pandan Nauli membagi beberapa bidang program yang telah dimuat
dalam RAPBS
1.Tahun Anggaran,yaitu periode pencatatan data dan informasi yang dilakukan
Dalam hal penggunaan dana anggaran sekolah perlu dibagi dalam bidang
pengelolaannya yaitu :
- Bidang Peningkatan Mutu Pendidikan
- Bidang Peningkatan sumber daya manusia khususnya Tenaga Pendidik dan
Kependidikan
- Bidang Pemeliharaan Bangunan Sekolah
- Bidang Kegiatan Ekstra kurikuler
- Bidang Kegiatan Lomba IPTEKSOSBUDOR
- Bidang Adninistrasi sekolah
Melaksanakan penjadwalan kegiatan dan sumber anggaran yang relevan, yaitu :
Mulai bulan : Januari s.d Desember
2. Tahun Pelajaran, yaitu periode pencatatan data dan informasi yang dilakukan
Sejak awal Juli tahun yang bersangkutan sampai dengan akhir Juni tahun
berikutnya.Ini Digunakan untuk administrasi program pengajaran,kesiswaan dan
kepegawaian.

3. Laporan Bulanan, diperuntukkan bagi perolehan data setiap bulan untuk dapat
diketahui oleh seluruh tenaga Pendidik dan kependidikan di sekolah terutama dalam
penyampaian laporan kepada Dinas Pendidikan Kabupaten, Badan Kepegawaian
Daerah dan Instansi lain didaerah serta orangtua atau komite sekolah

BAB. II
PENJELASAN BUKU PEDOMAN
Sebelum penjelasan tentang administrasi kesiswaan sebaiknya memulai persiapan
administrasi program pengajaran yang telah direncanakan atas dasar Musyawarah Pengelola
Pendidikan di sekolah.
A. ADMINSTRASI PROGRAM PENGAJARAN
Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah dasar diperlukan 16 format
yang harus diisi oleh Kepala Sekolah maupun Guru secara tertib,teratur dan benar.
Format format tersebut meliputi :
1. PK-1 : Jadwal Pelajaran di sekolah dasar.
2. PK-2 : Daftar pembagian tugas mengajar bagi guru.
3. PK-3 : Daftar pemeriksaan persiapan mengajar.
4. PK-4 : Daftar penyelesaian kasus disekolah.
5. PK-5 : Daftar hasil evaluasi belajar tahap akhir.
6. PK-6 : Rekapitulasi pkenaikan kelas / kelulusan.
7. PK-7 : Daftar penyerahan STTB kepada lulusan EBTA.
8. PK-8 : Rekapitulasi pelaksanaan supervise kelas.
9. PK-9 : Hubungan kemasyrakatan.
10. PK-10 : Laporan hasil belajar SD.
11. PG-1 : Jadwal pelajaran kelas
12. PG-2 : Program semester guru.
13. PG-3 : Persiapan mengajar.
14. PG-4 : Program bimbingan.
15. PG-5 : Daftar Nilai.
16. PG-6 : Pencapaian target dan daya serap KK.
17. PG-7 : Daftar penyerahan rapor.
B. ADMINISTRASI KESISWAAN
Selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu dengan delapan jenis
kegiatan dan dua puluh satu jenis format.
1. Awal Tahun Pelajaran
Penerimaan Siswa Baru ;
1 Surat Pendaftaran Siswa Baru.
2 Daftar Calon Siswa Baru Kelas 1
3 Daftar Siswa Baru Kelas 1
2. Selama Tahun Pelajaran
Penyusunan Data Pribadi :
1. Buku Induk Siswa.
2. Buku Klapper
3.. Keadaan Siswa Awal Tahun
4. Jumlah Siswa menurut Kelas,Asal dan Jenis Kelamin.
5. Jumlah Siswa menurut Kelas, Jenis Kelamin dan Usia.

3. Kehadiran Siswa
1. Papan Absensi Harian Siswa (Kelas )
2. Papan Absensi Harian Siswa (Sekolah )
3. Buku Absensi Siswa
4. Rekapitulasi Absensi Siswa dalam sebulan
4. Mutasi Siswa
1. Surat Permohonan Pindah Sekolah
2. Surat Keterangan Pindah Sekolah
3. Mutasi Siswa selama Semester
4. Akhir Tahun Pelajaran
5. . Pelaksanaan Ujian Sekolah dan Ujian nasional
1. Daftar Calon Peserta Ujian Sekolah dan Ujian Nasional (DPUN)
2. Tanda Peserta Ujian Sekolah dan Ujian Nasional
3. Daftar Peserta UAS dan UN dan Prestasinya
4. Daftur Masuk SMP
6 . Kenaikan Kelas
1. Daftar Siswa Yang Naik Tingkat
2. Rekapitulasi Siswa Naik Tingkat dan Berhasil EBTA
http://118.98.212.211/modul_tkj/Portofolio/093_ICT_Grobogan/D_Pustakawan/12_eBook/07_SD%20NEGERI%2012%20PURWODADI/093_20314581_eadministration_supriyadi.pdf
C. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Sebagai kelengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format untuk menata
pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Adapun Format-format meliputi :
1. PEG 1 : Rencana Kebutuhan Pegawai/Guru.
2. PEG 2 : Usul Pengadaan Pegawai/Guru.
3. PEG 3a : Usul Pengakatan CPNS menjadi PNS
4. PEG 3b : Daftar Riwayat Hidup.
5. PEG 4 : Usul Kenaikan Gaji.
6. PEG 5 : Daftar Usul PAK
7. PEG 6 : Buku Catatan Penilaian PNS
8. PEG 7 : DP3 PNS.
9. PEG 8 : DUK PNS.
10. PEG 9 : Buku Cuti Pegawai/Guru.
11. PEG 10 : Contoh Surat Permintaan Berhenti CPNS/PNS Hak Pensiun.
12. PEG 11a: Contoh Surat Permintaan Pensiun PNS.
13. PEG 11b: Contoh Daftar Susunan Keluarga.
14. PEG 11c: Contoh Surat Permintaan Pembayaran Pensiuan Pertama (SP4)
15. PEG 12 : Contoh Permintaan Pembayaran Pensiun Janda/Duda Pertama.
16. PEG 13 : Contoh Surat Permintaan Pensiun Janda/Duda bagi Anak-anak.
17. PEG 14 : Contoh Pernintaan Pensiun Janda/Duda bagi Anak yang diajukan.
18. PEG 15 : Contoh Surat Pengaduan Permohonan Pensiun Bekas PNS/Permo
Honan Pembayaran Pensiun.
19. PEG 16 : Contoh Surat Pengaduan untuk Pensiun Janda/Duda.
20. PEG 17a: Daftar Hadir/Tidak Hadir Pegawai/Guru.
21. PEG 17b: Daftar Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru (Bulanan)

22. PEG 17c: Daftar Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru (Triwulan)

23. PEG 18 : Data Kepegawaian
24. PEG 19 : Kartu Pribadi Pegawai/Guru.
http://118.98.212.211/modul_tkj/Portofolio/093_ICT_Grobogan/D_Pustakawan/12_eBook/07_SD%20NEGERI%2012%20PURWODADI/093_20314581_eadministration_supriyadi.pdf
Dalam pengelolaan Administrasi Kepegawaian perlu mempedomani Peraturan Daerah
tentunya tidak terlepas dari Informasi dario pihak Dinas pendidikan dan Badan Kepegawaian
Daerah.
Pembinaan terhadap pengelola Administrasi Kepegawaian di sekolah perlu ditumbuh
kembangkan sehingga dapat diperoleh data yang akurat yang dibutuhkan oleh setiap Tenaga
Pendidik dan Tenaga Kependidikan terutama dalam hal kepangkatan, penggajian dan Akhir
masa tugas.
Pembinaan Kepegawaian mutlak diperlukan dalam usaha peningkatan sumber daya manusia
terutama pihak yang terkait dengan sekolah.

BAB. III
PENUTUP
Kesimpulan :
Setelah kami membuat rencana administrasi sekolah dapat disimpulkan :
1. Dengan adanya administrasi yang teratur maka tujuan sekolah akan tercapai baik.
2. Kinerja antara Kepala Sekolah, Guru dan Karyawan terjalin baik.
3. Program kerja,kendala,peluang,ancaman,dan kelemahan dapat dipecahkan dalam
suasana sekolah yang kondusif kebersamaan dan keterbukaan serta dapat
dipertanggung jawabkan.
4. Administrasi sekolah adalah alat untuk membuat pendataan terhadap sesuatu yang
ada kaitannya dalam peningkatan kinerja sekolah.
5. Perlu diadakan evaluasi oleh guru dalam proses pembelajaran adalah tujuan pengajaran
itu sendiri yang mencakup domain kognitif, efektif dan psikomotorik,serta peranan
Tenaga administrasi mampu mengelola administrasi kesiswaan yang tertib dan teratur.
6.. Melalui monitoring dan evaluasi yang dilaksankan oleh Tim Indenpenden dapat
diketahui apakah pelaksanaan program berjalan sesuai dengan yang direncakan ,
sejauhmana kemajuan pelaksanaan program, apa saja hambatan yang terjadi dan
bagaimana mengatasi masalah tersebut. Tim Monev indenpenden diharapkan dapat
berfungsi sebagai Kelompok kerja yang sanggup memberikan peringatan dini
terhadap program-program yang sedang dilaksankan.
Saran- saran :
A. Didalam penyusunan administrasi sekolah ini masih banyak kekurangan maka lewat
tulisan ini kami mohon bimbingan,petunjuk,kritikan serta masukan sehingga dalam
melaksanakan semua kegiatan sekolah dapat berjalan dengan tuntutan masyarakat
yaituingin agar pendidikan semakin baik dan bermutu serta berdaya guna dan berhasil
guna.
B. Perlu pembinaan yang terus menerus bagi tenaga kependidikan atau tenaga
adminsitrasi di Sekolah sebagai tenaga yang diharapkan mampu meningkatkan
pengelolaan dan peningkatan mutu pendidikan disekolah.
Terima kasih atas segala perhatian dan mohon maaf kekurangan.

DAFTAR PUSTAKA
1. Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang
Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.- Depdagri, Jakarta 2000
2. Arif Efendi, dkk Rencana dan Program Pengembangan Sekolah : SMP Negeri 2
Pandan Nauli, Peerpustakaan Sekolah , Pandan 2006
3. Drs. Syafaruddin, M.Pd, Manajemen Pembelajaran Quantum teaching, Ciputat,
2005
4. Dirjen Dikdasmen, Informasi Program Pembinaan Sekolah Menengah Pertama,
Jakarta, 2006
5.http://118.98.212.211/modul_tkj/Portofolio/093_ICT_Grobogan/D_Pustakawan/12
_e-Book/07_SD%20NEGERI%2012%20PURWODADI/093_20314581_eadministration_supriyadi.pdf
6.http://118.98.212.211/modul_tkj/Portofolio/093_ICT_Grobogan/D_Pustakawan/12_eBook/07_SD%20NEGERI%2012%20PURWODADI/093_20314581_eadministration_supriyadi.pdf