ON LINE SHIFT BIDDING (OSB) SEBAGAI ALTERNATIF

PEMECAHAN PERMASALAHAN STAFFING DAN SCHEDULING

Oleh: Widyoningsih, 0906595030
Abstract
Permasalahan seputar staffing dan scheduling tidak mungkin dihindari
dalam manajemen pelayanan keperawatan. Penjadwalan jam kerja perawat
menjadi beberapa shift sering menimbulkan permasalahan tersendiri.
Permasalahan tersebut antara lain adalah sering ditemukannya shift yang
kosong. Untuk mengatasi ini Rumah sakitdi Amerika harus mengeluarkan
dana yang tidak sedikit dengan menyewa perawat dari agency khusus.
Garden City Hospital (GCH) di tenggara Michigan berusaha mengatasi
permasalahan ini dengan menerapkan system Online Shift Bidding (OSB).
OSB memudahkan perawat untuk mengisi shift yang sesuai dengan
kualifikasi mereka dan dengan waktu yang mereka inginkan. Bagaimana
jika OSB diterapkan di Indonesia? Tulisan ini berusaha menganalisis
kemungkinan penerapan OSB sebagai salah satu cara untuk mengatasi
permasalahan terkait Staffing dan scheduling dalam manajemen pelayanan
keperawatan di Indonesia.
A. LATAR BELAKANG
Sistem informasi kesehatan merupakan suatu pengelolaan informasi di
seluruh tingkat pemerintah secara sistematis dalam rangka penyelengggaraan
pelayanan kepada masyarakat. Peraturan perundang-undangan
yang menyebutkan sistem informasi kesehatan adalah Kepmenkes
Nomor 004/Menkes/SK/I/2003 tentang kebijakan dan strategi desentralisasi
bidang kesehatan dan Kepmenkes Nomor 932/Menkes/SK/VIII/2002 tentang
petunjuk pelaksanaan pengembangan sistem laporan informasi kesehatan
kabupaten/kota.
Sistem informasi keperawatan merupakan bagian dari system informasi
pelayanan kesehatan yang terkait

dengan aspek keperawatan utamanya

mempertahankan dokumentasi keperawatan. Tujuan dari system informasi

manajemen keperawatan adalah:
1. Mengintegrasikan data pasien
2. Memudahkan mengakses data dari lokasi yang berbeda

3. Memudahkan mengontrol kebenaran, validitas, keamanan dan kerahasiaan

informasi
4. Sebagai sarana komunikasi dengan pelayanan terkait
5. Mudah dipelajari, cepat untuk digunakan, membantu fungsi dan
keseraganman dalam penampilan
6. Mendukung aktivitas perencanaan.
Model konsep informasi didasarkan pada 4 fungsi utama dalam praktik klinik
maupun administrasi keperawatan. Empat hal ini meliputi:
1. Proses perawatan pasien
2. Proses manajemen bangsal
3. Proses komunikasi
4. Proses pendidikan dan riset dalam keperawatan
Proses perawatan pasien adalah segala hal yang dilakukan untuk pasien. Hal
tersebut dapat bervariasi dari perawatan medis sampai dengan observasi
diagnosis, dapat berupa: registrasi pasien, pemeriksaan dan observasi,
perawatan dan jadwal pemberian obat, pelaporan kardek perawtan, registrasi
diet, klasifikasi pasien, administrasi pasien (pindah, pulang)
Sedangkan proses manejemen bangsal dapat berupa segala aktivitas yang
bertujuan agar lancarnya fungsi bangsal perawtan dengan menggunakan
sumber-sumber dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Proses manajemen
bangsal memindahkan informasi operasional ke dalam manajemen yang
berorientasi informasi dalam membantu mengambil keputusan. Proses
manajemen bangsal dapat berupa: quality assurance, laporan aktivitas
perawatan bangsal, penjadwalan staff, manajemen personal, kardek
keperawatan, inventarisasi manajemen dan penyediaan barang, manajemen
keuangan, dan kontrol infeksi.
Proses komunikasi adalah segala aktivitas yang dipusatkan pada komunikasi
tentang pasien, seperti: permintaan, perjanjian dan penjadwalan, data review
(statuss order, dan hasil medis) informasi bagi perawat yang datang untuk
bertugas, dan semua jenis pesan yang ada. Sedangkan proses pendidikan dan
riset keperawatan adalah segala hal yang terkait dengan dokumentasi untuk
kepentingan pendidikan dan penelitian.

Keberhasilan suatu pelaksanaan asuhan keperawatan sangat tergantung dari

fungsi

manajemen keempat hal di atas, meliputi planning, organizing,

actuating dan controlling. Saat ini pelaksanaan fungsi manajemen di atas

menjadi lebih mudah dengan adanya perkembangan teknologi informasi (TI)
walaupun belum semuanya berbasis web/internet. Penggunaan TI dalam
fungsi organizing antara lain digunakan untuk kepentingan staffing dan
scheduling.
Perkembangan TI dalam staffing dan scheduling saat ini sudah sangat pesat.
Sebuah Rumah sakit di tenggara Michigan dan beberapa Rumah Sakit di
Amerika sudah menerapkan mekanisme staffing dan scheduling dengan
berbasis

web/internet.

Teknologi

ini

disebut

dengan

online

shift

bidding(OSB). Melalui teknologi ini, perawat di berbagai wilayah dapat

dengan mudah melihat kebutuhan tenaga pada shift tertentu di Rumah sakit di
mana dia bekerja, baik di unit dimana dia biasa bekerja maupun di unit lain
yang sesuai dengan kualifikasi yang dimiliki perawat. Namun, apakah
teknologi ini dapat dengan mudah diterapkan di Indonesia? Disinilah penulis
berusaha menganalisis penerapan OSB untuk kepentingan staffing dan
scheduling dalam manajemen pelayanan keperawatan di Indonesia.
B. SISTEM STAFFING DAN SCHEDULING
Staffing dan scheduling adalah fase ketiga dalam proses managemen. Pola
staffing dan kebijakan scheduling terkait langsung dengan fase manajemen
yaitu: planning dan organizing. Staffing dilakukan melalui seorang manager
keperawatan

dengan

merekrut,

menyeleksi,

mengorientasikan,

dan

mempromosikan pengembangan personel. Sedangkan scheduling adalah

penjadwalan kerja staff perawat berdasarkan shift kerja.
Banyak hambatan yang dapat ditemui dalam proses staffing dan scheduling.
Hambatan tersebut umumnya dapat berasal dari ketersediaan tenaga perawat
yang sesuai kualifikasi, maupun hambatan proses scheduling berupa tidak
adanya perawat yang bersedia untuk ditempatkan pada shift tertentu.
Berdasarkan hal tersebut, ada beberapa hal yang dijadikan bahan
pertimbangan dalam proses staffing dan scheduling yang kreatif, yaitu:

1.
2.
3.
4.

10 12 jam per shift

Premium payment untuk pekerjaan di akhir minggu dan hari libur
Adanya alokasi untuk staffing part time pada shift akhir minggu
Cyclical staffing: yang menggambarkan siklus kerja pada beberapa

minggu ke depan.Model ini dapat dibuat dengan pola khusus yang dapat
diulang setiap 4 minggu misalnya.
5. Job sharing, adanya pembagian tugas
6. Diperbolehkannya perawat untuk bertukar jadwal di antara mereka
7. Flextime (perawat mengusulkan waktu shift kerjanya sendiri.
8. Penggunaan supplemental staffing/ staffing pools. Ini digunakan jika ada
perawat yang tiba-tiba tidak bisa masuk kerja, sehingga kebutuhan perawat
diambilkan dari pool ini.
9. Staff Self-Scheduling, perawat mengimplementasikan jadwal kerja secara
kolektif yang sesuai dengan panduan kerja, dan tanggung gugat perawat.
Beberapa organisasi membuat system desentralisasi staffing yaitu dengan
mempunyai unit manager yang membuat jadwal. Organisasi yang lain
menggunakan system sentralisasi staffing dengan membuat keputusan
yang dipusatkan di kantor pusat atau staffing center. Pada organisasi
dengan desentralisasi

staffing, unit manager yang harus bertanggung

jawab untuk menutup semua jadwal staff

yang kosong, mengurangi

jumlah staff pada saat jumlah pasien menurun, menambah jumlah staff
pada saat jumlah pasien meningkat, menyiapkan jadwal bulanan, serta
menyiapkan jadwal libur staff.
Organisasi dengan sentralisasi staffing menggunakan satu orang atau
sebuah computer untuk melakukan tugas staffing dan scheduling bagi
semua unit. Peran manager dibatasi dalam membuat keputusan ringan dan
memberikan input. Manager keperawatan bertanggung jawab dalam
memantau kebutuhan personel yang sesuia dengan kondisi organisasi,
misalnya adanya perubahan dalam frekuensi penyakit dan jumlah pasien
yang meningkat tiba-tiba, maka manager harus dapat mengatasi kebutuhan
staff dalam kondisi tersebut. Scheduling dalam hal ini tidak dapat
dipisahkan dari staffing. Pada saat manager mencari perawat untuk
mengisi kekosongan shift, maka pada saat itu dia melaksanakan fungsi

staffing termasuk scheduling.Salah satu bentuk sentralisasi staffing adalah

online shift bidding (OSB).
C.
ONLINE SHIFT BIDDING (OSB)
On Line Staff Bidding (OSB) adalah mekanisme penawaran penjadwalan
kerja bagi perawat dengan memanfaatkan jaringan internet. Sistem ini
dibuat sedemikian rupa sehingga staff dapat mengakses melalui internet.
Dalam hal ini tidak dibutuhkan investasi hardware ataupun pemeliharaan
software.
Pertama, rumah sakit membuka shift yang masih kosong melalui web site
yang aman yang dapat diakses oleh klinisi yang sebelumnya sudah
disaring kulaifikasinya untuk beberapa minggu ke depan. Rumah sakit
dapat mulai memberikan penawaran untuk shift dengan waktu standar,
shift dengan satu setengah kali waktu standar, 2 kali shift, dan shift dengan
waktu premium. Rumah sakit juga dapat mulai memberikan penawaran
atau bonus untuk perawat yang mengisi shift secara online. Rumah sakit
juga dapat membuat seleksi bagi perawat yang diinginkan melalui
mekanisme system yang sengaja dibuat. Misalnya: jika shift yang kosong
adalah untuk perawat anak , maka post shift yang kosong tersebut hanya
dapat diisi oleh perawat anak dari Rumah sakit terkait sesuai kualifikasi
yang diinginkan pada 24 jam pertama. Kemudian baru dapat diisi oleh
perawat pengganti pada 24 jam berikutnya, dan pada akhirnya bagi
perawat umum setelah 48 jam.
Software hanya memungkinkan perawat untuk melihat dan mengisi
penawaran pada shift yang sesuai dengan kualifikasi mereka, dan jadwal
pekerjaan yang ada dengan cara memasukkan profile perawat dan jadwal
dalam satu system sentral.
D.
PEMBAHASAN
Mekanisme staffing dan scheduling di Indonesia sampai saat ini masih
menggunakan system manual. Sistem manual ini dilakukan dengan
mempertimbangkan jumlah pasien, tingkat ketergantungan pasien, jumlah

perawat, dan model asuhan keperawatan yang digunakan. Model asuhan

keperawatan fungsional membutuhkan jumlah perawat yang lebih sedikit
jika dibandingkan dengan model asuhan keperawatan Primary Nurse (PN).
Begitu juga dengan tingkat ketergantungan pasien. Semakin banyak pasien
dengan tingkat ketergantungan yang tinggi, membutuhkan jumlah perawat
yang lebih banyak jika dibandingkan dengan pasien dengan tingkat
ketergantungan rendah.
Mekanisme staffing di Indonesia dilakukan secara sentralisasi oleh
manager personalia. Sedangkan mekanisme scheduling menggunakan
mekanisme desentralisasi.
Pembagian shift umumnya dibagi menjadi 3, yaitu

shift pagi (08.00-

14.00), sore (14.00-20.00) dan malam (20.00-08.00), dengan jumlah

perawat per shift sesuai dengan perhitungan kebutuhan perawat
sebagaimana disebutkan di atas. Beberapa hambatan yang sering
ditemukan adalah antara lain jika ada perawat yang mendadak tidak dapat
bekerja sesuai shift, serta sedikitnya jumlah perawat yang bersedia
ditempatkan terutama pada hari libur dan pada akhir minggu. Kesulitan
yang lain yang sering ditemui di RS di Amerika adalah jika terjadi
peningkatan jumlah pasien. Beberapa Rumah sakit merekrut perawat dari
agency perawat untuk mengatasi kesulitan ini. Akibatnya lebih banyak
biaya yang harus dikeluarkan serta lebih banyak waktu yang harus
terbuang.

Penggunaan OSB merupakan salah satu alternatif pemecahan masalah di

atas. Melalui OSB, memudahkan perawat untuk melihat semua shift yang
kosong di rumah sakit mereka untuk memberikan penawaran shift mana
yang sesuai dengan kualifikasi mereka dan dari segi waktu sesuai untuk
mereka. OSB merupkan solusi untuk menghilangkan kesulitan manager
dan staff perawat.Systen online ini memudahkan perawat untuk melihat
semua shift yang dapat diisi di rumah sakit mereka dan jaringan dari
rumah sakit mereka. Shift yang mungkin dimasuki dapat dilihat dan

penawaran dapat diisi dari semua tempat yang dapat diakses jaringan
internet. Hal ini juga dapat meningkatkan kepuasan kerja karena perawat
mempunyai control, autonomi dan fleksibilitas yang lebih luas.
Beberapa rumah sakit yang menggunakan system online juga menawarkan
insentif seperti meningkatkan pembayaran atau reward point untuk
perawat yang mengisi shift pada waktu-waktu yang sulit seperti di hari
minggu dan hari libur. Di Amerika, dengan sistem ini memungkinkan
perawat untuk menambah job di luar job mereka yang sebenarnya di unit
mereka. Pada akhirnya, dengan system ini perawat tidak harus mempunyai
pekerjaan lain untuk menambah income mereka.
Namun, beberapa kelemahan dapat timbul dari penerapan system ini, yaitu
jika perawat yang diperbolehkan mengisi shift yang kosong, tidak
diperhatikan kualifikasinya. Contoh: kualifikasi perawat untuk mengisi
kekosongan di bangsal anak tentu saja berbeda dengan kualifikasi perawat
untuk mengisi kekosongan shift di bangsal bedah. Disamping itu, jika
tidak mengutamakan perawat pada bangsal terkait, maka syarat perawatan
yaitu terbina trust dengan pasien menjadi sulit diwujudkan.
E.
KESIMPULAN DAN SARAN
Penggunaan OSB merupakan salah satu alternative pemecahan masalah
scheduling. Penggunaan OSB memungkinkan untuk diterapkan di
Indonesia dengan beberapa syarat:
1. Ada sarana dan pra sarana yang mendukung
2. Kualifikasi perawat sebagai syarat mutlak

untuk

memenuhi

kekosongan shift
3. Diutamakan perawat bangsal untuk mengisi shift yang kosong
4. Pemberian insentif bagi perawat yang mengisi shift yang kosong di
akhir minggu maupun di hari libur.
5. Tetap mengutamakan kesinambuungan perawatan pasien melalui
dokumentasi proses perawatan yang konsisten dan bertanggung jawab.
DAFTAR PUSTAKA

Anonymous (2009). Online shift bidding. ( http://www.reshealth.org )

diperoleh tanggal 27 Oktober 2010
Anonymous, (2005). Innovative solutions for online staffing and shift
management. (http://www.flexestaff.com ) diperoleh tanggal 27
Oktober
Anonymous. (2001). System Information Management.( www.zwo.nhl.nl/)

diperoleh tanggal 25 Oktober 2010.

Anonymous. (2009). Choose your shift. (http://www.proquest.com/pqdweb )
diperoleh tanggal 25 Oktober 2010

APA, (2001). Publication manual. American Psychological Association.

Washington DC.
Banks, jasmine, (2005). Bidding for shift online.
(http://www.proquest.com/pqdweb ) diperoleh tanggal 30 Oktober
2010
Every, Amy (2008).Healthcare cost containment: best practice for
controlling labor cost.( http://www.lawson.com ), diperoleh tanggal
27 Oktober 2010.
Krischke, (2008) Online shift scheduling boosts RN morale.
(http://www.nursezone.com ) diperoleh tanggal 27 Desember 2010
Marquis & Huston, (2000), Leaderships role and management functions in
nursing, 3rd ed, Wilkinson & wilkins, Philadelphia.
Sanjoyo (2009). Sistem Informasi Kesehatan.
(http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id) diperoleh tanggal 27 Oktober
2010