Anda di halaman 1dari 57

RESUME BUKU

THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK)


Fifth Edition
oleh
Marsha Chumaira, 1106016595
Muhammad Ardan M. Corny, 1206241073

CHAPTER

4:

PROJECT

INTEGRATION

MANAGEMENT

(MANAJEMEN

INTEGRASI PROYEK)
Project Integration Management meliputi proses dan kegiatan untuk mengidentifikasi,
menjelaskan, menggabungkan, menyatukan serta mengkoordinasikan berbagai proses dan
kegiatan manajemen proyek dalam Project Management Process Groups.
Dalam konteks manajemen proyek, integrasi meliputi karakteristik unifikasi, konsolidasi,
komunikasi, dan integratif tindakan yang sangat penting untuk pengendalian pelaksanaan
proyek melalui penyelesaian, keberhasilan mengatur harapan para stakeholder, dan memenuhi
persyaratannya. Project Integration Management juga termasuk membuat pilihan mengenai
alokasi sumber daya, membuat trade-off di antara tujuan bersaing dan alternatif-alternatifnya,
serta mengelola hal-hal bersamaan di antara Knowledge Area manajemen proyek. Proses
manajemen proyek biasanya ditunjukkan sebagai proses-proses yang berlainan dengan
sementara didefinisikan pada antarmuka. Pada prakteknya, mereka dapat terjadi dalam
bersamaan waktu dan berinteraksi dengan cara yang tidak dapat terperinci sepenuhnya dalam
PMBOK Guide.
Berikut adalah gambaran mengenai proses Project Integration Management, diantaranya:

1|Manajemen Proyek Teknik

4.1 Develop Project Charter Proses pengembangan sebuah dokumen yang secara resmi
mengesahkan adanya sebuah proyek dan memberikan hak kepada manajer proyek
untuk mempergunakan organisasi sumber daya bagi sebuah kegiatan proyek.
Project Charter menentukan hubungan antara siapa yang menjalankan dan
mengajukan. Dalam kasus proyek eksternal, kontrak formal biasanya merupakan cara
yang lebih disukai untuk membuat perjanjian. Sebuah project charter masih digunakan
dalam membuat kesepakatan internal dalam suatu organisasi untuk menjamin
penyampaian yang tepat di bawah kontrak. Project charter yang disetujui secara resmi
menginisiasi proyek.

4.2 Develop Project Management Plan

Proses penjelasan, persiapan, dan

pengoordinasian semua rencana tambahan dan mengintegrasikan mereka ke dalam


sebuah rencana manajemen proyek yang komprehensif. Proyek dengan dasar yang
terintegrasi dan rencana tambahan dapat dimasukkan dalam rencana manajemen
proyek.

2|Manajemen Proyek Teknik

Project Management Plan menjelaskan bagaimana proyek dijalankan, diamati,


dikendalikan, dan diselesaikan. Lalu juga bergantung pada penerapan serta kerumitan
dari proyek. Ini dikembangkan melalui serangkaian proses yang terintegrasi. Proses ini
menghasilkan rencana manajemen proyek yang semakin diuraikan oleh pembaharuan
dan dikendalikan serta disetujui melalui proses Perform Integrated Change Control
(bagian 4.5).
4.3 Direct and Manage Project Work Proses terpenting dengan melaksanakan pekerjaan
yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek dan menerapkan perubahan yang
diterima untuk mencapai tujuan proyek.
Aktivitas Direct and Manage Project Work dapat meliputi dibawah ini namun tidak
terbatas pada:

Melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan proyek;

Membuat proyek yang mampu disediakan untuk memenuhi pekerjaan proyek


yang direncanakan;

Menyediakan, melatih, dan mengatur anggota tim yang ditugaskan dalam


proyek;

Memperoleh, mengatur, dan menggunakan sumber daya meliputi material,


peralatan, perlengkapan, dan fasilitas; menerapkan metode dan standar yang
direncanakan;

Membangun dan mengelola komunikasi dalam proyek, baik secara eksternal


dan internal dalam tim proyek;

Menghasilkan data kinerja, seperti biaya, jadwal, teknis, progress kualitas, dan
keadaan untuk memudahkan prediksi;

Mengeluarkan permintaan perubahan dan melaksanakan perubahan-perubahaan


yang diterima ke dalam ruang lingkup proyek, perencanaan, dan lingkungan
sekitarnya;

Mengatur resiko dan melaksanakan kegiatan respon resiko;

Mengatur penjual dan pemasok;

Mengatur stakeholders dan keterlibatan mereka, serta

Mengumpulkan dan mempelajari dokumen serta melaksanakan kegiatan


perbaikan yang disetujui.

3|Manajemen Proyek Teknik

4.4 Monitor and Control Project Work Proses pelacakan, peninjauan, dan pelaporan
progres proyek terhadap tujuan pelaksanaan yang ditetapkan

dalam rencana

manajemen proyek.
Monitoring merupakan sebuah aspek manajemen proyek yang dilakukan sepanjang
proyek. Monitoring meliputi pengumpulan, pengukuran, dan pendistribusian informasi
kinerja serta penilaian pengukuran dan tren untuk proses perbaikan. Pemantauan terus
menerus memberikan tim manajemen proyek wawasan mengenai keadaan proyek dan
mengidentifikasi daerah-daerah yang memerlukan perhatian khusus. Kontrol meliputi
penentuan tindakan perbaikan atau pencegahan serta penindaklanjutan rencana untuk
menentukan tindakan apa yang diambil dalam menyelesaikan masalah. Proses Monitor
and Control Project Work berhubungan dengan:

Membandingkan kinerja proyek aktual terhadap rencana manajemen proyek;

Menilai kinerja untuk menentukan tindakan koreksi apa atau pencegahan


kemudian merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan;

Mengidentifikasi resiko baru dan menganalisis, melacak, dan memantau resiko


proyek yang ada untuk memastika resiko yang diidentifikasi, lalu statusnya
dilaporkan, dan bahwa rencana respon resiko yang tepat sedang dieksekusi;

Menjaga keakuratan, ketepatan waktu serta terkait dokumentasi penyelesaian


proyek;

Memberikan informasi untuk membantu melaporkan keadaan, pengukuran


progres, dan perkiraan;

Memberikan perkiraan untuk informasi biaya dan jadwal saat ini;

Memantau pelaksaan dari perubahan yang diterima;

Memberikan laporan yang sesuai dengan progres dan keadaan untuk program
manajemen sebagimana proyek merupakan bagian dari keseluruhan program.

4.5 Perform Integrated Change Control Proses peninjauan semua permintaan


perubahan; penerimaan perubahan dan mengatur perubahan untuk mampu disediakan,
aset proses organisasi, dokumen-dokumen proyek, dan rencana manajemen proyek
serta berkomunikasi penempatan mereka. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa
hal itu memungkinkan untuk perubahan dalam proyek yang akan dipertimbangkan
secara terpadu sambil mengurangi risiko proyek, yang sering muncul dari perubahan
yang dibuat tanpa pertimbangan untuk tujuan atau rencana proyek secara keseluruhan.

4|Manajemen Proyek Teknik

Proses Perform Integrated Change Control dilakukan dari awal proyek sampai selesai
dan tanggung jawab utama dari manajer proyek. Rencana manajemen proyek,
pernyataan ruang lingkup proyek, dan hal lainnya dipelihara dengan hati-hati dan terus
mengatur perubahan, baik dengan menolak atau menyetujui perubahan. Perubahan
dapat diminta oleh stakeholders yang terlibat dengan proyek. Meskipun perubahan
dapat berawal secara lisan, hal ini harus dicatat dalam bentuk tertulis dan dimasukkan
ke dalam manajemen dan atau konfigurasi perubahan sistem manajemen. Proses-proses
permintaan perubahan mungkin memerlukan informasi mengenai perkiraan dampak
waktu dan dampak biaya.
Beberapa kegiatan yang termasuk dalam proses Perform Integrated Change Control
adalah sebagai berikut:

Configuration Identification;

Configuration Status Accounting;

Configuration Verification and Audit.

4.6 Close Project or Phase Proses finalisasi seluruh kegiatan di semua proses manajemen
proyek yang secara resmi menyelesaikan fase atau proyek.
Ketika mengakhiri proyek, manajer proyek meninjau semua informasi terlebih dahulu
dari fase penyelesaian sebelumnya untuk memastikan bahwa semua pekerjaan proyek
selasai dan bahwa proyek tersebut telah memenuhi tujuannya. Karena ruang lingkup
proyek diukur terhadap rencana manajemen proyek, manajer proyek meninjau dasar
lingkup untuk memastikan penyelesaian sebelum pertimbangan proyek diselesaikan.
Proses Close Project or Phase juga menetapkan prosedur untuk menyelidiki dan
mendokumentasikan alasan untuk tindakan yang diambil jika proyek dihientikan
sebelum selesai. Agar berhasil mencapai hal ini, manajer proyek perlu melibatkan
semua stakeholders dalam prosesnya. Ini mencakup semua kegiatan yang direncanakan
untuk penutupan administrasi proyek atau fase, termasuk metodologi langkah demi
langkah seperti:

Tindakan dan kegiatan untuk memenuhi penyelesaian atau kriteria untuk fase
atau proyek;

Tindakan dan kegiatan yang diperlukan untuk mentransfer produk proyek, jasa,
atau hasil tahap berikutnya atau untuk memproduksi daan atau mengoperasikan;
dan

5|Manajemen Proyek Teknik

Kegiatan yang dibutuhkan untuk mengumpulkan catatan proyek atau fase,


keberhasilan atau kegagalan proyek audit, menggabungkan pelajaran serta
informasi arsip proyek untuk penggunaan masa depan oleh organisasi yang
berwenang.

6|Manajemen Proyek Teknik

CHAPTER 5: PROJECT SCOPE MANAGEMENT (MANAJEMEN LINGKUP


PROYEK)
Di dalam manajemen lingkup proyek ini meliputi proses yang dibutuhkan untuk
memastikan bahwa proyek telah mencakup semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek dengan sukses. Berikut adalah gambaran mengenai proses Project
Scope Management, diantaranya:

5.1 Plan Scope Management - Proses membuat manajemen lingkup dengan


mendokumentasikan bagaimana project scope akan didefinisikan, divalidasi, dan
dikontrol. Kunci keberhasilan proses ini adalah menyediakan petunjuk dan arahan
bagaimana scope akan diatur selama proyek.
Inputs
Project Management Plan
Project Charter - menyediakan informasi tentang deskripsi proyek dan karakteristik
produk.

7|Manajemen Proyek Teknik

Enterprise Environmental Factors meliputi kultur organisasi, infrastruktur, tenaga


administrasi personalia, dan kondisi pasar.
Organizational Process Assets meliputi kebijakan, prosedur, informasi historis,
lesson learned.
Outputs
Scope Management Plan
Proses untuk mempersiapkan pernyataan project scope yang rinci;
Proses pembuatan WBS dari pernyataan project scope;
Proses yang menentukan bagaimana WBS akan dijaga;
Proses yang menentukan bagaimana penerimaan dari deliverables proyek yang
telah selesai akan diperoleh;
Proses yang mengatur bagaimana pemrosesan permintaan

perubahan

pekerjaan.
Requirements Management Plan
Bagian dari project management plan yang mendeskripsikan bagaimana
requirements dianalisis, didokumentasi, dan dikelola.

5.2 Collect Requirements - Proses menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola


kebutuhan stakeholders dan persyaratan-persyaratan agar mencapai objektif dari
proyek. Kunci keberhasilan proses ini adalah mampu menyediakan dasar untuk
mendeskripsikan dan mengelola project scope.
Requirements Classification
Business requirements;
Stakeholder requirements - kebutuhan stakeholders;
Solution requirements - functional requirements (proses, data, interaksi dengan
produk) dan nonfucntional requirements (ketahanan, keamanan, performance, dll);
Transition requirements;
Project requirements - tindakan, proses, atau kondisi lainnya dari proyek yang
diperlukan.
Quality requirements - kondisi atau kriteria yang dibutuhkan untuk penyelesaian
proyek yang sukses atau deliverable proyek atau pemenuhan requirements lainnya.
Inputs
Scope Management Plan

8|Manajemen Proyek Teknik

Requirements Management Plan - menyediakan proses yang akan digunakan dalam


proses collect requirements untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan
kebutuhan stakeholder
Stakeholder Management Plan
Project Charter - menyediakan deskripsi proyek sehingga dapat mengembangkan
requirements
Stakeholder Register - mengidentifikasi stakeholders yang dapat menyediakan
informasi pada requirements.
Tools & Techniques
Interviews - wawancara untuk mendapatkan informasi dari stakeholders
Focus Groups - focus groups discussion berisikan para stakeholders untuk
mempelajari ekpekstasi dan sikap mereka terhadap sebuah produk
Facilitated Workshops - diskusi bersama stakeholders untuk menentukan product
requirements.
Group Creativity Techniques - meliputi brainstorming, nominal group technique,
idea/mind mapping, affinity diagram, multicriteria decision analysis
Group Decision-Making Techniques - meliputi unanimity, majority, plurarity, dan
dicatorship.
Questionnaire & Surveys
Observations
Prototypes - mendapatkan informasi/umpan balik dari suatu model dari produk
sebelum produk tersebut benar-benar dibuat.
Benchmarking - membandingkan proses yang dilakukan dengan organisasi lain
untuk mendapatkan ide untuk perbaikan, dsb.
Context Diagrams - menggambarkan product scope dengan menunjukkan sistem
(proses, peralatan, dsb.) dan bagaimana orang dan sistem lainnya berinteraksi
dengan sistem tersebut.
Document Analysis - menganalisis dokumen-dokumen proyek seperti business
plans, agreements, dsb. untuk mendapatkan requirements.
Outputs
Requirements Documentation
business requirements
stakeholders requirements
solution requirements
9|Manajemen Proyek Teknik

project requirements
transition requirements
requirements assumption, dependencies, and constraints
Requirements Traceability Matrix
business needs, opportunities, goals, and objectives
project objectives
project scope / WBS deliverables
product design
product development
test strategy and test scenarios
high level requirements

5.3 Define Scope - Proses mengembangkan deskripsi proyek yang detail. Kunci
keberhasilan proses ini adalah mampu menyediakan batasan proyek dengan
mendfinisikan requirements yang mana saja yang akan dimasukkan ke dalam project
scope.
Inputs
Scope Management Plan:

menyediakan aktivitas untuk mengembangkan,

mengawasi, dan mengontrol project scope.


Project Charter: menyediakan deskripsi proyek.
Requirements Documentation: digunakan untuk menentukan requirements yang
mana yang akan dimasukkan ke dalam proyek.
Organizational Process Assets: kebijakan, prosedur, dokumen proyek sebelumnya,
lesson learned.
Outputs
Project Scope Statement
Deskripsi lingkup pekerjaan, deliverables, asumsi, dan batasan proyek.
product scope description
acceptance criteria
deliverable
project exclusion
constraints
assumptions
Project Documents Updates
10 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Beberapa dokumen yang dapat diperbaharui:


stakeholder register
requirements documentation
requirements traceability matrix

5.4 Create WBS - Proses membagi deliverables dan pekerjaan proyek ke komponen yang
lebih kecil dan mudah dikelola.
Inputs
Scope Management Plan - menentukan bagaimana membuat WBS dari pernyataan
lingkup proyek dan bagaimana WBS akan dipelihara.
Project Scope Statement - deskripsi pekerjaan yang akan dilakukan dan batasanbatasan proyek.
Requirements Documentation - untuk memahami kebutuhan apa yang harus
diselesaikan.
Enterprise Environmental Factors
Organizational Process Assets - kebijakan, prosedur, WBS template, dokumen dan
lesson learned proyek-proyek sebelumnya.
Tools & Techniques
Decomposition - teknik yang digunakan untuk membagi lingkup dan deliverables
proyek ke komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
Expert Judgment - untuk menganalisis informasi yang dibutuhkan untuk
menguraikan deliverable proyek ke komponen yang lebih kecil.
Outputs
Scope Baseline
Project scope statement - deskripsi lingkup proyek, deliverables, asumsi, dan
batasan.
WBS
WBS dictionary - dokumen yang menyediakan informasi deliverables, aktivitas,
dan penjadwalan.
Project Documents Updates
requirements documentation

5.5 Validate Scope - Proses menyusun penerimaan deliverables proyek yang telah selesai.
Inputs
11 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Project Management Plan - scope management plan & scope baseline


Requirements Documentation
Requirements Traceability Matrix
Verified Deliverables - deliverables proyek yang telah selesai dan diperiksa dalam
proses kontrol kualitas.
Work Performance Data
Outputs
Accepted Deliverables - deliverables yang telah memenuhi kriteria ditandatangani
dan disetujui oleh customer/sponsor.

Persetujuan ini didokumentasikan lalu

dokumennya dilanjutkan untuk digunakan dalam tahap penutupan proyek


Change Requests - deliverables yang belum disetujui mungkin perlu dilakukan
beberapa perubahan untuk memperbaiki kekurangan.
Work Performance Information - perkembangan proyek seperti deliverables mana
yang telah dimulai, perkembangannya, yang telah selesai, atau yang telah disetujui.
Project Documents Updates - dokumen yang melaporkan perkembangan
penyelesaian pekerjaan.

5.6 Control Scope - Proses pemantauan status proyek dan pengelolaan perubahan untuk
scope baseline. Kunci keberhasilan proses ini adalah dapat memelihara scope baseline
sepanjang proyek. Proses ini menjamin semua perubahan yang diminta dan tindakan
preventif/korektif yang direkomendasikan terlaksana melalui proses perform integrated
change control.
Inputs
Project Management Plan: scope baseline, scope management plan, change
management plan, configuration management plan, requirements management plan.
Requirements Documentation: requirements yang terdokumentasi dengan baik
membuat lebih mudah untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari lingkup proyek
yang telah disetujui.
Requirements Traceability Matrix:

membantu untuk mendeteksi akibat dari

perubahan scope baseline pada objektif proyek.


Work Performance Data:

dapat berupa jumlah permintaan perubahan yang

diterima, jumlah deliverables yang telah selesai, dll.


Organizational Process Assets:

scope, kebijakan, prosedur, petunjuk, metode

pemantauan dan pelaporan, dll.


12 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Tools & Techniques


Variance Analysis
Teknik untuk menentukan penyebab dan derajat perbedaan antara baseline dan
performance aktual. Hal penting lainnya dari proses scope control (selain
menentukan penyebab dan derajat perbedaan) adalah menentukan tindakan preventif
atau korektif yang dibutuhkan.
Outputs
Work Performance Information - informasi bagaimana project scope dilaksanakan
dibandingkan dengan scope baseline.
Change Requests - dapat berupa tindakan preventif/korektif, perbaikan kerusakan,
atau permintaan perbaikan.
Project Management Plan Updates - scope baseline updates, other baseline updates.
Project Document Updates - requirements documentation, requirements traceablity
matrix.
Organizational Process Assets Updates - penyebab perbedaan yang terjadi, tindakan
korektif yang dipilih beserta alasannya, lesson learned lainnya (dari project scope
control).

13 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

CHAPTER 6: PROJECT TIME MANAGEMENT (MANAJEMEN WAKTU PROYEK)


Manajemen waktu proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk mengelola
penyelesaian proyek secara tepat waktu. Di beberapa proyek, khususnya yang memiliki lingkup
lebih kecil, mendefinisikan kegiatan-kegiatan, mengurutkan kegiatan, memperkirakan sumber
daya, memperkirakan durasi, dan mengembangkan jadwal merupakan kegiatan yang sangat
erat berkaitan. Mereka semua merupakan sebagai sebuah kesatuan proes yang dapat dilakukan
oleh seseorang selama jangka waktu yang relatif singkat. Berikut adalah gambaran mengenai
proses Project Time Management, diantaranya:

6.1 Plan Schedule Management Proses pembentukan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi
untuk perencanaan, pengembangan, pengelolaan, pelaksanaan, dan pengendalian jadwal
proyek.
Inputs
Project Management Plan - terdiri dari Scope Baseline (terdiri dari project scope statement
dan detil WBS yang digunakan untuk mendefinisikan kegiatan-kegiatan, estimasi durasi,

14 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

dan manajemen waktu) serta informasi lainnya yang berhubungan mengenai biaya, risiko,
dan keputusan komunikasi dari rencana manajamen proyek yang digunakan untuk
mengembangkan jadwal.
Project Charter berisi tentang ringkasan milestone schedule dan persetujuan persyaratan
proyek yang akan mempengaruhi manajemen perihal jadwal proyek.
Enterprise Environmental Factors
Organizational Process Assets
Tools and Techniques
Expert Judgment ditunjukkan oleh informasi historis, memberikan pengetahuan yang
dalam dan berharga mengenai lingkungan dan informasi dari proyek yang serupa. Mereka
juga dapat memberikan saran mengenai penggabungan cara dan metode untuk
mencocokkan dari perbedaan yang ditemukan untuk kegiatan yang dilakukan dan harus
digunakan dalam mengembangkan rencana pengelolaan jadwal.
Analytical Techniques
Meetings
Outputs
Schedule Management Plan sebagai contohnya rencana manajemen jadwal dapat
membantu dalam menentukan dibawah ini:
Model contoh pengembangan jadwal proyek metode jadwal dan alat penjadwalan yang
akan digunakan dalam pengembangan proyek ditentukan.
Tingkat keakuratan rentang yang diterima digunakan dalam menentukan estimasi
durasi kegiatan yang realistis adalah ditentukan dan mungkin termasuk kemungkinan
yang ada.
Satuan ukuran (units of measure) setiap satuan yang digunakan dalam pengukuran
seperti staff hour, staff days atau mingguan untuk satuan waktu atau meter, liter, ton,
kilometer, serta kubik untuk satuan jumlah/kuantitas didefinisikan untuk masing-masing
sumber daya.
Organizational procedures link memberikam kerangka kerja untuk rencana manajemen
jadwal, memungkinkan untuk konsistensi dengan estimasi dan jadwal yang dihasilkan.
Project schedule model maintenance proses digunakan untuk memperbarui status dan
rekam progress dari jadwal proyek selama pelaksanaan proyek.
Control thresholds
Rules of performance measurement

15 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Reporting formats
Process description
6.2 Define Activities Proses identifikasi dan dokumentasi tindakan khusus yang harus
dilakukan untuk menghasilkan deliverables proyek.
Inputs
Schedule Management Plan input utama dari rencana manajemen jadwal adalah detil dari
tingkat yang ditentukan untuk mengelola pekerjaan.
Scope Baseline
Enterprise Environmental Factors
Organizational Process Assets
Tools and Techniques
Decomposition cara yang digunakan untuk membagi project scope dan deliverables
proyek ke lingkup yang lebih kecil untuk lebih mudah diatur. Kegiatan ini merupakann
upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan paket pekerjaan. Proses define activities
menentukan output akhir sebagai kegiatan daripada deliverables, seperti yang dilakukan
dalam proses pembuatan WBS.
Daftar kegiatan, WBS, dan WBS dictionary dapat dikembangkan baik secara berurutan atau
bersamaan, dengan WBS dan WBS dictionary sebagai dasar untuk pengembangan daftar
kegiatan akhir. Tiap paket pekerjaan dalam WBS diuraikan ke dalam kegiatan yang
diperlukan untuk menghasilkan deliverables paket pekerjaan. Keterlibatan anggota tim
dalam menguraikan pekerjaan dapat menyebabkan hasil yang lebih baik dan akurat.
Roliing Wave Planning
Expert Judgment
Outputs
Activity List merupakan daftar lengkap yang mencakup semua jadwal kegiatan yang
diperlukan pada proyek. Daftar kegiatan juga termasuk deskripsi dari lingkup pekerjaan
untuk setiap kegiatan secara cukup rinci untuk memastikan bahwa anggota tim proyek
memahami pekerjaan apa saja yang harus diselesaikan. Setiap kegiatan harus memililiki
nama yang jelas untuk menunjukka jadwalnya, bahkan jika nama kegiatan ditampilkan di
luar konteks dari jadwal proyek.

16 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Activity Attributes
Milestone List merupakan titik significant dari kegiatan proyek dimana terdiri dari daftar
identifikasi seluruh proyek yang menunjukkan milestone adalah wajib seperti yang
disyaratkan oleh kontrak atau berdasrkan informasi historis. Milestones mirip dengan jadwal
kegiatan rutin, dengan struktur yang sama tetapi mereka memiliki durasi nol karena
merupakan momen dalam waktu.
6.3 Sequence Activities Proses identifikasi dan mendokumenrasi hubungan diantara
kegiatan-kegiatan proyek.
Inputs
Schedule Management Plan mengidentifikasi metode penjadwalan dan alat yang
digunakan unutk proyek, dimana akan menunjukan bagaimana kegiatan akan diurutkan.
Activity List berisikan seluruh jadwal kegiatan yang dibutuhkan proyek, dimana akan
diurutkan. Ketergantungan dan kendala untuk kegiatan ini dapat mempengaruhi urutan dari
kegiatan.
Activity Attributes menggambarkan urutan peristiwa yang diperlukan atau dari
pendahulunya atau penggantinya.
Milestone List tanggal penjadwalan untuk milestones yang spesifik, dimana dapat
mempengaruhi bagaimana kegiatan diurutkan.
Project Scope Statement berisi deskripsi project scope, yang terdiri dari karakteristik
produk yang dapat mempengaruhi pengurutan kegiatan, seperti tata letak dari sesuatu yang
akan dibangun.
Enterprise Environmental Factors
Standar pemerintah atau industry
Projecr Management Information System (PMIS)
Alat penjadwalan
Sistem autorisasi perusahaan kerja
Organizational Process Assets terdiri dari dokumen-dokumen korporat sebagai
pengetahuan dasar yang digunakan untuk metode penjadwalan, kebijakan formal dan
informal kegitan yang ada berhubungan dengan prosedur, pedoman, seperti metode
penjadwalan yang dipertimbangkan dalam pengembangan hubungan logika, dan contoh
yang dapat digunakan untuk mempercepat persiapan kegiatan proyek. Informasi kegiatan

17 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

terkait yang menjadi contoh juga dapat berisikan informasi tambahan yang berguna dalam
pengurutan kegiatan.
Tools and Techniques
Precedence Diagramming Method (PDM) merupakan cara yang digunakan untuk
membangun sebuah model penjadwalan dimana kegiatan-kegiatan ini digambarkan dengan
nodes dan secara grafis dihubungkan oleh satu atau lebih hubungan logika untuk
menunjukkan urutan kegiatan yang akan dilakukan. Salah satu metode dari PDM ini adalah
activity-on-node (AON), ini merupakan metode yang digunakan di paket perangkat lunak
manajemen proyek.
PDM terdiri dari 4 (empat) tipe ketergantungan atau hubungan logika. Kegiatan
pendahulunya merupakan kegiatan logika yang muncul sebelum kegiatan yang bergantung
dengan jadwal. Kegiatan penggantinya adalah kegiatan logika bergantung yang muncul
setelah kegiatan lain dalam jadwal. Hubungan ini dapat diilustrasikan dibawah ini:

Finish-to-start (FS): kegiatan A selesai kegiatan B mulai (yang paling umum


digunakan)
Finish-to-finish (FF): kegiatan A selesai kegiatan B juga harus selesai
Start-to-start (SS): kegiatan A mulai kegiatan B juga harus mulai
Start-to-finish (SF): kegiatan A mulai apabila kegiatan B (yang paling jarang digunakan)
Dependency Determination
Mandatory dependencies
Discretionary dependencies
External dependencies
Internal dependencies
Leads and Lags

18 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Leads adalah waktu tunggu


Lags adalah waktu mendahului
Outputs
Project Schedule Network Diagrams

Gambar diatas merupakan ilustrasi project schedule network diagrams yang dibuat secara
manual atau dengan menggunakan software manajemen proyek. Hal ini dapat mencakup detil
lengkap proyek, atau memiliki satu atau lebih ringkasan kegiatan. Ringkasan dapat disertai
diagram dan menjelaskan pendekatan dasar yang digunakan dalam mengurutkan kegiata.
Setiap kegiatan yang tidak biasa diurutkan dalam jaringan harus sepenuhnya dijelaskan dalam
ringkasan.
Project Document Updates
Activity lists,
Activity attributes,
Milestones list,
Risk register.
6.4 Estimate Activity Resources Proses memperkirakan jenis dan jumlah material, sumber
daya, peralatan, atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap kegiatan.

19 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Inputs
Schedule Management Plan
Activity List
Activity Attributes
Resource Calendars
Risk Register
Activity Cost Estimates
Enterprise Environmental Factors
Organizational Process Assets
Tools and Techniques
Expert Judgment sering diperlukan untuk menilai masukan terkait sumber daya untuk
proses ini. Setiap kelompok atau orang dengan pengetahuan khusus dalam perencanaan dan
perkiraan sumber daya dapat memberikan keahliannya.
Alternative Analysis banyak jadwal kegiatan memiliki metode alternatif pencapaian,
termasuk menggunakan berbagai tingkat kemampuan sumber daya atau keterampilan,
ukuran yang berbeda atau jenis mesin, alat yang berbeda (hand vs automatic), dan keputusan
membeli atau menyewa akan sumber daya ini.
Published Estimating Data seperti memperbarui rates dan unit costs dari sumber daya
untuk aturan buruh kerja, material, dan peralatan untuk setiap negara-negara dan letak
geografi negara-negara.
Bottom-Up Estimating metode estimasi ini memperkirakan durasi proyek atau biaya
dengan menggabungkan perkiraan dari tingkat terendah komponen-komponen WBS. Ketika
suatu kegiatan tidak dapat diperkirakan dengan tingkat kepercayaan yang memadai,
pekerjaan diuraikan menjadi lebih detil. Kebutuhan sunber daya diperkirakan, perkiraan ini
kemudian dikumpulkan kedalam jumlah total untuk masing-masing kegiatan. Kegiatan
mungkin tidak memiliki ketergantungan diantara mereka yang dapat mempengaruhi
penerapan dan penggunaan sumber daya. Jika terdapat ada ketergantungan, pola
penggunaan sumber daya ini mencerminkan dan didokumentasikan didalam perkiraan
kebutuhan kegiatan.
Project Management Software seperti software penjadwalan, memiliki kemampuan untuk
membantu perencanaan, pengaturan, dan pengelolaan sumber daya dan pengembangan
perkiraan sumber daya. Tergantung pada kecanggihan software, struktur sumber daya,

20 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

ketersediaan sumber daya, tingkat sumber daya, dan berbagai calendar sumber daya dapat
dijelaskan untuk membantu mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya.
Outputs
Activity Resource Requirements
Resource Breakdown Structure
Project Document Updates
Activity list.
Activity attributes, dan
Resource calendars
6.5 Estimate Activity Durations Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan
untuk menyelesaikan masing-masing kegiatan dengan perkiraan sumber daya.
Inputs
Schedule Management Plan
Activity List
Activity Attributes
Activity Resource Requirements
Resource Calendars
Risk Register
Resource Breakdown Structure
Enterprise Environmental Factors
Organizational Process Assets
Tools and Techniques
Expert Judgment
Analogous Estimating
Parametric Estimating
Three-Point Estimating
Group Decision-Making Techniques
Reserve Analysis
Outputs
Activity Duration Estimates perkiraan durasi kegiatan merupakan penilaian secara
kuantitatif jumlah kemungkinan periode waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu

21 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

kegiatan. Perkiraan ini tidak termasuk lags yang dijelaskan sebelumnya dan dapat termasuk
beberapa indikasi kemungkinan kisaran hasil.
Project Document Updates
Activity attributes, dan
Asumsi yang dibuat dalam pengembangan perkiraan durasi kegiatan, seperti tingkat
kemampuan dan ketersediaan, sebaik dasar dari perkiraan durasi.
6.6 Develop Schedule Proses menganalisis urutan kegiatan, durasi, kebutuhan sumber daya,
dan kendala jadwal untuk membuat jadwal proyek.
Inputs
Schedule Management Plan
Activity List
Activity Attributes
Project Schedule Network Diagrams
Activity Resource Requirements
Resource Calendars
Activity Duration Estimates
Project Scope Statement
Risk Register
Project Staff Assignments
Resource Breakdown Structure
Enterprise Environmental Factors
Organizational Process Assets
Tools and Techniques
Schedule Network Analysis
Critical Path Method (CPM)
Critical Chain Method (CCM)
Resource Optimization Techniques
Resource leveling,
Resource smoothing
Modelling Techniques
What-if scenario analysis
Simulation

22 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Leads and Lags


Schedule Compression
Crashing digunakan untuk mempersingkat durasi jadwal untuk biaya tambahan
paling dengan menambahkan sumber daya. Contohnya seperti menyetujui overtime,
membawa sumber daya tambahan atau membayar untuk mempercepat pengiriman ke
kegiatan pada critical path. Crashing ini hanya untuk kegiatan pada critical path
dimana sumber daya tambahan akan mempersingkat durasi aktivitas tersebut, dan tidak
selalu menghasilkan alternative yang layak dan dapat menyebabkan peningkatan risiko
dan atau biaya.
Fast tracking kegiatan atau tahapan biasanya dilakukan secara berurutan secara
parallel untuk setidaknya sebagian dari durasi mereka. Contohnya adalah membuat
pondasi bangunan sebelum menyelesaikan semua gambar arsitektur. Fast tracking
dapat menyebabkan pengerjaan ulang dan peningkatan risiko. Metode ini hanya bekerja
jika kegiatan dapat menjadi tumpang tindih untuk mempersingkat durasi proyek.
Scheduling Tool
Outputs
Schedule Baseline
Project Schedule
Bar charts
Milestone charts
Project schedule network diagrams
Schedule data
Project Calendars
Project Management Plan Updates
Project Document Updates
Activity resource requirements
Activity attributes
Calendars
Risk register
6.7 Control Schedule Proses memantau status kegiatan proyek untuk memperbarui progress
proyek dan mengelola perubahan baseline jadwal untuk mencapai rencana yang ditetapkan.
Tahap ini memperhatikan beberapa hal diantaranya:

23 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Menjelaskan status sementara dari jadwal proyek


Mempengaruhi faktor-faktor yang membuat jadwal berubah
Menjelaskan apabila jadwal proyek berubah, dan
Mengatur perubahan actual yang terjadi
Inputs
Project Management Plan
Project Schedule
Work Performance Data
Project Calendars
Schedule Data
Organizational Process Assets
Tools and Techniques
Performance Reviews
Project Management Software
Resource Optimization Techniques
Modelling Techniques
Leads and Lags
Schedule Compression
Schedule Tool
Outputs
Work Performance Information perhitungan SV dan SPI untuk WBS, khususnya paket
pekerjaan dan control accounts, didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada
stakeholders.
Schedule Forecasts
Change Requests
Project Management Plan Updates
Schedule Baseline
Schedule Management Plan
Cost Baseline
Project Documents Updates
Schedule Data
Project Schedule
Risk Register

24 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Organizational Process Assets Updates

25 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

CHAPTER 7: PROJECT QUALITY MANAGEMENT (MANAJEMEN KUALITAS


PROYEK)
Manajemen biaya proyek terdiri dari proses-proses yang terlibat dalam perencanaan,
perkiraan, penganggaran belanja, pembiayaan, pendanaan, pengaturan dan pengontrolan biaya
agar proyek tersebut dapat diselesaikan dalam anggaran yang disepakati.

Pada beberapa proyek, terutama yang lingkupnya lebih kecil, estimasi biaya dan anggaran
terkait erat dan dapat dilihat sebagai satu proses yang dapat dilkakukan oleh seseorang selama
waktu yang relative singkat. Kemampuan untuk mempengaruhi biaya sangat besar di tahap
awal proyek, membuat definisi lingkup awal kritis.
Manajemen biaya proyek harus mempertimbangkan kebutuhan stakeholder untuk mengatur
biaya. Stakeholders yang berbeda akan mengukur biaya proyek dengan berbeda-beda cara dan
pada waktu yang berbeda. Kemudian, yang perlu diperhatikan adalah biaya dari sumber daya
yang dibutuhkan untuk menyelsaikan kegiatan proyek, juga harus mempertimbangkan efek
dari keputusan proyek pada penggunaan biaya, perawatan, produk dan layanan pendukung atau
hasil proyek.

26 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Upaya perencanaan manajemen biaya terjadi pada awal proyek dan menetapkan kerangka
kerja untuk masing-masing proses manajemen biaya sehingga kinerja proses akan efisien dan
terkoordinasi
7.1 Plan Cost Management proses yang menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi
untuk perencanaan, pengaturan, pengeluaran dan pengendalian biaya proyek.
Input
Project Management Plan berisikan informasi yang digunakan untuk mengembangkan
rencana manajemen biaya, seperti diantaranya:
Scope baseline: terdiri dari project scope statement dan detil WBS untuk estimasi biaya.
Schedule baseline: menjelaskan kapan biaya proyek akan jadi.
Other information: seperti cost-related scheduling, risiko, dan keputusan komunikasi
dari rencana manajemen proyek.
Project Charter memberikan ringkasan dana dari pengembangan rincian biaya proyek,
juga menjelaskan persyaratan persetujuan proyek yang akan mempengaruhi manajemen
biaya proyek.
Enterprise Environmental Factors
Organizational Process Assets
Tools and Techniques
Expert Judgment
Analytical Techniques
Meetings
Outputs
Cost Management Plan
Units of measure
Level of precision
Level of accuracy
Organizatonal procedures links
Control thresholds
Rules of performance measurement
Reporting formats
Process descriptions
Additional details

27 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

7.2 Estimate Costs proses pengembangan pendekatan sumber daya moneter yang diperlukan
untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Perkiraan biaya adalah sebagai prediksi yang
berdasarkan informasi yang diketahui pada titik yang diberikan saat itu, terdiri dari identifikasi
dan pertimbangan dari alternatif pembiayaan untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Selain
itu, cost trade-off dan risiko harus dipertimbangkan, seperti membeli apa menyewa, dan
membagi sumber daya sehingga dapat mencapai biaya optimal dari proyek.
Input
Cost Management Plan menjelaskan bagaimana biaya proyek akan dikendalikan dan
dikontrol, terdiri dari metode yang digunakan dan tingkat keakuratan yang dibutuhkan untuk
mengestimasi biaya aktivitas.
Human Resource Management Plan bagian ini menjelaskan kelengkapan susunan staf
proyek, personnel rates, dan imbalan terkait dimana dibutuhkan komponen untuk
mengembangkan estimasi biaya proyek.
Scope Baseline meliputi dibawah ini:
Project scope statement
Work Breakdown Structure
WBS dictionary
Project Schedule
Risk Register
Enterprise Environmental Factors
Market conditions
Published commercial information
Organizational Process Assets
Cost estimating policies
Cost estimating templates
Historical information
Lesson learned
Tools and Techniques
Expert Judgment
Analogous Estimating metode ini menggunakan nilai dari sebuah parameter, seperti
lingkup, biaya, anggaran, dan waktu maupun menggunakan skala perbandingan terhadap
ukuran, kompleksitas proyek sebelumnya yang dijadikan dasar untuk menyusun estimasi
biaya proyek yang serupa.

28 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Parametric Estimating metode ini digunakan sebagai statistic dari hubungan antara data
historikal dengan variable lainnya seperti luas area untuk menghitung estimasi beberapa
parameter seperti biaya, anggaran, dan masa pelaksanaan.
Bottom-Up Estimating merupakan metode dalam mengestimasi komponen pekerjaan.
Biaya dan akurasi dari tipe ini dipengaruhi oleh ukuran dan kompleksitas dari aktivitas
individual maupun paket pekerjaan.
Three-Point Estimating keakuratan dalam sebuah estimasi dapat ditingkatan dengan
mempertimbangkan aspek ketidaktentuan dan risiko. Dalam PERT (Program Evaluation
and Review Technique) digunakan 3 estimasi untuk memperkirakan biaya dari sebuah
aktivitas, yaitu:
Most likely (CM): biaya aktivitas berdasarkan penilaian usaha yang realistis terhadap
suatu pekerjaan.
Optimistic (CO) biaya aktivitas berdasarkan pertimbangan yang optimis untuk aktivitas
tersebut.
Pessimistic (CP) biaya aktivitas berdasarkan pertimbangan pesimis terhadap suatu
aktivitas.
Untuk metode ini biasanya digunakan untuk perkiraan biaya yang mengandung unsur
ketidakpastian seperti estimasi biaya penelitian karena menggunakan pertimbangan optimis
dan pesimis.
Reserve Analysis estimasi biaya yang termasuk biaya tak terduga. Biaya tak terdiga
tersebut dapat berupa persentasi dari nilai estimasi, nilai yang tetap, atau dapat
dikembangkan dari metode analisis kuantitatif.
Cost of Quality menyangkut perhitungan seluruh biaya yang dipersiapkan untuk mencegah
adanya ketidakpuasan terhadap kualitas produk yang akan mengakibatkan rework.
Project Management Software beberapa program computer dapat digunakan sebagai alat
untuk membantu dalam mengestimasi biaya.
Vendor Bid Analysis metode estimasi biaya, termasuk analisis biaya dari sebuah proyek
yang dimenangkan tanpa melalui proses persaingan karena memperoleh informasi dari
rekanan, tentunya akan diperlukan tambahan biaya.
Group Decision-Making Techniques
Outputs
Activity Cost Estimates hal ini adalah penilaian kuantitatif biaya yang mungkin dipelrukan
untuk menyelesaikan pekerjaan proyek, dapat disajikan dalam bentuk ringkasan atau secara

29 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

detil. Biaya diperkirakan untuk semua sumber daya yang digunakan pada estimasi biaya
kegiatan, termasuk buruh kerja, material, peralatan, pelayanan, fasilitas, informasi
teknologi, dan kategori khusus seperti pembiayaan (termasuk biaya bunga), inflasi, nilai
tukar, atau biaya cadang. Untuk biaya tidak langsung, jika mereka termasuk dalam estimasi
proyek, dapat dimasukkan pada tingkat kegiatan yang lebih tinggi.
Basis of Estimates jumlah dan jenis rincian tambahan yang mendukung variasi perkiraan
biaya berdasarkan wilayah penggunaan. Bagaimanapun tingkat detilnya, dokumen
pendukung harus memberikan pemahaman yang jelas dan lengkap mengenai bagaimana
perkiraan biaya itu berasal, diantaranya:
Documentation of the basis of the estimate
Documentation of all assumptions made
Documentation of any known constraints
Indication of the range of possible estimates
Indication of the confidence level of the final estimate
Project Documents Updates
7.3 Determine Budget proses menggabungkan perkiraan biaya masing-masing kegiatan atau
paket pekerjaan untuk menetapkan biaya awal yang disahkan.
Input
Cost Management Plan
Scope Baseline
Activity Cost Estimates
Basic of Estimates
Project Schedule
Resource Calendars
Risk Register
Agreements
Organizational Process Assets
Tools and Techniques
Cost Aggregation dikumpulkan oleh paket pekerjaan sesuai dengan WBS. Perkiraan biaya
paket pekerjaan kemudian dikumpulkan untuk tingkat komponen yang lebih tinggi dari
WBS dan akhirnya untuk seluruh proyek.

30 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Reserve Analysis dapat membangun cadanga kontingensi dan cadangan manajemen untuk
proyek
Expert Judgment
Historical Relationships
Funding Limit Reconciliation pengeluaran dana harus sesuai dengan batas pendanaan
yang disetujui untuk proyek tersebut. Sebuah varian antara batas pendanaan dan
pengeluaran yang direncanakan terkadang akan membutuhkan penjadwalan kerja ulang
untuk meratakan tingkat pengeluaran. Hal ini dicapai dengan menempatkan kendala tanggal
bersangkutan untuk jadwal pekerjaan proyek.
Outputs
Cost Baseline
Project Funding Requirements
Project Documents Updates
7.4 Control Costs proses pengontrolan status proyek untuk memperbarui biaya proyek dan
mengatur perubahan biaya awal.
Input
Project Management Plan terdiri dari Cost Baseline dan Cost Management Plan.
Project Funding Requirements terdiri dari pengeluaran ditambah antisipasi pengeluaran
wajib.
Work Performance Data mencakup informasi tentang progress proyek, seperti kegiatan
yang sudah mulai dan progresnya, dan deliverables yang sudah selesai. Informasi juga
termasuk biaya yang telah disetujui dan dikeluarkan.
Organizational Process Assets
Tools and Techniques
Earned Value Management (EVM) alat untuk mengukur kinerja proyek yang
mengintegrasikan ruang lingkup, waktu, dan data biaya. Untuk menggunakan EVM harus
dibuat terlebih dahulu baseline (original plan plus appoved changes). Dengan baseline
dapat dievaluasi apakah proyek berjalan dengan baik atau tidak. Secara periodeik informasi
aktual mengenai kinerja proyek harus diperbaharui sehingga pemanfaatan EVM dapat
optimal. Berikut istilah-istilah umum dalam EVM:
Planned Value (PV): rencana total estimasi biaya yang sudah disetujui untuk dikeluarkan
pada sebuah aktivitas selama periode tertentu.

31 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Earned Value (EV): estimasi nilai pekerjaan fisik yang sebenarnya telah selesai,
berdasarkan rate of performance, yaitu perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap
pekerjaan yang rencananya diselesaikan dalam waktu tertentu.
Actual Cost (AC): biaya total langsung maupun tidak langsung yang digunakan dalam
rangka menyelesaikan pekerjaan sesuai aktivitasnya selama periode tertentu.
Selain diatas, istilah lainnya diantaranya:
Schedule Variance (SV): variabel yang menunjukkan apakah jadwal yang lebih
lama/lembih lambat dari yang direncanakan.
Cost Variance (CV): variable yang menunjukkan apakah kinerja biaya sudah melebihi
atau masih kurang dari biaya yang sudah direncanakan.
Schedule Performance Index (SPI): variabel yang dapat digunakan untuk mengestimasi
waktu selesainya proyek, berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu.
Cost Performance Index (CPI): variabel yang dapat digunakan untuk mengestimasi biaya
pada saat proyek selesai berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu.
Berikut rumus-rumus perhitungan yang digunakan dalam Earned Value:

32 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Forecasting
To-Complete Performance Index (TCPI)
Performance Reviews
Project Management Software
Reserve Analysis
Outputs
Work Performance Information
Cost Forecasts
Change Requests
Project Management Plan Updates
Project Documents Updates
Organizational Process Assets Updates

33 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

CHAPTER 8: PROJECT QUALITY MANAGEMENT (MANAJEMEN MUTU PROYEK)


Proyek Manajemen Mutu mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa
proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. Ini mencakup semua aktivitas dari fungsi
manajemen keseluruhan yang menentukan kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab dan
menerapkan mereka dengan cara seperti perencanaan mutu, jaminan mutu, pengendalian mutu,
dan peningkatan mutu, dalam sistem mutu. Berikut gambaran tentang proses manajemen mutu
proyek:

Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang pengetahuan lain juga. Setiap
proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau kelompok individu.
Berdasarkan kebutuhan proyek, setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap
tahapan proyek. Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen diskrit dengan
antarmuka. Dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara
yang tidak rinci di sini. Pendekatan dasar untuk manajemen mutu yang dijelaskan dalam bagian
ini dimaksudkan agar kompatibel dengan Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO),
sebagaimana tercantum dalam ISO 9000 dan 10000 serangkaian standar dan pedoman.
Pendekatan umum juga harus kompatibel dengan a) pendekatan eksklusif untuk manajemen
mutu seperti yang direkomendasikan oleh Deming, Juran, Crosby, dan lain-lain, dan b)
pendekatan Nonproprietary seperti Total Quality Management (TQM), Continuous
Improvement, dan lain-lain.
Rendahnya mutu selalu masalah, kadar rendah mungkin tidak. Sebagai contoh, sebuah produk
perangkat lunak mungkin akan bermutu tinggi (tidak ada bug yang jelas, manual dibaca) dan

34 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

kadar rendah (sejumlah fitur yang terbatas), atau bermutu rendah (banyak bug, kurang
terorganisir dokumentasi pengguna) dan tinggi grade (fitur yang banyak). Menentukan dan
memberikan tingkat yang dibutuhkan baik mutu dan kelas merupakan tanggung jawab dari
,anajer proyek dan tim manajemen proyek.
Tim manajemen proyek juga harus menyadari bahwa manajemen mutu modern melengkapi
manajemen proyek. Sebagai contoh, kedua disiplin menyadari pentingnya:

Kepuasan pelanggan-pengertian, mengelola, dan mempengaruhi kebutuhan sehingga


harapan pelanggan terpenuhi. Hal ini membutuhkan kombinasi dari kesesuaian dengan
persyaratan (proyek harus menghasilkan apa yang dikatakan itu akan menghasilkan)
dan kesesuaian untuk digunakan (produk atau jasa yang dihasilkan harus memenuhi
kebutuhan nyata).

Pencegahan atau inspeksi atas biaya mencegah kesalahan yang terlalu jauh lebih sedikit
daripada biaya mengoreksi mereka, seperti diungkapkan oleh inspeksi.

Tanggung jawab manajemen-keberhasilan membutuhkan partisipasi dari semua


anggota tim, tetapi tetap tanggung jawab manajemen untuk menyediakan sumber daya
yang dibutuhkan untuk sukses.

8.1 Plan Quality Management mengidentifikasi standar mutu yang relevan dengan proyek
dan menentukan bagaimana memuaskan mereka.
Inputs
Project Management Plan
Scope Baseline
Schedule Baseline
Cost Baseline
Other Management Plans
Stakeholder Register
Risk Register
Requirements Documentation
Enterprise Environmental Factors
Regulasi pemerintah
Peraturan, standar, dan pedoman untuk daerah penggunaan
Kondisi pekerjaan atau operasi proyek yang dapat mempengaruhi mutu proyek
Persepsi yang mempengaruhi ekspektasi tentang mutu

35 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Organizational Process Assets


Tools and Techniques
Cost-benefit Analysis manfaat utama dari memenuhi persyaratan mutu meliputi rework,
produktivitas yang lebih tinggi, biaya yang lebih rendah, meningkatkan kepuasan
stakeholders, dan peningkatan profitabilitas. Analis ini untuk setiap kegiatan yang bermutu
untuk membandingkan biaya mutu untuk kepentingan yang diharapkan.
Cost of Quality (COQ) mengacu pada biaya total dari semua upaya untuk mencapai
produk/mutu layanan, dan mencakup semua pekerjaan untuk memastikan kesesuaian
dengan persyaratan, serta semua karya yang dihasilkan dari ketidaksesuaian dengan
kebutuhan. Ada 3 (tiga) jenis biaya yang terjadi: biaya pencegahan, biaya penilaian, dan
biaya kegagalan, di mana yang terakhir ini dapat dipecah menjadi biaya internal dan
eksternal.

Seven Basic Quality Tools


Cause-and-effect diagrams
Flowcharts sebuah diagram alir yang menunjukkan bagaimana berbagai elemen dari
suatu sistem berkaitan. Flowchart yang umum digunakan dalam manajemen mutu
meliputi:
a. Diagram penyebab-akibat, juga diagram Ishikawa atau diagram tulang ikan, yang
menggambarkan bagimana berbagai faktor yang mungkin terkait dengan potensi
masalah atau efek.
b. Sistem atau proses flowchart, yang menunjukkan bagaimana berbagai elemen dari
suatu sistem saling berhubungan.
c. Flowchart dapat membantu tim proyek mengantisipasi apa dan dimana masalah mutu
mungkin terjadi, dan dengan demikian dapat membantu mengembangkan pendekatan
untuk memperbaiki masalah tersebut.

36 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Checksheets
Pareto diagrams sebagai bentuk khusus dari vertical bar chart dan digunakan untuk
mengidentifikasi beberapa sumber penting yang bertanggung jawab untuk menyebabkan
sebagian besar efek dari masalah itu. Informasu yang ditampilkan pada horizontal axis
ada sebagai distribusi probabilitas yang valid menyumbang 100% dari pengamataan.
Biasanya, diagram Pareto akan disusun dalam kategori yang mengukur baik frekuensi
atau konsekuensi.
Histograms
Control charts
Scatter diagrams
Benchmarking
Design of Experiments metode statistik yang membantu mengidentifikasi faktor yang
mungkin mempengaruhi variabel tertentu. Teknik ini paling sering diterapkan pada produk
dari proyek. Namun, juga dapat diterapkan untuk proyek masalah manajemen, seperti
pengorbanan biaya dan jadwal.
Statistical Sampling
Additional Quality Planning Tool
Brainstorming
Force field analysis
Nominal group technique
Quality management and control tools
Meetings
Outputs
Quality Management Plan harus menjelaskan bagaimana tim manajemen proyek akan
menerapkan kebijakan mutunya. Dalam istilah ISO 9000, harus menjelaskan sistem mutu
proyek: struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses, dan sumber daya yang
dibutuhkan untuk menerapkan manajemen mutu. Rencana manajemen mutu memberikan
masukan terhadap rencana proyek secara keseluruhan dan harus ditujukan pada
pengendalian mutu, penjaminan mutu, dan peningkatan mutu proyek. Rencana manajemen
mutu dapat formal maupun informal, sangat rinci, atau luas berdasarkan persyaratan proyek.
Process Improvement Plan
Process boundaries
Process configuration

37 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Process metrics
Targets for improved performance
Quality Metrics
Quality Checklists
Project Documents Updates
8.2 Perform Quality Assurance mengevaluasi kinerja proyek secara keseluruhan secara
teratur untuk memberikan keyakinan bahwa proyek akan memenuhi standar mutu yang
relevan.
Inputs
Quality Management Plan

Process Improvement Plan


Quality Metrics
Quality Control Measurements
Project Documents
Tools and Techniques
Quality Management and Control Tools

Quality Audits review kegiatan lainnya manajemen mutu. Tujuan dari audit kualitas adalah
untuk mengidentifikasi pelajaran yang dapat memperbaiki kinerja proye ini atau proyek lain
dalam organisasi. Mutu audit dapat dijadwalkan secara acak, dan mereka dapat dilakukan
dengan benar terlatih oleh pihak ketiga, seperti lembaga sistem mutu yang terdaftar.

38 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Process Analysis langkah-langkah yang digariskan dalam rencana proses perbaikan untuk
mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan. Analisis ini juga membahas masalah yang
dialami, dan kegiatan non value added diidentifikasi selama proses operasi. Analisis proses
digunakan untuk mengidentifikasi masalah, menemukan penyebab yang mengarah ke sana,
dan mengembangkan tindakan pencegahan.
Outputs
Change Requests
Project Management Plan Updates
Project Documents Updates
Organizational Process Assets Updates
8.3 Control Quality pemantauan proyek tertentu untuk menentukan apakah mereka sesuai
dengan standar mutu yang relevan dan mengidentifikasi cara untuk menghilangkan penyebab
kinerja yang tidak memuaskan.
Inputs
Project Management Plan

Quality Metrics
Quality Checklists
Work Performance Data
Planned vs actual technical performance,
Planned vs actual schedule performance,
Planned vs actual cost performance
Approved Change Requests
Deliverables
Project Documents
Organizational Process Assets
Tools and Techniques
Seven Basic Quality Tools
Statistical Sampling
Inspection
Approved Change Request Review
Outputs
Quality Control Measurements

39 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Validated Changes
Verified Deliverables
Work Performance Information
Change Requests
Project Management Plan Updates
Project Documents Updates
Organizational Process Assets Updates

40 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

CHAPTER 9: PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT (MANAJEMEN


SUMBER DAYA MANUSIA/SDM PROYEK)
Manajemen SDM proyek mencakup proses yang mengatur tim proyek. Tim proyek terdiri
dari orang yang telah memiliki posisi dan kewajiban tertentu untuk menyelesaikan proyek.
Anggota tim proyek dapat memiliki berbagai kemampuan, dapat diatur bekerja penuh waktu
atau paruh waktu, dan dapat ditambahkan atau dikurangi selama proyek berjalan. Meskipun
peranan dan kewajiban yang spesifik para anggota tim proyek telah ditentukan, partisipasi dari
seluruh anggota tim proyek dalam perencanaan dan pengambilan keputusan proyek akan sangat
bermanfaat. Partisipasi anggota tim proyek selama perencanaan akan meningkatkan keahlian
dan meningkatkan komitmen mereka terhadap proyek.

9.1 Merencanakan Manajemen SDM


Proses mengidentifikasi dan mendokumentasi jabatan, kewajiban, keahlian yang
dibutuhkan, hubungan pelaporan, dan membuat perencanaan manajemen staf. Manfaat utama
dari proses ini adalah dapat menyediakan posisi apa saja yang ada dalam proyek beserta
tanggung jawabnya, struktur organisasi, dan perencanaan manajemen staf termasuk jadwal
penggunaan SDM. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam
gambar berikut.

Perencanaan SDM digunakan untuk menentukan dan mengidentifikasi SDM dengan


keahlian yang diperlukan demi kesuksesan proyek. Perencanaan SDM yang efektif harus
mempertimbangkan dan merencanakan kemungkinan kelangkaan SDM.

9.2 Memperoleh Tim Proyek


Memperoleh tim proyek adalah proses untuk mengonfirmasi ketersediaan sumber daya
manusia dan memperoleh anggota tim proyek yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa
proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan panduan kepada tim seleksi anggota
proyek untuk mendapatkan sebuah tim proyek yang sukses. Masukan, tools & teknik, dan
keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

41 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Berikut adalah faktor-faktor penting yang perlu dipertimbangkan selama proses


memperoleh anggota tim proyek:

PM atau tim manajemen proyek harus bernegoisasi dan memengaruhi orang lain
dengan efektif agar dapat menyediakan kebutuhan SDM yang dibutuhkan.

Kegagalan untuk memperoleh SDM yang dibutuhkan untuk proyek dapat berpengaruh
terhadap penjadwalan proyek, pembiayaan proyek, kepuasan konsumen, kualitas, dan
risiko. Kekurangan SDM dapat mengurangi kemungkinan kesuksesan proyek dan
bahkan dapat menyebabkan pembatalan proyek.

Apabila karena hambatan-hambatan tertentu tetap terjadi kekurangan SDM, PM atau


tim manajemen proyek mungkin diperlukan untuk mengambil SDM alternatif, seperti
SDM dengan kompetensi yang lebih rendah asalkan tidak melanggar peraturan, hukum,
dan kriteria lainnya.

9.3 Mengembangkan Tim Proyek


Proses meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek untuk meningkatkan
performa proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat memperbaiki kerja tim proyek,
meningkatkan keterampilan dan kompetensi tim proyek, memotivasi para pekerja, mengurangi
laju pergantian staf, dan memperbaiki keseluruhan performa proyek. Masukan, tools & teknik,
dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Seorang PM harus memiliki keterampilan untuk mengidentifikasi, membangun,


memelihara, memotivasi, memipin, dan menginspirasi tim proyek untuk mencapai performa

42 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

tim proyek yang tinggi dan untuk memenuhi objektif proyek. Kerja sama tim merupakan faktor
kritis untuk kesuksesan proyek. Performa tim yang tinggi dapat dicapai degan menggunakan
komunikasi yang terbuka dan efektif, menciptakan kesempatan team bulding antarsesama
anggota tim, membangun kepercayaan antar sesama anggota tim, mengelola konflik dengan
cara yang tepat, dan mendorong penyelesaian masalah yang kolaboratif.
Objektif dari proses pengembangan tim proyek adalah, tetapi tidak terbatas pada:

meningkatkan pengetahuan dan keterampilan anggota tim proyek untuk meningkatkan


kemampuan untuk menyelesaikan deliverable proyek;

meningkatkan perasaan kepercayaan dan persetujuan di antara anggota tim proyek


untuk meningkatkan moral anggota tim proyek, meredakan konflik, dan meningkatkan
kerja sama kelompok;

menciptakan kultur tim proyek yang dinamis, kohesif, dan kolaboratif untuk (1)
meningkatkan produktivitas individu dan tim, semangat kerja tim, dan kooperasi, dan
(2) memungkinkan adanya pembagian pengetahuan dan keahlian dari tim proyek.

9.4 Mengelola Tim Proyek


Proses menelusuri performa anggota tim proyek, memberikan feedback, menyelesaikan
masalah, dam mengelola perubahan yang terjadi untuk meningkatkan performa proyek.
Manfaat utama dari proses ini adalah dapat memengaruhi perilaku tim proyek, mengelola
konflik, menyelesaikan masalah, dan mengapresiasi performa tim proyek.

Mengelola tim proyek membutuhkan berbagai keterampilan manajemen untuk


membina kerja sama tim dan menyatukan seluruh usaha anggota tim proyek. Manajemen tim
mencakup kombinasi keterampilan dengan penekanan pada komunikasi, manajemen konflik,
negosiasi, dan kepemimpinan.

43 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

CHAPTER 10: PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT (MANAJEMEN


KOMUNIKASI PROYEK)
Manajemen komunikasi proyek mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk
meyakinkan

perencanaan,

pengumpulan,

pembuatan,

pendistribusian,

penyimpanan,

pengontrolan, dan disposisi informasi yang sesuai dan tepat waktu. PM menghabiskan sebagian
besar waktunya untuk berkomunikasi dengan anggota tim proyek dan stakeholders lainnya.
Komunikasi yang efektif membangun jembatan penghubung antara stakeholders yang berbedabeda yang memiliki pengaruh terhadap pelaksanaan atau keluaran proyek.

10.1 Merencanakan Manajemen Komunikasi


Merencanakan manajemen komunikasi adalah proses mengembangkan pendekatan
yang sesuai dan merencanakan komunikasi di dalam proyek berdasarkan informasi kebutuhan
stakeholders dan aset organisasi yang tersedia. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat
mengidentifikasi dan mendokumentasikan pendekatan komunikasi kepada stakeholders yang
paling efektif dan efisien yang akan digunakan. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari
proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Merencanakan komunikasi di dalam proyek sangat penting demi kesuksesan suatu


proyek. Perencanaan komunikasi yang tidak cukup dapat menimbulkan masalah seperti
keterlambatan penyampaian pesan, mengomunikasian ke orang yang salah, atau
kesalahpahaman dari pesan yang dikomunikasikan.
Beberapa pertimbangan yang diperlukan dalam proses komunikasi ini adalah, tetapi
tidak terbatas pada:

siapa yang membutuhkan informasi dan siapa yang memiliki otoritas untuk mengakses
informasi;

kapan mereka akan membutuhkan informasi;

di mana informasi tersebut harus disimpan;

dalam bentuk apa informasi disimpan;

44 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

bagaimana informasi dapat diketahui;

apakah pertimbangan zona waktu, keterbatasan bahasa, dan perbedaan budaya perlu
perlu dipertimbangkan dalam proses komunikasi.

10.2 Mengelola Komunikasi


Mengelola komunikasi adalah proses membuat, mengumpulkan, menyimpan,
mendapatkan, dan disposisi informasi proyek yang berkenaan dengan rencana manajemen
komunikasi. Manfaat dari proses ini adalah dapat menyediakan alur komunikasi yang efisien
dan efektif antara stakeholders proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini
digambarkan dalam gambar berikut.

Proses ini mencakup distribusi informasi yang relevan dan meyakinkan bahwa
informasi kepada stakeholders proyek telah disampaika dengan cara yang tepat dan dapat
dimengerti. Proses ini juga menyediakan kesempatan bagi stakeholders untuk meminta
informasi lanjutan, klarifikasi, dan diskusi. Beberapa teknik dan pertimbangan dalam
manajemen komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut, tetapi tidak terbatas pada:

sender-receiver models

pemilihan media

gaya penulisan

teknik manajemen rapat

teknik presentasi

teknik fasilitasi

teknik mendengarkan

10.3 Mengontrol Komunikasi


Mengontrol komunikasi adalah proses pengawasan dan pengontrolan komunikasi
selama proyek berjalan untuk meyakinkan kebutuhan stakeholders telah dipenuhi. Manfaat
utama dari proses ini adalah dapat meyakinkan informasi yang optimal tersampaikan kepada

45 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

orang yang terlibat di dalam proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini
digambarkan dalam gambar berikut.

46 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

CHAPTER 11: PROJECT RISK MANAGEMENT (MANAJEMEN RISIKO


PROYEK)
Risiko pada proyek adalah kejadian atau kondisi yang jika terjadi dapat
memiliki efek postif maupun negatif pada satu atau banyak objektif proyek.
Manajemen risiko mencakup proses melaksanakan perencaan manajemen risiko,
identifikasi, analisis, perencanaan respon risiko, dan mengontrol risiko yang ada
pada proyek. Objektif dari manajemen risiko proyek adalah untuk meningkatkan
kemungkinan kejadian di proyek yang postif dan mengurangi kemungkinan
kejadian proyek yang negatif.

11.1 Merencanakan Manajemen Risiko


Merencanakan manajemen risiko adalah proses mendefinisikan bagaimana
cara membuat aktivitas manajemen risiko pada proyek. Manfaat utama dari proses
ini adalah meyakinkan bahwa derajat, jenis, dan kemungkinan dari manajemen
risiko sepadan dengan risiko dan kepentingan proyek. Manajemen risiko sangat
penting untuk berkomunikasi dan mendapatkan perjanjian dan dukungan dari
semua stakeholders untuk meyakinkan bahwa proses manajemen risiko didukung
dan dilaksanakan secara efektif selama proyek. Masukan, tools & teknik, dan
keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Perencanaan yang tegas dan teliti meningkatkan kemungkinan sukses pada


proses manajemen risiko lainnya. Perencanaan manajemen risiko juga penting
untuk menyediakan sumber daya yang cukup dan waktu untuk aktivitas manajemen
risiko.

47 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

11.2 Mengidentifikasi Risiko


Mengidentifikasi risiko adalah proses menentukan risiko mana yang dapat
memengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristiknya. Manfaat utama
dari proses ini adalah dokumentasi dari risiko yang telah ada dan pengetahuan dan
kemampuan yang menyediakan para anggota tim proyek untuk mengantisipasi
kemungkinan kejadian risiko proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari
proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Pihak yang berpartisipasi dalam mengidentifikasi risiko dapat termasuk:


PM, anggota tim proyek, tim manajemen risiko (jika ada), pelanggan, pengguna,
stakeholders, dll. Mengidentifikasi risiko merupakan proses yang berulang, karen
risiko baru dapat berevolusi atau muncul selama pelaksanaan proyek.

11.3 Melakukan Analisis Risiko Kualitatif


Melakukan analisis risiko kualitatif adalah proses memprioritaskan risiko
untuk analisis yang lebih jauh atau tindakan yang dilakukan dengan menilai dan
menggabungkan kemungkinan terjadinya risiko. Manfaat utama dari proses ini
adalah membuat PM dapat mengurangi tingkat ketidakpastian dan untuk fokus pada
risiko dengan prioritas tinggi. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini
digambarkan dalam gambar berikut.

48 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Melakukan analisis risiko kualitatif menilai prioritas dari risiko yang telah
diidentifikasi menggunakan probabilitas relatif atau kemungkinan terjadinya risiko,
akibat terhadap objektif proyek jika risiko terjadi. Proses ini biasanya merupakan
proses yang cepat dan murah yang berarti dapat menyediakan prioritas untuk
perencanaan respon risiko.

11.4 Melakukan Analisis Risiko Kuantitatif


Melakukan analisis risiko kuantitatif adalah proses analisis numerik untuk
menganalisis akibat dari risiko yang telah diidentifikasi pada keseluruhan objektif
proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat menyediakan informasi risiko
kuantitatif untuk mendukung pengambilan keputusan dalam rangka mengurangi
ketidakpastian proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini
digambarkan dalam gambar berikut.

Analisis risiko kuantitatif dilakuan pada risiko yang telah diprioritaskan


pada proses analisis risiko kualitatif. Analisis risiko kuantitatif menganalisis akibat
dari risiko yang ada terhadap objektif proyek. Analisis ini umumnya mengikuti
analisis kualitatif. Pada beberapa kasus, ada kondisi tidak mungkin untuk

49 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

melaksanakan analisis kuantitatif karena kekurangan data untuk mengembangkan


model yang sesuai sesuai kebutuhan.

11.5 Merencanakan Respon Risiko


Merencanakan respon risiko adalah proses mengembangkan pilihan dan
tindakan untuk meningkatkan kemungkinan dan mengurangi ancaman terhadap
objektif proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah membahas risiko dari
prioritasnya, sumber daya, dan aktivitas terhadap biaya, jadwal, dan rencana
manajemen proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini
digambarkan dalam gambar berikut.

Proses merencanakan respon risiko mengikuti proses analisis risiko


kualitatif (jika digunakan). Setiap respon risiko membutuhkan pemahaman
mekanisme yang akan membahas risiko. Mekanisme ini digunakan untuk
menganalisis apakah rencana respon risiko memiliki akibat yang diinginkan.

11.6 Mengontrol Risiko


Mengontrol risiko adalah proses mengimplementasikan rencana respon
risiko, menelusuri risiko yang ada, memantau risiko yang tersisa, mengidentifikasi
risiko baru. dan mengevaluasi keefektifan proses risiko selama proyek. Manfaat
utama dari proses ini adalah dapat memperbaiki efisiendi dari pendekatan risiko
selama proyek untuk mengoptimalkan respon risiko secara kontinu. Masukan, tools
& teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

50 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Proses kontrol risiko mengaplikasikan beberapa teknik, seperti analisis tren


dan varians, yang membutuhkan penggunaan informasi performa pekerjaan yang
dibuat saat pelaksanaan proyek. Tujuan lain dari proses kontrol risiko adalah untuk
menentukan apakah:

asumsi yang digunakan di proyek masih valid;

analisis yang menilai risiko telah berubah atau sudah tidak terjadi;

kebijakan manajemen risiko dan prosedur yang ada telah dipatuhi; dan

rencana kontingensi untuk biaya atau jadwal harus diperbaiki sejalan


dengan risiko yang ada.
Proses kontrol risiko dapat melibatkan pemilihan berbagai alternatif

strategi, melaksanakan rencana kontingensi, mengambil tindakan korektif, dan


memodifikasi rencana manajemen proyek.

51 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

CHAPTER

12:

PROJECT

PROCUREMENT

MANAGEMENT

(MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK)


Manajemen pengadaan adalah proses yang diperlukan untuk membeli atau
mendapatkan produk, jasa, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek. Proses
ini mencakup perjanjian, seperti kontrak, yang merupakan dokumen resmi antara
pembeli dan penjual. Suatu kontrak merepresentasikan ikatan yang menunjukkan
bahwa penjual akan menyediakan sesuatu untuk pembeli dan pembeli menyediakan
uang atau kompensasi lainnya.

12.1 Merencanakan Manajemen Pengadaan


Merencanakan keputusan pengadaan dan mengidentifikasi tempat-tempat
(supllier) yang potensial untuk melakukan pengadaan. Manfaat utama dari proses
ini adalah dapat menentukan apa yang harus diadakan, bagaimana caranya, berapa
banyak yang dibutuhkan, dan kapan melakukan pengadaan. Masukan, tools &
teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Proses merencanakan manajemen pengadaan juga termasuk mengevaluasi


penjual yang potensial khususnya apabila pembeli berharap dapat memiliki
pengaruh lebih dalam proses pengambilan keputusan dalam proses pengadaan.
Selain itu, proses ini juga mencakup risiko yang mungkin timbul dari analisis makeor-buy.

52 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

12.2 Melakukan Pengadaan


Melakukan pengadaan adalah proses untuk memilih supllier mana yang
akan digunakan, membuat kontrak dengan supplier, dan melakukan transaksi
pembelian. Manfaat utama dari proses ini adalah memenuhi ekspektasi
stakeholders terhadap perjanjian pengadaan yang telah ada. Masukan, tools &
teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Pada pengadaan barang/alat yang utama, keseluruhan proses dari menunggu


renspon dari para penjual dan mengevaluasi respon yang ada dapat dilakukan
berulang-ulang. Daftar kecil berisi para penjual yang memenuhi kualifikasi dapat
disediakan. Evaluasi yang lebih mendetail dapat dilakukan berdasarkan dokumen
persyaratan yang lebih spesifik dan komprehensif dari para penjual.

12.3 Mengontrol Pengadaan


Mengontrol pengadaan adalah proses untuk menentukan hubungan
pengadaan dengan supplier, memantau kontrak pengadaan yang telah disepakati,
dan melakukan perubahan atau melakukan tindakan korektif terhadap masalah
dalam proses pengadaan. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat meyakinkan
bahwa performa penjual dan pembeli telah memenuhi persyaratan pengadaan yang
diatur di dalam kesepakatan/kontrak pengadaan. Masukan, tools & teknik, dan
keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

53 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Proses kontrol pengadaan mencakup aplikasi dari berbagai proses


manajemen yang sesuai dan penggabungan dari berbagai keluaran dari proses
manajemen ini. Penggabungan ini akan terjadi dalam berbagai tingkatan ketika ada
banyak penjual dan banyak produk, jasa, atau hasil yang dilibatkan.

12.4 Mengakhiri Pengadaan


Mengakhiri pengadaan adalah proses menyelesaikan setiap proses
manajemen

pengadaan.

Manfaat

utama

dari

proses

ini

adalah

dapat

mendokumentasikan kesepakatan dan dokumentasi terkait untuk referensi ke


depannya. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan
dalam gambar berikut.

Proses ini juga mencakup beberapa aktivitas administrasi seperti


menyelesaikan klaim yang timbul, memperbaharui rekaman pengadaan, dan
mengarsipkan beberapa informasi yang berguna untuk referensi di masa depan.

54 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

CHAPTER 13: PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT (MANAJEMEN


STAKEHOLDER PROYEK)
Manajemen stakeholders proyek mencakup proses yang dibutuhkan untuk
mengidentifikasi individu, grup, atau organisasi yang dapat memengaruhi proyek,
menganalisis ekpektasi stakeholders yang dapat berpengaruh di dalam proyek, dan
untuk

mengembangkan

strategi

manajemen

yang

tepat

untuk

proses

pengikutsertaan stakeholders. Manajemen ini juga fokus pada komunikasi yang


kontinu dengan stakeholder untuk memahami kebutuhan dan ekspektasi mereka,
menyelesaikan masalah yang terjadi, mengelola konflik kepentingan, dan
membantu perkembangan keikutsertaan

stakeholders dalam pengambilan

keputusan. Kenyamanan stakeholders juga harus dikelola sebagai objektif kunci


proyek.

13.1 Identifikasi Stakeholders


Identifikasi stakeholders adalah proses mengidentifikasi individu, grup,
atau organisasi yang dapat memengaruhi, dipengaruhi, atau merasa dirinya
dipengaruhi oleh keputusan, aktivitas, atau keluaran proyek. Proses identifikasi
stakeholders yang dilakukan di awal tahapan proyek, menganalisis tingkat
kepentingannya, ekpektasi individu, menjadi kritis di dalam proses ini. Masukan,
tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Kebanyakan proyek akan memiliki jumlah stakeholders yang bervariasi


tergantung dari ukuran, jenis, dan kompleksitas proyek. Ketika waktu bagi PM
sangat terbatas sehingga waktu harus digunakan seefisien mungkin, stakeholders
yang ada harus diklasifikasikan berdasarkan kepentingan, pengaruh, dan
keterlibatan dalam proyek.

55 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

13.2 Merencanakan Manajemen Stakeholders


Merencanakan

manajemen

stakeholders

adalah

proses

untuk

mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk mengikutsertakan


stakeholders selama tahapan proyek, berdasarkan analisis terhadap kebutuhan,
kepentingan, dan akibat potensial terhadap kesuksesan proyek. Manfaat utama dari
proses ini adalah dapat menyediakan rencana yang jelas dan dapat dilaksanakan
untuk berinteraksi dengan stakeholders proyek. Masukan, tools & teknik, dan
keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Proses ini juga mengidentifikasi bagaimana suatu proyek dapat


memengaruhi stakeholders,

yang mengizinkan PM untuk mengembangkan

berbagai cara untuk melibatkan stakeholders secara efektif, untuk mengelola


ekspektasi stakeholders, dan untuk mencapai objektif proyek.

13.3 Mengelola Keterlibatan Stakeholders


Mengelola keterlibatan stakeholders adalah proses mengomunikasikan dan
bekerja dengan stakeholders untuk mencapai kebutuhan/ekspektasi stakeholders,
menyelesaikan masalah yang ada, dan membantu perkembangan keterlibatan
stakeholders di dalam proyek. Manfaat utama dalam proses ini adalah dapat
mengizinkan PM untuk meningkatkan dukungan dan mengurangi perlawanan dari
stakeholders. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan
dalam gambar berikut.

56 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

Beberapa aktivitas di dalam proses ini yaitu:

melibatkan

stakeholders

dalam

tahapan

proyek

yang

tepat

untuk

mengonfirmasikan bahwa mereka masih berkomitmen untuk menyukseskan


proyek;

mengelola ekspektasi stakeholders melalui negosiasi dan komunikasi,


memastikan tujuan proyek tercapai;

memperhatikan beberapa isu yang belum menjadi masalah dan mengantisipasi


masalah akibat stakeholders yang mungkin terjadi ke depannya;

mengklarifikasi dan menyelesaikan masalah yang telah diidentifikasi.

13.4 Mengontrol Keterlibatan Stakeholders


Mengontrol

keterlibatan

stakeholders

adalah

proses

pemantauan

keseluruhan hubungan yang ada di dalam proyek dan menyesuaikan strategi dan
rencana untuk mengontrol keterlibatan ini. Manfaat utama dari proses ini adalah
dapat menjaga peningkatan aktivitas pengelolaan keterlibatan stakeholders secara
efisien dan efektif.

57 | M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k