BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pengertian kearsipan lebih diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan
pengelolaan surat. Berbicara tentang penyimpanan arsip pun tidak terlepas pada
kegiatan penyimpanan surat. Pandangan tersebut sebenarnya sudah tidak tepat lagi,
karena bidang kearsipan telah tumbuh berkembang sesuai dengan kebutuhan praktis
organisasi, karena kearsipan telah berkembang menjadi bagian tidak terpisahkan dari
manajemen informasi.
Pengertian arsip secara fisik pun tidak terbatas pada surat saja tetapi semua bentuk
perekam data dan informasi seperti foto, rekaman, film, disket dan sebagainya. Hal ini
sesuai dengan apa yang dimaksudkan pada Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang
pokok-pokok kearsipan. Yaitu sebagai berikut :
Menimbang :
a. Bahwa untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahanbahan bukti yang nyata, benar, lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa
Indonesia di masa yang lampau, sekarang dan yang akan datang dan
berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang
kearsipan.
b. Bahwa dalam rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur
Negara, khususnya dibidang kearsipan materi tahun 1961 perlu ditinjau kembali
dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan.

Universitas Sumatera Utara

Arsip yang tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan
penyajian informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun kelompok organisasi
sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka melancarkan penyelesaian tugas
guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Bagian keemahasiswaan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah
salah satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan usaha-usaha
penyediaan data dan informasi yang dibutuhkan oleh dosen, pegawai-pegawai serta
mahasiswa di lingkungan Fakultas Ekonomi USU. Data dan informasi Itu harus benarbenar dikelola dengan baik oleh pegawai kearsipan di bagian kemahasiswaan sehingga
dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan terhadap arsip yang disimpan.
Bagian emahasiswaan tersebut merupakan salah satu unit pendukung seluruh kegiatan
akademik dalam pelayanan data dan informasi, guna pengambilan keputusan terhadap
rencana yang akan datang.
Apabila arsip tidak disimpan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan maka
hal ini dapat menghambat kelancaran pekerjaan administrasi. Oleh karena itu,
pengelolaan arsip membutuhkan tekhnik dan keterampilan khusus karena data yang
akan dihasilkan, diterima, diproses dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Kegiatan
kearsipan di instansi atau organisasi dilaksanakan dengan maksud memberikan
pelayanan yang dibutuhkan oleh instansi atau organisasi dan merupakan suatu aktivitas
yang bersifat rutinitas.
Efektivitas pengelolaan kersipan pada suatu instansi atau organisasi dipengaruhi
oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang digunakan
dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk penyimpanan, pengamanan dan
pemeliharaan arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai alat ingatan, sumber informasi dan

Universitas Sumatera Utara

sebagai alat pengawasan perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh
pekerjaan kantor yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai yang
bekerja pada unit kersipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap
pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang kearsipan sehingga
tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak
instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Dalam
pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari
yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini
tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat
terjamin dan akan lenyap. Maka berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan
dan pemeliharaan arsip mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian
informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Pentingnya sistem kearsipan yang baik mendorong penulis untuk mengetahui
bagaimana sistem kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara melalui penulisan laporan tugas akhir yang berjudul Sistem
Penyimpanan,

Pengamanan

dan

Pemeliharaan

Kearsipan

pada

Bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. Permasalahan
Untuk lebih memfokuskan dan memperjelas topik yang akan dibahas dalam
penulisan tugas akhir ini maka penulis akan membatasi ruang lingkup masalah yang
akan dibahas hanya pada masalah Bagaimana proses penyimpanan, penanganan, dan
pemeliharaan kearsipan.

Universitas Sumatera Utara

C. Tujuan Penelitian
Secara khusus tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui lebih jelas tentang proses penyimpanan, pengamanan dan
pemeliharaan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
c. Untuk dijadikan sebagai bahan masukan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian
Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah :
a. Dapat meningkatkan pengetahuan dan wawasan dalam bidang kearsipan.
b. Dapat menambah kepustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

E. Jadwal Kegiatan
Riset ini dilakukan oleh penulis untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan
tugas akhir pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut:

Universitas Sumatera Utara

Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Minggu Ke
No

Kegiatan

Persiapan

Pengumpulan Data
dan Kondisi Data

Penulisan

II /III

IV

F. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun sebagai berikut:
BAB I

: PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II

: PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini membahas sejarah ringkas, stuktur organisasi, job description,
jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III

: PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang pengertian arsip, pengorganisasian arsip,
jenis arsip, peranan dan tujuan kearsipan, alat-alat yang digunakan untuk
penyimpanan arsip, sistem penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan
kearsipan serta sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara

BAB IV

: KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian
yang dilakukan dibagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

Universitas Sumatera Utara