Sistema de Informacin Contable

Entorno

Datos

Informacin

Gerencia
Software de
Procesamiento
De Datos

Sistema de
Informacin
Contable

Recursos
fsicos de
entrada

Base de
Datos

Transformacin

Entorno

Recursos
fsicos de
salida

Sistema de Informacin
Contable
Caractersticas
Realiza tareas necesarias. La ley obliga a la compaa a mantener un
registro de sus actividades, elementos del entorno como: Gobierno,
Accionistas y Propietarios, comunidad financiera.
Procedimientos relativamente estandarizados.

Maneja datos detallados. Se crean rastros de auditoria la cual es una

cronologa de actividades que puede seguirse de principio a fin y viceversa.
Tiene un enfoque primordialmente histrico. Los datos recabados el
los AIS generalmente describen lo que sucedi en el pasado.
Proporciona poca informacin para resolucin de problemas. El AIS
produce cierta informacin como informes de contabilidad estndar,
estados de ingreso y balance general, etc.

Sistema de Informacin Contable

Funciones
Control de Ingresos-Egresos de la empresa.

Elaboracin de los respectivos asientos contables de cada transaccin.

Traspasos de Fondos.
Solicitudes de Crditos Bancarios.
Contratacin de Obligaciones.
Cancelaciones y Renovaciones.

Gestiones de Lneas de Crdito.

Colocacin de Fondos Excedentes.
Elaboracin de los Infrmense Financieros.

Sistema de Informacin Contable

Entradas
Ventas
Compras

Ordenes de Pago.
Flujo de Caja
Transacciones Bancarias. (Notas de Debito, Notas de Crdito, Pagos,
Conciliaciones Bancarias, Transferencias, Estados de Cuenta, etc.)

Procesos
Periodos de Conciliacin
Ordenes de Pago

Registros Contables de cada Venta-Compra.

Pago de deudas y correspondiente registro de pago.

Elaboracin de Informes Financieros.

Asientos contables de cada transaccin

Sistema de Informacin Contable

Salidas
Relacin de Pago
Asientos Contables

Relacin de Ingresos-Egresos
Actualizacin de Archivos de Diario y Mayor.
Informes de Estados Financieros. (Balance General, Edo. De Ganancias
y Perdidas, etc.)
Cuentas Bancarias conciliadas.
Cierres de Flujo de Caja.
Informes Estadsticos Gerenciales.

Sistema de Informacin Contable

Diagrama de Enlace
Tesorera

Cuentas
por
Cobrar

Banco

CONTABILIDAD

Caja

Recursos
Humanos

Inventario

Cuentas
por Pagar

Sistema de Cuentas por Cobrar

El termino Cuentas por Cobrar se refiere a un ingreso (En efectivo,
cheque, transferencia, etc), que se le adeuda a la empresa u
organizacin como resultado de una transaccin que ha sido efectuada,
pero por la cual no se ha pagado.
Las ventas son basadas en Ordenes de Compra, las cuales pueden
originar ventas a Crdito. Desde el punto de vista contable, el bien
o servicio al ser vendido es intercambiado por una promesa de cancelar
la cantidad adeudada.
Objetivo.

Sirve para Captar y Procesar los datos de contabilidad que son

importantes para controlar las ventas hechas a Crdito.

Sistema de Cuentas por Cobrar

Tipos de Transaccin.

Cuatro(4) tipos de transaccin son comunes en el sistema de Cuentas

por Cobrar:
Transacciones de Ventas: Captacin y procesamiento de datos
referentes a cada transaccin realizada a crdito. Verificacin del tipo
de cliente.
Transacciones de Pago: Captacin y procesamiento de datos
referente al pago de dinero de una cuenta. Actualizacin de saldos.
Transacciones de Ajuste: Los ajustes incluyen cambios
cantidades de ventas, direcciones, porcentajes de descuento, etc.

de

Consultas a las Cuentas: Detalles de transacciones en un periodo.

Saldos de los clientes, etc.

Sistema de Cuentas por Cobrar

Procesos de un Sistema de Cuentas por Cobrar:
Aadir Nuevas Cuentas por Cobrar. Se aaden registros al
archivo de cuentas por cobrar inmediatamente despus de la
facturacin. El evento Pedidos Facturados ocurre a diario.
Eliminar Cuentas por Cobrar Pagadas. Se eliminan para
reflejar los pagos de los clientes.
Preparar Estados de Cuenta. Mensualmente se usa el archivo
de cuentas por cobrar para informar que cuentas estn prxima a
vencerse o estn vigentes (30, 60, 90 das). Morosidad de cuenta.

Proporcionar Datos de Libro Mayor. Mensualmente, el

sistema deber proporcionar datos contables al AIS. Estos datos
aparecen como un archivo en el Balance General.

Sistema de Cuentas por Cobrar

Diagrama de Procesos del Sistema de Cuentas por Cobrar
Ventas y
Facturacin

Pedidos Facturados

Aadir
nuevas
Cuentas por
Cobrar

Nuevas cuentas por Registro de cuentas Proporcionar

cobrar
por cobrar
datos de libro

mayor

Registros de estados

Contabilidad

Registros de Ctas. Por

cobrar que eliminar

Preparar
estados de
cuenta
Estados de Cuenta

Clientes

Archivo de
Cuentas
por Cobrar

Datos contables de
Ctas. Por cobrar

Eliminar
cuentas por
cobrar
pagadas

Pagos de Clientes

Archivo de
cuentas
por cobrar
pagadas

Registros de Ctas. Por cobrar pagadas

Entradas

Sistema de Cuentas por Cobrar

Pedidos Facturados.
Documentos de Pago.

Pagos en Cheques, Efectivo Transferencias.

Cuentas por Cobrar por Zona.
Condiciones de pago.

Procesos
Recepcin de Pago.
Anlisis de Cuentas

Solicitudes de Prorroga
Registro de planilla de ingreso diario.

Elaboracin de Depsitos.
Preparacin de datos de Libro Mayor

Sistema de Cuentas por Cobrar

Salidas
Copias de Deposito Efectuado.
Otorgacin de Prorrogas
Estados de Cuentas actualizados.

Actualizacin del archivo de cuentas por cobrar y cuentas por cobrar

pagadas.
Actualizacin del Libro mayor.
Actualizacin del Archivo de Clientes.

Sistema de Cuentas por Cobrar

Diagrama de Enlace
Facturacin
y Ventas

Bancos

Contabilidad

CUENTAS POR
COBRAR

Caja

Clientes

Inventario