Anda di halaman 1dari 10

BBPP1103

Pengurus sering dikaitkan dengan seorang individu yang bertanggungjawab untuk


membuat sesuatu keputusan. Definisi membuat keputusan secara umumnya adalah proses
pemilihan diantara tindakan-tindakan alternatif yang telah dikenal pasti. Proses ini juga
mungkin melibatkan menetapan hala tuju atau objektif, pengumpulan maklumat yang
berkaitan, mengenal pasti penyelesaian alternatif lain, menetapkan kriteria atau tapisan untuk
membuat keputusan, memilih keputusan yang terbaik dan pastinya yang terakhir adalah
proses melaksanakan keputusan yang telah dipilih. Proses membuat keputusan dalam
sesebuah organisasi sering dipengaruhi oleh budaya dan struktur organisasi tersebut. Namun
begitu, terdapat juga faktor-faktor lain yang mempengaruhi dalam membuat sesuatu
keputusan seperti faktor pengalaman dan kemahiran pembuat keputusan. Abu Mansor (1999)
menyatakan bahawa keputusan yang baik bukan sahaja bergantung kepada pengalaman,
kecekapan dan tahap kemahiran pembuat keputusan tetapi maklumat yang cukup dan sahih
turut mempengaruhi keputusan tersebut. Jelas di sini bahawa pengumpulan maklumatmaklumat berkaitan adalah proses yang penting sebelum membuat sebarang keputusan.
Terdapat tiga keadaan yang sering wujud dalam proses membuat keputusan. Keadaan pertama
adalah dimana maklumat yang diperolehi mencukupi untuk membuat keputusan yang terbaik.
Contoh yang boleh dilakarkan disini adalah seperti memilih bank untuk membuat pelaburan
simpanan tetap dimana Bank A memberi pulangan faedah sebanyak 6% setiap tahun
manakala Bank B pula memberi pulangan faedah sebanyak 8% setiap tahun. Maklumat yang
dapat dikumpulkan disini cukup untuk membuat keputusan yang menguntungkan. Inilah yang
dikatakan membuat keputusan dalam keadaan yang pasti. Keadaan kedua berlaku apabila
maklumat yang dikumpul tidak mencukupi atau tidak sahih dimana ketidakpastian berlaku
sebelum membuat keputusan. Pembuat keputusan yang berdepan dengan situasi ini perlu jelas
dengan risiko yang bakal dihadapi apabila membuat keputusan yang kurang baik. Contoh
yang boleh digambarkan adalah apabila pemaju hartanah yang menghadapi dilema sama ada
untuk membina rumah teres atau apartment. Pemaju tersebut perlu mengumpul maklumat
sebanyak mungkin dengan membuat kaji selidik seperti kedudukan ekonomi, sasaran pembeli
dan sebagainya. Maklumat ini bercampur aduk dengan maklumat yang pasti dan yang tidak
pasti ketepatannya. Mungkin kedua-dua jenis rumah ini menguntungkan pemaju tetapi yang

Al Fazree Sarif

Page 1 of 10

BBPP1103

mana lebih menguntungkan? Keadaan ketiga adalah keadaan yang paling berisiko tinggi
kerana pembuat keputusan perlu membuat keputusan bergantung kepada maklumat yang
sangat sedikit hampir tiada yang pasti. Hal ini telah dijelaskan oleh Courtney et al. (2013)
However, under conditions of uncertainty, its common for executives not to be able to
specify the range of possible outcomes or their probability of occurring with any real
precision. Contoh senario yang boleh digambarkan adalah seorang yang ingin membuat
pelaburan dalam hartanah seperti menyewa rumah namun hanya bergantung kepada tren
pasaran rumah yang meningkat. Seandainya beliau membeli rumah untuk disewa hanya
bergantung pada maklumat ini tanpa merujuk kepada maklumat lain seperti ekonomi
penduduk setempat atau kadar sewa, faedah pinjaman yang berubah-ubah, perancangan pihak
berkuasa tempatan, beliau bakal berdepan dengan kerugian yang boleh membawa kapada
kemuflisan. Ketiga-tiga keadaan yang telah dijelaskan di atas merupakan situasi-situasi yang
bakal dihadapi oleh seorang pengurus atau pembuat keputusan.
Seandainya seorang individu telah dilantik untuk membuat keputusan dan
dibandingkan dengan keputusan yang dibuat secara berkumpulan, pastinya hasil keputusan
yang di buat secara berkumpulan lebih baik. Ini kerana seperti yang telah diterangkan di atas,
membuat keputusan bergantung kepada pengalaman, kecekapan dan kemahiran seseorang
individu. Elimen-elimen ini adalah terhad untuk seorang pembuat keputusan seandainya
dibandingkan dengan individu-individu yang dihimpunkan bersama untuk berkongsi
maklumat. Sesebuah kumpulan yang ditubuhkan dan ditugaskan sebagai badan yang
bertanggungjawab untuk membuat keputusan diberi status istimewa dalam sesebuah
masyarakat dan organisasi. Sebagai contoh, dalam sistem kehakiman dimana para juri yang
menentukan sama ada defendan bersalah atau tidak bersalah dan jumlah saman atau gantirugi
yang bakal dikenakan. Contoh dalam dunia perniagaan pula dimana para lembaga pengarah
yang menentukan hala tuju pelaburan syarikat dan membincangkan permasalahan syarikat.
Walaupun seseorang individu boleh membuat keputusan, namun untuk keputusan yang benarbenar penting kebiasaannya dibincangkan secara berkumpulan. Terdapat banyak teori yang
telah dibangunkan dan diguna pakai untuk membuat keputusan secara berkumpulan.
Antaranya adalah teknik percambahan fikiran, teknik kumpulan nominal, teknik Delphi.

Al Fazree Sarif

Page 2 of 10

BBPP1103

Teknik percambahan fikiran atau dalam bahasa inggeris Brainstorming biasa diguna
pakai untuk mendapat idea dalam masa yang singkat. Kebiasaannya individu-individu yang
terlibat akan dikumpulkan untuk menjana idea-idea yang menjurus kepada objektif atau
matlamat dalam tempoh masa yang telah ditetapkan. Setiap individu bebas untuk
menyuarakan pendapat masing-masing tanpa kekangan dan ini mengalakan pemikiran yang
kreatif. Ahli kumpulan juga digalakkan untuk mengembangkan idea-idea yang telah dijana
oleh ahli lain. Idea-idea yang telah dijana tidak boleh dikritik kerana ini akan membantutkan
perkembangan idea lain. Idea-idea ini akan direkod dan dinilai selepas sesi percambahan
fikiran ini selesai. Namum permasalah yang akan timbul adalah apabila pembuat keputusan
perlu menilai dan memilih idea yang benar-benar tepat untuk mencapai objektif. Keadaan ini
memberi liabiliti yang besar kepada ketua kumpulan kerana ia bertanggungjawab penuh diatas
keputusan yang dibuat. Keputusan ini juga bakal memberi impak yang besar kepada
kumpulan tersebut seandainya keputusan yang dibuat tidak memihak kepada individu yang
memberi idea lain. Motivasi untuk melaksanakan keputusan yang telah dibuat sudah tentu
merundum kerana idea yang disuarakan tidak diguna pakai.
Teknik kumpulan nominal merupakan teknik yang hampir sama dengan teknik
percambahan fikiran tetapi ahli kumpulan diberi sela masa yang mencukupi untuk menjana
dan menilai idea masing-masing sebelum dikongsikan bersama ahli kumpulan yang lain.
Teknik kumpulan nominal boleh digunakan apabila masalah-masalah tertentu timbul. Teknik
ini digunakan untuk mengenal pasti masalah-masalah tersebut dan dengan menggunakan
tatacara kumpulan, membolehkan penyelesaian yang akan difikirkan, dianalisis dan rancangan
untuk pelaksanaannya dipertimbangkan. Kebiasaannya idea-idea yang dijana akan
dibincangkan dengan lebih mendalam dari sudut kelebihan dan kelemahan idea tersebut. Pada
akhir sesi perbincangan, hanya idea-idea yang terbaik akan disenaraikan dan setiap ahli
kumpulan akan diberi peluang untuk mengundi idea tersebut. Idea yang mendapat undi
tertinggi akan dijadikan keputusan akhir yang muktamad untuk dilaksanakan. Disini dapat
dilihat dengan jelas bahawa liabiliti keputusan yang dibuat dikongsi oleh setiap ahli dan
bukan pada ketua kumpulan. Walau bagaimanapun, impak keputusan akhir ke atas ahli

Al Fazree Sarif

Page 3 of 10

BBPP1103

kumpulan hampir sama kesannya dengan teknik percambahan fikiran terutama kepada ahli
yang ideanya telah kalah dalam undian.
Teknik Delphi merupakan satu teknik yang menarik untuk dibincangkan dan akan
dikupas dengan lebih mendalam di dalam kertas ini. Mengikut definisi yang telah
diterjemahkan dari Kamus Cambridge, teknik Delphi adalah satu kaedah pengumpulan
pendapat dari pakar-pakar tertentu mengenai ramalan atau kemungkinan yang bakal terjadi
pada masa hadapan. Pakar-pakar ini akan menjawab soalan yang telah disenaraikan tanpa
berbincang diantara satu sama lain, kemudian melihat jawapan ahli kumpulan lain, dan
membuat penukaran jawapan sehingga kata sepakat dicapai, situasi di mana keseluruhan ahli
kumpulan bersetuju dengan satu jawapan. Untuk pemahaman yang lebih terperinci, teknik
Delphi adalah satu kaedah yang digunakan untuk menganggarkan kemungkinan yang bakal
berlaku. Sekumpulan pakar-pakar akan bertukar-tukar pandangan, dan setiap individu
memberikan anggaran dan andaian kepada penyelaras yang akan mengkaji data dan
mengeluarkan laporan ringkasan. Laporan ini akan diserahkan semula kepada pakar-pakar
terbabit untuk dikaji semula secara individu dan hasil kajian ini akan diserah semula kepada
penyelaras. Dan sekali lagi penyelaras ini akan mengulas dan mengeluarkan laporan kedua
untuk diserahkan semula kepada pakar-pakar terbabit. Proses ini akan dilaksanakan berterusan
sehingga semua ahli kumpulan mencapai kata sepakat. Menarik mengenai teknik Delphi ini
adalah, pakar-pakar di setiap pusingan mempunyai rekod penuh jawapan pakar-pakar yang
lain, tetapi mereka tidak tahu siapa yang menjana jawapan tersebut. Ini membolehkan ahli
kumpulan untuk meluahkan pendapat mereka secara bebas, menggalakkan keterbukaan dan
mengelakkan mengakui kesalahan dengan menyemak semula jawapan awal yang telah
dikeluarkan. Selain itu, teknik Delphi digunakan untuk mengatasi masalah-masalah yang
biasa dihadapi apabila menggunakan teknik lain seperti yang telah dijelaskan oleh Vernon
(2009), The purpose of these methods is to determine the extent of agreement over a given
issue (consensus measurement) and in doing so, to overcome the disadvantages normally
found in group or committee decision making (Jones and Hunter, 1995)
Teknik ini adalah satu proses berulang. Pusingan pertama bertujuan untuk
mendapatkan pelbagai pendapat daripada kumpulan pakar. Keputusan pusingan pertama

Al Fazree Sarif

Page 4 of 10

BBPP1103

setelah diringkaskan oleh penyelaran akan menyediakan asas bagi soalan pusingan kedua.
Hasil daripada pusingan kedua akan membawa ke soalan pusingan ketiga dan seterusnya.
Tujuannya adalah untuk menjelaskan dan menghuraikan segala isu-isu, mengenal pasti
bahagian persetujuan atau percanggahan pendapat dan bermula untuk mendapatkan
persetujuan. Matlamat lain adalah termasuk untuk mendapat keputusan yang lebih baik. Idea
dari semua pihak yang berkepentingan akan menghasilkan jawapan dari perspektif yang
berbeza yang akan menutup segala ruang kelemahan. Perlaksanaan keputusan yang bakal
dibuat akan mendapat kerjasama yang lebih kerana keputusan yang dibuat berdasarkan kata
sepakat, bukan secara undian menang kalah atau autokratik. Ikatan perpaduan dikalangan ahli
kumpulan akan bertambah erat kerana sifat hormat menghormati dipupuk melalui kaedah ini.
Terdapat langkah-langkah penting yang perlu diberi perhatian untuk membuat
keputusan secara berkumpulan yang menggunakan teknik Delphi ini. Langkah pertama adalah
pemilihan ahli kumpulan yang terdiri dari pakar-pakar di dalam bidang masing-masing dan
juga seorang penyelaras yang bertindak sebagai individu berkecuali. Pemilihan panel pakar
ini adalah kunci utama yang akan menentukan tahap atau nilai keputusan yang akan
diperolehi. Oleh itu adalah amat penting pemilihan ahli panel ini dijalankan dengan teliti.
Komitmen dari pakar-pakar ini juga perlu diambil kira agar proses pengumpulan maklumat
dapat berjalan dengan lancar. Untuk memberi motivasi kepada ahli kumpulan supaya untuk
kekal aktif dan melengkapkan keseluruhan pusingan, adalah penting bahawa mereka
memahami

matlamat

kajian.

Ahli

kumpulan

juga

mesti

percaya

mereka

dapat

menyumbangkan maklumat dan pertimbangan yang berharga. Dengan memberi pengiktirafan


kepada ahli kumpulan bahawa mereka merupakan pakar di dalam bidang masing-masing
boleh memberi galakan yang secukupnya. Langkah kedua adalah mentakrifkan masalah dan
membina permasalahan tersebut dalam bentuk soalan kaji selidik. Pakar-pakar perlu
memahami apa yang perlu mereka ulaskan, maka definisi yang jelas dan menyeluruh
diperlukan supaya hasilnya tepat dan berkualiti. Seterusnya soalan-soalan ini akan diedarkan
kepada pakar-pakar terbabit dan di beri tempoh masa yang bersesuaian untuk diserahkan
jawapan atau ulasan kepada penyelaras. Penyelaras akan mengumpul semua data-data dan
membuat laporan. Laporan ini kemudiannya akan diserahkan semula kepada pakar-pakar tadi

Al Fazree Sarif

Page 5 of 10

BBPP1103

bersama soalan-soalan yang lebih dalam dan terperinci. Situasi ini akan mewujudkan
perkembangan idea dimana pakar-pakar terbabit berpeluang untuk meneliti ulasan dari ahli
kumpulan yang lain. Pada pusingan ini ahli kumpulan akan menjawab soalan namun
berkemungkinan ulasan yang dihasilkan dipengaruhi dari laporan pusingan yang pertama.
Proses ini akan berulang sehingga semua ahli kumpulan bersepakat dan sebulat suara
bersetuju dengan keputusan akhir.
Untuk memahami dengan lebih jelas bagaimana proses penghasilan solusi dengan
menggunakan teknik Delphi ini, senario berikut boleh membantu. Syarikat ABC mempunyai
masalah perkerja yang kurang produktif, maka pengarah urusan telah menubuhkan satu
jawatankuasa yang terdiri dari 5 orang panel iaitu pengurus jabatan sumber manusia, pengurus
operasi, pengurus jabatan kewangan, ketua kesatuan pekerja, dan seorang pakar motivasi
bebas. Jawatankuasa ini ditubuhan bertujuan untuk mencari solusi supaya pekerja-pekerja di
syarikat tersebut lebih produktif. Pengarah urusan juga telah melantik seorang pegawai dari
jabatan latihan dan perkembangan pekerja yang bertindak sebagai penyelaras. Lantikkan
penyelaras ini bertujuan supaya ahli panel tidak terasa terbeban untuk menjawab soalan yang
bakal dikemukakan kerana khuatir seandainya pengarah urusan yang menjadi penyelaras,
jawapan yang terhasil bakal dicemari atau terpengaruh dengan matlamat lain. Maka
penyelaras telah menyediakan satu soalan dan menghantar soalan tersebut melalui e-mel;
Tuan/Puan,
Terima kasih kerana bersetuju untuk menjadi panel jawatankuasa ini. Tuan/puan
dikehendaki memberi satu cadangan sahaja untuk meningkatkan tahap produktiviti
di kalangan pekerja. Sila kemukakan cadangan sebelum hari Jumaat. Sekian, terima
kasih.
Kelima-lima panel terbabit telah menerima dan mengkaji soalan sebelum memberi cadangan
masing-masing. Pada hari Jumaat, penyelaras telah menerima 5 cadangan yang berbeza dari
ahli panel jawatankuasa. Penyelaras menyediakan satu lagi soalan untuk diedarkan kepada
ahli panel.
Tuan/Puan,

Al Fazree Sarif

Page 6 of 10

BBPP1103

Terima kasih diatas cadangan yang telah diberikan. Berikut adalah antara cadangancadangan yang telah saya terima.
Memberi insentif atau ganjaran wang kepada pekerja di semua
peringkat organisasi sekiranya mencapai sasaran syarikat
Memberi maklum balas yang bermakna dengan cara yang membina
secara tetap seperti pujian atau pengiktirafan
Memberi latihan kepada pekerja
Memecat pekerja yang bermasalah
Membuat pelaburan dengan membeli peralatan dan kelengkapan
yang boleh membantu pekerja menjalankan tugas harian
Tuan/puan diminta untuk mengisi turutan keutamaan dari 1 hingga 5 di petak kosong.
Sila hantar sebelum hari Selasa.
Ahli panel yang terbabit akan meneliti cadangan-cadangan yang dikemukakan tanpa
mengetahui siapa yang memberi cadangan tersebut. Pada hari Selasa, penyelaras dan
pengarah urusan telah menerima kesemua maklum balas dari ahli jawatankuasa dan membina
satu jadual untuk mengkaji maklum balas tersebut.
A

Memberi latihan kepada pekerja

Memecat pekerja yang bermasalah

Memberi insentif atau ganjaran wang kepada


pekerja di semua peringkat organisasi
sekiranya mencapai sasaran syarikat
Memberi maklum balas yang bermakna
dengan cara yang membina secara tetap
seperti pujian atau pengiktirafan

Membuat pelaburan dengan membeli


peralatan dan kelengkapan yang boleh
membantu pekerja menjalankan tugas harian

Al Fazree Sarif

Page 7 of 10

BBPP1103

Berdasarkan jadual yang telah dibuat oleh pengarah urusan syarikat ABC, beliau mendapati
kesemua ahli panel jawatankuasa memberi keutamaan yang sama pada satu jawapan iaitu
memberi ganjaran kepada pekerja. Dalam erti kata lain, semua ahli panel telah sebulat suara
tanpa berbincang dan bersua muka diantara satu sama lain. Jelas kajian ini telah memberi satu
solusi yang baik kepada pengarah urusan untuk ke proses perlaksanaan.
Terdapat banyak kelebihan yang boleh dimanfaatkan dengan mengunakan teknik
Delphi sewaktu proses membuat keputusan secara berkumpulan. Antaranya adalah keputusan
yang terhasil dari suatu kumpulan lebih hampir dengan realiti sebenar berbanding pembuat
keputusan individu kerana kekangan maklumat menyebabkan hasil individu lebih kepada
anggaran atau ramalan. Dalam teknik Delphi, pakar-pakar lebih cenderung untuk menyatakan
pendapat secara bebas, logik dan dianggap bernas. Ini kerana ahli panel tidak pernah
mengambil bahagian dalam perbincangan secara terus. Ia juga kurang berkemungkinan
bahawa pendapat seorang individu atau lebih akan dipengaruhi oleh individu yang lebih
dominan atau lebih berpengalaman. Salah satu ciri yang paling penting dalam teknik Delphi
adalah nama dirahsiakan dimana ahli panel biasanya tidak berinteraksi antara satu sama lain
maka kredibiliti jawapan dan nama baik ahli panel terjaga. Kelebihan lain di dalam teknik
Delphi adalah ia lebih berstruktur dan fleksibiliti dari segi saiz panel, jumlah pusingan dan
lantikan tenaga pakar tanpa had geografi. Prosesnya juga bertambah mudah dengan adanya
kemudahan internet dan e-mel sebagai kaedah berkomunikasi. Walaupun teknik Delphi
berkongsi kelebihan sama dengan teknik-teknik membuat keputusan secara berkumpulan
yang lain, ia kurang berkemungkinan mempunyai kelemahan yang sama. Sebagai contoh,
antara masalah yang dihadapi ketika menggunakan teknik percambahan fikiran ialah ahli
kumpulan berusaha untuk tidak memberi sebarang idea. Keadaan ini berlaku mungkin kerana
faktor status jawatan, menjaga tali persahabatan, kuathir seandainya akan dipulaukan atau
diboikot, dan sebagainya. Kebarangkalian masalah ini berlaku di dalam kaedah Delphi sangat
kecil dan hampir mustahil kerana setiap individu yang dilantik adalah bersifat rahsia.
Teknik Delphi secara amnya bergantung kepada kaedah pemakaian teknik tersebut,
dimana ia dikatakan mempunyai kelemahan-kelemahan bersifat metodologi seperti ahli panel
dikehendaki mempunyai kemahiran menaip menggunakan komputer untuk berkomunikasi.

Al Fazree Sarif

Page 8 of 10

BBPP1103

Tidak disangkal bahawa teknik ini memerlukan pelaburan masa yang tinggi, lebih lama
berbanding dengan teknik-teknik yang lain. Namun, kelemahan ini dapat dikawal seandainya
penyelaras bijak untuk menetapkan masa yang diperuntukan untuk setiap pusingan. Seperti
teknik-teknik yang lain, komitmen dari semua ahli panel adalah penting, dan ini juga boleh
dilihat sebagai kelemahan seandainya ada sebahagian dari ahli panel kurang berminat atau
kurang bermotivasi untuk terlibat sama.
Kesimpulan yang boleh dihuraikan disini adalah jelas menunjukkan bahawa hasil
keputusan secara berkumpulan lebih baik dan berkualiti dari seorang pembuat keputusan.
Membuat keputusan secara berkumpulan perlu menggunakan teknik-teknik yang betul dan
bersesuaian. Terdapat tiga teknik yang dibincang iaitu teknik percambahan fikiran, teknik
kumpulan nominal, dan teknik Delphi. Setiap teknik mempunyai kelebihan dan kekurangan,
maka penggunaannya bergantung kepada objektif yang hendak dicapai. Teknik Delphi
menyediakan peluang yang berbeza untuk penyelidik daripada kajian penyelidikan.
Komponen penting dalam teknik Delphi ini termasuk proses komunikasi, sekumpulan pakarpakar, dan maklum balas yang penting. Teknik Delphi telah digunakan dalam pelbagai cara di
dalam organisasi kerajaan mahupun sektok swasta. Kertas ini telah membentangkan prinsip
utama teknik Delphi dan telah menyediakan contoh bagi menjelaskan proses membangunakan
soalan dan mendapatkan solusi yang terbaik. Kekuatan yang paling penting terletak pada
keupayaan untuk mendapatkan pendapat dan mendapatkan kata sepakat di kalangan pelbagai
kumpulan peserta.

2,604 patah perkataan

Al Fazree Sarif

Page 9 of 10

BBPP1103

Rujukan

Courtney, H., Lovallo, D., & Clarke, C. (2013). Deciding How to Decide. (cover story).
Harvard Business Review, 91(11), 62-70.
Vernon, W. (2009). The Delphi technique: A review. International Journal Of Therapy &
Rehabilitation, 16(2), 69-76.
Stuter, L. THE DELPHI TECHNIQUE: How to achieve a workable consensus within time
limits. Diambil daripada http://www.seanet.com/~barkonwd/school/DELPHI.HTM
Modul BBPP1103 Principles of Management, Open University Malaysia

Al Fazree Sarif

Page 10 of 10