Anda di halaman 1dari 5

Perusahaan membutuhkan strategi yang sesuai untuk dapat bertahan di pasar, dapat

menghadapi persaingan, ancaman, dan peluang pasar. Salah satunya perusahaan harus dapat
merancang dan memiliki strategi supply chain management untuk dapat mengarahkan
jalannya tujuan yang ingin dicapai dalam meningkatkan kinerja penjualan perusahaan,
sehingga perusahaan dapat bertahan dalam persaingan. Supply chain management terdiri dari
sekumpulan proses yang berhubungan dengan aliran barang, informasi, dan uang di
perusahaan berhubungan dengan pengelolaan rantai pemasok dan pembeli yang mencakup
semua tahap pemrosesan dari pembelian bahan baku sampai pendistribusian barang jadi
kepada konsumen akhir.
Tujuan dari supply chain management adalah untuk menjamin kesatuan gerak dari
jumlah dan kualitas yang memadai pada persediaan yang meliputi banyak hal seperti
perencanaan dan komunikasi. Lebih sederhana lagi dapat diartikan bahwa tujuan dari supply
chain management untuk memastikan seluruh item barang berada pada tempat dan waktu
yang tepat agar dapat memberikan keuntungan yang terbaik dan service kepada customer.
Secara umum saluran distribusi barang dapat diuraikan sebagai berikut:
Supplier Distribution Retail Outlets Customers
Customers merupakan rantai terakhir yang dilalui supply chain management. Para
pengecer atau retailers ini menawarkan barangnya langsung kepada para pelanggan atau
pembeli. Perusahaan yang berada dalam supply chain management pada intinya ingin
memuaskan konsumen dengan bekerjasama membuat produk yang ekonomis, mengirimkan
tepat waktu, dan dengan kualitas yang bagus. Ukuran performasi supply chain management,
antara lain:
1. Kualitas (tingkat kepuasan pelanggan, loyalitas pelanggan, ketepatan pengiriman)
2. Waktu (total replenishment time, business cycle time)
3. Biaya (total delivered cost, efisiensi nilai tambah)
4. Fleksibilitas (jumlah dan spesifikasi)
Salah satu keberhasilan supply chain management sangat tergantung kepada sistem
informasinya. Kurangnya koordinasi dari pihak-pihak yang terlibat dalam supply chain
management akan menimbulkan distorsi informasi. Informasi yang tidak akurat atau
informasi yang terdistorsi pada setiap level supply chain management dari bawah ke atas
dapat menimbulkan beberapa masalah penting, diantaranya:

1.

Persediaan yang berlebihan

2.

Hilangnya pendapatan

3.

Turunnya tingkat kepuasan konsumen

4.

Pengiriman yang tidak efektif

5.

Kesalahan dalam penjadwalan produksi

6.

Penggunaan sumber daya yang tidak efisien

Aktifitas Gudang
Supply chain management pun berhubungan langsung dengan operasional gudang
perusahaan (warehouse). Adapun, beberapa aktifitas operasional di dalam gudang adalah
sebagai berikut:
1. Administrasi
2. Penerimaan barang
3. Penyimpanan dan perawatan barang
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju
5. Pengeluaran barang
Aktifitas ini saling terkait satu sama lain. Secara organisasi, aktifitas ini dipimpin oleh
satu orang supervisor yang mampu melakukan fungsi-fungsi pengendalian sebagai berikut:
1.

Pengendalian Operasional

2.

Pengendalian Biaya

3.

Pengendalian Personalia
Supervisor juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing

pagi mengenai target-target dan beberapa kesalahan yang masih dijumpai. Pemimipin dituntut
harus terus mengasah diri untuk mencapai sistem kerja yang lebih baik, karena tidak ada
sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang sistem kerja yang lebih baik.
Mengelola gudang menjadi sangat diperhatikan bagi perusahaan dan bagi orang-orang
yang bekerja di dalamnya, hal itu dikarenakan karakteristik unik yang dimiliki oleh gudang
antara lain:
1. Sumber Daya Manusia (SDM) di gudang sebagian besar adalah pekerja kasar atau
berpendidikan SMU ke bawah dan memiliki kecenderungan sulit diatur, sehingga
diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan dengan pekerja
kantor (back office).

2. Variabel eksternal yang ada sulit dikendalikan oleh personil gudang, misalkan
fluktuasi kedatangan barang yang memerlukan penambahan sumber daya pada waktu
yang tidak terduga.
3. Gudang sebagai pusat aktifitas logistik, namun tidak memberi nilai tambah secara
langsung pada perusahaan. Hal ini memungkinkan prestasi kerja personil gudang
tidak begitu terlihat di level management.
4. Gudang sebagai bagian dari logistik merupakan bagian kerja yang sangat menarik,
lebih kepada behind the scene atau supporting department, namun sangat vital dalam
sebuah perusahaan yang memiliki gudang.
5. Gudang sendiri saat ini memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan
saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada
perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dan lain sebagainya. Intinya tidak ada kegiatan
proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas penyimpanan barang serta
perpindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya di dalam area gudang.
Administrasi Gudang
Berhubungan dengan operasional gudang, tidak akan lepas dari proses sistem
administrasi gudang yang mengurus data-data gudang seperti data pemesanan barang, data
persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan, data penolakan/pembatalan, bahkan
sampai peramalan permintaan. Mengingat sistem begitu kompleks, diperlukan software yang
menangani semuanya secara terintegrasi. Jika pada lingkup administrasi tidak ditangani
dengan baik, maka yang kena getahnya adalah operasional di lapangan.
Perihal data pemesanan barang, gudang menyimpan barang-barang tertentu dan
mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa
saja x atau x + y , dimana y adalah buffer stock, Tingkat buffer diperlukan di Indonesia,
mengingat kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh pemasok, padahal teori mengatakan
zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu beresiko tinggi terhadap potential loss sales dari
perusahaan.
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang,
sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti
pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :
1. Jumlah stok barang
2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar
3. Dasar memesan barang

4. Mempelajari sales trend


Adapun data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat
dipertanggungjawabkan. Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara
komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya yang berkaitan dengan database.
Proses Penerimaan Barang
Proses penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di
gudang. Penerimaan barang dari supplier memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak
memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas.
Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :
1. Bukti pesanan barang dari gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam
spesifikasi tepat)
2. Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan)
3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang
4. Cek Expired Date dan Kondisi Barang
5. Memasukkan Barang ke Penyimpanan
Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke supplier, maka dia akan mengirimkan
Purchase Order (PO). Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke gudang. Tim
gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, oleh sebab itu tim Gudang
perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan
sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima
Barang.
Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang.
Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke
pemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada
tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen
ini.
Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical point karena bongkar muat
barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak barang atau resiko
kehilangan barang karena dicuri. Cek kesesuaian barang dengan PO dan expired date barang
dilakukan oleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak
melakukan aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti supaya cepat, sudah kenal dengan

pemasok, disiplin melakukan sistem, dll. Intinya adalah dikarenakan faktor sumber daya
manusia. Disisi lain, kontrol yang ketat terhadap personil penerimaan cukup penting, hal
seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin serta bekerja dalam jumlah kecil serta pembatasan
wewenang adalah hal-hal praktis yang bisa dilakukan. Berikut adalah alur proses penerimaan
barang:
-------------------------Proses Distribusi Barang
Proses distribusi ini merupakan penyampaian barang dari produsen ke konsumen dan
para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan. Proses distribusi
tersebut pada dasarnya menciptakan faedah (utility) waktu, tempat, dan pengalihan hak milik.
Dalam menciptakan ketiga faedah tersebut, terdapat dua aspek penting yang terlibat
didalamnya, yaitu:
1. Lembaga yang berfungsi sebagai saluran distribusi (Channel of distribution/marketing
channel)
2. Aktivitas yang menyalurkan arus fisik barang (Physical distribution).
Setelah proses operasional gudang selesai, mulai dari pemesanan hingga packing. Maka,
selanjutnya tim distribusi akan mendistribusikan barang tersebut sesuai dengan alamat
pemesan. Secara singkat, alur dari proses distirbusi barang adalah:
------------------Purchase Order Operasional Warehouse Distribusi Warehouse
Proses Return Barang
Proses Penolakan Barang
Proses Assembling