A.

Pengertian perjalanan dinas

Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat
kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5
(lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan
untuk kepentingan perusahaan, dapat dilaksanakan
dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun
kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh
perusahaan yang menuggaskan. (www.batan.go.id)

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan

oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga
atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas
pekerjaan kedinasan
Drs. Ignatius Wursanto (2006:209)

Dari dua definisi

disimpulkan :

tersebut

dapat

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan

oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau
perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas

B. TATA CARA PELAKSANAAN

PERJALANAN DINAS
In house travelling
department (divisi
perjalanan),

biro perjalanan, atau

administrasi
kantor/sekretaris.

1.

IN
HOUSE
DEPARTMENT
PERJALANAN)

TRAVELLING
(DIVISI

Yaitu suatu divisi/bagian perusahaan yang

khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu
perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari
persiapan
dokumen,
mengurus
keuangan/pembiayaan
selama
perjalanan
bisnis, dan mengurus tiket dan hotel dimana
pimpinan akan menginap.

2. BIRO PERJALANAN
Sebagian besar perusahaan menggunakan jasa
biro
perjalanan
untuk
mempersiapkan
perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis
dan tidak merepotkan perusahaan.
Administrasi kantor bertanggung jawab dalam
membuat pengendalian perjalanan (travel
checklist) untuk mengurus dokumen yang
diperlukan,
seperti
paspor,
visa,
fiskal
pembelian tiket, pemesanan hotel yang
dikehendaki, sampai dengan pemesanan
tempat yang akan dikunjungi

3. ADMINISTRASI KANTOR
Apabila pimpinan meminta administrasi
kantor
sendiri
yang
mempersiapkan
perjalanan bisnisnya, maka administrasi
kantor harus segera memper-siapkan segala
sesuatu
yang
berhubungan
dengan
perjalanan bisnis pimpinannya.
Agar berjalan lancar, administrasi kantor
harus
selalu
berkoordinasi
dengan
pimpinannya.

MENGATUR PERJALANAN DINAS

PIMPINAN
Merencanakan Perjalanan
Mempersiapkan Daftar Perjalanan
Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
Mempersiapkan Transportasi

Mempersiapkan Akomodasi

A. Informasi-Informasi Yang Perlu Diketahui Dalam

Merencanakan Perjalanan Dinas Pimpinan :

Tujuan
perjalanan
Iklim
Kebiasaan/
tradisi
Kondisi terkini

Waktu
keberangkatan
(Tanggal,
waktu, hari
keberangkatan
dan kembali)

Transportasi

Akomodasi

Jenis layanan
/fasilitas yang
digunakan
(untuk
transportasi
dan
akomodasi).

Rencana janji
temu dan
keperluan /
masalahnya

B. Mempersiapkan Daftar Perjalanan

(Itenarary)
Daftar perjalanan merupakan
kombinasi antara daftar
kunjungan perjalanan dan
daftar janji temu.

Daftar perjalanan berisi catatan

tentang hari/tanggal, waktu,
tempat tujuan, akomodasi,
janji, masalah yang dibicarakan
dan catatan/keterangan.

Hari Waktu
/Tgl Beran
gkat

Tempat
dituju

Trans
portasi

Tiba

Hotel

Janji

Tgl

Waktu Catata
n

C. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan

Yellow Card (Kartu Kuning Kesehatan)

Surat tugas/surat perintah jalan
Paspor
Fiskal
Visa

CONTOH TIKET

CONTOH YELLOW CARD

CONTOH PASPOR

D. Mempersiakan Pengangkutan atau Transportasi

Time schedule (Flight Schedule)

Pemesanan Tiket (Reservation)

Contoh Catatan Status Pemesanan

Day

Date

From

To

Flight
No

ETD

ETA

Clas
s

Friday

5 Feb 99

Jakarta

Amsterda
m

KL937

19.4
0

06.0
5

Monda
y

21 Feb
99

Amsterda
m

Jakarta

KL838

20.0
5

17.1
5

E. Mempersiapkan akomodasi

Pemesanan Kamar
Check in
Cara Pembayaran
Check out