Anda di halaman 1dari 26

SIKLUS SUMBER DAYA MANUSIA

PENDAHULUAN
Setiap bisnis selalu bertujuan untuk terus bertahan dan memiliki masa depan yang baik
(going concern). Oleh karena itu, setiap bisnis menjalankan seluruh kegiatan operasinya dengan
efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut, salah satunya dengan memiliki sumber daya
manusia yang andal. Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya yang penting
dimiliki sebagai penggerak suatu bisnis. Perusahaan yang membutuhkan sumber daya manusia
yang andal, memiliki kewajiban untuk menjamin kesejahteraan para pegawai yang telah
memberikan tenaga, pikiran, dan waktu mereka dalam menjalankan operasi perusahaan dengan
memberikan gaji, upah, maupun tunjangan-tunjangan. Hal ini penting dilakukan oleh suatu
perusahaan karena menyangkut loyalitas dan menjaga agar setiap pekerja selalu produktif dalam
menjalankan setiap tugas-tugasnya.
Manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas berulang yang dilakukan perusahaan
dimulai dari rekrut pekerja baru, pelatihan pekerja, penetapan tugas pada pekerja, pemberian
kompensasi dan pembayaran gaji kepada karyawan, evaluasi kinerja, dan pemberhentian pekerja
atau pemecatan. Penggajian merupakan aktivitas yang penting bagi perusahaan karena
merupakan aspek yang fundamental dalam tingkat kinerja karyawan, juga memiliki risiko
manipulasi pada perhitungan dan pendistribusian gaji. Apabila aktivitas ini tidak dilaksanakan
dengan baik, yaitu terdapat banyak manipulasi pada pendistribusian gaji atau upah, jika
terungkap, perusahaan akan mendapatkan risiko kerugian yang tidak sedikit, hal ini diakibatkan
oleh semangat kerja karyawan yang menurun. Semangat kerja karyawan berpengaruh terhadap
produktivitas, apabila produktivitas turun, maka keuntungan perusahaan juga akan menurun.
Kerugian juga terjadi apabila terjadi unjuk rasa yang dilakukan oleh para pekerja dapat
menghambat aktivitas bisnis yang berujung pada kerugian finansial. Kerugian yang dialami
perusahaan juga didapat dari pemerintah berupa sanksi karena tidak mematuhi peraturan yang
diatur pada Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Hal terpenting dari
siklus penggajian adalah pemberi kerja harus membayar setiap pekerja sesuai dengan aturan
pemerintah, kinerja dan jabatan yang dimiliki, maupun segala tunjangan yang dijanjikan
perusahaan kepada para pekerja.

Penggajian merupakan salah satu aktivitas yang terdapat dalam siklus sumber daya
manusia. Siklus manajemen sumber daya manusia menurut Romney dan Steinbart (2009) adalah
membayar jasa karyawan secara efektif dan efisien. Pengolahan penggajian umumnya dilakukan
secara batch karena pembayaran gaji umumnya periodik (mingguan, dua mingguan, atau
bulanan) dan sebagian besar gaji karyawan dibayar pada waktu yang sama. Soemarso (2005)
penggajian secara umum merupakan suatu jumlah uang yang yang ditetapkan dan diterima
seseorang atas pekerjaannya yang ditetapkan berdasarkan masa waktu, biasanya setiap bulan.
Jika dilihat dari sistem yang umumnya diterapkan oleh perusahaan, menurut Saifuddin Bachrun
(2011) terdapat 3 bagian sistem yaitu berdasarkan posisi, berdasarkan kompetensi karyawan, dan
berdasarkan kinerja.
Pengendalian internal yang baik akan terlaksana, jika perusahaan menerapkan ketentuan
atau komponen-komponen yang dikeluarkan oleh COSO. COSO (Committee of Sponsoring
Organization) adalah suatu organisasi di Amerika Serikat yang anggotanya terdiri dari AAA
(The American Accounting Association), AICPA, IIA (The Institute of Internal Auditors), IMA
(The Institute of Management Accountants) dan FEI (The Financial Executive Institute).

SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Siklus Sumber Daya Manusia


Siklus Sumber Daya Manusia (disingkat SDM) atau sering juga siklus personalia (buman
resource cycle) adalah siklus yang bertanggung jawab untuk mengelola personalia diperusahaan,
sejak seleksi karyawan, pengangkatan karyawan, pembedaan karyawan, perotasian kerja
karyawan, sampai penghentian karyawan atau rangkaian aktivitas bisnis berulang dan
operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam
mengelola pegawai

Siklus ini sangat penting karena masalah sumber daya manusia kalau tidak ditangani
dengan baik, tidak akan mendatangkan hasil yang baik. Belum tentu perusahaan yang memiliki
tim manajer yang isinya orang-orang yang kompeten di bidangnya, mampu mengalahkan
pesaingan yang para manajernya mungkin kalah kemampuan. Mengapa? Karena banyak faktor
yang mempengaruhi kinerja para karyawan atau manajer. Salah satu hal yang sangat penting
adalah kemampuan bekerja sama antar karyawan dan staf.
Masalah sumberdaya manusia memang harus sangat diperhatikan oleh perusahaan,
apalagi yang memiliki karyawan dan pimpinan dalam jumlah banyak. Belum tentu karyawan
yang digaji cukup besar akan berprestasi baik dalam pekerjaanya. Untuk itulah diperlukan siklus
SDM yang mampu mengatur kinerja masing-masing karyawan secara adil dan merata.

Tugas2 siklus manajemen SDM/Penggajian :


a. Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru
b. Melatih
c. Memberikan tugas pekerjaan
d. Memberikan kompensasi (penggajian)
e. Mengevaluasi kinerja
f. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

Mencari dan memilih calon karyawan yang baik dan berkompetisi sesuai dengan tugas
yang akan diberikan kepadanya. Menguasai karyaawan dengan prinsip put the right person on
the right place at the right time (menguasai karyaawan diposisi yang sesuai dengan
kemampuannya dan tepat waktunya). Mengelola penugasan karyawan dengan rotasi dan libur
yang sesuai. Jangan sampai afa karyawan yang bertugas di satu posisi atau di satu tempat terusmenerus tanpa ada istirahat (liburan) atau tanpa rotasi. Seorang satpam misalnya, mamang akan
bertugas sebagai satpam hampir untuk selamanya, tetapi bisa bertugas berlainan, tahun ini
berada di lobi kantor depan, mungkin tahun depan dikawasan pabrik, tahun depanya lagi di toko
perusahaan.
Kompensasi(penggajian)
Kompensasi merupakan balas jasa yang diberikan oleh organisasi/perusahan kepada

karyawannya,yang bersifat finansial atau nonfinansial. Mengadakan penelitian kinerja karyawan,


baik perorangan maupun secara kumulaif di suatu bagian atau departemen dan mencari tahu
sebabnya. Apabila menyebabkan prestasi karyawan baik, maka perlu ditularkan di depatmenen
lain. Apabila menyebabkan prestasi karyawan buruk, maka di deparmenen lain juga segera harus
di antisipasi atau dihilangkan penyebabnya.
Memberhentikan karyawan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang ada di dalam
perusahaan. Bila aturan itu belum ada, maka siklus ini bertugas untuk menyusun prosedur
tersebut.

Aktivitas siklus penggajian


1. Perbarui file induk penggajian
2. Perbarui tarif dan pemotongan pajak
3. Validasi Data waktu dan kehadiran
4. Skema pembayaran
5. Mempersiapkan penggajian
6. Membayar gaji

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)


Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan
pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian
seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan
dalam pengurangan diskresi.
Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian
dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran
berikutnya.

Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah
memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan
dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan
asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)


Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran
pegawai.
Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)


Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke
file ini.

Membayar Gaji (Aktivitas 5)


Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung
gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)


Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi

dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan,
untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran
premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)


Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan
potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara
elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi

Pilihan pemrosesan : Biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja

Biro jasa penggajian adalah biro yang memelihara file induk penggajian untuk setiap
klien mereka dan melakukan aktivitas pemrosesan penggajian.

Organisasi tenaga kerja (professional employer organization PEO) tidak hanya


memproses penggajian, tetapi juga memberikan layanan manajemen SDM, seperti desain
kompensasi dan administrasi pegawai

Biro jasa penggajian dan PEO sangat menarik untuk bisnis kecil hingga menengah, karena
alasan2 berikut ini :
a. Menurunkan biaya
b. Kompensasi yang lebih luas
c. Membebaskan sumber daya computer

Tujuan pengendalian, Ancaman dan Prosedur


Tujuan siklus manajemen SDM/Penggajian :

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar


2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi di catat
4. Semua transaksi penggajian di catat secara akurat
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian
laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi
6. Aset (baik kas maupun data)dijaga dari kehilangan atau pencurian
7. Aktivitas siklus manajemen SDM/Penggajian dilakukan secara efisien dan efektif

Proses / aktivitas
1. Pengontrakan dan

Ancaman

Mempekerjakan

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

Prosedur mempekerjakan yang baik,

perekrutan tenaga

pegawai yang tidak

termasuk verifikasi keahlian pelamar

kerja

berkualifikasi atau

kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

berkelakuan buruk

Dokumentasi lengkap atas prosedur

Pelanggaran hukum

untuk

mempekerjakan;

ketenagakerjaan

perkembangan

terkini

pelatihan
dalam

hal

ketenagakerjaan
1. Pemrosesan

pengajian

Perubahan file induk

Pemisahan

tugas:

data

SDM

vs

penggajian tanpa

penggajian dan distribusi cek gaji;

otorisasi

pengendalian

Data waktu yang tidak

semua perubahan

akurat

Otomasisasi

akses;

tinjauan

pengumpulan

atas

data;

Pemrosesan penggajian

berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi

yang tidak akurat

data kartu waktu dengan data kartu

Pencurian atau

waktu kerja

distribusi cek gaji


tipuan

Total batch dan pengendalian aplikasi


lainnya; rekening kliring penggajian.

Setoran langsung; distribusi cek gaji


dilakukan

oleh

seseorang

yang

independent dari proses penggajian

3. Umum

Kehilangan atau

Prosedur

pembuatan

cadangan;

pengungkapan data

rencana

tanpa otorisasi

pengendalian akses fisik dan logis;

Kinerja yang kurang

enkripsi data

baik

pemulihan

dari

bencana;

Pengembangan dan tinjauan periodic


atas metric kinerja yang tepat; program
pelatihan

ANALISIS DAN PEMBAHASAN KASUS

Gambaran Umum Perusahaan


PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil merupakan cabang dari kantor pusat PT. Kebon Agung
yang berada di Malang, Jawa Timur. PT. Kebon Agung Pabrik
Gula Trangkil berlokasi di Desa Trangkil, kecamatan Trangkil, Kabupaten Pati.
Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT Kebon Agung sebagai Perusahaan Swasta Nasional yang bergerak di bidang industri
gula dan perdagangan umum, yaitu:
1. Secara langsung maupun tidak langsung turut berperan aktif dalam pembangunan Nasional
dengan berperan serta dalam produksi gula, memberikan pendapatan kepada Negara, dan
menciptakan lapangan kerja.
2. Sebagai organisasi usaha profesional, PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil senantiasa
berusaha untuk maju dan mengembangkan usaha-usaha baik yang berbasis tebu maupun
usaha lainnya sehingga perusahaan mampu bersaing dalam era pasar bebas, dan
meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stakeholder.
Untuk mewujudkan visi di atas, maka misi PT Kebon Agung adalah
memantapkan industri gula dengan mengelola secara profesional guna menjamin kelangsungan
hidup perusahaan sehingga dapat memberikan manfaat dan meningkatkan kesejahteraan bagi
seluruh stake holder.

Struktur Organisasi Perusahaan


Struktur organisasi yang diterapkan oleh PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam mengatur
manajemennya adalah struktur organisasi garis yang menunjukkan suatu kekuasaan tertinggi
terletak pada pimpinan perusahaan, yang mengkoordinir seluruh aktivitas perusahaan,
menentukan kebijaksanaan perusahaan dan mengawasi perusahaan serta di dukung dengan
adanya staff yang berkewajiban memberi usulan, saran, dan masukan kepada pimpinan. Setiap
bagian di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki struktur organisasi. Begitu juga
dengan bagian TUK (Tata Usaha dan keuangan) yang bertanggungjawab dalam proses
penggajian dan pengupahan. Struktur organisasi di TUK dipimpin oleh kepala bagian
TUK/manajer TUK yang membawahi dua kepala kasubsi yaitu kasubsi keuangan dan kasubsi
personalia dan umum, yang nantinya setiap kepala kasubsi akan bertanggungjawab atas setiap
kasubsi yang ada dalam bagian TUK.

Jenis-Jenis Karyawan
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil melalakukan penggilingan tebu satu periode dalam
setahun, yaitu pada bulan Mei s.d. Oktober. Masa ini disebut DMG (Dalam Masa Giling). Di luar
masa ini disebut LMG (Luar Masa Giling), hal ini menyebabkan perubahan pada kebutuhan

jumlah tenaga kerja pada masa DMG perusahaan memperkejakan karyawan dengan status yang
beragam, sementara pada saat LMG perusahaan hanya memperkerjakan karyawan tetap.
Secara lebih rinci status tenaga kerja karyawan PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil terdiri
dari:
1. Karyawan staff
Karyawan staff disebut juga karyawan sebagai pimpinan, tugasnya memimpin dan mengawasi
kerja karyawan pelaksana. Pengangkatan dan pemberhentian karyawan staff dilakukan oleh
direksi.
2. Karyawan pelaksana
Karyawan pelaksana dibagi atas:
a. Pekerja tetap
Pekerja yang sifat hubungan kerjanya didasari terlebih dahulu dengan peraturan-peraturan, hal
ini karena pekerja tetap akan bekerja secara tetap diperusahaan dan dibagi menjadi beberapa
golongan sesuai dengan lama masa bekerja. Pekerja tetap akan habis masa kerjanya pada saat
pensiun. Pekerja tetap akan bekerja pada saat DMG dan LMG.
b. Pekerja tidak tetap
Pekerja yang melaksanakan tugasnya untuk waktu tertentu saja, sesuai dengan kontrak yang
telah disepakati sebelumnya. Pekerja tidak tetap dibedakan menjadi tiga jenis pekerja, yaitu:

Pekerja musiman tanaman (borongan tanaman)

Pekerja ini bertugas untuk melaksanakan pekerjaan dalam persiapan


tanam dan pemeliharaan tebu siap tebang.

Pekerja musiman tebangan (borongan tebang)

Pekerja ini akan melaksanakan pekerjaan sejak tebu mulai ditebang dan diangkut, untuk
selanjutnya disetorkan kepada Pabrik Gula Trangkil.
c. Pekerja musiman
Pekerja ini tugasnya di sektor emplasemen dan tidak mempunyai hubungan langsung dengan
penggilingan tebu. Pekerjaanya hanya meliputi pembersihan sampah, mengurus timbangan dan
gilingan tebu.
d. Pekerja kampanye

Pekerja yang tugasnya mengangkut tebu mulai dari timbangan sampai ke gilingan dan mengatur
gula di atas alat pengangkut dan para pekerja pabrik yang bekerja dalam proses pengolahan tebu.
Para pekerja kampanye ini akan bekerja dalam waktu tiga bulan selama dalam masa giling.

Jam Kerja Karyawan


PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki dua periode kerja, yaitu DMG dan LMG,
sehingga ada perbedaan jadwal kerja bagi karyawan. Jadwal jam kerja dibedakan untuk
karyawan tetap dan tidak tetap. Jadwal jam kerja untuk karyawan tetap adalah:
1. Jam 07.00 s.d 11.30 waktu bekerja
2. Jam 11.30 s.d 12.30 waktu istirahat
3. Jam 12.30 s.d 15.00 waktu bekerja
Jadwal kerja ini berlaku untuk masa DMG dan LMG.
Karyawan tidak tetap jam kerjanya dibagiatas tiga shift dan masing-masing shift adalah tujuh
jam ditambah satu jam lembur. Jadwal untuk karyawan tidak tetap adalah:
1. Jam 05.00 s.d 13.00 shift I
2. Jam 13.00 s.d 21.00 shift II
3. Jam 21.00 s.d 05.00 shift III
Jadwal kerja ini berlaku pada saat DMG saja. Adanya perbedaan jadwal kerja ini karena tuntutan
jenis pekerjaan yang berbeda.

Analisis Sistem Penggajian dan Pengupahan


Sistem pengendalian intern yang baik akan mempengaruhi setiap aktivitas-aktivitas di
perusahaan, begitu juga dengan aktivitas penggajian dan pengupahan. Berikut ini adalah sistem
penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil :

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung
Pabrik Gula Trangkil
1. Fungsi pencatatan waktu hadir (presensi)
Fungsi ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, dari karyawan datang hingga
karyawan pulang. Pencatatan waktu hadir yang digunakan di PT. kebon Agung Pabrik Gula

Trangkil adalah dengan menggunakan application software fingerprint untuk karyawan tetap,
sedangkan karyawan tidak tetap dan kampanye menggunakan sistem absensi manual, dan yang
bertanggungjawab adalah bagian pengupahan. Fungsi pencatatan waktu hadir ini akan
menentukan jumlah gaji dan upah yang akan diterima karyawan, apakah gaji yang diterima utuh
atau ada potongan yang disebabkan keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan. Namun pada
pelaksanaannya tidak ada potongan gaji dan upah bagi karyawan yang terlambat ataupun tidak
masuk kerja. Pencatatan waktu hadir ini ditempatkan di setelah masuk menuju kantor, tetapi
tidak ada petugas ataupun karyawan yang mengontrol penggunaan mesin pencatatan waktu hadir
tersebut.
2. Fungsi pembuatan gaji dan upah
Fungsi ini bertujuan untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan yang berisi gaji pokok dan
tunjangan yang diterima oleh karyawan serta berisi potongan gaji dan upah yang terjadi selama
periode pemberian gaji dan upah. Dalam menetukan gaji karyawan menggunakan acuan surat
keputusan perusahaan tentang pemberian gaji dan upah, jabatan karyawan, golongan, dan
masa kerja. Daftar gaji dan upah akan dibuat oleh bagian PDE (Pengolahan Data Elektronik)
kemudian diserahkan ke bagian gaji dan upah dan terakhir akan diserahkan ke bagian personalia
untuk diteliti.

3. Fungsi personalia
Fungsi ini pada dasarnya bertujuan mengatur seluruh pegawai yang ada dalam perusahaan, tetapi
fungsi ini juga bertugas untuk mengotorisasi gaji sebelum gaji diberikan kepada karyawan.
Bagian personalia akan menerima daftar gaji dan upah dari bagian penggajian yang kemudian
akan diteliti jumlahnya sudah sesuai.

4. Fungsi Kasir
Fungsi ini mengatur seluruh pengeluaran yang ada diperusahaan. Fungsi inilah yang akan
mencatat pengeluaran perusahaan untuk pembayaran gaji dan upah. Setelah menerima rekap
daftar gaji dari bagian personalia kasir akan mentransfer dan membagikan gaji karyawan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung
Pabrik Gula Trangkil

Prosedur pencatatan waktu hadir


Prosedur pencatatan waktu hadir menggunakan application software dan
proses manual yang ditangani oleh bagian pengupahan dengan pelaksanaannya sebagai berikut:

a) Untuk pegawai tetap pencatatan presensinya menggunakan application software


fingerprint, sedangkan untuk pegawai tidak tetap dan pegawai kampanye presensi
akan dicatat oleh bagian pengupahan.
b) Membuat dan membagi daftar presensi sesuai dengan bagian karyawan yang
bersangkutan.
c) Menyerahkan daftar presensi kepada manajer bagian.

Prosedur penggajian dan pengupahan


Prosedur ini akan dilakukan oleh bagian TUK dengan uraian sebagai berikut :

a) Bagian PDE akan menerima rekap daftar presensi dari bagian pengupahan
b) Membuat gaji berdasarkan surat keputusan pengangkatan pegawai, jabatan, golongan dan
masa kerja yang kemudian akan dikurangi dengan potongan.
c) Diserahkan ke bagian penggajian untuk dicatat dalam stuktur gaji dan upah.
d) Rekap gaji deserahkan ke bagian personalia

Prosedur administrasi personalia


Prosedur ini dilakukan oleh bagian personalia dengan rincian sebagai berikut:

a) Personalia akan menerima rekap gaji dari bagian penggajian.


b) Mengotorisasi ketelitian dan perhitungan gaji dan upah sebelum gaji diserahkan kepada
karyawan.
c) Apabila sudah diotorisasi rekap gaji dan upah diserahkan ke bagian akuntansi.

Prosedur pembayaran gaji


Prosedur ini dilakukan oleh kasir yang terdapat di bagian akunting dan aktivitasnya sebagai
berikut :

a) Bagian accounting akan menerima rekap struktur gaji dan upah dari bagian personalia.
b) Mencatat biaya gaji dan upah.
c) Membuat bukti kas keluar.
d) Kasir akan mengeluarkan gaji karyawan.
e) Untuk karyawan tetap gaji ditransfer ke rekening karyawan, sedangkan untuk karyawan
tidak tetap dan kampanye gaji akan diserahkan secara langsung.
f) Karyawan tetap akan menerima perincian gaji sebagai bukti gaji sudah ditransfer.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan di PT. Kebon


Agung Pabrik Gula Trangkil
a) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian personalia berupa surat keputusan yang berhubungan
dengan perubahan gaji dan upah, seperti surat kenaikan gaji, surat perubahan golongan karyawan
dan surat perubahan gaji.
b) Kartu jam hadir
Kartu jam hadir untuk karyawan tetap menggunakan sistem software pendeteksi cap jempol,
untuk karyawan tidak tetap dan kampanye menggunakan absensi manual.
c) Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi tentang jumlah gaji pokok karyawan, uang lembur potongan yang terdiri dari
pajak Pph, iuran dan pinjaman.
d) Rekap gaji dan upah
Dokumen ini merupakan rekapitulasi dari daftar gaji dan upah karyawan.

e) Surat perintah kerja lembur


Dokumen ini berisi data karyawan yang kerja lembur, bagian, seksi, jam lembur dan uraian
pekerjaannya.
f) Surat tugas
Dokumen ini berisi tentang pemberian tugas kepada karyawan yang bersangkutan, nama,
jabatan, bagian, tempat tujuan, jenis tugasnya, tanggal berangkat dan kembali serta kendaraan
yang akan dipakai.

g) Sampul gaji (amplop gaji)


Sampul gaji ini akan diberikan kepada karyawan tidak tetap dan kampanye dengan rincian berisi
nama, bagian, nomor SKB, dan jumlah gaji perbulannya.
h) Bukti kas keluar
Dokumen ini berisi tentang uraian pengeluaran kas, jumlah, dan akan diperiksa terlebih dulu
sebelum kas dikeluarkan.

Analisis Sistem Pengendalian Intern Dalam Aktivitas Pengendalian Sistem Penggajian dan
Pengupahan
Berdasarkan penjelasan mengenai sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon
Agung Pabrik Gula Trangkil, maka dapat dilakukan analisis mengenai sistem pengendalian
intern dalam sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula
Trangkil. Analisisnya adalah sebagai berikut:
Unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon
Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :

Organisasi

Struktur organisasi yang baik dalam perusahaan adalah struktur organisasi yang memisahkan
antara tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian organisasi. Pemisahan tugas yang jelas
pada masing-masing bagian akan mempermudah pekerjaan, sehingga karyawan dapat bekerja
sesuai dengan kedudukannya. Organisasi yang telah memisahkan tugas dan tanggung jawab
yang telah dilaksanakan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :

1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah terpisah dari fungsi keuangan
2. Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi penggajian
3. Fungsi penggajian dipegang oleh bagian PDE dan fungsi presensi dipegang oleh bagian
upah.

Sistem Operasi

Sistem operasi yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah:

1. Karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah telah memiliki surat
keputusan pengangkatan sebagai karyawan tetap yang telah ditandatangani oleh
pimpinan, tetapi untuk karyawan selain karyawan tetap tidak memiliki surat keputusan
pengangkatan karena pekerja hanya bekerja pada saat waktu tertentu.
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat karyawan akan
didasarkan pada surat keputusan pimpinan.
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan didasarkan
pada surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi accounting.
4. Kartu jam hadir tidak diotorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.
5. Perintah lembur diotorisasi oleh kepala bagian upah.
6. Daftar gaji dan upah diotorisasi oleh fungsi personalia.
7. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah diotorisasi oleh bagian accounting.

Prosedur Pencatatan

Prosedur pencatatan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :

1. Setiap ada perubahan yang terjadi dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji dan upah karyawan.
2. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh bagian
personalia.

Praktik yang sehat

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas yang diterapkan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula
Trangkil adalah :

1. Pembuatan daftar gaji dan upah diverifikasi kebenarannya dan ketelitian perhitungannya
oleh bagian personalia sebelum gaji dan upah dibayarkan.
2. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang
dipegang oleh manajer PDE.

Analisis Sistem Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan berdasarkan
unsur pengendalian yang baik menurut konsep

1. Lingkungan pengendalian

a. Integritas dan nilai-nilai etika


Intregritas dan nilai-nilai etika merupakan salah satu alat yang dapat digunakan oleh perusahaan
untuk memberikan peraturan bagi karyawannya. Peraturan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula
Trangkil, pada bagian TUK (Tata Usaha dan Keuangan) untuk jam kerja sudah diatur oleh
pimpinan perusahaan secara tertulis. Peraturan jam masuk kerja jam 07.00. Mengenai ijin tidak
masuk kerja karyawan dapat memberikan surat ijin apabila tidak masuk, untuk SP (Surat
Peringatan) akan diberikan bagi karyawan yang melakukan kesalahan seperti karyawan yang
sering terlambat masuk, tidak masuk kerja tanpa memberikan surat ijin. Selain SP, karyawan
juga akan dikenakan potongan gaji apabila melakukan kesalahan. Meskipun telah ada peraturan
yang tertulis serta sanksi yang akan diberikan, masih ada karyawan yang datang terlambat dan
tidak masuk kerja tanpa memberikan surat ijin. Sehingga peraturan-peraturan ini tidak berjalan
sesuai yang diharapkan perusahaan. Apabila ada karyawan yang telat masuk kerja, membolos,
bahkan pulang sebelum jam kerja habis tidak ada sanksi yang diberikan oleh perusahaan yang
membuat karyawan merasa aman jika melakukan pelanggaran.

b. Filosofi dan gaya operasi manajemen


Filosofi perusahaan sudah diterapkan oleh manajemen yang dimaksudkan supaya seluruh
karyawan melaksanakannya, sehingga dapat menciptakan karyawan yang disiplin, jujur, mampu
bekerja dengan baik dan dapat memajukan perusahaan. Dilihat dari hasil wawancara proses
penggajian dan pengupahan yang dilakukan di perusahaan masih sederhana. Bila dilihat dari
gaya operasinya setiap fungsi bagian sudah memiliki tugasnya masing-masing. Pada bagian TUK
(Tata Usaha dan Keuangan), manajer TUK membawahi dua kepala kasubsi yaitu kasubsi
keuangan dan kasubsi personalia dan umum. Setiap kepala kasubsi akan memberikan laporan
kepada manajer bagian, selanjutnya manajer bagian akan bertanggung jawab memberikan
laporan kepada pimpinan perusahaan.

c. Struktur organisasi
Struktur organisasi diperusahaan merupakan alat untuk pencapaian tujuan dan dengan adanya
struktur organisasi yangn jelas dapat diketahui batasan wewenang dan tanggungjawab sesuai
dengan fungsinya. Struktur organisasi di bagian TUK terdapat perangkapan jabatan yang terjadi
pada fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Struktur organisasi dengan perangkapan jabatan ini
dapat menyebabkan penyalahgunaan jabatan. Pada perusahaan ini juga tidak memiliki job
descriptionyang jelas dan tertulis. Sehingga sistem pengendalian yang ada di perusahaan tidak
dapat berjalan dengan baik, ini dapat menjadi kelemahan dalam perusahaan.

d. Komite Audit
Komite audit wajib dilakukan oleh perusahaan karena sebagai internal control. Audit terhadap
proses penggajian dan pengupahan akan dilakukan setiap tahun oleh direksi yang dipimpin oleh
direktur utama, selain itu juga ada pemeriksaan dari kantor akuntan publik. Pemeriksaan
dilakukan terhadap laporan tentang penggajian dan pengupahan.

e. Pemberian wewenang dan tanggung jawab


Setiap fungsi di perusahaan yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan memiliki
tugas dan wewenang masing-masing dalam menjalankan tugasnya. Pemberian wewenang ini
dilakukan oleh pimpinan PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dan disosialisasikan kepada
seluruh karyawan melalui manajer bagian. Contohnya bagian PDE (Pengolahan Data
Elektronik) berwenang dalam mencatat seluruh data karyawan dari tiap bagian untuk membuat
daftar gaji dan upah karyawan. Setiap bagian telah menjalankan tugas dan wewenangnya
masing-masing.

f. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia


Keberhasilan sebuah perusahaan dapat dipengaruhi oleh SDM yang ada di perusahaan. Sehingga
perlu adannya sistem pengendalian untuk memperoleh SDM yang berkompeten. Ada beberapa
tahapan yang dilakukan oleh perusahaan untuk memperoleh SDM yang berkompeten, yaitu:

Perekrutan karyawan

Di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam perekrutan karyawan akan diadakan seleksi
untuk menetukan apakah calon karyawan tersebut telah berkompeten di bidangnya. Misalnya
untuk bagian accounting pendidikan minimal D3.

Penilaian prestasi/kinerja karyawan

Dilakukan setiap akhir tahun untuk menentukan karyawan yang memiliki kinerja terbaik di
perusahaan.

Promosi jabatan

Akan diberikan kepada karyawan yang memiliki kinerja yang baik dan prestasi yang dicapai
memuaskan.

Rotasi

Rotasi pekerjaan akan dilakukan bagi karayawan tetapi masih dalam divisi yang sama. Misalnya:
dari bagian penggajian pindah ke bagian personalia, kemudian pindah lagi ke bagian accounting.

2. Penilaian resiko

a. Perubahan lingkungan penggajian dan pengupahan


Dalam proses penggajian dan pengupahan PT. Kebon Agung telah mengikuti perubahan, dimana
dalam proses pembuatan daftar gaji dan upah sudah terkomputerisasi. Sehingga proses
penggajian dapat dilakukan dengan cepat. Meskipun sudah terkomputerisasi, kesalahan dalam
perhitungan gaji dan upah masih dapat terjadi terjadi dimana karyawan bisa salah memasukkan
nama pegawai dan jumlah gaji atau human error. Hal ini dikarenakan kondisi perusahaan yang
memiliki jumlah pegawai tidak tetap lebih banyak dari pegawai tetap, sehingga selalu terjadi
perubahan pegawai.
b. Personel
Karyawan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil telah memiliki kompetensi yang
sesuai dengan bidangnya. Contoh: karyawan di bidang PDE, dengan kriteria D3 dan S1 dari
lulusan akuntansi atau komputerisasi akuntasi. Tetapi dengan adanya standar pendidikan tertentu
tidak menjamin perusahaan akan terbebas dari resiko kecurangan, dengan ilmu dan pendidikan
yang dimiliki oleh karyawan justru bisa membuat karyawan melakukan kecurangan dengan

memanipulasi data yang ada. Hal ini dimungkinkan terjadi karena tidak adanya pengawasan
dalam proses penggajian di perusahaan. Untuk meminimalisasi terjadinya kecurangan
perusahaan dapat melakukan pengawasan berkala.
c. Perubahan stuktur organisasi
Restukturisasi di perusahaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ini dilakukan agar
terhindar resiko kejenuhan karyawan yang dapat berimbas pada kinerja karyawan, selain itu juga
dapat mengurangi tingkat penyimpangan apabila karyawan terus berada di bagian yang sama
karyawan akan lebih memahami tentang segala sesuatu yang terdapat di bagian tersebut dan
mempermudah untuk melakukan kecurangan.

3. Aktivitas pengendalian

a. Otorisasi dan kegiatan yang memadahi


Pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil otorisasi sudah dilakukan. Dalam pemberian gaji
dan upah karyawan fungsi otorisasi dipegang oleh bagian administrasi personalia. Namun
otorisasi hanya dilakukan sebatas meneliti jumlah gaji dan upah yang akan diberikan kepada
karyawan. Pada kegiatan pembuatan daftar gaji dan upah tidak ada pengawasan yang dilakukan
dan hal ini menjadi kelemahan di perusahaan, karena bagian penggajian bisa memasukkan nama
karyawan yang tidak bekerja di perusahaan.
b. Pemisahan tugas
Pengendalian intern yang baik adalah dimana ada pemisahan tugas yang baik. Pada PT. Kebon
Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada pemisahan tugas bagi tiap-tiap bagian, tetapi untuk
bagian keuangan belum dipisahkan dengan bagian akuntansi. Hal ini dapat menyebabkan
penyelewengan. Ini merupakan kelemahan.

c. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadahi


Desain dan penggunaan catatan yang memadahi akan membantu dalam pencatatan data yang
akurat supaya apabila ada penambahan jumlah gaji dapat dilakukan secara benar. Dokumendokumen yang digunakan ldalam sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik
Gula Trangkil antara lain: kartu jam hadir, daftar gaji dan upah, rekap gaji dan

upah, surat perintah kerja lembur, surat tugas, sampul gaji bukti kas keluar. Dengan adanya
dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penggajian dan pengupahan ini membantu
dalam memberikan pertanggungjawaban dalam proses pemberian gaji dan upah.
d. Penjagaan aset dan catatan yang memadahi
Untuk memenuhi penjagaan aset dan catatan yang memadahi, perusahaan menyimpan data yang
berhubungan dengan gaji dan upah, penyimpanan data ini dilakukan oleh bagian PDE.
Pengendalian aktiva dilakukan dengan cara seluruh pengeluaran yang terjadi harus disertai
dengan bukti pengeluaran dan bagian akunting akan menverifikasinya terlebih dahulu.
e. Pemeriksaaan independen atas kinerja
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil pada setiap tahunnya secara rutin akan mengadakan
penilaian kinerja karyawan bagi karyawan yang memiliki kinerja paling baik akan mendapat
penghargaan dari perusahaan, karyawan yang memiliki kinerja baik juga akan promosi jabatan
serta kenaikan gaji.

4. Informasi dan komunikasi


Pada sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, informasi
dan komunikasi didasarkan pada prosedur yang sudah ada di perusahaan. Dalam proses
pembuatan gaji dan upah akan dimulai dari entry data-data karyawan dari tiap manajer bagian
yang akan diserahkan ke bagian PDE untuk diolah. Komunikasi juga dilakukan oleh tiap bagian
agar tidak terjadi kesalahan dalam proses pemberian gaji dan upah, seperti pada saat ada
penambahan jumlah karyawan.

5. Pemantauan
Pemantauan yang dilakukan oleh persahaan dalam proses penggajian dan pengupahan masih
kurang. Pada bagian penggajian bisa menambahkan karyawan yang sebenarnya tidak bekerja.
Penyimpangan ini merugikan perusahaan, seharusnya perusahaan bisa melakukan pemantauan
secara berkala agar tidak ada kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
Dari analisis diatas dapat dilihat bahwa unsur-unsur sistem pengendalian intern di PT. Kebon
Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada. Untuk melihat apakah unsur-unsur sistem pengendalian
intern sudah memenuhi prinsip-prinsip sistem pengendalian intern yang baik dapat dilihat
dalam tabel berikut:

Tabel 1

Dari tabel di atas jika dianalisis menurut unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik,
sistem pengendalian intern atas penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula
Trangkil sudah sudah ada dan memadai. Ini dapat dilihat dari peraturan-peraturan yang telah
dibuat oleh perusahaan, berhubungan dengan pengendalian intern atas sistem pennggajian dan
pengupahan sudah sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik menurut
konsep. Tetapi masih ada kelemahan secara sistem menurut unsur-unsur pengendalian yang baik
yaitu dalam pemisahan fungsi di PT. Kebon Agung Pabrik gula Trangkil masih ada dua fungsi
yang dijadikan satu yaitu akunting dan keuangan. Seharusnya ada pemisahan fungsi antara
akuntansi dan keuangan untuk mencegah terjadinya kecurangan yang bisa timbul akibat dari
penyalahgunaan wewenang.

Meskipun sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan sudah memadai
dan sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik tujuan yang diharapkan
perusahaan belum bisa tercapai. Dikarenakan pelaksanaannya belum berjalan efektif, ini dapat
dilihat dengan sudah ada peraturan yang secara tertulis dibuat oleh perusahaan tetapi belum
dapat dilaksanakan dengan baik oleh para karyawan. Misalnya peraturan mengenai
presensi, setiap karyawan yang terlambat atau membolos akan mendapat sanksi yaitu
pengurangan gaji dan upah, namun dalam kenyataannya sanksi itu tidak diterapkan dan
akibatnya banyak karyawan yang sengaja datang terlambat, pergi saat jam kerja dan pulang
sebelum jam kerja habis.

Kelemahan dalam sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan yang
masih terdapat di PT. Kebon Agung Pabrik Gula trangkil dapat berpotensi menyebabkan
kerugian bagi perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur sistem pengendalian
yang baik di PT. kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah memadai, namun dalam praktiknya
belum bisa seperti yang diharapkan.

Kesimpulan

Berdasarkan analisis dan pembahasan terhadap sistem pengendalian intern atas sistem
penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dapat disimpulkan
bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil,
sudah memisahkan tugas dan tanggungjawab masing-masing fungsi yang berhubungan dengan
penggajian dan pengupahan. Untuk sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan
pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada dan memadai sesuai dengan
unsur-unsur sistem pengendalian yang baik menurut konsep.Meskipun dalam penerapannya
belum dapat berjalan sesuai yang diharapkan perusahaan.

Berdasarkan hasil analisis pengendaliam intern yang dilakukan pada PT. Kebon Agung
Pabrik Gula Trangkil, ada beberapa saran yang dapat digunakan sebagai usulan untuk pebaikan
perusahaan :

1. Perusahaan sebaiknya memisahkan fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan, untuk


menghindari terjadinya kecurangan yang dilakukan karyawan karena berada di fungsi
yang sama.
2. Untuk lebih menjaga agar tidak terjadi kecurangan dalam proses penggajian dan
pengupahan, perusahaan dapat melakukan pemantauan dalam proses penggajian dan
pengupahan.
3. Agar peraturan-peraturan yang dibuat perusahaan mengenai pengendalian intern atas
sistem penggajian dan pengupahan bisa efektif sesuai yang diharapkan, perusahaan
bisa lebih mensosialisasikan peraturan-peraturan yang telah dibuat supaya para
karyawan bisa lebih mematuhi peraturan tersebut.